Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos Departamento de Estudios de Información

1-1-2014

Indicadores de gestión como mecanismo de asignación de Indicadores de gestión como mecanismo de asignación de recursos en archivos universitarios : estudio de caso Universidad recursos en archivos universitarios : estudio de caso Universidad de Los Andes Bogotá, Colombia de Los Andes Bogotá, Colombia Henry Alexander Rengifo Sanchez Universidad de La Salle Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_documental Citación recomendada Citación recomendada Rengifo Sanchez, H. A. (2014). Indicadores de gestión como mecanismo de asignación de recursos en archivos universitarios : estudio de caso Universidad de Los Andes Bogotá, Colombia. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_documental/32 This Tesis de maestría is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.

INDICADORES DE GESTION COMO MECANISMO DE ASIGNACIÓN DE

RECURSOS EN ARCHIVOS UNIVERSITARIOS: ESTUDIO DE CASO UNIVERSIDAD

DE LOS ANDES BOGOTÁ, COLOMBIA

Presentado por:

HENRY ALEXANDER RENGIFO SANCHEZ

Director:

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES

MAESTRIA EN GESTION DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

COLOMBIA

2014

TABLA DE CONTENIDO

1.

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ................................ 11

1.1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACIÓN ....................................................................................... 11

1.2

JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................................... 17

1.3

OBJETIVOS ........................................................................................................................................ 19

Objetivo general.................................................................................................................... 19

1.3.1

Objetivos Específicos ............................................................................................................. 19

1.3.2

1.4

ANTECEDENTES DE INVESTIGACIÓN Y CONTEXTO TEÓRICO .............................................................................. 19

Antecedentes ........................................................................................................................ 19

1.4.1

Contexto teórico.................................................................................................................... 34

1.4.2

2.

METODOLOGÍA DEL ESTUDIO ......................................................................... 50

2.1

DISEÑO DE INVESTIGACIÓN .................................................................................................................... 50

Estrategia, clase y tipo de investigación ................................................................................. 50

2.1.1

2.2

PROCESO DE LA INVESTIGACIÓN .............................................................................................................. 52

2.3

POBLACIÓN ....................................................................................................................................... 57

Muestra ................................................................................................................................ 58

2.3.1

2.4

CATEGORÍAS Y SUB- CATEGORÍAS DE ANÁLISIS............................................................................................. 59

2.5

TÉCNICA DE ANÁLISIS DE INFORMACIÓN .................................................................................................... 63

3.

RESULTADOS ........................................................................................................ 68

3.1

CATEGORÍA ARCHIVO UNIVERSITARIO ...................................................................................................... 68

3.2

CATEGORÍA EVALUACIÓN Y CONTROL ....................................................................................................... 83

3.3

CATEGORÍA ASIGNACIÓN DE RECURSOS .................................................................................................... 98

4.

DISCUSIÓN ........................................................................................................... 104

4.1

DISCUSIÓN DESDE LA TEORÍA. ................................................................................................................104

4.2

DISCUSIÓN DESDE LA METODOLOGÍA.......................................................................................................108

4.3

DISCUSIÓN DESDE LOS RESULTADOS. .......................................................................................................110

4.4

APORTE DEL INVESTIGADOR A LA DISCUSIÓN .............................................................................................112

Propuesta de indicadores .....................................................................................................114

4.4.1

4.4.1.1

Indicadores relacionados con los procesos operativos del archivo universitario .............................. 125

4.4.1.2

Indicadores gestión de recursos en el archivo universitario............................................................. 127

4.4.1.3

Indicadores ambientales ................................................................................................................ 132

4.4.1.4

Indicadores de servicio .................................................................................................................. 134

5.

CONCLUSIONES .................................................................................................. 136

5.1

DESDE LA TEORÍA ...............................................................................................................................136

5.2

DESDE LA METODOLOGÍA .....................................................................................................................138

5.3

DESDE LOS RESULTADOS ......................................................................................................................140

5.4

DESDE EL INVESTIGADOR ......................................................................................................................144

6.

REFERENCIAS ..................................................................................................... 151

ANEXO……………………………………………………………………………...…….151

LISTA DE TABLAS

TABLA NO. 1. ETAPAS PROCESO DE INVESTIGACIÓN ................................................................ 56 TABLA NO. 2. CATEGORÍAS Y SUBCATEGORÍAS ....................................................................... 59 TABLA NO. 3. CATEGORIZACIÓN Y CODIFICACIÓN ................................................................... 62

TABLA 4. PRIMER CUERPO ENCUESTA: CONOCIMIENTO PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN

LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES ............................................................................................ 64

TABLA 5. SEGUNDO CUERPO ENCUESTA: CONOCIMIENTO ARCHIVO UNIVERSITARIO DE LA

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES ................................................................................................. 64

TABLA 6. TERCER CUERPO ENCUESTA: PERCEPCIÓN DEL PORTAFOLIO SERVICIOS ARCHIVO

UNIVERSITARIO ...................................................................................................................... 65 TABLA 7. COBERTURA ARCHIVO UNIVERSITARIO UNIVERSIDAD DE LOS ANDES ....................... 71

TABLA DE ILUSTRACIONES

DIAGRAMA DE CAUSALIDAD NO. 1: RELACIONES ENTRE LOS SISTEMAS DE LA PROPUESTA ............................................................116 DIAGRAMA DE CAUSALIDAD NO. 2: SISTEMA ORGANIZACIONAL – SISTEMAS DE GESTIÓN INSTITUCIONAL ........................................117 DIAGRAMA DE CAUSALIDAD NO. 3: SISTEMA GESTIÓN INSTITUCIONAL (CALIDAD) – SISTEMA ARCHIVO UNIVERSITARIO (PROCESOS) ......119 DIAGRAMA DE CAUSALIDAD NO. 4: SISTEMA ARCHIVO UNIVERSITARIO (PROCESOS) – SISTEMA SERVICIOS ARCHIVO UNIVERSITARIO .......120 DIAGRAMA DE CAUSALIDAD NO. 5: PROCESOS ARCHIVO UNIVERSITARIO – SERVICIOS ARCHIVO UNIVERSITARIO – NORMATIVIDAD EXISTENTE

...................................................................................................................................................................121

DIAGRAMA NO. 6. JERARQUÍA Y TIPOLOGÍA DE INDICADORES ..............................................................................................122 DIAGRAMA NO. 7. RELACIÓN DE PRODUCTIVIDAD ............................................................................................................124 DIAGRAMA NO. 8. RELACIÓN PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ENTRE LEY 594 DE 2000, DECRETO 2609 DE 2012, NTC ISO 15489, NTC ISO 30301 .................................................................................................................................153

AGRADECIMIENTOS

A todo el equipo de trabajo de la Oficina de Administración Documental de la Universidad de los Andes, quienes a lo largo del tiempo han contribuido cada uno con su grano de arena, en forma silenciosa y diligente para convertir este archivo universitario en un ejemplo y referente nacional e internacional de la aplicación de buenas prácticas que normas como la ISO 15489 han trazado para este tipo de unidades encargadas de la gestión y custodia de la información, así como la aplicación juiciosa de los conceptos y derroteros que la archivística ha trazado para el mantenimiento, tenencia y utilización de sus fondos y colecciones; para salvaguardar hoy la memoria del mañana, necesaria para el conocimiento y estudio de generaciones futuras.

Al “profe” Luis Fernando Sierra Escobar, quien con su paciencia y conocimiento brindó los elementos y empuje necesarios para la culminación de esta monografía. De corazón

¡GRACIAS!

RESUMEN

Esta monografía es el resultado de la investigación realizada en torno a los indicadores de gestión como mecanismos de evaluación de resultados y los archivos universitarios como unidades de servicio que apoyan las funciones misionales de formación, investigación y extensión en las Universidades, garantes de los actos, fuentes de certificación y testimonio para la sociedad que representa o en las cuales están inmersas.

Este trabajo ha centrado su aplicación en el caso de estudio del archivo universitario de la Universidad de los Andes, por varios factores, entre ellos la accesibilidad de la información, la implementación de un esquema de calidad para el mejoramiento de sus servicios, y la revisión organizacional de la unidad para establecer su factibilidad técnica, operativa y financiera, con el objeto de hacerla competitiva frente a empresas externas dedicadas a la prestación de servicios archivísticos en Colombia.

Esta investigación se constituye en un elemento referente para la incorporación de medidas y estrategias de medición y rendición de cuentas ante terceras partes, por parte de archivos universitarios que quieran migrar su actuar de unidades no solo con funciones estrictamente custodiales y receptoras de documentos para efectos de custodia y conservación, sino unidades de servicio a la comunidad en la cual están inmersas enfocadas en la gestión y divulgación de la cultura universitaria, y la riqueza que la Universidad tiene en sus documentos como fuente de investigación y testimonio de su actuar en el tiempo. La adopción o adaptación de esta propuesta a sus propias y particulares necesidades, brindan a estas unidades de servicio nuevas herramientas y referencias de apoyo para sustentar sus necesidades de recursos, planear sus inversiones o rendir cuentas sobre sus costos ante los ordenadores de gasto en sus instituciones, mitigar los efectos en su gestión por recortes presupuestales, buscar fuentes de financiamiento permanentes o

recursos para la implementación de proyectos. Todo ello enfocado a cambiar el paradigma ante los ordenadores del gasto en las instituciones de educación superior, que los archivos universitarios como complemento a su gestión cultural no son un gasto sino que pueden convertirse en una inversión.

INTRODUCCION

El presente trabajo de investigación justifica la necesidad de implementar un conjunto de indicadores de gestión que dote al archivo universitario de la Universidad de los Andes de medidas indicativas sobre su gestión y operación en el tiempo, por otra parte describe y analiza los archivos universitarios como unidades que brindan un servicio a la comunidad que representan, son parte de los sistemas de gestión de la organización a la cual pertenecen (como el de calidad), y están inmersos en un marco regulatorio y normativo, todos ellos enfocados en el logro de resultados, requisitos para la rendición de cuentas, y cumplimiento de expectativas de partes interesadas.

El objetivo de esta investigación es vincular estos dos aspectos, por un lado los indicadores de gestión como parte de la teoría administrativa para la rendición de cuentas y cumplimiento de expectativas, y los archivos universitarios como unidades de servicio que demandan recursos para la satisfacción de estas necesidades, todo ello en un marco regulatorio que establece el estado colombiano, y el cual no puede ser ajeno a su cumplimiento pues de otra forma no estaría cumpliéndose la función principal del archivo universitario que es la constitución y salvaguarda de la memoria institucional.

En la primera parte de esta monografía se plantea el problema, el estado de arte y la revisión teórica que llevó a delimitar las dos categorías planteadas en esta monografía, a saber: indicadores de gestión como medidas indicativas y los archivos universitarios como unidades de servicio, complemento a la gestión cultural y administrativa de las universidades que requieren demostrar los resultados de su gestión ante terceras partes interesadas. A partir de la revisión teórica e investigativa de estos dos aspectos entre los cuales se destacan los diferentes tipos de indicadores de gestión como los de eficiencia, eficacia y productividad, básicos para los sistemas

de gestión de calidad, y rendición de cuentas, así como la percepción de los usuarios sobre las expectativas que tienen del archivo universitario como unidad de servicio, fueron elaborados los instrumentos para la recolección de información, la cual en un aparte posterior será clasificada, analizada y concluida, dotando esta monografía de un sentido e hilo conductor. En el contenido de la monografía se encuentra la justificación y objetivos que dan paso a la elaboración del marco teórico con el cual se logra la delimitación y categorización del estudio. Para el análisis de las encuestas, realizadas al personal representativo de la Universidad, se elaboraron esquemas de tabulación que permiten clasificar y categorizar las expectativas de los usuarios de tal forma que de la gama de indicadores disponibles se implementen los adecuados a la medición y rendición de cuentas de los aspectos representativos que demandan los usuarios del servicio de archivo universitario. Finalmente, se presenta el conjunto de indicadores con su respectiva descripción y ficha técnica para su implementación y medición, se establecen las recomendaciones necesarias para su utilización frente a los objetivos que el archivo universitario establezca a futuro.

En la última parte, se presentan las conclusiones finales de la monografía y se establecen una serie de recomendaciones para futuros estudios que los interesados en este tema deseen desarrollar y que esta monografía no abarca por escapar a su alcance inicial, pero que son derroteros para continuar creciendo la investigación y dotar al sector de las bases necesarias para iniciar el proceso de conversión de las unidades de archivo universitarios de sistemas netamente custodiales a unidades de servicio necesarias para el desarrollo de la gestión cultural de la universidad.

1. Descripción del problema de investigación

La carencia de medidas indicativas (indicadores) en el archivo universitario de la Universidad de los Andes para la evaluación sistemática de la eficiencia o calidad de su servicio, así como el nivel de satisfacción que la comunidad manifiesta con el servicio prestado, no permite dimensionar las relaciones costo / beneficio de contar con un esquema de administración y gestión de archivo universitario ajustado a las necesidades, política y disposiciones institucionales y nacionales establecidas, que permita orientar las decisiones de inversión y canalización de recursos para cumplir en forma expedita con la responsabilidad que le fue asignada.

1.1

Planteamiento del problema La Universidad de los Andes fue fundada el 16 de noviembre de 1948 y fue la primera institución de educación superior privada en Colombia de carácter laico e independiente de los partidos políticos, ajena a defender intereses de algún grupo social o económico particular. El Archivo Institucional fue creado oficialmente el 25 de febrero de 1982, adscrito a la biblioteca general como un sistema integrado del acervo bibliográfico, documental y audiovisual de la Universidad. A partir del año 1989 pasa a ser una dependencia de la Secretaria General. Para ese momento, la Universidad por medio de un estudio realizado, calculaba su acervo documental en cinco millones (5.000.000) de documentos, en su mayor parte sin clasificar o con clasificaciones inadecuadas, así como bastante información duplicada. El funcionamiento de éste fondo documental requirió la contratación de un profesional en archivística, quien elaboró un

plan para su organización y supervisó la labor de quienes se encargaron de ponerlo en práctica; esta labor que se desarrolló durante casi una década, fortaleció y posicionó el archivo al interior de la institución como un sistema que integraba las tres etapas (gestión, central e histórico). Durante los años 2007 y 2008 la Universidad realizó una revisión interna y externa de su proceso documental, y allí se evidenció la necesidad de reformular su estrategia. El Archivo Institucional debía modernizarse para dar respuesta a las necesidades que la Universidad demandaba y es así como el 15 de abril de 2009, el Comité Ejecutivo aprueba el cambio de nombre a Oficina de Administración Documental, dado que su actividad no estaría enfocada solamente en la custodia de los documentos misionales de la Universidad, sino también en administrar el ciclo de vida de esos documentos en forma activa, enmarcado dentro de un programa de gestión documental.

Tradicionalmente el Archivo Institucional de la Universidad operó hasta el año 2008 como un centro receptor de documentos, un espacio destinado a la custodia de material no necesariamente de archivo.

Es a partir del año 2009, cuando la Universidad decide dar un giro de 180 grados en su orientación y teniendo en cuenta que el servicio que debe prestar a la institución también deber ser fuente de investigación académica, transforma profundamente su misión, visión y objetivos estratégicos.

No es un secreto en el quehacer archivístico que, con un programa de gestión de documentos estructurado, la institución puede controlar la calidad y cantidad de los documentos que genera y mantiene en sus archivos para atender sus necesidades, así como seleccionar y descartar la información que carece de valor a largo plazo. Para con ello lograr importantes relaciones costo/beneficio en la administración y gestión de los esquemas de archivo, pues exclusivamente racionalizando la producción de los documentos al interior de la organización, los costos por

metro lineal asociados a su gestión, disposición y custodia, en cuanto a espacios, consumibles de oficina, recursos humanos, papel, etc., son ajustados a las necesidades, a la política y disposiciones institucionales, y nacionales de estricto cumplimiento, que pesen sobre los documentos y sobre los cuales la política de conservación, se establezca a corto, mediano y largo plazo. Estos ahorros o beneficios alcanzados vía optimización en la producción documental, pueden ser empleados o redistribuidos a los servicios de información que los archivos deben prestar a su comunidad para visibilizar y utilizar sus contenidos. El uso de medidas indicativas (indicadores) para la toma de decisiones, para la asignación de recursos, para rendir cuentas ante terceros, etc., ya sea para el control de gastos o para la evaluación de la eficiencia o calidad de los servicios prestados, no es algo nuevo pero tampoco es una práctica generalizada en las organizaciones, normalmente vienen acompañadas de iniciativas de cambio o de modernización con el gerente de turno.

Sin embargo la actuación de las instituciones no debería estar ligada a un concepto burocrático e interno de la medida del trabajo, sino a la evaluación constante y sistemática del servicio que ésta presta a la comunidad que representa y al nivel de satisfacción que la comunidad manifiesta. En general, los "resultados" de los procesos y los servicios derivados de ellos no se controlan, pareciera poco importante revisar lo que hace y cómo se hace; en esta nueva era, con un público más exigente y más informado cada vez es más importante la justificación de todas y cada una de las acciones que allí se ejecutan. La cultura del "control de resultados" y de la valoración debe entenderse como pilar fundamental del desarrollo de un ciclo de mejora continua, de una espiral de aprendizaje en la que puede situarse cualquier unidad administrativa. Las premisas básicas o sentencias clásicas de cualquier guía de gestión "sí se puede medir se puede gestionar" o "lo que no se mide no se mejora" son postulados inspiradores para el desarrollo de esta monografía.

Las organizaciones, independiente de su naturaleza jurídica o sector productivo, generan o reciben información, necesariamente materializada en forma de documentos, los cuales por efectos de tradición, por cumplimiento de mandatos legales o por responsabilidad social con la comunidad que representan, cuentan con unidades administrativas encargadas de su gestión y custodia, denominados Archivos. Las Universidades no son la excepción, por un lado porque tienen un componente administrativo que las equipara al concepto de organización, y un componente académico, científico y de extensión, asociado a su función, que la caracteriza en un sector productivo.

Todas las empresas tienen Archivos, ya sea por imposición propia de la legislación, por salvaguardia de sus actuaciones en el tiempo o por la acumulación indiscriminada de documentos por parte de los funcionarios de turno, independiente de la motivación o resultado final, es importante anotar que el Archivo como unidad física o lógica existe y que contiene documentos. En definitiva, como lo afirma en su libro (CRUZ MUNDET, 2006) el Archivo es un conjunto de documentos sin importar su fecha, su forma o su soporte material y se forma mediante el ejercicio de la actividad propia de esa organización que da lugar a trámites de asuntos, resultados que necesariamente son plasmados en documentos.

Es precisamente en este punto, donde esta investigación toma relevancia; esta monografía centra su atención allí (en los archivos), en una unidad tradicionalmente considerada como un gasto administrativo, un flujo constante de recursos que desde el punto de vista financiero y administrativo de la administración central no aporta valor a la gestión administrativa, académica o investigativa de la organización, esta visión limita el papel de los archivos simplemente a una función custodial, proceso que en la jerga administrativa es susceptible de tercerizar, lo que en efecto, y no en pocos casos, así se ha realizado, dejando o relegando a un plano secundario las principales funciones del archivo como son el aporte a la investigación histórica, la función

testimonial y legal de sus actos ante terceros, así como la asesoría y acompañamiento en la planeación del sistema documental de la organización, de tal forma que permita dotar a la universidad de un sistema de archivos organizado, moderno, ágil y expedito, donde la organización tenga certeza que lo allí contenido es lo necesario para cumplir con sus deberes administrativos, legales y fiscales que el estado, como parte de un sistema económico le demanda, así como un acervo importante de testimonios y evidencias de sus funciones sociales como la investigación y la extensión, necesarios para el desarrollo cultural, la investigación histórica y la evidencia de su aporte a la sociedad que representa, y que ella le demanda. Colombia cuenta con un marco jurídico (ley 594 de 2000) y últimamente la incorporación de normas técnicas que como recomendaciones internacionales de buenas prácticas, establecen unos derroteros y estándares que no deben desconocerse, para efectos de esta investigación es pertinente mencionar las siguientes: NTC-ISO 9001, NTC-ISO 15489 parte 1 y 2, NTC–ISO 30300, por su relación directa como sistema de gestión los cuales se enfocan en el logro de resultados, requisitos para la rendición de cuentas y las expectativas de las partes interesadas1. Específicamente la LEY 594 de 2000 en su artículo 22, establece los procesos archivísticos que toda unidad encargada del manejo documental en la organización deben cumplir: “La gestión de documentos dentro del concepto de Archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.”, independiente de la naturaleza de la organización o la finalidad que persiga, toda unidad encargada del manejo documental y que siga la legislación nacional debe contemplar las normas técnicas citadas anteriormente, no desarrollan exactamente los mismos nombres

1 (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, 2013)

citados por la LEY, sin embargo sus conceptualizaciones y anotaciones sugieren similitudes2. Ver anexo 1.

Si se habla de procesos técnicos de archivo, también se habla de tratamiento documental, como elemento básico de resultados y evidencias de su cumplimiento, dentro del entorno administrativo y organizacional en una entidad, los procesos son actividades repetitivas y por lo tanto susceptibles de medición, control y mejora. La responsabilidad de la ejecución e implementación de estos procesos técnicos son los archivos universitarios, puesto que es allí donde el testimonio de los actos administrativos, la investigación y el aporte social que la Universidad brinda al país en el tiempo, y su impacto en la sociedad a la cual pertenece, reposa. La implementación, segregación, y mantenimiento de esta responsabilidad demanda recursos; tradicionalmente los recursos necesarios para la administración, sostenimiento, promoción e inversión provienen de las mismas Universidades a las cuales pertenecen los archivos, básicamente por el hecho que contiene la salvaguarda de sus propios actos y el fruto de la investigación y las actividades de extensión, sin embargo son pocas o ninguna, las unidades de archivo que muestran resultados de su gestión ante las autoridades para proporcionar elementos cuantitativos y cualitativos para la toma de decisiones de inversión o canalización de recursos, que le permita cumplir con esta responsabilidad de una forma expedita y como parte de un sistema, o mejor aún como un servicio a la misma comunidad a la cual sirve la universidad.

Pregunta de investigación

2 En este anexo, el autor ha elaborado una representación de conceptos entre las diferentes normas para contextualizar y soportar esta afirmación.

Con lo anterior, esta investigación busca dar respuesta al siguiente interrogante ¿Cuáles son los indicadores de gestión adecuados para la asignación de recursos en el archivo universitario de la Universidad de los Andes?

1.2

Justificación Esta monografía constituye un aporte para la archivística y en particular para el sector de archivos universitarios quienes sobre la cualificación y cuantificación de los servicios prestados en materia de acceso y disposición inmediata a la información, así como los beneficios en términos de transparencia administrativa, ahorro de dinero por pleitos jurídicos por no contar con las evidencias de sus actos ante terceros (pérdida de información institucional) y el reconocimiento social ante su comunidad, por el aporte que la Universidad le da a la sociedad salvaguardando sus actos para la investigación de generaciones futuras, hacen que sus recursos, sean inocuos, frente a los beneficios que los archivos organizados y transparentes le brindan. Para la Universidad de los Andes los resultados de esta investigación ofrecen una herramienta de medición que permita orientar las actuaciones de su archivo universitario para consolidarlo en su comunidad como fuente de apoyo a la investigación y asesoría en procesos archivísticos, por medio de un portafolio de servicios completo y acorde con las necesidades de sus usuarios.

Para el archivo universitario de la Universidad de los Andes esta investigación, define un portafolio de servicios acorde a las necesidades de información de cada grupo objetivo, se entiende que dentro de la comunidad hay diferentes actores, y que cada uno de ellos requiere satisfacer diferentes necesidades de información, por esta razón es importante acercarse a ellos de diferentes formas y desde diferentes ángulos; la comunidad universitaria, compuesta por las

unidades académicas y administrativas, el cuerpo docente, los estudiantes, investigadores y egresados.

Esta investigación también constituye un aporte para el comité técnico nacional de archivos universitarios del Archivo General de la Nación de Colombia, quien dentro del sistema nacional de archivos aporta al sistema lineamientos y política para el sector de archivos universitarios, por ello los resultados de esta investigación ofrecen una línea de trabajo, como son los indicadores de gestión aplicados a un archivo universitario como mecanismo de asignación de recursos para la financiación de sus proyectos, los cuales pueden convertirse en modelo o buena práctica a seguir por otros en el sector.

Para el investigador este tema es relevante y de importancia por la innovación que el tema representa, la revisión bibliográfica muestra escasa literatura que vincule indicadores o métricas de medición con archivos universitarios como esquemas de asignación de recursos, o medición de resultados; por otra parte el volumen exponencialmente creciente de información producida, generada y archivada en medios y formatos cada vez más complejos que se reciben en los archivos universitarios para ejercer su función custodial y por ende, los insumos necesarios para la investigación, gestión del conocimiento y difusión cultural a la comunidad que sirven, hacen necesario su administración, mantenimiento, control y migración, sin embargo, el crecimiento y comportamiento de los recursos económicos y administrativos necesarios para su control y destinados a los archivos no han tenido el mismo comportamiento, normalmente se han mantenido estables o a la baja (por las políticas de reducción de gastos), por ello la definición de una batería de indicadores de gestión para el archivo universitario que permitan medir su desempeño en términos de servicios ofertados, y mostrar a los ordenadores de gasto la cuantificación de los beneficios recibidos, constituyen un importante aporte al sector y por ende a la literatura que se quiera desarrollar sobre el tema.

1.3

Objetivos Objetivo general.

1.3.1

Formular un conjunto de indicadores de gestión para el archivo universitario de la Universidad de los Andes, que sirvan como mecanismo de asignación de recursos ante terceras partes interesadas.

Objetivos Específicos

1.3.2

 Elaborar un marco teórico que permita la comprensión de la relación entre los archivos universitarios y los indicadores de gestión.

 Describir y analizar los servicios susceptibles de medición que el archivo universitario presta a su comunidad.

 Elaborar un conjunto de indicadores de gestión para cada uno de los servicios que presta el archivo universitario de la Universidad de los Andes.

1.4

Antecedentes de investigación y contexto teórico Antecedentes

1.4.1

El uso de indicadores para efectos de medición en las organizaciones no es una práctica nueva y tampoco ajena, son los sistemas de gestión de las organizaciones, y en particular la gestión de la calidad, quien ha potencializado y dinamizado su uso, aplicación y difusión en todos los sectores económicos. Indicadores hay de muchos tipos y su utilización tiene diversos y variados usos, para medir resultados, para medir gestión, para realizar comparativos, para toma

de decisiones, para validar sostenibilidad, para efectos ambientales, etc., la bibliografía encontrada es amplia y variada.

Por otra parte, los archivos universitarios entendidos como unidades de servicio que las universidades han dispuesto para garantizar que los documentos producidos o recibidos, se dispongan para la gestión, conservación y difusión de sus actos, con finalidades administrativas, docentes, investigadoras y culturales de la universidad, a la comunidad a la cual hace parte; es también objeto de esta revisión bibliográfica, sin embargo, la observación de un archivo universitario como una unidad organizacional que demanda recursos, que el uso de sus recursos puede ser auditado, que sus actos deben dar cuenta de unas medidas previamente establecidas con los ordenadores del gasto de la Universidad, o que sus necesidades culturales pueden ser financiadas con terceros externos, no son objeto de estudio por parte de intelectuales. Es premisa de esta revisión bibliográfica validar las diferentes iniciativas que frente al objetivo de esta monografía dan sustento y valor a la pregunta que motiva esta investigación: ¿Cuáles son los indicadores de gestión adecuados para la asignación de recursos en el archivo universitario de la Universidad de los Andes?

Investigaciones adelantadas dentro del macro proyecto desarrollado por la Universidad de la Salle en el marco del convenio de cooperación No. 2215100-742-2009 y la Alcaldía Mayor de Bogotá, constituyen un aporte al conocimiento y son relevantes para el objeto de esta investigación. Es importante relacionar los hallazgos de:

 El trabajo de investigación desarrollado por (Rodriguez Ortega & González Folleco, 2013) propone la elaboración de un conjunto de indicadores de gestión para los archivos de las Entidades públicas distritales: gestión de documentos, acceso y consulta; esta investigación determina qué son los indicadores de gestión, qué clases de indicadores existe, cómo se diseñan, utilizan, miden, controlan y evalúan para los archivos de las

entidades distritales. Los investigadores afirman categóricamente que en Colombia en las entidades públicas del distrito capital no existe una cultura que propenda por el control de la administración de sus archivos a través de la estructuración de indicadores de gestión. Esta investigación también concluye si bien es cierto existen indicadores de gestión en los archivos de las entidades públicas distritales, tan solo son diseñados para evaluar en su mayoría los servicios de préstamo y consulta de documentos, y que pareciera que son las únicas variables que determinan la totalidad de la gestión de estas unidades. Finaliza esta investigación reafirmando la importancia de la implementación de indicadores de gestión que permitan medir los aspectos y servicios que se manejan desde las unidades de archivo en las áreas de gestión de documentos, acceso y consulta en las entidades públicas del distrito capital, sin embargo, este tema es de interés común a todos los archivos independiente si su clasificación obedece a entidad pública o privada.  También la monografía desarrollada por (Duarte Leyton & Rojas Calderón, 2013), quienes proponen un conjunto de indicadores de gestión para los archivos de la administración pública colombiana: una propuesta en las áreas de administración de archivos y conservación de documentos, visto desde la gestión de calidad y el marco legal que le soporta. Esta investigación plantea dos afirmaciones, la primera es que en la administración del patrimonio documental en los archivos de la administración pública colombiana la caracterización de los procesos es precaria y por ende dificulta el cumplimiento del sistema de gestión de calidad, afectando no solo este último, sino el cumplimiento de normatividad decretada en torno a esa cuestión. Y la segunda establece que la falta de formación y conocimiento de los funcionarios encargados de la administración del acervo documental dificulta la ejecución y control del sistema de calidad. Concluyen los investigadores que la falta de identificación y normalización de un

conjunto de indicadores que permitan la evaluación adecuada de la gestión administrativa de los archivos públicos, no permiten lograr la competitividad, efectividad y eficiencia en los diferentes procesos administrativos que estas unidades demandan. El Archivo General de la Nación, a través del programa Sistema Nacional de Archivos, ha impulsado el desarrollo de los archivos sectoriales en el país. En este contexto, el proceso de fomento de los archivos en las instituciones de educación superior, da origen al Comité Nacional de Archivos de la Educación Superior-CNAES- del Sistema Nacional de Archivos-SNA-, coordinado por el Archivo General de la Nación-AGN, para la fundamentación, creación, establecimiento y desarrollo de los archivos de las instituciones de educación superior en nuestro

país, como soporte de la gestión universitaria y de la memoria académica, administrativa e

histórica de los contenidos universitarios, así como de la generación del conocimiento derivada

de los registros que se realizan en las instituciones de educación superior en Colombia. Así mismo con la orientación de preservar y salvaguardar su memoria histórica, el desarrollo de su gestión archivística y la tecnificación en el manejo y servicio de la información generada por ellas, contribuyendo a su fortalecimiento y cualificación.

En las actas del comité técnico nacional de archivos universitarios, el cual está integrado por los directores de archivos universitarios de Universidades públicas y privadas del orden nacional no hay una sola referencia que pueda dar evidencia que el tema tratado en la presente monografía es siquiera de algún grado de estudio o revisión por parte de sus miembros. En las actas se evidencia la importancia que los miembros del comité dan a visibilizar los archivos universitarios como centros de gestión e investigación, y que sus contenidos es necesario mostrarlos a sus comunidades para su uso y disfrute, también se evidencia la necesidad de incorporar los archivos universitarios en los criterios de calidad, que el Estado colombiano por medio del Consejo

Nacional de Acreditación realiza para los procesos de acreditación institucional y de programas, dado que es en el archivo universitario donde reposa toda la documentación soporte para ello, también se observa el interés de los archivos universitarios por unirse e incorporar los archivos universitarios de regiones remotas del territorio nacional, sin embargo, temas asociados a la gestión cultural, la autofinanciación y el uso de indicadores de gestión como mecanismo de sustentación de resultados, no es evidente por parte del comité.

Red Iberoamericana de Archivos de la Educación Superior – RIAIES - 3 La RIAIES nace en octubre del 2006 en el transcurso del III Congreso de Archivos Iberoamericanos de Archivos Universitarios celebrado en Puebla, México, por voluntad de un grupo de Archiveros Iberoamericanos, comprometidos con el valioso trabajo documental y archivístico de la región; motivados por el anhelo de buscar puntos de comunicación y contactos de carácter cooperativos para armonizar las fuentes documentales históricas -muchas comunes en estos países-, para compartir el conocimiento y los desarrollos archivísticos universitarios que en la práctica han de beneficiar acortando tiempos y distancias.

La idea de la Red entra a complementar el deseo de visibilización de sus contenidos por parte de los archivos universitarios, con el deseo de ponerla al servicio de los investigadores, estudiantes, colegas y otros profesionales interesados en el trabajo cultural, histórico y archivístico en la academia, en el conocimiento de las fuentes de carácter educativo o fondos que reposan en los archivos históricos universitarios y a los cuales puedan acceder de una manera

3

El detalle y contenido de la

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puede consultarse en el vínculo:

https://sites.google.com/site/rediberoamericanaarchivosu/

abierta y generosa todos los ciudadanos y gestores gubernamentales de los distintos niveles de los Estados nacionales que la conforman4.

Congreso Iberoamericano de Archivos Universitarios – CIAU- La Red Iberoamericana de Archivos de la Educación Superior, como forma de acercar sus miembros, generar conocimiento y socializar los aspectos que sean de interés para los archivos universitarios ha promovido la realización de reuniones bianuales desde el año 2002 cada una de ellas en un país anfitrión, denominadas Congreso Iberoamericano de Archivos Universitarios – CIAU-, en las diferentes versiones que se han presentado a la fecha y que a continuación se detallan, al igual que sucede en el contexto nacional en el Comité Técnico Nacional de Archivos Universitarios que promueve el Archivo General de la Nación en Colombia, se evidencia la necesidad de fortalecer la imagen del archivo universitario como gestor cultural en las universidades, pero ninguna referencia al tratamiento de los archivos universitarios como unidades ávidas de recursos para cumplir a cabalidad con esa gestión cultural que reclaman y que le compete, y que por medio de medidas indicativas pueden buscar o competir por recursos, frente a organismos del orden nacional o internacional interesados en la protección del patrimonio cultural de un sector o país:

 Primer CIAU en Temuco (Chile) en el año 2002, bajo el lema de “Los desafíos del siglo XXI”.

 Segundo CIAU en Lima (Perú) en el año 2004, bajo el lema “Los archivos en la era de la información”.

4

Fuente:

https://sites.google.com/site/rediberoamericanaarchivosu/home/ciau/reunion-preparatoriacartagena-colombia-2012

 Tercer CIAU en Puebla (México) en el año 2006, donde se establecieron siete (7) mesas de trabajo, donde se consignaron ponencias relacionadas a los siguientes temas:

1) Las Universidades y la cooperación archivística. 2) Universidades y la identidad

institucional a través de los archivos. 3) Teoría y práctica archivística. 4) Formación y profesionalización archivística. 5) Administración de los archivos universitarios. 6) Rescate del patrimonio archivístico en las Instituciones de Educación Superior. 7) Patrimonio documental.

 Cuarto CIAU en Bogotá (Colombia) en el año 2008, cuya temática surge en torno a “Protección del patrimonio cultural documentado en los archivos universitarios”.  Quinto CIAU en Puerto Rico (Estados Unidos) en el año 2011, cuya temática surge en torno a “La situación de los archivos universitarios Iberoamericanos ante las nuevas tecnologías”.

 Sexto CIAU celebrado en El Calafate (Patagonia Argentina) en el año 2013, cuyo marco fue la I Asamblea de la Red Iberoamericana de Archivos de la Educación Superior.

En palabras de (MAYORAL PEÑA, 2009) quien en su artículo, establece que el uso de medidas indicativas para la toma de decisiones o para la asignación de recursos se suele extender de la mano de iniciativas modernizadoras o de cambio en la administración. La planificación estratégica, la dirección por objetivos, los sistemas de gestión de la calidad, ambiental, documental, etc., los cuadros, tableros o diagramas de mando integral son algunos de los modelos de gestión adoptados y adaptados por las organizaciones; cada uno de ellos desarrolla su propio lenguaje y su particular encaje de perspectivas, pero todos en común se apoyan en el análisis, la revisión y la medida. La preocupación por la rendición de cuentas, por el control de costos, por la

evaluación de la eficiencia o la calidad de los servicios prestados por las entidades públicas o privadas a la comunidad que sirven, no son una novedad, pero tampoco es posible afirmar que sea una práctica general.

El punto de partida de un proceso de planificación, es el análisis o diagnóstico de la situación actual y el destino, una situación deseada o una visión; en el transcurrir han de definirse estrategias y etapas. Según los objetivos que se persiguen es necesario desarrollar diferentes tipos de planes, dados los cambios en el entorno y las incertidumbres presentes, se habla que la planificación debe ser dinámica y que debe contemplar las formulaciones según el transcurrir de los diferentes escenarios posibles; de igual forma, la planeación tiene dimensiones en el tiempo: es así como la planificación estratégica (largo plazo), orientada a garantizar la sostenibilidad y supervivencia futura; la planificación táctica (mediano plazo), que pone el énfasis en la organización y uso eficiente de los recursos, y la planificación operativa (corto plazo), para conseguir eficiencia5. La articulación de la planeación entre las variables dinámicas y de tiempo es lo que se denomina programas, los cuales se ejecutan a través de la planificación operativa anual, que (MAYORAL PEÑA, 2009) menciona en su artículo. Un plan suele contener varios programas, pero no es una asociación de estos, ya que entre los programas debe existir congruencia hacia o entre los objetivos de la organización.

El seguimiento y control de gestión del modelo administrativo elegido en la organización, permite pilotear la trayectoria, rendir cuentas del ejecutado y formular lecciones de aprendizaje para los siguientes ciclos de planificación. Se configura desde la primera etapa estableciendo la previsión de resultados, los elemento de control y los indicadores que se van a utilizar, y atraviesa el conjunto de todas las fases.

5 Logro de los resultados programados en el tiempo a los costos más razonables posibles. Fuente: http://definicion.mx/efectividad/ consultado 05 noviembre de 2014.

También (GONZÁLEZ LAXE, 2007) quien en su artículo argumenta, que para el colectivo general, es de ciencia cierta que la información confiable, veraz y oportuna es muy importante para la toma de decisiones, esta se obtiene a partir del procesamiento de datos de forma organizada y estructurada. Se denomina medición la cuantificación de las actividades que se realizan en el interior de una organización, a través de este proceso se monitorean, siguen y evalúan logros frente a sus objetivos y metas.

Un indicador describe un proceso específico o proceso de control, pero miden un resultado. Los indicadores, por lo tanto son particulares a los procesos de los que forman parte. Algunos indicadores apropiados para ciertos sistemas, pueden ser inapropiadas para otros. Por esta razón no existe una lista de indicadores universales, y de hecho, los indicadores concretos dependerán de las características del problema específico bajo estudio, de la escala del proyecto, del tipo de acceso y de la disponibilidad de datos, así lo establecen (RIVAS GARCIA & MAGADÁN DÍAZ, 2007) en su artículo.

Formular indicadores es convertir datos u observaciones en información relevante para la toma de decisiones. Un indicador ayuda, al menos a conocer la evolución de la actividad; un proceso de trabajo se convertirá en un indicador de gestión si es una medida que permite el seguimiento y/o la evaluación periódica mediante su comparación con un referente objetivo bien sea propio o externo. Para confeccionar un sistema de información a partir de indicadores hay que asegurar que sean: fiables (exista posibilidad de verificación), objetivos (con ausencia de sesgos), claros (sin ambigüedades) y, sobre todo, relevantes para el propósito que se busca. Como lo establece en su artículo (MAYORAL PEÑA, 2009), su importancia es máxima si son útiles para tomar decisiones para comunicar objetivos y logros a los implicados o al conjunto de la sociedad, y para el aprendizaje y desarrollo del servicio que miden.

En su artículo, (GONZÁLEZ LAXE, 2007) cita a (Jiménez Herrero, 2002:67), quien afirma que la evaluación además de ser imprescindible para detectar el grado de cumplimiento de los compromisos adquiridos, permite garantizar la participación, la articulación y la responsabilidad de cada uno de los principios y valores incluidos en la declaración de la sostenibilidad. La sostenibilidad no puede convertirse en un fundamento absoluto, sino en un conjunto de principios orientadores que permitan conseguir el fin último de lo que realmente se quiere hacer sostenible. Siguiendo con el artículo (GONZÁLEZ LAXE, 2007) los indicadores de gestión permiten tener la posibilidad de referenciar el grado de cumplimiento de un objetivo en la ejecución de un proceso o conjunto de ellos, y requieren consenso entre las partes (implican a la colectividad por medio de la participación), son una extraordinaria herramienta de evaluación. No pueden considerarse neutros, sino que advierten y miden los progresos hacia la consecución de objetivos. Además, están referenciados a una selección de objetivos, por lo que la constatación y el seguimiento de los indicadores, basados en resultados, van a responder a los criterios y a los fines establecidos de antemano.

Por otra parte en su artículo (Navarro, 2006) establece que la tradicional asignación de recursos corrientes, basados en los gastos ejecutados del periodo contable inmediatamente anterior implica que los archivos cuenten anualmente con unos incrementos porcentuales cerrados, con pocas posibilidades de modificar la estructura presupuestaria; con lo cual la supervivencia de los archivos está garantizada, pero también está garantizada la coacción a la innovación y al desarrollo de nuevos proyectos, hoy más necesarios que nunca, dadas las novedades del mundo tecnológico que afectan la gestión de los archivos. En palabras de (ZABALA URIARTE) quien establece que el concepto de financiación no es realmente el más adecuado para explicar los sistemas de asignación de recursos que se practican en los archivos y otros organismos dedicados a la difusión de la cultura como son las

bibliotecas y museos, dado que en una parte importante (en gran parte de todos los casos es un 100%) sus gastos se financian con recursos de las Instituciones superiores a ellos. Los Archivos generalmente son percibidos por los directivos como departamentos que demandan recursos y no como departamentos que generan inversiones propias. En razón a ello, las necesarias inversiones en equipamientos se retrasan, o simplemente no se realizan y los archivos son viejas estructuras cada día más obsoletas.

Lo anterior, invita a reflexionar que los recursos económicos para la prestación de servicios de archivo a la comunidad a la cual sirven las instituciones archivísticas, no deben depender únicamente de los fondos públicos (en el caso de las entidades públicas) o fondos del órgano jerárquico superior (en el caso de las entidades privadas) como es el caso de los archivos universitarios privados. Sin embargo, la asignación de los recursos por parte del ente rector, por parte del mismo archivo universitario (auto sostenimiento) vía venta de servicios u optimización de costos, o por parte de terceros vía donaciones o cofinanciación, requiere que los archivos universitarios puedan dar fe del destino y uso que le den a esos recursos y como son optimizado en su interior, vía: 1) Recorte de costos, 2) incremento de los beneficios al usuario o, 3) prestación adicional de servicios. Independiente de cuál sea la motivación para el uso de los recursos, es obligación de cualquier institución archivística hacer un uso eficiente de los recursos que consigue y así presentarlo a terceras partes interesadas.

Archivos Universitarios Los archivos universitarios deben integrar la documentación relacionada con las funciones de la Universidad como organismo sectorial, así como toda aquellas funciones como sector productivo, documentación relacionada con la investigación y la enseñanza, la creación y difusión, la formación y los servicios de bienestar, la evaluación y acreditación, relaciones

interinstitucionales, y a todas aquellas formas de cooperación, así como todos los testimonios que genera la dinámica de los sectores que conforman la comunidad universitaria, como órgano social.

En palabras de (PALACIOS PRECIADO, 1996), quien en su discurso inaugural para la instalación del primer seminario nacional de archivos de la educación superior, establece que las instituciones archivísticas resultan tan antiguas como a la misma civilización. Asevera que el punto de partida de la Universidad fue el saber acumulado a lo largo de los siglos, transmitido o conservado en archivos y bibliotecas que habían nacido con la civilización. También asegura, que es en los archivos donde se encuentra el propio origen de la Universidad, ligados estrechamente a la naturaleza y la historia, la misión y las funciones de aquellas.

La universidad, como cualquiera otra institución pública o privada, requiere de los archivos para la gestión administrativa. De otra parte, por la responsabilidad social que se deriva de su quehacer, por el compromiso histórico para con las generaciones futuras que deviene de su propia naturaleza, especialmente en la preservación y transmisión del patrimonio cultural de los pueblos y por el papel de creadora y difusora del saber, necesita el apoyo de los archivos, como centros de información que son, para alcanzar sus objetivos en la investigación, la docencia y la extensión. Por otra parte, en el artículo de (BORRÁS GÓMEZ, LLANOS SANJUÁN, & MORENO LÓPEZ, 2000) se entiende por archivo universitario el conjunto de documentos de cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o reunidos en el desarrollo de las funciones y actividades de los diferentes miembros y órganos universitarios, organizados y conservados para la información y la gestión administrativa, para la investigación y para la cultura. Se entiende igualmente por archivo universitario el servicio especializado en la gestión, conservación y difusión de los documentos con finalidades administrativas, docentes, investigadoras y culturales de la universidad.

El archivo universitario tiene dos funciones específicas, que en el artículo de (LÓPEZ BOHORQUEZ, 2006), son:

1. Servir a la gestión administrativa, y

2. Servir a la investigación histórica.

El problema es que, por lo general, se ha considerado al archivo como un lugar exclusivo para ubicar y conservar los documentos y demás papeles universitarios, transferidos al mismo desde distintas dependencias particularmente por razones de espacio de estas, independientemente de la importancia de esas fuentes, para ponerlos al servicio de los propios funcionarios que en el ejercicio de sus actividades requieren de documentos que en una oportunidad pertenecieron a sus respectivas oficinas. Así entendido el asunto, el archivo universitario, se convierte en una dependencia con fines fundamentalmente administrativos y objeto de trabajo, particularmente, de la archivística.

(ZABALA URIARTE) Afirma en su artículo que los Archivos generalmente son percibidos por los directivos como departamentos que demandan recursos y no como departamentos que generan inversiones propias. En razón a ello, las necesarias inversiones en equipamientos se retrasan, o simplemente no se realizan y los archivos son viejas estructuras cada día más obsoletas. El concepto de financiación no es realmente el más adecuado para explicar los sistemas de asignación de recursos que se practican en los archivos y otros organismos dedicados a la difusión de la cultura como son las bibliotecas y museos, dado que en una parte importante sus gastos se subvencionan con recursos de las Instituciones superiores a ellos. En su ponencia (GUTIERREZ, 1998) define el archivo universitario como el conjunto organizado de documentos que la Universidad ha generado o recibido en el cumplimiento de sus fines y funciones. Es un subproceso de las actividades académico – administrativas y se mantiene

con miras a una adecuada marcha institucional y al conocimiento de su historia. También afirma que el archivo está formado por 3 elementos, a saber:

 Un conjunto. Es un conjunto de cosas que están íntimamente vinculadas unas a otras y hacen que sea lo que es desde el punto de vista físico.

 El archivo está formado por un conjunto de documentos, está formado por una organización.

 El tercer elemento es el para qué todo funcione: “servir a los demás”. Finalmente concluye que la Universidad genera y recibe. Todo ello se hace con documentos, pero el propósito de la Universidad no es generar documentos. Por lo anterior es el cumplimiento de los fines de la Universidad: a) Formar profesionales, enseñar y aprender., b) Investigar., c) Saltar a la sociedad., donde se producen documentos tras documentos y por eso, afirma el autor, no son un producto sino un subproducto.

Se conservan y se organizan los documentos en el archivo con la finalidad de servirlos a los distintos usuarios, comenzando por la Universidad misma, productora o receptora de ellos y terminando por cualquiera que tenga interés en su información o testimonio. Así el archivo se vincula inevitablemente en su universidad por el origen, el funcionamiento y el destino común. (BORFO Bach, 2003) En su ponencia presentada en las Jornadas “Archivos Universitarios e historia de las Universidades” organizadas por el Instituto “Antonio de Nebrija” en mayo de 2002 sustenta cuales son las principales dificultades y retos que plantea la aplicación de la gestión de documentos en las universidades, y establece que principalmente son las siguientes: o Motivados por las tendencias del entorno: Una de las características en la gestión de la Universidad es la de intentar adaptarse rápidamente a los cambios en los modelos de organización de las estructuras administrativas, modelos que a menudo surgen en las empresas de tipo global. No siempre estos cambios se realizan en profundidad y sobre una

base cierta, pero sí que pueden influir, y mucho, en el éxito de una gestión de los documentos.

o Dificultades inherentes a la Universidad: Algunas de las deficiencias en la organización de la universidad pueden afectar la implantación de la gestión de los documentos. o La «falsa modernidad»: si se informatiza la desorganización, el resultado será una desorganización informatizada, y no una organización correcta. o Falta de procedimientos regulados: La generación de documentos y conformación de archivos es completamente correlacionada a las funciones y procesos de las organizaciones, gran parte de la duplicidad y acumulación de documentos, es debido a la falta de procedimientos articulados, reglados y socializados al interior de las organizaciones, de tal forma que sea posible establecer los deberes y responsabilidades de los actores, frente a los documentos.

o La centralización / descentralización de los servicios: El servicio de archivo a menudo se ve obligado a intentar reconstruir todo el proceso antes de establecer políticas de conservación y de eliminación.

Las consecuencias para la gestión documental son enormes y los problemas que debe abordar un servicio de archivo muy variados:

o La difícil localización de los documentos, especialmente en sus fases de gestión y central. o El gran volumen de documentos y expedientes duplicados sin poder establecer, de un lado, cuales son exactamente los originales y las copias y, de otro, que unidades o administraciones son los productores primarios y responsables legales de dichos documentos.

o Las dificultades del servicio de archivo ante el gran volumen de documentos sin los valores administrativos, legales o fiscales que justifiquen su creación. Creación motivada

por el uso de métodos de reproducción de documentos y la desconfianza hacia el resto de unidades de la Universidad.

o El desconocimiento de la legislación y los valores de los documentos. Los miembros de la comunidad universitaria deciden sus propios criterios sobre conservación y eliminación de documentos más allá de las funciones del servicio de archivo y del órgano de gobierno establecido para ello.

Contexto teórico

1.4.2

Archivos Para el desarrollo de esta monografía se consideró preciso detallar los conceptos de archivo como unidad organizacional con funciones y responsabilidades determinadas que lo caracterizan, y los archivos universitarios como instituciones de servicio y difusión de la cultura universitaria. Por otra parte, se explica en detalle los indicadores de gestión como medidas indicativas dentro de los sistemas de gestión de calidad para la presentación de resultados y rendición de cuentas ante terceras partes interesadas, lo anterior como necesario para sustentar la hipótesis que motiva esta investigación y es la relación que debe existir entre unidad organizacional como son los archivos universitarios y las medidas indicativas como mecanismos de asignación de recursos necesarios para alcanzar sus resultados.

Según Jenkinson6 (1947) expone que los archivos son documentos acumulados por un proceso natural en el curso de la tramitación de los asuntos de cualquier tipo, público o privado, en cualquier fecha, y conservados después para su consulta, bajo la custodia de las personas responsables de los asuntos en cuestión o por sus sucesores.

6 Citado por CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística. 2006. Pág. 89.

Según (CRUZ MUNDET, La gestión de documentos en las organizaciones, 2006) en su libro establece que los archivos constituyen aquellos registros (documentos) de cualquier institución pública o privada que hayan sido considerados ameritar (valorados) para su preservación (conservación) permanente con fines de investigación o para referencia y que han sido depositados o escogidos (seleccionados) para guardarse en una institución archivística. En su libro (LODOLINI, 1993) expone: “son el conjunto de documentos que se forman en el ámbito de una persona física o jurídica (o un conjunto de oficinas o de órganos de esta última - o aún de una asociación de hecho-) en el curso del desarrollo de la actividad misma, han sido seleccionados para la conservación permanente como bienes culturales”. En consecuencia, los Archivos son las instituciones físicas, con su mobiliario y mecanismos adecuados para almacenar en forma organizada y estructurada los documentos producidos por una organización en el cumplimiento de sus funciones, que deben ser conservados para demostrar sus actuaciones en el tiempo; se reconocen por los documentos que custodian y por las funciones que a partir de ellos se realizan, de aquí que exista un tercer elemento indispensable, el archivero, que ha de programar y llevar a cabo dichas funciones para el mayor servicio a los usuarios/clientes.

En su libro, la maestra (HEREDIA, 2007) establece que el verdadero concepto de archivo está ligado indisolublemente a los documentos, pero no a cualquier documentos que sino a los documentos de archivo, y sobre todo al servicio y utilidad de esos documentos para la sociedad. No hay archivo sin documentos aunque sí documentos sin archivo y también puede ocurrir que existan documentos de archivo desplazados a otras instituciones del patrimonio histórico. En consecuencia, los archivos se reconocen por los documentos que custodian y por las funciones que a partir de ellos se realizan, y allí existe un tercer elemento indispensable, el

archivero, quien es el encargado de articular y orquestar para que se ejecuten dichas funciones para el mejor servicio a los usuarios.

Por lo anterior, el Archivo es un servicio o unidad administrativa dentro de la estructura de cualquier institución, y bien organizado y gestionado es en sí mismo un sistema de información con respecto a dicha institución y para los ciudadanos.

Archivos universitarios En palabras de (LLUCH ADELANTADO, 2003) quien sostiene en su libro, que se entiende por documento universitario7 toda expresión textual, en lenguaje oral escrito, natural o codificado, así como toda imagen gráfica o impresión sonora, recogida en un soporte material de cualquier tipo que constituya un testimonio de las actividades y de las funciones de la universidad. Se exceptúan de esta definición aquellos documentos producidos por miembros de la comunidad universitaria en el ejercicio de sus actividades privadas o profesionales. El fondo documental que constituye el Archivo Universitario está formado por la documentación producida y recibida por: 1) Los órganos de gobierno y representación de los servicios administrativos, académicos o cualquier otro órgano creado para cumplir las funciones de la Universidad. 2) Las personas vinculadas para el ejercicio de las funciones docentes, investigadoras o administrativas de la Universidad. 3) Las personas naturales o jurídicas que hagan cesión o donación expresa de sus fondos o colecciones a la Universidad. Es en los archivos universitarios, donde se encuentra la materia prima que los investigadores necesitan para hacer la historia de las universidades y su impacto en la sociedad que representa. Por tanto, se trata de una rica y variada información sobre las actividades de la Universidad; sobre sus vicisitudes,

7 La definición engloba los documentos presentados en cualquier tipo de soporte, desde los tradicionales (papel, pergamino, etc.) hasta los denominados nuevos soportes (audiovisuales, ópticos y magnéticos).

cambios, problemáticas y logros, desde que abre sus puertas hasta el momento actual, y, en consecuencia, ofrece amplias posibilidades de investigación.

A grandes rasgos en los archivos universitarios es posible encontrar documentación asociada a:

 Documentación de Personal: Comprende la historia académica de alumnos, historia laboral de funcionarios docentes y administrativos, nombramientos, procesos disciplinarios, información sobre jornada laboral, remuneración, prestaciones sociales, sindicatos, formación, bienestar, etc. Posibilitan conocer quién ha estudiado y trabajado en la Universidad a lo largo de su historia; cómo han cambiado las necesidades de personal, las posibilidades y condiciones de acceso, las condiciones laborales para los docentes, etc.  Documentación académica y administrativa: En este grupo la información es muy variada, desde quien se matricula, sus expectativas, la evolución de los planes de estudios (matrículas, exámenes, estudios, estadísticas, obras, etc.). También permite identificar el crecimiento y evolución de la universidad como organización, a través de la documentación de tipo financiero y contractual (presupuestos, contratos, pagos a terceros, libros contables, etc.), o conocer e identificar los cambios físicos de la Universidad a través de la documentación sobre compra de equipos, importaciones, construcción o remodelación de edificios, analizar cómo ha variado la utilización de espacios en el tiempo, las obras de arte o el material y equipamiento. Otra documentación esencial para la historia de las Universidades son los Estatutos, Actas de los diferentes órganos de la Universidad y demás documentación legislativa, pues permite saber la estructura, organización y funcionamiento de la institución en cada época.

 Documentación científica e histórica de Facultades, Departamentos, Centros y Grupos de Investigación, etc. Allí es posible identificar el quehacer de docentes e investigadores, así como los aportes de la Universidad a la creación y divulgación de conocimiento, y aporte a la sociedad que representa y la comunidad a la que pertenece: evolución de los planes de estudio, de las líneas de investigación, procesos de acreditación institucional, creación de programas académicos, informes de investigación y extensión, etc.

 Donaciones de colecciones y/o fondos especiales. Aunque se trata de documentación externa a las propias funciones de la Universidad, forma parte, como se indica en su definición, del patrimonio documental universitario y le da un valor añadido al archivo, pues garantiza la conservación, acceso y difusión de documentación interesante desde el punto de vista de la investigación histórica y que de otra manera se perdería irremediablemente. El tipo de fondos que se donan es muy variado y por ello, muy rico; depende de la política de cada Universidad para aceptar fondos externos. Se trata principalmente de archivos personales, pero también de instituciones y entidades ya desaparecidas.

 Donaciones, becas y consecución de recursos. Documentación relevante sobre los procesos de sostenibilidad y filantropía que la Universidad realiza con el sector público y/o privado, y como estos recursos los canaliza en la comunidad a la cual sirve.

Los archivos iberoamericanos, y especialmente los colombianos, están en gran parte influenciados por el modelo europeo (Francia y España) principalmente, en lo particular al modelo de ciclo de vida del documento, donde existe una clara diferenciación en tres momentos por los cuales pasan los documentos: producción documental, uso del documento, y su disposición, este último siguiendo el concepto de los tres momentos de archivo “gestión, central e

histórico”, para justificar y explicar lo anterior, me permito citar a (CRUZ MUNDET, 2008)8 cuando afirma: “La gestión de documentos no es un concepto nuevo, es un concepto que data desde los años 30 del siglo XX, originario en los EE.UU cuando configura su sistema archivístico nacional. El crecimiento de la potencia es documentado, estos soportes constituyen elementos críticos para el desarrollo de las organizaciones, necesitadas de datos para planear, organizar, y soportar sus actuaciones ante terceros. Todo esto hace que la organización documental resultara crucial, pero no solo en su concepción clásica y vinculada a la custodia, sino para la etapa en la que es necesario para las organizaciones tener su información disponible para la toma de decisiones. Este espacio denominado como “records management”, se concibe dentro de la archivística como la administración o gestión de los documentos, el cual se presenta como un conjunto de técnicas y procedimientos orientados a resolver la organización de los documentos, mientras son necesarios para la conducción de las actividades y de los asuntos propios de las empresas, concluyendo su actividad una vez son seleccionados para su conservación. Si bien su actividad es de naturaleza esencialmente archivística, dado que se soportan en herramientas como: cuadro de clasificación, tabla de retención, calendario de conservación, instrumentos de descripción, transferencia archivística, por citar algunas, etc., el desarrollo de estas no fue encomendada a los archiveros, sino delegada a otros profesionales denominados gestores de documentos. En paralelo, la gestión de los fondos históricos queda englobada en otro espacio denominado “archival administration”, cuyo fin es el trabajo con los documentos seleccionados para su conservación parcial o permanente, como apoyo a la historia, la ciencia, la cultura y la investigación. Situación que implanta Estados Unidos, Canadá, Australia y Nueva Zelanda...” En Colombia, esta situación es mucho más evidente en el sector público, donde la gestión de los archivos de oficina incumbe al directivo a cargo, así como la fase de gestión no solo incluye

8 CRUZ M. José Ramón. La gestión de documentos en las organizaciones. Ediciones Pirámide. 2006.

tareas relacionadas con la creación de los documentos, sino también aquellas relativas a su organización. Sin embargo, el control del conjunto de los archivos públicos, sean de gestión, intermedios o históricos, pertenece al Ministerio de Cultura en cabeza del Archivo General de la Nación, como ente rector de la política archivística del país. Esta situación, en algunos casos, es diferente en el sector privado, donde cada entidad funciona de manera independiente y autónoma al proceso de organización y normalización de la política archivística, que por medio de la Ley 594 del 2000 “Ley General de Archivos”, regula esta actividad en el país. Los archivos universitarios colombianos, también están regidos por la Ley 594 del 2000. La educación en Colombia, sea impartida por entidades públicas o privadas, es un servicio público, tal como lo afirma la Constitución Política de 1991 en su artículo 67. “La educación es un derecho de la persona y un servicio público que tiene una función social; con ella se busca el acceso al conocimiento, a la ciencia, a la técnica y los demás bienes y valores de la cultura…” Por su parte, la Ley 30 de 1992 por la cual se organiza el servicio público de educación superior en Colombia, en su artículo 2 reafirma lo estipulado en la Constitución: “La Educación Superior es un servicio público cultural, inherente a la finalidad social del Estado.” La Constitución Política Nacional de 1991 en su artículo 69 y la Ley 30 de 1992 en su artículo 28, hablan sobre la “autonomía universitaria” y establecen las actividades sobre las cuales la universidad puede ejercer su autonomía. Ahora bien, el cumplimiento de estas actividades por parte de las Instituciones prestadoras del servicio de educación superior en Colombia, públicas o privadas, se evidencian en los documentos que manejan. Tales documentos son los testimonios y pruebas que le permiten a la Universidad, demostrar sus actos ante los organismos de control y supervisión que el Estado designe para este fin. Ahora bien, en los archivos reposan como testimonios, documentos que dan cuenta de la gestión del Estado a través del tiempo y dentro de ellos están comprendidos los archivos de las

instituciones de educación superior colombianos, ya que permiten a sus comunidades y al público en general, estudiarlos, escudriñarlos y comprenderlos.

Muchas de las instituciones de educación superior de los países iberoamericanos son parte fundamental de su historia, por su injerencia y aportes al desarrollo del país, en términos de su conocimiento y cultura.

Indicadores De acuerdo a (PERDOMO BURGOS) quien sostiene en su libro, que un indicador es una expresión cualitativa o cuantitativa observable, que permite describir características, comportamientos o fenómenos de la realidad a través de la evolución de una variable o el establecimiento de una relación entre variables, la que comparada con períodos anteriores, productos similares o una meta o compromiso, permite evaluar el desempeño y su evolución en el tiempo. Un indicador no es una recopilación de datos cuantitativos ni una estadística, sin embargo, es lo que puede encontrarse cuando no hay una adecuada definición de alcances, metas, estrategias y objetivos concretos que se quieren o desean alcanzar, y por lo tanto la planeación y definición de las métricas que permitan establecer a ciencia cierta la evolución y logro de los mismos. Por ejemplo: Conocer el número de usuarios que durante un periodo de tiempo han utilizado, uno o varios de los servicios de un archivo o una biblioteca es un dato, pero no indica nada relevante sobre el desempeño eficaz, o la calidad de la gestión o prestación del servicio por parte de la unidad.

Los indicadores deben servir de herramienta, por un lado, en el proceso de toma de decisiones, es decir con carácter proactivo, para impulsar un cambio en las organizaciones que permita orientarlas hacia una prestación de servicios de manera más eficiente y eficaz, y también en el ejercicio del control de resultados, es decir con carácter reactivo, de modo que las

organizaciones tengan elementos de juicio válidos para aplicar los correctivos necesarios en la prestación del servicio. Finalmente, todo converge en métricas de desempeño, por lo anterior, debería hablarse de indicadores de resultados y no tanto indicadores de procesos, pues los primeros permiten decidir, los segundos miden desempeño, que no necesariamente puede transformarse en resultado.

Los indicadores sirven para avalar una determinada información, para que así las instancias decisorias puedan reducir las probabilidades de adoptar inadvertidamente decisiones desafortunadas. En primer lugar, se necesita conocer lo que hay que evaluar. En segundo lugar, hay que reducir la amplia gama de información potencial a una serie de medidas útiles y significativas de los factores importantes para los responsables de la adopción de las decisiones. Posteriormente, es preciso establecer la relevancia de los indicadores para las instancias decisorias en la gestión, puesto que ella dependerá de los atributos, de los destinos, y de la relativa importancia de esos atributos para los clientes (RIVAS GARCIA & MAGADÁN DÍAZ,

2007).

Muchas organizaciones exitosas alrededor del mundo, han aplicado coherentemente un esquema de gestión integral, conocido mundialmente con los nombres de calidad total, filosofía de calidad, gerencia de calidad total, mejoramiento continuo, cuadro de mando de control integrado o simplemente calidad.

La calidad ha sido uno de los esquemas integrales de gerencia más exitosos en los últimos años, evolucionando como teoría y práctica de gestión y administración de organizaciones desde las primeras décadas del siglo XX. Hay acuerdos respecto a que la calidad es ante todo una filosofía de la gestión empresarial y no una moda o un programa más que busca realizar proceso de transformación organizacional, según las necesidades de la gerencia; implica un proceso de construcción o transformación de la cultura y el clima organizacional.

No es tarea fácil implantar un enfoque de calidad porque la tarea difícil es orquestar todos los conceptos y características de la calidad para que "la orquesta interprete correctamente la partitura". Implantar calidad no se hace de la noche a la mañana, es un proceso de años continuos de trabajo arduo y serio; fracasan los directivos de organizaciones que piensan en la calidad como un programa más a corto plazo, sin objetivos, sin mayor compromiso y liderazgo de su parte, ni voluntad para definir, establecer y comprometer a la organización con las fases de desarrollo, tomar las medidas requeridas y sin la plena confianza en que el talento de las personas puede lograr la transformación.

La transformación hace de la calidad una estrategia de largo plazo, enfocada en agregar valor en tres dimensiones: a los clientes, a la empresa, y al personal. Es preciso entender a los clientes y entregarles productos y servicios que ellos requieran, es decir, superar sus necesidades básicas y expectativas; para ello es importante enfocarse en los procesos de trabajo interno: aplicar principios, valores y metodología sobre la forma de planear, gerenciar, controlar, medir, mejorar comparar e involucrar a todos los colaboradores de la organización con el propósito de lograr competitividad, eficacia y eficiencia, pues la calidad se hace para la organización, vista esta como un conjunto general de organización, y no sólo para sus productos.

La calidad es un conjunto de reglas y reglamentos que se dan por sentado acerca de cómo los administradores de una organización conciben el porqué y el para qué de la gerencia, el papel de las personas y la tecnología en la organización, la estructura organizacional, la estrategia, el cliente, el efecto de la organización en la comunidad que representa, en sus inversionistas y en las partes relacionadas e interesadas en esa organización. Esas suposiciones básicas acerca de la realidad de una práctica social como es la administración, tienen relación directa con el comportamiento de las personas y de las organizaciones; esta relación debe ser medible y

controlable para que de esta forma la calidad sea un instrumento de mejora continua y no una moda.

En nuestro medio, existe la creencia que la administración de organizaciones cambia según el tipo de institución. La especialización profesional es una de las que más insisten en este punto, es así como proliferan en las universidades diferentes programas de educación superior tales como gerencia de instituciones financieras, gerencia de organizaciones del sector salud, del sector educativo, de gestión documental y de archivos, de instituciones públicas, y en general muchas otras, bajo la premisa que administrar una institución de salud es muy diferente a dirigir una planta de producción o una entidad social. Diferentes estudiosos de la administración, como (DRUCKER, 1995) consideran que la administración es una sola ¿hay diferencia entre la gerencia de una compañía aseguradora y una ensambladora de autopartes? Tal vez sea diferente el lenguaje utilizado para designar los clientes, los productos, los servicios, los procesos utilizados y su énfasis, la tecnología utilizada y la estructura de la organización, pero los principios de la administración siguen siendo los mismos, aplicables en un caso o en el otro. Un indicador solamente se puede aplicar en la práctica, si se cuenta con un mecanismo factible de medición. Encontrar la medida adecuada es crítico para el diseño y aplicación de indicadores, por cuanto es la única vía para asegurar que tanto la obtención, como el procesamiento de datos, resulten técnica y económicamente posible. Los indicadores se elaboran para cumplir funciones de: simplificación, cuantificación, análisis y comunicación, permitiendo entender fenómenos complejos, haciéndolos cuantificables y comprensibles, de manera tal que puedan ser analizados en un contexto dado y comunicárselo a diferentes niveles de la sociedad (RIVAS GARCIA & MAGADÁN DÍAZ, 2007). Así los parámetros sobre los cuales valorar un indicador son:

 Posibilidad de obtención. Se refiere a la disposición y oportunidad de la consecución de los datos requeridos por el indicador.

 Comprensión y fiabilidad. El indicador debe ser de fácil comprensión, para los responsables de su obtención, medición e interpretación, así como para los consumidores de su información. Por lo tanto, debe estar apoyado en datos válidos y fiables.  Temporalidad y comparación. El indicador permite la detección de tendencias en el tiempo y en las regiones dentro de la zona de estudio y en otras jurisdicciones fuera de esa zona.

 Predicción de la sostenibilidad. El indicador proporciona la detección temprana de alarmas.

 Valor umbral. Se dispone de valores de umbral y de referencia, sobre los cuales el indicador debe permitir leer un resultado y por lo tanto incidir en una decisión.  Integradores. El indicador, de preferencia, tiene que describir otros procesos además del inmediato (es decir, dar información condensada sobre varios atributos importantes del sistema).

Para el seguimiento de los aspectos de la gestión que tienen que ver con la utilización de recursos y consecución de resultados se pueden definir:

 Indicadores de Gestión. Son indicadores de jerarquía y están enfocados a la medición del cumplimiento de los objetivos y metas de la organización  Indicadores de economía. Ponen en relación la utilización prevista y la utilización real de recursos, sean éstos económicos, humanos o materiales.

 Indicadores de calidad. Son evidenciados en términos de:

 Indicadores de eficacia. Refieren relaciones entre resultados esperados y resultados reales. Expresan el logro de los objetivos, metas y resultados de un plan, programa, proyecto o política. Por ejemplo, la eficacia de los objetivos, es exactamente igual a la relación entre objetivos alcanzados y objetivos planeados.

 Indicadores de eficiencia. Señala las relaciones entre los recursos empleados y los resultados obtenidos. Permiten establecer la relación de productividad en el uso de los recursos. A manera de ilustración, la eficiencia de los objetivos, es exactamente igual a la relación entre los objetivos logrados y los recursos utilizados.  Indicadores de efectividad. Introducen información sobre la adecuación de los resultados obtenidos a los niveles de calidad, satisfacción o incidencia en la población objeto de las actuaciones o sobre el grado de cumplimiento de determinados objetivos. Este concepto involucra la eficiencia y la eficacia, es decir, el logro de los resultados programados en el tiempo, con los costos más razonables posibles.  Indicadores de excelencia. Los definidos para establecer la calidad desde la óptica del usuario o destinatario.

 Indicadores de sostenibilidad. Medidas que permiten garantizar la actuación y supervivencia a largo plazo de la organización y de su entorno. El desarrollo sostenible es una estrategia y su conocimiento implica responsabilidad, no es un eslogan de tipo gubernamental, sino que está fundamentado en el pensamiento y en la acción de aquellas personas que creen en la posibilidad de cambio y la modificación de las estructuras político - administrativas. Por lo tanto el desarrollo sostenible no es un concepto retórico, sino un compromiso.

 Indicadores de equidad. Métricas establecidas para hacer seguimiento de la posición de los grupos socialmente más desfavorecidos, frente al colectivo general de la sociedad. La elaboración de indicadores está recomendada por su habilidad y capacidad para detectar tanto tendencias, como los cambios que emergen. Como ya se ha expuesto a lo largo de este marco teórico, un indicador es un medidor que permite revelar una posición, a la vez que muestra facilitar la factibilidad de uno o varios fenómenos, así lo establece en su artículo (RIVAS GARCIA & MAGADÁN DÍAZ, 2007). En ese sentido, es necesario distinguir un indicador de un parámetro, en la medida que el indicador posee una significación sintética. No sólo es deseable un incremento de la información, comunicación y difusión de las acciones emprendidas sino que también es recomendable intensificar la implicación de los ciudadanos en los procesos de toma de decisión.

La evaluación de los indicadores de gestión tienen como objetivo verificar la adecuación y la pertinencia de las políticas llevadas a cabo en relación a los principios del desarrollo y de las demandas de la población, la eficacia de los medios utilizados, y finalmente la evolución de las tendencias.

Los principales fines de la evaluación de los indicadores de gestión son:

a) Proporcionar una fuente autorizada de información.

b) Movilizar conocimientos e información para responder a determinadas cuestiones

asociadas a la acción política.

c) Definir aquellos ámbitos de amplio consenso en la comunidad donde se realizan informes

de divulgación.

d) Proporcionar información a los clientes internos y externos tanto de las decisiones

adoptadas como de los procesos en marcha.

Los indicadores son útiles para justificar decisiones, pues constituyen medidas que permiten cuantificar o describir cualitativamente ciertos fenómenos que, en ciertos casos, no pueden calcularse directamente, pero que la sociedad considera necesario controlar, servicios como los prestados por entes culturales como son los archivos, los museos o las bibliotecas, caben dentro de este conjunto (Batet i Lamaña, Pastor i Milan, Carreras i Puigdengol, & Mora i Puigví, 2003). Ahora bien, al igual que una organización o cualquier otra dependencia administrativa o académica, gestionar una unidad documental comprende un conjunto de actividades encaminadas al establecimiento de una misión, la fijación de unos objetivos y metas, la motivación personal, la valoración del rendimiento tanto personal como de las tecnologías empleadas, la evaluación de los resultados alcanzados y la actuación de los ajustes necesarios para conseguir los propósitos perseguidos. Ante este panorama, la pregunta obligatoria es: ¿Qué rentabilizar?, ¿Qué vender?, ¿Qué cobrar?, ¿Qué optimizar?, ¿Qué medir?

En este sentido es necesaria la información sobre la asignación de costos. Es en este proceso, por lo tanto, donde se determina qué porción de los costos promedio del conjunto de servicios archivísticos están incluidos en la participación de los usuarios o clientes del servicio. ¿Cuál es el costo de leer una carta?, ¿Cuánto dinero está envuelto en transferir un gran conjunto de documentos de un archivo de gestión a un archivo central?, ¿Cuánto tiempo está involucrado en colaborar con una exhibición histórica o un libro conmemorativo, y que implica eso en términos de costos? La asignación de costos brinda la naturaleza y desglose de los costos envueltos en prestar los servicios archivísticos, muestra que costo provee, por ejemplo: el servicio de cuarto de lectura a investigadores, o compilar un catálogo de archivo ((ICA), 2009). Las sumas de estos servicios, generalmente se pasan por alto, pues se toman como costos asociados a infraestructura, o costos asociados a la función del personal del archivo, sin embargo, eso no significa que estos costos no puedan ser contabilizados y “recuperables” respecto al uso de esos servicios por parte

de los usuarios, medido por el grado de beneficio o bienestar de los usuarios (cualitativo o cuantitativo), los cuales son significativos en relación al costo promedio. Es aquí donde las métricas de desempeño asociados a los procesos y el conjunto de indicadores de gestión desarrollados, pueden ayudar a esclarecer estos datos.

2. Metodología del estudio

2.1

Diseño de investigación De acuerdo al objeto de esta investigación que es definir un conjunto de indicadores de gestión para el archivo universitario de la Universidad de los Andes, que sirvan como mecanismo de asignación de recursos, esta investigación se enfoca desde una metodología cualitativa dado que era preciso identificar las relaciones existentes entre las necesidades de información específicas de la universidad, los servicios que esta demanda de su archivo universitario para cumplir con la función que le ha sido encomendada, y los indicadores de gestión que el archivo universitario de la Universidad de los Andes debe exhibir por la captación de recursos para financiar sus proyectos culturales para la difusión de la cultura universitaria en la sociedad a la cual pertenece. De acuerdo al texto citado en el libro de (Galeano Marín, 2009) quien establece que “la investigación social cualitativa apunta a la comprensión de la realidad como resultado de un proceso histórico de construcción a partir de la lógica de los diversos actores sociales, con una mirada “desde adentro”, y rescatando la singularidad y las particulares propias de los procesos sociales”.

Estrategia, clase y tipo de investigación

2.1.1

Por tratarse de un tipo de investigación aplicada al archivo universitario de la Universidad de los Andes, la estrategia de investigación empleada es el estudio de caso, que en palabras de (Stake, 1999) quien en su libro plantea que “un caso no puede representar el mundo, pero sí puede representar un mundo en el cual muchos casos se sienten reflejados. Un caso y la narración que lo sostiene, no constituyen una voz individual encapsulada en sí misma, sino que, antes al contrario, una voz puede, nos atrevemos a afirmar, en un instante determinado, condensar los anhelos y las tensiones de muchas voces silenciadas”.

La relevancia en la elección de este caso para su estudio en esta investigación basa su origen en que la actuación de las organizaciones no debería estar ligada a un concepto burocrático de la medida del trabajo, sino a la evaluación constante y sistemática del servicio que ésta presta a la comunidad que representa y al nivel de satisfacción que la comunidad manifiesta. En general, los "resultados" de los procesos y los servicios derivados de ellos no se controlan, pareciera poco importante revisar lo que hace y cómo se hace; en esta nueva era, con un público más exigente y más informado cada vez es más importante la justificación de todas y cada una de las acciones que allí se ejecutan; este postulado no es ajeno a los archivos universitarios como garante de la memoria institucional de la Universidad.

La cultura del "control de resultados" y de la valoración debe entenderse como pilar fundamental del desarrollo de un ciclo de mejora continua, de una espiral de aprendizaje en la que puede situarse cualquier unidad administrativa. Las premisas básicas o sentencias clásicas de cualquier guía de gestión "sí se puede medir se puede gestionar" o "lo que no se mide no se mejora" son postulados inspiradores para el desarrollo de esta monografía. Las organizaciones, independiente de su naturaleza jurídica o sector productivo, generan o reciben información, necesariamente materializada en forma de documentos, los cuales por efectos de tradición, por cumplimiento de mandatos legales o por responsabilidad social con la comunidad que representan, cuentan con unidades administrativas encargadas de su gestión y custodia, denominados Archivos. Las Universidades no son la excepción, por un lado porque tienen un componente administrativo que las equipara al concepto de organización, y un componente académico, científico y de extensión, asociado a su función, que la caracteriza en un sector productivo.

Es precisamente en este punto, donde esta investigación toma relevancia, si bien es cierto que los sistemas de mejoramiento continuo o gestión de calidad son transversales en la

organización, esta investigación quiere centrar su atención allí (en los archivos), en una unidad tradicionalmente considerada como un gasto administrativo, un flujo constante de recursos que desde el punto de vista financiero y administrativo de la administración central no aporta valor a la gestión administrativa, académica o investigativa de la Universidad, esta visión limita el papel de los archivos universitarios simplemente a una función custodial, proceso que en la jerga administrativa es susceptible de tercerizar, lo que en efecto, y no en pocos casos, así se ha realizado, dejando o relegando a un plano secundario las principales funciones del archivo universitario como son el aporte a la investigación histórica, la función testimonial y legal de las actuaciones ante terceros, y la asesoría y acompañamiento en la planeación del sistema documental de la organización, que permita contar con un sistema de archivos organizado, moderno, ágil y expedito, donde la universidad tenga certeza que lo allí contenido es lo necesario para cumplir con sus deberes legales, fiscales y sociales que la sociedad le demanda. Por lo anterior, y la forma en que está planteado este estudio de caso se enmarca en la categoría de estudio instrumental de casos, pues si bien se examina el caso en la Universidad de los Andes, se espera que la ilustración de este caso provea al sector de archivos universitarios mayor conocimiento y herramientas para incorporar en sus actividades propias, en palabras de (Stake, 1999) “… la finalidad de este estudio de casos es comprender otra cosa, Aquí el estudio de casos es un instrumento para conseguir algo diferente a la comprensión intrínseca del caso particular”; de igual forma el estudio de caso es de tipo correlacional, pues establece la correlación existente entre las variables involucradas en la pregunta de la investigación, indicadores de gestión, archivos universitarios y asignación de recursos sujetos a resultados.

2.2

Proceso de la investigación

Estableciendo que la investigación busca definir un conjunto de indicadores de gestión para el archivo universitario que sirvan como mecanismo de asignación de recursos por terceras partes interesadas, la investigación se desarrolla en tres momentos que se articulan y relacionan, y que se detallan a continuación:

Momento 1. Diseño Para el desarrollo de este primer momento de la monografía se identificaron fuentes de información pertinentes al tema de investigación, a partir de los antecedentes de investigación, con la elección y definición del sustento teórico que permite relacionar las variables objeto de estudio, y la descripción, delimitación y definición del problema de investigación; así como la importancia de esta investigación para el sector de archivos universitarios por su pertinencia al sector y baja producción bibliográfica referente al tema (justificación). Dentro de este proceso del diseño se trataron e investigaron conceptos como: archivos, archivos universitarios, indicadores, tipos de indicadores, esquemas de financiación, financiación de proyectos culturales, mecanismos de asignación de recursos para proyectos sociales, todos ellos permiten contextualizar y definir el objetivo orientado a la definición de los indicadores de gestión para los servicios prestados por el archivo universitario; y el desarrollo de un marco teórico orientado a conocer y detallar los dos ejes principales de la investigación, a saber: indicadores de gestión y archivos universitarios. Los resultados de este primer momento constituyen los ejes que permiten formular la metodología con la cual se ejecutará la investigación y el análisis de la información obtenida.

Momento 2. Recolección de información

A partir de las consideraciones dadas en los objetivos específicos de la investigación se eligieron las técnicas de recolección de datos necesarias para dar cumplimiento a los propósitos allí definidos y que dan sentido y pertinencia a la investigación. Para dar cumplimiento a los objetivos específicos 1 y 2 se utilizó la técnica de análisis documental; para el caso del objetivo específico 1 que consiste en elaborar el marco teórico para comprender la relación entre las dos categorías de la investigación y sus relaciones, se revisaron libros, publicaciones seriadas del consejo internacional de archivos, recursos electrónicos, bases de datos especializadas, las ponencias realizadas en el marco del congreso iberoamericano de archivos universitarios desde su primer versión en Temuco (Chile) en el año 2002 hasta su séptima versión desarrollado en El Calafate (Argentina) en el año 2013, las actas del comité técnico nacional de archivos universitarios en Colombia, y revistas electrónicas especializadas en gestión de archivos como aiim e informix, a través los cuales fue posible delimitar las categorías y los conceptos centrales que apoyan el cumplimiento del objeto de esta investigación.

Para dar cumplimiento al objetivo específico 2 que consiste en describir y analizar los servicios del archivo universitario de la Universidad de los Andes, también se utilizó la técnica de análisis documental, se basó en la revisión de los sitios web de las oficinas de gestión documental, records management, archivos, libraries, etc., de Universidades consideradas como pares por la Universidad de los Andes en Oceanía, Europa, Latinoamérica y Estados Unidos, el objeto de esta revisión era definir en dichas instituciones cuáles son los servicios que sus oficinas de archivo, o quien haga sus veces, prestan a sus comunidades y compararlos con los del archivo universitario de la Universidad de los Andes, para ajustarlos, complementarlos o reestructurarlos a los mismos que sus pares académicos en el mundo exhiben.

Para dar cumplimiento al objetivo específico 3 la técnica de recolección de información utilizada fue la encuesta (entrevista a profundidad) dirigida a las unidades académicas y

administrativas de la Universidad de los Andes que en el año 2013 y 2014 han utilizado o sido beneficiarias de los servicios del archivo universitario. Donde el objetivo de la misma es conocer la experiencia, valoración de los servicios y percepción que las unidades académicas y administrativas tienen del archivo universitario. La realización de la encuesta arrojó una percepción general del grado de aceptación de los servicios del archivo universitario y necesidades de información que los usuarios demandan del archivo. De igual forma, la encuesta contempla unas preguntas encaminadas a que unidades de medida o indicadores son relevantes, y que el archivo universitario puede implementar en cumplimiento de sus actividades. La aplicación de la encuesta se realizó por medio de envío de correos electrónicos a los coordinadores o jefes de unidad explicando las motivaciones de la misma y solicitando un espacio para contestación y elaboración del diagnóstico de organización de archivos, que se establece como una medida indicativa de cumplimiento de procesos en las unidades.

Momento 3. Análisis y presentación de resultados Una vez aplicado el instrumento de recolección de información por parte de las unidades académicas y administrativas de la Universidad de los Andes, se da inicio al momento 3, que a su vez está constituido por tres fases a saber, siguiendo el esquema propuesto en su ensayo (CISTERNA CABRERA, 2005): Conceptualización, caracterización, y contrastación y discusión.

Tabla No. 1. Etapas proceso de investigación

Fuente: El autor.

Como resultado de lo anterior, y para el desarrollo efectivo de la fase de caracterización, se definen las categorías, subcategorías y códigos reales del estudio, el detalle de las mismas es descrito en el numeral 2.4 de este documento.

Esta caracterización constituye la expresión orgánica que orienta y direcciona la aplicación del instrumento de recolección de datos, dando inicio al proceso de “triangulación” que en

FASE

ETAPA

FINALIDAD

TECNICA UTILIZADA

RESULTADO

FASE 1.

CONCEPTUALIZACI

ON Marco teórico y análisis de información Se realizó un marco teórico que permita establecer la relación existente entre los archivos universitarios y los esquemas de medición disponibles por la teoría administrativa, y acentuados en su uso por medio del esquema de gestión de calidad, también se hizo una revisión de las normas de certificación que tienden a homogenizar y estandarizar el lenguaje utilizado y requerimientos mínimos de cumplimiento y comunes a ellas, un ejemplo de ello, son los esquemas de medición que la organización debe adoptar. Esta revisión también involucra la revisión en las actas del comité técnico asesor de archivos universitarios que lidera el Archivo General de la Nación, así como en las ponencias presentadas en las 7 versiones del Congreso Iberoamericano de Archivos Universitarios, que cada dos años sesiona para reflexionar y construir sobre elementos de origen común al sector.

Rastreo bibliográfico y documental en catalogo virtual, bibliotecas, sitios web, etc.

Contexto teórico y categorización del sector Identificación necesidades de información Se realizó un estudio comparativo (benchmarking) entre pares académicos de Europa, Australia y América, para contextualizar la oferta que los archivos universitarios prestan en sus universidades. Análisis documental - Sitios web pares universitarios Anexo titulado "Estudio de Mercado" Definición servicios del archivo universitario Se realizó un sondeo entre las ofertas de servicios que empresas del sector privado en Colombia prestan en materia de archivos, a organizaciones del sector público o privado que demanden estos servicios Contacto telefónico con proveedores y visitas institucionales Anexo titulado "Estudio de Mercado" Diseño matriz de evaluación servicios En aras del proceso de implementación del sistema de gestión de calidad en el archivo universitario de la Universidad de los Andes, se construyó una matriz de cumplimiento de los servicios a la comunidad uniandina, evidenciando oportunidades de mejora, y la implementación de métricas de desempeño.

Trabajo de campo con personal archivo universitario Universidad de los Andes Anexo "matriz evaluación" Selección y propuesta de indicadores Selección y propuesta del conjunto de indicadores disponibles en la literatura, e implementables para la evaluación de los servicios del archivo universitario que a su vez permitan dar cumplimiento a las necesidades de información que demanda la comunidad uniandina. Análisis documental - Validación de la propuesta Batería de indicadores y esquema de implementación

FASE 3.

CONTRASTACIÓN

Y DISCUSIÓN

Socialización e implementación Socialización y evaluación actual de los niveles de servicio con los indicadores actuales, de tal forma que se parta de una situación inicial y proponer los alcances en términos de tiempo y expectativas de mejoramiento de servicio.

Trabajo de campo Presentación informe

FASE 2.

CARACTERIZACION

palabras de (CISTERNA CABRERA, 2005) es “la acción de reunión y cruce dialéctico de toda la información pertinente al objeto de estudio surgida en una investigación por medio de los instrumentos correspondientes, y que en esencia constituye el corpus de resultados de la investigación”. Por ello esta triangulación solo puede darse una vez ha concluido el trabajo de recopilación de información. Los criterios utilizados para el proceso de triangulación de las preguntas realizadas en la encuesta con las categorías y subcategorías resultantes, se hizo con base en dos criterios, en este orden de importancia: 1) Pertinencia, que se expresa en la acción de sólo tomar en cuenta aquello que efectivamente se relaciona con la temática de la investigación, y

2) Relevancia, que se devela ya sea por su recurrencia o por su asertividad en relación con el

tema que se pregunta.

Finaliza este momento con la fase de contrastación y discusión que se compone del conjunto de indicadores de gestión seleccionados de la teoría que sobre ellos existe, y que son pertinentes y relevantes con las necesidades de información de la comunidad uniandina, adicional a ello son medibles según el portafolio de servicios que el archivo universitario de la Universidad de los Andes ha definido para atender a su comunidad; portafolio acorde con los servicios que otros archivos universitarios de sus pares académicos en el mundo ofrecen a sus comunidades, el detalle de esta fase se encuentra en el capítulo 3 de esta monografía.

2.3

Población La Universidad de los Andes cuenta con 71 unidades organizacionales las cuales pueden en mayor o menor grado demandar los servicios que el archivo universitario presta a la comunidad, sin embargo, la población susceptible de elaboración de encuesta son las unidades académicas y administrativas de la Universidad de los Andes que en el año 2013 y 2014 han utilizado o sido beneficiarias de los servicios del archivo universitario, esto limita a 49 unidades susceptibles de

presentar la encuesta. Se toma como referencia los años 2013 y 2014, puesto que son momentos hito para el archivo universitario de la Universidad de los Andes al consolidar su estrategia y propósito organizacional planteado desde el año 2009. Muestra

2.3.1

Para determinar la muestra se aplicó el tipo de muestreo aleatorio simple, dado que se conocía exactamente el número de la población (finita). La fórmula es la siguiente, donde:

N = es el valor correspondiente al total de la población. n = el tamaño de la muestra Z = es el valor correspondiente al nivel de confianza y se obtiene de las tablas de la distribución normal:

Para un nivel de confianza del 90% Z = 1.28 Para un nivel de confianza del 95% Z = 1.65 Para un nivel de confianza del 97.5% Z = 1.96 Para un nivel de confianza del 99% Z = 2.32 Varianza poblacional que corresponde a: P = es la probabilidad que suceda el evento Q = probabilidad de que no suceda el evento NOTA: Para la investigación se determinó que P = 0,8 y Q = 0,7, puesto que se conoce el tamaño de la población.

E = Margen estimado de error del muestreo. Puede ir de 1 a 10%.











Aplicación de la Formula:

En primer lugar se puede tomar al total de la población: N = 27 unidades académicas y administrativas donde el archivo universitario ha realizado algún proceso archivístico durante el período de estudio 2013 - 2014 Z = 1.65 Para un nivel de confianza del 95% P = 0.8 Q = 0.7 E = 9% dado que la definición de los indicadores no se basó en los resultados de la encuesta directamente.

n = 21

2.4

Categorías y sub- categorías de análisis A partir de los dos ejes temáticos que orientan esta investigación surgen las categorías que facilitan el diseño y aplicación de los instrumentos de recolección de información a saber:

Tabla No. 2. Categorías y subcategorías

EJES TEMATICOS –

CATEGORIAS

CRITERIOS – SUBCATEGORIAS

ARCHIVO UNIVERSITARIO.

Como dicen (BORRÁS GÓMEZ,

LLANOS SANJUÁN, & MORENO

LÓPEZ, 2000) se entiende por archivo universitario el conjunto de documentos de cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o reunidos en el desarrollo de las funciones y actividades de los diferentes miembros y órganos universitarios, organizados y conservados para la información y la gestión administrativa, para la investigación y para la cultura. Se entiende igualmente por archivo universitario el servicio especializado en la gestión, conservación y difusión de los documentos con finalidades administrativas, docentes, investigadoras y culturales de la universidad.

CONTEXTOS ARCHIVISTICOS

Esta primera subcategoría, enmarca el archivo universitario en el contexto archivístico, que independiente de la organización que representa, cualquier archivo representa en sus documentos, gestión, central e histórico. Ley 594 de 2000 articulo 23.

RESPONSABILIDADES SISTEMA

ARCHIVO

Esta segunda subcategoría es relevante, pues permite establecer los niveles de servicio y alcance que el archivo universitario enmarca para brindar a la comunidad que representa. En el caso particular de la Universidad de los Andes, estas responsabilidades están dadas por el acto legislativo que da origen a su reestructuración Acta N° 264-09 del Comité Ejecutivo, correspondiente a la sesión del 15 de abril de 2009.

INSTITUCIONES

EDUCACION

SUPERIOR

Esta tercera subcategoría, permite establecer la razón por la cual centrar el estudio en este sector productivo, en palabras de (LLUCH ADELANTADO, 2003) “… la historia de las universidades es uno de los campos donde mejor se registra la historia social de la cultura, al menos por tres razones. La primera es porque las universidades son instituciones educativas que administran y transmiten saberes que cubren amplios campos y diversas profesiones. La segunda razón es porque, desde el corazón de la edad media, pese a su diversidad institucional se debaten con mayor o menor grado, diferentes corrientes y escuelas de pensamiento, que repercuten en los saberes o enseñanzas que traen a sus comunidades. La tercera razón, es porque permiten rastrear prosopografías de profesores y

alumnos.”

PROCESO DE

MEJORAMIENTO - EVALUACION

Y CONTROL

Las elecciones no resultan, al menos desde la racionalidad, aisladas o desprovistas de motivos. Responden a una idea rectora, a un objetivo supremo, son congruentes con aquello que se quiere lograr. A su vez estas decisiones dependen de los recursos disponibles para afrontar la consecución de las metas. Tomada la decisión, es necesario trazar un plan, y al cabo de un tiempo se conocerá su efectividad para acercarse al objetivo, y será preciso evaluar la posibilidad de introducir o no ajustes ante las consecuencias no deseadas o probables desvíos.

Lo anterior es la base y el esquema general para el plan estratégico y sus formas de evaluación.

GESTION DE RESULTADOS

OPERACIONALES

Esta primera subcategoría es pertinente para esta investigación, la evaluación y el control se condensan en métricas o indicadores, como herramientas que permiten medir y controlar la gestión, también sirven de apoyo en la toma de decisiones, de igual forma sus resultados están orientados hacia los responsables de seleccionar alternativas de acción estratégica y a los encargados de implementarlas.

GESTION DE RECURSOS

Tradicionalmente los recursos necesarios para la administración, sostenimiento, promoción e inversión provienen de las mismas Universidades, básicamente por el hecho que contiene la salvaguarda de sus propios actos y el fruto de la investigación y las actividades de extensión que allí se han generado. Sin embargo, en un mundo globalizado, con un entorno altamente competitivo, donde las decisiones demandan mayor agilidad, replantean la necesidad de canalizar recursos para la salvaguarda de sus documentos, cuyo contenido es necesario ser consultados o accedidos en forma más expedita y con un alcance mucho más amplio, por ello de tener medidas indicativas que permitan orientar, controlar y focalizar los recursos según las necesidades de información que demande la comunidad.

GESTION SERVICIOS

Todas las organizaciones sociales, tanto públicas como privadas, deben realizar actividades específicas, de acuerdo con la naturaleza y razón de ser de cada una de ellas. En palabras de (Zamorano, 2008) quien asegura en su libro, que las instituciones de tipo cultural

asimilan metodologías, herramientas de evaluación, gestión y control que han sido desarrolladas y vienen empleándose en organizaciones económicas, principalmente empresas privadas, lo cual es completamente racional dado que en cuanto a la naturaleza de sus objetivos, no justifica consideraciones de gestión diferentes, sino adecuación de variables y elementos utilizados para hacerla congruente con la especificidad de la tarea que se realiza. Fuente: El autor.

De acuerdo a lo anterior, se procede a categorizar y codificar, lo cual no es otra cosa que descomponer las subcategorías y dotarlas de sentido, en un grado de especificidad, que sea fácilmente comprensible, y organizadas según su aproximación y relación con la categoría establecida.

Tabla No. 3. Categorización y codificación

EJES TEMATICOS

- CATEGORIAS

SUBCATEGORIAS

DEDUCTIVAS

SUBCATEGORIAS

INDUCTIVAS

CODIGO

Necesidades de información Servicios a la comunidad Inclusión en la comunidad Acervo documental Acceso a la información Construcción de memoria Fortalecimiento de la cultura Misión Visión Objetivos Recursos Politica institucional Planeación estrategica Programa gestión

COMUNIDAD UNIANDINA

Funcionarios, usuarios, egresados Normativa y políticas Planeación Humanos Económicos Servicios

ARCHIVO

UNIVERSITARIO

METRICAS DE DESEMPEÑO

SISTEMA GESTION DE LA

CALIDAD

MECANISMOS DE

ASIGNACION

RECURSOS

EVALUACION Y

CONTROL

CONTEXTO

GESTION, CENTRAL E

HISTORICO

CONSERVACION MEMORIA

INSTITUCIONAL

RESPONSABILIDAD

INSTITUCIONAL

COMPONENTE

ORGANIZACIONAL

ARCHIVO UNIANDINO

COMPONENTE ESTRUCTURAL

Fuente: El autor.

2.5

Técnica de análisis de información Esta investigación utiliza según las necesidades específicas para el logro de los objetivos de investigación, las técnicas de cualitativas de análisis documental para el logro de los objetivos 1 y 2, las cuales fueron detalladas en el numeral 2.1.

Para el logro del objetivo específico 3 esta investigación utilizó la técnica cualitativa de encuesta, la cual se basó en conocer la experiencia, valoración de los servicios y percepción que tienen del archivo universitario las unidades académicas y administrativas de la Universidad que han accedido a sus servicios en los últimos dos años (2013 y 2014); se toma como referencia los años 2013 y 2014, pues es el momento en el cual el archivo universitario de la Universidad de los Andes, encamina su esquema de trabajo de unidad receptora de documentos y enfocada en la prestación de servicios netamente custodiales, a una oficina gestora y enfocada a la visibilidad de sus contenidos documentales por parte de la comunidad, lo que implica un cambio en toda su organización y estrategia.

La encuesta consta de tres (3) cuerpos a saber:

1. Conocimiento de los procesos de gestión documental institucionales.

2. Conocimiento de la operación de la Oficina de Administración documental (archivo

universitario de la Universidad de los Andes).

3. Percepción, conocimiento y valoración de los servicios de:

a.

Asesoría y consultoría.

b. Archivo central e histórico.

c.

Consulta y préstamo.

d. Normalización y estandarización.

e.

Capacitación y formación de usuarios.

El primer cuerpo “Conocimiento de los procesos de gestión documental institucionales”, consta de 6 preguntas, las cuales intentan evaluar el grado de percepción y socialización de la política documental en la Universidad de los Andes.

Tabla 4. Primer cuerpo encuesta: Conocimiento procesos de gestión documental en la Universidad de los Andes No.

PREGUNTA

1.1

¿Sabía que la Universidad está trabajando en el fortalecimiento de su Gestión Documental?

1.2

¿Considera importante este enfoque en la salvaguarda de la memoria institucional? Explique

1.3

¿Sabe que existe una oficina dedicada a la gestión documental para garantizar el acceso, la protección y conservación de la información institucional?

1.4

¿Conoce las políticas para la gestión documental establecidas por la Universidad?

1.5

¿El tratamiento de la documentación generada en su unidad responde a dichas políticas? Si la respuesta es SI indique cómo, qué mecanismos se han establecido.

1.6

Mencione las necesidades que tiene su unidad en relación con el manejo de la documentación que produce.

El segundo cuerpo “Conocimiento de la Oficina de Administración Documental” está compuesto por 10 preguntas, las cuales intentan establecer la percepción de la comunidad sobre su archivo universitario, así como el conocimiento y uso de su portafolio de servicios establecido.

Tabla 5. Segundo cuerpo encuesta: Conocimiento archivo universitario de la Universidad de los Andes No.

PREGUNTA

2.1

¿Conoce la Oficina de Administración Documental? Si la respuesta es NO continúe en la pregunta 3.4 (Normalización y estandarización)

2.2

¿Sabe cuál es la función de la OAD en la Universidad?

2.3

¿Ha hecho uso de los servicios que ofrece esta Oficina?

2.4

¿Cuáles ha utilizado?

2.5

Con qué frecuencia acude a la OAD o solicita sus servicios

2.6

Cuándo fue su último contacto y el servicio brindado por la OAD.

2.7

Los servicios que ofrece la OAD dan respuesta a sus necesidades. Explique

2.8

Qué canales de comunicación conoce y utiliza para comunicarse con la OAD

2.9

A través de que medio o medios le gustaría recibir información sobre la OAD

2.10

Tiene algún comentario o sugerencia en relación con los servicios prestados por la

OAD

Para el tercer cuerpo, el instrumento de recolección de información, comprende un conjunto de preguntas por cada servicio ofertado por el archivo universitario de la Universidad de los Andes, en términos generales, las preguntas están orientadas a valorar, calificar y evaluar la calidad del servicio prestado, nivel de percepción del servicio recibido por parte del usuario, conocimiento de la prestación del servicio en las unidades, y finaliza con el grado de acompañamiento experimentado por el usuario en la prestación del servicio. Lo anterior, tiene también como efecto conocer el grado de satisfacción de los participantes en el servicio prestado, e identificar y encontrar oportunidades de mejora que identificadas en el ejercicio.

Tabla 6. Tercer cuerpo encuesta: Percepción del portafolio servicios archivo universitario No

SERVICIO DE ASESORÍA Y CONSULTORÍA

3.1.1

Califique el trabajo realizado por la OAD en su dependencia

3.1.2

Califique la atención ofrecida por parte del personal de la OAD

3.1.3

Qué beneficios ha percibido a partir del trabajo realizado

3.1.4

Mencione las dificultades presentadas durante el proceso de intervención de su documentación

3.1.5

Posterior a la implementación ha recibido acompañamiento, respuesta a inquietudes/necesidades. Explique.

No

ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO

3.2.1

¿Sabe que el Secretario General de la Universidad tiene como una de sus funciones preservar la memoria institucional?

3.2.2

¿Cuenta con documentos institucionales que puedan considerarse clave en la conformación de la historia de la Universidad (i.e fotos, cartas, reconocimientos)? Si la respuesta es NO pase a la pregunta 3.2.5

3.2.3

¿En qué soportes?

3.2.4

¿Ha considerado donarlos al archivo universitario para su conservación y puesta a disposición de la comunidad uniandina?

3.2.5

¿Ha realizado procesos de transferencia de documentos al archivo universitario?

3.2.6

¿Ha realizado procesos de descarte de documentos según la política establecida por el archivo universitario?

No

CONSULTA Y PRÉSTAMO

3.3.1

¿Sabe que en el archivo universitario además de documentos administrativos y académicos existen fuentes que reflejan la historia de la Universidad en diferentes ámbitos?

3.3.2

¿Conoce el servicio de consulta que ofrece el archivo universitario?

3.3.3

¿Ha accedido a este servicio?

3.3.4

¿Si ha accedido a este servicio, encontró la información que buscaba?

3.3.5

¿A través de que medio hizo su solicitud (correo, personalmente, sitio web)?

3.3.6

¿La respuesta dada por el archivo universitario frente a su consulta, colmó sus expectativas (tiempo de respuesta, claridad, oportunidad)?

3.3.7

¿Durante su consulta recibió acompañamiento por parte del personal del archivo universitario?

3.3.8

Califique el trato recibido por el personal del archivo universitario

No

NORMALIZACIÓN Y ESTANDARIZACIÓN

3.4.1

¿Su Unidad tiene identificados los procesos, fichas y mapas de proceso? Si la respuesta es SI pase a la pregunta 3.4.5

3.4.2

¿Sabe por qué no se han levantado procesos en su Unidad?

3.4.3

¿Conoce la relación que tiene el manejo de la documentación con los sistemas de gestión de calidad?

3.4.4

¿Consideraría que el archivo universitario lo apoye en su unidad para construir las herramientas archivísticas necesarias, y así conocer y controlar la documentación generada y recibida en el marco de sus procesos?

3.4.5

¿Actualmente su unidad aplica alguna política en materia de gestión documental? Explique (Características, origen, etc.)

3.4.6

¿Ha trabajado con el archivo universitario en la implementación de dicha

política?

3.4.7

¿Cómo ha sido su experiencia aplicando las herramientas archivísticas?

3.4.8

¿Cree que la(s) herramientas archivísticas que utiliza refleja(n) todos los procesos que maneja la Unidad?

3.4.9

¿Considera que la(s) herramientas archivísticas que utiliza dan respuesta a las necesidades de información de su área?

No

CAPACITACIÓN

3.5.1

¿Conoce el programa de capacitación y formación de usuarios que ofrece el archivo universitario?

3.5.2

¿Ha participado en alguno de los cursos? ¿Cuál?

3.5.3

¿Personal a su cargo ha asistido a los cursos de capacitación? (Si la respuesta es NO continúe en la pregunta No. 3.5.6)

3.5.4

¿La oferta de cursos del archivo universitario ha respondido a sus necesidades y expectativas?

3.5.5

Además de los cursos señalados, ¿qué otros temas de capacitación considera relevantes para cumplir con una buena gestión documental?

3.5.6

¿Considera pertinente organizar una jornada de capacitación en su unidad? ¿Por qué?

3. Resultados

3.1

Categoría Archivo Universitario Durante los años 2007 y 2008 la Universidad de los Andes realizó una revisión interna y externa de su archivo universitario, y allí evidenció la necesidad de reformular su estrategia. El Archivo Institucional debía modernizarse para dar respuesta a las necesidades que la Universidad demandaba y es así como el 15 de abril de 2009, el Comité Ejecutivo aprueba el cambio de nombre a Oficina de Administración Documental, dado que su actividad no estaría enfocada solamente en la custodia de los documentos misionales de la Universidad, sino también en administrar el ciclo de vida de esos documentos en forma activa, enmarcado dentro de un programa de gestión documental, entendiendo la gestión documental como un proceso activo, en el cual es posible informar a la universidad cuales documentos produce, cómo los produce, porqué y para qué los produce, y de acuerdo al marco regulatorio cuánto tiempo es necesaria su retención en los diferentes momentos de su ciclo de vida.

Como respuesta a lo anterior, la Oficina de Administración Documental de la Universidad de Los Andes plantea las siguientes políticas en completa sincronía con los objetivos que persigue la gestión documental:

1. Calidad y oportunidad en los productos y servicios como apoyo a los procesos

académicos y administrativos de la Universidad: brindar un servicio de archivo único y funcional que integra todo el ciclo de vida documental, desde la creación o recepción en las unidades, hasta su disposición final (conservación o eliminación definitiva), de acuerdo con los procedimientos archivísticos y legales establecidos.

2. Ética y transparencia: Concebir el archivo como instrumento de transparencia, y garante

de los hechos, derechos y obligaciones académicas y administrativas, para efectos de rendición de cuentas ante terceros.

3. Fuente de consulta para el apoyo académico y administrativo: El acervo documental,

permite planificar el futuro sobre la experiencia adquirida en el pasado.

4. Fuente de consulta e investigación académica sobre el quehacer de la Universidad:

Los documentos son fuente obligada de consulta para investigadores empeñados en el estudio de la historia académica de la Universidad, de las diferentes disciplinas en Colombia o de algún aspecto particular de la institución.

La definición de las políticas conlleva a la definición de tres objetivos sobre los cuales se sustenta la operación de la ahora llamada Oficina de Administración Documental de la Universidad de los Andes:

1. Ser el referente normativo en los procesos del ciclo de vida documental.

2. Implementar el programa de gestión documental.

3. Consolidar la Oficina como fuente de apoyo a la investigación y asesoría en procesos

archivísticos.

El primer objetivo, ser el referente normativo en los procesos del ciclo de vida documental, está orientado a definir, establecer y socializar en la comunidad uniandina todo el marco normativo y regulatorio relacionado con el establecimiento del programa de custodia y preservación documental y el programa de gestión documental.

El segundo objetivo, implementar el programa de gestión documental, está fundamentado en cuatro pilares:

1. Normalizar y estandarizar formatos y documentos institucionales, como las actas de los

órganos de gobierno, comunicaciones internas, fortalecer el concepto de identidad corporativa, etc.

2. Controlar la producción documental con la elaboración de las herramientas archivísticas

cuadros de clasificación y tablas de retención documental funcionales.

3. Integración vertical con el sistema integral de archivos (gestión, central e histórico)

4. Controlar la custodia, acceso y consulta de los documentos, a partir de los principios de

seguridad, autenticidad y confidencialidad de la información.

El tercer objetivo, consolidar la Oficina como fuente de apoyo a la investigación y asesoría en procesos archivísticos, se enfoca en diseñar, construir y ofrecer un portafolio de servicios muy completo y acorde con las necesidades de los usuarios, que todo archivo debe brindar a la comunidad que lo nutre. Como afirma (MILLER, 1998) “el archivo no es neutral y no puede escapar de la subjetividad, eso conlleva a que la función del archivero debe ser la mediador e intérprete, como formador de la memoria documentada del pasado que se legará al futuro”. Para definir el portafolio de servicios de la Oficina de Administración Documental de la Universidad de Los Andes es preciso, en primer lugar, conocer las necesidades de información del grupo objetivo, en este caso particular la comunidad uniandina. En segundo lugar, entender que dentro de la comunidad hay diferentes actores, y que cada uno de ellos requiere satisfacer diferentes necesidades de información, por esta razón es importante acercarse a ellos de diferentes formas y desde diferentes ángulos.

El análisis documental que se realiza en esta investigación, pretende determinar que el portafolio de servicios desarrollado por el archivo universitario de la Universidad de los Andes es acorde con las necesidades de información de su comunidad, acorde con los servicios que otros archivos universitarios en el mundo prestan a sus comunidades, y finaliza con una comparación

con empresas posicionadas en el mercado que ofrecen servicios de gestión documental a instituciones del sector educativo, con el fin de ajustar su oferta y líneas de servicios que puedan aportar a su comunidad, y por ende al crecimiento y posicionamiento interno y externo del archivo universitario de la Universidad de los Andes.

Tabla 7. Cobertura archivo universitario Universidad de los Andes

Actualmente el 38% de las unidades académicas y administrativas de la Universidad de los Andes, utilizan en algún grado los servicios del archivo universitario, no se detalla el grado de intervención, evidencia de la necesaria revisión de su oferta y difusión de sus servicios al interior de la Universidad, para efectos de posicionar el archivo universitario como un centro de servicio a la comunidad y no un sitio receptor de documentos.

Definición del portafolio de servicios Se realizó una búsqueda general en los sitios web de las universidades, en las cuales fuera posible establecer la oferta de servicios que los archivos universitarios tengan a disposición de sus comunidades, tanto en Latinoamérica, Europa (específicamente España, por la similitud frente al modelo de gestión documental adoptado - ciclo de vida de los documentos – records lifecycle -. Así como Universidades anglosajonas (Estados Unidos, Australia y Canadá) por la diferencia del modelo de gestión documental adoptado – continuidad de los documentos –

PROCESO

Unidades Unidades donde el archivo universitarios adelanta algún servicio relacionado con:

Gestión Archivística,

Normalización y Estandarización, etc.

27

Unidades No Abordadas por los servicios del archivo universitario

44

TOTAL UNIDADES

records continuum model-. Este último de referencia por la adopción de buenas prácticas y normas internacionales que se han adoptado como las normas ISO 15489, ISO 30300, relacionadas con la gestión de documentos, ya descrito en el capítulo 2 de esta monografía. Complementando esta visión se realiza una revisión de la oferta de servicios que empresas dedicadas a la gestión documental y custodia de archivos, hacen para contrastar contra los servicios que prestan los archivos universitarios y establecer las diferencias y similitudes.

Latinoamérica y España Para el caso de Universidades españolas y latinoamericanas se analizó una muestra de 14 Universidades, entre las que se destacan universidades de España, Colombia, México y Honduras, Universidades con características similares a la Universidad de los Andes, en sus países de origen están bien posicionadas, tienen un reconocimiento internacional y sus archivos universitarios detallan en la web los servicios que prestan a la comunidad, y donde la gestión documental tiene un campo dentro de los procesos institucionales. Esto no induce a que en el resto de universidades españolas y latinoamericanas la gestión documental no sea relevante, solo que en la búsqueda de sus sitios web no se evidencia la presencia de archivo universitario o un detalle de sus servicios, que para efectos de esta investigación es lo relevante. Es importante destacar en las Universidades de Latinoamérica y España la diferenciación muy marcada entre las unidades encargadas de la gestión de documentos para entornos administrativos, y los archivos históricos como fuente de consulta y servicios a la comunidad. De esta muestra se puede determinar la oferta de 20 servicios, los cuales es posible condensar en las siguientes líneas:

 Archivo histórico

 Página web – difusión del archivo universitario como unidad organizacional, en algunos casos, descripción de la oferta de servicios a la comunidad, y/o servicio de consulta y préstamo documental en línea.

 Gestión documental electrónica (Gestión bases de datos, gestión de documentos electrónicos, Custodia de medios y soportes electrónicos)  Gestión y mitigación de riesgos en archivos.  Actividades de organización de archivos.  Cantidad de servicios identificados por archivos universitarios en una muestra de 14 de Universidades latinoamericanas y de España

Fuente: Isaza, Karen. Martínez, Juan. El autor.

Total servicios ofertados por los archivos universitarios en cada Universidad Latinoamericana y española

Fuente: Isaza, Karen. Martínez, Juan. El autor.

Estados Unidos, Canadá y Australia Para el caso de Universidades anglosajonas se tomó una muestra de 14 Universidades, entre las que se destacan universidades que ocupan los primeros puestos en su ranking interno de Estados unidos, Canadá y Australia, Universidades con amplia trayectoria en el campo, importante reconocimiento internacional, número elevado de estudiantes, infraestructura física consolidada y que la Universidad de los Andes reconoce como modelos a seguir por sus experiencias y logros a nivel local e internacional. Al igual que en los países latinoamericanos sus

archivos universitarios detallan en la web los servicios que prestan a la comunidad, y donde la gestión documental tiene un campo dentro de los procesos institucionales. Es relevante en este punto mencionar que los archivos universitarios de este tipo de universidades en su gran mayoría están adscritos a las bibliotecas y gran parte de su oferta de servicios está enfocada sobre la gestión de registros en formatos y entornos electrónicos (Records management). De esta muestra se puede determinar la oferta de 25 servicios, los cuales es posible condensar en las siguientes líneas:

 Gestión y administración de documentos electrónicos (archivos gráficos, sonoros, multimedia y ofimáticos):

o Conservación y control de bases de datos o Copias de seguridad (Backups) o Organización Correos Electrónicos o Asesoría en el diseño de sistemas electrónicos  Servicios Electrónicos:

o Links con preguntas e información.

o Preguntas frecuentes o Reglamentos y política en línea o Videos tutoriales o Información de procesos en ejecución.

o Costos de microfilmación y servicios  Administración y gestión de Archivos en red dentro de la universidad o Gestión y cuentas de usuarios o Cronograma para actualización de tablas de retención (calendarios de disposición)

 Esquemas de seguridad en la conservación de documentos o Planes de Prevención de Desastres o Protocolos de seguridad informática  Atención visitas institucionales

Cantidad de servicios identificados por archivos universitarios en una muestra de 14 de Universidades anglosajonas

Fuente: Isaza, Karen. Martínez, Juan. El autor.

Total servicios ofertados por los archivos universitarios en cada Universidad anglosajona

Fuente: Isaza, Karen. Martínez, Juan. El autor.

Sector empresarial La revisión con el sector real es particularmente importante, pues se trata de empresas posicionadas y especializadas en prestar todos los servicios que una organización puede demandar para la gestión y administración de su archivo, en cualquiera de sus etapas. Se tomó una muestra de 13 empresas con presencia regional y algunas en Latinoamérica, específicamente empresas con presencia en Colombia, Perú, Argentina y España. Normalmente los servicios de

estas empresas son enfocados a la custodia de documentos de valor secundario o de baja consulta, que son necesarios para dar fe y testimonio de actos en las organizaciones, y para futuras reclamaciones que puedan presentarse ante terceros. Tradicionalmente estas empresas constituyen una “competencia” para cualquier unidad organizacional dedicada a la gestión de archivos, y no son pocas las empresas que han optado por tomar sus servicios como modalidad de “outsourcing” o tercerización de su servicio, para dedicar sus esfuerzos y recursos a temas propios de la operación. La oferta de estas empresas es muy variada y diversificada, pues generalmente no hay una oferta concreta y específica de servicios, la construcción de los mismos, así como los costos, se basa en la cultura de “la demanda y necesidades del cliente”, sin embargo es posible categorizar los casi 22 ofertas de servicios en las siguientes líneas principales:  Custodia y conservación o Backups o Material propio de archivo (cajas, cintas, etc.)

o Bodegaje  Servicios de reprografía o Digitalización o Microfilmación o Conversiones de texto a audio  Venta, administración y gestión de software especializado en gestión documental o Creación de bases de datos  Asesorías en Línea o Elaboración de tablas de retención o Elaboración de política documental  Consulta, búsqueda y recuperación de Información Electrónica

 Administración de archivos o Intervención de fondos acumulados o Descarte documental o Correspondencia  Suministro de personal especializado

Cantidad de servicios identificados por empresas de “outsurcing” en archivos.

Fuente: Isaza, Karen. Martínez, Juan. El autor.

Total servicios ofertados por cada empresa

Fuente: Isaza, Karen. Martínez, Juan. El autor.

Actualmente el archivo universitario de la Universidad de los Andes desarrolla sus actividades dentro de las siguientes líneas de servicio, con el objeto que cada uno de ellos se preste de la manera más eficaz, eficiente y efectiva, logrando mayor cobertura y aplicación en la Universidad:

1. Organización documental: La Organización documental es un conjunto de acciones

orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos (independiente de su soporte), como parte integral de los procesos archivísticos de la Institución.

2. Transferencias y descarte: La transferencia documental es la remisión de los

documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención documental aprobadas. El descarte documental es una actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios (administrativo, fiscal, legal, técnico) y secundarios (histórico, testimonial, científico), sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

3. Consulta y préstamo: La documentación se guarda, clasifica y organiza en archivos con el

fin de responder oportunamente a las necesidades de información que los usuarios requieran, en cualquier momento del tiempo.

4. Reprografía: Proceso de reproducción de la información por diferentes medios como la

digitalización o la microfilmación de documentos.

5. Asesoría y consultoría: La asesoría y consultoría en temas relacionados con la

intervención, organización y disposición final de los documentos que se encuentran en archivos de gestión o fondos acumulados de la Universidad.

6. Inducciones: Programas de Capacitación e inducción: Seminarios, talleres, cursos, y

conferencias en temáticas especializadas del quehacer archivístico y las tecnologías de información aplicadas.

7. Custodia y conservación: Programas de conservación preventiva de los documentos en

los archivos de gestión y archivo central.

8. Normalización de procesos: Serie de disposiciones de uso común y continúo, que cumple

las funciones de implantar y unificar los esquemas de gestión en la institución (calidad, documental, ambiental, seguridad informática y servicio).

En la revisión documental realizada sobre pares universitarios de Latinoamérica, España, Estados Unidos, Canadá y Australia, así como los servicios que prestan empresas destinadas a atender el sector de archivos, se evidencian la prestación de aproximadamente 37 servicios prestados a nivel nacional e internacional, de los cuales 17 servicios ya hacen parte de las líneas de servicio actual, y por la coyuntura, infraestructura y dinamismo actual del archivo universitario de la Universidad de los Andes, se establece que 10 no son implementables o deseables en este archivo.

Como estrategia, facilidad para el proceso de recordación y afianzamiento que se tiene que hacer con la comunidad, el archivo universitario de la Universidad de los Andes, condensa y depura sus líneas de servicio, en el siguiente portafolio de servicios a la comunidad9:  Asesoría y consultoría en procesos de archivo y gestión documental  Conformación y crecimiento del archivo histórico.

 Consulta y préstamo de documentos de archivo  Normalización y estandarización de herramientas y procesos archivísticos.  Capacitación a la comunidad uniandina en temas archivísticos para su gestión.

3.2

Categoría Evaluación y control Finalizada la etapa de definición de los servicios, cimentados en la políticas del archivo universitario de la Universidad de los Andes, y en cumplimiento a los objetivos propuestos, es el momento de someter este conjunto de servicios a la evaluación y retroalimentación por parte de la comunidad uniandina, de tal suerte que sea posible la determinación del grado de aceptación de

9 Fuente: http://oad.uniandes.edu.co consultado el 10 de octubre de 2014

los servicios, las oportunidades de mejora, y las fortalezas o grado de aceptación que el archivo universitario tiene frente a su comunidad. Para el cumplimiento de lo anterior, se optó por la aplicación de una encuesta a la totalidad de las 49 unidades que durante los años 2013 y 2014 tuvieron algún grado de acercamiento con el archivo universitario. Se envió el instrumento a un total de 64 personas en las 49 unidades, de este número de personas 26 brindaron una respuesta condensadas en 17 unidades, estas últimas son 10 unidades administrativas y 7 unidades académicas. Como se explicó en el capítulo anterior, el instrumento de recolección de información está distribuido en tres cuerpos, relacionados con el conocimiento de la gestión documental por parte de los participantes en la Universidad, conocimiento y utilización del archivo universitario de la Universidad de los Andes, y percepción y uso del portafolio de servicios que ofrece el archivo universitario a su comunidad.

Distribución de los participantes en la encuesta.

NOMBRE UNIDAD

No.

PARTICIPANTES

TIPO UNIDAD

Centro de Estudios en Periodismo – CEPER

2

Académica Departamento Médico y Salud Ocupacional

2

Administrativa Facultad de Economía

2

Académica Dirección Financiera

1

Administrativa Oficina de Tesorería

1

Administrativa Dirección Servicios de Información y Tecnología

2

Administrativa Departamento Ingeniería mecánica

2

Académica Facultad de Ciencias Sociales

3

Académica Departamento Ingeniería Química

1

Académica Decanatura de Estudiantes

2

Académica Centro Interdisciplinario de Estudios sobre Desarrollo – CIDER

2

Académica Centro de Trayectoria Profesional – CTP

1

Administrativa Dirección de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional

1

Administrativa Dirección de Admisiones y Registro

1

Administrativa

Oficina comunicaciones y marca

1

Administrativa Vicerrectoría Desarrollo y Egresados

1

Administrativa Dirección Jurídica

1

Administrativa TOTAL 17 Unidades

26

Cargos desempeñados por los participantes en la encuesta

CARGOS POR PARTICIPANTE

CANTIDAD

Gestor (profesional)

1

Auxiliar administrativo

2

Secretaria

5

Asistente administrativo

9

Coordinador

1

Auxiliar de archivo

3

Analista de procesos

2

Coordinador de proyectos

1

Abogado

1

Diseñador

1

TOTAL

26

La utilización de los servicios del archivo universitario es aún muy bajo, solo un 4% de los encuestados muestra una utilización constante de los servicios del archivo universitario, un 36% expone que utiliza los servicios entre una y dos veces al semestre, estas medidas brindan dos formas de interpretar estos resultados, en la primera como una oportunidad de crecimiento y desarrollo a futuro frente a la comunidad, y la segunda como una necesidad de revisar en detalle la evolución del trabajo de posicionamiento y recordación que el archivo universitario ha empleado a partir de su proceso de reestructuración. Frecuencia de utilización del portafolio de servicios Respuestas total Porcentaje Una o dos veces a la semana

1

4,0%

Una o dos veces al mes

7

28,0%

Una o dos veces al semestre

9

36,0%

Una vez al año

5

20,0%

Nunca

3

12,0%

TOTAL

¿Cuándo fue su último contacto con la OAD?

Ene – Feb

2

Mar – Abr

0

May – Jun

2

Jul – Ago

7

Sept

8

No lo recuerda

3

TOTAL

26

Según los resultados de la encuesta, el segundo semestre del año es la época en la cual los servicios del archivo universitario tienen mayor demanda, esto puede ser a causa de que la oferta de servicios es relativamente nueva y hasta este momento se ha iniciado con su proceso de difusión, sin embargo, es recalcable que independiente de la época del año, el conocimiento de la existencia del archivo universitario en la Universidad, ha aumentado considerablemente.

Cuál es el servicio más demandado Respuestas total Porcentaje Asesoría y consultoría

6

25,0%

Archivo histórico

5

20,8%

Consulta y préstamo

6

25,0%

Normalización y estandarización

2

8,3%

Capacitación

5

20,8%

TOTAL

Salvo el proceso de normalización y estandarización, el resto de servicios son reconocidos y demandados. Es algo contradictorio que el servicio de asesoría y consultoría sea de gran importancia 25%, pero la elaboración de las herramientas archivísticas que es con la cual se inicia este servicio solo tenga una participación del 8.33%. Lo anterior es contradictorio, pues uno de los resultados del servicio de normalización y estandarización es la elaboración de herramientas archivísticas, elementos necesarios para la aplicación y uso de los otros servicios.

¿Los servicios que ofrece la OAD dan respuesta a sus necesidades?

Respuestas total Porcentaje SI

21

95,5%

NO

1

4,5%

Total

Definitivamente la comunidad manifiesta que el archivo universitario es útil y que el portafolio de servicios ofrecido a la comunidad cumple con las expectativas de quienes demandan sus servicios, lo cual indica buena aceptación por parte de la comunidad y oportunidades de crecimiento sobre el conocimiento y uso de los servicios.

Si bien la percepción de utilidad del portafolio de servicios es amplia y positiva, es importante apreciar los resultados por cada uno de los servicios prestados, y establecer los puntos de crecimiento y mejora que puedan presentarse.

Servicio de Asesoría y consultoría ¿Conoce el servicio de Asesoría?

Respuestas total Porcentaje SI

16

60,0%

NO

10

40,0%

Total

26

Los resultados manifiestan que el 60% de los encuestados conocen o saben del servicio de asesoría y consultoría que presta el archivo universitario, servicio al cual se han enfocado gran parte de sus esfuerzos, pues constituye una oportunidad para estar en contacto directo con el cliente, conocerlo, saber sus necesidades, conocer sus expectativas, y oportunidades de hacer un proceso de fidelización.

Califique la atención ofrecida por parte del personal de la OAD Respuestas total Porcentaje Excelente

7

43,8%

Buena

5

31,3%

Regular

4

25,0%

Mala

0

0,0%

Total

16

La percepción por la calidad del servicio ofrecido a la comunidad en términos generales es muy buena, lo cual va en total sincronía con las políticas y lineamientos que el archivo universitario ha recomendado a sus colaboradores, sin embargo es relevante que 4 personas han manifestado que se han sentido regular con la atención recibida, lo cual es necesario revisar oportunidades de mejora.

¿Qué beneficios ha percibido a partir del trabajo realizado? Respuestas total Porcentaje Mejora en los tiempos de acceso a la documentación requerida

5

38,5%

Mayor orden en el archivo

5

38,5%

Conocimiento de la organización y tratamiento de la documentación

5

38,5%

Otros

2

15,4%

TOTAL

La comunidad nombra en términos generales que los procesos de intervención y colaboración con el archivo universitario ha traído beneficios para sus procesos, y así lo reconocen los resultados.

Servicio de Archivo Central e Histórico ¿Sabía que el Secretario General de la Universidad tiene como una de sus funciones preservar la memoria institucional?

Respuestas total Porcentaje SI

16

60,0%

NO

10

40,0%

Total

Esta pregunta es muy relevante e importante para enfocar los esfuerzos que el archivo universitario tiene que hacer en términos de posicionamiento y reconocimiento, dado que si bien un 60% de los encuestados reconoce que la Universidad tiene una autoridad en los máximos órganos de dirección con la función de la preservación de la memoria institucional, lo cual permite establecer unos lineamientos corporativos y seguir unos conductos de cumplimiento. Sin embargo, un 40% de los encuestados no reconocen o conocen una autoridad en la materia, por ello es importante establecer si este grupo de personas siguen los lineamientos establecidos por el archivo universitario como un reconocimiento o guía sobre procesos que requieren, o como una obligatoriedad de la universidad frente al desarrollo de un trabajo.

Cuenta con documentos institucionales que puedan considerarse clave en la conformación de la historia de la Universidad (i.e fotos, cartas, reconocimientos) Respuestas total Porcentaje SI

8

28,0%

NO

18

72,0%

Total

26

El 72% de los encuestados dicen que no poseen documentos institucionales en su poder, esta pregunta es muy importante, pues una de las políticas originarias de este proceso es la constitución del archivo histórico, y aún más posicionarlo como una fuente de consulta e investigación de temas asociados a la historia de la Universidad. Como se evidenció en el

capitulo 2 parte de los problemas asociados al anterior archivo institucional, fue la tenencia de documentos institucionales por terceros, que no confiaban en el archivo como fuente de custodia de la historia de la Universidad.

Servicio de Consulta y préstamo ¿Conoce el servicio de consulta que ofrece la OAD?

Respuestas total Porcentaje SI

13

50,0%

NO

13

50,0%

Total

26

El objetivo de cualquier archivo no es la acumulación de documentos históricos para efectos de su custodia o conservación, el objetivo final es que esos documentos históricos constituyan un legado a las generaciones futuras vía consulta, acceso y difusión del patrimonio documental, como fuente de apoyo a la constitución y generación de nuevo conocimiento, según la historia contada en los archivos. Este servicio es conocido solamente por la mitad de los encuestados, esto constituye una fuente importante de difusión, y la diversificación de otros servicios enfocados a ampliar las fuentes de consulta y uso de los documentos por parte de la comunidad uniandina.

¿Ha accedido a este servicio?

Respuestas total Porce ntaje SI

11

45,8

%

NO

13

54,2

%

Total

24

En consonancia con lo anterior, esta pregunta permite identificar el uso del servicio en frente de quien lo conoce, pero también frente a quien no lo conoce, pues es posible identificar que las personas que conocen el servicio, su porcentaje de uso es muy bajo. Esto significa oportunidades de crecimiento y mejora en el servicio.

¿Encontró la información que buscaba?

Respuestas total Porce ntaje SI

10

83,3

%

NO

2

16,7

%

Total

Esta pregunta intenta identificar en el grupo de personas que conocen y usan el servicio, la efectividad del mismo, pues si bien lo conocen, y lo han usado, que tanto les ha sido de utilidad en sus oficios, y que tanto les ha aportado a sus labores. El 83,3% de los encuestados manifestaron que encontraron lo que estaban buscando, lo cual es un buen indicador de la efectividad del servicio.

¿A través de que medio hizo su solicitud?

Respuestas total Porce ntaje Correo electrónico

10

83,3

%

Personalmente

2

16,7

%

Sitio web OAD

0

0,0%

Total

12

Un amplio porcentaje de los encuestados utiliza el correo electrónico como medio de contacto con el archivo universitario, aunque existen otros medio de comunicación y contacto, es evidente que no son utilizados. El archivo universitario ha realizado unas fuertes e importantes

inversiones en la página web como mecanismo de centralización de su portafolio de servicios y contacto con la comunidad uniandina.

Servicio de Capacitación ¿Conoce el programa de capacitación que ofrece la OAD?

Respuestas total Porce ntaje SI

17

73,9

%

NO

6

26,1

%

Total

23

El servicio de capacitación y formación de usuarios ha sido el servicio que más se ha difundido y aceptado por parte de la comunidad, constituyéndose como la principal fuente de divulgación y promulgación del resto de portafolio de servicios. El 74% de los encuestados conoce el servicio, y sabe que le ofrece. El archivo universitario ha enfocado sus esfuerzos en estos procesos de socialización de su labor y formación de los usuarios, generando valor en dos vías, por un lado el archivo universitario da a conocer a sus usuarios sus funciones, sus labores, sus objetos y sus contenidos, así como la oferta de servicios que se tienen sobre cada uno de ellos. Por otra parte, es benéfico para el usuario, pues adquiere la praxis, las herramientas y el

conocimiento suficiente y necesario para desarrollar sus funciones frente a los documentos que tiene a su cargo, así como su operación y manejo.

¿Ha participado en alguno de los cursos ofertados? ¿Cuál?

Respuestas total Porcentaje Introducción a la gestión documental

13

76,5%

Conformación del archivo de gestión

7

41,2%

Series documentales

9

52,9%

Gestión de documentos electrónicos

4

23,5%

Total

17

Todos los cursos ofertados por el archivo universitario han sido exitosos para la comunidad uniandina, la respuesta a esta pregunta permite corroborar esta afirmación. Por otra parte la mayor utilización 76.47% reside en el curso de “Introducción a la gestión documental” lo que indica la importancia que la comunidad le está dando al tema del archivo universitario y la necesidad de formación desde los conceptos básicos para entender la operación y todo el esquema que el archivo universitario ha socializado a lo largo de este tiempo con su portafolio de servicios.

¿Considera pertinente organizar una jornada de capacitación en su unidad? Respuestas total Porce ntaje SI

8

38,1

%

NO

6

28,6

%

En qué temática(s)

7

33,3

%

Total

21

Es importante destacar que una buena parte de los participantes, está interesados en recibir capacitación para ellos o para sus compañeros de trabajo, de tal forma que el proceso de formación y capacitación se masifique en la Universidad, definitivamente este camino permite dinamizar los otros servicios ofertados por el archivo universitario, y sobre todo salvaguardar la memoria institucional de la Universidad que en el corto, mediano y largo plazo es lo importante. Los participantes han solicitado que el archivo universitario explore en su oferta de cursos y capacitación otras temáticas diferentes a las actuales, con lo cual el archivo universitario podrá dimensionar y ampliar su portafolio de servicios:

Temáticas  Conformación, gestión y administración de archivos de gestión.

 Procesos y formas de búsqueda, acceso y recuperación de información.  Capacitación y formación para personal asistencial (aprendices y temporales).

 Descarte controlado de documentos.

 Gestión de documentos electrónicos y administración del correo electrónico.  Organización del archivo electrónico  Difusión y gestión de series documentales institucionales

3.3

Categoría Asignación de recursos

Los continuos avances tecnológicos y su aplicación al tratamiento y gestión de la información han modificado los comportamientos de los usuarios o clientes de este volumen de información. Esto a su vez genera que los profesionales encargados de la dirección de estas unidades reformulen la manera de preparar y presentar la información de sus archivos, procurando rentabilizar los escasos recursos. Es necesario, por tanto, enfocar la atención sobre la gestión al interior de los archivos universitarios y como esta gestión, se ve reflejada en los esquemas de financiamiento de los archivos universitarios y la consecución de los recursos necesarios para su sostenimiento y prestación de los servicios a su comunidad. Las organizaciones, independiente de su naturaleza jurídica o sector productivo, generan o reciben información, materializada en forma de documentos (en soporte papel o digital), a su vez estos son acumulados en el tiempo por su valor testimonial o su valor histórico, y estas agrupaciones son los que componen las estructuras físicas conocidas como archivo. Para el caso de las Universidades, esta dinámica no es diferente, los archivos universitarios son testimonio de los actos administrativos, la investigación y el aporte social que la Universidad ha dado al país en el tiempo y su impacto en la sociedad a la cual pertenece, sostener esta responsabilidad demanda recursos.

¿Actualmente su unidad aplica alguna política en materia de gestión documental? Respuestas total Porce ntaje SI

18

73,9

%

NO

7

26,1

%

Total

25

La aplicación de política documental en forma adecuada, normalizada e institucional, es decir, una sola directriz para elementos comunes, constituye una de las mejores prácticas y la forma más expedita de ejecutar el proceso, dado que ello permite optimizar los recursos existentes, lograr economías de escala, generalizar y homogenizar la problemática encontrada, y personalizar las soluciones. Esta respuesta permite observar que si bien en gran parte de las unidades 74% siguen las recomendaciones en materia documental del archivo universitario, hay un 26% de las unidades que aún no las siguen o reconocen, lo cual efectivamente genera preocupación en su gestión, administración y organización de su archivo de gestión, sin tener en cuenta el proceso a futuro y el legado a las siguientes generaciones.

¿Ha trabajado con el archivo universitario en la implementación de dicha política?

Respuestas total Porce ntaje SI

11

47,8

%

NO

12

52,2

%

Total

23

La respuesta a esta pregunta es aún más preocupante, pues no guarda consistencia sobre si la política establecida en la unidad, sigue buenas prácticas y recomendaciones generales del archivo universitario, el 50% de los encuestados manifiestan que la implementación de la política documental al interior de sus unidades, se ha realizado por iniciativa propia, ello conlleva a una revisión exhaustiva de su proceso interno y por ende sus resultados materializados en sus archivos.

Las siguientes preguntas intentan presentar un derrotero o camino, sobre la percepción del gasto de cada unidad en su archivo y su sostenibilidad en el tiempo, si bien las respuestas dan origen a una serie de preguntas y estudios más precisos y profundos sobre la forma que la Universidad destina los recursos para la atención de la operación del sistema de archivo universitario, los recursos para la gestión cultural de su archivo universitario, y los recursos para iniciar procesos de sostenibilidad y oferta de servicios al interior de la Universidad y fuera de ella. Si permiten una percepción muy general de los costos y valor que los responsables de este

tema en los archivos de las unidades, dan al sistema de archivo universitario y su disposición a seguir con la gestión de los mismos o si prefieren la tercerización de la operación o parte del servicio.

¿Paga a un tercero para que administre su archivo?

Respuestas total Porce ntaje SI

0

0%

NO

26

100%

Total

26

¿Está dispuesto a pagar por la administración de su archivo?

Respuestas total Porce ntaje SI

11

48%

NO

12

52%

Total

23

¿Sabe cuánto es el costo de la gestión documental en su unidad? ¿O para la Universidad? Respuestas total Porce ntaje SI

0

0%

NO

26

100%

Total

26

¿Está de acuerdo en tercerizar alguna de las funciones del archivo universitario? En caso afirmativo, indique cual.

Respuestas total Porce ntaje SI

0

0%

NO

26

100%

Total

26

Lo anterior, invita a reflexionar que los recursos económicos para la prestación de servicios de archivo a la comunidad a la cual sirven los archivos universitarios, no deben depender

únicamente de los fondos públicos (en el caso de las entidades públicas) o fondos del órgano jerárquico superior (en el caso de las entidades privadas) como es el caso del sistema de archivo universitario de la Universidad de los Andes. Sin embargo, la asignación de los recursos por parte del ente rector, por parte del mismo archivo universitario (auto sostenimiento) vía venta de servicios u optimización de costos, o por parte de terceros vía donaciones o cofinanciación, requiere que los archivos universitarios puedan dar fe del destino y uso que le den a esos recursos y como son optimizado en su interior, vía: 1) Recorte de costos, 2) incremento de los beneficios al usuario o, 3) prestación adicional de servicios. Independiente de cuál sea la motivación para el uso de los recursos, es obligación de cualquier institución archivística hacer un uso eficiente de los recursos que consigue y así presentarlo a terceras partes interesadas. Para esto es necesario que la institución archivística, tenga claro:

1. ¿Cuáles son los costos fijos y variables de sus servicios?

2. ¿Cómo asignar recursos a las diferentes funciones, programas, planes o departamentos

que componen su estructura jerárquica?

3. ¿Cómo puede mejorar u optimizar sus recursos?:

a) ¿Mejorando la relación costo-beneficio de(los) servicio(s)?

b) ¿Implementando un plan de recuperación de costos?

4. ¿Cómo puede generar nuevos recursos?:

a) Vía cobro de productos o servicios tradicionales

b) Vía desarrollo de nuevos productos o servicios

Si bien la definición de los esquemas de financiamiento y consecución de recursos por parte de los archivos universitarios, no es el objeto de este trabajo y se deja como propuesta, para que otros investigadores continúen esta línea, es cierto que en los archivos universitarios, hay abundante material susceptible de ser reutilizado y que debe valorarse cada vez que se presente

un nuevo proyecto. Por ejemplo, el uso del material editorial, para ofertar a empresas del sector editorial y de comunicaciones (periódicos, revistas, centros públicos, etc.). O la reutilización de fotografías en obras de referencia (tan sólo los precios de las imágenes en las fototecas comerciales para uso editorial, justifica la existencia del archivo fotográfico). En el caso del proceso de digitalización las posibilidades son amplias, este proceso conlleva una buena gestión y organización de los documentos físicos, acompañado de una minimización de los movimientos de los mismos, permite el consumo y reutilización de los contenidos documentales para hacerlos más accesibles y dinámicos a una masa mayor de usuarios, como es el caso del contenido de publicaciones científicas y textos de investigación, todo este tipo de revisiones posibilita la comercialización.

4. Discusión

La motivación y origen de esta monografía por parte del investigador surge de ver y sentir los archivos universitarios como centros gestores culturales al interior de las Universidades, parte activa, viviente de su historia, y testigo de su memoria, lo cual no necesariamente es visto en este sentido por las Universidades o sus representantes.

Ahora bien este planteamiento anterior, da espacio a reflexionar sobre las motivaciones que dan origen a esta monografía, por un lado los archivos universitarios, como entidad funcional en una Universidad (organización), la oferta de servicios que el archivo universitario tiene a disposición de su comunidad, visto este como un actor relevante en la gestión cultural de la misma por la riqueza natural que sus contenidos emanan para la comunidad de la cual hace parte; por otro lado las necesidades propias de su operación, así como los requerimientos de caja y dinero necesarios para la ejecución de sus proyectos especiales, específicamente en la difusión y conservación de sus contenidos, sin contar con que en algunos casos, también son limitados y escasos, inclusos para la operación; y por último la necesidad de generar confianza y credibilidad hacia terceros interesados en controlar y detallar el destino de sus recursos, o mejor aún el impacto directo de sus inversiones en la comunidad donde es influyente. Son estos elementos los que constituyen el proceso de triangulación y revisión desde la teoría consignada, la metodología empleada y los resultados obtenidos, en las dos categorías que originan y que sustentan el desarrollo de este trabajo: los archivos universitarios y los procesos de mejoramiento – evaluación y control -.

4.1

Discusión desde la teoría.

En la revisión teórica sobre archivos universitarios es indudable la implicación de los archivos en la gestión de documentos, no es claro si influenciado por quien lo escribe, un planteamiento teórico puede surgir, o sus planteamientos ser influenciados por la formación disciplinar, o intereses particulares de quien propone el texto, por ejemplo para el archivista es importante los procesos asociados a la clasificación, organización y disposición de los fondos, así como el mobiliario y aspectos propios de la gestión del archivo; para el historiador los estudios de los fondos antiguos y las colecciones que allí existen, y la contextualización de sus contenidos, con la explicación o detalle de situaciones actuales o pasadas de un determinado espacio de la Universidad y su relación con su comunidad a través del tiempo; para el sociólogo o antropólogo, la importancia de dotar el archivo universitario de un contenido social y relacional con la comunidad a la cual sirve o le da origen, en fin, independiente de la motivación propia o personal, es importante destacar el papel que cumple el archivo universitario en la oferta cultura que tiene la Universidad para su comunidad. Lo anterior también plantea razones de oportunidad y de necesidad de priorizar y canalizar los recursos del archivo universitario. Sin embargo, surgen las preguntas de ¿hacia dónde dedicar recursos, para el tratamiento documental, la visibilidad del archivo, o la función cultural?, valga la pena afirmar que la función cultural, si bien todos los estudiosos coinciden en su importancia como fin supremo, no es un secreto que se ha ralentizado, y en el mejor de los casos ha experimentado un desarrollo en el campo de las publicaciones, actividades de formación, y en menor medida, las exposiciones.

Como lo afirma en su libro (ALBERCH, Boix Llonch, & Navarro Sastre, 2001) el objetivo de organizar y conservar adecuadamente los archivos adquiere toda su dimensión ciudadana si se asume que estos centros colaboran muy directamente en la asunción, entre otros, de los valores de patrimonio público, memoria, identidad y conocimiento, los cuales, y no por casualidad, se

asocian normalmente a las finalidades irrenunciables del concepto de cultura. Se evidencia, por ello, la implicación directa y decisiva de los archivos en el fomento y difusión de los valores asumidos por la sociedad como fundamentales, el autor los entiende y plantea estos como: los archivos son patrimonio, los archivos son memoria, los archivos son identidad, los archivos son conocimiento. Esto concluye en la capacidad de los archivos para convertirse en agentes dinamizadores de la cultura.

La revisión teórica de la categoría evaluación y control muestra el amplio abanico de posibilidades y escritos que se han dado en este tema, "Si se puede medir se puede gestionar" o "lo que no se mide no se mejora" son sentencias clásicas, principios básicos e inspiradores de cualquiera de las herramientas de gestión. Bajo estos referentes u otros, las organizaciones deben acostumbrarse a establecer sus propios mecanismos de medida y evaluación y, también, a someterse al control externo y a la comparación con otros; se trata de aplicar evaluaciones basadas en los resultados obtenidos en relación a las expectativas de aquellos a quienes se sirve, tal como lo afirma en su artículo (MAYORAL PEÑA, 2009) Los indicadores como se puede evidenciar en la revisión bibliográfica y teórica de esta monografía son “construcciones” elaboradas según intereses de aquello que se quiere medir o explicar, o sobre algún comportamiento que se quiere conocer. Dichas construcciones se realizan mediante la utilización de variables a las que se pone en forma de relación. Hay una idea muy generalizada por la referencia a unidades de medida para transmitir ideas sobre la magnitud o importancia de algo determinado. Por supuesto, que un valor absoluto es explicativo, y evita realizar largos relatos relativos a determinado hecho u objeto. Sin embargo, en algunos escenarios y hechos particulares, un valor absoluto no es un hecho contundente o explicativo de una situación específica, en ocasiones es necesario que estas magnitudes puedan expresarse en términos relativos atribuidos al hecho en determinado contexto. Los indicadores,

definitivamente también son la respuesta a esta particularidad en la construcción de valores relacionales que intentan explicar la magnitud de un fenómeno, hecho o situación. Por otra parte, la revisión bibliográfica da testimonio de como los indicadores son medidas indicativas específicamente de resultados cuantitativos, intentando establecer métricas hacia el desempeño, vía comparación de periodos, crecimiento de cifras, razones porcentuales que intentan dar una razón explicativa de un comportamiento o un resultado en un momento determinado en el tiempo, así como medidas que permiten establecer una comparación entre similares. Esta bibliografía también permite concluir que los indicadores normalmente son “personalizados” o “personalizables” según las necesidades propias de quienes los utilicen. La teoría es común y muy específica sobre la forma de construir los indicadores, los tipos de indicadores que la literatura reconoce, el uso de métricas para las necesidades propias de quienes las requieran, todas ellas intentando dar una explicación cuantitativa de algún resultado o el desarrollo de un proceso, sin embargo, la literatura no es igual de generosa en la generación de medidas indicativas para explicaciones cualitativas, como podría entenderse que son las medidas que las unidades culturales como los archivos universitarios requieren para su desempeño, un indicador de atención en consultas de 20% de incremento respecto al año inmediatamente anterior, ¿ese resultado debería ser considerado por el archivo universitario como un resultado bueno o un resultado malo?; acaso la forma en que se prestó el servicio ¿incide de alguna manera en el resultado? ¿Cómo medirlo?; con un inmenso abanico de posibilidades de preguntas que la comunidad pueda tener sobre los contenidos que reposan en un archivo universitario, y la gama de posibilidades de investigación que este pueda propiciar ¿es factible estandarizar el tiempo invertido para la satisfacción de las necesidades de información de un usuario?; el grado de satisfacción que un usuario tenga de su expectativa de respuestas frente a las preguntas formuladas, comparado con el resultado obtenido, ¿debe o puede ser medido?. Sin embargo, este

tipo de cuestionamientos que la revisión bibliográfica arroja sobre la categoría de evaluación y control, y la amplia oferta de posibilidades que los investigadores han planteado para la medición, evaluación y control por medio del establecimiento de medidas indicativas como son los indicadores de gestión a lo largo de sus escritos, dejan ver que el diseño y establecimiento de este tipo de métricas enfocadas a la prestación del servicio, como gestores culturales no es algo común en la literatura.

4.2

Discusión desde la metodología.

Los resultados del proceso de investigación, dan testimonio que el común denominador de la oferta de servicios que los archivos universitarios prestan a sus comunidades y no solo en Colombia, en gran parte de las Universidades latinoamericanas, tradicionalmente están enfocados en: la organización de los archivos de gestión, la custodia y conservación de documentos en archivo central, así como la consulta sobre los mismos; tareas que sin lugar a dudas, están más concentradas en la operación propia de los archivos (procesos técnicos, elaboración de inventarios, transferencias, organización y depuración de archivos, foliación, etc.). Aquellas labores de “culturización”, “evangelización” y “fidelización”10 que un gestor cultural tiene con su comunidad, aquella gestión propia con sus participantes para instar a la investigación de sus fondos y colecciones, así como el estudio y conocimiento de la historia de la Universidad, difusión de sus contenidos a las nuevas generaciones que inviten a la reflexión y construcción de memoria, socialización de los aportes que la Universidad han realizado al desarrollo de sus comunidades, al crecimiento del país, o mejor aún al modelo de sociedad que queremos, sensibilización por la responsabilidad que tenemos de construir historia, etc.,

10 Estos términos son utilizados por el investigador únicamente para denotar la función que tiene un gestor cultural para invitar a la comunidad al conocimiento e investigación de sus contenidos.

realmente es muy escaso por parte de nuestros archivos universitarios, por no decir inexistente. En el mejor de los casos orientado y limitado hacia los archivos históricos, quienes en buena parte, son dirigidos por personas con competencia disciplinar diferente a la archivística, normalmente en historia, situación que realmente entra a cuestionar el papel de los archivos dentro del abanico de oferta cultural hacia la comunidad, y los archivistas como promotores de la misma.

Ahora bien, y para tratar de centrar la discusión en la oferta cultural y académica que tiene la Universidad con su comunidad, se encuentran las bibliotecas. En contravía, para una Universidad la biblioteca no es, un servicio más; para las Universidades la biblioteca es una de las claves y fundamentos de su accionar y es considerada como aporte a la sociedad que representa, contrario a los archivos donde son vistos como estructuras obsoletas y sin mayor aporte a la estructura funcional de la Universidad. Como consecuencia en los archivos no se piensa, por lo común en un esfuerzo inversor continuado, sino en, muy pocos casos, en inversiones puntuales que permita renovar el actual equipamiento obsoleto.

Algunas Instituciones prestadoras del servicio de educación en Colombia carecen de presupuesto para el archivo, el cual, en consecuencia, se convierte en un simple almacén de papeles casi siempre molestos. Así no es de extrañar que muchas de ellas hayan optado por destruir o vender como papel su archivo, o por ubicarlo en espacios ajenos a sus instalaciones, ya sea por medio de la tercerización o en zonas no habilitadas, ni aptas para garantizar las condiciones ambientales necesarias para la conservación de los documentos, donde reposan sus registros académicos, su historia y sus testimonios para terceras partes interesadas, ya sea como prueba de sus actos, o como legado a futuras generaciones, a pesar de que a partir del año 2013

en Colombia el archivo universitario constituye una de las características de calidad11 que los pares académicos evaluarán en los procesos de acreditación institucional para programas de pregrado que las Universidades deseen adelantar ante el Consejo Nacional de Acreditación

(CNA).

Caso contrario la inversión en las bibliotecas es continuo e incremental, incluso la biblioteca es considerada como un criterio de calificación o evaluación positivo por parte de pares académicos, y su inversión, infraestructura y servicios, se convierten en elementos diferenciadores en términos de acreditación12, o cualificaciones internacionales, que constituyen escalar puestos en los rankings nacionales e internacionales, según los cuales la Universidad esté interesada en participar. Todos ellos elementos determinantes para orientar la demanda de personas hacia los centros educativos con mayores prestaciones y ofertas de servicio en retribución a los costos o valores de matrícula que la oferta fije por la prestación de su servicio de formación.

En ningún momento esta reflexión por parte del investigador, está orientada a deslegitimar o criticar el proceso, contrario a ello, se intenta revindicar los archivos como parte activa, y complementaria a esta oferta académica, que hoy en día hace la Universidad por medio de la biblioteca, y enriquecerla con aquellos centros donde reposa parte de la historia de la Universidad, los archivos universitarios.

4.3

Discusión desde los resultados.

11 Consejo Nacional de Acreditación –CNA- Lineamientos para la acreditación de programas de pregrado. Colombia. Disponible en: http://www.cna.gov.co/1741/articles-186359_pregrado_2013.pdf factor organización, administración y gestión, característica No.

34. Sistemas de comunicación e información. Página 45. Consultado 22 de octubre de 2014.

12 Consejo Nacional de Acreditación –CNA- Lineamientos para la acreditación de programas de pregrado. Colombia. Disponible en: http://www.cna.gov.co/1741/articles-186359_pregrado_2013.pdf factor procesos académicos, característica No. 24. Recursos Bibliográficos. Página 36. Consultado 22 de octubre de 2014

Cuando se quiere establecer cuáles son los costos del archivo universitario, y cuál sería la priorización de sus necesidades para la asignación de sus recursos, a menudo se inicia comparando los presupuestos de instituciones archivísticas similares, sin embargo, esta medida no es realmente la más adecuada, algunos archivos incluyen costos por depreciación de sus instalaciones, mobiliario y equipos, otros dan mayor relevancia al costo de custodia por metro lineal de documentación física, sin embargo, no es lo mismo el costo por metro lineal de documentos tradicionales, al costo por metro lineal en archivos que tengan colecciones especiales como mapas, fotografías, planos, etc. Otros archivos, pueden incluir costos por cambio o actualización de unidades de almacenamiento, las cuales deberían ser tratados como proyectos especiales. Otros archivos pueden dar mayor relevancia a la inversión en tecnología. Los costos de personal, donde es necesario identificar los componentes de salarios y beneficios, el número total de personal vinculado y la modalidad de contratación; independiente a estas consideraciones, estos costos, fácilmente son las dos terceras partes del presupuesto total en cualquier institución archivística ((ICA), 2009).

El anterior panorama, muestra que los servicios archivísticos, aunque son generalizados en cualquier institución archivística, no pueden ser costeables de una forma fiable y que su estudio es aún necesario, es preciso tener en cuenta un cumulo de variables asociadas al tamaño, proyectos, personal, comunidad a la que sirven, volumen y características de la documentación, procesos de organización y uso de tecnología, cultura organizacional, etc., factores que inciden realmente en la estandarización de las variables a considerar en los procesos de costeo, así como los indicadores y obtención de datos para su medición y evaluación en términos de dinero o impacto a la comunidad que sirven. Las comparaciones presupuestales no dan una muestra real de los costos de operación de una institución archivística; en cambio, esta revisión arroja únicamente que una institución archivista tiene más o menos recursos a su disposición que otra.

Para hacer estudios de los costos de un producto o servicio y/o establecer una tabla de precios competitiva en el sector, es decir, para aplicar adecuadamente una tarifa o un precio público a un servicio determinado en las instituciones archivísticas, es necesario conocer, en primer lugar, qué costo tiene ese servicio (PERDOMO BURGOS). Para determinar el costo, es preciso establecer una relación entre el nivel de rendimiento del servicio o producto (efectividad) y los costos asociados para alcanzar este nivel. Varios métodos alternativos pueden ser usados para obtener un nivel de rendimiento particular, y eso puede ser costeado. Lo que se refiere a la relación costo-beneficio, que no es otra cosa diferente a establecer la relación entre el beneficio de un producto particular o servicio que le es entregado al cliente o consumidor y el costo en el cual incluye la institución archivística para proveerlo. En términos generales, los beneficios son más difíciles de medir que el rendimiento (efectividad), excepto que, en un sentido comercial, los beneficios pueden ser equiparados a una tasa de retorno de la inversión (TIR) ((ICA), 2009)

4.4

Aporte del investigador a la discusión A lo largo de la revisión teórica de esta monografía se puede establecer que la utilización y construcción de los indicadores es un proceso que puede ajustarse y establecerse según las necesidades propias de quien los plantee. Los indicadores en ese sentido son flexibles y pueden dar cuentas de “casi” cualquier cosa que se planee medir, la bibliografía da cuenta de la definición de indicadores y propuesta de indicadores de gestión, de sostenibilidad, financieros, de procesos, etc., para todo tipo de industria y organización, es rica y variada (a excepción de los archivos universitarios, claro está), y cada autor detalla y presenta un conjunto según sus necesidades y expectativas de resultados que desee alcanzar o quiera medir. Por otra parte la revisión de la metodología y los resultados alcanzados permite establecer que existe consenso entre los estudiosos del tema, que los archivos universitarios, son una fuente

de apoyo a la gestión cultural de la Universidad, que es allí donde reside los fondos necesarios para el estudio de la historia de la Universidad y, tal como lo afirma en su artículo (FLOREZ Varela, 2013) las universidades no son entes aislados de su entorno, sino que se relacionan con la sociedad que las crea y las mantiene, relación generalmente intensa, a veces tensa y casi siempre feliz. Por ello los documentos producidos o recibidos por las universidades en el ejercicio de sus funciones no dejan de reflejar, además del funcionamiento interno de la institución, el contexto social, político y cultural en que este funcionamiento se desenvuelve. Los indicadores base para cualificar “percepciones” por parte de los usuarios con respecto al grado de satisfacción, el grado de innovación de un servicio, el desarrollo logrado en determinada actividad, etc., son factibles por medio de indicadores cualitativos, entendiendo estos como aquellos que tratan de dar cuenta de una apreciación valorativa sobre situaciones o hechos abstractos. Estos indicadores además de ser una construcción, necesitan de un consenso o acuerdo entre quienes lo utilizan, a efectos de compartir su significado. Las actividades culturales donde está el accionar de los archivos universitarios, definitivamente son del alcance de este tipo de indicadores, los cuales están completamente lejos del ámbito de los negocios, así como de la prestación de servicios públicos, por ello los indicadores utilizados para los archivos universitarios tienen como objetivo primario la información sobre aspectos específicos, de este, como una unidad organizacional dedicada a aspectos relativos a la cultura en la Universidad. Sin embargo, ni los indicadores de tipo cuantitativo, ni los de tipo cualitativo, son excluyentes, esta monografía intenta demostrar que son complementarios y que pueden ser utilizados en forma simultanea para la explicación de los objetivos que se propongan. En el contexto de los archivos universitarios es válido la aplicación de indicadores de tipo cuantitativo, para que proporcionen información sobre la marcha o ejecución de proyectos, el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, el avance real de lo planeado y las desviaciones

encontradas frente a los objetivos trazados, de igual forma la aplicación de indicadores de tipo cualitativo, que permitan señalar cualidades sobre las bases acordadas, que manifiesten la valoración o apreciación que los involucrados en el proceso asignen al resultado de la medición. En este contexto se encuentran indicadores orientados a dar cuenta de los cambios que se producen en el sistema, o la evolución de la comunidad, vía implementación de las estrategias para el desarrollo e impulso de determinados servicios o actividades culturales, este tipo de indicadores deben ser calculados por ponderación sobre una escala de valoración que exprese la información buscada.

Propuesta de indicadores

4.4.1

La propuesta de construcción de indicadores de gestión como mecanismo de asignación de recursos en archivos universitarios; caso Universidad de los Andes, se basa en el modelo descrito en su libro por (Zamorano, 2008), quien plantea que toda actividad de gestión cultural debe estar inserta en una visión y misión convenientemente definidas por un plan estratégico de mediano o largo plazo. En ese entender, los proyectos que se encaren deben ser congruentes con tales aspectos. Para ello hace énfasis en los siguientes elementos, como necesarios y relacionados entre sí para la construcción de los indicadores y su encadenamiento dentro de un sistema:  Control de la gestión: Mediciones periódicas, para según objetivos fijados, ejercer correctivos necesarios ante posibles desvíos.

 Uso de la metodología de análisis de problemas, incorporando una relación entre el enfoque sistémico, y la dinámica de sistemas como método.

 Uso de diagramas causales como herramienta de ilustración.

 Incorporación de la tecnología (bases de datos convenientemente diseñadas), para la elaboración automática de los indicadores.

Los hallazgos de esta investigación desde la triangulación de las variables archivos universitarios, mecanismos de evaluación y control, y asignación de recursos, permiten aplicar esta metodología, dado que el archivo universitario de la Universidad de los Andes, cuenta con los elementos descritos, como son una reingeniería de su estructura organizacional enfocando su accionar a un centro gestor de servicios y productos archivísticos, y no un centro receptor de documentos, también la caracterización y definición de una oferta de servicios acorde a lo adelantado en otros archivos universitarios de Universidades del mundo con marcada orientación a la gestión cultural en sus Universidades, y por último la incorporación de los esquemas de gestión institucionales dentro de los procesos propios de los archivos, de tal forma que se logren economías de escala y se dinamicen los recursos financieros, para la incorporación de nuevos y variados servicios, así como el enfoque en la atención de proyectos adicionales, lejos de la productividad diaria que demandan las labores propias de los archivos. La literatura tiene un abanico importante de métricas de desempeño para diferentes necesidades, para diferentes sectores, generadas por diferentes estudiosos en estos temas, y el investigador no encuentra mérito alguno en crear un conjunto nuevo, el investigador considera que lo novedoso de esta propuesta de indicadores, no está en los indicadores en sí mismos, sino en la articulación de los existentes, ya elaborados o descritos por otros en el marco de un enfoque sistémico, y en el cual se trata el archivo universitario no como un ente autónomo que es preciso medir a partir de su propia realidad, sino como un sistema, que a su vez es parte de otro(s) sistema(s), y que a su vez lo integran otros subsistemas, y las relaciones y dinámicas que pasan en cada uno de ellas afecta el conjunto como un todo. De igual forma, este enfoque sistémico, si bien es aplicado al caso particular de la Universidad de los Andes, es una metodología que puede

ser extrapolada y utilizada por otros archivos universitarios que quieran utilizarla, incluso así tengan planteamientos, visiones, metodologías, necesidades y expectativas completamente diferentes a las aquí establecidas por el archivo universitario de la Universidad de los Andes. La revisión bibliográfica ha sido fundamental para utilizar y replantear lo existente frente a las necesidades propias del archivo universitario, con la expectativa que constituya un camino o referente para otros archivos universitarios, que encuentren en el planteamiento y conclusiones de esta monografía elementos, objetivos y servicios comunes.

Para esa propuesta se elige una combinación de metodologías. Retomando las observaciones de la revisión del marco teórico, el enfoque analítico mide pulsos específicos, está enfocado a la medición concreta de la evolución de un proceso, por medio de la comparación de periodos o la toma de mediciones en un momento determinado, etc., este enfoque permite establecer el grado de cumplimiento de los objetivos fijados y los ajustes necesarios a ser involucrados cuando se detecten desvíos.

Por otra parte el enfoque sistémico, permite establecer las relaciones de causalidad circular, que determinan e influyen en el comportamiento de cada elemento del sistema, por lo cual se obtiene una red de interrelaciones, con lo cual las interacciones de cada elemento del sistema impactan el desarrollo del todo, es decir, el sistema, de tal forma que se parte de mediciones específicas para llegar a comparativos deseables, mediciones cualitativas y medidas cuantitativas del proceso.

DIAGRAMA DE CAUSALIDAD NO. 1: RELACIONES ENTRE LOS SISTEMAS DE LA PROPUESTA

Fuente: El autor.

Este diagrama muestra que el sistema archivo universitario es parte del sistema Universidad, quien a su vez es el subsistema de servicios que se prestan por parte del archivo universitario, quienes retroalimentan y le otorgan valor agregado al sistema universidad, pues es el subsistema que permite la visibilidad de sus fondos y colecciones para la investigación sobre su actuar en la comunidad que representa. De igual forma, es el sistema universidad, quien puede influir directamente el subsistema servicios, dado que puede generar dinámicas y necesidades fuera del alcance de la función primaria del sistema archivo universitario.

DIAGRAMA DE CAUSALIDAD NO. 2: SISTEMA ORGANIZACIONAL – SISTEMAS DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

Sistema Universidad Sistema Archivo Universitario Sistema servicios

Fuente: El autor

La desagregación de los sistemas universidad, archivo universitario y servicios al usuario, muestran las dinámicas e interacciones que cada uno de ellos desarrolla frente a un todo, es importante ver que el sistema universidad, es influenciado por otro sistema aún mayor que lo otorga el marco jurídico y normativo del país, los sistemas de gestión que tienen alcance internacional, los procesos de acreditación institucional nacional e internacional, así como las recomendaciones internacionales dadas por los guías de buenas prácticas. Normatividad Leyes, decretos Buenas prácticas En Archivos

ISO 15489

Sistemas de gestión ISO 9001 - Calidad ISO 30300 - Información Archivo Universitario (Unidad Organizacional) Servicios al usuario Procesos Internos Universidad Reglamentos internos Gestión financiera Asignación recursos

También se muestran las interacciones propias dentro del sistema universidad, para efectos prácticos de esta monografía las influencias dadas por la relación de procesos internos y la asignación de recursos, que claramente ejercen límites y oportunidades sobre el subsistema de servicios del archivo universitario, que también es influenciado por las buenas prácticas internacionales que en materia de archivos y gestión documental están disponibles.

DIAGRAMA DE CAUSALIDAD NO. 3: SISTEMA GESTIÓN INSTITUCIONAL (CALIDAD) – SISTEMA ARCHIVO UNIVERSITARIO (PROCESOS)

Sistema gestión Calidad Procesos Misionales Procesos Estratégicos Proceso s Planeación Estratégica Gestión recursos Archivo Normalización Estandarización Implementación Política documental Servicios Documentales Tecnología Normatividad Leyes, decretos Buenas prácticas En Archivos

ISO 15489

Sistemas de gestión ISO 9001 - Calidad ISO 30300 - Información Archivo Universitario (Unidad Organizacional) Servicios al usuario Procesos Internos Universidad Reglamentos internos Gestión financiera Asignación recursos

Fuente: El autor.

Este diagrama muestra la relación existente entre el sistema de gestión de calidad ISO 9001 y el esquema de procesos definidos para el archivo universitario de la Universidad de los Andes.

DIAGRAMA DE CAUSALIDAD NO. 4: SISTEMA ARCHIVO UNIVERSITARIO (PROCESOS) – SISTEMA SERVICIOS ARCHIVO UNIVERSITARIO

Fuente: El autor.

Ahora bien, este diagrama muestra como los procesos establecidos en el marco del sistema de gestión de calidad, han influenciado la gesta del subsistema de servicios documentales con clara orientación hacia la función cultural del archivo universitario, sin descuidar la función propia y operativa que los archivos deben cumplir para disponer sus fondos y colecciones a la comunidad.

Sistema servicios Documentales Asesoría y Consultoría Conformación Archivo histórico Consulta y Préstamo Normalización Y estandarización Capacitación Y formación Procesos Misionales

DIAGRAMA DE CAUSALIDAD NO. 5: PROCESOS ARCHIVO UNIVERSITARIO – SERVICIOS ARCHIVO UNIVERSITARIO – NORMATIVIDAD EXISTENTE

Fuente: El autor.

Este diagrama muestra la relación inicial entre los procesos que representa cada uno de los sistemas: archivo universitario, servicios del archivo universitario, marco regulatorio que lo rige, y sistemas de gestión relacionados con la gestión documental y el manejo de la información, para complementar lo anterior, ver el anexo 1.

Si no se utilizara el enfoque sistémico como punto de análisis y diagramación de las relaciones existentes, fruto de los hallazgos entre la triangulación de las categorías y subcategorías de esta monografía, los indicadores relevantes y tomados como mediciones para esta propuesta, sucederían como mediciones aisladas de las variables generales del sistema, por lo tanto, el listado de indicadores serán categorizados en cada uno de los sistemas a los cuales hace parte.

Normalización Estandarización Implementación Política documental Servicios Documentales Asesoría y Consultoría Consulta y Normalización Y estandarización Capacitación Y formación Conformación Archivo histórico Producción o recepción Distribución Consulta Recuperación Organización Disposición final Procesos archivo Servicios archivo universitario Ley 594 de

2000

Los diagramas de causalidad muestran la relación entre los sistemas de gestión, y entre ellos, el más reconocido es el sistema de gestión de calidad, no solo porque se ha convertido en un elemento diferenciador entre la competencia (oferta educativa), sino como un símbolo de quienes lo exhiben para la oferta que demanda calidad en los servicios que recibe. Implementar un sistema de gestión de calidad es una decisión estratégica que permite describir y documentar los procesos y procedimientos que existen, mostrando la calidad como una variable importante a su entorno.

Ahora bien, para que los objetivos se cumplan y se puedan evaluar, la calidad utiliza los indicadores como fuente importante de toma de decisiones, permitiendo medir, conocer y analizar los resultados esperados, que sirven como herramienta para determinar el estado en que se encuentran los procesos13.

DIAGRAMA NO. 6. JERARQUÍA Y TIPOLOGÍA DE INDICADORES

Fuente: Laguna, Julian. Sanchez, Alexander

13 Sistema Red de Archivos e Indicadores de Gestión, para archivos, en el estado de Nuevo León, Hernández Guzmán, Doroteo Salomón.

Lo anterior ilustra la relación y jerarquía que siguen los indicadores, según el objetivo que se persiga, para esta propuesta en particular el objeto supremo está en el servicio que el archivo universitario preste a sus usuarios, no entendido el servicio como un nivel de satisfacción a un individuo especifico, sino como una estrategia global, general y continua, que permita orientar el archivo universitario como un actor importante en la oferta cultural de la Universidad. Es importante establecer la vinculación de la noción de cultura con la función de los archivos universitarios, entendido este en tres dimensiones a saber:

1. La unidad organizacional del archivo universitario como parte de una organización que

tiene una función determinada en la estructura organizacional denominada “sistema” la cual a su vez está inmersa en otras dinámicas propias de la organización que busca hacer más efectivos sus recursos “sistema de gestión” al interior de la unidad.

2. Los procesos operativos propios de su función necesarios para tener una estructura

denominada “archivo” con unos fondos y colecciones disponibles para la comunidad vía servicios.

3. La necesidad de concretar que entiende como acción cultural, desde el punto de vista de

los servicios que el archivo universitario establece para atender su comunidad, y valorar la importancia de la formación para desarrollar de manera eficiente las actividades culturales.

Tal como lo afirma en su libro (Zamorano, 2008), la sociología y la antropología son las disciplinas que dan sentido social a la cultura, al considerarla como el conjunto de valores, creencias y conductas compartidas por un sistema social. En un sentido amplio puede decirse que el hombre vive en un mundo compuesto por dos ambientes: el natural y el producido por la comunidad. Este último constituye la cultura de esa comunidad.

Siguiendo con los planteamientos de (Zamorano, 2008) , cuando afirma que en ese sentido los indicadores culturales son construcciones realizadas a partir de contenidos de las variables, que pueden brindar información sobre el desenvolvimiento cultural de una organización, el avance de la ejecución de proyectos, o realizar el control del cumplimiento de objetivos; todo ello tratando de retroalimentar con información la marcha y resultados de las estrategias, las políticas y medidas impulsadas por la organización, con el fin de influir y orientar el cambio de una determinada condición cultural del sistema social donde se aplican. De acuerdo a lo anterior, y siguiendo con los hallazgos de los diagramas de causalidad, es necesario la elección de indicadores de calidad en los procesos asociados al archivo con sus usuarios: los servicios. En el resto de casos se utilizan indicadores de gestión, específicamente de eficacia y eficiencia, lo que finalmente permite la medición de la productividad con la cual se están ejecutando los procesos dentro del archivo universitario, de esta forma se cuenta con una mirada integral y no aislada de los resultados hallados.

DIAGRAMA NO. 7. RELACIÓN DE PRODUCTIVIDAD

Fuente: Laguna, Julian C. Sánchez, Alexander. El autor Eficacia:

 Resultados  Calidad  Servicio al cliente  Impactos Eficiencia:

 Actividades  Uso de la capacidad  Tiempos del proceso  Costos operativos

PRODUCTIVIDAD

EFECTIVIDAD

Para ello se toman indicadores relevantes de los trabajos de investigación de (Duarte Leyton & Rojas Calderón, 2013) y (Rodriguez Ortega & González Folleco, 2013), quienes para los archivos de la administración distrital de Bogotá, Colombia, presentan un conjunto de indicadores de gestión propios de procesos operativos que se siguen en los archivos y que esta investigación involucra en la metodología propuesta. También es objeto de revisión y toma de algunos indicadores del trabajo los realizados por la (Mesa de trabajo de Archivos de Administración Local, 2010) quienes presentan un conjunto de indicadores que miden las funciones y procesos internos de los archivos y los servicios que presta. No se tomará la totalidad de los expuestos en sus trabajos, pero se tomarán los relevantes y aplicables a cualquier sistema de archivo, así como un conjunto de indicadores desarrollados por el investigador, que complementan y enriquecen la propuesta.

4.4.1.1 Indicadores relacionados con los procesos operativos del archivo universitario

Organización documental  Valoración de series SV: Cantidad de registros documentales valorados T1: Total de registros documentales existentes en el archivo     

Relación porcentual entre la variable "SV" y la variable "T1".

 Descripción y recuperación de documentos (1)

%SD: Porcentaje de series documentales descritas en el archivo T1: Cantidad de series documentales descritas T: Cantidad de series existentes en el archivo




:

 Descripción y recuperación de documentos (2) %SI: Porcentaje de series documentales identificadas en el archivo T2: Cantidad de series documentales identificadas T: Cantidad de series existentes en el archivo 
 



Disposición final  Porcentaje de documentos restaurados (%DR) Indicador que permite medir la relación porcentual de documentos restaurados y el total de documentos que se encuentran por restaurar TDR: Total de documentos restaurados TDAR: Total de documentos de archivo a restaurar









 Porcentaje de documentos deteriorados (%DD) Indicador que mide la relación porcentual de documentos deteriorados y el total de documentos que se encuentran en el depósito de archivo.

TDD: Total de documentos deteriorados TDDA: Total de documentos del depósito de archivo.









Selección documental  Determinar el nivel de ocupación de los depósitos para la planificación y organización de los espacios, según aspectos relacionados.

C: Porcentaje de metros lineales u otra medida (unidades de instalación, unidades documentales, metros cuadrados, metros cúbicos, etc.) eliminados o transferidos en el año. A: Número de metros lineales u otra medida (unidades de instalación, unidades documentales, metros cuadrados, metros cúbicos, etc.) eliminados/transferidos en el año T: Total de metros lineales u otra medida (unidades de instalación, unidades documentales, metros cuadrados, metros cúbicos, etc.) del archivo.







Variación del nivel de ocupación del archivo en un periodo de tiempo !"#!$#%&







4.4.1.2 Indicadores gestión de recursos en el archivo universitario

Talento humano

 Indicador que permite medir la relación porcentual entre los Auxiliares en Archivística por cada Archivo de Gestión en la Entidad.

Porcentaje de personal con titulación en archivística o afines por total de archivos de Gestión en la entidad (%AAG) AXJ: Número total de personal con titulación en archivística (J) indica que el indicador puede establecer la relación de técnicos, profesionales o auxiliares. AG: Número total de Archivos de Gestión en la organización. '

()

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 Porcentaje de personal con funciones de archivo capacitados (%FCT) Indicador que permite medir la relación porcentual de funcionarios capacitados en temas relacionados con archivos (independiente de su formación) (i), por el total de funcionarios capacitados en un periodo t.

i=1 Procesos Internos.

i=2 Valoración Documental.

i=3 Conservación Documental.

i=4 Procesos Técnicos de Archivo.

FCAT: Numero de funcionarios capacitados por tema (i). TFCA: Total de funcionarios capacitados de archivo.

* +

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* 


 Porcentaje de funcionarios con funciones de Archivo (%FA) Indicador que mide la relación porcentual entre la cantidad de funcionarios con funciones de archivo y el total de funcionarios en la entidad.

MA: Total de funcionarios con funciones de Archivo. FA: Total de Funcionarios en la entidad.

*

,

*


Infraestructura física  Porcentaje de espacio ocupado en el depósito de archivo (%EODA).

Indicador que establece el porcentaje de área ocupada en los depósitos de archivo AOE: Área ocupada en metros cuadrados ADC: Área disponible construida en depósitos de archivo en metros cuadrados.

-.

.-


(


 Porcentaje del área de archivo (%AAR)

Indicador que establece la relación entre el área de archivo con respecto al total del área construida de la entidad.

TM2 AR: Total de metros cuadros de área de Archivo (diferenciar R que corresponde a: archivo gestión, central e histórico) TM2 E: Total de metros cuadrados de área construida de la Entidad 

,
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 Indicador ocupación de los depósitos Grado de ocupación: Porcentaje del volumen de documentos que custodia el archivo sobre la capacidad total de los depósitos


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Conocer el grado de ocupación de los depósitos y la previsión de necesidades de espacio a corto o largo plazo.

 Indicador Crecimiento anual de documentos Grado de crecimiento: Porcentaje de unidades de medida que aumentan anualmente en el archivo en relación con las unidades de medida que se custodian. Esta fórmula debe establecerse en un período determinado de tiempo.


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Conocer el grado de crecimiento del volumen documental que permita realizar previsiones de las necesidades de espacio en los depósitos y poder planificar mejor las tareas del archivo.

 Total de donaciones recibidas en un período de tiempo: Evolución del crecimiento de los fondos o colecciones que hacen parte del archivo en un periodo de tiempo determinado, también es posible la utilización de esta medida para comparativos de tiempo.

 Equipamiento

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Este indicador debe estar siempre en 1, de lo contrario, si es menor a 1 indica que la función de visibilidad y difusión del archivo es deficiente, pues no se cuenta con los elementos necesarios para ello.

Financieros

 Participación del presupuesto de la Entidad frente al asignado al área de Archivo (%PE) Indicador que permite medir el porcentaje asignado a la entidad frente al presupuesto Asignado al Archivo.

PE: Presupuesto de la Entidad PA: Presupuesto del Archivo

-

-





 Variación porcentual del presupuesto del Archivo (VPA) Indicador que permite medir la variación porcentual del presupuesto del Archivo con relación al periodo inmediatamente anterior PA: Presupuesto del Archivo t: Presupuesto periodo actual.

t-1: Presupuesto periodo anterior


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 Porcentaje de presupuesto asignado para preservación documental (%PAPD) Indicador que permite medir la relación porcentual de presupuesto asignado para la preservación de documentos por el total del presupuesto asignado para el archivo. TPLD: Total de presupuesto para la preservación documental. TPAA: Total de presupuesto asignado para el archivo



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 Presupuesto disponible actual / Presupuesto necesario: La medida de 1 indica saneamiento financiero, menor a 1 indica déficit, superior a 1 indica superávit. Entiéndase que este indicador incluye todas las fuentes de financiación que se tengan disponibles. Este indicador puede utilizarse para una mirada global del archivo universitario, o para la revisión de situaciones particulares.

 Recursos adicionales vía donaciones o aportes / presupuesto disponible: Esta relación indica la gestión que se hace en labores de autofinanciación con externos.

4.4.1.3 Indicadores ambientales

Lo ideal es que estos indicadores en su totalidad fueran razones iguales a 1, dado que medidas menores o mayores a la unidad significa que no se cumple con lo establecido en la norma y por ello hay que ajustar los equipos reguladores, ya sea para evitar daños físicos en los documentos como hongos, proliferación de plaga, deterioro acelerado de los documentos, etc., lo cual significa para la organización inversiones adicionales de dinero.  Medida de humedad relativa / Humedad relativa establecida:

 Medida de temperatura / Medida de temperatura ideal

El conjunto de indicadores anteriores, son de tipo cuantitativo, y permiten observar datos e información de gestión de resultados básicos sobre cualquier tipo de archivo, estos indicadores pueden ser extrapolados en archivos de gestión y archivos centrales. Se presenta una propuesta que mide aspectos generales como son:

 Indicadores asociados a la operatividad propia de los archivos como organización documental (procesos técnicos)  Indicadores asociados a la gestión administrativa (Personal, Infraestructura y recursos económicos) de los mismos.

 Indicadores asociados al mantenimiento y preservación de sus contenidos (fondos y/o colecciones).

Los anteriores indicadores pueden ser complementados según las necesidades propias de cada archivo en particular, esta propuesta busca ilustrar aspectos comunes a todos y presenta una propuesta que en una primera versión cubre los aspectos generales, en ningún caso debe tomarse como medidas definitivas ni absolutas, son plenamente configurables y complementarios.

En este apartado no se incluyen indicadores asociados a la función cultural de los archivos universitarios, los cuales son de tipo cuantitativo, esto obedece a percepciones de los usuarios, por lo anterior, los indicadores presentados en este sentido, cada archivo universitario con interés en la función cultural de sus contenidos debe personalizarlos y establecer los parámetros de comparación adecuados y ajustados a sus propias realidades, para que de esta forma los parámetros de resultados propuestos aquí tengan aplicabilidad en cada uno de los archivos universitarios que los acojan y consideren relevantes y pertinentes para sus funciones.

4.4.1.4 Indicadores de servicio

 Variación porcentual de los requerimientos recibidos por tipo de usuario VRt Indicador que permite medir la variación porcentual de requerimientos recibidos por tipo de usuario (i) con respecto al periodo inmediatamente anterior.

Rt: Requerimientos por tipo de usuario (i). Donde i1 = usuario interno i2 = usuario externo

 7

77

77  



77  




 Porcentaje de Capacitaciones Atendidas (%CR) asociadas a las necesidades de formación que persigue cada archivo universitario de su comunidad.

Indicador que permite medir la relación porcentual entre el número de capacitaciones atendidas y total de solicitudes.

CA: Capacitaciones atendidas.

TS: Total de Requerimientos que recibe el archivo









 Cantidad de asistentes / Total personal inscrito en la capacitación  Cantidad documentos digitalizados y puestos a disposición en la web / total documentos en el archivo histórico  Consultas atendidas / Total requerimientos recibidos  Consultas insatisfechas / Consultas atendidas  Total de consultas recibidas / Total de usuarios registrados  Horas de capacitación dictadas / Total de horas disponibles en un periodo de tiempo

El anterior conjunto de indicadores si bien presentan datos concretos, es necesario que el archivo universitario, establezca los parámetros de comparación necesarios según sus propias realidades. Es decir, fijar las escalas de valoración frente al grado de “percepción” 14 que pueda definir el usuario, según los parámetros dados por el indicador. Es importante también mencionar que estas escalas de valoración cambian de un archivo universitario frente a otro, así como también los parámetros de tiempo. Los indicadores aquí gestados son referenciales y pueden ser complementados con sus propias realidades.

14 Indica el grado de aceptación de un individuo frente a determinado resultado comparado con un criterio previamente establecido y conocido por este.

5. Conclusiones

5.1

Desde la teoría El marco teórico muestra que hay bastante información relacionada al uso de los indicadores de gestión para la medición de diversos temas y en diferentes áreas de las organizaciones, también es comprensible el uso de los mismos y su incorporación en los diferentes esquemas de gestión que hoy en día utilizan las empresas, y que las universidades como agentes de un sector productivo no son ajenos a ellos, como los sistemas de balance de carga, los cuadros de control de mando, los esquemas de asignación de recursos, los esquemas de medición de costos, etc., es válido y cierto que un buen conjunto de indicadores de gestión permite el seguimiento de aquellos elementos que se consideren claves en la actividad u objetivos de una organización, los indicadores deben servir de herramienta, por un lado, en el proceso de toma de decisiones, es decir, con carácter anterior, y también en el ejercicio del control de resultados, con carácter posterior, de modo que sean, por tanto, indicadores de resultados y no tanto indicadores de procesos. También es claro que los indicadores deben ser pocos en número, sencillos de fácil obtención y medibles, de otra forma, en lugar de ser apoyo para la gestión, pueden convertirse en una herramienta que demora la ejecución del proceso, por otro lado también es importante la socialización de los mismos con los colaboradores, pues la implementación de este tipo de medidas indicativas, ejercen una especie de resistencia natural a su medición e incorporar datos no reales, para justificar la obtención de los resultados, en este último caso, pueden perjudicar el proceso en lugar de apoyarlo.

En cuanto a los archivos universitarios, la literatura es generosa en su conceptualización como el centro por excelencia para el estudio de la historia de los centros educativos que los contienen, también es importante la literatura y escritos existentes referentes a sus procesos

internos, las posibilidades de investigación, el aporte de sus fondos al conocimiento de la universidad y su aporte a la construcción de la sociedad a la cual pertenece. Por otra parte, los continuos avances tecnológicos y su aplicación al tratamiento y gestión de la información han modificado los comportamientos de los usuarios o clientes del archivo universitario. Esto a su vez genera que los profesionales encargados de la dirección en estas unidades reformulen la manera de preparar y presentar la información de sus archivos, procurando rentabilizar los escasos recursos, ajustando sus fondos y colecciones a las necesidades de información que sus clientes demandan, incorporando herramientas de gestión y administración para sus unidades de tal forma, que brinden información sobre su desempeño y contribución de la universidad a terceras partes interesadas de esta información.

Es necesario, por tanto, enfocar la atención sobre la implementación de mecanismos y estrategias de gestión al interior de los archivos universitarios y como esta se ve reflejada en todos sus aspectos:

 Como unidad organizacional que hace parte y debe contribuir a el sistema y condicionamiento dado por la Universidad,  Como actor productivo en la rentabilidad de sus recursos vía gestión administrativa y financiera,  Como agente eficiente en la operación propia ajustado al cumplimiento de sus funciones y actividades; Todo ello con el único objetivo de optimizar sus recursos, facilitar la consecución de los recursos necesarios para su operación, visibilizar, dinamizar y prestar los mejores servicios a su comunidad.

5.2

Desde la metodología Como se describe anteriormente, los Archivos universitarios no sólo disponen de una gran cantidad de fuentes de primera mano, que van más allá de las de la propia institución universitaria, sino que cada vez en mayor medida son ordenadas, clasificadas, catalogadas y dispuestas para su consulta por parte de los investigadores en general, y por supuesto, son una fuente de indispensable consulta para ellos ya que constituyen una parte fundamental del patrimonio educativo. Es precisamente, este punto, lo que da origen al planteamiento de esta monografía, relacionado sobre la forma de enviar señales de mejoramiento, de gestión y aprovisionamiento de calidades, que den testimonio e información a terceros sobre sus actos, de tal suerte que estas unidades entren en la competencia por recursos de organismos interesados en la salvaguarda del patrimonio documental del país, que en buena parte puede encontrarse en los contenidos que salvaguarda el archivo universitario.

La articulación del archivo universitario como fuente de servicios culturales resulta ser un elemento diferenciador, existe consenso entre quienes escriben sobre la necesidad que los servicios del archivo universitarios estén enfocados al usuario, pero la aplicación de ello no es una práctica generalizada, es muy común que la oferta de servicios esté más enfocada en los procesos operativos propios de la archivística, necesarios y prácticos para garantizar la disposición de sus fondos y colecciones, así como el mantenimiento de la confidencialidad que parte de sus contenidos deben tener como garante y testimonio de las actuaciones de sus albaceas en el tiempo.

La elaboración y articulación de la oferta de servicios, que sustenta esta monografía, con la revisión de lo que hacen otros pares académicos en el mundo con referencia a sus archivos, es una experiencia enriquecedora y sobre todo garante, de que lo propuesto para el archivo universitario de la Universidad de los Andes, está en completa sincronía con las mejores prácticas

optadas por archivos universitarios de países considerados del “primer mundo”. Adicional a ello, y una vez definida la oferta de servicios para el archivo universitario, la comparación con la oferta de servicios archivísticos que el mercado colombiano tiene establecido para el sector, permite brindar una garantía a la Universidad de los Andes y a su comunidad que su archivo universitario, tiene un portafolio de servicios que ha contemplado las mejores prácticas internacionales y cumple con cualquier otro servicio que el mercado nacional pueda ofrecerle para la gestión, disposición y conservación de su memoria institucional. No es un secreto que los sistemas de mejoramiento continuo o gestión de calidad se han convertido en elementos diferenciadores y de canalización de recursos, hacia aquellos que gocen de su reconocimiento, las Universidades no son ajenas a ese proceso, son cada día más las entidades que deciden iniciar los procesos de acreditación tanto nacional como internacional, para que puedan exhibirse frente a la oferta educativa, como universidades de calidad. Los organismos nacionales e internacionales, cuentan con una serie de medidas indicativas o características de revisión y evaluación por parte de sus pares académicos, que permitan cuantificar el proceso de obtención de la certificación de calidad. Las condiciones de calidad pueden ser entendidas como indicadores de desempeño que deben ser alcanzados para legitimar un programa académico; en tal sentido, son la base para garantizar a la sociedad que un determinado programa tiene los requisitos y condiciones que las comunidades académica, profesional y disciplinar ha establecido como propios de la naturaleza de dicho programa. Estas condiciones de calidad garantizan que, un programa académico corresponde a su naturaleza en un contexto institucional que le favorece y puede ser ofrecido a la sociedad. Lamentablemente estas condiciones o características de calidad poco o nada dignifican o presentan el archivo universitario como una fuente de información, o requisito que la Universidad debe cumplir para ganar escalafón, y resulta una pena, pues los contenidos asociados a la memoria institucional de un centro universitario, la

información asociada a los profesores, estudiantes y administrativos que han sido parte activa en la construcción de la Universidad, la documentación relacionada con el quehacer jurídico y financiero de la Universidad en el tiempo, la información relativa a las decisiones y políticas de los entes de Gobierno, sin nombrar a la información relativa a la conceptualización y evaluación de los programas académicos, constituyen una nutrida e invaluable fuente de información, que ninguna otra unidad en la Universidad puede conservar en forma articulada, ordenada y apegada a las buenas prácticas, que emiten organismos internacionales como el ISO15, y la normatividad en materia documental del orden nacional emanadas por el órgano rector en esta materia, que en Colombia es el Archivo General de la Nación.

Si bien no en el mismo contexto y características propias de lo expuesto en este trabajo, el Archivo General de la Nación por medio de su comité técnico sectorial de Archivos de Instituciones de Educación Superior, ha venido adelantando una labor de dignificación, socialización y presentación del archivo universitario como fuente de partida y consulta de aspectos relacionados con los criterios de acreditación institucional, si bien es un punto de partida, también es un tema que demanda tiempo, recursos y sobre todo visibilización por parte de quienes ejecutan estos procesos.

5.3

Desde los resultados

El análisis - observación de cualquiera de los modelos de gestión elegidos por la organización, así como la incorporación de criterios que aporten orientaciones en cuanto a su presentación y contenidos, contribuye a disminuir la incertidumbre natural, proporcionando además referencias de evaluación de las actuales experiencias. Todas estas herramientas

15 International Standard Organization

administrativas, proporcionan datos, información, resultados, los cuales son necesarios de armonizar, homogenizar (hasta donde sea posible) de tal forma que su lenguaje y principios sean útiles, dinámicos, amplios y generales para la Universidad u otro tipo de organización, según convenga, esta operación de armonización, es la denominada estandarización. Estandarizar es el proceso de unificar metodologías y conceptos con el propósito de establecer clasificaciones que ayuden a la comparación16. El proceso de unificación, genera un lenguaje común para el colectivo de usuarios, este lenguaje es organizado y presentado en forma de nomenclatura; entiéndase nomenclatura17 como un conjunto de denominaciones, reglas y signos utilizados para la identificación única de las categorías de una clasificación. De igual forma, clasificación18 es una agrupación de fenómenos u objetos, en conjuntos parecidos de acuerdo con criterios previamente establecidos y según el uso que tendrá el esquema de clasificación utilizado en la organización.

La normalización, estandarización, clasificación, organización, dentro de la perspectiva de la gestión documental, es el proceso inicial que permite tipificar los documentos o contenidos que se gestan en la Universidad, de tal forma que desde la misma conceptualización de los documentos se tenga conocimiento de su existencia, y se inicie con el proceso de salvaguarda y gestión propia de la construcción de la memoria, normalmente en este primer ámbito sin importancia, pero con seguridad de gran relevancia para el futuro próximo y las generaciones venideras. Esta conceptualización de considerar la gestión documental en un actor de primer orden en la organización, conlleva diferentes cambios en los paradigmas que hasta el momento se han construido en el colectivo social del archivero como custodio, del personal del archivo como

16 Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Normalizaci%C3%B3n . Consultado el 27 de Octubre de 2014

17 Fuente: http://www.rae.es . Consultado el 27 de Octubre de 2014

18 Fuente: http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Clasificaci%C3%B3n&oldid=55886526 . Consultado el 27 de Octubre de 2014

personas sin cualificaciones técnicas o profesionales en la materia, y del archivo como “bodega de documentos” o centro receptor de documentos, donde disponer el “archivo muerto”, contrario a ello esta visión de la gestión documental, establece que el archivero no es un espectador, es en la gestión documental, donde sus cualificaciones profesionales son necesarias de mostrar, con la masificación del uso de la tecnología, el papel de custodio y guardián de información es relegado a un segundo o tercer plano. En palabras de CRUZ MUNDENT (2006, 33) “el archivero es un actor, no un guardia, un transformador, no un custodio… el archivo no es un apacible retiro para profesionales o eruditos, es un crisol de experiencia humana...”, la gestión documental no es archivo, el archivo es un resultado, allí se encuentra la evidencia material de una adecuada gestión de información. Definitivamente la gestión documental es un proceso que todo funcionario debe realizar para garantizar la transparencia administrativa y demostrar sus actuaciones en el desarrollo de sus actividades. Es por ello que los documentos no pueden ser categorizados como prueba o como memoria, son ambas cosas, como lo afirma S.MCKEMMISH, 2001, 352)7 “… es su naturaleza probatoria la que los distingue de otras formas de información documental, y les permite jugar su papel en la conformación de la memoria e identidad institucional”. Y es por ello que las actividades de normalización, clasificación y organización son tan importantes, pues son la base para que a partir de allí se genere y geste toda la gama de servicios que el archivo puede dejar a disposición de sus usuarios, para el deleite y disfrute de sus contenidos, por quienes requieran de sus historias. Por otra parte, los resultados también presentan la necesidad de que los archivos universitarios, para efectos de la difusión y divulgación cultural en la cual deben ser parte activa en la Universidad, están en la obligación de buscar fuentes de financiación diferentes (autofinanciación), mediante patrocinios, alquiler de espacios, consorcios, participación en proyectos de financiación especiales y/o cobro de determinados servicios y productos,

necesariamente los archivos universitarios deben replantear su función como “almacenadoras” de datos, documentos y libros para convertirse en unidades de apoyo a la producción de conocimiento y la innovación y desarrollo, que a partir de sus historias pueda gestarse. De lo contrario, están expuestos al cierre de los mismas, o la contratación de terceros especializados por quedarse en lo tradicional, que ofrezcan un valor agregado a esa visión de competitividad que hoy día tienen la universidad en términos de reducción de costos y eficiencia en sus servicios, diferentes a aquellos asociados a la principal que es la formación.

Los términos de eficiencia, eficacia, productividad, competencia, esquemas de gestión, indicadores y métricas de desempeño, para esta monografía no deben ser entendidos única y exclusivamente como esquemas traídos de la administración a los archivos universitarios, deben ser entendidos como esquemas conjuntos de trabajo que apoyan la labor del archivo universitario como unidad organizacional, que hace parte de un sistema organizacional llamado universidad, y que a su vez tiene una función importante por cumplir enfocada a la promoción y difusión de la cultura de la comunidad a la cual sirve.

El conocimiento que los archivos universitarios deben tener de su entorno y contexto en el cual están inmersos, desde la perspectiva de las condiciones del mercado y de la comunidad en la cual hacen parte, así como de las necesidades de sus públicos; sin descuidar la planeación estratégica, la organización y dirección eficiente de sus recursos; y el control y evaluación constante de su desempeño organizacional; buscando con todo ello, ser más eficientes, eficaces y competitivos; un archivo con un enfoque social o cultural sin una adecuada administración (gerencia, planeación, estrategia, mercado, etc.,) no logra todo el impacto y pertinencia en su entorno que podría lograr a partir de sus escasos recursos; de la misma forma que una organización empresarial que no hace un aporte a la sociedad a la cual pertenece, más allá de una

oferta de bienes y servicios, no apoya en la construcción de un entorno sostenible para el bien de la sociedad, de la cual se lucra y que por ende necesita..

5.4

Desde el investigador

Las estrategias que a la Universidad de los Andes le ha permitido desarrollar y evolucionar el archivo universitario son:

 La capacitación constante de sus colaboradores directos.

 Las labores de capacitación, divulgación y formación de usuarios en materia archivística, siempre enfocadas a las necesidades particulares de información de su público objetivo.

 El acompañamiento directo y personalizado sobre los responsables de la administración y operación de los archivos de gestión por parte de recurso humano con conocimiento, experiencia, y un plan de trabajo concreto que le otorga un manto de profesionalismo al proceso.

 La contratación de personal especializado en materia archivística. Son estos elementos diferenciadores los que han marcado la diferencia en el quehacer archivístico en la Universidad de los Andes, obviamente, para la administración central ha demandado un flujo de recursos económicos importantes, en términos de capacitación a sus funcionarios, profesionalización de la planta de personal, adquisición de infraestructura y mobiliario adecuado, etc. Sin embargo, la cualificación y cuantificación de los beneficios en materia de acceso y disposición inmediata a la información, transparencia administrativa, ahorro de dinero por pleitos jurídicos por no contar con las evidencias de sus actos ante terceros (pérdida

de información institucional) y el reconocimiento social, por el aporte que la Universidad le da a la sociedad salvaguardando sus actos para la investigación de generaciones futuras, hacen que estos recursos, sean inocuos, frente a los beneficios que el archivos universitario organizado y transparente le brinda, a sus clientes internos y externos.

Las organizaciones, independiente de su naturaleza jurídica o sector productivo, generan o reciben información, materializada en forma de documentos (en soporte papel o digital), a su vez estos son acumulados en el tiempo por su valor testimonial o su valor histórico, y estas agrupaciones son los que componen las estructuras físicas conocidas como archivo. Para el caso de las Universidades, esta dinámica no es diferente, los archivos universitarios son testimonio de los actos administrativos, la investigación y el aporte social que la Universidad ha dado al país en el tiempo y su impacto en la sociedad a la cual pertenece, sostener esta responsabilidad demanda recursos.

No es un secreto en el quehacer archivístico que, con un programa de gestión de documentos estructurado, la institución puede controlar la calidad y cantidad de los documentos que genera y mantiene en sus archivos para atender sus necesidades, así como seleccionar y descartar la información que carece de valor a largo plazo. Para lograr con ello importantes relaciones costo/beneficio en la administración y gestión de los esquemas de archivo, pues racionalizando la producción de los documentos, el costo por metro lineal de custodia es ajustado a las necesidades, a la política y disposiciones institucionales, así como las nacionales de estricto cumplimiento, que pesen sobre los documentos que genera y sobre los cuales la política de conservación, se establezca a mediano o largo plazo.

Cuando se habla de rentabilidad19, es común entre la sociedad, que la rentabilidad se mide desde un punto de vista económico, básicamente por los beneficios, ganancias o rentas que se generan por el proceso de intercambio de bienes o servicios entre el prestador y el consumidor. El éxito o fracaso de las empresas está condicionado a la generación de rentabilidad, y por supuesto mientras más rentable sea una empresa, mayor éxito y posición en el mercado tendrá. Lamentablemente el hablar de rentabilidad es hablar únicamente de beneficios tácitos de tipo cuantitativo, generando un corte o sesgo importante entre aquellas áreas en la organización que generan ingresos y aquellas que son consideradas gastos, como es el tema del archivo universitario, por ello es importante medir la rentabilidad en términos cualitativos, cuyo aporte finalmente se traducirá en un beneficio cuantitativo. Ahora bien, gracias al aporte y labor realizada por las unidades consideradas gasto, como es el caso del archivo universitario, las unidades rentables generan ingresos. En el caso de la Universidad, las unidades académicas, los centros de investigación y todas aquellas áreas dedicadas al cumplimiento de la función de formación son aquellas que generan ingreso, pero también lo hacen gracias a aquellas que generan gasto, como es el caso del archivo universitario. La pregunta obligada en este caso, es ¿cómo una labor que simplemente se limita a guardar y entregar documentos puede apoyar el proceso de generación de ingresos? Esta visión de lo que significa un archivo, es lo que ha llevado a colocar personal sin preparación alguna, con sueldos bajos y con poco o nada criterios de innovación, condenando los archivos a espacios con poco reconocimiento, con labores netamente operativas, sin inversión en infraestructura, equipamiento, y mucho menos contratación de personal con visión de empresa, que lleve a los archivos a otro estadio diferente como agentes dinamizadores de cambios.

19 Entiéndase rentabilidad como la capacidad para generar renta. Ver diccionario de la Real Academia Española www.rae.es . Consultado el 27 de Octubre de 2014

Para establecer el apoyo en términos de rentabilidad que presta un archivo, es preciso revisar el tema desde dos perspectivas, desde el punto de vista cuantitativo y desde el punto de vista cualitativo.

Desde el punto de vista cuantitativo, los indicadores de gestión orientados a la operación y al proceso, brindan información de que tanto se hace con los recursos asignados, y poder encontrar los aspectos de mejora y rentabilizar los recursos asignados. Su principal y única medida de comparación es el costo del dinero en cada producto o resultado en un momento determinado de tiempo.

Desde el punto de vista cualitativo los indicadores de servicio brindan una visión diferente de la rentabilidad de los procesos de atención al cliente, el beneficio de encontrar los documentos o información que busca dentro de los tiempos establecidos para atender un requerimiento judicial, encontrar las pruebas para soportar una reclamación laboral o sustentar los pagos realizados sobre deudas pasadas (Por ejemplo: temas de seguridad social, impuestos, multas asociadas a relaciones contractuales, etc.), no son fáciles de cuantificar cuando gracias a los procesos de valoración, clasificación, descripción y organización que se han realizado previo a la ocurrencia de los hechos, permiten el ahorro de estos pagos, que de otra forma por no contar con la documentación se hubiera tenido que incurrir, o el tiempo empleado por alguien buscando sobre montañas de documentos sin criterio de organización alguno.

El servicio de contar con documentos que hablen o cuenten sobre hechos pasados y relevantes en este momento de la historia, tampoco es cuantificado, así como el proceso de crear hoy la historia que se contará mañana.

El servicio de acceso a los documentos en muchos casos tiene un costo, sin embargo el mayor ingreso deviene de la reproducción o copias de estos, ingreso cuyo margen es mayor o menor en función a la antigüedad que tienen los documentos

Otro indicador de servicio, es el relativo al acceso que se tiene a los documentos pues de esto depende inclusive la toma de decisiones en forma inmediata, decisiones que pueden generar grandes dividendos o simplemente dejar de percibirlos. Realmente el hecho de mantener un archivo de gestión organizado y depurado, significa más un beneficio que un gasto, pues alejaría de apuros a quienes deban tomar una decisión en función a la información que se maneja. Como resultado de todo este proceso de revisión, pero que tampoco es el alcance de esta investigación, pero se sugiere para futuros investigadores que deseen desarrollar el tema de rentabilidad en los archivos, surgen las siguientes inquietudes, y que es necesario que los archivos universitarios empiecen a tener claro:

1. ¿Cuáles son los costos fijos y variables de sus servicios?

2. ¿Cómo asignar recursos a las diferentes funciones, programas, planes o departamentos

que componen su estructura jerárquica?

3. ¿Cómo puede mejorar u optimizar sus recursos?:

a. ¿Mejorando la relación costo-beneficio de(los) servicio(s)?

b. ¿Implementando un plan de recuperación de costos?

4. ¿Cómo puede generar nuevos recursos?:

a. Vía cobro de productos o servicios tradicionales

b. Vía desarrollo de nuevos productos o servicios

Para establecer cuáles son los costos de una institución archivísticas, a menudo se inicia comparando los presupuestos de instituciones archivísticas similares, sin embargo, esta medida no es realmente la más adecuada, algunos archivos incluyen costos por depreciación de sus instalaciones, mobiliario y equipos, otros dan mayor relevancia al costo de custodia por metro lineal de documentación física, sin embargo, no es lo mismo el costo por metro lineal de

documentos tradicionales, al costo por metro lineal en archivos que tengan colecciones especiales como mapas, fotografías, planos, etc. Otros archivos, pueden incluir costos por cambio o actualización de unidades de almacenamiento, las cuales deberían ser tratados como proyectos especiales. Otros archivos pueden dar mayor relevancia a la inversión en tecnología. Los costos de personal, donde es necesario identificar los componentes de salarios y beneficios, el número total de personal vinculado y la modalidad de contratación; independiente a estas consideraciones, estos costos, fácilmente son las dos terceras partes del presupuesto total en cualquier institución archivística ((ICA), 2009).

El anterior panorama, muestra que los servicios archivísticos, aunque son generalizados en cualquier institución archivística, no pueden ser costeables de una forma fiable y que su estudio es aún necesario, es preciso tener en cuenta un cumulo de variables asociadas al tamaño, proyectos, personal, comunidad a la que sirven, volumen y características de la documentación, procesos de organización y uso de tecnología, cultura organizacional, etc., factores que inciden realmente en la estandarización de las variables a considerar en los procesos de costeo, así como los indicadores y obtención de datos para su medición y evaluación en términos de dinero o impacto a la comunidad que sirven. Las comparaciones presupuestales no dan una muestra real de los costos de operación de una institución archivística; en cambio, esta revisión arroja únicamente que una institución archivista tiene más o menos recursos a su disposición que otra. Para hacer estudios de los costos de un producto o servicio y/o establecer una tabla de precios competitiva en el sector, es decir, para aplicar adecuadamente una tarifa o un precio público a un servicio determinado en las instituciones archivísticas, es necesario conocer, en primer lugar, qué costo tiene ese servicio (PERDOMO BURGOS). Para determinar el costo, es preciso establecer una relación entre el nivel de rendimiento del servicio o producto (efectividad) y los costos asociados para alcanzar este nivel. Varios métodos alternativos pueden ser usados

para obtener un nivel de rendimiento particular, y eso puede ser costeado. Lo que se refiere a la relación costo-beneficio, que no es otra cosa diferente a establecer la relación entre el beneficio de un producto particular o servicio que le es entregado al cliente o consumidor y el costo en el cual incluye la institución archivística para proveerlo. En términos generales, los beneficios son más difíciles de medir que el rendimiento (efectividad), excepto que, en un sentido comercial, los beneficios pueden ser equiparados a una tasa de retorno de la inversión (TIR) ((ICA), 2009). En los archivos universitarios, hay abundante material susceptible de ser reutilizado y que debe valorarse cada vez que se presente un nuevo proyecto. Por ejemplo, el uso del material editorial, para ofertar a empresas del sector editorial y de comunicaciones (periódicos, revistas, centros públicos, etc.). O la reutilización de fotografías en obras de referencia (tan sólo los precios de las imágenes en las fototecas comerciales para uso editorial, justifica la existencia del archivo fotográfico). En el caso del proceso de digitalización las posibilidades son amplias, este proceso conlleva una buena gestión y organización de los documentos físicos, acompañado de una minimización de los movimientos de los mismos, permite el consumo y reutilización de los contenidos documentales para hacerlos más accesibles y dinámicos a una masa mayor de usuarios, como es el caso del contenido de publicaciones científicas y textos de investigación, todo este tipo de revisiones posibilita la comercialización.

6. Referencias

(ICA), I. C. (2009). FINANCING ARCHIVAL SERVICE. LONDRES, NUEVA ZELANDA:

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ANEXO 1

DIAGRAMA NO. 8. RELACIÓN PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ENTRE LEY 594 DE 2000, DECRETO 2609 DE 2012, NTC ISO

15489, NTC ISO 30301

LEY 594 DE

2000 //

Articulo 22

ISO 15489

DECRETO 2609

ISO 30301

Producción o recepción

9.1 Determinación de los

documentos que deberían incorporase al sistema // 9.2 Establecimiento de los plazos de conservación // 9.3 Incorporación de los documentos // 9.5 Clasificación // 9.7 Acceso // 9.10 Documento de los procesos de gestión de documentos de archivo Planeación // Producción // Valoración A.1.1 Determinar que documentos, cuando y como deben ser creados y capturados en cada proceso de negocio // A.1.2 Determinar la información sobre el contenido, contexto y control (metadatos) que debe incluirse en los documentos // A.1.3 Decidir en qué forma y estructura se deben y capturar los documentos // A.1.4 Determinar tecnologías apropiadas para crear y capturar documentos // A.2.1 Determinar qué información de control (metadatos) debe crearse en los procesos de gestión de documentos y con ose vinculara con los documentos y gestionara a lo largo del tiempo // A.2.5 Establecer las condiciones de administración y mantenimiento de las aplicaciones de gestión de documentos Producción o recepción

9.1 Determinación de los

documentos que deberían incorporase al sistema // 9.3 Incorporación de los documentos // 9.5 Clasificación // 9.7 Acceso // 9.10 Documento de los procesos de gestión de documentos de archivo Planeación // Producción A.1.1 Determinar que documentos, cuando y como deben ser creados y capturados en cada proceso de negocio // A.1.2 Determinar la información sobre el contenido, contexto y control (metadatos) que debe incluirse en los documentos // A.1.3 Decidir en qué forma y estructura se deben y capturar los documentos // A.1.4 Determinar tecnologías apropiadas para crear y capturar documentos // A.2.1 Determinar qué información de control (metadatos) debe crearse en los procesos de gestión de documentos y con ose vinculara con los documentos y gestionara a lo largo del tiempo // A.2.5 Establecer las condiciones de administración y mantenimiento de las aplicaciones de gestión de documentos

Producción o recepción

9.1 Determinación de los

documentos que deberían incorporase al sistema // 9.3 Incorporación de los documentos // 9.5 Clasificación // 9.10 Documento de los procesos de gestión de documentos de archivo Planeación // Producción A.1.1 Determinar que documentos, cuando y como deben ser creados y capturados en cada proceso de negocio // A.1.2 Determinar la información sobre el contenido, contexto y control (metadatos) que debe incluirse en los documentos // A.1.3 Decidir en qué forma y estructura se deben y capturar los documentos // A.1.4 Determinar tecnologías apropiadas para crear y capturar documentos // A.2.1 Determinar qué información de control (metadatos) debe crearse en los procesos de gestión de documentos y con ose vinculara con los documentos y gestionara a lo largo del tiempo Consulta

9.8 Trazabilidad

Gestión y tramite A.2.5 Establecer las condiciones de administración y mantenimiento de las aplicaciones de gestión de documentos Consulta

9.8 Trazabilidad

Gestión y tramite A.2.5 Establecer las condiciones de administración y mantenimiento de las aplicaciones de gestión de documentos Organizació n // recuperaci ón

9.4 Registro // 9.6

Almacenamiento y manipulación Organización A.2.2 Establecer las reglas y condiciones para el uso de los documentos a lo largo del tiempo // A.2.3 Mantener la usabilidad de los documentos a lo largo del tiempo // A.2.4 Establecer la disposición / eliminación autorizada de los documentos Organizació n // recuperaci ón

9.4 Registro // 9.6

Almacenamiento y manipulación Organización A.1.1 Determinar que documentos, cuando y como deben ser creados y capturados en cada proceso de negocio // A.2.3 Mantener la usabilidad de los documentos a lo largo del tiempo // A.2.4 Establecer la disposición / eliminación autorizada de los documentos Organizació n // recuperaci ón

9.4 Registro // 9.6

Almacenamiento y manipulación Organización A.2.2 Establecer las reglas y condiciones para el uso de los documentos a lo largo del tiempo // A.2.3 Mantener la usabilidad de los documentos a lo largo del tiempo // A.2.4 Establecer la disposición / eliminación autorizada de los documentos Distribució n

9.4 Registro // 9.6

Almacenamiento y manipulación Trasferencia A.2.2 Establecer las reglas y condiciones para el uso de los documentos a lo largo del tiempo // A.2.3 Mantener la usabilidad de los documentos a lo largo del tiempo // A.2.4 Establecer la disposición / eliminación autorizada de los documentos Disposición final

9.6 Almacenamiento y

manipulación // 9.9 Disposición Disposición de documentos // Preservación a largo plazo A.2.2 Establecer las reglas y condiciones para el uso de los documentos a lo largo del tiempo // A.2.3 Mantener la usabilidad de los documentos a lo largo del tiempo // A.2.4 Establecer la disposición / eliminación autorizada de los documentos Disposición final

9.6 Almacenamiento y

manipulación // 9.9 Disposición Preservación a largo plazo A.2.2 Establecer las reglas y condiciones para el uso de los documentos a lo largo del tiempo // A.2.3 Mantener la usabilidad de los documentos a lo largo

del tiempo // A.2.4 Establecer la disposición / eliminación autorizada de los documentos Disposición final

9.6 Almacenamiento y

manipulación // 9.9 Disposición Disposición de los documentos // A.2.2 Establecer las reglas y condiciones para el uso de los documentos a lo largo del tiempo // A.2.3 Mantener la usabilidad de los documentos a lo largo del tiempo // A.2.4 Establecer la disposición / eliminación autorizada de los documentos Disposición final // Recuperaci ón

9.6 Almacenamiento y

manipulación // 9.9 Disposición Preservación a largo plazo A.2.2 Establecer las reglas y condiciones para el uso de los documentos a lo largo del tiempo // A.2.3 Mantener la usabilidad de los documentos a lo largo del tiempo // A.2.4 Establecer la disposición / eliminación autorizada de los documentos Consulta

9.8 Trazabilidad

Gestión y tramite A.2.5 Establecer las condiciones de administración y mantenimiento de las aplicaciones de gestión de documentos Consulta

9.8 Trazabilidad

Gestión y tramite A.2.5 Establecer las condiciones de administración y mantenimiento de las aplicaciones de gestión de documentos Consulta

9.8 Trazabilidad

Gestión y tramite A.2.5 Establecer las condiciones de administración y mantenimiento de las aplicaciones de gestión de documentos Consulta

9.8 Trazabilidad

Gestión y tramite A.2.5 Establecer las condiciones de administración y mantenimiento de las aplicaciones de gestión de documentos Consulta

9.8 Trazabilidad

Gestión y tramite A.2.5 Establecer las condiciones de administración y mantenimiento de las aplicaciones de gestión de documentos