Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos · 2018

Nivel de implementación del cuadro de caracterización documental como instrumento archivístico y de gestión de información pública. Estudio de caso : Secretaría Distrital de Planeación de Bogotá

Este trabajo de investigación se basó en un estudio de caso con entrevistas semiestructuradas, con el objetivo de analizar cómo la Secretaría Distrital de Planeación (Bogotá) realizó la implementación de una herramienta propia y particular desarrollada para ser utilizada por las entidades distritales, conocida como el Cuadro de Caracterización Documental (CCD). Este análisis se llevó a cabo a partir de la validación del cumplimiento de los requisitos dados en el Lineamiento Cuatro “Cuadro de Caracterización Documental como Listado Maestro de Registros” y el lineamiento Once “Inventario de Activos de Información”, así como, su aporte como insumo para la construcción de otros instrumentos archivísticos y de gestión de información pública.Como resultado de ese análisis se encontró que el CCD ha sido una herramienta significativa, ya que su incorporación en la entidad mencionada ha permitido alinear el Subsistema de Gestión Documental, con el Subsistema de Gestión de Calidad y con el Subsistema de Seguridad de la Información. Así, se ha construido una cadena valor, en la que se parte del instrumento existente para adecuarlo a los nuevos requerimientos. Para ilustrar lo anterior, se profundizó en la labor desempeñada por la Secretaría Distrital de Planeación (SDP) en 2014, quien, por primera vez, utilizó la caracterización documental recopilada en el CCD para la actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD). De esta manera, se logró dar cumplimiento al Listado Maestro de Registros, y posteriormente, con una versión más elaborada del mismo, al Registro de Activos de Información

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