Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Maestría en Gestión de la Información Documental Departamento de Estudios de Información

2022

Buenas prácticas para la gestión documental de las historias Buenas prácticas para la gestión documental de las historias académicas del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del académicas del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca SENA Regional Valle del Cauca Wilson Andrés Astaiza Ruiz Universidad de La Salle, Bogotá, wastaiza00@unisalle.edu.co Edwin Méndez Tovar Universidad de La Salle, Bogotá, emendez39@unisalle.edu.co Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/ maest_gestion_informacion_documental Part of the Library and Information Science Commons Citación recomendada Citación recomendada Astaiza Ruiz, W. A., & Méndez Tovar, E. (2022). Buenas prácticas para la gestión documental de las historias académicas del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_informacion_documental/26 This Tesis de maestría is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Maestría en Gestión de la Información Documental by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.

Buenas prácticas para la Gestión Documental de las Historias Académicas del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca

Wilson Andrés Astaiza Ruiz

Edwin Méndez Tovar

Maestría en Gestión de la Información Documental, Escuela de Humanidades y Estudios Sociales

Universidad de La Salle

Trabajo de Grado

Dr. Robert Manuel Ojeda Pérez

13 de enero de 2022

Nota de aceptación

Presidente del Jurado

Jurado

Jurado

Bogotá, (fecha)

Agradecimientos

Los autores expresan sus agradecimientos a:

Dios por habernos otorgado todas las fuerzas y el apoyo, a la Universidad de La Salle por acompañarnos en todo el proceso formativo y a todo su equipo de docentes, especialmente al profesor Robert Manuel Ojeda por su amable colaboración e importante contribución para la culminación de nuestra formación posgradual y por último, al incondicional apoyo de nuestras respectivas familias y amistades, los cuales nos animaron a no desistir de este importante proyecto que significa para nuestras respectivas profesiones.

Resumen

Este trabajo pretende identificar las mejores prácticas para la gestión documental de las historias académicas del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca, realizando aportes desde el punto de vista normativo, técnico y funcional tanto a los niveles operativos y estratégicos de la entidad para encaminar todos los esfuerzos a realizar de una manera eficiente las actividades en gestión de la información documental al interior del SENA, pero además, teniendo referentes de otras experiencias que permitan el objeto de la presente investigación.

Para poder establecer estas buenas prácticas, se tuvo en cuenta el componente normativo enfocado a las instituciones de educación superior, así como distintos autores, trabajos y experiencias asociadas a la información documental académica, reconociendo e identificando las problemáticas ahí planteadas y las soluciones previstas para cada caso, sirviendo como insumo en la aplicación y recolección de información de los instrumentos seleccionados, donde a partir de esta información se genera una propuesta que, en virtud de los autores, es la que más se ajusta a las necesidades de esta institución.

Palabras Clave: Prácticas, gestión documental, expedientes de los estudiantes o historias académicas, instituciones de educación superior.

Abstract

The purpose of this disciplinary and interdisciplinary research work is to identify the best practices for the record management of the academic records of the Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca, providing contributions from the normative, technical and functional point of view to both the operational and strategic levels of the entity in order to direct all efforts to efficiently carry out the activities in the management of documentary information in SENA, but also to have references from other experiences that allow the object of this research to be achieved. In order to establish these good practices, the normative component focused on higher education institutions was taken into account, as well as different authors, works and experiences associated with academic documentary information, recognizing and identifying the problems raised therein and the solutions envisaged for each case, serving as input in the application and collection of information of the selected instruments, where from this information a proposal is generated which, according to the authors, is the one that best suits the needs of this institution.

Keywords: Practices, records management, student records or academic records, higher education institutions.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 9 Capítulo 1. El problema de investigación ............................................................................. 12

1.1.

Planteamiento del problema ................................................................................... 12

1.2.

Objetivos de investigación ..................................................................................... 17

1.2.1.

Objetivo general ............................................................................................. 17

1.2.2.

Objetivos específicos: ..................................................................................... 17

1.4.

Justificación ........................................................................................................... 18 Capítulo II. Marco teórico .................................................................................................... 20 2.1. Antecedentes de investigación ................................................................................... 20 2.2. Estado del arte ............................................................................................................ 26 2.3. Categorías conceptuales ............................................................................................. 36 Los Archivos Universitarios .......................................................................................... 36 La Gestión Documental ................................................................................................. 37 Instituciones de Educación Superior – IES ................................................................... 41 Expedientes Académicos o historias de vida académica .............................................. 44 Capítulo III. Marco metodológico ........................................................................................ 47 3.1. Enfoque ...................................................................................................................... 47 3.2. Tipo de investigación ................................................................................................. 48 3.2.1. Tipo de investigación: Descriptiva ...................................................................... 48 3.2.2. Tipo de Investigación: Comparativa ................................................................... 48 3.3. Método ....................................................................................................................... 49 3.3.1. Método de investigación: Estudio de Caso ......................................................... 49 3.4. Técnicas ..................................................................................................................... 50 3.4.1. Técnica de Investigación: Observación ............................................................... 50 3.4.2. Técnica de Investigación: Análisis de contenido ................................................ 51 3.5. Instrumentos ............................................................................................................... 51 3.5.1. Instrumentos de recolección de la información: Guion de Observación ............ 51 3.5.2. Instrumentos de recolección de la información: Matriz de análisis .................... 52 3.6. Fases de la investigación ............................................................................................ 52 Capítulo IV. Análisis y discusión de resultados ................................................................... 55

4.1. Estado actual de la gestión documental de las Historias Académicas del Centro de

Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca ......................... 55

4.2. Análisis comparativo de buenas prácticas en la gestión documental de las Historias

Académicas ....................................................................................................................... 86

4.3. Diseño de los lineamientos para mejorar la gestión documental de las Historias

Académicas del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca ............................................................................................................................... 102 Conclusiones ....................................................................................................................... 113 Recomendaciones ............................................................................................................... 115 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................... 117

Lista de Figuras

Figura 1. Depósito de Archivo ............................................................................................. 75 Figura 2. Espacio de trabajo ................................................................................................. 76 Figura 3. Muebles de archivo rodante .................................................................................. 77 Figura 4. Mueble archivo ...................................................................................................... 80 Figura 5. Sistema de identificación en las carpetas con solapas laterales ............................ 81 Figura 6. Primer bloque de Historias Académicas periodo 1953 al 2003 ............................ 94 Figura 7. Segundo bloque de Historias Académicas, periodo 2004 al 2016 ........................ 95 Figura 8. Tercer bloque de Historias Académicas desde las primeras cohortes ................... 96 Figura 9. Ordenación de las Historias Académicas por estante en forma de Z .................. 110

INTRODUCCIÓN

La investigación, objeto del presente trabajo, se origina a partir de identificar las necesidades para las buenas prácticas en la Gestión de la Información Documental de la información que reposa en las Historias Académicas del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA de la Regional Valle, lo cual permite apoyar los procesos de Gestión y Trámite, Organización, Transferencias y Disposición de esta serie documental, mencionada en las Tablas de Retención Documental convalidadas por el Archivo General de la Nación en el año 2020 y que es aplicable a todas las demás regionales del SENA, pues afecta tanto la gestión administrativa, como a los usuarios (instructores, coordinadores académicos y subdirectores de los centros de formación) y a los titulares de esta información (los aprendices quiénes además de formarse en esta entidad son la razón de ser de la misma).

Con la identificación de estas buenas prácticas lo que se pretende es contribuir al reconocimiento e implementación de criterios técnicos, administrativos y normativos para que la entidad agilice y actualice los procesos operativos que se realizan para estas labores. Actualmente, esta información se encuentra tanto en soporte digital como físico y no está archivada de forma apropiada, pues gran parte de esta información carece de criterios de búsqueda, consulta y disposición definidos y, por todas estas circunstancias los tiempos de respuesta en a la entidad se han extendido más de los dispuestos por la Ley. Cómo consecuencia de lo anterior, esta información se encuentra contenida en formatos digitales y físicos por lo que a través de esta investigación se busca comprobar aquellas situaciones que incentivan la posible ineficiencia e ineficacia en los procesos propios de la gestión documental de estos expedientes, además de proponer mecanismos que garanticen la conservación, evitando así, el deterioro o pérdida por diversos factores.

Dentro de las buenas prácticas que se plantean en este trabajo, se estructuran a lo largo de cuatro (4) capítulos que se describen de manera general, a continuación. Primer capítulo: Planteamiento del problema; en este capítulo se aborda de una manera breve, la caracterización y contextualización referente a expedientes académicos desde el nivel macro o mundial al nivel micro o regional (Colombia) y de esta forma identificar la problemática que determinó el tema de la presente investigación, así como sus objetivos de esta y su alcance.

El segundo capítulo hace referencia al marco teórico del trabajo; donde a partir de todos los supuestos teóricos y normativas que se centran en este tema de investigación, busca desarrollarlo. De manera adicional, se demuestra con el estado del arte de los expedientes académicos o estudiantiles, otros estudios o investigaciones similares, igualmente, los marcos de referencia que sirven como insumo para identificar la normativa a aplicar en el desarrollo del trabajo de investigación y la formulación de los objetivos propuestos.

Finalmente, se muestran las categorías conceptuales, donde a partir de los diferentes las experiencias de grandes teóricos en gestión documental que abordan el tema de la presente investigación, permite identificar y conocer las distintas variables que no se abordan de manera sustancial, pero que sirven de insumo a la hora de tomar las decisiones y criterios para formular las buenas prácticas que se van a sugerir con esta investigación. En el tercer capítulo se describe el enfoque y el tipo de investigación que conllevan a identificar la ruta para dar respuesta a la problemática, a su vez, el método con el que se adecúa a la investigación, junto con las técnicas y los instrumentos de recolección y análisis de información.

En consonancia con lo anterior, se presenta el cuarto capítulo mediante el cual, después de recolectada la información con los instrumentos apropiados, se presenta su análisis a través de diferentes formas de visualización que se encaminen al cumplimiento de los objetivos aquí formulados.

En el quinto y último capítulo, se presentan las sugerencias en materia de buenas prácticas que buscan así responder al problema de esta investigación, después de haber realizado un recorrido por los aspectos teóricos, normativos y técnicos que sustentan este tema de investigación, sin olvidar las variables encontradas y el consecuente análisis de la información recolectada, dando así a conocer y desde la misma experiencia, una serie de recomendaciones en cuanto a la correcta intervención gestión y custodia de la las Historias Académicas del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca, bajo el marco de la Gestión de la Información Documental.

Capítulo 1. El problema de investigación 1.1.Planteamiento del problema En la Unión Europea los adelantos tecnológicos han conllevado a que los expedientes académicos, sobre todo los del ámbito universitario, se realicen a través de la unificación de los títulos académicos que, según Sánchez Vela, M. (2017, p. 24) se determina a través de un documento denominado SET (Suplemento Europeo al Título) y mediante el cual a un título académico otorgado por una Universidad, se le adjunta este documento que permite validarlo en todo el territorio nacional y que además describe de forma unificada, los estudios cursados por cada egresado, las calificaciones o resultados obtenidos, las competencias y/o capacidades alcanzadas, incluyendo el nivel de la titulación registrada en el sistema nacional de educación superior, todo bajo la luz de la normativa vigente.

Aun así, persisten dificultades para que esta información académica cumpla con ciertos requerimientos que permitan la gestión documental, tal es el caso de que, en los sistemas de información en su gran mayoría solo admiten la consulta, pero no la modificación conforme a las dinámicas, movimientos o cambios en la gestión de estos expedientes. Por tal razón, Sánchez Vela propone en su tesis la agilización y la ampliación de la seguridad en el proceso de gestión, custodia y conservación de los expedientes académicos, mediante tecnologías como la cadena de bloques o «BlockChain» y los contratos inteligentes o «Smart Contracts».

Universidad de Carolina del Norte, el expediente académico es visto como un documento digital interactivo que permite en el estudiante que culmina su proceso educativo, la inserción en el mercado laboral. Por consiguiente, a este expediente académico se le asigna el nombre de «Elon Experiences Transcript (EET)», que contiene

según lo afirma la empresa administradora de expedientes académicos Elon University, un recuento integral acerca de las habilidades aprendidas con el trabajo en capacitaciones, formaciones, cursos, servicios, entre otras experiencias educativas, además de otros intereses registrados en todo un sistema de información integral de estudiantes, que ofrece sector productivo un panorama más claro de lo que el solicitante logró en su recorrido por la institución universitaria.

Lo anterior permite el reconocimiento tanto de los conocimientos adquiridos, como también la de mejorar la capacidad de inserción al mundo laboral de éste, pues para el ejercicio laboral no solo basta con lo aprendido dentro de las instituciones si no que se deben de potencializar habilidades requeridas.

Desde el punto de vista latinoamericano, en este caso Argentina, Adriazola Mellado (2017), establece que las acciones encaminadas a la conservación de los expedientes académicos son similares a la conservación de los documentos que se hace en las bibliotecas, por ejemplo:

… en Argentina la Ley 26.917 de Bibliotecas Escolares, promulgada el 09 de enero

2014 crea el Sistema Nacional de Bibliotecas Escolares y Unidades de Información

Educativas bajo la integración de diversas unidades de información, ya sean estatales como privadas, con un trabajo cooperativo “para garantizar a los actores de la comunidad educativa la igualdad de oportunidades y posibilidades de acceso a la información y a la producción de conocimiento, en consenso con las políticas educativas jurisdiccionales”. (Argentina. Ministerio de Educación, 2014). Dicha ley se preocupa del fomento de las unidades de información e indica la necesidad de prever ciertas condiciones para el buen funcionamiento dentro de las instituciones académicas de la adecuada conservación de los expedientes escolares. Respecto a

los archivos escolares, el Artículo 8°, menciona la necesidad de contar con fondos documentales, profesionales especializados, espacio y equipamiento adecuado y servicios que cubran las necesidades de los usuarios del sistema educacional». (Adriazola Mellado, 2017, pp. 8-9) Con base en lo antes anotado, se denota la estrecha relación de las unidades de información que representan tanto los archivos de las instituciones educativas, como de las bibliotecas de estas mismas instituciones y que se observa con la ley de Bibliotecas Escolares No. 26.915 promulgada en Argentina.

Otra situación se presenta en el vecino país del Ecuador, debido a que, en el año 1982, se expide la Ley del Sistema Nacional de Archivos; por lo tanto: … el Gobierno Nacional, en su afán de conservar las fuentes históricas y sociológicas del país; así como modernizar y tecnificar la organización y administración de los archivos, en el Art. 20 le otorga al Archivo Nacional autonomía económica y administrativa… Al contar el Archivo Nacional con autonomía económica y administrativa, podrá velar en adelante por la conservación, incremento y organización de sus fondos documentales y el de sus seccionales. (Álvarez Izurieta, et al. 2014, pp. 4-5). En su aparte capitulo II artículo 21, reconoce a todas las entidades de educación como los gestores de la información almacenadas de sus estudiantes, realizando todas las actividades pertinentes para la adecuada disposición de esta información. la Ley, garantiza el servicio al ciudadano con la entrega de información de manera oportuna y ofrece asistencia técnica a los archivos públicos y privados, para normalizar procesos que aseguren la integridad documental.

El Archivo de la Universidad de Ciencias Médicas de La Habana conserva sus fondos desde la creación de la universidad. Teniendo en cuenta que todos los años se produce documentación asociada a las actividades de la universidad, y que esta se ha expandido espacialmente, se puede decir que los fondos del archivo universitario tienen una gran magnitud, pues representan la evidencia de los actos transacciones y actividades de una organización con larga vida activa.

Lógicamente, al tratarse de una universidad, la principal función que crea la necesidad de registrar información es la docencia, específicamente el control de esta, por lo cual los principales documentos que forman el fondo del Archivo de la Universidad de Ciencias Médicas son los expedientes docentes de los estudiantes que han cursado estudios en esta institución, lo cual no impide que también se conserven los expedientes laborales de las personas que han trabajado en la universidad.

Bajo otra mirada en Colombia mediante la Constitución Política de 1991 garantiza en su artículo 27 «las libertadas de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra» y a su vez el derecho a la educación, que según establecen los artículos 26 y 67 «Toda persona es libre de escoger profesión u oficio. La ley podrá exigir títulos de idoneidad. Las autoridades Competentes inspeccionarán y vigilarán el ejercicio de las profesiones. Las ocupaciones, artes y oficios que no exijan formación académica son de libre ejercicio, salvo aquellas que impliquen un riesgo social...», «La educación es un derecho de la persona y un servicio público que tiene una función social; con ella se busca el acceso al conocimiento, a la ciencia, a la técnica, y a los demás bienes y valores de la cultura...» constituyen los fundamentos normativos para la conformación de los expedientes académicos en las Instituciones de Educación Superior en Colombia cuyo carácter es misional para estas.

En razón de lo anterior, estos expedientes reciben el nombre técnico de Historias Académicas, nombre acuñado por el Comité Técnico de Instituciones de Educación Superior del Archivo General de la Nación como serie documental (AGN, 2018, p. 6). Conforme a la normativa que establece la importancia de la función archivística en las organizaciones estatales, tal es el caso del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y que permiten la implantación de los procesos de la gestión documental, entre ellos, el de organización, es de gran relevancia aplicar los procedimientos inherentes a este proceso como son los de la clasificación, ordenación y descripción, que permitan el acceso a la información contenida en los documentos de archivo, sin descuidar el tratamiento apropiado de los datos que aquí se configuran.

En tal sentido y a raíz de la reciente actualización de las Tablas de Retención Documental del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, convalidadas por el Archivo General de la Nación en mayo de 2020, surgió como serie documental las Historias Académicas con sus correspondientes dos (2) subseries documentales: Historias Académicas Formación Titulada e Historias Académicas Formación Titulada Virtual, cada una con sus tipos documentales, consideradas como una «agrupación documental que evidencian la ejecución de los programas de formación titulada… esta información es registrada por cada uno de los actores del proceso formativo, en el aplicativo Sofia Plus en el archivo de gestión…» (SENA, 2020, p. 10).

No obstante, a esta actualización y a la posterior convalidación, se interpuso la Declaración de la Emergencia Sanitaria en Colombia por la COVID-19 lo que dificultó la constitución de estos expedientes en el Centro de Gestión Tecnológica de Servicios – CGTS del SENA Regional Valle, desencadenando dificultades no sólo para la conformación de los éstos, también para el acceso a la información que contienen, lo cual

interfiere de manera negativa, en la gestión académica y formativa de cada uno de los actores de la formación con el consecuente retraso administrativo que conllevan estas circunstancias. Además, por otras cargas y responsabilidades de tipo administrativo de los funcionarios encargados de la custodia de esta información, ha incrementado aún más las dificultades antes señaladas.

Pese a algunos esfuerzos por mejorar este panorama, surge el siguiente interrogante ¿Qué aspectos deben estar presentes en las buenas prácticas para la gestión documental de las Historias Académicas del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca?

1.2.Objetivos de investigación

1.2.1. Objetivo general:

Analizar la gestión documental de las Historias Académicas del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca.

1.2.2. Objetivos específicos:

• Diagnosticar la gestión documental de las Historias Académicas del Centro de Gestión

Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca.

• Comparar buenas prácticas en la gestión documental de las Historias Académicas.

• Diseñar lineamientos para mejorar la gestión documental de las Historias Académicas

del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca.

1.4.Justificación Por medio de la presente investigación se busca contribuir a la solución de un problema social que afecta a los grupos de interés, pues el Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional del Valle del Cauca es uno de los centros de formación más grandes de la regional, localizado en la ciudad de Santiago de Cali, el cual como los demás centros, se encarga de cumplir con la misión institucional, siendo uno de los procesos misionales el de la Formación Profesional Integral de aquí el gran impacto relacionado con las necesidades de la comunidad en formarse integralmente en cualquiera de los más de veinte (20) programas de formación de nivel auxiliar, técnico, tecnólogo y de especialización tecnológica a una gran población.

Con base en este contexto, las causas de las malas prácticas respecto a la administración y custodia de las Historias Laborales del referido centro de formación son muchas puesto que este es el registro de cada uno de los aprendices y en donde una mala información puede acarrear problemas de índole administrativos, disciplinarios o incluso judiciales por lo que estaría en juicio la credibilidad de la institución. En consecuencia, se propende por permitir el acceso a la información a las partes involucradas en este proceso de aprendizaje (aprendices – instructores y demás miembros de la comunidad SENA), teniendo en cuenta que la información contenida en estos expedientes debe velar por la protección de datos personales al ser información clasificada según las normas.

Desde el enfoque ambiental, se debe resaltar la racionalización de los recursos físicos (uso de papel y de unidades de conservación como carpetas, legajos y cajas) y electrónicos (eficiencia energética) para la conformación de estos expedientes. En lo cultural, es necesario recalcar la importancia de externalizar la gestión del conocimiento implícito relativa a la intervención de la información contenida en los expedientes académicos objeto de la presente investigación y propender por su difusión a otros centros de formación e incluso a toda la entidad.

Capítulo II. Marco teórico

En este capítulo, que es parte primordial del trabajo investigativo, se dilucidan los elementos teóricos que cimentan la investigación, partiendo de la información contenida en investigaciones, experiencias y aproximaciones relativas a la gestión de la información documental en el sector educativo, que permiten contar con una mirada global y certera del objeto y la problemática que aquí conlleva, estructurando además, las categorías conceptuales mediante las cuales se desenvuelve el proceso para las buenas prácticas en la información documental y, finalizando con un recorrido a través de una línea de tiempo a través del enfoque de «Historia Estelar» que se expresa en el estado del arte como evidencia de la formación, transformación o evolución del ejercicio conceptual aquí señalado.

2.1. Antecedentes de investigación

Para el desarrollo del presente trabajo de investigación y revisando las distintas bases de datos y repositorios de las universidades para la consecución de antecedentes que sirvan de referentes en la realización de esta investigación, se concluye que es poca la información hallada que mencione la categoría de «Historias Académicas», aun así, se encontraron los siguientes trabajos de grado que, si textualmente no trata el tema objeto de la investigación, se acerca a los conceptos requeridos por ésta. El primer trabajo de investigación realizado por Almaraz Menéndez, F. E. (2016) titulado «Implicaciones del proceso de transformación digital en las instituciones de educación superior. El caso de la Universidad de Salamanca», cuyo objetivo general es «Caracterizar el proceso de transformación digital en las universidades e instituciones de

educación superior», encuentran entre sus principales referentes teóricos a Benny Landra (2014), Rifkin (2014), López Segrera (2008) y la Unesco (2009) quienes optan por una metodología de investigación de corte cualitativa que a través de un estudio de caso y con métodos cuantitativos y cualitativos de análisis documental, arrojaron resultados en los que resaltan que la transformación digital se centra principalmente en los cambios generados en la actividad docente de la universidad, en las comunicaciones y en la captación de nuevos estudiantes, pero poca importancia a la dirección estratégica de las TIC, la innovación e investigación.

Es de resaltar de esta investigación que el principal aporte apunta a la importancia de la estructura del software en la universidad pues ésta no se considera como un elemento esencial para poder obtener el máximo rendimiento de las nuevas tecnologías digitales sino una cuestión más bien de tipo administrativo y por tanto sin presencia en los conceptos de planificación estratégica. Los análisis realizados muestran que el desarrollo de estos ámbitos se produce de forma reactiva y no proactiva, es decir para cumplir con obligaciones externas y no por iniciativa propia, buscando ventajas competitivas con respecto a otras instituciones de educación superior.

Otro trabajo de grado consultado para los antecedentes es el de Marcela Álvarez Rodríguez (2007) titulado «Identificación y Valoración de Fondos Documentales en Archivos de Universidades», en el que su objetivo principal se centra en que Las universidades que no identifican y valoran adecuadamente los fondos documentales de sus archivos están condenadas a no poder realizar una gestión documental acertada porque el nivel de competitividad para la toma de decisiones basadas en información es bajo, así como la conformación y

conservación de su memoria es decir la integración de su Archivo Histórico (Álvarez Rodríguez, M. 2007, p. 6).

Su metodología aplicada es de enfoque cualitativo y se adoptan referentes teóricos como Conde Villaverde, M. L. (1992), La Torre Merino, J. L. y Martín Palomino & Benito, M. (2003). Los resultados de esta investigación están:

• Definir un procedimiento de identificación y de valoración de las series al interior

de la universidad, lo que implica un trabajo de búsqueda de aspectos como el conocimiento del organismo productor, sus oficinas, su producción documental y el establecimiento de plazos de transferencia.

• Para la eliminación de las series, se plantea una metodología de trabajo que facilita

el control desde el mismo momento en que se crean, con su aplicabilidad a los fondos acumulados que, por circunstancias muy diversas, se encuentran en un estado precario de organización.

• Contar con talento humano idóneo para esa actividad.

• Organizar los archivos universitarios con ocasión de los procesos de acreditación en

las universidades colombianas, con el propósito de facilitar el proceso de consulta y disponer a requerimientos de una forma eficaz.

El principal aporte de la investigación es el de servir de referencia las universidades que requieren desarrollar los procedimientos de identificación y valoración documental, entendiéndose por éste, como las actividades técnicas y administrativas que permiten un adecuado manejo y organización de la documentación producida y recibida, con el propósito de garantizar su consulta, conservación y utilización desde el momento de la producción hasta su destino final.

Odalis Font Aranda (2013) presenta una tesis doctoral la cual se denominada «Implementación de un sistema de gestión documental en la universidad central “ Marta Abreu” de las villas, Cuba», donde el objetivo de esta investigación es la de «Implementar un sistema de gestión documental en la facultad de ciencias de la información y de la educación de la UCLV», y en el que se destacan los siguientes referentes teóricos: Cruz Mundet, J.R. 2006, Resolución N. 44 del Ministerio de Educación Superior (2004), Álvarez Rodríguez, M. y Martínez Chavez, M. (2004), Borras Gómez, J. (1997). La metodología empleada en la citada tesis doctoral, es de tipo no experimental, exploratoria - descriptiva con un enfoque cualitativo, se puede clasificar como investigación aplicada ya que, a partir de los postulados teóricos, intenta solucionar los problemas detectados. Dentro de los principales resultados de esta investigación y se puede indicar la importancia de los instrumentos archivísticos en la oportuna disposición de la documentación como lo son el cuadro de clasificación documental, la tabla de conservación, manual de normas y procedimientos, etc.; la formación de personal entre otros, por medio de los cuales conlleva a un servicio más eficiente y por lo tanto lleva a la institución hacia una mejora continua.

Así mismo, resalta la importancia del archivero desde el propio momento en que se crea el documento pues favorecerá la gestión administrativa, teniendo en cuenta que este podrá apoyar. Como principal aporte de esta investigación es el de la documentación sobre la construcción y creación del sistema de gestión documental como una herramienta que brinda soporte para el almacenamiento de la información relevante, actualizada y oportuna tanto para, los estudiantes y usuarios dentro y fuera de la universidad.

Con relación al trabajo de investigación realizado por Muñoz Manjarrés, R. (2019) titulado «Propuesta metodológica para el estudio y solución del problema de certificación de los registros académicos estudiantiles de las universidades colombianas : caso de estudio Universidad del Atlántico», cuyo objetivo general fue: «Proponer una metodología que oriente el proceso de certificaciones de los registros académicos estudiantiles en la Universidad del Atlántico, Facultad de Ciencias de la Educación en los años 1964 a 2000, con base en referentes legales y normativos del contexto colombiano», se tomaron como referentes teóricos los proporcionados por Lluch, A., M. A. 2003, Borras, J., Llansó, J. y Ángeles Moreno (2000).

Con relación al enfoque que se empleó en la investigación de Muñoz Manjarrés fue de tipo cualitativo. De tal manera, los principales resultados de esta investigación permitieron inferir que algunas prácticas en gestión documental realizadas en instituciones académicas van en contravía de las técnicas archivísticas, propiciadas por la poca preparación o desinterés del talento humano y al desconocimiento de las leyes y normas que amparan los archivos de cualquier entidad del Estado que, en consecuencia, ha dado lugar al deterioro de muchos documentos y a la posterior pérdida de información. De igual forma, esto puede acarrear alteración de la autenticidad e integridad documental por falsificación y prácticas de corrupción por parte de algunos funcionarios de la institución, ante la desorganización encontrada en estos documentos de archivo provocando un ambiente para el incumplimiento de la normativa tanto archivística como procesal y procedimental.

Como principal aporte de esta investigación, fue poder aplicar lo expresado en la Ley 30 de 1992, alineada con la jerarquía organizacional de la Universidad del Atlántico; involucrando a las directivas académicas y comprometiéndolas a revisar todo el proceso para

lograr los objetivos propuestos, adicionalmente se establece realizar un plan de conservación y preservación de los documentos de acuerdo a la normativa.

El quinto trabajo de grado consultado dentro de los antecedentes de la investigación fue el realizado por Terán Erazo, A. X. (2017) que se denominó «Diagnóstico de la situación actual del Archivo Pasivo de Expedientes Estudiantiles de la Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas de la Universidad Técnica del Norte, período 2015

– 2016», cuyo objetivo general fue «Proponer una guía para el proceso de digitalización de

expedientes estudiantiles de la Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas de la Universidad Técnica del Norte, para brindar a los estudiantes una atención de calidad, oportuna y eficiente» En el mencionado trabajo de investigación, se tuvieron en cuenta los principales referentes teóricos aportados por Vidal J, A. (2007) y Morueco R. (2004) quienes se enfocaron por la manera digital de conservar la información, adoptando el sistema alfabético en la clasificación y ordenación de los expedientes y quienes optaron por una metodología descriptiva que les permitió atesorar información con base en la realidad. En tal sentido, como principal conclusión de este trabajo de grado fue el de señalar que el sistema integrado con el que contaba la universidad no integró cierta información de los estudiantes y por este motivo ellos no tuvieron acceso a información relevante.

Con respecto al último trabajo seleccionado para este aparte del Marco Teórico, fue el de Ramírez Betancourt, V. L. (2015) denominado «Estudio de la organización del archivo y su incidencia en la Calidad de Atención al Estudiante de la carrera de Parvularia “Isped”, de la Universidad Técnica del Norte año 2013. Propuesta Alternativa». Destaca como objetivo el de establecer los procedimientos para archivar los

documentos estudiantiles de la Carrera de Parvularia (Convenio U.T.N. – Isped) con el fin de mejorar los procesos mediante la aplicación de un archivo digital. En cuanto a su metodología, se acogió el enfoque descriptivo y se adoptaron referentes teóricos aportados por Luis Codina, así mismo, información publicada por la federación internacional de asociaciones de bibliotecarios y bibliotecas (IFLA) y el consejo internacional de archivos (ICA). El principal aporte de la citada investigación fue el de considerar un sistema informático para el manejo del acervo digital que contemplara las etapas de almacenamiento y digitalización de imágenes, tanto las de soporte físico, como las que se crearon a través del programa AutoCAD

2.2. Estado del arte

Es de fundamental relevancia conocer lo que implica el estado del arte como una herramienta necesaria para la investigación. Según Molina Montoya (2015) lo define como una manera de desarrollar una investigación documental, la cual se determina a través de una revisión sistemática y concienzuda sobre los documentos, datos e información existentes en un área específica el estudio del conocimiento acumulado. En este orden, para esta subsección que conforma el Marco Teórico, se abordan las diferentes investigaciones, estudios, análisis, teorías y enfoques, mediante la consecución de información internacional relevante al tema principal del presente trabajo, para luego identificar información en el contexto colombiano e institucional, lo que faculta establecer una línea de tiempo que, en materia de Gestión de la Información Documental abarca a las Instituciones Educativas como categoría genérica y, por ende, a los documentos procedentes, recibidos o custodiados por ellas. Es así que se realiza una aproximación a los cambios o transformaciones que han repercutido en el manejo, la gestión, la administración,

la custodia, la conservación y la valoración de los expedientes estudiantiles o historias académicas en estas instituciones educativas.

Es de aclarar que en el sentido por el cual se presenta el estado del arte para el tema objeto de investigación, se dispone de muy poca información, pero pese a ello, la pretensión es abarcarlo desde diferentes puntos de vista que la constituyen de manera directa o indirecta, de tal forma que primero se recopila y contextualiza información referente al surgimiento de las primeras universidades en el mundo occidental, luego a la identificación de la documentación que se genera en ellas, para así dar paso al tema específico que son los expedientes académicos particularizándolo en Colombia con instituciones como el Archivo General de la Nación como órgano rector en temas archivísticos y quien ha expedido conceptos técnicos y algunas guías referentes a los expedientes de los estudiantes o historias académicas tanto para instituciones educativas públicas o privadas.

Tal como lo anotan Borrás Gómez et al. (2000), las universidades han transcurrido por diferentes estadios en la historia del mundo occidental, «como consecuencia de la evolución histórica de la sociedad de la que forman parte. Los fondos documentales de los archivos universitarios son la consecuencia y el testimonio de esa evolución» (p. 14). Por lo tanto, a continuación, se describirá esa evolución o mejor, transformación que han tenido los archivos de las universidades teniendo como referentes, los hechos históricos que priman en ellos.

Iniciando esta línea de tiempo, es necesario remontarse a los siglos XII y XIII en Europa puesto que Hurtado, M. F. (15 de octubre de 2017) establece que las primeras universidades surgieron en la edad media a raíz de la migración de personas desde los zonas rurales a los espacios urbanos, creándose así, las escuelas urbanas denominadas en

latín universitās magistrōrum et scholārium, que en principio tuvo diversas concepciones, tal como lo afirma Salvador Moncada, J. (2008) entre ellas, de que la universidad no pertenece a un solo cuerpo, en términos de los trabajadores de la curia, sino que el derecho recae en todos sus miembros, es decir a los ciudadanos; otra concepción que le da una definición al término en latín antes señalado es «comunidad de profesores y académicos» (Hurtado, M. F., 15 de octubre 2017).

Entre las universidades más antiguas, Hurtado M. F. (2017) señala las de Bolonia en Italia, la de París en Francia y la de Oxford en Inglaterra.

Por otra parte, según el TECH (2021) cita que «el origen medieval de las universidades europeas nace desde las instituciones educativas de la cristiandad latina en la Edad Media, que sustituyeron a las escuelas palatinas, monásticas y episcopales existentes desde la Alta Edad Media» por lo que de aquí se da origen a muchas ciudades en la Europa Occidental en el Renacimiento del siglo XII, a partir de 1150. En el momento en que se conciben las universidades como tal, se da inicio con el registro de la historia social de la cultura, pues según lo que menciona Ruiz Torres, P. (1997), éstas transmiten saberes y prácticas de aprendizajes que engloban a muchas disciplinas profesionales. No obstante, Ruiz Torres, P. (1997) afirma que en su evolución continúan con esta transmisión y logran traspasar los siglos como es el caso de la filosofía, el derecho o la medicina entre otras disciplinas o profesiones, dejando en sí saberes implantados ya no solo desde el campus universitario, sino desde la diversificación de nuevas instituciones de educación superior que han venido surgiendo con igual número de técnicas de enseñanza.

A finales del siglo XIV, el vocablo universitas se comenzó a emplear sola, y es lo que hoy se distingue como universidad, la cual es entendida como aquel espacio en el que

convergen profesores y estudiantes de diferentes nacionalidades, credos y razas. Salvador Moncada, J. (2008). Es aquí donde precisamente se refleja la importancia de contar con registros producto de esta interacción.

Con la adopción de una lengua académica «universal» para la enseñanza y aprendizaje como el latín, desde el siglo XI hasta mediados del siglo XVIII, según Salvador Moncada, J (2008) produjo un gran interés por estudiar documentos manuscritos conservados en Grecia y Asia Menor lo que permitió la apertura por el conocimiento en las lenguas griega y árabe con la intensión de diversificar las traducciones de estos documentos manuscritos y se enriqueciera tanto las bibliotecas como los archivos, es así que tanto la nobleza como la burguesía revelaron el notable valor cultural que esto conllevaba. De esta forma, Salvador Moncada, J. (2008) refiere a la promoción de estudios con la inclusión de nuevas materias, la disposición de personas preparadas que vieron beneficios a través del acrecentamiento de sus bienes y dominios, además del incremento del material científico lo que condujo a la búsqueda e incorporación de nuevas metodologías ajustadas a cada una de las ciencias con su consecuente sistematización, pero en torno a la «sabiduría cristiana, la científico-filosófica de San Alberto y la teológica de Santo Tomás» (Salvador Moncada, J. 2008, p. 135).

Como se puede evidenciar, el surgimiento de estas instituciones universitarias y por ende de sus archivos, estuvo marcada por el dominio de la iglesia católica, hasta el siglo XV en el que surgió el movimiento humanista con la aparición del Renacimiento y las reformas que se suscitaron en aquel entonces y tal como lo afirma Salvador Moncada (2008) aún esta institución se sostenía de las relaciones de los pontífices, pero también entró a la escena unos nuevos actores y estos fueron los Estados.

Al entrar en la escena histórica los Estados, se buscaba proteger a estas instituciones (universidades) pero también multiplicarles, pero el efecto fue el contrario, debido a su excesiva especialización y cada vez menos rica en contenido universal lo que generó en la desaparición de muchas universidades. Salvador Moncada (2008). Lo anterior posiblemente afecto el manejo de los documentos y manuscritos que enriquecieron en ese entonces, estos campos académicos. Otros estadios no menos importantes, se dieron en Francia a través de la Revolución Francesa (en 1789) con el surgimiento de una sola Universidad Nacional central, bajo el marco de la sociedad moderna. Otro cambio se dio con la Universidad Moderna, ejemplo, la Universidad de Berlín que involucró el estudio de la ciencia para «el desarrollo de la investigación empírica» (Salvador Moncada, 2018, p. 143). Dando un salto en el tiempo y ya en el nuevo mundo, un ejemplo destacado es el de la Universidad Nacional de Córdoba cuyo archivo se crea en el año 1664 en Argentina y en la que según relata Tanodi B. (2012), Ese año el Padre Andrés de Rada las Constituciones para el buen funcionamiento de la Institución. De los 92 artículos, antes de cualquier otro aspecto a considerar, como son los claustros o los estudios, la segunda habla del archivo, dando las indicaciones sobre que debían conservarse: Bulas, Reales Cédulas y Provisiones, “los grados y testimonio de ellos”, las fórmulas de juramento, etc., más aquello, que el Padre Rector considerara “digno de memoria”.» (Archivo General e Histórico – UNC, como se citó en Tanodi. B. 2012, p. 20) Es de aclarar que las «Constituciones» equivale a lo que actualmente se conoce como el Estatuto Universitario y es el principal testimonio para la creación del entonces archivo de la Universidad Nacional de Córdoba y que hoy en día es el mismo Archivo Histórico institucional. Tanodi, (2012).

Continuando con el ejemplo de esta universidad argentina, Tanodi B. (2012) da a entender que en una cuarta constitución se establece la creación de una serie documental de carácter económico y que se denomina como la Caja de los propios en la que esta institución debía asegurar la guarda de la plata, «cerrada con dos llaves en la cual “ha de ponerse un libro con dos partes: en la primera ha de escribirse la plata que entra, y en la segunda, la plata que se saca de ella para gastarla”.» (Archivo General e Histórico – UNC, como se citó en Tanodi. B. 2012, p. 20) Reconociendo los diferentes movimientos históricos dados en el nuevo continente, y prosiguiendo con el anterior ejemplo, Tanodi B. (2012) sostiene que la orden religiosa los Jesuitas perteneciente a la Compañía de Jesús, fueron muy metódicos con el repositorio conforme a los criterios archivísticos establecidos en esta época. Resalta como ejemplo, los libros de Grado, Matrículas, Exámenes, Cursos, entre otros asuntos documentales, los cuáles mantenían en libros debidamente clasificados y en forma correlativa por año. Pese a ello, la mencionada autora afirma que Con la expulsión, en 1767, se hacen cargo los franciscanos y los documentos son llevados a Buenos Aires para su custodia por la Junta de Temporalidades. En 1771 el Rector Fray Pedro Nicolás Barrientos pide a la Junta la devolución de todos “los papeles, escrituras, Cédulas y Bulas Apostólicas o cualquier otros instrumentos” pertenecientes a la Universidad, que, según sus palabras se habían quedado “sin los documentos originales de su creación, leyes, estatutos y demás instrumentos de esta naturaleza”. Así, regresaron al Archivo parte de los documentos» (Tanodi, B. 2012,

p. 20).

De este precedente, se observa que en la América Colonial de los siglos XVII y XVIII, ya se contaban con pautas establecidas a través de Cédulas, Bulas papales entre

otras disposiciones, para la organización de los archivos de la época pese a los hechos históricos suscitados como el de la expulsión de los Jesuitas, que no sólo se dio en Argentina, también en otras colonias como por ejemplo, en la Nueva Granada (lo que hoy se conoce como la República de Colombia) y que presumiblemente influyó en los archivos de las Universidades.

Es de señalar que una de las instituciones universitarias más antiguas de Colombia es la Universidad Javeriana que, según Herrán Saquero, M. (1998), fue fundada por miembros de la orden religiosa Compañía de Jesús en el Nuevo Reino de Granada y la Universidad Santo Tomás a comienzos del siglo XVIII. De esta universidad afirma el citado autor, tuvo un carácter de centro particular o privado, más no de universidad general u oficial, por la misma iniciativa de su creación con la orden religiosa antes mencionada y a la cuales se les facultó la misión de otorgar grados académicos. Con relación a los archivos pontificios, los de la Compañía de Jesús en Roma permiten aclarar, según Herrán Saquero M. (1998), que no hay suficiente evidencia que acredite acerca de la fundación de la Universidad por miembros de la Compañía de Jesús de acuerdo a criterios oficiales del Nuevo Reino de Granada, pero sí del Colegio Máximo de Santafé el cual cerró sus puertas con la expulsión de los Jesuitas de muchas de las colonias españolas en América, aun así, el Colegio de San Bartolomé, también fundado por esta orden religiosa, siguió su vida académica pero dirigidos por exalumnos del Colegio Máximo.

De lo anterior, anota el citado autor, al Colegio de San Bartolomé por su educación académica, se le otorgó años después de su fundación el nombre de Universidad Javeriana. Con este recorrido histórico de una de las primeras instituciones universitarias fundadas en el territorio de lo que hoy se conoce como la República de Colombia, se puede

inferir que se presentó una situación similar con los archivos institucionales al mostrado en la Universidad Nacional de Córdoba en Argentina, cuando fue expulsada del entonces Nuevo Reino de Granada la orden de los Jesuitas en el siglo XVIII, por lo que presuntamente se les requirió el retorno de los archivos al Colegio que más adelante adoptó el nombre de Universidad.

Continuando con Colombia, se realiza otro gran salto en el tiempo, ya que en el año 2015 se emite uno de los primeros conceptos técnicos por el Archivo General de la Nación, sobre la retención y digitalización de las Historias Académicas. En este concepto se determina implementar el proceso de «valoración documental que consiste en analizar la producción documental de una institución» (Archivo General de la Nación, 2015). En concordancia con lo señalado, la retención documental de las Historias Académicas parte de este proceso que permita, a través del análisis de la producción documental de las instituciones educativas, reconocer los documentos necesarios para el cumplimiento de la misión y las funciones asignadas, a su vez la utilidad a sus destinatarios o beneficiarios, por lo que se contaría con un valor primario o inmediato. Archivo General de la Nación (2015).

No obstante, también tiene cabida la identificación de estas unidades documentales para su utilidad a futuro lo que incidirá en la posterior «reconstrucción de la vida institucional del productor, como fuente para la historia o para fines científicos, sucintamente, aquellos que poseen valor mediato o segundario» (Casilimas Rojas, C. I. y Ramírez Moreno, J.C., como se citó en Archivo General de la Nación, 2015). Por último, este concepto establece que para la valoración documental resulta de manera imprescindible contar con un equipo de profesionales expertos, además de diferentes disciplinas quienes determinarán con base en la normativa relativa a las historias

académicas o de expedientes similares, los tiempos de retención documental, una vez definidos los términos de «vigencia, de reserva legal , prescripción o caducidad de acciones legales que recaen sobre los documentos de su consulta y así determinar el tiempo que deben tenerlos tanto en archivo de gestión como en central» (Archivo General de la Nación,

2015).

De otra parte, en el año 2017, el Archivo General de la Nación como autoridad archivística en el país y en aras de mejorar la función archivística de las entidades del Estado, entre ellas las instituciones educativas del Sector Oficial de los niveles primaria, básica secundaria y educación media, planteó una propuesta tendiente a fortalecer la gestión documental de la documentación recibida, producida y gestionada en cumplimiento de las funciones legalmente asignadas a estas Instituciones Educativas y por ende, promover su disponibilidad para el «quehacer administrativo y como fuente primaria de información que posibilite el desarrollo de la investigación, la ciencia y la cultura en las instituciones educativas del territorio colombiano» (Archivo General de la Nación, 2017, p.

2).

Es así que esta es una aproximación a la intervención archivística y de buenas prácticas de esta documentación misional de las instituciones que ofrecen el servicio de educación, y que quedó plasmada en el documento «Guía de Series Documentales Misionales para instituciones Educativas: Preescolar, básica y media» publicado en el año

2017.

En concordancia con el Decreto 1080 de 2015 «Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura» en su artículo 2.8.2.1.12, reglamenta la creación de los Comités Técnicos «que faciliten el desarrollo de la función archivística, de acuerdo con las necesidades de la política archivística» y bajo esta misma línea, el Comité

Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior, vinculado con el Sistema Nacional de Archivo del Archivo General de la Nación de Colombia, presentó en el V Coloquio Nacional de Buenas Prácticas, realizado en mayo del año 2019 en la ciudad de Neiva, la «Guía de Buenas Prácticas para la Gestión Documental de las Historias Académicas de las IES», producto de un trabajo de investigación y de análisis por los expertos profesionales que integran este comité, siendo un referente para todas las Instituciones de Educación Superior – IES, incluido el SENA. En esta guía de buenas prácticas se pretende establecer los lineamientos generales para la gestión documental de una de las series documentales misionales de estas instituciones y es la que se conoce como las Historias Académicas, las cuáles se definen como (AGN, 2018, p. 6):

… Una Serie Documental Misional, por medio de la cual se evidencia la trayectoria académica de cada estudiante. Durante su vigencia, las Historias Académicas son de consulta y uso frecuente por sus valores administrativos, jurídicos y técnicos. Terminada su vigencia adquieren valores secundarios para la investigación, la ciencia y la cultura. La historia académica contiene información vital del educando, en la cual reposan los registros de sus derechos a la educación y a la libre elección de su profesión, de ahí la importancia de su adecuada organización durante todo su ciclo de vida.

De todo lo anterior, el Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA antes de la última actualización, evaluación y convalidación por parte del Archivo General de la Nación del instrumento archivístico denominado Tablas de Retención Documental o TRD en mayo del año 2020, no consideraba al interior del proceso de la Gestión Documental, las Historias

Académicas. De aquí la configuración de la problemática mencionada en el presente trabajo de investigación.

2.3. Categorías conceptuales

Las categorías conceptuales que definen el presente trabajo de investigación se describen a continuación:

Los Archivos Universitarios Los vertiginosos avances desde la ciencia, la tecnología, el desarrollo y el conocimiento se vienen dando gracias a las unidades de información como las bibliotecas, archivos y centros de documentación que son los encargados de ser el puente entre lo que se construye y lo que se transmite.

Los Archivos según la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos en Colombia los dilucidan como el soporte de las actuaciones más importantes para la administración, la historia y la cultura y que, desde luego, promueven el desarrollo de un conjunto de principios que fundamentan la función archivística, entre ellos, el de rendición de cuentas de manera transparente y responsable. No obstante, Schellenberg T. R. (1956, p. 4) afirmó en su momento que ante la excesiva producción de documentos se fue introduciendo en el ámbito de los archivos los criterios técnicos tendientes a la conservación y custodia de éstos, de ahí que resalta la importancia de su intervención para la adecuada preservación. Con este panorama general acerca del concepto de «archivo», es relevante enfocarse en la definición del concepto de «archivos universitarios» como una categoría que hace parte del objeto en la presente investigación, es así que algunos autores los definen como:

… el conjunto de documentos de cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o reunidos en el desarrollo de las funciones y actividades de los diferentes miembros y órganos universitarios, organizados y conservados para la información y la gestión administrativa, para la investigación y para la cultura. Se entiende igualmente por archivo universitario el servicio especializado en la gestión, conservación y difusión de los documentos con finalidades administrativas, docentes, investigadoras y culturales de la universidad. (Borrás Gómez et al. 2000,

p. 11)

En conclusión, aunque el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA no es una institución universitaria, la anterior definición es aplicable al archivo institucional, puesto que sus archivos reúnen con la descripción ahí mencionada.

La Gestión Documental Resulta esencial para las instituciones y la sociedad en general, la organización de los documentos de archivo y esto se logra a través de la Gestión Documental, cuyo concepto nace como gestión de documentos que, en palabras de Cruz Mundet, J. R. (2006, p17) la define como «El conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones». Conforme a ello, la gestión documental abarca todas las actividades tendientes a la correcta conservación de los documentos desde su creación hasta su eliminación y/o conservación. De otro lado, la norma española UNE-ISO 15489 (2006, P8) la define como

El área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático, de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización.

En consonancia con lo anterior, el Decreto 1080 de 2015 o Decreto Único del Sector Cultura que en su artículo 2.8.2.59, centra la atención de que la Gestión Documental cómo mínimo debe comprender los siguientes procesos:

• Planeación

• Producción

• Gestión y trámite

• Organización

• Transferencia

• Disposición de documentos

• Preservación a largo plazo

• Valoración

De lo anterior, uno de estos procesos que integra la Gestión Documental y que promueve en buena parte el ejercicio de las buenas prácticas, sin desconocer los otros, es el de la «Organización» y que, de acuerdo con el literal C del artículo antes citado del Decreto

1080 de 2015, lo define como el «Conjunto de operaciones técnicas para declarar el

documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo».

A partir de esta definición, que trae consigo los Procesos Técnicos como subcategorías para este ejercicio de investigación académica, permiten configurar los

procedimientos y actividades sine qua non tendientes a su implementación, con fundamento en la normativa y la teoría archivística. A continuación, se mencionan estos procesos técnicos.

• Clasificación Documental

En la Clasificación Documental, Heredia, A. (1991, p. 137) establece que lo primero que se debe determinar es si los documentos a primera vista pueden ser simples cuando se conforman de piezas documentales y compuestas cuando son unidades archivísticas. En concordancia con lo anterior, el Acuerdo 002 de 2014 del AGN reglamenta todo lo relacionado con los expedientes y son los que corresponden a unidades documentales compuestas. En consonancia, el Acuerdo 027 de 2006 del AGN define como unidad documental a la «Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente». En conclusión y con fundamento en la definición de las Historias Académicas, se determina como una unidad documental compuesta o expediente.

Continuando con lo que significa la Clasificación Documental como concepto y también como proceso técnico, de nuevo Heredia, A. (1991, p. 141) sostiene lo que se denomina como agrupaciones documentales, entendiéndose como tal a las «agrupaciones naturales, o en todo caso históricas, y artificiales. Entre las primeras fondo, la sección, la serie, la unidad archivística; entre las segundas: las denominadas “secciones facticias” y las colecciones».

En todo caso, en Colombia a través del Acuerdo 005 de 2013 del AGN en su artículo 6º estipula para la clasificación documental, la relevancia de contar con archivos de

gestión o de oficina debidamente definidos a través de dos instrumentos archivísticos como el Cuadro de Clasificación Documental y las Tablas de Retención Documental – TRD, los cuales permiten identificar los tipos documentales generados en función de la gestión administrativa con las correspondiente agrupaciones documentales, es decir, la sección documental, las unidades documentales (simples o compuestas) que en sí son las que constituyen las series o subseries documentales y la atención de los principios de procedencia y orden original.

De lo anterior, la guía publicada por el AGN sobre buenas prácticas para la Historias Académicas de las IES define que, estas unidades documentales por procedencia, se establece que el fondo documental es la IES productora de esta información y para las secciones documentales equivalen a las Unidades Académicas o Administrativas que tramitan o custodian estos expedientes. Por último, se infiere que las unidades documentales en sí son las Historias Académicas, que por supuesto, se deben señalar en los instrumentos archivísticos antes señalados.

• Ordenación Documental

Otro de los procesos técnicos es el de la Ordenación Documental en el que Heredia, A. (1991, p. 285) refiere al segundo proceso técnico y que aplica sólo a las unidades documentales (simples o compuestas) o series – subseries documentales provenientes de un fondo y sección documental, en donde el conjunto de documentos relacionados entre sí por procedimientos administrativos, deban ubicarse al interior de las unidades documentales guardando esa relación lógica y secuencial. Lo anterior no es ajeno de lo que establece la normativa del AGN, puesto que en el Acuerdo 005 de 2013 en su Capítulo III determina

estos mismos criterios para la ordenación documental, que debe ser razón para la ordenación de las Historias Académicas.

• Descripción Documental

Por último, el proceso que cierra esta categorización conceptual referente a los procesos técnicos para la organización documental es el de la Descripción Documental cuyo fundamento parte de las Normas Internacionales de Descripción Archivística ISAD-G (CIA, 2000). Esta norma internacional establece siete (7) elementos de descripción documental que son adoptados por el Acuerdo 005 de 2013 del AGN agregando un elemento por lo que suman ocho (8) en total.

Con el fin de comprender lo que se define como descripción documental el Acuerdo

027 de 2006 dice al respecto: «Fase del proceso de organización documental que consiste

en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta». Según esta definición, la descripción documental, además de los elementos, comprende unos instrumentos que para las Historias Académicas son necesarios para su análisis, identificación y recuperación, de ellos se señalan: Rótulo de expediente, Hoja de Control, Rótulo o marcación de caja de archivo, Formato Único de Inventario Documental.

Instituciones de Educación Superior – IES Teniendo el concepto claro de lo que es e implica la gestión documental como las actividades tendientes a la correcta custodia en el ciclo de vida del documento, para el presente trabajo de investigación se hace énfasis en cómo se desarrolla al interior de las Instituciones de Educación Superior, pues es ahí donde se direcciona hacia la serie

documental a tratar dentro de esta investigación. Para efectos de comprender las categorías conceptuales aquí tratadas, es necesario entender que el concepto de las IES, tiene connotaciones tanto históricas como desde la normativa.

Desde el abordaje histórico, es primordial centrar la atención de que una de las instituciones que incluye esta categoría conceptual, es el de Universidad, que según Rivas Fernández (2003) es de las más antiguas y claro ejemplo de ello, son las primeras universidades que se crearon en Europa, algunas de ellas con más de cuatro siglos de antigüedad, seguidas por las de América. En muchas de estas universidades, han pasado en calidad de alumnos o de profesores, las clases y élites gobernantes y/o empresariales en sus respectivos territorios. Aunque Rivas Fernández (2003) afirma que estos espacios han sido centros tanto de conocimiento como de expresión cultural y artística, además de ser un cercano ejemplo del contexto sociocultural, político e histórico, también lo han sido como una «manifestación y reflejo de tal entorno social» (Rivas Fernández, 2003, p. 122). Por otra parte, las instituciones de educación para el trabajo (como el Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA), sostienen Manninng Bula, L. y Montes Miranda (2011), ha tenido un origen o transformación cuando los cambios surgidos en la sociedad a lo largo de la historia, impulsados por la complejidad de su desarrollo económico, fue necesario fomentar un proceso de transmisión de experiencias, habilidades y conocimientos a las siguientes generaciones, que en un principio se realizaba a través de la imitación en el mismo puesto de trabajo como método, en la que los aprendices lograban alcanzar el dominio de un oficio, a través de esta imitación, junto con la repetición y práctica. Luego, Manninng Bula, L. y Montes Miranda (2011) acotan que en los siglos XII y XV, la imitación o repetición fue sustituida por la enseñanza que guiaban maestros y artesanos que gozaban de prestigio y dominio de destrezas y conocimientos, sin cambiar el

espacio de enseñanza – aprendizaje que seguía siendo el mismo lugar de trabajo. Con la revolución industrial y la consecuente especialización o diversificación de oficios, modificó estos métodos de enseñanza – aprendizaje, y es aquí que surgen las instituciones de formación para el trabajo, en la que se exige que las labores desarrolladas por la clase obrera, fuesen calificadas.

Es así que, en Colombia, los primeros centros de formación técnica surgieron poco más de un siglo después de la Revolución Industrial, a finales del siglo XIX y comienzos del XX, tal como lo mencionan Manninng Bula, L. y Montes Miranda (2011) y en la que la oferta de estas instrucciones para el trabajo, se encaminaba esencialmente a los «hijos de las familias necesitadas y artesanos pobres» (p. 110).

No obstante, debido a las continuas reformas educativas y administrativas dadas desde el Ministerio de Educación en Colombia, permitieron que creciera la oferta de la formación técnica y tecnológica, con el surgimiento de dos instituciones como el Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA y COLCIENCIAS (Manninng Bula, L. y Montes Miranda, 2011), además de cambios en los aspectos demográficos como el alto grado de urbanización por fenómenos como el impulso a los sectores agroindustrial y de servicios que se dieron a mediados del siglo XX, además de la violencia que se vivió en el sector rural, lo que presionó, según la CEPAL, a ampliar la cobertura en el sistema educativo y de las políticas de capacitación (2001, p. 3).

Con referencia al aspecto normativo y como consecuencia de lo anterior, desde el aspecto normativo, a través de la Ley 30 de 1992 «Por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior» surge como una expresión referente a todos los centros que imparten educación post-secundaria, incluyendo universidades, institutos tecnológicos, centros de formación superior, etc.

De manera adicional, la Ley 115 de 1994 «Por la cual se expide la ley general de educación» se da un reconocimiento a la Educación Técnica Laboral y por ende a las instituciones que la imparten, definiendo como educación NO FORMAL a lo que en la actualidad se conoce como educación para el trabajo y el desarrollo humano, entendida como la que «se ofrece con el objeto de complementar, actualizar, suplir conocimientos y formar en aspectos académicos o laborales sin sujeción al sistema de niveles y grados establecidos» (Ministerio de Educación Nacional).

A su vez, Manninng Bula, L. y Montes Miranda (2011) afirman que mediante el Decreto 114 de 1996 «se reglamenta la creación, organización y funcionamiento de programas e instituciones de educación no formal» (p. 110), lo que repercute en que estas instituciones deban contar con todos los recursos indispensables para ofrecer cada programa con las consecuentes dificultades que se hallaron en la aplicación de este decreto. De las dificultades en la implementación normativa para las instituciones que hasta ese entonces se denominaban de educación NO FORMAL, fue expedida la Ley 1064 de 2006 en la que esta denominación cambia a la de «educación para el trabajo y el desarrollo humano» de la cual el SENA hace parte, con la salvedad de que esta entidad, también imparte formación en programas que conforman la educación superior, es decir, de nivel de Tecnología. De aquí se origina uno de los fundamentos para la presente investigación.

Expedientes Académicos o historias de vida académica Como aproximación conceptual a esta categoría, se debe entender un concepto más amplio en el que tiene cabida la categoría de «expedientes académicos» y es el de

«documento universitario» que, en palabras de Borrás Gómez, J., Llansó Sanjuan, J., y Moreno López, A. (2000) se comprende por Toda expresión textual, en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, así como toda imagen gráfica o impresión sonora, recogida en un soporte material de cualquier tipo que constituya un testimonio de las actividades y de las funciones de la universidad. Se exceptúan de esta definición aquellos documentos producidos por miembros de la comunidad universitaria en el ejercicio de sus actividades privadas o profesionales. (p. 11) De lo anterior, los Expedientes Académicos que se crean en estas instituciones corresponden a un subsistema del servicio archivístico. Se entienden como tal los que se forman en la unidad productora de los documentos y que corresponden a la primera etapa de vida de los documentos y en ella deben permanecer mientras dura la formación o consolidación de la información que hacen parte de estos expedientes e incluso al terminar su gestión si las necesidades de consulta son continuas. Conde (1992).

Por otra parte, la RAE agrega otra definición del concepto de expediente académico, como documento oficial que contiene información relativa al proceso de evaluación de cada alumno o alumna y que se abre en el momento de su incorporación al centro. Conforme a las anteriores definiciones de lo que es el expediente académico, en Colombia según el Comité Técnico de Instituciones de Educación Superior del Archivo General de la Nación (2018) le asigna como nombre «Historias Académicas» para el ámbito de las IES, las cuales constituyen una serie documental de carácter misional que permiten evidenciar la trayectoria académica de cada estudiante, y por sus valores administrativos , académicos, jurídicos y técnicos, su consulta es bastante frecuente;

además terminada su vigencia, adquieren valores secundarios para la investigación la ciencia y la cultura.

En este orden, la Historia Académica es una serie documental de acceso controlado, es testimonio de toda la información sobre la vinculación y trayectoria académica de los estudiantes, en desarrollo de una relación legal y reglamentaria con la IES. Por consiguiente, este expediente inicia su conformación en el momento en que un estudiante se incorpora en alguno de sus programas educativos, y como ya se ha mencionado, recopila toda la información que ha sido aportada al expediente durante la trayectoria académica del estudiante.

Por su parte, el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, entidad adscrita al Ministerio del Trabajo por entenderse como una Institución de Formación para el Trabajo y el Desarrollo Humano define la información académica de sus estudiantes como Expediente Académico, aun así, con la reciente actualización y convalidación de las Tablas de Retención Documental en mayo de 2020, se le otorga el nombre que sugiere el Archivo General de la Nación para éstos.

Capítulo III. Marco metodológico

3.1. Enfoque

Para la definición o planteamiento del presente proyecto, el enfoque de investigación en el que se articula es de carácter cualitativo. Según Delgado-Hito, M. Romero-García (2021) definen como investigación cualitativa al … enfoque sistemático y subjetivo para describir o comprender las experiencias vitales y darles sentido. Este tipo de metodología se utiliza para diferentes propósitos: para obtener una comprensión global de un fenómeno o situación; para estudiar la profundidad, la riqueza y la complejidad de los fenómenos emergentes o basadas en datos; para comprender las experiencias, los procesos o la cultura de los grupos humanos. comprender las experiencias humanas, los procesos o la cultura de los grupos experimentados por las personas que los conforman. Se centra, en los entornos naturales en los que los seres humanos interactúan y se comunican y se comunican, y en la influencia del contexto que rodea contexto de los acontecimientos o acciones. También considera los valores que influyen en el análisis de los problemas y en la construcción de teorías y modelos (p. 164 – original en inglés) Con este enfoque de investigación, permite que el proyecto se encamine en la ruta de identificar las problemáticas que subyacen con respecto a la gestión documental de las Historias Académicas en el Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle.

3.2. Tipo de investigación

3.2.1. Tipo de investigación: Descriptiva

La investigación corresponderá al tipo descriptiva pues este método describe con buenos detalles la forma en que se ha llevado a cabo la investigación. Este permite explicar la propiedad de los métodos utilizados y la validez de los resultados, además de que permite identificar cómo se comporta o manifiesta un hecho determinado. Según Tamayo y Tamayo (2006) el tipo de investigación descriptiva comprende la descripción, registro, análisis, e interpretación de la naturaleza actual y la composición o procesos de los fenómenos, el enfoque se hace sobre conclusiones dominantes o sobre como una persona, grupo, cosa funciona en el presente; la investigación descriptiva trabaja sobre realidades de hecho, caracterizándose por presentarnos una interpretación correcta. Por otro lado, los objetivos de este trabajo de investigación definen el curso descriptivo de esta investigación dado que por medio de esta se pretende diagnosticar una situación de la realidad donde es necesario describir los hechos, para así diseñar un mecanismo que permita la mejora de un problema.

3.2.2. Tipo de Investigación: Comparativa

¿A qué nos referimos cuando hablamos de un acto de comparación? En el lenguaje ordinario, siguiendo una clásica definición de diccionario1, se presenta la comparación como el acto de ‘observar dos o más cosas para descubrir sus relaciones o estimar sus diferencias y semejanzas’. En el lenguaje epistemológico, se define como una operación intelectual a través de la cual se cotejan los estados de uno (o más) objetos sobre la base de al menos una propiedad común (Fideli, 1998; Marradi, 1991). Por lo tanto, desde el punto

de vista lógico un acto de comparación implica: objetos (que obviamente pueden ser sujetos, grupos, instituciones, ciudades, países, etc.), al menos una propiedad de los objetos, los estados de los objetos en dicha propiedad2 y el punto del tiempo en el que éstos fueron relevados.

Por medio del tipo de investigación comparativa se pretende abordar el segundo objetivo específico de la investigación al comparar como es el estado actual y cuáles son los mejores métodos que se utilizan respecto al tema central de la investigación.

3.3. Método

3.3.1. Método de investigación: Estudio de Caso

En la investigación con enfoque cualitativo, se hace uso de los métodos que sean pertinentes con el planteamiento y los objetivos del proyecto de investigación y uno de estos métodos, es el de <<Estudio de Caso>>. Simons, H. (2010) considera que un estudio de caso parte de la singularidad, particularidad o exclusividad de los hechos, circunstancias, acciones, actores o problemáticas y que conlleva a describirlos de una manera <<densa>>. En tal sentido, hay diferentes formas de abordar este método de la investigación descriptiva la cual Simons, H. (2010) es acogida por diversas disciplinas como la sociología, la antropología, la historia, la economía, la psicología y otras de las ciencias sociales. No obstante, Yin (citado por Jiménez-Chaves V. E., 2012) expresó que <<una investigación empírica que investiga un fenómeno contemporáneo en su contexto real, donde los límites entre el fenómeno y el contexto no se muestran de forma precisa, y en el, que múltiples

fuentes de evidencia son utilizadas>> lo que facilita la comprensión de este método que toma fuerza en el ámbito de la investigación social.

Es por lo anterior, que el proyecto de investigación de manera indiscutible adopta este método que permita tener una visión acerca las circunstancias, problemáticas, acciones, situaciones, fenómenos y responsabilidades que inciden en la gestión documental de las Historias Académicas del lugar de estudio y análisis.

3.4. Técnicas

3.4.1. Técnica de Investigación: Observación

La observación consiste en el registro sistemático, válido y confiable de comportamientos o conducta manifiesta. Puede utilizarse como instrumento de medición en muy diversas circunstancias. Haynes (1978) menciona que es un método más utilizado por quienes están orientados conductualmente. Puede servir para determinar la aceptación de un grupo respecto a su profesor, analizar conflictos familiares, eventos masivos (v.g., la violencia en los estadios de fútbol), la aceptación de un producto en un supermercado, el comportamiento de deficientes mentales, etcétera. Como método para recolectar datos es muy similar al análisis de contenido. De hecho, éste es una forma de observación del contenido de comunicaciones. Se utiliza esta técnica pues se pretenden identificar las variables que se presentan dentro de la entidad relacionadas con el caso de estudio.

3.4.2. Técnica de Investigación: Análisis de contenido

De acuerdo con la definición clásica de Berelson (1952), el análisis de contenido es una técnica para estudiar y analizar la comunicación de una manera objetiva, sistemática y cuantitativa. Krippendorff (1982) extiende la definición del análisis de contenido a una técnica de investigación para hacer inferencias válidas y confiables de datos con respecto a su contexto, Algunos autores consideran al análisis de contenido como un diseño. Pero más allá de como lo definamos, es una técnica muy útil para analizar los procesos de comunicación en muy diversos contextos. El análisis de contenido puede ser aplicado virtualmente a cualquier forma de comunicación (programas televisivos o radiofónicos, artículos en prensa, libros, poemas, conversaciones, pinturas, discursos, cartas, melodías, reglamentos, etcétera). Por ejemplo, puede servir para analizar la personalidad de alguien, evaluando sus escritos; conocer las actitudes de un grupo de personas mediante el análisis de sus discursos; indagar sobre las preocupaciones de un pintor o un músico; compenetrarse con los valores de una cultura; o averiguar las intenciones de un publicista o propagandista. Así como lo menciona su definición pretendemos analizar de una manera objetiva los procesos realizados en la intervención de las historias académicas.

3.5. Instrumentos

3.5.1. Instrumentos de recolección de la información: Guion de Observación

Según Ortiz (2004, p. 75) es un instrumento de la técnica de observación; su estructura corresponde con la sistematicidad de los aspectos que se prevé registrar acerca del objeto. Este instrumento permite registrar los datos con un orden cronológico, practico

y concreto para derivar de ellos el análisis de una situación o problema determinado. Para Rojas (2002, p. 61) una guía de observación es un conjunto de preguntas elaboradas con base en ciertos objetivos e hipótesis y formuladas correctamente a fin de orientar lo que el investigador observa. El guion de observación suministra en el trabajo investigativo el registro de los resultados de la observación.

3.5.2. Instrumentos de recolección de la información: Matriz de análisis

Como instrumento de recolección de datos se utilizó la matriz de análisis de datos o ficha de trabajo, esta es una herramienta de suma utilidad para la investigación documental, según Tamayo y Tamayo (1991, p. 98) definida como «el instrumento que nos permite ordenar y clasificar los datos consultados, incluyendo nuestras observaciones y críticas, facilitando así la redacción del escrito». Para Fernández, Hernández y Baptista (1998, p. 450) la ficha de trabajo es el medio que permite al investigador «obtener información de sujetos, comunidades, contextos, variables o situaciones en profundidad, en las propias palabras, definiciones o términos de los sujetos en su contexto», En esta ficha o matriz de análisis se registraran los datos obtenidos luego de los siguientes pasos tendientes de las técnicas de investigación.

3.6. Fases de la investigación

Para el desarrollo del trabajo, se determinaron cuatro fases investigación que se describen a continuación:

Fase 1. Definición del problema de investigación relacionada con las mejores prácticas para la gestión documental en el Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca.

Esta fase comprendió una exhaustiva revisión, selección y recopilación de información, que permitiesen definir el problema que gira en torno a los sistemas de intervención, manejo, administración y gestión archivística de las historias académicas para el caso del mencionado centro de formación.

Fase 2. Marco teórico para fundamentar el trabajo disciplinar de investigación y diera un curso más preciso acerca de los referentes teóricos, antecedentes y categorías conceptuales enmarcadas en el problema de investigación.

Esta fase se realizó a través de la búsqueda por diversas fuentes bibliográficas con rigor científico y académico, que fuesen significativas para la investigación y que otorgarán un panorama claro de los expedientes académicos en instituciones de educación superior. Por último, también comprendió la revisión constante del protocolo de investigación. Fase 3. Marco Metodológico que permitiese realizar un ejercicio de investigación basado en la definición y adopción del enfoque de investigación, el tipo de investigación, el método y las técnicas para la investigación.

Para esta fase, ha sido fundamental tener claridad el problema de investigación a tratar con el fin de definir el enfoque cualitativo que conlleva a abordar el problema de investigación para establecer las mejoras prácticas en gestión documental. Fase 4. Diseño, revisión, ajustes e implementación de instrumentos de recolección de información, las cuáles fuesen pertinentes al marco metodológico de la investigación. En esta cuarta fase, se hizo hincapié en la importancia de definir, adoptar, revisar y ajustar los instrumentos que apuntarán a los dos primeros objetivos específicos del trabajo

de investigación y por ende, arrojarán las primeras conclusiones preliminares del problema de investigación, referido a las buenas prácticas en la gestión documental para las historias laborales.

El primer instrumento denominado Guion de Observación, se aplicó en el Centro de Gestión Tecnológica de Servicios con el fin de tener una mirada más cercana de la problemática que subyace con las historias académicas.

El segundo instrumento orientado a desarrollar el segundo objetivo específico, consistió en una Matriz de Análisis Comparativo en el que, a través de dos casos exitosos en buenas prácticas para la gestión de las historias académicas, se definieron cuatro categorías de análisis con sus respectivos elementos.

Capítulo IV. Análisis y discusión de resultados

En este capítulo se presentan los resultados obtenidos del proceso de investigación, correspondiente a la gestión documental de las Historias Académicas del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca, sustentados en las actividades desarrolladas en los capítulos anteriores y que conllevan a dar cumplimiento a lo indicado en los objetivos general y específicos.

4.1. Estado actual de la gestión documental de las Historias Académicas del Centro de

Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca Dando respuesta al primer objetivo específico por medio de la aplicación del instrumento Guion de Observación, se identificó el estado actual de la gestión documental de las Historias Académica del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca, de acuerdo a la visita realizada el día 14 de junio de 2022 a las instalaciones del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios, ubicada en la calle 52 #2bis-

15 Complejo Salomia en la ciudad de Cali y con el apoyo de una funcionaria cuyo cargo es

Técnico grado 2, se observaron algunos resultados del estado actual, conjugados en los siguientes aspectos:

Aspectos administrativos y aspectos de la función archivística: Se observó en el diagnóstico realizado para la gestión documental de las Historias Académicas del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios CGTS del SENA Regional Valle, por una parte de que el equipo humano encargado de la conformación de las Historias Académicas en el Centro de Gestión Tecnológica de Servicios CGTS del SENA

Regional Valle, lo conforman seis (6) personas entre funcionarios y contratistas, cada uno de ellos con roles específicos para la gestión de este expediente, entre ellos: ingreso (inscripción y matrícula), gestión académica (coordinaciones académicas), comités de evaluación y seguimiento en etapa lectiva y productiva y contrato de aprendizaje. En esta observación se pudo comprobar la presunta desarticulación de algunos de estos roles para la unicidad de las Historias Académicas, lo que ha traído consigo dificultades para la conformación, administración, organización y transferencia de estos expedientes. Por otra parte, también se evidenció de que la entidad a nivel nacional, cuenta con un Comité Interno de Archivo, vinculado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Dirección General del SENA, conformado mediante la Resolución 2887 de 2017.

Que este comité interno durante el año 2018, evaluó y aprobó la actualización de las Tablas de Retención Documental de la entidad, las cuáles fueron convalidadas por el Archivo General de la Nación en mayo del año 2020 mediante certificado con número de radicado 1-2020-06114, versión en la que se incluyó como serie documental las Historias Académicas con tres (3) subseries documentales, que más adelante se mencionan. De esta manera, mediante la elaboración e implementación de las Tablas de Retención Documental, se garantiza la consolidación del patrimonio documental del país, la custodia y se evita el almacenamiento abusivo de documentos innecesarios en los archivos de conservación permanente.

De acuerdo con Jorge William Triana (2003, como se citó en Sierra, 2009), las Tablas de Retención Documental:

no es un inventario, es una directriz con base en la cual se organizan los archivos en forma permanente, de manera que con periodicidad se debe revisar la funcionalidad

de las TRD y, en consecuencia, surtir los procesos del caso, abrir las carpetas correspondientes y manejar las series documentales. (p. 152) Como complemento a lo anterior, la entidad cuenta con el Cuadro de Clasificación Documental – CCD, instrumento archivístico que según Moratalla (2004, como se citó en Sierra, 2006) «el primer instrumento de descripción de un archivo, y el único que permite una visualización conjunta de los fondos, las relaciones jerárquicas entre los grupos, así como de la institución y de la actividad que desarrolla» (p, 85). A su vez, la entidad tiene planteado el Programa de Gestión Documental – PGD, publicado por la opción «Transparencia» de la página web oficial, donde al consultarlo se pudo observar que, al implementarlo en su proceso de Organización, específicamente para las Historias Académicas, aún carece de un procedimiento detallado para aquellos documentos que no están incluidos en este expediente y que también hacen parte del proceso de Gestión de la Formación Profesional Integral. Por lo anterior, no se han realizado seguimientos al PGD, desde las áreas encargadas de la gestión de las historias académicas.

Con referencia al instrumento archivístico denominado Formato Único de Inventario Documental, se evidenció que falta realizarlo para las Historias Académicas del mencionado centro de formación, de las vigencias 2021 y 2022, en el formato GD-F-004 (inventario documental normalizado por el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol - SIGA). En este formato, se registran los números de las fichas1 que el Centro ha abierto a través de los procesos de inscripción y matrícula (llamado ingreso). Cuando la ficha haya finalizado el término establecido en el aplicativo SOFIA Plus o el cierre administrativo por

1 Se entiende como «ficha» a cada uno de los grupos de aprendices de formación titulada (auxiliar, técnico o tecnólogo) que ingresan al SENA y cuyo código es asignado a través de la plataforma SOFIA Plus.

certificación del último aprendiz del curso, se inicia el tiempo de retención en el archivo de gestión y se procede a realizar la transferencia documental primaria al archivo central. Así mismo, se pudo evidenciar la mejora en la entrega de inventarios documentales por parte de los servidores públicos, colaboradores y contratistas (Acuerdo 038 de 2002), conforme al Plan de Mejoramiento Archivístico impuesto por el Archivo General de la Nación en el año 2021. Los inventarios documentales dentro del contexto de la archivística, se encuentran definidos por la ley colombiana como «un instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental» (AGN, 2006, p.11). Es importante resaltar que los inventarios documentales como instrumentos de recuperación son una herramienta de apoyo para del desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística en las instituciones. De otro lado, el 10 de marzo de 2022, el Grupo de Administración de Documentos del SENA Dirección General2, publicó a través del SIGA, el Instructivo Organización Historias Académicas, documento de referencia para la intervención de todos estos expedientes para cada uno de los más de 110 centros de formación con los que cuenta la entidad. De este modo, ese verificó que el Centro de Gestión Tecnológica de Servicios - CGTS del SENA Regional Valle del Cauca cuenta con la «Política de Administración de Archivos y Gestión Documental» aprobada en octubre de 2019, además dispone del Archivo Central (una por cada regional). Con respecto al Archivo Histórico se encuentra en proceso de conformarse con la implementación de las Tablas de Valoración Documental. De lo anterior, es necesario precisar que todas las entidades son diferentes, así sean del mismo sector, como en este caso, el de la Formación para Trabajo y el Desarrollo

2 El Grupo de Administración de Documentos vinculada a la Secretaría General de la Dirección General del SENA, es el área que coordina, vigila y asesora la gestión documental en toda la entidad.

Humano por lo que es indispensable que cada una de ellas construya un Sistema de Gestión Documental (SGD), acorde con su contexto y que permita, según lo afirma Quindemil et al. (2021) controlar «de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos, incorporando, gestionando y facilitando el acceso a los documentos de archivo a lo largo del tiempo» (p.

109).

De manera adicional, se observó en la entidad la existencia y disponibilidad del Plan Institucional de Archivos – PINAR, como instrumento de la gestión para la labor archivística, el cual determina elementos importantes para la implementación estratégica del proceso de gestión documental y da cumplimiento a las directrices del Archivo General de la Nación y a la normatividad vigente frente a la administración de los archivos (Decreto 2609 de 2012, artículo 8°, compilado en el Decreto 1080 de 2015). Además, el CGTS del SENA Regional Valle del Cauca, ha realizado capacitaciones en programas relacionadas con la gestión documental, de acuerdo a los lineamientos de la Ley 594 de 2000 y que fueron incluidas en el Plan Institucional de Capacitación - PIC SENA 2021 y 2022. Sin embargo, los programas de capacitaciones y entrenamiento del PIC SENA, no han sido suficientes para generar unificación técnica para la intervención de las Historias Académicas y administración de otros documentos académicos. Empero a lo anterior, Arango, T y López, L (2020) destacan que el proceso de aprendizaje permite que en la sociedad contemporánea las entidades, empresas u organizaciones tengan una relevante ventaja competitiva que propenda por el fortalecimiento de éstas y genere respuestas para confrontar los constantes cambios en el entorno y contribuyan a una eficiente gestión del cambio. De aquí la necesidad de impulsar

las temáticas relativas a la gestión documental en contexto, en el Plan Institucional de Capacitación del SENA.

Otro aspecto encontrado en el diagnóstico de la gestión documental de las Historias Académicas del citado centro de formación, referido a la gestión de documento electrónico de archivo, es que a pesar de contar con un «Modelo de Requisitos para el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos – SGDEA», los actuales sistemas de información, aún no cumplen con muchos de estos requisitos, en especial con los de clasificación, organización, disposición y preservación a largo plazo, conociendo de antemano, que parte de los documentos e información que conforman estos expedientes se encuentran en soportes electrónicos, por lo que aún en la última versión de las TRD, se solicita la impresión de esta información.

En otro aspecto, durante la investigación realizada en el diagnóstico, no fue posible verificar la existencia del Banco Terminológico para la entidad, aunque en el repositorio institucional de la Biblioteca del SENA, se accedió a un documento denominado «Banco Terminológico de Series Documentales Facilitativas de la Administración Pública Colombiana» del año 2017, de autoría de Luis Fernando Sierra Escobar, pero que no incluye los expedientes o unidades documentales académicas. En conclusión, las Historias Académicas aún no se han definido dentro de este instrumento de la gestión documental. El SENA dispone dentro de su Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol SIGA, de una red de procesos (o mapa de procesos) en cuyo contenido se ubican los flujos de trabajo, flujos documentales y/o procedimientos, pero se hizo evidente durante la observación, que no se ubica un procedimiento o flujo documental que guarde relación con la gestión de las Historias Académicas. Por tal motivo, la GTC-ISO-TR 26122:2014 establece que para conocer los procesos de trabajo que generan registros o documentos de

archivo, es de suma importancia realizar un análisis secuencial que permita la representación de un proceso a través de una secuencia de etapas para la visualización y/o entendimiento de las transacciones o gestiones.

Otro instrumento archivístico que también guarda referencia a las Historias Académicas del SENA, son las Tablas de Control de Accesos y para éste se evidenció que la entidad expidió en el mes de septiembre del año 2020, a través del SIGA, el documento «GD-G-004 Guía tabla control de acceso», en la que la subserie documental Historias Académicas de Formación Titulada tiene un nivel de restricción de acceso de carácter reservado. En concordancia, la Ley 1712 de 2014 en su artículo 6 define como información pública reservada a «aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de esta ley».

En relación al Sistema Integrado de Conservación – SIC, en el diagnóstico se pudo constatar que el SENA tiene documentado este sistema, sin embargo, se desconoce el alcance con referencia a la conservación de los expedientes académicos en su medio analógico y a la preservación digital a largo plazo para la información relacionada con las Historias Académicas y que se captura o crea en los sistemas de información como Sofia Plus y SVGA, entre otros.

En tal sentido, el Archivo General de la Nación (2018) determina que en el Sistema Integrado de Conservación debe considerar bajo el concepto de archivo total, todo lo relacionado con los «planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital» (p. 13), y es por ello que el marco de referencia para este sistema, parte de la diversas políticas y sistemas organizacionales,

como por ejemplo, la política de gestión documental, la política de seguridad de la información, entre otros para garantizar la información y sus atributos en todo su ciclo de vida.

En este diagnóstico realizado a través del Guion de Observación para el CGTS del SENA, permitió conocer que para las Historias Académicas de este centro de formación se ha estado implementando un instrumento de descripción documental, denominado Hoja de Control el cual está estandarizado como formato bajo el código GD-F-003. A través de este instrumento se registra el ingreso de los documentos de cada Historia Académica, en la medida que se van presentando y para su ubicación aplica el principio de orden original, de acuerdo a la secuencia de los trámites y actuaciones académicas. Aun así, se observó que las hojas de control para un alto número de los aproximadamente setenta (70) expedientes de la subserie documental Historias Académicas de Formación Titulada está desactualizada o aún no se ha implementado la hoja de control. Es de resaltar que en el Acuerdo del Archivo General de la Nación No. 002 de 2014, establece que la hoja de control permite consignar en él «la información básica de cada tipo documental… Cuando se realice la transferencia primaria, los expedientes deben ir acompañados de la respectiva hoja de control al principio de los mismos». Como complemento de lo anterior, se pudo apreciar que la entidad cuenta con un documento normalizado a través del SIGA titulado como «Guía Metodológica de Implementación de Tablas de Retención Documental» en la que se recomienda realizar foliación a todas las unidades documentales (incluyendo las Historias Académicas) en la medida que se ingresan los documentos a cada expediente o unidad. Continuando con algunos aspectos de la Función Archivística observados en el diagnóstico para los expedientes objeto de esta investigación, se encontraron identificados y

estructurados con base en el nombre y código dado a la serie documental y a sus respectivas subseries documentales, conforme a las Tablas e Retención Documental versión 2020, de la siguiente manera:

Serie documental y código:

Historias Académicas – 35 Subseries documentales y códigos:

Historias Académicas de Formación Titulada se identifica – 35.01. Historias Académicas de Formación Virtual Titulada se identifica – 35.02. Historias Académicas de Formación Complementaria se identifica – 35.04 Historias Académicas de Formación Virtual Complementaria se identifica – 35.03. En cuanto al Programa de Descripción de Documentos se comprobó la existencia del «Manual para Esquema de Metadatos» para los documentos electrónicos de archivo, manual identificado con el código GD-M-002 y visible en la plataforma del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol SIGA. Aun así, no se está implementando en el centro de formación para la gestión de documentos electrónicos de archivo relacionados con las Historias Académicas por las razones antes citadas en los resultados de este diagnóstico. De lo anterior, el Archivo Distrital de Bogotá (2019), señala que la importancia de implementar un esquema de metadatos para la gestión de documentos electrónicos de archivos, es la permitir relacionar de manera lógica elementos de los metadatos a través de una serie de reglas relativas a la semántica y sintaxis para el intercambio de información entre diferentes sistemas informáticos y además garantiza los atributos propios de los documentos electrónicos de archivo, entre ellos el de su preservación a lo largo del ciclo de vida.

Del diagnóstico también fue evidente que el SENA implementa un procedimiento estandarizado, también en el SIGA, para el Servicio de Información – Consulta y Préstamo de Documentos con código GD-P-005, que aplica con fines de tramites internos, haciendo uso del Formato de Consulta y Préstamo de Documentos GD-F-020, pero sólo a los involucrados en el proceso de Gestión de la Formación Profesional Integral, garantizando el control de acceso por ser información reservada.

Por otra parte, en cuanto a la gestión de las Historias Académicas por grupo o curso (ficha), ésta se realiza desde la apertura de la historia académica (serie documental creada en la versión de las TRD 2020), a cargo del procedimiento de ingreso, luego pasa las coordinaciones académicas quiénes agregan documentos al expediente mientras el aprendiz esté en proceso formativo o no se le haya realizado deserción o cancelación de matrícula de conformidad con el Reglamento del Aprendiz SENA, también del procedimiento de Comités de Evaluación y Seguimiento después, cuando el aprendiz entrega en medio digital, todos los soportes de desarrollo de la etapa productiva, y por último, todo lo relacionado con el proceso de certificación3. Otra novedad que se identificó para los expedientes académicos creados después del año 2020, tuvo relación con el cierre administrativo, el cual se confiere cuando todos los aprendices que continuaron su proceso formativo (a excepción de aquellos que desertaron de la formación o que se les canceló matricula a través de comités de seguimiento y evaluación) en el curso o ficha, hayan obtenido el certificado o en su defecto, si alguien no retornó a la formación en un tiempo de dos años, se realiza comité de seguimiento para la

3 La debilidad en este recorrido del expediente, y como se mencionó, está en la articulación del procedimiento ya que no se cuenta con un análisis secuencial para esta gestión.

cancelación de matrícula, es decir, que con cualquiera de estas dos acciones se cierra administrativamente el expediente.

Dentro de la observación, se pudo conocer la no implementación del proceso de transferencias documentales primarias, puesto que cada uno de los centros de formación del SENA (incluido el CGTS), cuentan con un «archivo centralizado o intermedio» y la causa de esta observación es la de no contar con un depósito de archivo central en la Regional Valle, acorde con el volumen documental y de las condiciones establecidas en la normativa archivística para la conservación y custodia.

En igual sentido, fue notorio en el diagnóstico que, hasta la fecha, no se han efectuado procesos de digitalización con fines de consulta de las Historias Académicas, lo que denota una demora en los tiempos de respuesta en cuanto a requerimientos de solicitud de avances en el proceso formativo o certificados con información específica que son consultados por los aprendices, teniendo en cuenta que pese a contar con el Sistema Sofia Plus, no cumplen con las necesidades o requerimientos específicos. En tal caso, la Circular Externa No. 005 de 2012 del Archivo General de la Nación, define que la digitalización con fines archivísticos, aplicable para lo mencionado en el párrafo anterior, es: … esta digitalización se debe hacer a partir de agrupaciones o conjuntos de documentos (expedientes y series documentales); también es posible llevarla a cabo desde el ingreso o producción de un documento, a través del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivos de la entidad (SGDEA2), caso en el cual es preciso asocial a imagen digitalizada de cada documento a las series y expedientes, de acuerdo al Cuadro de Clasificación Documental y a la Tabla de Retención Documental, de forma que se mantenga el vínculo archivístico entre los documentos

de un mismo trámite, teniendo en cuenta además los requisitos que establece la Ley 527 de 1999 y demás normas complementarias.

Por último, el SENA se obtuvo información acerca de las firmas electrónicas o digitales, constatándose que la entidad cuenta con dos (2) tipos de firmas, las cuales se encuentran autorizadas para suscribir documentos electrónicos y están normalizadas en el marco legal colombiano para valor probatorio y autenticidad de los documentos, ellas son las firmas electrónicas y la firma digital. En el caso de los expedientes académicos, sólo se cuenta con la firma digital para los certificados (en digital) que otorga el SENA de cursos cortos presenciales, virtuales o a distancia, pero si es en físico, su firma será manuscrita.

Implementación Instrumento Tablas de Retención Documental – TRD y Aspectos de Conservación – Preservación Cómo ya se citó en los dos aspectos descritos con anterioridad, el Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca ha estado aplicando la Tabla de Retención Documental en su última versión (convalidada en el año 2020), para la serie documental Historias Académicas y la subserie Historias Académicas de Formación Titulada que son objeto de esta investigación.

Con respecto a las funciones relacionadas con la gestión de las Historias Académicas, no se recopilaron con la aplicación del Guion de Observación, no obstante, se obtuvieron de la revisión documental institucional, a través del Manual de Funciones del SENA establecido mediante la Resolución 1458 de 2017, encontrándose como funciones que originan el expediente en mención, las siguientes:

• Formalizar la aprobación de la oferta educativa propuesta por los Centros de Formación

para divulgar las opciones de formación que satisfagan los requerimientos del sector y las oportunidades del mundo laboral.

• Realizar el acompañamiento a la gestión de la formación profesional en los Centros de

Formación para promover la excelente académica y el crecimiento personal.

• Evidenciar el cumplimiento de los requisitos para la autorización y registro de los

programas de formación de empresas que forman directamente a sus aprendices y del registro de programas objeto de contrato de aprendizaje.

• Validar que la información registrada por los Centros de Formación en el aplicativo sea

consistente y confiable para el cumplimiento de la misión institucional.

• Planear las actividades de aprendizaje con base en el Desarrollo Curricular para el

programa de formación.

• Ejecutar el seguimiento a las acciones desarrolladas por los Centros de Formación para

el fortalecimiento y bienestar del aprendiz.

• Adelantar los mecanismos de seguimiento necesarios para que los derechos de petición

comunicaciones o actuaciones administrativas que lleguen al área sean tramitados y respondidos oportunamente.

• Ejecutar los procesos de enseñanza y aprendizaje para el logro de los resultados de

aprendizaje definidos en los programas de formación y de acuerdo con el desarrollo curricular relacionado con el área temática.

• Evaluar los aprendizajes de los sujetos en formación y los procesos formativos,

correspondiente a los programas de formación relacionados con el área temática.

Esta serie documental es de carácter misional para el SENA, a pesar de ello, se pudo establecer que para la implementación del citado instrumento archivístico, ha conllevado a grandes inversiones de tiempo y recursos para la conformación de estos expedientes, puesto que la Tabla de Retención Documental determina que todos los tipos documentales deben disponerse en medio físico o analógico, aun cuando parte de la información, como por ejemplo, las calificaciones o evaluaciones de las competencias de cada programa de formación, se realiza a través del aplicativo Sofia Plus, sistema que según los funcionarios o contratistas que realizan estas actividades, no garantiza la preservación a largo plazo. Por esta razón, el Archivo General de la Nación (2021) acota que, para un plan de preservación a largo plazo, se debe partir del hecho de conocer, documentar e identificar las vulnerabilidades y riesgos que puedan menoscabar la disponibilidad y acceso futuro de los documentos electrónicos de archivo, y contar con los correspondientes controles para reducirlos o evitarlos.

De igual forma, se indagó acerca de la normativa que regula la producción, trámite, organización, transferencias, control y conservación de las Historias Académicas, encontrándose las siguientes disposiciones:

• Ley 30 de 1992 – Por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior.

• Ley 119 de 1994 – Por la cual se reestructura el SENA.

• Ley 115 de 1995 – Por la cual se expide la Ley General de Educación.

• Ley 527 de 1999 – Por medio de la cual se define y reglamente el acceso y uso de los

mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

• Ley 594 de 2000 – Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan

otras disposiciones.

• Ley 1098 de 2007 – Por la cual se expide el Código de la Infancia y la Adolescencia.

• Ley 1581 de 2012 – Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de

datos personales.

• Ley 1712 de 2014 – Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho

de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

• Decreto 933 de 2003 – Por medio del cual se reglamenta el Contrato de Aprendizaje y

se dictan otras disposiciones.

• Decreto 1072 de 2015 – Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario

del Sector Trabajo.

• Acuerdo 012 de 1985 – Por medio del cual se establecen los lineamientos

fundamentales de la política Técnico – Pedagógica del SENA.

• Acuerdo 008 de 1997 – Por medio del cual se adopta el estatuto de la formación

profesional.

• Acuerdo 042 de 2002 – Por el cual se establecen los criterios para la organización de los

archivos de gestión en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

• Acuerdo 005 de 2013 – Por el cual se establecen los criterios básicos para la

clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

• Acuerdo 002 de 2014 – Por medio del cual se establecen los criterios básicos para

creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.

• Acuerdo 004 de 2019 – Por la cual se reglamente el procedimiento para la elaboración,

aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD.

• Circular Externa 003 de 2015 – Directrices para la elaboración de Tablas de Retención

Documental.

Con relación a las tipologías documentales que conforman la unidad documental se hizo hincapié de que en la Tabla de Retención Documental tanto la serie Historias Académicas como sus subseries corresponden al área administrativa «Grupo de Formación Profesional Integral, Gestión Educativa y Relaciones Corporativas», área que cada uno de los 117 centros de formación del SENA en todo el país tiene a su disposición dentro de su estructura.

Continuando con el diagnóstico de las tipologías documentales, se encontró que para la subserie Historias Académicas Formación Titulada suman en total 33 tipos documentales, de los cuáles hay uno de ellos que a partir de la vigencia 2022, se comenzó a ingresar al expediente académico y que corresponde al Acta de cierre etapa lectiva de la ficha. La razón por la cual no se implementó el citado tipo documental en las vigencias

2020 y 2021 obedeció al desconocimiento tanto al contenido de la subserie como de

dificultades administrativas para su producción y posterior ingreso a la subserie documental en el CGTS. De lo anterior, el Archivo General de la Nación (2018) determinó que

Los documentos que integran los expedientes (físicos, electrónicos o híbridos) de las Historias Académicas, se les debe llevar a cabo el proceso de organización documental de acuerdo con los principios archivísticos de Procedencia y Orden Original de los diferentes tipos de documentos, que son requeridos para la legalización de una matrícula académica y durante la permanencia de un estudiante al adelantar estudios de Educación Superior. (p. 11).

Con esta premisa se ha demostrado la importancia de no descuidar la adopción para la gestión en los expedientes académicos de los principios archivísticos, que para el caso del tipo documental que no se tuvo en cuenta en algunas de las anteriores vigencias para las Historias Académicas Formación Titulada en el Centro de Gestión Tecnológica de Servicios, es el de orden original.

Para el sistema de ordenación documental aplicado al interior de las Historias Académicas Formación Titulada su pudo inferir en el diagnóstico que su apertura se realiza por cada ficha y a partir de aquí, se ingresa toda la información general del curso o ficha, luego la información aportada por cada uno de los aprendices en estricto orden alfabético (por apellidos y nombres) y después se ingresa los demás tipos documentales de acuerdo con la secuencia de los trámites que vayan surtiendo en la ejecución del curso. Por su parte, al observar la ordenación de la totalidad de los más de 70 expedientes académicos correspondientes a la conocida subserie documental en el CGTS, se evidenció que aún no se ha implementado un sistema adecuado que permita su recuperación y consulta, porque en su mayoría, aún se encuentran en gestión y dispersos en las áreas de trabajo del centro de formación. Pese a lo anterior, el sistema sugerido para la ordenación es el numérico, teniendo como referencia el número de la ficha asignado a cada Historia

Académica Formación Titulada. En tal sentido el SENA (2022), señaló que al momento de realizar el inventario documental, éste se hará en el formato GD-F-004: … en el cual se registran los números de las fichas que el Centro ha abierto, cuando la ficha haya cerrado en el aplicativo SOFIA Plus se cuenta el tiempo de retención en el archivo de gestión y se procede a realizar la transferencia documental primaria al archivo central (p. 9).

Otro elemento que se apreció en el diagnóstico fue el de conocer si la información del expediente académico está condensada con otra unidad documental, el resultado obtenido es que evidentemente hay relación con la subserie documental «Actas de Comité de Evaluación y Seguimiento» que hace parte de la serie «ACTAS» para la última versión de las Tablas de Retención Documental.

Por lo anterior y según expresaron algunos de los responsables de la gestión de las Historias Académicas Formación Titulada, «esta situación ha dificultado la consulta de la información para algunos aprendices en el centro de formación, en cuanto a su situación académica o disciplinaria porque se fragmenta en otra unidad documental» (D. Caicedo y N. A. Caro, comunicación personal, 15 de junio de 2022)., referido a la citada subserie documental – Actas de Comité de Evaluación y Seguimiento.

De acuerdo con lo antes expresado, Quindemil et al. (2021) aseguran que «es fundamental la implementación de un Sistema de Gestión Documental para viabilizar los procesos y lograr mejoras en función del acceso e integridad de los documentos e informaciones que se generen durante las actividades administrativas, académicas, sociales, entre otras…» (p. 109). Por lo tanto, es fundamental unificar algunas acciones para evitar la dificultad antes anotada mediante la adopción y fortalecimiento de un Sistema de Gestión Documental por parte del centro de formación.

Con relación a los motivos de consulta de las Historias Académicas Formación Titulada, se indagó mediante el guion de observación que para acceder a esta información, los usuarios se clasifican en internos, es decir de los funcionarios y contratistas que hacen parte del proceso de la Gestión de la Formación Profesional Integral (instructores, coordinadores, administrativos) y externos, quienes a través de solicitudes (aprendices, retirados o egresados) desean acceder a ella. En este orden, según Heredia (1991) para la consulta directa en un archivo administrativo «se hace entregando a la dependencia el documento o expediente solicitado, en calidad de préstamo, para su devolución y reintegro posterior» (p. 495).

Adicionalmente, también Heredia (1991) estima que «los solicitantes han de formalizar su pedido mediante papeletas en las que indiquen datos personales, fecha y signatura del documento o legajo solicitado que podrán conocer… a través de los instrumentos de descripción existentes en el archivo» (p. 496). Por consiguiente, ya se mencionó que, para efectos de consulta, se realiza a través de un formato adoptado por el

SIGA.

En relación con la descripción de los documentos teniendo en cuenta los instrumentos descriptivos adoptados por el SENA, como se anotó en el aparte «Aspectos administrativos y aspectos de la función archivística», se ha implementado la hoja de control a cada uno de los expedientes académicos para la ya conocida subserie, con su consecuente observación; lo mismo acontece para el formato único de inventario documental.

Con respecto al proceso de transferencias documentales (primarias), se sostuvo la no ejecución de este proceso, por las novedades que se sustentaron en los «Aspectos administrativo y aspectos de la función archivística». Aun así, se recalcó que al momento

de cierre de la ficha, el cual corresponde a un expediente de Historia Académica Formación Titulada, se hace a partir de la fecha de finalización del curso, registrada en el sistema Sofia Plus, siempre y cuando todos los aprendices del grupo o ficha, hayan cumplido con los requisitos exigidos para el proceso de certificación, por lo que a partir de este momento, se cuenta el tiempo de retención establecido en la Tabla de Retención Documental para su posterior transferencia primaria.

Para cerrar este aparte del diagnóstico, se encontraron novedades como la duplicidad de documentos y reprocesos cuando las diferentes actuaciones académicas y administrativas de la Gestión de la Formación Profesional para estos expedientes dificultan el ingreso de los documentos subyacentes a las Historias Académicas. Por consiguiente, Jiménez González (2003) especifica que entre las causas por las que se presentan situaciones como la antes descrita se debe, de alguna manera, al desconocimiento por parte de los responsables de la gestión de los documentos de archivo de las técnicas archivísticas y de los principios archivísticos como el de orden original, también por «ausencia de manuales de procedimientos, desconocimiento del trámite para la disposición física de los documentos…, interrupción de los trámites,… incorrectas maneras de ubicar los documentos» (p. 8), entre otras causales.

En el diagnóstico realizado para conocer las condiciones de los edificios y locales destinados al archivo de las Historias Académicas del CGTS, se pudo observar que estos expedientes aún no cuentan con un espacio adecuado para su almacenamiento, puesto que el depósito en el que se ubican, tiene un área de 30 m2, dotado de un espacio de trabajo con escritorios, sillas y equipos de cómputo, además del mueble de archivo rodante, De este último mueble, se puede decir que se encuentra ocupado por cajas de archivo que contiene expedientes de la anterior serie documental denominada «Acciones de Formación

Profesional» con sus correspondientes subseries, tal como se muestra en las siguientes imágenes (figuras 1, 2 y 3).

Figura 1.

Depósito de Archivo

Nota. Depósito destinado al almacenamiento, conservación y custodia de las Historias Académicas del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle.

Figura 2.

Espacio de trabajo

Nota. Se observa que las Historias Académicas (desde julio de 2022) se encuentran dispersas en los espacios de trabajo y aún no se han ubicado en las unidades de almacenamiento.

Figura 3.

Muebles de archivo rodante

Nota. En estos muebles se encuentra almacenados en cajas X-200, los expedientes correspondientes a la antigua serie documental Acciones de Formación Profesional.

La situación anteriormente descrita, guarda relación con lo mencionado por Quindemil et al. (2021) en cuanto a que «hay carencia de infraestructura técnica para facilitar el acceso, almacenamiento y procesamiento de la información… Cada dependencia debe contar con un Sistema institucional que estará compuesto por: Los Archivos de Gestión o Activo; y, las autoridades y el talento humano calificado» (p. 110), por lo que es necesario tomar acciones para subsanar esta situación.

Con respecto a los riesgos tanto naturales como antrópicos que puedan amenazar la conservación de los acervos documentales académicos, se pudo evidenciar los siguientes: bajo riesgo por inundación o humedad subterránea, lo mismo acontece con la distancia o aislamiento de zonas industriales o contaminantes debido a que la ubicación del centro de formación está lo bastante alejada de este tipo de zonas. Bajo estas condiciones, Chacón y González (2005) han señalado que, … por la necesidad de conservar la documentación, que puede estar en distinto soporte, es preciso que los archivos, - con sus depósitos, oficinas administrativas, zonas de trabajo con los documentos, salas de consulta, de exposiciones, de capacitación -, se encuentren alejados de las zonas muy contaminadas como son los centros urbanos o industriales.

… No obstante las consideraciones anteriores, el edificio de archivo debe estar ubicados en un lugar de fácil acceso, por cuanto el archivo histórico o administrativo es, ante todo, un centro cultural, el centro de la memoria y de la administración. (p. 14).

En relación con las dimensiones del depósito para la manipulación, transporte y seguridad de los documentos, se constató que no hay suficiente espacio para el almacenamiento de los expedientes de la subserie Historias Académicas Formación

Titulada, de por sí dificultando la manipulación, transporte y control en cuanto a su seguridad. De esto último, se tuvo evidencia por la carencia de un sistema de acceso con lectores biométricos y de un circuito de cámaras al interior del recinto, por lo que cualquier persona puede ingresar sin que el funcionario responsable se percate de ello. Por consiguiente, Chacón y González (2005) advierten acerca de algunas medidas de prevención y control para aumentar la seguridad, las cuales los autores de esta investigación resaltarán en los lineamientos para las buenas prácticas.

Retomando el aspecto del mobiliario de archivo utilizado para el almacenamiento de estas unidades documentales y como ya se anotó, no son suficientes para albergarlas, aunque se observó que cumplen con las especificaciones establecidas en los Acuerdos 049 de 2000 «Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”», dictamina en su artículo 3º los aspectos relacionados con el almacenamiento de la documentación a partir de las características técnicas de los soportes documentales y 008 de 2014 «por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística…».

Figura 4.

Mueble archivo

Nota. Este mueble de archivo rodante tiene una longitud de 9,5 metros, compuesto por cuerpos de cuatro (4) estantes y cada estante cuenta con cinco (5) bandejas o baldas. Cumple con las especificaciones dadas en la normativa archivística colombiana.

Por otro lado, se observó que las unidades de conservación que se han usado para las Historias Académicas Formación Titulada son las carpetas con solapas laterales, en cartulina libre de pulpas lignificadas o recicladas y PH neutro (Archivo General de la Nación, 2009), color blanco, las cuales contienen impreso un rótulo (ver figura 5) para la identificación de las historias académicas. De manera adicional, una parte de estos expedientes, se ubican provisionalmente en cajas de archivo reutilizadas, de referencia X- 200, hasta tanto se cuente con un espacio adecuado para su almacenamiento. En este aspecto, el Archivo General de la Nación (2009) cita lo siguiente

El uso de estas unidades busca garantizar la preservación y conservación de los documentos y disminuir el riesgo de deterioro o pérdida al que puedan estar expuestos, los cuales están dados principalmente por la manipulación, el depósito y la exposición de las condiciones ambientales… El almacenamiento de los documentos en cajas debe ir complementado con el uso de carpetas de cuatro aletas que permite almacenar sin tener que perforar los documentos y carpetas plegadas por la mitad, cuyas dimensiones se ajustan al tamaño de los documentos y que requieren de una armada especial con el uso de adhesivos. (p. 9). Figura 5.

Sistema de identificación en las carpetas con solapas laterales

Nota. Este sistema de identificación para las Historias Académicas, viene impreso en las carpetas con solapas laterales (carpeta cuatro aletas)

No obstante, el SENA (2020) ha establecido como objetivo dentro de su Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento «establecer las unidades de almacenamiento para el material documental, de acuerdo con los formatos a conservar, de tal forma que garanticen la resistencia, durabilidad y protección» (p. 19). Esto sirve como punto de referencia ante el panorama mencionado con respecto a las unidades de conservación y almacenamiento usadas para las Historias Académicas Formación Titulada del CGTS. Otro aspecto observado y que aplica para los tipos documentales electrónicos generados por los diferentes sistemas de información, aplicaciones tecnológicas o software relacionados con la gestión de las Historias Académicas Formación Titulada, es que ninguno de ellos está reconocido en las actuales Tablas de Retención Documental, debido en parte a que «desde la planeación, creación y administración de documentos electrónicos, … es deficiente la aplicación de estrategias de preservación sobre estos documentos generados» (SENA, 2020, P. 17).

Adicional a lo anterior, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – MinTIC (2017) acota que para considerar un documento electrónico de archivo, es aquel que «permanece en estos medios electrónicos, ópticos o similares durante su ciclo vital es producida por una persona o entidad a razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos» (p. 11), aunado a ello, debe reunir unas características específicas que lo remiten a considerar como tal, ellas son: autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad (MinTIC, 2017), precisamente es lo que carece la información generada por las diferentes aplicaciones tecnológicas o sistemas de información subyacentes de las Historias Académicas del CGTS y del SENA en general. Continuando con lo expuesto, no fue posible conocer para el CGTS, los medios de almacenamiento en los que se resguarda la información electrónica relacionada con las

Historias Académicas Formación Titulada, empero, uno de los funcionarios que lideró el proceso de Gestión TIC del centro de formación hasta el mes de septiembre de 2022, precisó «los servidores para el almacenamiento de la información se ubican en la ciudad de Bogotá» (E. Díaz, comunicación personal, 27 de octubre de 2022). Referente a las condiciones ambientales del espacio destinado a la conservación y custodia de los mencionados expedientes académicos, se conoció que, hasta la fecha de implementación del guion de observación, no se había realizado monitoreo alguno con el fin de determinar factores ambientales que inciden en la conservación de los documentos en soporte papel como temperatura, humedad relativa, iluminación, caudal de aire, entre otros. Por consiguiente, Thomas (1987) resalta la imperativa necesidad de identificar, controlar y/o tratar los principales problemas que amenazan a la conservación de los documentos en cualquier soporte, a decir, los malos tratos, incendios, agua, temperaturas elevadas o bajas y sus fluctuaciones, humedad relativa escasa o elevada y sus fluctuaciones, contaminación del aire, plagas y luz.

Para el mantenimiento fue posible identificar de manera general, las labores relacionadas con la limpieza del depósito donde se localizan los expedientes, que son ejecutadas por la empresa de servicios generales suscrita por el SENA Regional Valle, mediante la cual se lleva un control de la frecuencia y las actividades de limpieza, además de los productos de limpieza y desinfección que emplean. En el aspecto de limpieza, el Archivo General de la Nación (2021) ha establecido una serie de lineamientos tendientes a implementar procedimientos y acciones destinadas a las áreas de custodia documental, en línea con el Sistema Integrado de Conservación y su componente Plan de Conservación Documental.

En contraste para el señalado control, no se observó de manera específica en el registro de las actividades de limpieza, las características de los productos y herramientas empleados para estas labores. Por ende, se comprobó la acumulación de material particulado asentado en las unidades de almacenamiento, lo que influye en el deterioro de la documentación, así como lo asegura Thomas (1987) «el polvo puede causar descoloramiento y rayaduras y es con frecuencia ácido debido al dióxido de azufre absorbido…» (p. 16), y más cuando las Historias Académicas Formación Titulada en su disposición final se determina su conservación permanente.

Por último, se diagnosticó para el aspecto de seguridad y emergencias ciertos hallazgos y oportunidades concernientes a situaciones de riesgo que afecta al material documental por la manifestación de fenómenos naturales o causados por acción humana, como es el caso del fuego o incendios. Ante este tipo de manifestaciones, se observó en la parte externa del depósito ya indicado, la presencia de extintores de polvo químico seco (PQS) tipo manual y a base de CO2, que según el Acuerdo 002 de 2021 del Archivo General de la Nación «Por el cual se imparten directrices frente a la prevención del deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo y se deroga el Acuerdo No. 050 del 05 de mayo de 2022» es propicio para las dimensiones del depósito. De manera adicional, se pudo verificar la instalación de alarma detectora de humo en el área administrativa donde se encuentra el depósito de archivo, como mecanismo de prevención ante una posible conflagración, además es mínimo el riesgo de incendio por corto circuito, puesto que las instalaciones y cableado eléctrico cumple con las disposiciones como lo es el Reglamento Técnico Colombiano de instalaciones eléctricas RETIE del cual el centro está certificado. Con esta observación el mismo Acuerdo 002 de

2021 determina en el artículo numeral 2.1.5 del artículo 6º prevención lo atinente a la

integración de estas acciones en el Programa de Inspección y Mantenimiento de Instalaciones Físicas del Sistema Integrado de Conservación. Un punto débil que se halló en este aspecto se relaciona, conforme a la reciente normativa en materia de prevención de riesgos para la información documental, a la inexistencia un «Panorama de Riesgos para Documentos» el cual está reglamentado en el artículo 6º del Acuerdo 002 de 2021, y que según el SENA (2020) advierte que los inmuebles que ocupan cada uno de los 117 Centro de Formación en la planeación y diseño de sus respectivos «panoramas de riesgos para los funcionarios de la Entidad en el Plan de Prevención y Atención de Desastres,… no está enfocado a la prevención de desastres en espacios de Archivo y soportes documentales» (p. 22), afirmación que no es ajena al

CGTS.

Continuando con el aspecto de seguridad y emergencias, fue visible el desconocimiento de los riesgos propios para la información electrónica que abarca la gestión de las Historias Académicas Formación Titulada y todas las demás unidades documentales, llámense series, subseries y tipos documentales de la entidad, y que el mismo SENA (2020) ya tiene identificados. Estos riesgos son los siguientes: o Obsolescencia del formato del documento original o Control de la preservación de los documentos por carencia de metadatos con enfoque a preservación.

o Obsolescencia y degradación del soporte físico.

o Obsolescencia del hardware.

o Desastres naturales.

o Ataques deliberados a la información.

o Fallas organizacionales (pp. 20-23).

Para concluir, todos estos aspectos y situaciones identificados en este análisis de resultados y junto con las experiencias de buenas prácticas que se mencionan en el siguiente apartado, constituyen los elementos para la definición de los lineamientos de buenas prácticas para la gestión documental de las Historias Académicas del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca, siendo un insumo fundamental para el diseño de la propuesta que se cita en el capítulo V del presente trabajo de investigación disciplinar e interdisciplinar.

4.2. Análisis comparativo de buenas prácticas en la gestión documental de las Historias

Académicas Con base en la información obtenida en la aplicación del instrumento Matriz de Análisis Comparativo, se establecieron unas categorías y sus respectivos elementos para realizar la comparación de las buenas prácticas en la gestión documental de las Historias Académicas de dos instituciones de educación superior, Universidad Libre Seccional Cali y Universidad del Valle. Las categorías4 que se definieron en la matriz de análisis comparativo fueron:

• Identificación: En esta categoría se pretendió reconocer el contexto institucional de las

dos universidades y sus respectivos grupos de trabajo.

• Planeación: Correspondió a la comparación de los procesos de la gestión documental

de «planeación» y «producción», además, se identificaron los colaboradores o responsables de la Gestión Documental de las dos universidades, junto con las actividades y sus respectivos tiempos.

4 Para efectos de comprender aún más el análisis comparativo de cada una de las categorías definidas para este instrumento, se recomienda ver el anexo xx.

• Ejecución: Los procesos que abarcó esta categoría para el análisis comparativo se

relacionaron con «gestión y trámite», «organización» y «transferencias». No obstante, aquí se determinaron las actividades centradas en la excelente gestión y/o administración de las historias académicas y otros documentos de los archivos académicos.

• Evaluación: Para esta última categoría, referida a los procesos de «disposición»,

«preservación» y «valoración» se establecieron las actividades de control para conocer si lo planeado o ejecutado se cumplió a cabalidad.

Identificación Para esta categoría se indagó acerca de la adopción de políticas institucionales enfocadas a la gestión documental y el resultado obtenido es que, tanto la Universidad Libre Seccional Cali como la Universidad del Valle, cuentan con sus respectivas políticas enmarcadas en el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos y, el Sistema de Gestión de Calidad para la primera institución y en la normativa archivística para la segunda. En tal sentido, Díaz y Mena (2022), afirman que el definir e implementar una política de gestión de documentos, permite que la documentación se encuentre bien gestionada, disponible, faculte la transparencia y sirva de evidencia de las actividades realizadas por las instituciones, a su vez, se administre de manera óptima, los riesgos inherentes a la información.

Otro elemento escrutado fue el de conocer si se dispone de un Programa de Gestión de Documentos para las buenas prácticas del proceso de Gestión Documental, encontrándose que la Universidad Libre Seccional Cali, está en proceso de consolidar toda

la información a partir de un Diagnóstico Integral de Archivos realizado en el año 2010 y de diversos proyectos que en la materia se han adelantado en el alma máter para la consecuente formulación, implementación y/o evaluación de este instrumento archivístico. No obstante, las experiencias exitosas en la intervención y gestión de las Historias Académicas en la Seccional Cali, ha servido de fundamento para impulsar el desarrollo del Programa de Gestión Documental.

En relación con la Universidad del Valle, al ser una institución vinculada con la Gobernación del Valle, se pudo comprobar que ya cuenta con su Programa de Gestión Documental, cuya implementación se realiza dentro del sistema integrado de gestión, con el Manual de Procedimientos en Gestión Documental (L. S. Sánchez, comunicación personal, 14 de junio de 2022). A diferencia de la Universidad Libre Seccional Cali, este instrumento no fue resultado de un Diagnóstico Integral de Archivo, sino fruto del cumplimiento de las normas que rigen para la gestión documental y administración de archivos en el país. De este elemento analizado para ambas instituciones, es fundamental destacar que, a través de un programa de gestión de documentos en el ámbito de las universidades, abarca lo relacionado con La organización del fondo documental, desde su creación o recepción hasta su conservación definitiva o eliminación, aplicando sistemas integrados que faciliten la eficacia en la recuperación de la información y la eficiencia en la producción, utilización y disposición para la conservación o eliminación de los documentos. (Borfo Bach, 2003, p. 62).

Con respecto a la ubicación del normograma en los contextos institucional y de la gestión documental, no se obtuvo respuesta por parte de las dos Universidades, pese a ello, los autores accedieron a las páginas web de las dos instituciones y se encontró que ambas

disponen de un listado normativo del contexto interno, pero no externo y tampoco relativo a la gestión documental. Ante tal observación, según señala Flores Varela (2003) que al no contar, divulgar y sensibilizar el marco regulatorio tanto externo como interno referente a la gestión documental, puede causar desorientación y descuido trayendo como consecuencia, el desarrollo de los procesos documentales que realizan los gestores y/o colaboradores, mediante la intuición o percepción muy subjetiva, apelando al «sentido común», pero que según Voltarie «el sentido común no es nada común» lo que afectaría en parte, las buenas prácticas de la gestión documental, no solo para los documentos académicos o misionales, sino para los administrativos y facilitativos.

En el caso de tener conformado un Comité Interno de Archivos o algún otro que cumpla las funciones que éste efectúa, se constató que en la actualidad la Universidad Libre Seccional Cali cuenta con un Comité Interno de Archivo, que fue producto de la decisión tomada por la actual Coordinadora de Gestión Documental de la Universidad a nivel nacional, puesto que antes había uno solo para todas las seccionales. En relación con la Universidad del Valle, tiene conformado mediante un cuerpo colegiado, este comité5 que cumple las funciones de asesorar en gestión documental; evaluar, aprobar o rechazar decisiones relacionadas con la función archivística; revisar, evaluar, aprobar los instrumentos archivísticos.

Para otro de los elementos del análisis comparativo consultados en ambas universidades y que corresponde a la constitución o formación de sus respectivos equipos humanos que apoyen la gestión documental, la Universidad Libre Secciones Cali dispuso para el éxito de la gestión documental de las Historias Académicas y de otras unidades

5 El Comité Interno de Archivo de la Universidad del Valle fue creado a través del Acuerdo 008 de 2013. (L. S. Sánchez, comunicación personal, 14 de junio de 2022).

documentales, de una serie de proyectos en conjunto con otras entidades como lo es el SENA mediante convenios interadministrativos, experiencias que dieron como resultado la normalización y unificación en una sola Área Administrativa, de todas las Historias Académicas, las cuales se encontraban dispersas, fraccionadas y sin instrumentos de descripción o control documental en diferentes dependencias del alma máter (C. Mosquera, comunicación personal, 16 de junio de 2022). Estos proyectos comenzaron a formularse y ejecutarse a partir del año 2009, producto del Diagnóstico Integral de Archivos. Situación diferente aconteció con la Universidad del Valle, quiénes a través de mecanismos de vinculación y/o capacitación del talento humano, se ha dispuesto desde el Área de Registro Académico perteneciente a la División de Admisiones y Registro Académico de la Institución6, de dos (2) funcionarios y seis (6) contratistas cuyas tareas son las de apoyar la gestión de las historias académicas, desde su apertura hasta su disposición final, tanto en el soporte análogo, como en el electrónico, éste último por medio de la plataforma Sistema de Registro Académico – SIRA (L. S. Sánchez, comunicación personal, 14 de junio de 2022). En consecuencia, es necesario señalar desde el punto de vista de la capacitación del talento humano, lo siguiente La capacitación se refiere a la preparación devenida por medio de acciones planificadas y dirigidas al mejoramiento del desempeño de una determinada función que puede o no coincidir con las actividades propias a desarrollar en su puesto de trabajo.

6 El Área de Registro Académico que hace parte de la División de Admisiones y Registro

Académica, es la unidad administrativa responsable de la gestión de las Historias Académicas en toda la Universidad. (L. S. Sánchez, comunicación personal, 14 de junio de 2022).

Indudablemente, la capacitación institucional se considera desde la perspectiva de las demandas que el mundo del trabajo plantea a los profesionales en materia de conocimientos, conductas y valores vinculados a sus funciones laborales, para lo cual debe prepararse a los gestores y técnicos de archivos (Barrial Martínez, 2017, p. 229).

Con referencia a los expedientes académicos, la Universidad del Valle los tiene identificados, conformados y estructurados como Historias Académicas en las Tablas de Retención Documental - TRD desde su primera versión del año 2011, asunto documental que también se adoptó para las actualizaciones que se realizaron en el año 2015 y el más reciente en el 2017. Precisamente, para esta última versión de las TRD, este expediente es una subserie documental denominada «Historia Académica de Estudiantes» que hace parte de la serie documental «HISTORIAS» y que a continuación, se enlistan los tipos documentales que la conforman:

• Ficha Académica

• Solicitud de movilización

• Reporte de calificaciones

• Homologación y/o equivalencias

• Paz y salvos

• Adiciones, cancelaciones extemporáneos [sic]

• PQRS (Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias)

• Reporte y modificaciones de calificaciones

• Bajos rendimientos y estímulos académicos

• Comunicaciones (Universidad del Valle, 2017)

Se pudo verificar que, en la Universidad Libre Seccional Cali, presenta una situación similar al de la Universidad del Valle, en el sentido de que las Historias Académicas se encuentran formalizadas en las Tablas de Retención Documental (C. Mosquera, comunicación personal, 16 de junio de 2022), pero no fue posible acceder al instrumento para comprobar su contenido o estructura, aunque se cuenta desde el año 2014, con el Reglamento de Gestión Documental de la Universidad, en la que en su artículo 14 establece al respecto, Artículo 14. Tablas de Retención Documental. Las Tablas de Retención Documental deberán ser analizadas, estructuradas y evaluadas periódicamente por el Comité Nacional de Archivo. A este órgano de trabajo, le corresponde la revisión y actualización de las Tablas de Retención Documental, por lo menos cada dos años y obligatoriamente cuando se registren cambios estructurales y/o funciones que la afecten.

Por lo tanto, se infirió que las Historias Académicas pueden estar establecidas como serie o subserie en las Tablas de Retención Documental, producto del ejercicio de abordaje y reconocimiento de este expediente como tal, a raíz de diferentes proyectos que adelantó en su momento, la Coordinadora de Gestión Documental de la Seccional Cali con el respaldo de la Presidencia Seccional, la Secretaría Seccional y el Comité de Archivo Seccional. En este orden, el Archivo General de la Nación (2018) recomienda que «los Secretarios Generales o los cargos de igual o superior jerarquía (de acuerdo con la estructura organizacional y funciones definidas en cada Institución) que tengan bajo su responsabilidad de la gestión documental de la entidad» (p. 7), son quienes definen los lineamientos para la gestión de estos expedientes a lo largo de todo su ciclo de vida, lo que se ve reflejado en ambas Instituciones de Educación Superior.

Otro elemento fundamental que se tuvo en cuenta para este análisis con respecto a la identificación, fue lo relacionado con los depósitos donde se conservan los expedientes académicos, en donde la Universidad Libre Seccional Cali, ha dispuesto de una infraestructura física que, según el Acuerdo 02 de 2014 expedido por la misma institución, se ha denominado el archivo satélite7 para el almacenamiento y custodia de las Historias Académicas, en la nueva y moderna sede Campus Valle del Lili, al sur de la ciudad de Santiago de Cali, dentro del corredor Universitario de la ciudad. Este depósito cumple con las condiciones tanto técnicas como ambientales para la conservación de estos expedientes. Procediendo en lo referente a los depósitos de archivo, se analizó para la Universidad del Valle que esta Institución cuenta con un depósito distribuido en 3 bloques. En el primer bloque, se ubican las Historias Académicas desde el año 1953 el año 2003, cuyos expedientes dan fe del paso de cada estudiante por el Alma Máter, así hayan visto por lo menos una asignatura, además reposan en cada uno de ellos las fichas de matrícula o académicas, los documentos de los estudiantes y las calificaciones o notas, ver figura 6. En un segundo bloque, están almacenadas las Historias Académicas del 2004 al 2016 y por cada expediente se encuentran los documentos de los estudiantes y las actas de grado. En la actualidad, se están revisando algunos documentos por cada expediente para ingresarle la respectiva ficha académica. Ver figura 7. (D. Montenegro, comunicación personal, 25 de octubre de 2022).

7 Se define como archivo satélite al «Archivo creado por la necesidad de algunas dependencias dado el volumen y la media tez de recuperar la información para desarrollar las labores diarias encomendadas, el archivo satélite cumple la función del archivo total esto significa que el [sic] estará compuesto por el archivo de gestión, Archivo Central e Histórico, debe contar con un funcionario que se encargara y responsabilizara [sic] de su administración y de realizar las transferencia primaria y secundaria». (Universidad del Cauca, 2015, p. 3).

Figura 6.

Primer bloque de Historias Académicas periodo 1953 al 2003

Nota. Se observa en este bloque que los expedientes están conservados cajas de archivo de referencia X-100.

Figura 7.

Segundo bloque de Historias Académicas, periodo 2004 al 2016

Nota. En este segundo bloque, los expedientes también se conservan en la caja de archivo de referencia X-100, además se observa que un auxiliar está realizando la labor de revisar cada expediente para ingresarle su respectiva ficha académica, aunque no usa completos sus elementos de protección personal.

En el último y tercer bloque del depósito de archivo, se ubican las Historias Académicas de egresados de las primeras cohortes, poco después de creada la Universidad del Valle en el año 1943 del programa de Enfermería, hasta el año 2000 para el resto de programas académicos que ha ofrecido la Institución. Los expedientes están empastados, es decir, en forma de libro. Ver figura 8. (D. Montenegro, comunicación personal, 25 de octubre de 2022).

Figura 8.

Tercer bloque de Historias Académicas desde las primeras cohortes

Nota. Para este tercer bloque, los expedientes se encuentran empastados o en forma de libro.

Ante este elemento, Chacón y González (2005) enfatizan que los depósitos de archivo para documentos en diferentes soportes, se adecuarán a ciertas condiciones generales, como por ejemplo, el aislamiento por medio de pasillos y su comunicación con espacios de lectura o trabajo archivístico; tener salidas de emergencia y evacuación según el plan de prevención y atención de emergencias adoptado por las entidades; que se encuentren bien señalizados; en lo posible, no estar en emplazados en sótanos; disponer con sistemas de alarmas contra incendios y estrictos controles de acceso, limitados solo al personal autorizado; finalmente, tener bajo control factores ambientales como humedad relativa y temperatura según el soporte material de los documentos, a su vez, dotarlos de mecanismos para el control de estos, bien sean naturales o mecánicos. Para finalizar con los elementos de la identificación, se analizó si las dos Instituciones de Educación Superior han adoptado un programa o software para la gestión documental de los expedientes académicos, encontrándose el siguiente escenario para la Universidad Libre Seccional Cali en la que actualmente se encuentra en proceso de adquirir un software de gestión documental que se acople con los requerimientos del Sistema de Gestión Documental Electrónica de Archivos – SGDEA, para el universo de los documentos de archivo electrónicos, digitalizados e híbridos. Cabe señalar que la adquisición del software se realizará para todas las secciones de la Universidad. La Universidad del Valle, como ya se explicó, dispone de una plataforma informática para la gestión de las Historias Académicas, llamada Sistema de Información para el Registro Académico – SIRA, la cual reúne las condiciones de repositorio digital y por lo tanto de preservación digital de las Historias Académicas de los estudiantes de la Universidad, aunque no se cuenta con el dato desde cuándo se comenzó a implementar este sistema de información. Para este elemento, el Archivo General de la Nación (2018) da

cuenta que para el uso de tecnologías para la gestión documental en las Instituciones de Educación Superior, se debe prever que el sistema o tecnología a adquirir cumpla con un conjunto de requerimientos funcionales y no funcionales, especificaciones técnicas junto con políticas y procedimientos comprensibles e institucionales que permitan en el marco de una arquitectura TI y del SGDEA al menos lo siguiente:

• Integridad archivística de los fondos, a partir de agrupaciones documentales

(Series, Subseries y expedientes), manteniendo el vínculo archivístico de los documentos.

• Armonizar la gestión documental en ambiente físico y electrónico.

• Atender los principios archivísticos: Procedencia, orden origina, integridad

de los fondos y descripción colectiva.

• Contemplar la administración de los instrumentos archivísticos como

Cuadros de Clasificación Documental (CCD), Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración.

• Realizar la transferencia documental una vez cumplidos los tiempos de

retención, en aplicación de las TRD o TVD.

• Gestionar y controlar la eliminación de documentos electrónicos de archivo,

acorde con las TRD.

• Utilizar estándares de interoperabilidad para el intercambio de información

entre diferentes sistemas de información internos o externos.

• Asegurara los documentos en todo su ciclo vital.

• Garantizar la aplicación de los procesos archivísticos.

• Cumplir con los requisitos de seguridad de los documentos e información.

• Asegurar la preservación de los documentos electrónicos producidos o

recibidos, en particular aquellos que hagan parte del patrimonio documental del país.

• Garantizarla [sic] la integridad, la autenticidad, fiabilidad y la disponibilidad

de los documentos electrónicos. (p. 21) En resumen, las dos universidades tendrán la tarea de revisar junto con sus correspondientes áreas u oficinas de TI o de Sistemas, que las características antes mencionadas, se estén cumpliendo para sus requerimientos, como el caso de la Universidad del Valle que ya dispone de un sistema de información, o que haga parte de los requisitos mínimos que contempla la Universidad Libre Seccional Cali para el proceso de adquirir la Tecnología o el sistema, todo ello bajo un Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos.

Planeación – Procesos de Planeación y Producción Prosiguiendo con esta categoría de análisis, los autores compararon para las dos universidades que la planeación y ejecución de los diferentes proyectos en gestión documental de las historias académicas se han constituido grupos de trabajo, según las necesidades y el contexto de cada una de estas instituciones. Comenzando con la Universidad Libre Seccional Cali, fue evidente en este análisis la definición de un grupo o equipo de trabajo para el desarrollo de los diferentes proyectos de gestión documental, conformado en sus primeras etapas por aprendices del Tecnólogo en Gestión Documental del SENA, bajo la tutela de la Coordinadora Seccional de Gestión Documental, quiénes a

través de un proyecto de intervención de los expedientes académicos, efectuaron las siguientes acciones:

• Conformación de las Historias Académicas en su etapa inactiva (porque el

estudiante se retiró y no regresó a la Universidad, o se graduó) para el proceso de transferencias con base en las TRD, con el fin de garantizar su custodia en condiciones adecuadas.

• Para las Historias Académicas activas, por diversas situaciones de la Universidad, la

Coordinación Seccional de Gestión Documental tomó la administración en el año

2017 de estos expedientes correspondientes a programas de postgrado y para las de

pregrado en el año 2018.

En la actualidad, la administración de las Historias Académicas tanto de pregrado como de postgrado de la Universidad Libre Seccional Cali, recae en un colaborador de nivel técnico en gestión documental, según lo señalado en el artículo 8 «Administración» del Acuerdo 02 de 2014 «Por el cual se crea el Sistema de Archivos y se expide el Reglamento General de Gestión Documental de la Universidad Libre». En comparación, la Universidad del Valle ha dispuesto de un equipo de trabajo compuesto de doce (12) personas, encabezado por el jefe del Área de Registro Académico, el coordinador de Registro Académico, cuatro (4) monitores que ayudan en el proceso operativo para la gestión de las Historias Académicas, un (1) técnico, un (1) auxiliar en registro académico y el resto lo integran cuatro (4) digitadores vinculados en la modalidad de orden de servicios, con niveles que van desde técnicos a profesionales de distintas disciplinas. Todo este equipo aporta en la conformación, gestión y conservación de las Historias Académicas. Es así que ambas Instituciones dan cumplimiento con lo preceptuado

en el parágrafo 1 del artículo 14 de la Ley 594 de 2000, el Acuerdo 008 de 2014 referido a la idoneidad de las personas naturales o jurídicas para la prestación de servicios archivísticos, entre otras disposiciones.

Entre otros de los elementos analizados, se comparó el de la Identificación de los instrumentos archivísticos para las Historias Académicas. Con lo que aquí respecta, la Universidad Libre Seccional Cali ha venido implementando las Tablas de Retención Documental como herramienta formalizada y fundamental que provee orientación acerca de la producción y gestión de esta unidad documental, cuya última versión es del año 2021. Así mismo, en el Programa de Gestión Documental hay un ítem relativo a las Historias Académicas para el proceso de «organización», aunque está pendiente su total implementación.

Ahora bien, la Universidad del Valle cuenta con diversos instrumentos que facilitan la gestión de las Historias Académicas, entre ellos, el Cuadro de Clasificación Documental, las Tablas de Retención Documental – TRD, el Programa de Gestión Documental – PGD para casi la totalidad de los procesos; de igual manera, se implementa el inventario documental mediante el FUID y el flujo documental para la gestión de estos expedientes, en concordancia con el Sistema de Gestión de la Calidad. En lo relativo a la descripción documental, aparte del mencionado FUID, se viene implementando las hojas de control de documentos, sólo para los expedientes físicos y está en proceso, el índice electrónico para los expedientes híbridos, digitalizados o electrónicos.

En consonancia con el análisis anterior, es totalmente necesario en Colombia elaborar, adoptar, implementar, evaluar y ajustar los instrumentos archivísticos que, de acuerdo al Archivo General de la Nación (2013), los define como «herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e

implementación de la archivística y la gestión documental», siendo esenciales el conocerlos, difundirlos y aplicarlos para las buenas prácticas en gestión documental.

4.3. Diseño de los lineamientos para mejorar la gestión documental de las Historias

Académicas del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca Para el diseño de los lineamientos, se tuvo en cuenta los resultados del diagnóstico de la gestión documental de las Historias Académicas del CGTS realizado a través del guion de observación, así mismo, se logró recaudar información de los procesos que se llevan a cabo en dos universidades, la Universidad Libre Seccional Cali y la Universidad del Valle, las cuales aportaron valor al CGTS del SENA Regional Valle para la gestión adecuada de esta unidad documental. Por medio de esta se pretende contribuir al mencionado centro de formación las mejores prácticas que se evidenciaron y que coadyuvan a realizar un proceso más eficiente.

Por su parte, Sicted (2012) refiere de las buenas prácticas como un conjunto de recomendaciones que pretenden instituir un camino a largo plazo, para que de manera posterior sea implementadas una serie de actividades, que se convertirán como una obligatoriedad. En relación con lo anterior, los lineamientos para las buenas prácticas, se diseñaron de acuerdo con la siguiente estructura:

Alcance Los lineamientos para mejorar la gestión documental de las Historias Académicas del CGTS, aplica a todos los responsables (funcionarios o contratistas) de la gestión de la subserie documental en el mencionado centro.

Objetivo Definir los lineamientos que garanticen una adecuada gestión documental de las Historias Académicas Formación Titulada en el CGTS para la eficiente administración, conservación y custodia de estos expedientes teniendo en cuenta el contexto institucional y el normativo.

Lineamientos – Administrativos El SENA al impartir programas de formación propios de las Instituciones de Educación Superior, como son los de nivel tecnólogo y al estar adscrita al Ministerio del Trabajo, es fundamental implementar estos lineamientos en concordancia con lo que estipula el Archivo General de la Nación de Colombia como ente rector y en las disposiciones internas del mismo SENA. Es así que, el Centro de Gestión Tecnológica de Servicios – CGTS Regional Valle, cuenta en la actualidad con toda la estructura legal y administrativa constituida a través de los siguientes elementos:

• Política de Gestión Documental

• Modelo Integrado de Gestión y Planeación - MIPG

• Estructura orgánico – funcional.

• Instrumentos archivísticos o de la gestión documental.

• Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

• Instrumentos de gestión de la información.

• Sistemas integrados de gestión.

Por otra parte, se deberán fortalecer los programas de capacitaciones y entrenamiento del Plan Institucional de Capacitación – PIC SENA con talleres teórico

prácticos dirigidos a los responsables de la gestión de los expedientes académicos, con el propósito de generar la unificación técnica para la intervención de las Historias Académicas y la administración de otros asuntos documentales académicos, en concordancia con lo señalado en la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos y en cumplimiento del objetivo del Programa de sensibilización y toma de conciencia «sensibilizar y empoderar al personal de la entidad en la responsabilidad, gestión, manejo y conservación de los documentos de archivo en cumplimiento del ciclo vital de los mismos que tiene a su cargo» que conforma el Plan de Conservación Documental del Sistema Integrado de Conservación

– SIC del SENA.

Lineamientos – Tecnológicos En estos lineamientos que hacen parte de uno de los componentes importantes en el proceso de la gestión de las Historias Académicas Formación Titulada que es el tecnológico, es de vital importancia articular acciones entre el equipo de trabajo administrativo que aporta en la conformación de estas unidades documentales y el equipo que Lidera la Gestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación – TIC del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios – CGTS, además, se propenderá la utilización de medios tecnológicos para la conformación de estos expedientes, garantizando que los programas en que estos se almacenan, estén provistos de mecanismos de seguridad que imposibiliten la suplantación, alteración, e incorporación, o modificación de información no autorizada.

En este mismo orden, se identificó la necesidad de adquirir o diseñar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA el cual permita crear o recibir información física y/o digital y que, a partir de esta, surta todos los procesos dentro de la

entidad desde la matrícula hasta la certificación del título o legalización de retiro. Este sistema velará por la custodia y preservación de la información, minimizando riesgos que con el sistema actual de conservación de la información física se puedan presentar, de igual forma, se deberá garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad y fiabilidad con mecanismos como firmas electrónicas, digitales, esquemas de metadatos, junto con técnicas y estrategias de preservación digital, tal como lo señala MinTIC (2018). Con relación al proceso de preservación documental el cual se retomará en otro de los lineamientos, es de suma importancia, mantener todos los controles pertinentes a la custodia y acceso de estos expedientes, desde su apertura hasta el cierre administrativo por parte del equipo de trabajo responsable en la gestión de las Historias Académicas Formación Titulada.

Otro aspecto que deberá tenerse en cuenta es el de realizar controles preventivos y periódicos como copias de seguridad, migración, back-up, a la información contenida en los sistemas de información con miras a preservarla en el tiempo y que supere los riesgos de obsolescencia tecnológica. Así mismo, para la adopción del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos – SGDEA, es importante continuar designando los permisos y niveles de acceso y consulta de usuarios que garanticen la permanente trazabilidad de las operaciones efectuadas por cada usuario.

Lineamientos – Técnicos Al respecto y dentro del proceso de organización documental, estos se deberán conformar de acuerdo a los tipos documentales establecidos en la TRD para las Historias Académicas Formación Titulada, dentro de los más esenciales, se señalan los siguientes:

• Compromiso del aprendiz

• Fotocopia documento de identidad

• Fotocopia de grado bachiller o certificado de 9º grado

• Llamados de atención.

• Plan de mejoramiento académico

• Juicios de evaluación etapa lectiva

• Acto académico sancionatorio

• Plan de mejoramiento disciplinario

• Solicitud de novedades

• Derecho de petición

• Respuesta derecho de petición

• Paz y salvo académico administrativo (GFPI-F-094)

Se deberá continuar realizando el proceso de ingreso y ordenación de los documentos por cada expediente en orden alfabético para los documentos aportados por cada aprendiz, según lo señalado por el SENA (2022). Luego, se ingresarán de acuerdo a los trámites que surgen de la ejecución de cada grupo o curso. Esta conformación del expediente por ficha, se realizará a medida en que se surte algún proceso dentro de ésta, porque se evidenció que se ingresan documentos de procesos o actuaciones administrativas gestionados tiempo atrás, poco antes del cierre administrativo del expediente, dificultando el orden original y la foliación de los expedientes.

Como se señaló en el análisis de resultados del diagnóstico, actualmente no se está realizando para la gran mayoría de los expedientes el diligenciamiento de la Hoja de Control en el formato establecido GD-F-003, instrumento que permite identificar en los expedientes académicos cada tipo documental y su fecha. Para este registro, será necesario

mencionar el nombre del aprendiz al cual pertenece el documento producido de acuerdo a la actuación académica, con el fin de facilitar la identificación y recuperación de la información por cada Historia Académica Formación Titulada.

Continuando con otro de los instrumentos de descripción documental que se tienen establecidos en la entidad, está el de la identificación de las Historias Académicas y que en el argot archivístico colombiano se conoce como el rótulo de carpetas, el cual viene impreso en las carpetas con solapas laterales, identificado con el código GD-F-017 (rotulo de carpeta), por lo que el SENA (2020) «recomienda diligenciarlo desde la apertura del expediente, con micropunta de color negro, para los datos principales como sede, unidad administrativa, oficina productora, serie, subserie e identificación del expediente» (P.27). Otro lineamiento técnico que surgió de las observaciones encontradas en el diagnóstico, guarda relación con la conformación de los expedientes académicos, en el que se aclara que estos deben contener para su conservación adecuada, máximo 200 folios y en caso de superar esta cantidad, será necesario realizar la apertura de otra carpeta que dé continuidad con la gestión de la respectiva Historia Académica. Lo anterior, porque se considera como una serie documental compuesta, de tal manera que al momento de realizar la foliación se efectuará de manera consecutiva «independientemente de las unidades de conservación que contenga la información» (SENA, 2020, p. 24). Por otra parte, para el cierre administrativo de las Historias Académicas Formación Titulada del CGTS Regional Valle, se da a partir de la certificación del último aprendiz del curso o en su defecto, de la resolución o acto administrativo de cancelación de matrícula de aquellos aprendices que no cumplieron con el desarrollo de la etapa productiva (2 años contados a partir del inicio de esta etapa). De lo anterior, a partir de este momento se deberá contar el tiempo de retención en el archivo de gestión según las Tablas de Retención

Documental – TRD que corresponden a dos (2) años. Después de cumplido este tiempo, las Historias Académicas se deberán transferir, de acuerdo con el plan de transferencias de la Regional, al archivo central, donde se completará su tiempo de retención, es decir, ocho (8) años.

Para el sistema de ordenación documental definido por el CGTS Regional Valle para la mencionada subserie documental, es numérico de acuerdo al código de ficha que arroja el sistema Sofía Plus para cada curso y de acuerdo con el diagnóstico, este sistema no se está aplicando para la ordenación de los expedientes, ya que se evidenció que se encuentran dispersos en los espacios de trabajo en el depósito de archivo sin ningún orden. Como buena práctica se procurará que el depósito se destine solamente a todas las subseries que corresponden a las Historias Académicas por su volumen y que las otras unidades documentales administrativas se trasladen a otros depósitos, espacios que en la actualidad dispone la sede actual donde se ubica el Centro de Formación, por lo que facilitará que las Historias Académicas se ubiquen de acuerdo con el citado sistema de ordenación. En relación con el formato único de inventario documental – FUID, identificado con el código GD-F-004, el cual se descarga a través de la plataforma SIGA (compromiso.sena.edu.co) proceso de Gestión Documental, se recomendará su diligenciamiento a cargo de un equipo de trabajo que brinde apoyo a los responsables de la gestión de esta unidad documental, desde el momento en que se da apertura al expediente hasta su cierre administrativo, con el propósito de proceder con el proceso de Transferencia Documental.

Lineamientos – Conservación y preservación Para las buenas prácticas relativas a la conservación y preservación documental, se ha recurrido al Sistema Integrado de Conservación – SIC del SENA y sus dos componentes: Plan de Conservación Documental para los documentos en soporte análogo o físico, y el Plan de Preservación Digital para los documentos de archivo electrónicos, componentes que son genéricos puesto que cada centro de formación deberá acogerlos y adaptarlos a sus propios contextos.

Iniciando con los lineamientos referidos al almacenamiento y realmacenamiento de las Historias Académicas en el mueble de archivo rodante ubicado en el depósito destinado para estos expedientes en el CGTS Regional Valle, el AGN (2018) sugiere que «las cajas de archivo o carpetas se ubicarán de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo (en forma de Z), en cada uno de los estantes del mobiliario de archivo» (p. 14). Por lo que se deberá integrar esta acción al Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento que formule el centro de formación como parte del Plan de Conservación Documental. Ver figura 9.

Figura 9.

Ordenación de las Historias Académicas por estante en forma de Z

Nota. Tomada de SENA (2022, p. 35)

De manera adicional, se enfatizará en la adecuación de los espacios destinados al archivo de las Historias Académicas como se mencionó en los lineamientos técnicos y se mantendrán las condiciones del actual mobiliario ya que cumplen con los parámetros y especificaciones requeridas en la normativa archivística. Para el uso de unidades de conservación cajas x200 que contendrán las Historias Académicas, será necesario disponer de los estantes para su ubicación por lo que se reiterará en la buena práctica mencionada en los lineamientos técnicos. Lo anterior, para evitar el deterioro al que estarían expuestos los expedientes por las condiciones ambientales y de manipulación. De esta manera, se estará

cumpliendo con el objetivo del Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento que hace parte el Plan de Conservación Documental del SENA.

Para contrarrestar el aspecto débil concerniente con los riesgos a los que están expuestos los expedientes de Historias Académicas Formación Titulada ante un evento de carácter natural o antrópico, es de suma importancia que el CGTS Regional Valle, conforme un equipo de trabajo integrado por los funcionarios y contratistas responsables de la gestión de estos expedientes, de Seguridad y Salud en el Trabajo, del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol – SIGA y el equipo de brigadistas para la elaboración del Panorama de Riesgos para Documentos, en concordancia con el Acuerdo 002 de 2021 del Archivo General de la Nación que será funcional para todo el archivo del centro de formación.

Para garantizar la preservación digital de los documentos o información creada, capturada y gestionada en los diferentes sistemas de información y repositorios relacionados con los expedientes académicos, el centro de formación deberá iniciar con la adopción del Plan de Preservación Digital del SENA (2020), iniciando con el reconocimiento de la política de preservación digital en el CGTS, luego realizará un diagnóstico que permitirá identificar con precisión esta información o documentos electrónicos, seguido de un análisis de riesgos y la evaluación de la capacidad que dispone el centro de formación para preservar digitalmente estos documentos. Prosiguiendo con estas acciones, se evaluarán las estrategias y se seleccionarán las prioridades, junto con la caracterización de los documentos electrónicos a preservar, lo que conllevará a identificar y evaluar otras estrategias tendientes a la preservación, seguido por la formulación del plan de acción y su implementación. Estas fases o etapas deberán desarrollarse de manera coordinada, con los responsables de los procesos de Gestión

Documental y Gestión de Tecnologías de la Información del SENA, con el aval del Grupo de Administración de Documentos y Oficina de Sistemas de la Dirección General.

Lineamientos – Acceso y consulta Como se explicó en el diagnóstico, las Historias Académicas del SENA presentan un nivel de restricción para su acceso y consulta reservado. No obstante, se evidenció en el CGTS Regional Valle, que esta restricción para su acceso y consulta no está controlada en su totalidad, bien sea por desconocimiento de la «Guía tabla control de acceso». Por tal situación, se deberá realizar una sensibilización a los funcionarios y contratistas que gestionan o custodian estos expedientes para que les den un adecuado manejo para su acceso puesto que, al ser reservados, podrán constituir un daño a intereses públicos, tal como lo señala la Ley 1712 de 2014, lo cual podría reducir el riesgo de sustracción de la información para fines que no sean los indicados.

Conclusiones Entre las conclusiones señalan que existen buenas prácticas para la gestión documental de las Historias Académicas del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca. Estas buenas prácticas que se realizan al interior de la entidad se diseñaron pensando en la optimización de los espacios y la minimización de costos e insumos que se requieren en este proceso.

Al realizar el diagnóstico de la gestión documental de las Historias Académicas del Centro de Gestión Tecnológica del SENA Valle del Cauca, se evidenció que en su mayor parte, existen buenas prácticas con respecto a la organización, se tienen muy claros los procesos en cuanto a la consolidación física de la documentación , pero son perceptibles algunos problemas estructurales con respecto a la custodia y almacenamiento, pues los espacios destinados a los expedientes, cumplieron su capacidad y por este motivo no hay un control o registro adecuado, generando así, la exposición a riesgos biológicos y de seguridad en los documentos. Así mismo, el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos o su Plan de Preservación Digital están rezagados, aunque se tienen algunos criterios para la preservación de estos en soporte digital, no son suficientes y esta información no está disponible.

Al Comparar las buenas prácticas en la gestión documental de las historias académicas, las universidades apropiaron para la custodia de esta información la guía que el archivo general dispuso para las Instituciones de Educación Superior. Estas universidades tanto la Libre Seccional Cali y la Universidad del Valle, conforman sus expedientes por alumno, permitiendo así tener la información más consolidada y actual de acuerdo a sus contextos. Otro de los aspectos más importantes hallados en esta comparación es que las dos universidades cuentan con un sistema de administración digital de estos expedientes

académicos, desde su creación o captura hasta cuando se generan los certificados de grado, evitando así documentación física y por tanto duplicidad. Estos sistemas están muy bien consolidados y estructurados puesto que se dan permisos para ciertas labores específicas y de esta manera se garantizan las propiedades de la información documental. En relación con los lineamientos diseñados para mejorar la gestión documental de las Historias Académicas del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca, permitirán al centro de formación reconocer cada uno de los procesos que se deben generar al interior para que se administre de la mejor manera esta información. Estos lineamientos abarcan lo administrativo, lo tecnológico, lo técnico, la seguridad de la información, el acceso y la consultan, los cuáles permitirán que todas las personas que realizan funciones archivísticas respecto de estos expedientes, puedan conocer y apropiar todo el proceso ya que fue evidente la falta de claridad al respecto.

Recomendaciones Al Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca se propone la utilización de medios tecnológicos para la conformación de estos expedientes, garantizando que los programas en que estos se gestionan y almacenan estén provistos de mecanismos de seguridad que imposibiliten la suplantación, alteración, incorporación o modificación de información no autorizada Dentro de la creación y adopción del Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivos – SGDA no solo para el centro de formación sino para toda la entidad, se recomienda designar permisos y niveles de acceso y consulta de usuarios que garanticen la permanente trazabilidad de las operaciones efectuadas por cada usuario, como parte de la conjunción de las Políticas de Gestión de Documentos y Administración de Archivos, y la de Seguridad de la Información.

Se enfatiza en la adecuación de los espacios destinados al archivo de las Historias Académicas en el Centro de Gestión Tecnológica de Servicios – CGTS, para evitar el deterioro al que están expuestos los documentos por las condiciones ambientales y su pérdida por sustracción indebida.

Con respecto a la preservación digital de la información contenida en los diferentes sistemas de información y repositorios de los expedientes académicos, se debe iniciar por un diagnóstico que permita la identificación de esos documentos electrónicos, el análisis de riesgos, y la evaluación de la capacidad para preservar digitalmente estos documentos por parte del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios.

Por último, se sugiere al programa académico correspondiente a la Maestría en Gestión de la Información Documental de la Universidad de La Salle, que continúe incentivando el espíritu investigativo dentro de sus líneas, en relación con las problemáticas

que se presentan respecto a temas de la información documental que sirven tanto para las entidades como para los estudiantes a reconocer y afianzar los conocimientos, tener otras perspectivas y enfoques, y a propender por una educación continuada.

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ANEXOS

Anexo 1. Informe de Convalidación Información básica del proyecto.

Título:

Buenas prácticas para la Gestión Documental de las Historias Académicas del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca

OBJETIVOS

General:

Analizar la gestión documental de las Historias Académicas del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca. Específicos:

• Diagnosticar la gestión documental de las Historias Académicas del Centro de Gestión

Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca.

• Comparar buenas prácticas en la gestión documental de las Historias Académicas.

• Diseñar lineamientos para mejorar la gestión documental de las Historias Académicas

del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca.

METODOLOGÍA:

Enfoque:

Cualitativo.

Tipo de investigación:

Descriptiva Comparativa Método:

Estudio de caso.

Técnica(s):

Observación.

Análisis de contenido.

Instrumento(s):

Guion de observación

Instrumento(s) Presentación del instrumento 1. (Guion de observación). Para dar respuesta al tema en investigación o propuesta de grado, se utilizará un Guion de Observación para consolidar información recogida en el proceso de observación de la gestión documental de las Historias Académicas por parte de la unidad administrativa seleccionada para la presente investigación.

Preguntas:

À Ver archivo «Esquema Guion Observacion_V1.xls»

Instrumento(s) Presentación del instrumento 2. (Matriz de análisis).

Para dar respuesta al tema en investigación o propuesta de grado, se utilizará una Matriz de análisis, para consolidar información recogida en el proceso de análisis de contenido que involucra las siguientes categorías con sus correspondientes subcategorías:

• Ver archivo «Esquema Matriz Analisis_V1.xls»

Datos personales del experto 1 Nombres y apellidos:

YAMELY ALMARZA FRANCO

Formación académica:

Postdoctora en Ciencias humanas, Postdoctora en currículo, análisis del discurso y formación de investigadores, Dra. en patrimonio cultural, Magister en Ciencias de la comunicación, Licenciada en Bibliotecología y Archivología Experiencia profesional:

20 años de experiencia laboral, docente e investigación

Concepto sobre el instrumento (1): Se debe dejar claro los instrumentos pues se habla de guion de entrevista, guion de observación y matriz de análisis, además que no se relaciona daca objetivo específico con cada instrumento.

En cuanto al guion de observación pareciera que estuviesen evaluando la conservación documental y no la gestión documental porque no se muestra nada de los procesos secuenciales ni instrumentos archivísticos. Debe ajustarse para poder aplicar pues este instrumento no aporta a la gestión documental propiamente que es lo que pretende el trabajo.

Concepto sobre el instrumento (2):

Con respecto a la matriz de análisis, habría que preguntarse si en efecto dentro de cada una de las experiencias consideradas conseguirán respuesta a todos los criterios o categorías consideradas para realizar el análisis. Creo que no se ha logrado entender que de las experiencias lo que se busca es conocer como esas instituciones han llevado a cabo la gestión documental de sus historias académicas.

Datos personales del experto 2 Nombres y apellidos:

CATALINA MOSQUERA

Formación académica: Técnico en archivo, licenciada en historia, especialista en organización documental, especialista en control interno, maestría en informática educativa. Experiencia profesional: jefe de gestión documental, docente técnico profesional

Concepto sobre el instrumento (1): tiene algunas observaciones, resaltada con letra roja, el resto está acorde a lo que está en mi competencia.

Concepto sobre el instrumento (2):

En mi competencia considero está bien.

Anexo 2. Guion de Observación

Objetivo 1: Diagnosticar la gestión documental de las Historias Académicas del Centro de Gestión Tecnológica de Servicios del SENA Regional Valle del Cauca.

DIAGNÓSTICO INTEGRAL ARCHIVÍSTICOS

Instrumentos Archivísticos Historias Académicas

Datos Generales

Fecha de aplicación del instrumento:

Departamento:

Ciudad/Municipio:

Nombre de la entidad:

Dirección:

Carácter de la entidad

Funcionario o colaborador responsable del Archivo:

Cargo:

Nivel de Escolaridad:

No. personas responsables de la gestión administrativa / documental de las historias académicas:

Nombre y cargo de la persona que apoya respondiendo este guion de observacion:

INSTRUMENTOS DE LA GESTIÓN

DOCUMENTAL Y GESTIÓN

ADMINISTRATIVA

RESPUESTAS / OBSERVACIONES

Sistema de Gestión de Calidad

Inventario Documental

Tabla de Retención Documental Aprobada-TRD

Tabla de Control de Accesos

PLANES Y PROGRAMAS

RESPUESTAS / OBSERVACIONES

Plan Institucional de Archivos-PINAR

Programa de Gestión Documental-PGD

Sistema Integrado de Conservación-SIC

Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicación - PETIC

INTERVENCIÓN ARCHIVÍSTICA

RESPUESTAS / OBSERVACIONES

Clasificación: Tiempo desde la convocatoria del programa hasta la matrícula (apertura del expediente)

Instrumentos de Recuperación (Bases de Datos, Inventarios, Índices, Otros)

Transferencias Primarias o Secundarias (Series Documentales, Volúmenes)

Otras acciones o herramientas para la intervención archivística de las historias académicas

INSTALACIONES DE ARCHIVO

RESPUESTAS / OBSERVACIONES

Áreas de Archivo

Área Archivo Central

OBSERVACIONES: (Imágenes, Condiciones Físicas, Construcción, Iluminación, Seguridad Física, Seguridad Industrial, Ventilación, Horario de Funcionamiento, Mantenimiento, Otros)

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTO

ELECTRÓNICO

RESPUESTAS / OBSERVACIONES

Sistemas operativos de la entidad y versiones.

Aplicaciones tecnológicas para la gestión académica o de las Historias Académicas y características (sistemas de información, bases de datos, repositorios, etc.)

Ubicación del sistema de información (centralizado o distribuido).

El sistema de información está bajo una plataforma cliente servidor o web.

Firmas digitales (certificada) para la gestión de las historias académicas

Bases de datos para las Historias Académicas y características.

Implementación Instrumento - TRD

CARACTERIZACIÓN SERIES/SUBSERIES/TIPOLOGÍAS

Ítem Respuestas / Observaciones

Nombre de la Unidad Documental

Original/Copia:

Función que genera la unidad documental - Historias Académicas

Soporte (físico, electrónico o híbrido)

Normativa que regula la producción, trámite y conservación de la unidad documental - Historias Académicas.

Tipologías documentales conforman la unidad documental(Listar todos los tipos documentales, adicione cuantas celdas requiera) Nombre Aplica No aplica

Sistema de odenación aplicados a los expedientes académicos

Información condensada en otra unidad documental (serie, subserie)

Motivos de consulta por parte de esta unidad documental

Volumen anual en metros lineales de esta unidad documental

Volumen anual digital de esta unidad documental

Descripción de los documentos de acuerdo con los instrumentos descriptivos de la entidad

Identificación de procesos de transferencia, eliminación y selección documental

Novedades que se presentan con la producción o tramite de la unidad (situaciones identificadas como malas practicas, duplicidad, redundancia en el contenido, reprocesos, etc.)

Aspectos administrativos Aspectos Administrativos Historias Académicas

INSTANCIAS ASESORAS

RESPUESTAS /

OBSERVACIONES

Conformación del Comité Interno de Archivo. (Decreto 1080 de

2015)

Conformación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño (Decreto 1499 de 2017)

Decisiones tomadas en el Comité interno sobre el componente de Gestión Documental con énfasis en las Historias Académicas. (Decreto 1499 de 2017)

ASPECTOS ORGANIZACIONALES

RESPUESTAS /

OBSERVACIONES

Organigrama adoptado por la entidad. (Acuerdo 004 de 2019)

Manual de funciones de la entidad

Manual de funciones y procedimientos en archivo. (Acuerdo

038 de 2002)

Ubicación del Normograma (de acuerdo al contexto legal)

Dependencia encargada en la administración o gestión documental de la entidad.

Política en Gestión Documental de la entidad. (Decreto 1080 de

2015)

Archivo central de la entidad. (Acuerdo 05 de 2013)

Archivo histórico de la entidad. (Acuerdo 05 de 2013)

ASPECTOS DE FINANCIACIÓN

RESPUESTAS /

OBSERVACIONES

Cuantía del presupuesto designado a las funciones de archivo durante la vigencia

Asignación de gastos de funcionamiento del archivo con sus respectivas inversiones.

Designación de presupuesto al área de archivo durante la vigencia para cumplir con el PINAR o el PGD

ASPECTOS DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN

RESPUESTAS /

OBSERVACIONES

Capacitaciones en programas o áreas relacionadas con los archivos o gestión documental. (Ley 594 de 2000)

Realización del inventario para entrega de documentos por parte de los servidores públicos, colaboradores y contratistas. (Acuerdo 038 de 2002)

Capacitaciones de los servidores públicos, colaboradores o contratistas para la atención de emergencias. (Acuerdo 050 de

2000)

Aspectos de la función archivística Aspectos de la Función Archivística Historias Académicas

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

RESPUESTAS /

OBSERVACIONES

Cuadro de Clasificación Documental. (Acuerdo 05 de 2013)

Las Tablas de Retención Documental publicadas en la página web de la Entidad. (Acuerdo 04 de 2019)

Actualización de las Tablas de Retención Documental.

Publicación del Programa de Gestión Documental en la página web de la Entidad. (Decreto 1080 de 2015)

Nivel de implementación del programa de gestión documental en la entidad o área de gestión de las Historias Académicas. (Decreto 1080 de 2015)

Seguimientos al Programa de Gestión Documental en el área de gestión de las Historias Académicas. (Decreto 1080 de 2015)

Plan Institucional de Archivos. (Decreto 1080 de 2015)

Implementación de los inventarios documentales en los archivos de gestión (historias académicas) (Decreto 1080 de 2015)

Diseño del Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos institucional. (Decreto 1080 de 2015)

Banco terminológico de tipos, series y subseries documentales. (Decreto 1080 de 2015)

Desarrollo en la entidad de los mapas de procesos y flujos documentales. (Decreto 1080 de 2015)

Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos. (Decreto 1080 de 2015)

Implementación del Sistema Integrado de Conservación. (Acuerdo 06 de 2014)

Plan de Conservación de Archivos (Acuerdo 06 de 2014)

Plan de Preservación Digital a largo plazo. (Acuerdo 06 de

2014)

ORDENACIÓN, DESCRIPCIÓN Y CONSULTA

RESPUESTAS /

OBSERVACIONES

Sistema de descripción documental aplicado a los expedientes. (Acuerdo 02 de 2014)

Identificación en las carpetas de las series y subseries documentales conforme a las TRD (historias académicas) (Acuerdo 42 de 2002)

Aplicación de la Hoja de Control de documentos en los expedientes académicos. (Acuerdo 05 de 2013)

Programa de descripción documental y sus respectivos instrumentos. (Acuerdo 05 de 2013)

Aplicación de la foliación de los expedientes en los archivos de gestión. (Acuerdo 02 de 2014)

Implementación del Formato Único de Inventario Documental. (Acuerdo 038 de 2002)

Actividades de actualización del inventario de los expedientes en los archivos de gestión (historias académicas). (Acuerdo 02 de 2014)

Extracción de documentos y otros materiales (dibujos, croquis, mapas, planos, fotografías, ilustraciones, prensa, entre otros) para la implementación del testigo documental en las historias académicas. (Acuerdo 11 de 1996)

Procedimiento de préstamo de documentos para trámites internos. (Acuerdo 042 de 2002)

Registro del préstamo de documentos en cada unidad administrativa para la devolución. (Acuerdo 042 de 2002)

Gestión del expediente académico: Procedimiento o actividades para la conformación de las Historias Académicas en la institución, en su etapa activa (apertura hasta el cierre). (Acuerdo 02 de 2014)

Se da apertura al expediente académico por estudiante o por grupo. (Acuerdo 02 de 2014)

Acciones tenidas en cuenta para el cierre administrativo del expediente académico. (Acuerdo 02 de 2014)

Acciones para la depuración de expedientes académicos cerrados. (Acuerdo 02 de 2014)

Realización de las transferencias primarias de las historias académicas. (Acuerdo 02 de 2014)

Realización de procesos de digitalización de los expedientes (consulta o preservación). (Acuerdo 02 de 2014)

Acciones realizadas para que el expediente académico sea electrónico. (Acuerdo 02 de 2014)

Para el expediente académico si es en su totalidad electrónico y está ubicado en diferentes sistemas de información o aplicativos, señale la forma de establecer el vínculo archivístico para la gestión archivística. (Acuerdo 02 de 2014)

Las historias académicas o expedientes académicos, se encuentran incluidos en el índice de información clasificada y reservada. (Ley 1712 de 2014)

Reporte de pérdida parcial o totalmente uno más expedientes en la Entidad. (Acuerdo 07 de 2015)

COMUNICACIONES OFICIALES

RESPUESTAS /

OBSERVACIONES

Adopción por parte de la entidad de una política respecto las firmas responsables sean mecánicas o digitales. (Acuerdo 060 de 2001)

Aspectos de Conservación y Preservación Aspectos de Conservación y Preservación a largo plazo (conservación está enfocado a lo físico, preservación a lo digital)

CONDICIONES DE EDIFICIOS Y LOCALES

DESTINADOS A ARCHIVOS

RESPUESTAS /

OBSERVACIONES

Indique el número total de depósitos de archivo. (Acuerdo 049 de 2000)

El depósito de archivo donde se ubican los expedientes académicos está bajo riesgo de inundación o humedad subterránea. (Acuerdo 049 de 2000)

Distancia o aislamiento de los depósitos de archivo de zonas industriales contaminantes o de posibles peligros por atentados u objetivos bélicos. (Acuerdo 049 de 2000)

Espacio de los depósitos para albergar la documentación acumulada y su natural incremento. (Acuerdo 049 de 2000)

Sistema de construcción de los pisos, muros, techos y puertas están constituidos por materiales resistentes. (Acuerdo 049 de

2000)

Uso de pinturas con propiedades ignífugas, en las oficinas o áreas de archivo. (Acuerdo 049 de 2000)

Diseño y dimensiones del depósito para la manipulación, transporte y seguridad de los documentos. (Acuerdo 049 de

2000)

Aislamiento de las áreas de custodia de archivos. (Acuerdo 049 de 2000)

Ubicación (interna o externa) de las zonas técnicas o de trabajo archivístico, consulta, limpieza, entre otras actividades. (Acuerdo 049 de 2000)

Diseño de la estantería para almacenar las unidades de conservación usadas por la Entidad. (Acuerdo 049 de 2000)

Características constitutivas de la estantería para almacenar archivos. (Acuerdo 049 de 2000)

Presencia de oxidación en los elementos de la estantería. (Acuerdo 049 de 2000)

Características de las bandejas o parales de la estantería. (Acuerdo 049 de 2000)

Observaciones: imágenes

UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y

ALMACENAMIENTO

RESPUESTAS /

OBSERVACIONES

Especificaciones técnicas de unidades de conservación (carpetas, legajos, cajas, entre otras). (Acuerdo 049 de 2000)

Características del recubrimiento interno de las unidades de conservación. (Acuerdo 049 de 2000)

Especificaciones en los diseños y tamaños de las unidades de conservación según el tipo de documentación.

Se identifica y localiza con base en la TRD el sistema o aplicativo que genera los tipos documentales electrónicos del expediente académico.

Cuantificación de los documentos electrónicos que conforman el expediente académico (número o cantidad)

Identificación de los medios de almacenamiento, ubicación y accesibilidad de los documentos electrónicos que conforman la historia académica (inventario dispositivos o medios de almacenamiento)

Los documentos digitalizados de los expedientes académicos están inventariados

CONDICIONES AMBIENTALES

RESPUESTAS /

OBSERVACIONES

Mediciones de condiciones ambientales en los depósitos de archivo. (Acuerdo 049 de 2000)

Ubicación y funcionamiento de materiales o equipos de modificación de condiciones ambientales (humedad relativa y temperatura) en los depósitos de archivo. (Acuerdo 049 de

2000)

Flujo del aire o ventilación para el intercambio de aire en los depósitos de archivos. (Acuerdo 049 de 2000)

Condiciones y características de las luminarias fluorescentes en los depósitos de archivo (baja intensidad). (Acuerdo 049 de

2000)

Ventanas en el depósito de archivo. (Acuerdo 049 de 2000)

Imágenes.

MANTENIMIENTO

RESPUESTAS /

OBSERVACIONES

Descripción de las actividades, frecuencia y elementos para las labores de limpieza de las instalaciones y mobiliario donde se ubican los expedientes académicos. (Acuerdo 049 de 2000)

Descripción de las actividades, frecuencia y elementos de limpieza de las unidades de conservación de los expedientes académicos. (Acuerdo 049 de 2000)

SEGURIDAD Y EMERGENCIAS

RESPUESTAS /

OBSERVACIONES

Condiciones y características de los extintores en el área de archivo. (Acuerdo 008 de 2014)

Instalación de sistemas de alarma contra intrusiones. (Acuerdo

008 de 2014)

Ubicación de detectores de humo en los depósitos de archivo. (Acuerdo 008 de 2014)

Implementación de sistemas de alarma para la detección de inundaciones. (Acuerdo 008 de 2014)

Señalización para la identificación de los equipos de atención de desastres y rutas de evacuación. (Acuerdo 008 de 2014)

Plan de prevención de desastres y situaciones de riesgo. (Acuerdo 008 de 2014)

Descripción del Panorama de riesgo en la Entidad. (Acuerdo

008 de 2014)

Descripción de los riesgos de exposición de los documentos digitalizados y electrónicos de archivo que conforman el expediente académico.

Anexo 3. Matriz de Análisis Comparativo

Objetivo 2:

Comparar buenas prácticas en la gestión documental de las Historias Académicas.

MATRIZ DE ANÁLISIS COMPARATIVO BUENAS PRÁCTICAS EN GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS HISTORIAS

ACADÉMICAS

UNIVERSIDAD LIBRE

SECCIONAL CALI

UNIVERSIDAD

DEL VALLE

No.

PROCESOS

GESTIÒN

DOCUMENTAL

CATEGORÍA

ELEMENTOS DE LA CATEGORÍA

1

NO APLICA

Identificación: Se pretende reconocer el contexto institucional de la entidad igual que su grupo de trabajo.

1. Identificación de políticas institucionales

enfocadas a la gestión documental de la institución.

2. Identificación de un programa de gestión

de documentos.

3. Ubicación del Normograma de acuerdo al

contexto institucional y de la gestión documental.

4. Manual de funciones y procedimientos en

archivo.

5. Diagnóstico actual del archivo.

6. Conformación del Comité Interno de

Archivo.

7. Talento humano responsable de la

adecuada la gestión documental en la institución.

8.

Dependencia encargada de la administración o gestión documental de la entidad.

9.

Identificación de los expedientes académicos de la institución, en cuanto a su estructura, contenido y composición.

10. Revisión de los depósitos donde se

conservan los expedientes académicos.

11. Adopción de un programa o software

para la gestión documental de los expedientes académicos en la institución educativa.

12. Otros elementos de contexto.

PLANEACIÓN - PRODUCCIÓN

Planeación: Se determinan los colaboradores o responsables de la Gestión Documental de las Instituciones de Educación Superior, junto con las actividades y tiempos.

1. Definición de un grupo de trabajo para las

actividades propias de la gestión documental de los expedientes académicos (cantidad de personas y nivel de escolaridad que conforman el grupo de trabajo). V

2. Establecimiento de las etapas de

ejecución.

3. Identificación de los instrumentos

archivísticos en los cuales estén incluidos los expedientes académicos. L

4. Definición del Plan de Conservación

Documental y Plan de Preservación Digital a largo plazo para los expedientes académicos. L

5. Aplicación de la política de seguridad de

la información y control de accesos para los expedientes académicos. L

6. Implementación del procedimiento que

defina el flujo documental para el control de la producción de los expedientes académicos. V y L

3

GESTIÓN

Y

TRÁMITE

-

ORGANIZ

Ejecución:

Actividades que se centran en la excelente gestión documental de las historias

1. Actividades para el préstamo de las

unidades para trámites internos y actualización del inventario de los expedientes en los archivos de gestión.

académicas y otros documentos de archivo académicos.

2. Establecimiento de los mecanismos de

acceso y consulta de las historias académicas.

3. Identificación de la trazabilidad de los

trámites para la conformación de los expedientes académicos.

4. Adopción de los manuales guías o

instructivos para la conformación de los expedientes académicos.

5. Identificación y asignación de cada tipo

documental en el expediente académico, de acuerdo con el CCD Y TRD, según su vínculo con el trámite que los originó.

6. Ubicación de cada uno de los tipos

documentales que componen el expediente académico, respetando su orden original y realizando la foliación respectiva.

7. Definición del sistema de ordenación para

los expedientes académicos que garantice su disposición y control.

8. Descripción del programa de descripción

e instrumentos de descripción adoptados para la Institución para los expedientes académicos.

9. Implementación y validación de los

procesos de transferencias primarias y secundarias, eliminación y selección documental con base en las TRD.

4

DISPOSICIÓ

N -

PRESERVAC

IÓN -

VALORACIÓ

Evaluación: Hace referencia a las actividades de control que permiten establecer si lo planeado o ejecutado se

1. Implementación de la disposición final

establecida en las TRD O TVD con base al procedimiento definido en la institución educativa para las historias académicas.

cumplió a cabalidad.

2. Realización de procesos de digitalización

de los expedientes con base en los criterios técnicos o plan de trabajo.

3. Implementación del procedimiento de

eliminación de documentos con base en las

TRD.

4. Aplicación y evaluación del Plan de

Conservación Documental.

5. Revisión de la aplicación de las políticas

de seguridad de la información, acceso a la información y protección de datos personales en los expedientes académicos.

6. Convalidación del proceso de valoración

documental establecidas en los instrumentos de gestión documental y en las categorías definidas en esta matriz.