Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Maestría en Gestión de la Información Documental Departamento de Estudios de Información

2023

Propuesta de gestión documental para la Alcaldía Municipal de Propuesta de gestión documental para la Alcaldía Municipal de Sabaneta Sabaneta Gustavo Forero Montero Universidad de La Salle, Bogotá, gforero53@unisalle.edu.co Angélica María Díaz Martínez Universidad de La Salle, Bogotá, andiaz88@unisalle.edu.co María del Pilar Casallas Rojas Universidad de La Salle, Bogotá, macasallas38@unisalle.edu.co Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/ maest_gestion_informacion_documental Part of the Archival Science Commons Citación recomendada Citación recomendada Forero Montero, G., Díaz Martínez, A. M., & Casallas Rojas, M. d. (2023). Propuesta de gestión documental para la Alcaldía Municipal de Sabaneta. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/ maest_gestion_informacion_documental/31 This Tesis de maestría is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Maestría en Gestión de la Información Documental by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.

Propuesta de Gestión Documental para la Alcaldía Municipal de Sabaneta

Angélica María Díaz Martínez Gustavo Forero Montero María del Pilar Casallas Rojas

Maestría en Gestión de la Información. Departamento de Estudios de la Información Universidad De La Salle Trabajo de Grado

2023

Nota de aceptación _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ Director Trabajo de Grado

LUIS ERNESTO PARDO RODRÍGUEZ

_____________________ Jurado

Agradecimientos

A Dios, a la Universidad de La Salle, a la facultad Escuela de Humanidades y Estudios sociales, a los profesores, a mis compañeras y a la Alcaldía Municipal de Sabaneta. Gustavo Forero Montero

A mis compañeros Gustavo Forero y Angélica Díaz por su conocimiento compartido, a mi hijo por el tiempo que sacrifica para que su madre cumpla sus sueños. María Pilar Casallas Rojas

A la Alcaldía Municipal de Sabaneta, particularmente a la Subdirección de Gestión Documental, por su información, colaboración y apoyo Angélica María Díaz Martínez

Dedicatoria

Dedico este trabajo a mis padres Ismael y Stella, a mis hijos María Camila y Juan David; quienes con su amor, paciencia y esfuerzo me han apoyado siempre y me han permitido alcanzar esta nueva meta. Gustavo Forero Montero

A mi hijo quien siempre ha sido mi gran inspiración, a mis padres de quienes siempre he recibido el apoyo para seguir adelante y cumplir mis metas y quienes son los que más sacrificios deben pasar en los caminos que siempre he decidido tomar.

María del Pilar Casallas Rojas

Dedico el trabajo de grado principalmente a Dios, cumpliendo cada uno de mis logros y objetivos en el transcurso de mi aprendizaje profesional abriendo nuevos conocimientos y puertas laborales. De igual manera, dedico la elaboración y el éxito de este trabajo a mis padres, esposo e hijos quienes han sido mi motor y me han brindado su apoyo para no desfallecer en el camino Angélica María Díaz Martínez

Carta de autorización de los autores para la consulta

Sabaneta (Antioquia), febrero 01 de 2022.

Señores

ALCALDÍA MUNICIPAL DE SABANETA

Cuidad

Estimados Señores:

Nosotros Gustavo Forero Montero, identificado con C.C. No.79.514.853 de Bogotá, María del Pilar Casallas Rojas, identificada con C.C. No. 52737638 de Bogotá y Angélica María Díaz Martínez, identificada con C.C. No. 37.651.188 de San Vicente de Chucurí, autores de la tesis y/o trabajo de grado titulado “PROPUESTA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE SABANETA” presentado y aprobado en el año 2021 como requisito para optar al título de Maestría en Maestría en Gestión de la Información; solicitamos autorización a la Alcaldía Municipal de Sabaneta para que con fines académicos, muestre al mundo la producción intelectual de la Alcaldía Municipal, a través de la visibilidad de su contenido de la siguiente manera:

• Los usuarios consulten el contenido de este trabajo de grado en la página Web de la Facultad y en las redes de información del país y del exterior, con las cuales tenga convenio la Universidad de la Salle.

• Permitir la consulta, la reproducción, a los usuarios interesados en el contenido de este trabajo, para los usos que tengan finalidad académica, ya sea en formato CD-ROM o digital desde Internet, Intranet y en general para cualquier formato conocido o por conocer.

De conformidad con lo establecido en el artículo 30 de la Ley 23 de 1982 y el artículo 11 de la Decisión Andina 351 de 1993, “Los derechos morales sobre el trabajo son propiedad de los autores”, los cuales son irrenunciables, imprescriptibles, inembargables e inalienables.

Firma y documento de identidad

Firma y documento de identidad

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Resumen

Debido a la preocupación que les genera a los gestores de la información, el poco conocimiento por parte de entidades tanto públicas como privadas en el correcto manejo de la documentación, se ve la necesidad de evaluar y diagnosticar la manera en la que se llevan a cabo los procesos en este caso de la Alcaldía Municipal de Sabaneta. Para el desarrollo del presente trabajo, se realiza la búsqueda de la información y análisis de los procesos secuenciales, se revisa cómo se encuentran los instrumentos archivísticos y las prácticas sobre la administración y el control de los archivos. Se efectúa un diagnóstico integral documental con la finalidad de detectar las debilidades de los procesos archivísticos para transformarlas en oportunidades de mejora.

Con el propósito que los funcionarios obtengan los conocimientos necesarios en cuanto a legislación documental y la búsqueda de perfeccionar los procesos documentales de la entidad creando una cultura de buenas prácticas informacionales. El diseño de la propuesta de mejora como proyecto a implementar es aplicable para cualquier organización que busque mejorar sus procesos y darle una automatización a su documentación, teniendo en cuenta la normatividad vigente del Archivo General de la Nación, como ente rector de la política archivística que pretende el manejo de prácticas adecuadas para la administración documental.

Palabras Claves: Gestión Documental - Alcaldía de Sabaneta Antioquia – Manual de Gestión Documental – Acceso a la información – Diagnóstico Documental

Abstract

Due to the great concern that generates to the managers of the information, the little knowledge on the part of both public and private entities the correct handling of the documentation, it is necessary to evaluate and diagnose the way in which the processes are carried out in this case of the Municipal Mayor's Office of Sabaneta. For the development of this work, the search for information and analysis of sequential processes will be carried out, how are the archival instruments? and practices on file management and control. A comprehensive documentary diagnosis will be carried out to detect the weaknesses of the archival processes to transform them into opportunities for improvement.

With the purpose that the officials obtain the necessary knowledge in terms of documentary legislation and the search to improve the documentary processes of the entity and create a culture of good information practices. The design of an improvement proposal as a project to be implemented is applicable to any organization that seeks to improve its processes and give automation to its documentation, considering the current regulations of the General Archive of the Nation, as the governing body of the archival policy that aims to manage appropriate practices for document administration.

Keyword: Document management - Mayor's Office of Sabaneta Antioquia - Documentary Management Manual – Access to information – Documentary Diagnosis.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................... 12

1

CAPITULO I EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN .................................................................................. 14

Planteamiento del Problema .................................................................................................... 15 1.2. Pregunta de la investigación ........................................................................................................... 21

1.3

Objetivos .................................................................................................................................. 22

1.3.1

Objetivo General .................................................................................................................. 22

1.3.2

Objetivos Específicos ............................................................................................................ 22

1.4

Justificación .............................................................................................................................. 22

2

CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO .......................................................................................................... 24 2.1. Antecedentes de Investigación ....................................................................................................... 24 2.2. Estado del Arte ................................................................................................................................ 30 2.3. Categorías Conceptuales ................................................................................................................. 39 2.3.1. Gestión Documental ................................................................................................................ 40 2.3.2. Manual de Gestión Documental .............................................................................................. 42 2.3.3. Acceso a la Información ........................................................................................................... 44

2.3.4. Diagnóstico Documental. ......................................................................................................... 46 2.3.5. Transformación Digital ............................................................................................................. 48 2.4. Contexto Institucional ................................................................................................................. 50 2.4.1. Misión ...................................................................................................................................... 53 2.4.2. Visión ....................................................................................................................................... 53 2.4.3. Objetivos .................................................................................................................................. 53 2.4.4. Estructura organizacional ........................................................................................................ 54 2.5. Marco legislativo y normativo .................................................................................................... 55

3. CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO ................................................................................................ 71

3.1. Enfoque ........................................................................................................................................... 71 3.2. Tipo de investigación ...................................................................................................................... 72 3.3. Método ........................................................................................................................................... 72 3.4. Técnicas .......................................................................................................................................... 73 3.5. Instrumentos ................................................................................................................................... 74 3.6. Fases de la investigación ................................................................................................................. 75 3.6.1. Fase de Planeación ................................................................................................................... 75 3.6.2. Fase de ejecución ..................................................................................................................... 76

3.6.3. Fase de seguimiento y control ................................................................................................. 76 3.6.4. Fase de cierre ........................................................................................................................... 76

4. CAPÍTULO IV. ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS .................................................................. 77

4.1. Análisis de la gestión documental en la Alcaldía municipal de Sabaneta ....................................... 77 4.2. Diagnóstico del nivel de madurez de la Alcaldía municipal de Sabaneta, con los instrumentos y procesos secuenciales: ........................................................................................................................... 78

4.3

Actualización de componentes del MGDA ............................................................................... 82

4.3.1

Estructura del Modelo .......................................................................................................... 82

4.3.2

Niveles de Madurez .............................................................................................................. 84 4.4.1. Aspecto administrativo ............................................................................................................ 86 4.4.2. Aspecto función archivística ................................................................................................... 88 4.4.3. Aspecto de preservación a largo plazo: .................................................................................. 90

5. CAPÍTULO V PROPUESTA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE SABANETA . 94

5.1. Misión: ............................................................................................................................................ 96 5.2. Visión: ............................................................................................................................................. 97 5.3. Objetivos Estratégicos: ................................................................................................................... 97

5.4

Aspectos y componentes de la propuesta de gestión documental para la Alcaldía Municipal de Sabaneta ................................................................................................................................................ 98 5.4.1. Aspectos administrativos: ........................................................................................................ 98 5.4.2. Aspectos de la función archivística: ....................................................................................... 104 5.4.3. Aspectos de la preservación a largo plazo: ............................................................................ 107

6. CONCLUSIONES .................................................................................................................................... 112

RECOMENDACIONES ................................................................................................................................ 114 BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................................................... 117

INTRODUCCIÓN

En el desarrollo de la función pública y privada se considera que los documentos son indispensables para las entidades, ya que estos suministran información idónea para apoyar la eficiencia de la administración en la toma de decisiones. Al trascurrir el tiempo, los documentos producidos o recibidos por las entidades se constituyen como parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en ellos se expresa en forma original el desarrollo histórico de su misión, funciones y demás actividades administrativas tendientes a alcanzar la visión previamente formulado.

La recepción y producción constante de documentos por parte de las entidades dan origen a la conformación de los archivos, los cuales se erigen como instrumento fundamental de administración por contener el testimonio de las actuaciones de los diferentes funcionarios o empleados que intervienen en un tramite administrativo.

El presente trabajo de investigación partió del interés generado al observar y detectar la situación archivística actual de la documentación institucional recibida o producida por la Alcaldía Municipal de Sabaneta y la necesidad de aportar soluciones que permitan la mejora en los procesos de gestión documental al interior de la entidad, en armonia con la Políticas de Gestion documental y las directrices dadas por el Archivo General de la Nación

Para dar cumplimiento con el objetivo general del presente trabajo: Analizar la Gestión Documental en la Alcaldía Municipal de Sabaneta, asegurar el acceso a la información y garantizar la ruta de la información, se realizará un diagnóstico para determinar su estado desde la información recopilada hasta establecer la situación en que se encuentra la documentación en las dependencias de la Alcaldía Municipal de Sabaneta; presentando una propuesta de gestión documental para que los funcionarios de la Alcaldía puedan contar con archivos organizados y en optimas condicones de conservacion , de tal forma que no tengan que partir de cero, invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación por ineficiencia, retraso, confusión y en general, una deficiente administración.

CAPITULO I EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

La Alcaldía Municipal de Sabaneta en su estructura orgánica cuenta con una Subdirección de Gestión Documental, creada mediante el Acuerdo Municipal número 9 del 24 de septiembre de 2020 y reglamentado por el Decreto 095 del 23 de marzo de 2021; como una unidad administrativa adscrita a la Secretaria General cuyo propósito es dirigir, coordinar, gestionar y controlar todas las directrices y lineamientos que se emitan en materia de Archivos en la Entidad, atendiendo a la naturaleza de los procesos administrativos.

De otra parte, en las diferentes unidades administrativas se ha detectado que existe un gran volumen de documentos que cumplieron con su tiempo de retención y fueron transferidos al Archivo Central sin contar con una intervención archivística, desorganizados, además no se evidencia el diligenciamiento del formato único de inventario documental FUID para dicha transferencia, por otra parte, las unidades documentales fueron rotuladas a partir de las series documentales desactualizadas debido que no han realizado el proceso de actualización de Tablas de Retención documental y cuadro de Clasificación Documental. Los documentos producidos y recibidos por la Entidad hacen parte de su fondo acumulado, es decir del acervo de documentos reunidos sin criterios archivísticos de organización. En la documentación transferida adicionalmente se evidencia que no cuenta con un proceso archivístico que consiste en la organización, clasificación, expurgo y foliación; demostrando que no existe una descripción completa y real de las unidades de conservación.

Adicional a ello no cuenta con Tablas de Valoración Documental que permita la organización del archivo histórico de la Entidad con el objeto de salvaguardar el patrimonio documental institucional y del país, teniendo como proceso archivístico la organización del fondo acumulado custodiado en el archivo Central y los demás depósitos en los cuales reposa documentación con valores secundarios.

La problemática evidenciada consiste en la falta de trabajo en el tema de gestión documental, esto se evidencia en el estado de desorganización y malas prácticas de conservación documental de sus archivos, Dándose de esta forma la necesidad de diseñar e implementar estrategias para definir los procesos y procedimientos que lleven a una mejor forma de administrar, gestionar y controlar los documentos en la Alcaldía Municipal de Sabaneta.

Planteamiento del Problema

Una entidad sea de carácter público o privado, es productor y receptor de información y documentos los cuales terminan, convirtiéndose en testimonio de los procesos administrativos, así como de los avances y aportes a la gestión, el mejoramiento social, la cultura de sus habitantes y la participación comunitaria. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas y juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva; en este orden de ideas, es necesario estar en plena disposición de los interesados, sean ciudadanos, funcionarios, comunidad o estudiantes.

Por otra parte, el volumen de la información lleva a buscar soluciones más eficaces que ofrezcan ventajas y lleven a presentar soluciones innovadoras sobre los sistemas tradicionales de cómo se archivan y almacenan sus documentos. Internacionalmente la gestión de documentos se ha convertido en un tema relevante no solo para la sociedad de la información, sino además para la dirección de las organizaciones, gracias a su progresivo desarrollo y el contenido soportado, los documentos se han establecido como uno de los instrumentos capitales intelectuales de la empresa que recopilan los soportes de interés.

No es un secreto que la gestión documental evoluciona a la par con el cambio de las empresas y sus procesos, en sus comienzos se hablaba de documentos solo en papel, ahora su evolución se evidencia el documento electrónico y plataformas tecnológicas generando así más formatos a gestionar además de cambiar la forma de organizar la gestión documental y la interacción con los usuarios.

En las entidades se sigue observando una continua problemática en cuanto a la organización y administración de los archivos, generando fondos documentales acumulados durante su producción, todo por la mala gestión documental que se lleva a cabo dentro de cada una de ellas, obstruyendo su planificación al igual que la continuidad de los procesos internos (Freile, 2016). Así tanto en entidades públicas como privadas.

En Latinoamérica, para el caso particular de Venezuela las empresas enfrentan problemáticas en el ámbito del control de la información, a pesar de estar bajo los lineamientos de las normas gerenciales como las del PMI (Project Management Institute), el tema de gestión de documentos se ha convertido en un tema difícil de tratar, desde el punto de vista de control de cambio, manejo de versiones y ubicación de los archivos pertenecientes al proyecto, debido a que los equipos conformados para ejecutar cada una de las fases, son multidisciplinarios lo que genera, que más personas tengan acceso a la información.

Vásquez y Gabalán (2012) plantean que en Latinoamérica la formación de bibliotecólogos y archivistas tiene una fuerte influencia como una doctrina de la administración y la historia, así mismo, es considerada como parte de las ciencias de la información que eleva la condición a disciplina científica y los archivos son considerados también como activos de las empresas.

Organismos como la UNESCO e ICA han establecido políticas y programas para el aprendizaje continuo de la archivística en relación con bibliotecas y centros de documentación (Mendo, 1992). El profesional de los archivos debe formarse en escuelas universitarias de archivística o archivología, en cuyos planes de estudios se contenga CORE multidisciplinar común con la bibliotecología, la documentación, la historia, la administración, la informática y el derecho en Latinoamérica. En el año 2001, se mencionan 24 centros de formación distribuidos entre Argentina, Brasil, Colombia, Costa Rica, México, Panamá, Perú, Uruguay y Venezuela. Este estudio muestra un avance en relación con el panorama anterior, en cuanto a que los centros referenciados corresponden en su mayoría a escuelas universitarias o de otro tipo, donde se ofrecen programas de formación específica en archivística. Sin embargo, sigue teniendo una orientación secundaria técnica, es decir, no son titulaciones profesionales universitarias (Cárdenas, 2001).

En América Latina no existe una tradición investigadora en archivística de manera formal a partir de la academia por medio de centros y grupos de investigación, es imprescindible que las carreras de archivística incentiven, motiven y formen a los archivistas en la investigación científica. Por ello, el caso de la Licenciatura en Archivística de la Universidad de Costa Rica es el mayor ejemplo de protección en lo que respecta a la investigación científica; en su plan de estudios ha integrado cuatro asignaturas sobre metodologías y métodos de investigación: fuentes de información para la investigación archivística, métodos de investigación I y II, y temas y problemas para la investigación archivística.

Al observar los planes de estudio de los programas de formación, es evidente que presentan una orientación correlativa con las facultades, escuelas o institutos a los que pertenecen (con algunas excepciones); esto da una idea más o menos acertada sobre sus potencialidades y limitaciones. (Pulido Daza, Arce, & Silva Bohórquez , 2013, pág. 166).

Con fundamento en los fines esenciales del estado, consignados en el artículo 2 de la Constitución Política de Colombia y respetando los principios de la función pública: igualdad, moralidad, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad establecidas en el artículo 209. Así mismo, cuando la Constitución Política se refiere al derecho de información, consagrado en varios artículos, no se refiere a la libertad de expresión o información por los medios, sino a la posibilidad que tienen los ciudadanos a acudir a las fuentes documentales, bien sea para materias de investigación científica, cultural, histórica o bien para satisfacer un deseo personal de enterarse de los hechos del pasado, remoto o próximo que consta en los documentos y papeles de la Nación. (Asamblea Nacional Constituyente, 1991).

La promulgación de la Ley 1712 de 2014 (Archivo General de la Nación, 2014) y el Decreto 103 de 2015 (Función Pública, 2015)., suponen un avance para el país en lo referente a la gestión documental, que permite a las entidades públicas que forman parte del Sistema Nacional de Archivos contar con un instrumento normativo moderno, acorde a las necesidades a partir de los cambios tecnológicos y de política pública, que han impactado los procesos de gestión documental del estado y contribuyen a la eficiencia y la transparencia de la administración; es decir, las leyes que inciden en la labor archivística en Colombia la cual es regulada por el Archivo General de la Nación, estableciendo entre otras cosas un derecho a la información a cada sujeto.

El Reglamento General de Archivos establece "Los documentos de archivos oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la nación. Por lo tanto, los funcionarios públicos son responsables del manejo de los documentos disciplinaria, administrativa, civil y penalmente, responsables además de organizarlos y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios que para el caso exista” (Archivo General de la Nación , 1997, pág. 20) y hace obligatoria su aplicación en los archivos oficiales del orden nacional, departamental, distrital municipal; de las entidades territoriales indígenas; de las entidades territoriales que se creen por Ley; las divisiones administrativas y los archivos históricos especiales.

Acorde con las últimas cifras publicadas por el Observatorio del Sistema Nacional del AGN, para el cierre de la vigencia 2014 la inversión en gestión documental en la nación no superó el 2% de la contratación en el país, las entidades de orden nacional 9 veces superior a la inversión de los municipios, la cifra se vio representada en 1,4 billones en contratación detectados en 102 entidades del orden nacional en temas de gestión documental de los 57,5 billones contratados. Con el fin de entender la inversión por sectores es relevante revisar la conformación de los sectores administrativos del Estado, la clasificación se establece a través de las entidades del nivel central descentralizado que reportan el índice FURAG, el cual corresponde a la herramienta en línea de reporte de avance de gestión, como insumo para el monitoreo y control de los resultados institucionales y sectoriales y sirve de seguimiento de la implementación del modelo integrado de gestión. (Fondo Colombia en Paz, 2019, p.7)

Así las cosas y conforme al análisis presentado en el informe emitido por el Observatorio del Sistema Nacional del AGN, la mayoría de la contratación de las entidades en temas archivísticos se realiza como un conjunto de actividades que dificulta la individualización de los temas archivísticos y su respectivo seguimiento, que muestra sobre todo en las alcaldías una inversión como respuesta inmediata a las necesidades sin tener una planeación estratégica que genera soluciones a corto plazo. La Alcaldía municipal de Sabaneta tiene falencias en la administración, conservación y manejo de los archivos; ya que no todas las dependencias, cumplen con el debido proceso para llevar a cabo esta labor, en consecuencia, pérdida de la información, desorden en el archivador, acumulación de documentos en lugares no recomendados, duplicidad de información, pérdida de tiempo y no cumplimiento de metas.

Con el objetivo de identificar las situaciones de los documentos, entre las vigencias de 1967 a 2019, de la Gestión documental de la Alcaldía Municipal de Sabaneta; el diagnóstico pretende detectar situaciones como inexactitudes en el manejo de la información, en la disposición física del fondo documental con escasas técnicas archivísticas que faciliten, primero, el acceso a los documentos; segundo, el acceso a la información y su trazabilidad; y tercero, su conservación documental. Emprende también su accionar como municipalidad, desarrollando los beneficios de los avances tecnológicos y la aplicación de las TICs en este campo de la función archivística. (Memoria descriptiva TVD, 2019)

Es por ello que los archivos en sus etapas del ciclo vital, comprende los documentos que tramitan las dependencias en cumplimiento de sus funciones, tiene un fin específico administrativo y es fuente de consulta inmediata para la dependencia que lo genera o para la entidad en general; la estructura final de la clasificación y la organización de los archivos, en cada dependencia es una responsabilidad compartida, entre el responsable de la subdirección de gestión documental de la Alcaldía Municipal de Sabaneta y el jefe de la dependencia. (Memoria descriptiva TRD, 2019)

El Diagnóstico Documental, eje primordial del trabajo investigativo, destaca una problemática de suma y necesaria atención hacia el futuro, debido a que llama la atención en la necesidad de estudios y herramientas archivísticas para atender la producción de documentos producidos por la Alcaldía municipal de Sabaneta, este permite el acercamiento a los problemas documentales que enfrenta la entidad y establece las pautas a seguir para le ejecución de los procesos archivísticos en la Alcaldía por medio de la aplicación de técnicas a los documentos desde su producción hasta su destino final.

De esta manera al contextualizar el sector público que impacta en el área documental, la problemática a tratar conlleva a la falta de un diagnóstico integral que determine si las autoridades asignadas para el seguimiento y control de la gestión documental han aplicado dicho proceso de acuerdo con la normatividad existente que visualice el cumplimiento de los estándares de calidad. Por consiguiente, el desarrollo del proyecto busca conocer e identificar la situación actual y real sobre el uso y aplicación de normas técnicas y legales referente a la gestión realizada en el diseño, clasificación de acuerdo con la tabla de retención documental, análisis y almacenamiento de documentos físicos y digitales producidos por la Alcaldía Municipal de Sabaneta, así como la identificación de autoridades y responsabilidades que intervienen en el proceso.

1.2. Pregunta de la investigación

¿Qué aspectos deben considerarse en una propuesta de Gestión Documental para la Alcaldía Municipal de Sabaneta?

1.3 Objetivos

1.3.1

Objetivo General Diseñar una propuesta de Gestión Documental para la Alcaldía Municipal de Sabaneta.

1.3.2

Objetivos Específicos Analizar la Gestión Documental en la Alcaldía Municipal de Sabaneta.

Diagnosticar el nivel de madurez en la Alcaldía Municipal de Sabaneta, con los instrumentos y procesos secuenciales.

Identificar los aspectos y componentes de la propuesta de Gestión Documental para la Alcaldía Municipal de Sabaneta, con base en los resultados de la información recolectada

1.4 Justificación

El resultado de la investigación impacta el sector social, Díaz (2003), indica que: cuando no existen sistemas unificados de gestión, se carece de la necesidad de visión, se produce un se mal uso y aprovechamiento de los recursos, se aplica prácticas de archivo que tiene como única base la intuición, el criterio personal o prácticas heredadas, sin plantearse su idoneidad y siempre sujetos a las opiniones cambiantes de los responsables de cada área. (p. 40)

El diseño de una propuesta de gestión documental en la Alcaldía Municipal de Sabaneta impacta en la transparencia de la administración; En el sector económico se refleja el impacto al contar con un archivo bien organizado, que optimice espacios de almacenamiento para otras actividades de la entidad ya que la adecuada eliminación de documentación debido a la organización de un archivo da solución a problemas de espacio en el momento de almacenar la información, redundará en ahorro de costos que facilitará la rendición de cuentas.

En el sector cultural el impacto será el resguardar de manera adecuada, organizada, protegida y de fácil acceso la historia del municipio de Sabaneta, además los archivos como centros dinámicos de información son base para la gestión, los cuales conservan el patrimonio documental de las instituciones y de la Nación, suministran información original y única de las entidades, apoyan la fiscalización, planeación, control de resultados y toma de decisiones.

El archivo es la memoria cultural de la institución, así como es el “conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión” (Archivo General de la Nación, 2006).

En el sector público el impacto permitirá una organización eficaz de los archivos, así como una mayor producción y gestión del tiempo. Ayudará a conservar los documentos, así como los que se desechen, algo que se hace con facilidad gracias a la implementación de una mejor gestión documental.

CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO

2.1. Antecedentes de Investigación

Para apoyar la actual investigación se estudiaron trabajos de grado de maestría e investigaciones, con el fin de buscar, consultar y analizar proyectos que proporcionen conocimientos e información actualizada que abarque desde la implementación del sistema de la gestión documental hasta el diseño de una escala de madurez de gestión documental electrónica, cuyos aportes se consideren significativos para esta investigación.

Los proyectos fueron consultados en repositorios de las universidades alusivos a los temas a investigar, teniendo en cuenta la calidad institucional de algunas universidades para darle relevancia a los trabajos consultados y divididos en tres categorías: locales, nacionales e internacionales; adicionalmente se consultan los proyectos en un rango de 5 años de antigüedad, desde el año 2020, para así traer la información más actualizada sobre el tema a tratar, e iniciar a hablar de cada proyecto que sustenta y genera conocimiento que aporte a la investigación desde diversos campos profesionales, con una mirada más global y objetiva del tema a investigar.

En las investigaciones realizadas a nivel internacional se encontró a Ruiz (2015), quien en su investigación titulada “Modelo para la implementación de la gestión documental en el sector empresarial cubano” presenta como objetivo general “proponer un modelo para la adecuada gestión de los documentos que asegure la toma de decisiones la rendición de cuentas y la transparencia administrativa de la empresa estatal cubana”.

Se basó en un enfoque de triangulación metodológica que aplica el método Cualitativo (Delphi) e indirecto con la técnica (ladov); además de normatividad e investigación científica frente al comportamiento de otras empresas y sus diagnósticos, que considera como enfoque de estudio y base de investigación la gestión documental de la entidad.

De los resultados el autor presentó y realizó los siguientes aportes en los que se destacan empresas estudiadas en Cuba, las cuales no tienen definida una gestión documental de sus metas, objetivos, ni cuentan con el apoyo de la alta dirección. Se percibe además, poco conocimiento a nivel general del tema (gestión documental) por parte de las empresas, una ausencia de aplicaciones informáticas, metodológicas, de recursos humanos, tecnológicos y materiales para el desempeño de estas funciones; falta también, cultura organizacional en materia de gestión documental que en consecuencia generan altas pérdidas económicas al no contar con un sistema de gestión documental y como último aporte que hace el autor en esta investigación al proyecto, es la implementación de la metodología usada y el planteamiento de modelo de gestión documental el cual se aproxima a lo que este proyecto de grado quiere alcanzar.

En el trabajo titulado “Diseño de un sistema de gestión documental en la Alcaldía de Cartagena de Indias”, el cual tuvo como objetivo general “Proponer un Sistema de Gestión Documental para la Alcaldía Mayor de Cartagena que apoye el acceso a la información pública como base de la transparencia” (Román, 2018), se basó en un enfoque cualitativo, destacando los siguientes resultados: La elaboración de un documento donde describe un diagnóstico detallado de la situación en que se encontró en el distrito de Cartagena en tema de gestión documental y archivo, las debilidades en materia de Gestión Documental y conservación de los archivos poniendo en riesgo la memoria institucional, afectando la transparencia ya que no garantiza el derecho de acceso a la información.

De los resultados el autor presentó y realizó los siguientes aportes: Con el diseño propuesto, la Alcaldía de Cartagena a través del Archivo General del Distrito establece los lineamientos estratégicos para el desarrollo de la gestión documental en todas las dependencias del nivel central y descentralizado, desarrollando los elementos del componente Direccionamiento Estratégico y Planeación. Con el componente de Comunicaciones Oficiales se desarrolla cada una de las actividades establecidas en el Acuerdo 060 de 2001 que corresponden al proceso archivístico: Producción, recepción, trámite, distribución y conservación final que se ejecutan a través de la Ventanilla Única por donde se gestionan las comunicaciones oficiales. (Román, 2018, p.84)

Los elementos que contiene este componente logra establecer esquemas para la producción documental con el fin de manejar el proceso de elaboración de las comunicaciones oficiales; los componentes del ciclo de vital del documento se desarrollan, proceso para llevar a cabo la organización y las transferencias documentales, estableciendo estándares y parámetros para cumplir con la política de cero papel y la metodología DIRKS desarrollada desde la primera etapa de investigación preliminar hasta la etapa quinta del diseño del sistema de gestión de los documento, validando las otras etapas con la realización de la implementación de sus componentes y elementos del sistema de gestión documental. El trabajo titulado “Diseño del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo”, tuvo como objetivo general:

Proponer el diseño del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo para la oficina en Bogotá de la multinacional de servicios jurídicos Baker McKenzie, partiendo del conocimiento, análisis de las necesidades y requerimientos de información documental electrónica; con el propósito de establecer la ruta a seguir que le permita a la Firma mejorar la gestión de los documentos electrónicos utilizados en cumplimiento del objeto de sus negocios. (Borja & Malagón, 2017)

Basándose en un enfoque cualitativo, destacando los siguientes resultados: Los funcionarios reconocen que con la implementación de las nuevas tecnologías se reduce día a día un alto porcentaje la utilización de papel, no brindando confianza en los gestores documentales con la conservación de los archivos electrónicos en discos duros (que hoy funciona como un contenedor de almacenamiento); dado que no se han logrado determinar los diferentes tiempos de retención por su alto costo de conservación por no contar con un tiempo definido ante la revolución tecnológica; sin embargo, consideran conservarlos en cambio de cumplir con el proceso de eliminación documental.

Se hace necesario incluir en las tablas de retención documental la identificación de los documentos electrónicos como un desarrollo tecnológico considerando indispensable la inclusión de un lenguaje común para nombrar y caracterizar los documentos, permitiendo la consulta y la recuperación de una forma ágil y eficiente; cumpliendo con los requerimientos normativos y legales para la utilización de las firmas, las normas ISO relacionadas con los instrumentos archivísticos para la definición de los cuadros de clasificación, validación, conservación, eliminación y transferencia de los expedientes electrónicos según sea el caso; por otra parte, llevando al reconocimiento del correo electrónico como un tipo documental siendo integrado al diseño propuesto del sistema de gestión de documentos.

De los resultados el autor presentó y realizó los siguientes aportes:

Gestionar a la mayor brevedad el uso de herramientas tecnológicas que aseguren el valor probatorio de los documentos electrónicos y apoyarse en esta propuesta de diseño del SGDEA para impulsar en la Oficina de Bogotá la Gestión del Conocimiento y realizar el tratamiento de la información documental con esquemas de BIG DATA.

Contar con un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo que garantice que la información documental producida, almacenada y gestionada como parte de su proceso de negocio sea preservada alineada a la normatividad internacional en la materia, la estrategia de negocio de forma auténtica, fiable, íntegra esté disponible como apoyo al negocio y es fuente primaria para la construcción y gestión de conocimiento especializado en las prácticas del derecho. (Borja José L. y Malagón C. Martha Luz, 2017)

Por otro lado, el trabajo realizado por López (2018), titulado “Diseño de una escala de madurez de gestión documental electrónica para instituciones del Estado Colombiano”, el cual tuvo como objetivo general “Proponer una escala de madurez de gestión documental electrónica para instituciones del Estado Colombiano”.

Se basó en un enfoque cualitativo, destacando los siguientes resultados: las categorías de madurez están ligadas a los objetivos institucionales a cumplir, se reveló una decisión en la construcción de la escala pues el establecimiento de objetivos institucionales no es un ejercicio técnico sino una decisión de gerencial. El logro de una gestión documental básica con asignación de responsabilidad, inclusión de apoyo computacional imperfecto, cumplimiento progresivo de estándares, integración de la gestión, medición y mejora continua del desempeño; si se hubiesen seleccionado otros objetivos institucionales a cumplir, la escala de madurez construida hubiese sido diferente tal como lo reveló el estudio de la escala de madurez de transparencia de CATALUÑA y la escala de madurez de conformidad de ARMA.

El sistema de gestión de calidad ordenado por la ley a las instituciones colombianas exige la integración de los procesos de gestión documental y que los documentos producidos y consumidos por éstos tengan sus tipos documentales registrados en el sistema de gestión documental, pero no se exige la automatización de los procesos de valoración. El haber ejecutado la metodología de Becker uno de cuyos requerimientos fue el examen de otros modelos de madurez con miras a su adecuación para la gestión documental electrónica de las instituciones en Colombia identifica que los contextos institucionales y objetivos son diferentes, pero los problemas y dimensiones son compartidos, de forma que este estudio dejó un conjunto de enseñanzas útiles que fueron utilizadas en la construcción de la escala.

La construcción de una escala de madurez de gestión documental electrónica para instituciones del estado colombiano es en sí un proceso desarrollado por un mecanismo de mejora continua; para continuar su perfeccionamiento se requiere establecer el mecanismo de calificación de las áreas de evaluación, probar la escala en la práctica, medir su desempeño y tomar las acciones pertinentes para su siguiente ciclo de mejora. De los resultados el autor presentó y realizó los siguientes aportes: Recomendar al Archivo General de la Nación de Colombia, que analice e implemente como política pública la propuesta de la escala de madurez para que los servidores públicos y especialistas en la gestión documental electrónica cuenten con una herramienta que evalué la implementación de los sistemas de gestión documental electrónica; implementar el modelo de transferencia con el fin de construir la herramienta de autoevaluación para que las instituciones calificadas en su estado de gestión documental para documentar y apoyarla con software y talleres de transferencia del modelo a las instituciones, promocionar la utilización de la escala y realizar los talleres de entrenamiento que sean necesarios para capacitar a los capacitadores en la utilización del modelo de transferencia y de la escala en las instituciones del Estado.

Cada una de las investigaciones consultadas aportan conceptual, procedimental y de manera práctica los temas principales de esta investigación, la autonomía y la clasificación enfocada en el estado actual y el nivel de madurez ligados a los objetivos de las entidades; el logro y las responsabilidades de los actores frente a la gestión documental, los cuales fueron punto de referencia para dar continuidad a la investigación, se sustraen conceptos técnicos mencionados en el apartado de cada antecedente, presenta los estudios más recientes de la investigación para generar hipótesis ante la problemática que se analiza durante el proyecto, cada una aporta de manera beneficiosa y llega a soluciones.

2.2. Estado del Arte

El estado del arte es una herramienta que recolecta información, ordena y analiza de forma sistemática, este estudio está relacionado con la Gestión documental con un enfoque archivístico, donde se realizó un trabajo de clasificación e interpretación de la bibliografía encontrada a través de un compendio de revistas, con autores e investigadores expertos en el campo de la información. Es significativo mencionar que existe producción de documentos lo cual hace imposible mencionar lo referente a un tema; sin embargo, la construcción del estado del arte conlleva a tener un análisis concreto relacionado a la administración de la información en su gestión, en torno a la institucionalidad y la Gestión Documental.

Desde el inicio de la popularización del uso de computadoras en la década de 1950 hasta la década de 1980 los documentos eran textuales, pero con el avance simultáneo de las computadoras, los gráficos almacenados a nivel de píxel, las redes locales, el hipertexto y la Internet, ya en la década de 1990 se obtuvo la capacidad de producción, almacenamiento, procesamiento y consultar los documentos como en los tiempos de ahora. Según Mena & Montilla (2013)

Los autores de la construcción archivística clásica desde 1898 hasta 1930 pueden considerarse que la línea de desarrollo de las ideas en el campo de la Archivística hasta 1930, está claramente marcada por las obras de los holandeses Müller, Feith y Fruin. El inglés Hilary Jenkinson y el italiano Eugenio Casanova. (p.44)

Mena & Montilla (2013), también mencionan que:

En 1898 se da la luz a lo que se considera la primera obra científica del campo de la Archivística, el Manual de Organización y Descripción de Archivos de los holandeses Samuel Müller (1848- 1922), Johan Feith (1858-1913) y Robert Fruin (1857- 1935). (p.45)

Se concluye que la información generada en una Entidad es quien cuenta su historia, de allí parte la necesidad de implementar técnicas y estrategias para su conservación, salvaguardando la información, en cualquier formato ya sea físico o digital, producida en el desarrollo de cada una de las funciones de una entidad pública o privada. Existen estrategias y técnicas que se llevan a cabo para dar cumplimiento efectivo a la seguridad de la información; alguna de estas es de tipo tecnológico, de infraestructura y métodos de estandarización, con una administración adecuada y eficiente de la información.

Se consulta Bossio, Chávez & Gutiérrez (2006), quienes argumentan sobre la pregunta ¿Los documentos digitales reemplazan los documentos impresos? respondiendo lo siguiente: Bossio argumenta que el dilema no es el cambio de lo impreso a lo digital, sino crear hábitos de lectura comprensiva. Por su parte, el profesor Chávez sostiene que, a pesar de ciertas ventajas de lo digital sobre lo impreso, la experiencia que provoca lo impreso en el lector.

No se alcanza desde lo digital y es esta sensación lo que permite a lo impreso mantenerse vigente en el mercado. Gutiérrez afirma que lo impreso nunca será reemplazado por lo digital, porque el papel es y continuará siendo el soporte para la difusión del conocimiento. El estudio resalta que el documento impreso y el digital no tienen por qué excluirse el uno del otro, cada uno de ellos ofrece experiencias y ventajas que responden a las preferencias, necesidades y expectativas del usuario.

Por otra parte Silva (2011), muestra dos alternativas de conservación (microfilm y digitalización), que presentan desafíos y exigen un análisis concienzudo al momento de elegir uno de los dos para esta tarea; es por ello, que a través de los modelos llevados a cabo por varias instituciones, muestra los costos y beneficios de ambos métodos y cómo la implementación de nuevas tecnologías en la conservación y acceso a los documentos, no es cuestión de azar, sino de análisis e investigación, para que genere la satisfacción deseada a empresa y comunidad.

Se concluye, que el análisis costo/beneficio, es indispensable para hacer una elección entre opciones y que los estudios que se realicen para decidir incluyan estudios cualitativos, que den como resultado información más cercana a la realidad. Se consultó a Mendo, Ramos, Arquero, Del Valle, Botezán, Sánchez, Tejada, Peón, Cobo y Sala, (2013); en los cuales muestran un análisis cualitativo de los cambios que ocurren en la gestión documental, gracias a la masificación del internet. Se examinó cómo se presenta la sistematización de los documentos y la información, el tipo de información que se produce en el sector público, los cambios conceptuales que se presentan en el campo y la usabilidad de la información. La información que se desarrolla en el sector público está sujeta a cambios, debido a la implementación de los avances tecnológicos.

Teniendo en cuenta esto, los datos presentan un valor agregado a la hora de ser organizados y sistematizados, brindan rapidez en la ejecución de trámites y generan información de interés al público. Sin embargo, es preciso aclarar la diferencia entre lo que es la información y lo que representa el documento; este último, cuenta con unas particularidades de integridad, autenticidad y disponibilidad convirtiéndose en evidencia tangible de la información; por tanto, una cosa es el acceso a la información y otra, el acceso al documento en el sector público. Se concluye que el avance del internet abre retos para la gestión documental en el sector público y por ello, es fundamental allanar el terreno para que el proceso de adaptación sea lo mejor posible. Así mismo, se reconoce que el acceso a la información es un derecho ciudadano y una obligación de las entidades, ya que el andamiaje del open data se financia con recursos económicos públicos.

En Colombia se ha trabajado en la mejora de los procesos relacionados con la gestión documental, aunque no se ha elaborado una escala de madurez para medir dicha mejora. Desde la creación del Archivo General de la Nación – AGN con la ley 80 de 1989 (República de Colombia 1989) y de la expedición de la ley nacional de archivos ley 594 del 2000 (República de Colombia, 2000) se designó a esta como rector del Sistema Nacional de Archivo, quien ha reglamentado el ejercicio de la Archivística y de la gestión documental en Colombia y ha realizado una labor permanente de guía de las instituciones para controlar los ciclos de vida documentales por medio de una gestión documental eficiente.

En ejecución de su misión, este ente rector por medio del decreto 2609 de 2012 en materia de archivos ha establecido instrumentos obligatorios para la realización de la gestión documental, la construcción y mantenimiento de dichos instrumentos de obligatorio cumplimiento (Archivo General de la Nación, 2012).

En diciembre de 2018 el AGN publicó su versión preliminar del Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos – MGDA (Archivo General de la Nación, 2018), el cual es una guía exhaustiva para la implantación de una gestión documental contemporánea, incluyendo el apoyo tecnológico para la gestión de documentos electrónicos. La normatividad se ha adecuado para establecer un equivalente funcional entre los documentos electrónicos y los documentos en cualquier formato ley 527 (República de Colombia, 1999) y el tratamiento requerido para los expedientes electrónicos en el Decreto 1080 de

2015 (MINCULTURA, 2015).

Así mismo, tanto el de ley 1712 decreto 2609 del 2012 como la ley 1437 del 2011 y la ley 1712 de 2014 (Archivo General de la Nación) exigen la implantación de un programa de gestión documental, prerrequisito para la implantación del SGDEA deseado. Redondo (2010), desarrolla una investigación llamada “El documento electrónico: un enfoque archivístico” centrado en el problema primordial que resulta de los documentos electrónicos el cual está relacionado con su conservación a corto, mediano y largo plazo; que busca garantizar la fiabilidad, la autenticidad, legalidad y originalidad, prolongando la relación en su contexto con la unidad de gestión que lo produjo y la tecnología utilizada. El autor refiere la necesidad de dar cumplimiento a las técnicas archivísticas, para una adecuada conservación de la información, tanto en el documento tradicional, como el electrónico, ya que ambos cumplen el mismo valor en la Administración Pública.

Araujo, Gorri, & Cardoso (2016), En su investigación “Preservación de la memoria institucional: enfoque en los archivos públicos”, menciona aspectos de los archivos públicos como memoria institucional de la sociedad, centra el problema en el valor de los documentos de archivo para su protección, consulta, custodia, solicitud de los ciudadanos, las organizaciones e investigadores.

Es necesario tener en cuenta que el acceso a la información es un derecho que todo ciudadano posee y debe ser garantizado; por tanto, las entidades públicas tienen que implementar técnicas archivísticas que garanticen el manejo de los archivos públicos, la protección de la información, los cuales están disponibles para brindar información confiable y oportuna a los ciudadanos contribuyendo al patrimonio cultural de la sociedad.

Machado & Flores (2016), en su artículo de investigación: “El documento digital en el contexto de las funciones archivistas”, realizan una revisión bibliográfica en la que contextualizan las siete funciones de archivo propuestas por Rousseau y Couture (1998) para los documentos digitales. Realizan un análisis de la producción, evaluación, adquisición, clasificación, descripción, conservación y difusión a la luz de la literatura, resaltando las peculiaridades de los documentos digitales y los metadatos, concluyendo que la inclusión de metadatos es primordial en el ciclo de vida de los documentos digitales, en su producción, adquisición, clasificación, evaluación, preservación y difusión.

Machado & Flores (2018), en su investigación: “Documento archivístico digital: demanda, confiabilidad y preservación”, mediante la revisión de material bibliográfico, analizan los documentos digitales lo que implica conservación y preservación en el tiempo, al considerar que el uso de las nuevas tecnologías de información y comunicación en las organizaciones, han generado cantidades de documentos digitales los cuales necesitan medidas de conservación y preservación confiable para su uso en el tiempo. Este estudio se desarrolló en los siguientes bloques temáticos: El documento digital en la sociedad contemporánea, aparición del documento digital, Preservación a largo plazo, Estrategias de conservación y Repositorios digitales de confianza.

Concluyendo que, ante el manejo de documentos digitales a largo plazo, definen las políticas de conservación documental desde su inicio, pues el cambio tecnológico exige una revisión constante de los soportes para mitigar obsolescencia tecnológica, asegurar su permanencia en el tiempo y la confiabilidad para su uso. En la investigación “Gobernanza digital en Costa Rica: un análisis de propuestas” (Cruz, 2017), presenta un marco conceptual en la interacción del Estado y la sociedad, enfocado en el esquema de Gobierno Electrónico, Gobierno Digital y Gobierno Abierto; señala la relación y su operatividad. Muestra la situación que presenta Costa Rica, con relación al asunto de gobernanza digital la cual ha presentado deficiencias por parte de las instituciones que han sido un tropiezo en el avance de políticas de modernización.

Se denotan las prácticas más significativas que permitan el fortalecimiento de la institucionalidad y gobernanza digital, que contribuya a una inclusión social, evita situaciones de corrupción, participación más activa del ciudadano y por supuesto, un cambio cultural y administrativo que permita la promoción e implementación de políticas públicas, que beneficien los gobiernos digitales. Pacios & La Torre (2018), en su investigación “Spanish historic archives’ use of websites as a management transparency vehicle” “Uso de sitios web por los archivos históricos españoles como vehículo de transparencia de gestión”, para las organizaciones públicas españolas desde el año 2014, acorde a la ley de transparencia, en sus sitios web publican información de interés para los ciudadanos, la cual es actualizada cada vez que ésta lo requiera, garantiza así la transparencia en los procesos y servicios prestados en cada entidad.

Los investigadores realizaron un análisis de indicadores de transparencia, en los sitios web de archivos históricos nacionales, publicados por entidades gubernamentales del Gobierno español, analiza el grado de dificultad o facilidad para el acceso a los archivos, lo que busca garantizar el derecho de los ciudadanos a la información. En conclusión, los investigadores indican que en 61 sitios web analizados, se presenta una escasez de indicadores de transparencia, objetivos de las entidades, publicación de informes anuales que genera la necesidad de puntualizar planes estratégicos, evaluación de indicadores de transparencia, disponibilidad de presupuesto e inversión.

Sáenz (2019), abarca en “La preservación digital en Colombia: un análisis desde la perspectiva normativa”, una estrategia metodológica descriptiva con un enfoque crítico social. Su interés fue comprender la metodología y los procedimientos establecidos para la implementación de planes, o proyectos relacionados con la preservación digital. Para este ejercicio, el autor desarrolló una táctica para la recolección de datos conceptuales y normativos, le aplicó una encuesta al Archivo General de la Nación y estableció los requisitos que debe cumplir las instituciones para cumplir a cabalidad con la preservación digital de la información en Colombia.

Existe normatividad en materia de preservación documental a largo plazo expedidas por el Estado colombiano; sin embargo, estas no son suficientes porque existe un desconocimiento en los modelos estandarizados que garanticen un trato técnico de los documentos; por tanto, el Archivo General de la Nación viene realizando una labor en compañía de ICONTEC, para la adopción de la NTC-ISO 16363:2017. Cumplir con la normatividad que contribuye a la conservación documental a largo plazo y emplear profesionales en el campo de la archivística que realicen una labor eficiente; brindan una custodia efectiva de la información y contribuyen a la conservación del patrimonio documental.

Perpinyà & Cid-Leal (2018), presentan su artículo: “Los portales de archivos españoles: transparencia, interoperabilidad y orientación a los usuarios” una investigación en la que analizan 14 portales de archivos de las Comunidades Autónomas españolas y PARES (Portal de Archivos Españoles) en relación con ley de transparencia, su interoperabilidad y la orientación a sus usuarios, mediante una plantilla que revisa 60 indicadores agrupados en siete temas así: datos generales, instrumentos de descripción, acceso a los documentos digitales, sistemas de consulta, presentación y exportación de resultados, servicios de valor añadido y atención a los usuarios e interoperabilidad con el Portal Europeo de Archivos y Europa. En los portales analizados se debe mejorar la accesibilidad en el sentido de su descripción, pues no es realizada en términos entendibles por los usuarios del común, para que no solo sean visibles sino inteligibles. (p.5)

En otra dimensión, con el avance de las tecnologías de información y las mejoras posibles de la gestión documental, el Archivo General de la Nación, de la mano con el Ministerio de las Tecnologías de Información y Comunicaciones – MINTIC han elaborado guías para la implantación de programas de gestión documental electrónica – PGDE con el apoyo de sistemas de información para gestión documentos electrónicos de archivo – SGDEA, instrumentos a partir de los cuales se pretende dar eficiencia a la gestión documental y resolver los problemas de acumulación masiva de documentos que se prevé en los archivos centrales e históricos de las entidades. Estas dos entidades del Estado han elaborado guías para la implantación de un SGDEA (AGN, 2017); es de esperar que la implementación de estos sistemas se universalice y en un corto plazo se conviertan en la generalidad de la gestión documental colombiana.

En conclusión, la diplomática y la archivística son disciplinas complementarias; la primera, se encarga de proteger la autenticidad de la información y la segunda, de establecer principios y procesos técnicos para su tratamiento, conservación, administración, clasificación, ordenación, las dos velan por salvaguardar la información, con un contenido auténtico y confiable al servicio de la sociedad.

El foco del análisis en cada uno de los artículos con relación al estado de arte, tiene como objetivo visualizar los cambios que tienen las entidades gubernamentales en la acogencia e implementación de nuevas herramientas tecnológicas, que minimicen los procesos en la producción de información, al abrir nuevas posibilidades de acercamientos de la información con los ciudadanos; sin embargo, en la contextualización de las investigaciones es notorio las falencias a las cuales la administración de la información se viene enfrentando, por falta de alfabetización, implementación de TIC'S en procesos de documentales, falta de profesionales archivistas con actualización en manejo de información electrónica, políticas de seguridad de la información, socialización de la leyes de transparencia que velan por la seguridad e integridad de la información emitida por los gobiernos al servicio de los ciudadanos, como un derecho a la información.

2.3. Categorías Conceptuales

Se considera la conceptualización de los términos fundamentales como la base o sustento teórico de la investigación, se centra en las categorías esenciales y sus relaciones para explicar la problemática que se investiga. Para el desarrollo de la presente investigación se establecieron como sustentación las siguientes categorías fundamentales:

2.3.1. Gestión Documental

La concepción norteamericana records management surge a finales de los años 40, donde apareció para dar solución al gran volumen de papel que existía en las administraciones públicas especialmente las compañías de seguros, los bancos y los ferrocarriles que fueron las primeras compañías estadounidenses que se interesaron en la racionalización de la gestión documental. (Román, 2018, p.28)

Según Ponjuán (2004), la gestión documental se define como “conjunto de hechos discretos y objetivos sobre acontecimientos. En el contexto de una organización, los datos son descritos como registros estructurados de transacciones. Constituyen la materia prima para la creación de información.” La autora aborda diferentes aspectos de la gestión de información que se desarrolla en cualquier organización y brinda, además, los criterios más actuales en relación con la misma, con la gestión documental y con la gestión del conocimiento, la relación entre estas disciplinas, así como también sus principios y aplicabilidad.

La producción de documentos en cualquier organización es inevitable; en el desarrollo habitual de sus actividades y el giro de sus negocios las empresas producen, reciben, tramitan, responden, seleccionan y archivan documentos, con el fin de proveer un soporte no solo para la toma de las decisiones sino para el desarrollo del negocio. (Zapata, 2005, p. 8)

En el transcurso del tiempo con la llegada de las TICs y sus constantes avances se van generando documentos en nuevos formatos ya digitales, con un contenido igual de importante para la toma de decisiones y exigiendo además la creación de estrategias para su almacenamiento y conservación. Se considera que la gestión documental es como un “conjunto de operaciones y de técnicas relativas a la concepción y a la evaluación de los sistemas administrativos que se requieran desde la creación de un documento hasta su destrucción o transferencia a los Archivos” (AGN, 2006). La gestión documental es como la “gestión de pruebas y de las evidencias que quedan plasmadas en los documentos de forma sistémica a partir de las acciones de la organización” (Cortiza, 2006).

Para implantar un sistema de gestión de documentos en una organización es imprescindible abarcar la gestión de documentos en su complejidad. (Bustelo Rueda, 2007, p.141).

Esto requiere de una visión global de los aspectos involucrados en el proyecto de gestión documental para integrar los documentos en papel, electrónicos, bases de datos y las personas que intervienen. Es necesario fijar objetivos claros, concretos e identificables y la delimitación del ámbito de aplicación del proyecto, de manera que exista coherencia y concordancia con la misión organizacional.

Por otra parte, la gestión documental no es sólo tratamiento archivístico, aunque éste forme parte como: “el conjunto de intervenciones archivísticas desde la creación o desde la producción de la misma documentos hasta después de decidida su conservación permanente buscando su mayor rentabilidad para la sociedad” (Heredia, 2007, p. 4). Además, que la etapa de creación, de concepción y de diseño de los documentos ni siquiera existen, cuando existen es a partir de su producción, iniciada en la tramitación administrativa.

Pedro Maestre (2012), desde una visión general plantea que la Gestión Documental constituye la “gestión basada en sistemas y herramientas cuya finalidad fundamental es la captación, almacenamiento, recuperación, presentación y transmisión de cualquier tipo de documento susceptible de ser utilizado en una empresa o institución”. (Yarelys Chávez Montejo, 2012) cita a (Pedro Maestre. P. 223).

Al tener en cuenta los aportes de los autores referenciados frente a esta categoría, se concluye que gestión documental es una secuencia de actividades y acciones de una organización, que se encuentran soportadas en archivos físicos o electrónicos y a los cuales se les realiza un tratamiento para su administración preservación y custodia desde su creación hasta su difusión. Por otra parte, Heredia defiende su posición al afirmar que la gestión documental es solo una, no una para los documentos administrativos y otra para los de conservación permanente, sostenida en el ciclo vital de los documentos, que no concluye en la eliminación pero que tampoco empieza en la recogida de documentos inútiles, al considerar como responsables a los archiveros y los archivos de las instituciones para favorecer y desarrollarla sin necesidad de crear nuevas unidades de gestión documental. (Heredia, 2007).

2.3.2. Manual de Gestión Documental

Un manual de gestión documental ofrece una guía útil para tener una idea más clara de cómo se hace un modelo de gestión documental que se adapte de manera adecuada a una organización dependiendo de sus necesidades. Es importante tener en cuenta las características y utilidad de los manuales para la administración de una Entidad.

“Son compilaciones que permiten el acercamiento, cuya finalidad es didáctica y afán de divulgación dirigidos a usuarios en periodo de formación, el autor además de su conocimiento adquirido tiene un sentido pedagógico de la materia”. (Sainero, 1994).

Cruz Ruiz, lo asocia a un libro con un temario organizado a través del cual se estructuran los contenidos y recoge aquello que se va a impartir en el curso. Su organización hace un dialogo guiado, que permita al alumno avanzar de manera lógica y a través de la argumentación de éste. (Cruz, 2013). Se tiene en cuenta a quien va dirigido, su objetivo, alcance, responsables, entre otros. Cruz Rubio, considera que el manual es auto instructivo y accesible al estudio individual, tener claro los objetivos que se pretenden conseguir y orientar a los participantes para un correcto uso del material que se entrega o al que se remite (Cruz,

2013)

Un sistema de gestión documental parte de la preparación en físico los archivos de manera que haya copia y que a medida que la información pierda validez se van depurando. “De igual manera los documentos cuentan con ciertas características para que tenga validez como el registro de la procedencia, un orden lógico que tenga la secuencia de los archivos y que cada categoría esté organizada” (Presidencia de la República, 2016).

Lo anterior, asegura una fácil recuperación como aporte de materia prima necesaria para la creación de más información; además es un apoyo en la rendición de cuentas, como eje de una cultura informacional en las organizaciones. También se dice que los profesionales y encargados de la gestión documental y de información, están preparados para acoplarse a las nuevas tecnologías y los cambios que conlleva frente a la generación de nuevos formatos de documentación e información y su respectiva divulgación.

2.3.3. Acceso a la Información

Es un derecho fundamental para el desarrollo pleno de una sociedad democrática y transparente, y un ejercicio vital para la rendición de cuentas de las autoridades y como un derecho multiplicador de otros derechos, ya que es necesario ejercerlos.

Desde 1888 ha existido en Colombia el Código de Organización Política y Municipal que regulaba el acceso de los documentos públicos a organismos gubernamentales salvo que alguna ley dispusiera lo contrario.

Después de 126 años se aprobó la Ley 1712 de 2014 "ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional" (Congreso de la República, 2014). Esta ley presenta entre otros algunos aspectos como el énfasis en la gestión integral de la información con políticas que promueven una adecuada producción, sistematización y publicación de documentos públicos.

De igual forma esta ley del gobierno colombiano se expide con el fin de exigir la disposición de la información pública para los ciudadanos, garantizando el contenido, oportunidad, veracidad, lenguaje y medios de acceso, como un derecho fundamental en el cual las entidades responden a las solicitudes expresas de información de los ciudadanos, con el fin de promover la transparencia en la gestión pública. Por lo tanto, las entidades desarrollan herramientas tecnológicas para responder a las satisfacciones de los usuarios.

La experiencia en América Latina indica que la clave para el éxito en la garantía del derecho, una vez aprobadas las leyes específicas, está en la implementación y monitoreo de su cumplimiento y en el diseño de las instituciones que se encargarán de esas tareas. Asegura que la información se encuentre disponible en óptimas condiciones, cuando y donde se necesite la protección, el acceso, la distribución, la recuperación y el uso. A través de procedimientos para el almacenamiento y conservación de la legibilidad, el control de cambios, la conservación y disposición. (ICONTEC, 2015. p 10-11)

Como organización receptora ha procurado custodiar los documentos conforme al derecho constitucional de acceso a la información que delimita mediante la Ley 594 de 2000 como fines de los archivos su objetivo esencial en los archivos es el de “disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración, en el servicio al ciudadano y como fuente de historia” (Archivo General de la Nación, 2000).

La sociedad exige un ambiente de transparencia, donde se conozca lo que se lleva a cabo en un ambiente de rendición de cuentas y acceso a la información pública (Marván et al, 2004). La transparencia y el acceso de la información es una idea que está presente en casi todos los sistemas gubernamentales y por ello que un portal de gobierno es la de fomentar la participación entre el Estado y el ciudadano mejorando las relaciones de forma ágil y eficiente, transparente y segura.

De lo anterior se deduce que el derecho de acceso a los documentos públicos es el derecho a conocer qué hacen las autoridades, es un derecho humano básico para la defensa de los derechos esenciales de los ciudadanos frente a los posibles abusos del Estado.

2.3.4. Diagnóstico Documental.

Para comprender qué es un Diagnóstico Documental es pertinente referirnos al diagnóstico archivístico, entendido como la herramienta holística mediante la cual se puede determinar a partir de fuentes de información la problemática en la gestión de los documentos electrónicos, donde a partir del conocimiento real de las necesidades.

Una búsqueda, un examen, para encontrar los problemas y oportunidades de mejora “con él se busca analizar necesidades de información, y tener un mapa de navegación para sanar una contingencia”. (Font Aranda, Ruiz Rodríguez, & Mena Mújica, 2012). Para realizar un diagnóstico es necesario realizar un levantamiento de Información, un análisis de la documentación a examinar, el cual sirve como base para definir la situación actual de cualquier archivo, de esta manera, plantear estrategias para el mejoramiento de las situaciones.

El diagnóstico del archivo se realiza con base en la normatividad vigente Ley 594 (2000), establecida para su gestión “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” (AGN, 2000). Y mediante el Decreto 2609 (2012):

Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para las entidades del Estado. (Presidencia de la República, 1974)

Teniendo en cuenta lo expuesto por Vallejos Díaz (2008), el diagnóstico se conceptualiza como “la identificación de la naturaleza o esencia de una situación o problema y de la causa posible o probable, es el análisis de la naturaleza” (p. 12). Definido entonces, como el resultado final de una exploración de funciones, comportamientos y caracterizaciones del objeto de estudio en un contexto espacio-tiempo, con la observancia de que no se limita a una simple descripción sino a un ejercicio explicativo, propositivo y pronosticador, producto de una investigación holística fundamentada en la comprensión del todo, de la universalidad y del contexto del sujeto u objeto.

Conocida el diagnóstico archivístico, como la herramienta holística mediante la cual se determina a partir de fuentes de información la problemática en la gestión de los documentos físicos y electrónicos, donde a partir del conocimiento real de las necesidades, entender las particularidades de una situación y comprender globalmente los eventos, al tener en cuenta las caracterizaciones y elementos que en conjunto conforman el todo de la situación y que plantea estrategias de intervención adecuadas, con acciones tendientes a resolución del problema, al disminuir amenazas y riesgos y aprovechar fortalezas y oportunidades (Jaimes & García, 2003).

De otra parte, Vallejo (2003), reflexiona que con el desarrollo de la investigación se busca confirmar el supuesto teórico de la necesidad básica de realizar un estudio previo, para desarrollar un sistema archivístico, mediante la construcción de una herramienta diagnóstica que realice un reconocimiento y evaluación del fenómeno en el ambiente real, bajo una concepción holística, para la comprensión de la complejidad del problema que motiva el estudio y que a partir de la identificación de las características específicas, se establecen las deficiencias y oportunidades.

También, definir las acciones para abordar la problemática y de esta manera plantear las estrategias que lleven a las mejores decisiones, desde una perspectiva que no solucione únicamente los problemas actuales sino los que a futuro se presenten.

En este orden de ideas, el diagnóstico documental se considera como requisito indispensable para la elaboración de los documentos relativos a los instrumentos archivísticos de la entidad, documento que sirve como base para la identificación de la situación actual de la entidad en cuanto a la administración de sus acervos documentales, identificación de puntos críticos y base para establecer planes necesarios a ejecutar en corto, mediano y largo plazo.

2.3.5. Transformación Digital

Es un conjunto de actuaciones orientadas a la mejora y a la modernización de los procesos, los procedimientos, los hábitos y los comportamientos de las organizaciones y personas que haciendo uso de las tecnologías digitales, mejoran la competitividad de las administraciones públicas, las empresas y los ciudadanos.

El archivo es esencial porque resguardan los documentos de las entidades durante su gestión, ya que son el soporte para las gerencias, así como, influyen en la toma de decisiones. Por tanto, el archivo electrónico reúne los documentos electrónicos y digitales que se almacenan durante la administración conforme a las técnicas archivistas, de igual manera, la gestión documental reúne las actividades tanto administrativas como sistemáticas instituidas en la categorización, ordenación y gestión de los documentos que son producidos y recibidos por las entidades, con el propósito de proveer su uso y preservación (Archivo General de la Nación, 2015).

Ha llegado para transformar los procesos en las organizaciones a partir del uso óptimo de la tecnología. Su definición se enmarca en un “conjunto de actuaciones orientadas a la mejora y modernización de los procesos, los procedimientos, los hábitos y comportamientos de las organizaciones y personas que, haciendo uso de las tecnologías digitales, mejoran la competitividad global de las administraciones públicas, las empresas y los ciudadanos” (AMETIC, 2017).

La definición proporcionada por Mundet (1995) sobre documento electrónico, citado por Dante (2005) se refiere a la gestión documental como una secuencia de tareas dirigidas a conseguir altos niveles de eficiencia en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones. Este punto de vista, a pesar de ser poco reciente proyectó en su momento, uno de los propósitos de la gestión documental como factor para garantizar la eficiencia y potencializar la administración a partir del manejo adecuado de los documentos.

Massal J. & Sandoval C.G. (2010) señala que el Gobierno Electrónico significa transitar hacia un nuevo tipo de relación con el Estado, que no solo se define por su característica virtual u online, sino que se define también por el grado de transformaciones requeridas en el Estado y en los ciudadanos para enfrentar la revolución acelerada de nuestros tiempos” (p.4).

Por esta razón el uso de las Tecnologías de Información y Comunicación en los procesos gubernamentales, mejoran radicalmente los servicios y trámites ofrecidos a los ciudadanos, e incrementa los niveles de transparencia del Estado.

El diagnóstico es el momento en el que se interroga sobre el funcionamiento, logros y problemas que afronta la Unidad de Información. Se trata de recoger y analizar información acerca de los principales problemas para comprender y analizar la situación actual de la unidad de información, y que permita en segundo momento detectar las causas”. (Imaña Vásquez, 2012) cita a (Contreras, 2005, p. 33).

De acuerdo con Cruz Mundet (2003) las estrategias para el desarrollo de un sistema de gestión de documentos se centran en los requisitos de diseño, uso y conservación, al insertar estos requisitos a los documentos y procesos de trabajo. La estructura del documento electrónico de archivo en Colombia se basa en lineamientos normativos de la Ley 527 de 1999 y el Decreto Ley 1080 de 2015; así como aspectos según estándares internacionales ISO 30301 (2011) y la ISO 15489 (2000) que citan como características de los documentos electrónicos las estructuras físicas y lógicas.

El uso masivo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), ha dejado como consecuencia el surgimiento de la llamada transformación digital como elemento innovador no solo en las instituciones sino en la sociedad general.

2.4. Contexto Institucional

La Alcaldía de Sabaneta como órgano ejecutivo del gobierno local del municipio con el mismo nombre fue creado por Ordenanza 7 de 1967 y puesta en funcionamiento el 1 de enero de 1968. Su quehacer como institución está intrínsecamente relacionado con el municipio.

“Entidad administrativa territorial, reconocida por la Ley y constituida por el conjunto de familias que habitan su territorio, por su patrimonio y bienes, con personería jurídica y autoridades propias que ejercen autonomía administrativa” (Tamayo, 1989, p. 25 -26).

La organización según el concepto de Gómez (1994) es la estructuración técnica de las relaciones que existen entre funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo social, con el fin de lograr máxima eficiencia en la realización de planes y objetivos señalados con anterioridad. Eso quiere decir que es una estructura que combina tanto a los ciudadanos o miembros con los recursos y elementos necesarios dentro y fuera, con el fin de cumplir con los objetivos propuestos planteados en su plan de desarrollo municipal y sus proyectos en gestión documental.

Por otro lado, Julián Salazar puntualiza que el municipio en tanto a sus principales elementos es “una asociación de personas radicadas en una circunscripción territorial, que tenga entre sus componentes relaciones de carácter vecinal y que satisfaga sus intereses comunes a través de órganos políticoadministrativos propios” (Salazar, 2009, p. 43).

De esta definición se dice que el municipio es una institución jurídica, política y social constituida por la asociación de personas residentes de un territorio, unidos por lazos de carácter gremial o laboral, cuyo objetivo es la satisfacción de las necesidades e intereses comunes de un pueblo. Sabaneta es conocido como el Rincón Joven del Valle de Aburrá, se encuentra a 14 km al sur de la ciudad de Medellín. Tiene como vías de acceso: la Avenida Las Vegas, la Avenida El Poblado y la Autopista Sur; limita con los municipios de Envigado, Itagüí, Caldas y La Estrella. El municipio está comprendido por 31 barrios y 6 veredas: María Auxiliadora, Las Lomitas, La Doctora, San José, Cañaveralejo y Pan de Azúcar.

Sabaneta debe su nombre a la expresión derivada de sabana, sustantivo diminutivo que significa lugar suave y plano, sin vegetación arbórea, fértil para pastar ganados o plantar un bello pueblo. Fue fundado en el año 1903 como corregimiento de Envigado. El 25 de octubre de 1964 se promueve la creación de Sabaneta como municipio, bajo la coordinación del Padre Ramón Arcila y de la Sociedad de Mejoras Públicas. En esta fecha se constituye la Junta Pro-Municipio con líderes cívicos de la región. Tras cumplirse los trámites de rigor, se llega al año 1967 y la Asamblea Departamental de Antioquia dictó, el 30 noviembre, la Ordenanza No. 7 por la cual se erige como municipio, la que empieza a regir el 1° de enero de 1968. Así nació el municipio de Sabaneta.

Actualmente es uno de los territorios más dinámicos del país; se destaca no sólo como el municipio más pequeño de Colombia, sino por su progreso y desarrollo. Gracias a esta transformación ha pasado de pueblo a ciudad, convirtiéndose en destino turístico y religioso debido a su infraestructura, su desarrollo económico, social y cultural, su tradición religiosa y a la calidad humana de sus habitantes.

La alcaldía de Sabaneta inició su vida administrativa con una planta de cargos incipiente su crecimiento se dio medida que adquirieron recursos y se aumentaban sus funciones. En 1979 se reestructuró la planta de cargos y se reorganizó administrativamente bajo los Acuerdos 10 y 20 del 24 de febrero, es así cómo se asignan por primera vez las funciones específicas para cada cargo; ya en 1987 por medio del Acuerdo 22 del 20 de marzo, se reestructura la planta orgánica de cargos y, hasta la fecha, se han realizado 23 reestructuraciones conformando 71 dependencias según el Decreto 114 y 114 A de 2013 que rige en la Alcaldía. (memoria descriptiva TRD, 2019). Luego mediante el Decreto 095 de 2021 se realizó un proceso de modernización donde quedó conformada la estructura en 15 Secretarías y 72 dependencias distribuidas.

2.4.1. Misión

En la Administración de Sabaneta trabajamos para propiciar el desarrollo integral de la población y elevar su calidad de vida, mediante el uso efectivo de los recursos, la prestación de los servicios públicos y la promoción para la participación ciudadana. (página web Alcaldía Municipal de Sabaneta)

2.4.2. Visión

En el 2025 Sabaneta será el municipio modelo de Colombia, dinámico, organizado, participativo, justo, amable, pacífico, con la mejor calidad de vida y en paz con la naturaleza. (página web Alcaldía Municipal de Sabaneta)

2.4.3. Objetivos

La Administración Municipal de Sabaneta define y establece los objetivos de calidad, con el fin de cumplir la política de calidad. Las decisiones y acciones se orientan hacia el logro de estos objetivos, mediante un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la mejora continua.

• Gestionar y administrar la consecución de recursos físicos y financieros adecuados para la

prestación de los servicios.

• Disponer de personal competente para la realización de sus actividades.

• Generar una cultura de trabajo en equipo y de mejoramiento continuo en la Administración

Municipal de Sabaneta.

• Generar procesos de desarrollo institucional, de infraestructura, social y de convivencia.

• Satisfacer las necesidades y expectativas de la comunidad según la constitución y las leyes.

(Página web Alcaldía Municipal de Sabaneta)

2.4.4. Estructura organizacional

El objeto de estudio de esta investigación es la Subdirección de Gestión Documental como una oficina dependiente de la Secretaría General, fue creado mediante Acuerdo Municipal 9 del 24 de septiembre de 2020 por el cual concede facultades al alcalde del municipio de Sabaneta para actualizar y modernizar la estructura administrativa. Fue reglamentado con el Decreto 095 de 23 de marzo de 2021 en el cual se establece y adopta la estructura de la administración y define las funciones de sus organismos y dependencias.

Imagen1. Organigrama Administración Municipal

El subdirector de Gestión Documental es el responsable de la Gestión Documental que se encuentra incluido en el macroproceso de Gestión de la información, como uno de los procesos de apoyo establecidos en el mapa de procesos de la entidad.

Imagen 2. Mapa de procesos Alcaldía de Sabaneta

Este tipo de procesos se considera transversal para la Alcaldía Municipal de Sabaneta, por lo tanto, se establecen los diferentes manuales, procedimientos, guías y formatos que sean de obligatorio cumplimiento para la gestión de documentos del Alcaldía.

2.5. Marco legislativo y normativo

El marco legal del trabajo se constituyó la relación entre los conceptos establecidos en el marco conceptual y la Constitución Política De Colombia, La Ley General De Archivos y demás normas reglamentarias.

En este apartado se describirán los documentos legislativos y normativos que regulan la forma de la organización de archivos administrativos relacionadas con el acceso y disposición de la información, la transparencia y el uso de TIC, la gestión documental de documentos electrónicos, el derecho a la información, el acceso a documentos públicos, el principio de la democracia participativa establecidos en la Constitución Política Colombiana, además de Leyes, Decretos, Acuerdos, Directivas, Circulares y Resoluciones relacionadas s a continuación:

REFERENCIA

FECHA DE EMISIÓN

BREVE DESCRIPCIÓN

Constitución Política de Colombia julio 4 de 1991 Derechos fundamentales, Derechos Sociales, Económicos y Culturales, Derechos Colectivos y del Ambiente y la protección y aplicación de los referidos derechos. La función Pública. (C.P., 1991, art. 1) Ley 136 de 1994 junio 2 de 1994 Por medio del cual se dictan las normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios. (Ley 136, 1994) Ley 489 de 1998.

diciembre 29 de 1998 Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública, con las modificaciones que ha tenido desde su promulgación. (Ley 489, 1998).

Ley 527 de 1999 agosto 18 de 1999 Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de

REFERENCIA

FECHA DE EMISIÓN

BREVE DESCRIPCIÓN

certificación y se dictan otras disposiciones. (Congreso de Colombia, 199).

Ley 734 de 2002 febrero 5 de 2002 Código Único Disciplinario. (Congreso de Colombia, 2002).

Ley 594 de 2000 julio 14 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. (Congreso de Colombia, 2000).

Ley 975 de 2005 julio 25 de 2005 Ley de justicia y paz. Capitulo X “conservación de archivos”, Artículo 56 deber de memoria, Artículo 57 medidas de preservación de los archivos, Artículo 58 medidas para facilitar el acceso a los archivos. (Congreso de Colombia,

2005).

Ley 962 de 2005 julio 8 de

2005

Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. (Congreso de Colombia, 2005).

Ley 1341 de 2009 julio 30 de 2009 Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y

REFERENCIA

FECHA DE EMISIÓN

BREVE DESCRIPCIÓN

las comunicaciones - tic-, se crea la agencia nacional de espectro y se dictan otras disposiciones. (Congreso de Colombia, 2009). Ley 1409 de 2010

30 de agosto de 2010

Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones. (Congreso de Colombia, 2010). Ley 1448 de 2011

10 de junio de 2011

Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones. (Congreso de Colombia, 2011). Ley 1551 de 2012 julio 6 de 2012 Por la cual se dictan normas para modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios. (Congreso de Colombia, 2012). Ley 1712 de 2014 marzo 6 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. (Congreso de Colombia, 2014). Ley 1755 de 2015 junio 30 de 2015 Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. (Congreso de Colombia, 2015).

REFERENCIA

FECHA DE EMISIÓN

BREVE DESCRIPCIÓN

Ley 1952 de 2019

Por medio de la cual se expide el código general disciplinario se derogan la ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la ley 1474 de 2011, relacionadas con el derecho disciplinario. (Congreso de Colombia, 2019).

Ley 2106 de 2019

22 de noviembre

2019

Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública. (Congreso de Colombia,

2019).

Ley 2015 de 2020

31 de enero de 2020

Por medio del cual se crea la historia clínica electrónica interoperable y se dictan otras disposiciones. (Congreso de Colombia, 2020). Ley 2052 de 2020

25 de agosto de 2020

Por medio de la cual se establecen disposiciones transversales a la rama ejecutiva del nivel nacional y territorial y a los particulares que cumplan funciones públicas y/o administrativas, en relación con la racionalización de trámites y se dictan otras disposiciones. (Congreso de Colombia, 2020). Ley 2080 de 2021

25 de enero de 2021

Por medio de la cual se reforma el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo -ley 1437 de 2011- y se dictan otras

REFERENCIA

FECHA DE EMISIÓN

BREVE DESCRIPCIÓN

disposiciones en materia de descongestión en los procesos que se tramitan ante la jurisdicción. (Congreso de Colombia, 2020).

Decreto 2150 de 1995- presidencia

5 diciembre de 1995

Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Art. 12: Firma mecánica Decreto 852 de

2013

Abril 25 de 2013 Por el cual se establecen los términos para la adopción del Código Postal en el Territorio Nacional Decreto 3666 de 2014- Presidencia

08 de noviembre de

2004

por medio del cual se consagra el Día Nacional de los Archivos en Colombia Decreto Municipal N.º 064 de 2015 julio 2 de 2015 Por medio del cual se da cumplimiento al Acuerdo municipal 001 de 2015, el cual modifica el Acuerdo 002 de 1999 y hace el traslado de una dependencia dentro de la estructura administrativa de la alcaldía de sabaneta. (Alcaldía Municipal de Sabaneta, 2015).

Decreto Municipal N.º 095 de 2015 noviembre 6 de 2015 Por medio del cual se adopta el reglamento interno de archivo y correspondencia. (Alcaldía Municipal de Sabaneta, 2015).

REFERENCIA

FECHA DE EMISIÓN

BREVE DESCRIPCIÓN

Decreto Municipal N.º 096 de 2015 noviembre 6 de 2015 Por medio del cual se Adopta el Programa de Gestión Documental -PGD del municipio de Sabaneta. (Alcaldía Municipal de Sabaneta, 2015). Decreto Municipal Nº 097 de 2015 noviembre 6 de 2015 Por medio del cual se adopta el código de ética para el ejercicio de la profesión de archivista. (Alcaldía Municipal de Sabaneta, 2015). Decreto 1080 de

2015

mayo 26 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. (Presidencia de la República de Colombia, 2015).

Decreto 1287 de

2020

24 septiembre de

2020

Por el cual se reglamenta el Decreto Legislativo

491 del 28 de marzo de 2020, en lo relacionado con

la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la Emergencia Sanitaria. (Presidencia de la República de Colombia,

2020).

Decreto 1499 de

2015

septiembre 11 de

2017

Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley

1753 de 2015 – MIPG. (Presidencia de la República

de Colombia, 2017).

REFERENCIA

FECHA DE EMISIÓN

BREVE DESCRIPCIÓN

Decreto Nacional

612 de 2018

abril 4 de 2018 Por el cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado. (Presidencia de la República de Colombia, 2021). Decreto Municipal N.º 265 de 2018 octubre 18 de 2018 Por medio del cual se integra y se reglamenta el comité institucional de gestión y desempeño del Municipio de Sabaneta (comité de archivo/capacitación). (Alcaldía Municipal de Sabaneta, 2018).

Decreto 620 de

2020

2 de mayo de 2020

Por el cual se subroga el título 17 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente los artículos 53, 54, 60, 61 Y 64 de la Ley 1437 de 2011, los literales e, j y literal a del parágrafo 2 del artículo 45 de la Ley

1753 de 2015, el numeral 3 del artículo 147 de la

Ley 1955 de 2019, y el artículo 9 del Decreto 2106 de 2019, estableciendo los lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales". (Presidencia de la República de Colombia, 2021).

Decreto Nacional

491 de 2020

marzo 28 de 2020 Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los

REFERENCIA

FECHA DE EMISIÓN

BREVE DESCRIPCIÓN

servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica. (Presidencia de la República de Colombia, 2021). Decreto 526 de 2021- Presidencia

19 mayo de 2021

Regular la firma electrónica del contrato individual de trabajo. (Presidencia de la República de Colombia, 2021).

Decreto 245 de

2021

30 de julio de 2021

Por la cual se actualizan códigos asignados a las dependencias de la Alcaldía Municipal de Sabaneta. (Alcaldía Municipal de Sabaneta, 2021). Resolución Municipal 2018 de

2008

mayo 19 de 2008 Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental del Municipio de Sabaneta. (Alcaldía Municipal de Sabaneta, 2008).

Resolución Municipal 1020 de

2013

15 octubre de 2013

Por la cual se establecen las directrices generales para la implementación de la estrategia de cero papel y eficiencia administrativa en el municipio de Sabaneta. (Alcaldía Municipal de Sabaneta, 2013)

REFERENCIA

FECHA DE EMISIÓN

BREVE DESCRIPCIÓN

Resolución Municipal SH 001 de

2017

17 agosto de 2017

Por la cual se autoriza la implementación de la firma mecánica y/o digital de los funcionarios titulares de la Secretaría de Hacienda Municipal, del área administrativa de impuestos, de la oficina de ejecuciones fiscales y cobranzas. (Alcaldía Municipal de Sabaneta, 2017).

Resolución Municipal 1437 de

2017

4 octubre de 2017

Por la cual se autoriza la implementación de la firma mecánica de los funcionarios titulares de la Secretaría de hacienda Municipal, del área administrativa de impuestos, de la oficina de ejecuciones fiscales y cobranzas y de la Secretaría de movilidad y Tránsito. (Alcaldía Municipal de Sabaneta, 2017).

Resolución 629 de

2018- DAFP

19 de julio de 2018

Por la cual se determinan las competencias específicas para los empleos con funciones de archivista que exijan formación técnica profesional, tecnológica y profesional o universitaria de archivista Resolución Municipal 2541 de

2019

27 diciembre de 2019

Por medio del cual se aprueba la actualización de las Tablas de Retención Documental del municipio de Sabaneta. (Alcaldía Municipal de Sabaneta, 2019).

REFERENCIA

FECHA DE EMISIÓN

BREVE DESCRIPCIÓN

Resolución Municipal 1468 de

2020

28 octubre de 2020

Por la cual se autoriza la implementación de la firma mecánica y/o digital de los funcionarios titulares de la Secretaría de hacienda de los funcionarios titulares de la Secretaría de hacienda Municipal, el área administrativa de Impuestos y la oficina de Ejecuciones Fiscales y cobranzas. (Alcaldía Municipal de Sabaneta, 2020). Resolución 1519 de 2020- MINTIC

24 agosto de 2020

“Por la cual se definen los estándares y directrices para publicar la información señalada en la Ley 1712 del 2014 y se definen los requisitos materia de acceso a la información pública, accesibilidad web, seguridad digital, y datos abiertos. (MinTic, 2020).

Resolución 2893 de 2020- MINTIC

30 de diciembre de

2020

Por la cual se expiden los lineamientos para estandarizar ventanillas únicas, portales específicos de programas transversales, sedes electrónicas, trámites, OPAs y consultas de acceso a información pública, así como en relación con la integración al Portal Único del Estado Colombiano, y se dictan otras disposiciones. (MinTic, 2020). Acuerdo 049 de

2000- AGN

5 mayo de 2000

Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo

7 “Conservación de Documentos” del Reglamento

REFERENCIA

FECHA DE EMISIÓN

BREVE DESCRIPCIÓN

General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”. (AGN,

2000).

Acuerdo 060 de

2001 – AGN

Octubre 30 de 2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. (AGN, 2001).

Acuerdo 042 de

2002- AGN

31 octubre de 2002

Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental. (AGN, 2002).

Acuerdo 038 2002

– AGN

septiembre 20 de

2002

Por el cual se desarrolla el Artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan con funciones públicas, se regula el inventario único documental. (AGN, 2002). Acuerdo 002 de

2004- AGN

23 enero de 2004

Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. (AGN, 2004).

REFERENCIA

FECHA DE EMISIÓN

BREVE DESCRIPCIÓN

Acuerdo 8 de 2004- Departamento de Antioquia abril 29 de 2004 Por el cual se aprueban las Tablas de Retención Documental de la Alcaldía Municipal de Sabaneta. (Gobernación de Antioquia, 2004).

Acuerdo Municipal Nº 001 de

2009

febrero 18 de 2009 Por medio del cual se crea el Archivo Histórico Municipal y se dictan otras disposiciones. (Concejo Municipal de Sabaneta, 2009).

Acuerdo 04 de

2013 - AGN

marzo 15 de 2013 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. (AGN, 2013). Acuerdo 05 de

2013 – AGN

15 marzo de 2013

Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. (AGN, 2013).

Acuerdo 050 de

2000- AGN

5 mayo de 2000

Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo". (AGN, 2000).

REFERENCIA

FECHA DE EMISIÓN

BREVE DESCRIPCIÓN

Acuerdo 06 de

2014- AGN

15 de octubre de

2014

Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000. (AGN, 2014). Acuerdo 008 de

2014- AGN

31 de octubre de

2014

Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística.

(AGN, 2014).

Acuerdo Municipal Nº 001 de

2015

febrero 26 de 2015 Por medio del cual se modifica el Acuerdo 002 de 1999 y se hace el traslado de una dependencia dentro de la estructura administrativa de la alcaldía de sabaneta. (Concejo de Sabaneta, 2015). Acuerdo 06 de

2015- AGN

10 de julio de 2015

Por el cual se modifica el artículo 11° del Acuerdo 008 de 2014 que establece las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística. (AGN, 2015). Acuerdo 09 de

2018 – AGN

19 de diciembre de

2018

Por el cual se reglamenta la gestión documental de los expedientes de las licencias urbanísticas y

REFERENCIA

FECHA DE EMISIÓN

BREVE DESCRIPCIÓN

otras actuaciones relacionadas con la expedición de las licencias a cargo de las autoridades municipales o distritales competentes, o por los curadores urbanos. (AGN, 2018).

Acuerdo 04 de

2019- AGN

30 de abril de 2019

Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD. (AGN, 2019).

Acuerdo 04 de

2019- AGN

30 de abril de 2019

Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD. (AGN, 2019).

Acuerdo Municipal Nº 06 de

2020

junio 17 de 2020 Por medio del cual se aprueba y adopta el Plan de Desarrollo Municipal, Todos Somos Sabaneta- Sabaneta Ciudad para el Mundo-Sabaneta Ciudad Consciente 2020-2023 (Alcaldía de Sabaneta ,2020)

REFERENCIA

FECHA DE EMISIÓN

BREVE DESCRIPCIÓN

Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública. (Concejo de Sabaneta, 2020).

Circular 004 de

2003- DAFP

6 de junio de 2003

Organización de las Historias Laborales Circular 13 de

1999 -AGN

12 octubre de 1999

Producción documental: Uso de tintas Circular Externa

001 de 2019- AGN

10 de septiembre de

2019

Entrega de archivos y documentos en cualquier soporte, con ocasión del cambio de administración en las entidades del orden territorial Circular Externa

005 DE 2012- AGN

11 septiembre de 2012

Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel Circular Externa No. 21 de 2017- AGN

22 de febrero de 2017

Uso del SECOP II para crear, conformar y gestionar los expedientes electrónicos del Proceso de Contratación Directiva Presidencial 04 de

2012

02 de abril de 2012

Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública (APC-Colombia 2012).

GT185- ICONTEC

30 septiembre de 2009

Documentación organizacional NTC 5029- Icontec

19 diciembre de 2001

Medición de Archivos

3. CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO

A continuación, serán expuestos los métodos prácticos y teóricos que fueron utilizados para identificar el problema planteado en la presente investigación, donde se reflejará desde el enfoque hasta las fases de investigación.

3.1. Enfoque

La presente investigación tiene un enfoque cualitativo, se caracteriza porque se realiza un estudio del objeto de investigación como lo menciona Pirela “dos formas distintas pero complementarias de acercarse a la realidad” (Pirela, 2016). Se toma de la siguiente afirmación:

Tiene como una de las principales virtudes apostar por la diversidad cognoscitiva-metodológica para el estudio de una realidad compleja, cambiante en el tiempo, ya que ningún enfoque o método tiene la exclusividad del conocimiento. Se trata de una articulación entre la investigación intensiva y la investigación extensiva de la combinación de procedimientos de observación o recolección de datos, diseños, investigadores e incluso teorías, para que el investigador social atenúe el sesgo que produce investigar con un método único. (Pirela, 2016)

El instrumento que se diseñará para recolectar la información descriptiva será mediante un estudio de caso; que en opinión de Blanco y Pirela “se concibe como una propuesta de integración de enfoques de investigación para el estudio de un mismo problema u objetivo de estudio a través del uso de métodos, diseños, técnicas, procedimientos de recolección y análisis de datos” (Blanco & Pirela, 2015, p. 100).

3.2. Tipo de investigación

Es una investigación descriptiva; se pretende interpretar correctamente el resultado de las preguntas que se realizaran por medio del método de recolección de datos, bajo el conocimiento adquirido con la información reportada y percibida por los autores directos de los procesos y procedimientos con el fin de estudiar y evaluar el estado del fenómeno a investigar.

Un estudio cualitativo sobre esta situación específica se basa en la selección de una serie de cuestiones, a través de la información recopilada, los datos y las referencias, las cuales se analizarán encontrando las relaciones precisas que se dan entre ellas y la manera en que se complementan y se vinculan en el marco general del estudio.

3.3. Método

Expresa Rovira que “un método de investigación habitualmente utilizado en las ciencias de la salud y sociales, el cual se caracteriza por precisar de un proceso de búsqueda e indagación, así como el análisis sistémico de uno de varios casos” (Rovira, s.f.). , y teniendo en cuenta que está investigación será realizada en varias fases, dando inicio con una compilación de propiedades recolectadas por medio del estudio de caso.

Se busca investigar, diagnosticar y presentar el manejo que se le está dando a la gestión documental en la Alcaldía Municipal de Sabaneta, al igual que mostrar las posibles razones por las que se están presentando deficiencias en la conservación ordenación y organización de los documentos. Una vez que han sido establecidas no ser modificadas, ya que varía también el proceso de comprobación. En las metodologías cualitativas, las hipótesis se descubren, afinan y perfeccionan a medida que avanza el proceso de investigación. La formulación y reformulación de los supuestos iniciales progresan a través del trabajo de campo para alcanzar una formulación más compleja en la fase final de la investigación.

3.4. Técnicas

El enfoque de esta investigación es cualitativo, la técnica que se utilizará es: El análisis documental a partir de un diagnóstico integral de archivos realizada a la subdirección de Gestión Documental de la Alcaldía porque en esta se reconocen las características internas y externas que impacten a la gestión documental de la entidad y su estado de madurez.

Por otra parte, se pretende por medio de un formato de diagnóstico integral (guion de observación) el cual contendrá una serie de preguntas, indagar específicamente los siguientes componentes de la Gestión documental de la Alcaldía Municipal de Sabaneta:

El componente aspectos de la función archivística estará compuesto por preguntas referentes a la puesta en marcha de instrumentos archivísticos a su organización y descripción al igual que la gestión de las comunicaciones oficiales generadas.

El componente de organización y descripción abarcará los procesos que se realizan en la organización de los archivos como son: (clasificación, ordenación, foliación, descripción y expurgo). Y para el componente de comunicaciones oficiales se pretende averiguar su planeación, organización, trámite, distribución y disposición final, según la implementación de los procesos archivísticos.

Es importante aclarar que esta información es tomada del personal encargado del área de Gestión Documental de la entidad y que al finalizar, se procede a recopilar los datos para tabularlos y realizar el análisis de la información, determinado así, las necesidades reales que tiene la Alcaldía Municipal de Sabaneta en su gestión documental y definir el diseño del sistema de gestión documental que se planteará para que mejore sus procesos.

3.5. Instrumentos

Se utilizará como instrumento de recolección de datos, el formato de diagnóstico que será adaptado y revisado por la subdirectora de Gestión Documental de la Alcaldía de Sabaneta, con el fin de obtener la información, enfocado en los siguientes tres aspectos: Administrativos, función archivística y de conservación a largo plazo; desprendiéndose de cada uno, categorías que dan respuesta a las características específicas de cada uno de los aspectos a evaluar.

● Administrativos: Aspectos organizacionales, financieros, formación y capacitación e instancias

asesoras.

● Función Archivística: Organización y descripción, Instrumentos archivísticos y comunicaciones

oficiales.

● Preservación a largo plazo: Unidades de conservación, condiciones del edificio o locales

destinados a archivo, mantenimiento, seguridad y sistema de emergencias.

Este formato traerá una serie de preguntas con respuesta SÍ, NO, PARCIAL para obtener la información de cada categoría. El número de preguntas se realizará de acuerdo con el componente y categoría. Las preguntas al aspecto administrativo y de conservación a largo plazo serán enfocadas a la Subdirección de Gestión Documental por ser el área responsable de la gestión documental, además de encontrarse ubicada en el mismo edificio donde está el fondo acumulado del Archivo central de la institución y por ser los supervisores del contrato de custodia de los archivos ubicados en locales fuera de la edificación central.

Por otra parte, se incluirá un formato de diagnóstico para la medición en metros lineales de los fondos acumulados aplicando la NTC 5029 de 2001 de Medición de archivos para obtener el cálculo de los metros lineales que cuenta la entidad.

3.6. Fases de la investigación

A continuación, se relacionan las fases de la investigación:

3.6.1. Fase de Planeación

• Plan del trabajo: Identificar las tareas y recursos necesarios para llevar a cabo la

investigación • Identificación de Información: Selección y recopilación de información

3.6.2. Fase de ejecución

● Estado del arte: Análisis de la situación actual de Gestión Documental en la AMS

● Diagnóstico: Diagnóstico del nivel de madurez en la AMS (con los instrumentos y procesos

secuenciales)

● Identificación: Identificación de aspectos y componentes de la propuesta de Gestión

Documental para la AMS

● Guion de observación: Aplicar en un guion de observación semiestructurado.

● Resultado de respuestas guion de observación: Análisis y procesamiento de datos

3.6.3. Fase de seguimiento y control

• Evaluación y control: Mediante actividades de tipo transversal y con ayuda de bitácora hacer seguimiento y control al cumplimiento del plan de trabajo desde inicio a fin de la investigación.

3.6.4. Fase de cierre

• Elaboración y presentación de la investigación: Elaboración y presentación de propuesta de Gestión Documental para la AMS

4. CAPÍTULO IV. ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS

La guía de observación buscó determinar los conocimientos adquiridos sobre Investigación por parte de los maestrantes en sus semestres previos de formación académica y establecer los contenidos que se incluyeron en el proyecto de grado con el aporte de los expertos. Este trabajo de campo fue muy enriquecedor por cuanto al conversar con los encargados de la Subdirección de Gestión Documental de la Alcaldía de Sabaneta y escuchar sus opiniones motivó a seguir construyendo el diagnóstico, el cual es una herramienta que ellos necesitan para analizar el nivel de madurez que tiene la entidad.

4.1. Análisis de la gestión documental en la Alcaldía municipal de Sabaneta

En relación con el análisis de la gestión documental en la Alcaldía Municipal de Sabaneta, se observa e identifica que existen más debilidades que fortalezas en cuestión de material documental, indicando así, que se deben plantear estrategias que mejoren los factores que no permiten dar total cumplimiento en la correcta implementación de la ley de archivo; lo cual constata con lo planteado por Heredia, en relación con que:

La gestión documental no es sólo tratamiento archivístico, aunque éste forme parte, la define como: el conjunto de intervenciones archivísticas desde la creación o desde la producción de los documentos hasta después de decidida su conservación permanente buscando su mayor rentabilidad para la sociedad. (Heredia, 2007)

4.2. Diagnóstico del nivel de madurez de la Alcaldía municipal de Sabaneta, con los instrumentos y procesos secuenciales:

El diagnóstico integral de archivos de la Alcaldía Municipal de Sabaneta es un instrumento archivístico que fue trabajado mediante el suministro del formato de la función pública (MIPG) en la vigencia 2020 y actualizado al Archivo General de la Nación mediante el modelo de gestión documental y administración de archivos MGDA para la vigencia 2022. Como resultado de la aplicación de este formato se exponen los aspectos de la función archivística y otros aspectos como la preservación a largo plazo de los documentos bajo la aplicación de la normativa del AGN.

El diagnóstico integral de archivos nos permite verificar el estado actual de la gestión documental de la Alcaldía Municipal de Sabaneta, identificando y analizando los aspectos tanto administrativos, de conservación, archivísticos, de infraestructura y tecnología, y el cumplimiento de la normatividad y la identificación de aspectos críticos, como la caracterización de las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas en el entorno de la función archivística.

Así mismo, se aplicó un cuestionario que evalúa poco más de 400 requisitos de tipo normativo, administrativo, funcional y tecnológico y que son de obligatorio cumplimiento por parte de entidades públicas o privadas que prestan servicios públicos.

Aspectos No. Preg.

SI

%

NO

%

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

51

43

84%

8

16%

Instancias asesoras

5

5

100%

0

0%

Aspectos organizacionales

13

12

92%

1

8%

Aspectos de financiación

3

3

100%

0

0%

Aspectos de formación y capacitación

5

3

60%

2

40%

Aspectos de administración

5

4

80%

1

20%

Aspectos de infraestructura locativa

5

5

100%

0

0%

Aspectos de gestión humana

5

3

60%

2

40%

Aspectos de capacitación en gestión documental

5

3

60%

2

40%

Aspectos de aseguramiento de las condiciones de trabajo

5

5

100%

0

0%

ASPECTOS DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA

26

19

73%

7

27%

Instrumentos archivísticos

26

19

73%

7

27%

ASPECTOS DE PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

49

32

65%

17

35%

Condiciones de edificios y locales destinados a archivos

25

15

60%

10

40%

Unidades de conservación

7

5

71%

2

29%

Condiciones ambientales

6

3

50%

3

50%

Mantenimiento

3

2

67%

1

33%

Seguridad y emergencias

8

7

88%

1

13%

TOTAL

126

94

75%

32

25%

Tabla. Análisis aspectos

Los datos que surgen de la tabla de análisis son los siguientes: Del total de 126 preguntas; 95 respondieron SI, lo que corresponde al 75% y 31 respondieron NO para un total de 25%.

Respuestas positivas y negativas por aspectos

Analizando la tabla descrita se estableció que las preguntas respondidas con “NO” y con resultado igual o superior al 40% del total de preguntas por aspecto, fueron consideraron críticas para el cumplimiento de la norma archivística: Aspectos No. Preg.

SI

%

NO

%

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

51

43

84%

8

16%

Aspectos de formación y capacitación

5

3

60%

2

40%

Aspectos de gestión humana

5

3

60%

2

40%

Aspectos de capacitación en gestión documental

5

3

60%

2

40%

ASPECTOS DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA

26

19

73%

7

27%

ASPECTOS DE PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

49

32

65%

17

35%

Condiciones de edificios y locales destinados a archivos

25

15

60%

10

40%

Sin embargo y con el fin de realizar un análisis más detallado se realizó la siguiente tabulación de las respuestas dadas como negativas por cada componente identificando los factores que revelan la insuficiencia en materia de gestión documental.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

¿La Entidad ha formulado una política de gestión Documental?

¿Los funcionarios encargados de los archivos han sido capacitados en programas o áreas de su labor?

¿Los servidores públicos han sido capacitados y entrenados para la atención de emergencias? La entidad carece de estrategias para la administración de los archivos La entidad cuenta con el personal idóneo para cumplir las actividades de la función archivística y administración de archivos.

La entidad cuenta con personal idóneo, que facilita la implementación de la política archivística y la aplicación de los instrumentos archivísticos.

La entidad carece de la inclusión de temas de gestión documental en el Plan Institucional de Capacitación-PIC.

La entidad implementa el plan de capacitación con los temas propuestos por el área de gestión documental o quien haga sus veces, que facilitan el cumplimiento de la función archivística.

ASPECTOS DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA

¿Han sido actualizadas las Tablas de Retención Documental?

¿Las Tablas de Valoración Documental fueron convalidadas por la instancia competente? ¿Las Tablas de Valoración Documental fueron implementadas por la instancia competente? ¿Ha elaborado la Entidad el Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos? ¿Ha elaborado la Entidad el banco terminológico de tipos, series y subseries documentales? ¿Ha desarrollado la Entidad las Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos? ¿La Entidad ha socializado el Sistema Integrado de Conservación?

ASPECTOS DE PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

¿Las pinturas empleadas presentan propiedades ignífugas? ¿El depósito fue diseñado y dimensionado teniendo en cuenta la manipulación, transporte y seguridad de los documentos?

¿Los acabados del mobiliario son redondeados?

¿Se utiliza el cerramiento superior para almacenar documentos u otro material? ¿Se encuentra la estantería recostada sobre los muros? ¿Presentan oxidación los elementos de la estantería? ¿Las bandejas o parales de la estantería se encuentran deformados? ¿La Entidad usa planotecas?

¿Se encuentran las planotecas en buen estado?

¿Se realiza mantenimiento periódico a los sistemas de rodaje de las bandejas de las planotecas? ¿Se desgastan o se deforman fácilmente las unidades de conservación como cajas y carpetas? ¿Los diseños y tamaños son acordes al tipo de documentación que se almacena en ellas? ¿Las ventanas, puertas o celosías permiten el intercambio de aire? ¿Estos vanos están acondicionados con filtros que impidan la entrada de partículas o contaminantes al depósito de archivo?

¿Tiene ventanas que permiten la entrada de luz solar al depósito de archivo? ¿Se realiza la limpieza de la estantería?

¿Se ha elaborado un Plan de prevención de desastres y situaciones de riesgo? Preguntas con respuesta negativa por aspecto

4.3 Actualización de componentes del MGDA

4.3.1

Estructura del Modelo Este modelo se estructura sobre el marco conceptual de la gestión documental y la administración de archivos, tomada como área de conocimiento, con cinco componentes que facilitan su estudio, comprensión y uso. Se dividen a su vez en subcomponentes, productos, lineamientos y herramientas, tal como se definen a continuación:

Imagen No. 1: Estructura de Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos – MGDA

(AGN, 2020)

Imagen No. 2: Estructura de Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos – MGDA

(AGN, 2020)

4.3.2

Niveles de Madurez

Se actualizaron los niveles de madurez de la primera versión del MGDA teniendo en cuenta los niveles que plantea el Archivo General de la Nación en la política de archivos y gestión documental, entre los que se encuentran: inicial, básico, intermedio, avanzado 1 y avanzado 2.

De esta manera, se realizó un análisis de cada nivel tomando como referencia algunos modelos que desarrollan niveles de madurez y se definieron los rangos que abarcan desde la ausencia hasta la mejora continua de cada producto relacionado con los componentes y subcomponentes del modelo.

Imagen No. 3: Niveles de madurez – MGDA (AGN, 2020)

4.4 Análisis de resultados del guion de observación y nivel de madurez. Con relación con el diagnóstico sobre el nivel de madurez en la Alcaldía Municipal de Sabaneta, resultado de la guía de observación e instrumentos y procesos secuenciales, se identifica que la entidad se encuentra en un nivel básico de madurez dado que a la fecha está desarrollando el producto teniendo cuenta las necesidades de orden administrativo, legal, funcional y tecnológico; además presenta muchas falencias en los aspectos administrativos, de la función archivística y preservación a largo plazo; ya que no todas las dependencias están cumpliendo con el debido proceso de llevar a cabo esta labor, arrojando como resultado perdida de información, desorden en el archivo, acumulación de documentos en lugares no recomendados y duplicidad de información por no cumplir con los siguientes aspectos: • Administrativo: Comprende el conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, necesarios para la realización de los procesos de la gestión documental y el eficiente funcionamiento de los archivos, en el marco de la administración institucional como lo indica la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000, en el Título IV. (AGN, 2020)

• Función Archivística: Comprende actividades relacionadas con el diseño, planeación, verificación, mejoramiento y sostenibilidad de la función archivística (gestión documental y administración de archivos), mediante la implementación de un esquema gerencial y de operación a través de planes, programas y proyectos que apalancan los objetivos estratégicos de la institución, además de articularse con las otras políticas de eficiencia administrativa. (AGN, 2020)

• Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. La preservación a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital. (AGN,

2020).

4.4.1. Aspecto administrativo

Administrativo organizacional: No existe la formulación de una política de Gestión Documental conforme a lo establecido en el Decreto 1080 del 2015, el cual menciona que las entidades públicas deben presentar una política de gestión de documentos, las cuales a su vez deben contar con los componentes que se mencionan a continuación:

a) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades

públicas. b) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. c) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación. d) Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad. e) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información. (Ministerio de Cultura, 2015, p.96)

Administrativo de formación y capacitación: Se evidencia que los funcionarios encargados de los archivos no han sido capacitados en su totalidad en temas referentes a la gestión documental ni incluidos en programas de formación en programas o áreas que apoyen su labor. De los 32 funcionarios de la Dependencia, 7 son empleados de carrera y 25 son contratistas; por política de la Alcaldía solo se capacita a los empleados públicos directos, no a los contratistas, conforme a lo establecido en el Artículo 18 de la Ley 594 del 2000: “Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor” (Congreso General de la República de Colombia, 2000). Dentro de este mismo aspecto se evidencia que los servidores públicos también han sido capacitados y entrenados parcialmente para la atención de emergencia, en contravía a lo establecido en el Artículo 2 del Acuerdo 050 de 2000: Deberá incluir una capacitación y entrenamiento periódico del personal al que se debe indicar entre otros, la ubicación y operación de válvulas de cierre de tuberías de agua o conducciones eléctricas, el manejo de los extintores, sistemas de alarma y de evacuación. (AGN, 2000, p.2) Administrativo: La entidad carece de estrategias para la administración de los archivos, en contravía a lo establecido en el artículo 12 de la Ley 594 de 2000. “Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos” (AGN, 2000, p.8).

Administrativo aspectos de gestión humana: La entidad cuenta parcialmente con personal idóneo, que facilita la implementación de la política archivística y la aplicación de los instrumentos archivísticos. En los aspectos gestión humana, aunque existe un profesional en Gestión de información hay una deficiencia por la falta de cargos técnicos en la estructura organizacional de la entidad. En el aspecto de capacitación, el personal encargado de las funciones de archivo no cuenta con un adecuado perfil para desempeñar el cargo asignado y por tal motivo no se percibe una apropiación del área. Administrativo capacitación en gestión documental: La entidad carece parcialmente de la inclusión de temas de gestión documental en el Plan Institucional de Capacitación-PIC y los temas propuestos por el área de gestión documental o quien haga sus veces, que facilitan el cumplimiento de la función archivística en contravía a lo establecido en el Artículo 18 de la Ley 594 del 2000: “Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor” (AGN, 2000, p.8).

4.4.2. Aspecto función archivística

La entidad no ha actualizado las Tablas de Retención Documental por tanto la Entidad no ha elaborado el banco terminológico de tipos, series y subseries documental y no ha desarrollado las Tablas de Control de Acceso, impidiendo contar con las categorías idóneas en cuanto a los derechos y las restricciones que deben tener los documentos. Las Tablas de Valoración Documental no han sido elaboradas, conforme al Acuerdo 04 de 2019, el cual establece:

Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD. (AGN, 2000, p.1) La Entidad no ha elaborado el Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos, conforme al Artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015:

Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos. a). El Cuadro de Clasificación Documental (CCD). b). La Tabla de Retención Documental (TRD). c). El Programa de Gestión Documental (PGD). d). Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR). e). El Inventario Documental. f). Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. (Ministerio de Cultura, 2015) La Entidad no ha socializado el Sistema Integrado de Conservación, conforme al Acuerdo 6 de 2014, en concordancia a lo establecido en la ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, “la cual establece la implementación del Sistema Integrado de Conservación (SIC) en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos” (AGN, 2000).

4.4.3. Aspecto de preservación a largo plazo:

• Condiciones de edificios y locales destinados a archivos:

Analizando el instrumento de guion de observación, se identificó que el edificio que se encuentra destinado para el archivo central de la Alcaldía de Sabaneta, a pesar de no haber sido construido para esto dado que allí inicialmente fue construido un centro comercial, presenta características que no corresponden con las especificaciones técnicas para ser destinado como sede de archivos; encontrando pinturas parcialmente aplicadas en la edificación con propiedades ignífugas y grietas. El Archivo Central de la Alcaldía de Sabaneta se encuentra situado en un edificio, constituido por cinco pisos, se puede definir como un edificio de fácil acceso; esto debido a que está ubicado dentro del área urbana, pero, aunque se habla de un amplio espacio, ya no es el suficiente para toda la documentación pendiente por recibir y que se encuentra como fondos acumulados en las diferentes áreas donde son producidas.

Por otra parte, el depósito no fue diseñado, dimensionado parcialmente teniendo en cuenta la manipulación, transporte y seguridad de los documento; se evidencian varios aspectos físicos y ambientales que no permiten una adecuada conservación de los documentos como son: la no utilización del cerramiento en la parte superior para su almacenamiento; la estantería no se encuentra contra la pared, además presenta oxidación y las bandejas de la misma presentan deformación debido al mal uso en cuento la carga o peso que estas deben soportar, este archivo no cuenta con una planoteca; deteriorando así por mala conservación está documentación.

• Unidades de conservación:

Debido al mal uso de las unidades de conservación como son carpetas y cajas, se deforman y desgastan muy fácilmente. Las cajas y carpetas de baja consulta se conservan en buen estado; sin embargo, las que se manipulan permanentemente se deterioran y es necesario cambiarlas trimestralmente.

Los diseños y tamaños de las unidades de conservación son acordes parcialmente al tipo de documentación que se almacena en ellas. Para planos de gran tamaño se conservan en cajas X200 debido a que no existe planoteca.

• Condiciones ambientales Las ventanas, puertas o celosías no permiten el intercambio de aire. Los vanos no poseen filtros para evitar el ingreso de partículas o elementos que pueda ser producto de contaminación para el depósito documental.

• Mantenimiento:

Se realiza parcialmente la limpieza de la estantería; solo se realiza limpieza a la estantería que se encuentra en espacios vacíos.

• Seguridad y emergencias:

Se ha elaborado parcialmente un plan de prevención de desastres y situaciones de riesgo; el plan de prevención de desastres y situaciones de riesgos existe para la Entidad, no para el depósito de archivo. Uno de los aspectos más críticos para resaltar es la Preservación a largo plazo, teniendo en cuenta que se trata de un grupo de medidas que se deben tomar para la conservación preventiva y restauradora con el fin de asegurar la propiedad física y funcional de la documentación análoga del archivo.

Lo anterior determina que en este edificio donde está reposando el Archivo Central no se tuvo en cuenta que tan resistentes eran los pisos y que a pesar de soportar un peso de 7.500 cajas (X200), una estantería de (2.20 metros de alto) y un mobiliario de oficinas, no está basado en lo reglamentado en el Acuerdo 049 de 2000 y Acuerdo 37 de 2002 del AGN, esto debido a este edificio no fue construido para un archivo.

Además, la entidad ha intentado custodiar la documentación en solo este lugar, colocando archivadores verticales, haciendo uso de cajas X200 y en bolsas pláticas que luego son resguardadas debajo de los escritorios, en el baño o en cuartos destinados para los equipos dados de baja. Artículo 13 de la Ley 594 de 2000, señala lo siguiente para las instalaciones para los archivos: La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos”. (AGN, 2000, p.8)

El proceso de gestión y trámite no tuvo respuestas negativas, la Alcaldía de Sabaneta cuenta con la unidad de correspondencia que depende de la Subdirección de Gestión Documental, se observa un

cumplimiento en el procedimiento de radicación de la documentación, este proceso hace uso de las

planillas reglamentadas para la certificación de recepción de documentos, realizándose por medio de una

herramienta conocida como G+ facilitando así la gestión en cuanto a las comunicaciones oficiales

recibidas , PQRSD y comunicaciones internas y externas. Hace falta documentar este procedimiento e integrarlo al SGD, estandarizando los formatos de radicación y de control de los documentos, se debe también realizar instructivos y guías de producción documental y cero papel.

5. CAPÍTULO V PROPUESTA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE

SABANETA

La denominación de gestión documental y la relevancia que esta tiene en cualquier tipo de organizaciones, en especial para la Entidad municipal Alcaldía Municipal de Sabaneta. La gestión documental es conocida como “el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación” (AGN, 2000), mediante la coordinación y el control en la generación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, conservación, disposición y acceso a la documentación e información requerida por las personas a quienes les será útil.

A medida que una entidad u organización genera documentación e información interna y externa en diferentes formatos es necesario gestionarla, de lo contrario acaecerán problemas tales como la producción sin control, incremento en versiones, duplicidad o perdida de información, aumento en número de copias innecesarias y desperdicio de insumos, entre otros.

Para la adecuada implementación de una propuesta de gestión documental en la Alcaldía Municipal de Sabaneta, es necesario la modernización de archivos requeridos en la administración pública tal como lo establece la Ley 594 de 2000, la cual se establece entre otras cosas la importancia de los documentos y los archivos como instrumentos necesarios en los aspectos administrativos, económicos, políticos, culturales y judiciales.

La propuesta de un sistema de gestión en las Entidades públicas debe tener en cuenta la tecnología, mantendrá los procesos y principios archivísticos, entendiendo que las Tics cambian frecuentemente las buenas prácticas y maneras de gestionar los documentos impactando el manejo de documentos administrativos del municipio y asegurando de la información.

Desde el año 2011, la normatividad colombiana ha regulado la forma de la organización de archivos administrativos, enfocando diferencias relacionadas con el acceso y disposición de la información, la transparencia y el uso de TIC, además de la gestión documental de documentos electrónicos. El derecho a la información, el acceso a documentos públicos, el principio de la democracia participativa con la función de los archivos en la vida social de los colombianos se establece en la Constitución Política Colombiana; además de Leyes, Decretos, Acuerdos, Directivas, Circulares y Resoluciones, relacionadas en el apartado 2.5., del presente trabajo de grado.

Una propuesta de gestión documental para la Alcaldía Municipal de Sabaneta, contendrá los siguientes principios generales de toda función archivística, tal como lo establece el Artículo 4 de la Ley 594 de 2000 del AGN: a) Fines de los archivos, b) Importancia de los archivos, c) Institucionalidad e instrumentalidad, d) Responsabilidad, e) Dirección y coordinación de la función archivística, f) Administración y acceso, g) Racionalidad, h) Modernización, i) Función de los archivos, j) Manejo y aprovechamiento de los archivos y k) Interpretación. Así mismo lo establecido en el Artículo 11, de la misma Ley, referente a la Administración de archivos en entidades públicas la cual menciona la:

Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística Ley 594,

2000. (AGN, 2000, p.3)

Luego de contar con el diagnóstico de archivo según los resultados obtenidos con el guion de observación como referente al Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos en materia de gestión documental y archivo de la Alcaldía Municipal de Sabaneta e identificar los factores críticos, se logra definir tres componentes estructurales para tener en cuenta en cada una de ellas para el diseño de la propuesta a presentar para la Alcaldía Municipal de Sabaneta.

Para realizar el presente diagnóstico se inició con la revisión de la información publicada en la página

web de la Alcaldía Municipal de Sabaneta, como son el Plan de Desarrollo Municipal 2020-2023, la Política institucional, Misión, Visión y la normatividad sobre la entidad, abordando la etapa de investigación preliminar y la de análisis de las actividades de la función archivística, encontrando que existen unos aspectos que se deben corregir en los procesos archivísticos y deban ser transformadas en oportunidades de mejora.

5.1. Misión:

Proveer herramientas a la Alcaldía Municipal de Sabaneta que incorpore procesos de planeación, producción, gestión y tramite, organización, preservación, transferencias, valoración y disposición final; distribuida en tres aspectos generales que traerán en su implementación ventajas para la entidad como herramienta necesaria de gestión y en general apoyará a la gerencia en la toma de decisiones.

5.2. Visión:

En el año 2023, la subdirección de gestión documental Implementará la propuesta de gestión documental, de tal forma que obtenga una mayor eficiencia administrativa en la función archivística.

5.3. Objetivos Estratégicos:

• Reducir los costos de operación y mantenimiento y así avanzar en la transformación digital.

• Asegurar la eficiencia en el acceso y recuperación de documentos. • Mejorar la productividad, los recursos y el espacio físico, que permita el acceso y atención en la consulta de forma ágil y eficiente.

• Mejorar y estandarizar los procesos y procedimientos internos que permita la adecuada implementación de las operaciones archivísticas.

• Aumentar el indicador de oportunidad en la respuesta al cliente facilitando el acceso y la contribuyendo a la eficacia y eficiencia en los procesos internos de la Alcaldía Municipal de Sabaneta.

• Asegurar la pronta recuperación de documentación en el marco de la transformación digital.

5.4 Aspectos y componentes de la propuesta de gestión documental para la Alcaldía Municipal de Sabaneta

A continuación, se muestran los aspectos y componentes de la propuesta de gestión documental para la Alcaldía Municipal de Sabaneta, que buscan resaltar la importancia de los archivos como lenguaje natural de la administración pública, con el enfoque de organización de los archivos y documentos sin importar el medio o soporte en el cual se hayan generado, lo cual refleja y demuestra las actuaciones administrativas que dan lugar al cumplimiento de sus funciones y/o actividades, con las cuales se llegan a tomar decisiones relevantes y de alto impacto en la Alcaldía Municipal de Sabaneta con base en la información que existe en cada uno de los registros o datos contenidos en los documentos que reposan en sus archivos físicos o digitales, los cuales deben tener un tratamiento archivístico que propenda por su conservación en el tiempo con la implementación de nuevas tecnologías que garanticen su reproducción y visualización en el momento que se requieran.

5.4.1. Aspectos administrativos:

En primer lugar, la entidad Alcaldía Municipal de Sabaneta en aspectos organizacionales no ha formulado una política de gestión documental, de conformidad con el modelo de operación por procesos y del esquema funcional y misional de la Entidad; por tanto, debe formular una política de gestión documental conforme a lo establecido en el Artículo 6 del Decreto 2609 de 2012, “por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado” ( República de Colombia, 2012).

Entendiendo la política como el conjunto de normas establecidas por Alcaldía Municipal de Sabaneta para obtener una adecuada articulación y coordinación entre las áreas administrativas, de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los generadores de la información a partir de la construcción de un marco conceptual pertinente para la gestión de la información y de los documentos

en cualquier tipo de soporte al igual que una estrategia de trabajo en la creación, el acceso, la

administración , el mantenimiento, la retención y preservación de la información, independiente de una

política pública para los archivos. Además de ocuparse de la conservación física de los documentos busca en la Alcaldía Municipal de Sabaneta modernizar los archivos como fuentes de información y conocimiento, por medio del uso de las TICs, el manejo electrónico de la información, en coherencia con otras políticas nacionales como gobierno en línea, tecnología e innovación, la atención al ciudadano y la transparencia, aportando a los derechos y deberes de los ciudadanos de Sabaneta a través del principio de la democracia participativa que permita la adopción de programas de gestión documental y el obligatorio cumplimiento de procedimientos claros para crear, gestionar, organizar y conservar los documentos y la administración de sus archivos.

Se propone a la Alcaldía Municipal de Sabaneta crear los siguientes ocho (8) procesos para la gestión documental:

1.

Planeación: Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. (Presidencia de la República de Colombia, 2012)

• Implementación del SGDEA (Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivos).

• Formulación de un programa de gestión documental • Crear un manual de formulación del Pinar (plan institucional de archivos)

2.

Producción: “Realizar actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados” (Presidencia de la República de Colombia, 2012).

• Capacitar al personal en la administración de los archivos personales: Los funcionarios deben identificar donde se encuentra la información, escoger los documentos a organizar de acuerdo con su importancia y decidir organizarla de acuerdo con sus necesidades. Organizar la información definiendo cómo nombrar, donde guardar y como actualizar la información en sus archivos. Preservar la información definiendo cómo proteger, cómo mantener y cómo prolongar.

• En lo posible crear formatos que no dependan de software específico, utilizar un software adecuado para reproducir los documentos, verificar las extensiones de los formatos de los documentos, utilizar medios que garanticen la preservación de la información teniendo en cuenta la capacidad y condiciones del medio y un adecuado nombramiento de los archivos evitando códigos o nombres genéricos que dificulten la consulta.

3. Gestión y trámite: Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la

vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. (Presidencia de la República de Colombia, 2012)

4. Organización: “Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en

el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente” (Presidencia de la República de Colombia,

2012).

• Documentos técnicos, manuales, cartillas de ordenación documental.

5. Preservación: “Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos

durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento” (Presidencia de la República de Colombia, 2012).

• Documentos técnicos, cajas y carpetas de archivos, manuales, infografías,

digitalización certificada.

6. Transferencias: Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para

transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. (Presidencia de la República de Colombia, 2012) o Manuales para transferencias documentales.

7. Valoración: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de

los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva). (Presidencia de la República de Colombia, 2012) o Creación de manuales para fondos acumulados.

8. Disposición final: “Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo,

con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental” (Presidencia de la República de Colombia, 2012).

Para llevar a cabo lo anterior, se propone a la Alcaldía Municipal de Sabaneta crear los procesos en las siguientes tres (3) fases:

•

FASE DE PLANEACIÓN DOCUMENTAL

o Análisis legal, tecnológico, funcional y archivístico, en el que se determine la utilidad de estos como evidencia de las actuaciones de la Alcaldía Municipal de Sabaneta o Metadatos, firma y fichero.

•

FASE PREARCHIVÍSTICA

o Documentos electrónicos o Digitalización •

FASE ARCHIVISTICA:

o Documento electrónico de archivo o Expediente electrónico o Procesos de gestión documental: Planeación, valoración, producción, gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos y Preservación a largo plazo. (Presidencia de la República de Colombia, 2012) o Documentos técnicos, manuales TRD y TVD

Por otra parte, la política de gestión documental debe contemplar la creación de los siguientes instrumentos archivísticos: Cuadro de clasificación documental (CCD), programa de gestión documental (PGD), Formato único de inventarios documental (FUID), tabla de retención documental (TRD), plan institucional de archivos (PINAR), tablas de control de acceso (TCA): así como, el banco terminológico de tipos, series y subseries documentales.

Así mismo, la política de gestión documental debe estar apoyada por el alcalde y sus secretarías, trabajo que permita alcanzar las metas establecidas desde su concepción, normalizando la gestión de documentos electrónicos en la entidad; es decir, fortalecer el desarrollo de normas, planes, programas y procedimientos para la modernización de archivos, en aspectos de seguridad, interoperabilidad y migración de los documentos electrónicos.

Además de la utilización del enrutador transaccional del Estado Colombiano para compartir registros y documentos de la Alcaldía y la inclusión de los metadatos archivísticos y documentales en el estándar GEL-XML, a través de un trabajo coordinado con el Min Tic, estableciendo programas institucionales de aseguramiento archivístico y documental; también diseñar y actualizar de forma permanente una estrategia de comunicación y un programa de capacitación en temas archivísticos y documentales a través de las áreas administrativas de la Alcaldía Municipal de sabaneta, implementando sistemas de sensibilización y capacitación tanto en el entorno presencial como virtual.

5.4.2. Aspectos de la función archivística:

Teniendo en cuenta que la alcaldía municipal de Sabaneta carece de algunos instrumentos archivísticos y en otros casos de sus actualizaciones, se propone que para cumplir con la buena gestión de la información y su documentación implementen estrategias que garanticen la conservación del patrimonio documental de la entidad.

Debido a que el área de Gestión Documental de Sabaneta tiene sus Tablas de Retención Documental desactualizadas, con una única y última versión del “28 diciembre de 2009” (Alcaldía Municipal de sabaneta, 2009), se propone a la Alcaldía Municipal de Sabaneta actualizarlas en conformidad con el artículo 24 de la Ley 594 de 2000 donde menciona “Sera obligatorio para las entidades de Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de Retención Documental “ (AGN, 2000)., y conforme al Acuerdo 004 (AGN, 2019) donde se evidencia que se deben actualizar las TRD de la Alcaldía de Sabaneta, puesto que existen tipos documentales físicos que se han transformado en electrónicos, se han generado nuevas series, subseries y tipos documentales, además de cambios en los criterios de valoración.

Es necesario llevar a cabo una entrevista con cada uno de los productores de documentos de la Alcaldía Municipal de Sabaneta con el fin de Identificar y definir las unidades documentales producidas allí, actualizar el Cuadro de Clasificación documental y proceder a realizar un análisis tanto de la producción como del trámite que se le dan a los documentos; teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de cada una de las áreas e identificar los valores primarios de la documentación, con el fin de ir

comparando con las TRD que tienen en la actualidad la Alcaldía, para ir actualizando y eliminando lo que

no sea pertinente e incluyendo lo que no se está tenido en cuenta además de ir actualizando su tipo de formato o de retención en cada uno de sus archivos. Se recomienda de igual manera a la Alcaldía Municipal de Sabaneta revisar el Cuadro de Clasificación Documental (AGN, 2016) con el fin de adaptarlo y apoyarse en las series subseries y tipos documentales allí identificados, además de tener en cuenta el mini Manual Tablas de Retención y transferencias documentales del archivo general de la Nación y sus tablas de retención. (AGN, 2001)

Teniendo en cuenta que los fondos acumulados de la Alcaldía municipal de sabaneta son todos aquellos documentos producidos desde el año 1967 hasta diciembre de 2008; fecha en que fueron elaboradas las primeras TRD y fecha que será utilizada como punto de partida hacia atrás para la elaboración de las TVD, sin olvidar que serán las TRD el referente para la asignación de tiempos de retención y por ello es necesario que estas ya se encuentren actualizadas y aprobadas, se le pide a la Alcaldía que para la elaboración de las TVD se apoye con el Manual de organización de fondos acumulados

(AGN ,2003).

Para desarrollar la Gestión documental de las entidades públicas es necesario contar con ciertos instrumentos archivísticos, se le propone a la Alcaldía Municipal de Sabaneta que dando cumplimiento al decreto 1080 del 2015 (AGN, 2015) en cabeza del MINCULTURA elabore e implemente el Modelo de Requisitos para la Gestión de documentos electrónicos “establecido como uno de los instrumentos archivísticos de obligatoria elaboración e implementación” (AGN, 2021, p. 4). “ El Banco Terminológico es el instrumento archivístico elaborado por el Archivo General de la Nación, el cual estandariza la denominación de series y subseries documentales producidas debido a las funciones administrativas transversales a la administración pública. Además, se constituye en una herramienta que facilita los procesos de valoración de documentos y elaboración de Tablas de Retención Documental al ofrecer tiempos mínimos de retención documental y una propuesta de disposición final” (AGN).

Para que la Alcaldía Municipal de Sabaneta cuente con un banco terminológico de series subseries y tipos documentales se le recomienda que a medida que están elaborando las TRD elaboren el banco terminológico. Además, que se apoye para en el banco ya elaborado por el (AGN, 2018). En el caso de producir tipología, series o subseries diferentes específicas de la función se recomienda realizar una adecuación a las existentes en el banco mencionado o definitivamente crearla.

La Entidad no ha desarrollado las Tablas de Control de Acceso, conforme al Decreto 1080 de 2015 con el fin de establecer las categorías convenientes en cuanto a derechos y restricciones en el acceso y la seguridad que se deba adjudicar a los documentos. La Alcaldía de Sabaneta debe solicitar el aval de este documento dentro de la entidad, generando un acto administrativo para luego publicarlos en la página web de la entidad y así poder socializar y dar cumplimiento al desarrollo del cronograma de actividades que está dentro de sistema integrado de conservación.

5.4.3. Aspectos de la preservación a largo plazo:

Este aspecto está enmarcado con la protección del patrimonio documental independientemente del soporte en el que se encuentre, de tal manera que garanticen la conservación, preservación de la información a largo plazo, valoración y disposición final de los documentos.

Se deben asegurar las condiciones mínimas para la protección de los documentos, contar con un sistema de almacenamiento al igual que contar con los equipos convenientes para la correcta conservación de la documentación en los diferentes soportes en que se encuentren.

El acuerdo 06 del 2014 dice en su ARTÍCULO 1. OBJETO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

- SIC. La implementación del SIC tiene como finalidad:

Garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental. (AGN, 2014)

Es necesario que la Alcaldía de Sabaneta además de contar con el sistema integrado de conservación lo socialice; para ello es necesario que cumpla con el “ARTÍCULO 11. APROBACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN- SIC. El Sistema Integrado de Conservación deberá:

Ser aprobado mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden nacional o por el Comité Interno de Archivo en las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el Acta del respectivo Comité. (AGN, 2014)

En este aspecto el ejercicio más importante radica en la implementación del Sistema Integrado de Conservación que permita garantizar la conservación, la integridad física y funcional del material documental, cumpliendo con los criterios y parámetros establecidos por la gestión documental garantizando siempre el acceso, la consulta, la recuperación y la clasificación de acceso de la información.

Crear conciencia, realizar sensibilización de “la responsabilidad de la conservación de los soportes y medios donde se registra la información y brindar herramientas prácticas para su adecuado tratamiento” (AGN, 2018, p.25). Con el área de comunicaciones “utilizar plegables publicitarios, campañas en los diferentes canales de comunicación de la entidad, charlas informales en las oficinas, conferencias y talleres con expertos” (AGN, 2018, p.25). De igual forma coordinar con la Dirección de Talento humano para que se realicen “Jornadas de capacitación y sensibilización que brinden herramientas prácticas para la conservación de los documentos y el manejo de la información” (AGN 2018, p.25).

Realizar un cronograma de inspección con el fin de realizar revisión periódica de las instalaciones físicas de los sistemas de almacenamiento, que garantice las buenas condiciones en que se encuentran los archivos y así mitigar “los riesgos asociados con la conservación del material documental independiente del soporte o medio donde este registrado” (AGN, 2018, p.29). Incluyendo los componentes tecnológicos instalados en los depósitos como controles de acceso, aires acondicionados, sistema de luces, instalaciones de seguridad, sistemas de alama s y detección de fuego, entre otros.

Realizar un cronograma de limpieza, desinfección, desratización y desinsectación con el fin de mantener los elementos del ambiente en condiciones aptas para conservación documental y el mitigar el riesgo de enfermedades con el personal operativo de los mismos espacios. Coordinar con la subdirección de suministros para incluir dentro del plan de limpieza y fumigación los espacios de conservación de los archivos de gestión y central de la Alcaldía Municipal de Sabaneta. De igual forma con la empresa de aseo llevar el control y seguimiento de la limpieza del material, mobiliario y unidades de almacenamiento.

Desarrollar un plan de monitoreo y control de las condiciones ambientales para determinar la humedad y temperatura, contaminantes atmosféricos, iluminarias, filtros y ventilación. Incluir en el plan de compras los equipos sugeridos Termo higrómetro o Datalogger, Luxómetro y Deshumidificador para estabilizar las condiciones ambientales de los espacios de conservación documental de la Alcaldía Municipal de Sabaneta.

Establecer un mapa de riesgos que logre identificar las acciones encaminadas a prevenir emergencias y mitigar daños, que busque la prevención del deterioro de los documentos y archivos en situaciones de riesgo que sean producidos agua e incendios, agentes vandálicos, hurto y vandalismo entre otros. Solicitar ante la subdirección de gestión de riesgos y desastres asesoría y orientación para consolidar este plan en el manual de Prevención y Manejo de Emergencias y Contingencias en Archivos de la Alcaldía municipal de Sabaneta.

El plan de acción para la implementación de la propuesta debe contener una hoja de ruta que comience por el análisis del diagnóstico de la gestión documental, continúe con una buena administración de archivos, con indicadores que represente el avance de las metas propuestas en la implementación del modelo de madurez esperado. El objetivo de esta hoja de ruta y los niveles de los productos es plantear un derrotero al cual dirigir las actividades que confluyan a alcanzar el nivel de madurez más alto esperado en un mediano plazo, como lo establece el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos del AGN.

Luego de realizar todas las actividades e implementación de la propuesta de gestión documental para la Alcaldía Municipal de Sabaneta como producto, teniendo en las necesidades de orden administrativo, legal, funcional y tecnológico y realizando un seguimiento y control, se pretende alcanzar el nivel de madurez avanzado 1, después de un (1) año de la implementación.

Posterior a su implementación y desarrollo consideramos que luego de 18 meses la Entidad debería alcanzar el nivel de madurez avanzado 2 realizando procesos de mejora continua a los productos.

6. CONCLUSIONES

Tras la recolección y análisis de la información sobre la gestión documental en la Alcaldía municipal de Sabaneta, se generan las siguientes conclusiones:

Se identificaron deficiencias en los diferentes aspectos de la gestión documental, demostrando que se hace necesario implementar una metodología como mejoramiento y establecer un plan de trabajo que permita garantizar el cumplimiento de los ocho procedimientos del programa de gestión documental y el aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.

Con el diagnóstico realizado se logró identificar que la entidad se encuentra en un nivel básico de madurez teniendo cuenta las necesidades de orden administrativo, legal, funcional y tecnológico; además, presenta muchas falencias en los aspectos administrativos, de la función archivística y preservación a largo plazo, ya que no todas las dependencias están cumpliendo con el debido proceso de llevar a cabo esta labor, arrojando como resultado perdida de información, desorden en el archivo, acumulación de documentos en lugares no recomendados y duplicidad de información.

Para que una entidad ofrezca calidad a sus ciudadanos debe optar por una mejora continua en sus procesos, por consiguiente, esto permite avanzar en la implementación de las políticas de gestión documental y desempeño institucional que hacen parte del Modelo Integrado de Planeación y Gestión

(MIPG).

El nivel de madurez frente al cumplimiento de los requisitos de la normatividad archivística permitió identificar, conocer y evaluar qué oportunidades de mejora tiene la gestión documental en Alcaldía Municipal de Sabaneta, en consecuencia, reducir costos, minimizar riesgos y servirá de guía como punto de partida para concluir las buenas prácticas que se deben implementar.

Una vez culminada la fase del diagnóstico documental, se procedió a identificar los aspectos y componentes que permitió diseñar una propuesta como plan de mejoramiento a la gestión documental, reflejando las disposiciones generales del quehacer diario y como referente para el desarrollo de la función archivística en los aspectos estratégicos, administración de archivo, documental, tecnológico y cultural. Entre los puntos a mejorar se encuentra la distribución en tres componentes establecidos por diagnósticos MIPG y el Modelo de Gestión de documentos de archivos MGDA: Aspectos administrativos, aspectos de función archivística y aspectos de conservación y preservación a largo plazo, brindando una visión integral acerca del panorama archivístico que se debe abordar en el marco de la gestión institucional y el cumplimiento de la Ley General de Archivos.

Una vez la Entidad realice todas las actividades e implementación de la propuesta de gestión documental como producto, teniendo en las necesidades de orden administrativo, legal, funcional y tecnológico y realizando un seguimiento y control adecuado, se espera alcanzar el nivel de madurez avanzado 1, después de doce (12) meses. Posterior a su implementación y desarrollo de la propuesta aplicando procesos de mejora continua a los productos consideramos que luego de dieciocho (18) meses la Entidad debería alcanzar el nivel de madurez avanzado 2.

Finalmente, se concluye que la gestión documental es la columna vertebral de las Entidades Públicas, moviendo todo el andamiaje administrativo necesario en la toma de decisiones, sumado a las nuevas condiciones que la globalización impone, buscando estrategias de mejoramiento que permitan ir a la par con los cambios tecnológicos que posibiliten el incremento de la competitividad.

RECOMENDACIONES

Luego de conocer el estado de la gestión documental implementada en la Alcaldía Municipal de Sabaneta, se recomienda aplicar las siguientes opciones de mejora, según sea el caso:

Se recomienda la elaboración, aprobación e implementación de una política de gestión documental que permita el fortalecimiento de los mecanismos para generar participación y confianza en los ciudadanos y el Estado, mejorando los procesos indispensables para la gestión administrativa en la mejora continua. Deberá contar con el personal idóneo en el área de gestión documental para la producción, recepción, distribución, trámite, organización de la documentación y el proceso archivístico para cumplir con la normatividad vigente según el Archivo General de la Nación. De igual forma, determinar una metodología y un plan de trabajo que adopte un cambio decisivo en relación con la condición actual para sus archivos y no sea un conjunto de documentos agrupados, sino documentos que se sabe dónde están y que hay que conservar en buenas condiciones para garantizar su preservación a largo plazo.

La Subdirección de Gestión documental debe mejorar la forma en la que se maneja la documentación puesto que ese método de conservación lo han utilizado desde hace mucho tiempo sin realizar ningún tipo de intervención y puede que con el gran aumento de los documentos presentados no sea el más óptimo; por eso, se recomienda considerar la elaboración e implementación de las Tablas de Valoración Documental con el fin que permita la selección de documentos que serán dados de baja y los que serán transferidos a los archivos históricos.

Es necesario que la Alcaldía Municipal de Sabaneta elabore, convalide y aplique las Tablas de Valoración Documental como instrumento vital para la organización de los fondos documentales acumulados de la Alcaldía; garantizando así un análisis, clasificación, ubicación y una correcta asignación de tiempo de permanencia de las series en el archivo Central y su disposición al finalizar su ciclo de vida útil en el proceso archivístico. Además de dar cumplimiento a los lineamientos de normatividad archivística nacional Acuerdo 04 del 2019, establecida por AGN, 2019.

A futuros investigadores de la Unisalle se aconseja generar hábitos saludables de aprendizaje, continuar la formación profesional mediante la selección de especializaciones o maestrías, conscientes que este será el mejor camino para adquirir conocimiento requerido en un mundo globalizado cambiante que exige actualizarse para el futuro; investigar les permitirá proyectarse y realizarse satisfactoriamente en el campo profesional y laboral alcanzando cada una de sus metas. El trabajo de investigación ejecutado en este proyecto representa una alternativa mediante una propuesta que busca dar solución a la optimización de uno de los procesos más frecuentes en las entidades públicas, constituye una fuente de investigación previa y sirve para aprovechar las brechas que pueden existir entre el conocimiento y la práctica, aportando herramientas a la problemática en sus tesis de grado.

Al programa de Maestría en la Gestión de la Información Documental de modalidad virtual de la Universidad de La Salle, hay que recomendar que continúen solicitando a los estudiantes como opción de grado la modalidad de desarrollo de un proyecto investigativo disciplinar o interdisciplinar (Monografía), ya que por medio de la investigación los maestrantes aplican en su fase final de formación los conocimientos adquiridos durante los 4 semestres. Así mismo, es por medio de la investigación que el estudiante genera mayor aprendizaje al abordar problemáticas de tipo social que contribuyan a la personas y a las organizaciones en general aportando experiencias positivas.

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