Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos · 2014

Indicadores de gestión como mecanismo de asignación de recursos en archivos universitarios : estudio de caso Universidad de Los Andes Bogotá, Colombia

Esta monografía es el resultado de la investigación realizada en torno a los indicadores degestión como mecanismos de evaluación de resultados y los archivos universitarios comounidades de servicio que apoyan las funciones misionales de formación, investigación yextensión en las Universidades, garantes de los actos, fuentes de certificación y testimonio para lasociedad que representa o en las cuales están inmersas.Este trabajo ha centrado su aplicación en el caso de estudio del archivo universitario de laUniversidad de los Andes, por varios factores, entre ellos la accesibilidad de la información, laimplementación de un esquema de calidad para el mejoramiento de sus servicios, y la revisiónorganizacional de la unidad para establecer su factibilidad técnica, operativa y financiera, con elobjeto de hacerla competitiva frente a empresas externas dedicadas a la prestación de serviciosarchivísticos en Colombia.Esta investigación se constituye en un elemento referente para la incorporación de medidas yestrategias de medición y rendición de cuentas ante terceras partes, por parte de archivosuniversitarios que quieran migrar su actuar de unidades no solo con funciones estrictamentecustodiales y receptoras de documentos para efectos de custodia y conservación, sino unidades deservicio a la comunidad en la cual están inmersas enfocadas en la gestión y divulgación de lacultura universitaria, y la riqueza que la Universidad tiene en sus documentos como fuente deinvestigación y testimonio de su actuar en el tiempo. La adopción o adaptación de esta propuestaa sus propias y particulares necesidades, brindan a estas unidades de servicio nuevas herramientasy referencias de apoyo para sustentar sus necesidades de recursos, planear sus inversiones orendir cuentas sobre sus costos ante los ordenadores de gasto en sus instituciones, mitigar losefectos en su gestión por recortes presupuestales, buscar fuentes de financiamiento permanentes o recursos para la implementación de proyectos. Todo ello enfocado a cambiar el paradigma antelos ordenadores del gasto en las instituciones de educación superior, que los archivosuniversitarios como complemento a su gestión cultural no son un gasto sino que puedenconvertirse en una inversión

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