Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos Departamento de Estudios de Información

1-1-2018

Nivel de implementación del cuadro de caracterización Nivel de implementación del cuadro de caracterización documental como instrumento archivístico y de gestión de documental como instrumento archivístico y de gestión de información pública. Estudio de caso : Secretaría Distrital de información pública. Estudio de caso : Secretaría Distrital de Planeación de Bogotá Planeación de Bogotá Alba Lucía Betancourt Velásquez Universidad de La Salle Claudia Patricia Garzón Betancur Universidad de La Salle Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_documental Citación recomendada Citación recomendada Betancourt Velásquez, A. L., & Garzón Betancur, C. P. (2018). Nivel de implementación del cuadro de caracterización documental como instrumento archivístico y de gestión de información pública. Estudio de caso : Secretaría Distrital de Planeación de Bogotá. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/ maest_gestion_documental/42 This Tesis de maestría is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.

NIVEL DE IMPLEMENTACIÓN DEL CUADRO DE CARACTERIZACIÓN

DOCUMENTAL COMO INSTRUMENTO ARCHIVÍSTICO Y DE GESTIÓN DE

INFORMACIÓN PÚBLICA. ESTUDIO DE CASO: SECRETARÍA DISTRITAL

DE PLANEACIÓN DE BOGOTÁ

ALBA LUCÍA BETANCOURT VELÁSQUEZ

CLAUDIA PATRICIA GARZÓN BETANCUR

Trabajo de grado para optar al título de Magister en Gestión Documental y Administración de Archivos

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y ECONÓMICAS

MAESTRÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

BOGOTÁ

2018

NIVEL DE IMPLEMENTACIÓN DEL CUADRO DE CARACTERIZACIÓN

DOCUMENTAL COMO INSTRUMENTO ARCHIVÍSTICO Y DE GESTIÓN DE

INFORMACIÓN PÚBLICA. ESTUDIO DE CASO: SECRETARIA DISTRITAL

DE PLANEACIÓN DE BOGOTÁ

ALBA LUCÍA BETANCOURT VELÁSQUEZ

CLAUDIA PATRICIA GARZÓN BETANCUR

Trabajo de grado para optar al título de Magister en Gestión Documental y Administración de Archivos

DIRECTOR

JOHANN ENRIQUE PÍRELA MORILLO

Doctor en Ciencias Humanas

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y ECONÓMICAS

MAESTRÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

BOGOTÁ

2018

AGRADECIMIENTOS

Agradezco a mis padres, hermanos, familia, amigos, profesores, al Director de Tesis, a la Universidad por sus ánimos, consejos y confianza en que llegaríamos a la meta propuesta.

A DIOS por el don de la perseverancia y por su infinito amor.

ALBA LUCÍA BETANCOURT VELÁSQUEZ

Agradezco a DIOS, a Yaneth, mi casi hermana, incansable, solo agradecimiento siempre, a Nicoll y Estefanía, hijas amadas, a Don Jaime compañero de vida, a mi papá por regresar a la vida y darme alegría una vez más.

Al profesor Johann Pirela por su asesoría, a cada uno de los jurados; María Yaneth Álvarez, Luis Ernesto Pardo y Vicente González por sus valiosas observaciones, a Adriana María Suarez Mayorga, a los funcionarios de la Secretaría Distrital de Planeación por la disposición y ayuda.

CLAUDIA PATRICIA GARZÓN BETANCUR

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CONTENIDO

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INTRODUCCIÒN ...................................................................................... ¡Error! Marcador no definido. CAPÍTULO I: DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN .............................................. 9 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ......................................................................................... 13 1.2 JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................. 17 1.3 OBJETIVOS ..................................................................................................................................... 19 1.3.1 Objetivo general ......................................................................................................................... 19 1.3.2 Objetivos Específicos ................................................................................................................. 19 1.4 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................................... 20 1.5 MARCO TEÓRICO .......................................................................................................................... 21 1.6 MARCO LEGAL .............................................................................................................................. 25 1.6.1 Instrumentos de Gestión de Información Pública ...................................................................... 29 1.6.2 Instrumentos archivísticos a nivel nacional ............................................................................... 30 1.6.3 Instrumentos archivísticos a Nivel Distrital. .............................................................................. 33 1.6.4 El Cuadro de Caracterización Documental como instrumento archivístico............................... 34 1.7MARCO NORMATIVO ................................................................................................................... 45 1.8 MARCO INSTITUCIONAL ............................................................................................................ 49 CAPÍTULO II: METODOLOGÍA DEL ESTUDIO ................................................................................... 53 2.1 ENFOQUE DE INVESTIGACIÓN .................................................................................................. 53 2.2 TIPO DE INVESTIGACIÓN ........................................................................................................... 54 2.3 MÉTODO ......................................................................................................................................... 56 2.4 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS ................................................................................................... 56 2.5 POBLACIÓN .................................................................................................................................... 58

ii

2.6 FASES DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................................................. 60 CAPÍTULO III: RESULTADOS ................................................................................................................ 64

3.1. ELEMENTOS CONCEPTUALES Y FUNCIONALES DEL CUADRO DE

CARACTERIZACIÓN DOCUMENTAL .............................................................................................. 65

3.2. CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DOCUMENTAL PARA EL DESARROLLO DE OTROS

INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA .................................................... 67

3.3. PROPUESTA CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DOCUMENTAL INTEGRADO .............. 72

CAPÍTULO IV............................................................................................................................................ 77 DISCUSIÓN ............................................................................................................................................... 77 CONCLUSIONES ...................................................................................................................................... 81 RECOMENDACIONES ............................................................................................................................. 83 REFERENCIAS .......................................................................................................................................... 84 ANEXOS .................................................................................................................................................... 89

iii

LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1. Resumen entrevistas por dependencia ............................................................................ 59 Tabla 2. Categoría: Acceso a la información Pública ................................................................... 60 Tabla 3 Evaluación de implementación CCD por procesos en SDP ............................................ 67

iv

LISTA DE FIGURAS

Pág.

Figura 1. Gestión Documental. Orientaciones sobre los elementos comunes de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública y el Modelo Estándar de Control Interno ................................ 15 Figura 2. Instrumentos de Gestión de la Información ................................................................. 30 Figura 3. Instrumentos archivísticos para la gestión documental ................................................ 32 Figura 4. Componentes del cuadro de caracterización documental -CCD- ................................ 36 Figura 5. Cuadro de Caracterización Documental -CCD- como Listado Maestro de Registros 38 Figura 6. Cuadro de Caracterización Documental como Registro de Activos de Información... 40 Figura 7. Registro de activos de información-Componentes Hoja de Cálculo ............................ 41 Figura 8. Índice de información clasificada y reserva- hoja de cálculo-componentes ................ 42 Figura 9. Esquema de Publicación de información de componentes .......................................... 44 Figura 10. Diagrama de Procesos Secretaria Distrital de Planeación .......................................... 52 Figura 11. Análisis nivel de implementación CCD .................................................................... 63 Figura 12 Resumen Ley 1712 (2014) .......................................................................................... 64 Figura 13. Activos de información .............................................................................................. 68 Figura 14. Insumos de construcción de otros instrumentos archivísticos.................................... 69

v

LISTA DE ANEXOS

Pág.

Anexo 1 Cuadro de caracterización integrado a campos de las tablas de acceso y a los campos de información clasificada ................................................................................................................. 90 Anexo 2 Sección uno: Campos iniciales de la caracterización documental ................................. 91 Anexo 3 Sección dos: campos de las tablas de acceso ................................................................. 92 Anexo 4 Sección tres: campo de información clasificada y reservada ......................................... 93 Anexo 5 Campos que aportan a la construcción del instrumento archivístico banco terminológico ....................................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

Universidad de la Salle Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Programa de Sistemas de Información y Documentación

Resumen Analítico de Investigación RAI

1. Autoras

Betancourt Velásquez, Alba Lucía Garzón Betancur, Claudia Patricia

2. Director del Proyecto

Pírela Morillo, Johann Enrique Doctor en Ciencias Humanas

3. Título del Proyecto

Nivel De Implementación Del Cuadro De Caracterización Documental Como Instrumento Archivístico Y De Gestión De Información Pública. Estudio De Caso: Secretaría Distrital De Planeación (Bogotá)

4. Palabras Clave

Instrumentos Archivísticos, Instrumentos de Gestión de Información Pública, Cuadro de Caracterización Documental, Gestión Documental

5. Resumen del Proyecto

Este trabajo de investigación se basó en un estudio de caso con entrevistas semiestructuradas, con el objetivo de analizar cómo la Secretaría Distrital de Planeación (Bogotá) realizó la implementación de una herramienta propia y particular desarrollada para ser utilizada por las entidades distritales, conocida como el Cuadro de Caracterización Documental (CCD). Este

análisis se llevó a cabo a partir de la validación del cumplimiento de los requisitos dados en el

Lineamiento Cuatro “Cuadro de Caracterización Documental como Listado Maestro de Registros” y el lineamiento Once “Inventario de Activos de Información”, así como, su aporte como insumo para la construcción de otros instrumentos archivísticos y de gestión de información pública.

Como resultado de ese análisis se encontró que el CCD ha sido una herramienta significativa, ya que su incorporación en la entidad mencionada ha permitido alinear el Subsistema de Gestión Documental, con el Subsistema de Gestión de Calidad y con el Subsistema de Seguridad de la Información. Así, se ha construido una cadena valor, en la que se parte del instrumento existente para adecuarlo a los nuevos requerimientos. Para ilustrar lo anterior, se profundizó en la labor desempeñada por la Secretaría Distrital de Planeación (SDP) en 2014, quien, por primera vez, utilizó la caracterización documental recopilada en el CCD para la actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD). De esta manera, se logró dar cumplimiento al Listado Maestro de

Registros, y posteriormente, con una versión más elaborada del mismo, al Registro de Activos de Información.

6. Objetivo General

Analizar el nivel de implementación del Cuadro de caracterización documental como instrumento archivístico y de gestión de información pública.

7. Problemática: Antecedentes y pregunta de investigación

La consulta sobre antecedentes investigativos y bibliográficosen el conocimiento del tema o relacionados, arrojó algunos resultados en los siguientes temas:

Propuesta para la implementación de instrumentos archivísticos en el Centro Administrativo Nacional de la Iglesia Pentecostal Unida de Colombia (Gómez, 2016) cuyo objetivo es fundamental es que las entidades de naturaleza religiosa apliquen lineamientos archivísticos que mejore cada uno de sus procesos.

Tablas de control de acceso. Derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos electrónicos (González, 2016) guía donde se plantean los principales aspectos que una organización debe tener en cuenta para elaborarlas tablas de control y particularmente los lineamientos para articularse a otros sistemas.

Banco Terminológico de Series Documentales Facilitativas de la Administración Pública Colombiana (Sierra, 2017) cuyo tema principal son los bancos terminológicos que son uno de los instrumentos archivísticos.

Ensayo de organización de la documentación conventual: propuesta de cuadro de clasificación (Pérez y Vivas, 2008) Investigación Formativa en los Estudios de Información Documental (Pirela, Manrique y Pulido,

2016)

Tomando en cuenta la potencialidad que presenta el Cuadro de Caracterización Documental

para construir otros instrumentos tanto archivísticos como de gestión de información; y además que ha sido elemento vinculante entre algunos subsistemas de gestión de calidad(, entonces se

hace importante determinar como pregunta de investigación de este trabajo ¿Cuál ha sido el

nivel de implementación del Cuadro de Caracterización Documental como Instrumento Archivístico y como Instrumento de Gestión de Información Pública?

8. Referentes conceptuales, teóricos

1. ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

Ley de Transparencia y del Acceso a la Información Pública

2. GESTION DOCUMENTAL

3. INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN

Índice de información clasificada y reservada Registro de Activos de Información (RAI)

4. INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS

Instrumentos Archivísticos Nacionales

Instrumentos Archivísticos Distritales

Banco Terminológico

Cuadro de Caracterización Documental (CCD) Tablas de Acceso

5. METADATOS

Metadatos de Contenido

Metadatos de Contexto

Metadatos de Estructura

9. Metodología

Esta investigación es de tipo cualitativa, por tanto busca establecer las percepciones de los individuos frente a la implementación del Cuadro de Caracterización Documental con el fin de establecer los factores determinantes que garantizan su adecuado proceso de desarrollo, así como las posibles debilidades y obstáculos. Para el desarrollo de este trabajo de investigación los conceptos de instrumentos archivísticos e instrumentos de gestión de información pública se toman como eje central dada su importancia en el campo archivístico, ya que el resultado de la implementación de los mismos busca dar acceso a la información pública tanto por parte de los usuarios internos (funcionarios) como externos (ciudadanos, organizaciones, entre otras).Este tipo de investigación es descriptiva, consiste en la identificación de las características de un evento, fenómeno o grupo en estudio; y su enfoque es de tipo evaluativo ya que busca indagar si los objetivos que se han planteado en la entidad respecto a la implementación del CCD están siendo o no alcanzados. El método de investigación planteado para el desarrollo de este trabajo es el estudio de caso.

Las técnicas de recolección de datos que se utilizaron fueron: a) la revisión documental, b) la entrevista semiestructurada.

La población objeto se definió teniendo en cuenta las categorías propuestas en esta investigación. Por un lado los elementos conceptuales que permiten identificar el Cuadro de Caracterización Documental -CCD- como un instrumento archivístico y como instrumento de gestión de la información.

Para este trabajo de investigación se elaboró un guion que se aplicó a los Directivos o las

personas que fueron designadas de las siguientes dependencias: Dirección de Planeación (1),

Dirección de Sistemas (1), Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental (5).

10. Recomendaciones y Prospectiva

Se recomienda principalmente que dado el potencial observado del Cuadro de Caracterización Documental como instrumento archivístico, con capacidad de integrarse con otros instrumentos y sistemas de gestión; conviene replicarse en las entidades del orden nacional. También se recomienda que los canales de interlocución del ente rector en materia archivística en Colombia; Archivo General de La Nación (AGN) y los demás actores, en este caso particular la Dirección Archivo de Bogotá, debe ser permanente y constructiva. De igual manera, compartir en los escenarios académicos y gremiales las iniciativas exitosas que se generan en el ejercicio del ámbito archivístico y de la gestión documental.

11. Conclusiones

Dentro de los aspectos a concluir, están los componentes relacionados con nuevos términos e instrumentos archivísticos y de gestión de la información a los que deben dar cumplimiento las entidades públicas y los privados que ejercen funciones públicas primero en la interpretación y apropiación del nuevo vocabulario y segundo en la elaboración e implementación de los

instrumentos antes mencionados.

En cuanto a los Instrumentos Archivísticos, cuya aparición como término se hace con la

expedición del Decreto 2609 (2012), derogado por el Decreto 1080 (2015), donde en el primero

se introduce por primera vez el término instrumento archivístico y se enlistan nueve instrumentos archivísticos de los cuales cuatro son muy conocidos en el ámbito de la Gestión Documental. Siendo estos: Inventarios Documentales (ID), Tablas de Retención Documental (TRD), Cuadros de Clasificación (CCD) y el Programa de Gestión Documental (PGD); Plan Institucional de Archivos (PINAR), aunque no es muy conocido, ya se ha desarrollado una metodología para su construcción donde, entre otras, se explica lo que es y sus objetivos principales.

12. Referentes bibliográficos

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Alcaldía Mayor de Bogotá. (23 de Septiembre de 2013). Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales (NTD SIG 0011:2011).

Alcaldía Mayor de Bogotá. (Febrero de 2014) Cuarto Lineamiento. Cuadro de Caracterización Documental como Listado Maestro de Registros.

Alcaldía Mayor de Bogotá. (2015). Décimo primer lineamiento. Inventario de activos de Información.

Alcaldía Mayor de Bogotá (20 de Diciembre de 2006). Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público. (Decreto 514 de 2006) RD: 3673.

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Archivo General de la Nación (31 de Octubre de 2006) Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. (Acuerdo 027 de 2006).

Concejo de Bogotá D.C. (30 de Noviembre de 2006) Por el cual se dicta normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones. (Acuerdo 257 de 2006). RD:

3662.

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Presidencia de la Republica de Colombia (Diciembre 10 de 2004) Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados (Decreto 4124 de 2004). DO: 45.761.

Presidencia de la Republica de Colombia (14 Diciembre de 2014) Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de

2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las

Entidades del Estado. (Decreto 2609 de 2012). DO: 48.647.

Presidencia de la República de Colombia (20 de Enero de 2015) Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones. (Decreto 103 de 2015). DO: 49.400.

Presidencia de la Republica de Colombia (26 de Mayo de 2015) Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. (Decreto 1080 de 2015) DO: 49.523.

Presidencia de la Republica de Colombia (26 de Mayo de 2015) Decreto Único Reglamentario del Sector Presidencia de la Republica. (Decreto 1081 de 2015). DO: 49.523.

Pulido, N. J. (2011). www.documentalistas.org. Obtenido de www.documentalistas.org: www.documentalistas.org

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Sierra Escobar, L. (2012). Gestión Documental enfocada a procesos: una mirada desde la administración pública distrital. Revista Interamericana de Bibliotecología, vol. 35, núm. 3, p. 243-255 Universidad de Antioquia Medellín, Colombia

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Taylor, S. y Bogdan, R. (1987). Introducción a los métodos cualitativos de investigación. Barcelona: Editorial Paidós

Valles, M (1999.) Técnicas cualitativas de investigación social: Reflexión metodológica y práctica profesional. Madrid: Editorial Síntesis S.A.

INTRODUCCIÒN

La implementación de procesos archivísticos, aportan eficiencia, eficacia y transparencia

en la gestión documental en cualquier tipo de organización. Este trabajo se enfoca en el nivel

de implementación del cuadro de caracterización documental como instrumento archivístico

y de gestión de información pública, mediante un estudio de caso en la Secretaría Distrital de

Planeación en Bogotá. Este trabajo permitirá el análisis de la importancia del CCD como

herramienta para el desarrollo de otros instrumentos.

La Gestión Documental de acuerdo a la Ley 594 (2000), es el conjunto de actividades técnicas y administrativas encaminadas a permitir la consulta y conservación de documentos. Estas actividades deben ser previstas desde la planificación del documento, con el fin de aplicarlas durante el Ciclo Vital del mismo. Para ello, se requieren herramientas propias de la Archivística, como lo son los Inventarios Documentales, Tablas de Retención Documental, Cuadros de Clasificación Documental, Programas de Gestión Documental y, más recientemente, Planes Institucionales de Archivos, Tablas de Control de Acceso, Bancos Terminológicos, Modelos de Requisitos para Documentos Electrónicos, Procesos y Flujos Documentales y funciones de las Unidades Administrativas.

Desde esta perspectiva se encuentran herramientas nuevas y complementarias a las ya conocidas en el contexto nacional, que hacen parte de esta novedosa metodología, como lo es el Cuadro de Caracterización Documental, que en un principio se utilizó como punto de partida en la identificación de la producción documental para la elaboración de las Tablas de Retención Documental, y que posteriormente permitió hacer uso de la información recopilada, cumpliendo con el panorama legal exigente para la construcción de instrumentos archivísticos (Decreto 1080, 2015), de instrumentos de gestión de información, y normas como la ISO 27000, para contribuir con la seguridad de la información y teniendo en cuenta la creciente producción de documentación en formatos electrónicos, nace la propuesta de alinear el CCD, como Listado Maestro de Registros (LMR) y la cual será base para la construcción del Registro de Activos de Información.

Estas herramientas muestran que la Gestión Documental debe alinearse estratégicamente a nivel institucional, con el fin de dar respuesta a los requerimientos de la operación interna de la organización con respecto a la información, para así disponerla a los grupos de interés, particularmente los ciudadanos.

Así, desde hace un tiempo, se ha venido apostando por un enfoque de calidad para este

tipo de procesos, donde se inicia con la identificación de los aspectos necesarios para satisfacer

al usuario.

Es justo en el panorama anterior donde se sitúa la Secretaría Distrital de Planeación, una entidad del orden territorial perteneciente al Distrito Capital, en la que dentro de su desarrollo institucional convergen los elementos antes mencionados y en donde surge una visión de Gestión Documental diferente, no en la forma primigenia de concebirla ni en discordancia con la política archivística nacional, sino en la metodología para desarrollarla y aplicarla, con un enfoque diferencial, con la pretensión de alinearse al nuevo enfoque administrativo. De aquí, se desprenden Guías, como la Guía para la elaboración de las Tablas de Retención Documental para las entidades distritales, publicada en el año 2011, lineamientos como el Cuadro de caracterización Documental, el Listado Maestro de Registros o el Lineamiento Once: Registro de Activos de Información, los cuales, fueron fundamentales para el desarrollo de este trabajo cuyo objetivo es analizar el nivel de implementación del Cuadro de Caracterización Documental (CCD) como Instrumento Archivístico y como Instrumento de Gestión de Información Pública en una entidad pública del Distrito Capital.

Para alcanzar el objetivo planteado la investigación se estructuró basada en un estudio de caso con entrevistas semiestructuradas, y pretende analizar cómo la Secretaría Distrital de Planeación (Bogotá) realizó la implementación de una herramienta propia y particular desarrollada para ser utilizada por las entidades distritales, conocida como el Cuadro de

Caracterización Documental (CCD). Este análisis se llevó a cabo a partir de la validación del

cumplimiento de los requisitos dados en el Lineamiento Cuatro “Cuadro de Caracterización Documental como Listado Maestro de Registros” y el lineamiento Once “Inventario de Activos de Información”, así como, su aporte como insumo para la construcción de otros instrumentos

archivísticos y de gestión de información pública.

Con el estudio de caso en la Secretaría Distrital de planeación de Bogotá, se indagan diferentes aspectos que tienen que ver con el nivel de implementación del Cuadro de Caracterización Documental como Instrumento Archivístico y como Instrumento de Gestión de Información Pública. Se tuvo presente que dicho cuadro opera como base para la construcción de otros instrumentos archivísticos y de gestión de información pública especialmente, lo que implico, a su vez, evidenciar cómo dichos instrumentos sirven de elementos de cohesión y/o articulación en los diferentes subsistemas del sistema integrado de gestión - SIG, en esta entidad.

Como técnicas de recolección de datos utilizadas para el ejercicio investigativo se utilizaron la revisión documental y la entrevista semiestructurada. Basados en la argumentación de Valles (1999) quien considera fundamental la revisión documental como una de las estrategias de recolección de datos utilizada tanto en la investigación cuantitativa, como cualitativa, con esta técnica se buscó recopilar toda la información relevante del tema de investigación. En este apartado se tuvieron en cuenta diversas fuentes de información documental al igual que los formatos específicos de recolección de información, los cuales fueron recopilados, clasificados y analizados de acuerdo a estrategias específicas definidas para tal fin. Como complemento en la recolección de datos se define la entrevista semiestructurada y

para ejecución se elaboró un guion que se aplicó a los Directivos y personas que fueron

designadas de las dependencias categorizadas.

De esta manera, desde el análisis de las metodologías desarrolladas con el Cuadro de Caracterización Documental, su nivel de implementación y la visión de los funcionarios en la Secretaría Distrital de Planeación, se logró identificar sus potencialidades y beneficios, con los que se podría aportar a otras entidades del Distrito y del nivel nacional donde esta metodología es desconocida. Por esto, se plantea una propuesta integradora, basada en “construir sobre lo construido”, para tomar el CCD desde la última versión (Registro de Activos de Información) y vincular la metodología tablas de control de acceso derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos electrónicos, desarrollada por John González (2016), así como los componentes del instrumento de información Índice de Información Clasificada y

Reservada, cuyo resultado es el Cuadro de Caracterización Documental Integrado. Como resultado de este análisis se encontró que el CCD ha sido una herramienta significativa, ya que su incorporación en la entidad mencionada ha permitido alinear el Subsistema de Gestión Documental, con el Subsistema de Gestión de Calidad y con el Subsistema de Seguridad de la Información. Así, se ha construido una cadena valor, en la que se parte del instrumento existente para adecuarlo a los nuevos requerimientos. Para ilustrar lo anterior, se profundizó en la labor desempeñada por la Secretaría Distrital de Planeación (SDP) en 2014, quien, por primera vez, utilizó la caracterización documental recopilada en el CCD para la actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD). De esta manera, se logró dar cumplimiento al Listado Maestro de Registros, y posteriormente, con una versión más elaborada del mismo, al Registro de Activos de Información.

Finalmente, y siguiendo los propósitos específicos de esta investigación, se da cuenta desde elementos conceptuales y funcionales que el CCD es un instrumento archivístico, del que se destacan sus potencialidades para construir otros instrumentos; de aquí nace la propuesta del Cuadro de Caracterización Integrado.

CAPÍTULO I: DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

“Gestión documental es en definitiva la puesta en ejecución de los principios y conocimientos de la Archivística integrada que busca el equilibrio entre el apoyo a la gestión administrativa, a la Información y a la investigación, conciliando y sumando, no excluyendo ni restando” (Heredía Herrera, 1998)

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Los instrumentos archivísticos son herramientas que tienen como propósito fundamental apoyar la implementación y el desarrollo de la gestión documental y la función archivística. En Colombia, este concepto se hace explícito con la expedición del Decreto 1080 (2015), en su artículo 2.8.2.5.8, instrumentos archivísticos para la gestión documental, donde establece que será mediante los nueve instrumentos archivísticos allí mencionados que se desarrollará la gestión documental en las entidades públicas:

a). El Cuadro de Clasificación Documental (CCD) b). La Tabla de Retención Documental (TRD) c). El Programa de Gestión Documental (PGD) d). Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR) e). El Inventario Documental.

f). Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. g). Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales. h). Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.

i). Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos” (Decreto 1080 de 2015).

Es importante tener en cuenta que para la Gestión Documental es un avance significativo

contar con herramientas que dinamizan las prácticas archivísticas desde el nacimiento del documento hasta su disposición final (ciclo vital del documento) y de igual manera, son los instrumentos archivísticos los que permiten la interrelación de la Gestión Documental con la Gestión Administrativa en donde el marco normativo es mucho más amplio. En la Administración Pública colombiana, la administración por procesos, la gestión de calidad, la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y Gobierno Digital, ponen de manifiesto una perspectiva diferente, más exigente y elaborada para la gestión de documentos.

En el ámbito internacional, desde hace varias décadas se ha venido disertando acerca de la importancia de la interrelación directa de la Gestión Documental y la Gestión Administrativa, vale la pena citar a Palma Villalón (1999) quién para ese momento logra evidenciar, mediante un estudio de caso las exigencias de la administración moderna y el reconocimiento de los derechos de los ciudadanos en lo concerniente al acceso a la información como evidencia del quehacer administrativo, es importante clarificar los procedimientos de la gestión de documentos y encontrar los elementos vinculantes con los demás sistemas administrativos.

En el contexto colombiano el abanico normativo es amplio, lo que supone para los sujetos obligados disponer de los recursos necesarios en el cumplimiento en los términos establecidos y con los productos esperados. De allí, la importancia de hacer un buen análisis de cada uno de los requerimientos normativos y determinar el grado de complementariedad entre los productos, con el fin de racionalizar trámites y recursos. Como se indicó anteriormente el Decreto 1080 (2015), define los elementos fundamentales para la gestión documental, entre ellos los instrumentos archivísticos, la Ley 1712 (2014), introduce el término instrumentos gestión de información pública y los enlista, la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública, NTC – GP 1000 (2009), en su numeral 4. Gestión Documental, por un lado, establece las condiciones de los documentos y registros que hacen parte del Subsistema de Gestión de Calidad, así como también identifica los elementos comunes con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), en la figura 1 se puede observar lo mencionado.

Figura 1. Gestión Documental. Orientaciones sobre los elementos comunes de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública y el Modelo Estándar de Control Interno

Fuente. Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública -NTC GP- 1000 (2009)

En este panorama pueden evidenciarse una serie de obligaciones legales, que las entidades públicas a todo nivel deben cumplir, introduciendo no sólo los conceptos nuevos, sino también los productos exigidos bajo la nueva dinámica que requieren los recursos humanos, tecnológicos y sobre todo el análisis detallado para la construcción de esos productos, que posiblemente ayuden a racionalizar los recursos y operaciones al interior de las instituciones del Estado.

Un caso particular que evidencia lo señalado, se ha venido haciendo en el Distrito Capital de Bogotá, en donde a partir de la expedición del Decreto 514 (2006), por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, donde se han integrado los diferentes subsistemas de gestión, entre ellos el de

gestión documental, para la construcción de instructivos, y para lograrlo se han creado mesas

de trabajo interdisciplinarias, dando como resultado instructivos y metodologías que se deben adoptar en las entidades del Distrito, buscando racionalizar la operación de las nuevas exigencias de la legislación colombiana en temas de gestión administrativa, calidad, seguridad de la información, transparencia, gobierno digital, y Gestión Documental.

Según Sierra (2012), en su estudio sobre la Gestión Documental enfocada a procesos: Una mirada desde la Gestión Pública Distrital, manifiesta que: “Desde el año 2003, el Distrito Capital ha sido incansable en generar como eje orientador de la Política de Gestión Documental una metodología de trabajo archivístico compatible con el sistema de control interno, el sistema de desarrollo administrativo y el sistema de gestión de calidad” (p. 253).

Uno de los productos que surgen a partir de este ejercicio es el Cuadro de Caracterización Documental, herramienta que tiene como propósito fundamental caracterizar toda la producción documental al interior de las entidades del Distrito Capital en virtud del cumplimiento de las funciones y en el cual se centra el presente trabajo de investigación, teniendo en cuenta que se eleva a la categoría de instrumento archivístico, buscando que se integren otros subsistemas y aporte a la construcción de instrumentos archivísticos como las Tablas de Retención Documental (TRD) e instrumentos de gestión de información pública como el Registro de Activos de Información (tipo datos).

Sumado a lo anterior y evidenciando cómo el Cuadro de Caracterización Documental también es una herramienta vinculante entre los subsistemas de Gestión Documental y el Subsistema de Gestión de Calidad, se encontró que dicho instrumento es equivalente para dar cumplimiento a los requerimientos de calidad al Listado Maestro de Registros.

Tomando en cuenta la potencialidad que presenta el Cuadro de Caracterización

Documental para construir otros instrumentos tanto archivísticos como de gestión de información; y además que ha sido elemento vinculante entre algunos subsistemas de gestión de calidad, entonces se hace importante determinar como pregunta de investigación de este trabajo ¿Cuál ha sido el nivel de implementación del Cuadro de Caracterización Documental como Instrumento Archivístico y como Instrumento de Gestión de Información Pública, centrado en un estudio de caso en la Secretaría Distrital de Planeación de Bogotá.

1.2 JUSTIFICACIÓN

El Cuadro de Caracterización Documental apropiado y categorizado a nivel distrital, es una herramienta fundamental para la gestión documental no sólo para las entidades distritales sino también para las del orden nacional, por lo que se hace un análisis desde este ejercicio académico para demostrar que este instrumento es de gran valía en la construcción de otros instrumentos archivísticos y de gestión de información que hasta el momento no se han realizado.

Es así, que se busca determinar cuáles son los instrumentos tanto archivísticos como de gestión de información que se pueden elaborar, indicando cómo hacerlos a partir del Cuadro de Caracterización Documental, presentando los formatos para dar cumplimiento a cada una de las normas, logrando así contribuir en la gestión administrativa de las entidades tanto a nivel distrital como nacional aportando a la racionalización de procedimientos institucionales, minimizando los procesos.

Así mismo, se pretende desplegar a nivel nacional este ejercicio que ha venido

desarrollando el Distrito Capital y que está enmarcado en mejores prácticas, que parten desde la

concepción de una gestión documental proactiva e integradora que trasciende lo operativo, para vincularse de manera estratégica al cumplimiento de estándares de calidad al interior de las

entidades, brindando una respuesta a los requisitos legales sin mayor desgaste y beneficiando a

los ciudadanos para que tengan acceso a la información que se produce en las entidades,

haciendo apropiación de la misma, innovando y aportando al desarrollo de nuevas ideas para la

toma de decisiones en las entidades.

1.3 OBJETIVOS

1.3.1 Objetivo general

Analizar el nivel de implementación del Cuadro de caracterización documental como instrumento archivístico y de gestión de información pública.

1.3.2 Objetivos Específicos

o Establecer los elementos conceptuales y funcionales del Cuadro de Caracterización Documental como instrumento archivístico para el acceso a la información pública.

o Determinar la potencialidad del cuadro de caracterización documental para el desarrollo de otros instrumentos de gestión de información pública.

o Definir una propuesta de Cuadro de Caracterización Integrado

1.4 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN

El primer acercamiento que se realizó al tema de investigación fue mediante la búsqueda en las diferentes bases de datos de las universidades que ofrecen programa académicos relacionados con las áreas del conocimiento de Ciencias de la Información, Bibliotecología, Archivística y documentación en Colombia como: Pontificia Universidad Javeriana, Universidad de La Salle, Universidad de Antioquia, Universidad del Quindío y Fundación Universitaria Uninpahu, (EBSCO, SCOPUS, PROQUEST), en dichas bases de datos se definieron como términos de búsqueda instrumentos archivísticos, instrumentos de gestión de información y cuadro de caracterización documental sin encontrar resultados para los dos últimos.

Sin embargo, se encontró el trabajo de Gómez (2016), titulado Propuesta para la

implementación de instrumentos archivísticos en el Centro Administrativo Nacional de la Iglesia Pentecostal Unida de Colombia, donde pretende que las entidades de naturaleza religiosa apliquen lineamientos archivísticos, que mejoren cada uno de los procesos, haciendo indispensable la implementación de instrumentos archivísticos que faciliten el proceso de la gestión documental y que le aporten a la empresa eficiencia, eficacia y transparencia.

De igual manera en la búsqueda se encontró el trabajo titulado Tablas de control de acceso. Derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos electrónicos, de González (2016), quien presenta una guía donde se plantean los principales aspectos que una organización debe tener en cuenta para elaborarlas y particularmente los lineamientos para articularse a otros sistemas o controles que la organización haya o tenga previsto implementar, en las entidades Públicas y Privadas que cumplen funciones públicas.

Así mismo, el documento titulado “Banco Terminológico de Series Documentales Facilitativas de la Administración Pública Colombiana”, de (Sierra, 2017)) en el que define: “los bancos terminológicos son uno de los instrumentos archivísticos, que actúan como elementos mediadores para que en las entidades se asuma de forma orgánica, integral y eficiente su producción documental, a partir de lo cual, se pone a disposición de los usuarios la información contenida en los documentos, con ello se fortalece la memoria e inteligencia institucional” (p.11).

A nivel internacional en España, la propuesta de Pérez y Vivas (2008), Ensayo de organización de la documentación conventual: propuesta de cuadro de clasificación, cuyo objetivo fue establecer un modelo general de organización de la documentación ubicada en los

archivos conventuales, para lo cual confeccionaron un hipotético cuadro de clasificación

documental aplicable al conjunto de archivos monásticos-conventuales, donde analizó cada uno

de sus elementos constitutivos.

Los anteriores trabajos, dan muestra que los instrumentos archivísticos son de suma importancia en las instituciones en la actualidad, a través de ellos se estandarizan y estructuran los procesos, dando el valor correspondiente a la documentación, la implementación de estos instrumentos permite realizar controles y seguimiento a la información producida, tramitada y gestionada favoreciendo el desarrollo de las actividades y garantizando el acceso a la información (Gómez, 2016).

Con las búsquedas se evidencia y supone que por lo nuevo del tema que no hay investigaciones en Colombia relacionadas específicamente con el Cuadro de Caracterización Documental.

1.5 MARCO TEÓRICO

Dentro de este ítem, se abordó inicialmente el concepto de Gestión Documental y su evolución e interacción con los procesos administrativos y de calidad dentro de las organizaciones. Cabe mencionar que se aborda de esta manera para enmarcar la importancia del instrumento archivístico objeto de análisis dentro de los lineamientos y procesos documentales.

La Gestión documental es el proceso que abarca el ciclo vital del documento, desde su producción hasta su eliminación o envío a un archivo histórico para su conservación permanente. Esto en su original acepción difundida por el National Archives and Records Administration (NARA) de Estados Unidos, Herrera (1998).

Este término es una traducción franco-canadiense del término “Records Management” utilizado por los estadounidenses, es importante aclarar que el término “gestión de documentos” no es una traducción literal en español, ya que comprende los archivos de gestión, los archivos centrales y los archivos intermedios, Herrera (1998).

Claro esta que esta es la concepción primaria del término y de la función del mismo, ya que con el desarrollo de los procesos tanto archivísticos como administrativos han surgido disyuntivas y homologaciones de cara a la operatividad y cumplimiento de objetivos de cada proceso en sí. Es por esto que en su momento surgió una polémica en sentido estricto de la connotación archivística o de gestión en el tratamiento de los documentos, de allí que Heredia (1998) analice en buen saber la connotación de cada una en el tratamiento de la información.

Nacen ante este planteamiento dos realidades documentales cuya frontera es el umbral de los archivos históricos. Existe un corte perfectamente definido que determina dos funciones diferentes para la documentación y, a su vez, dos profesionales distintos, uno para cada una de ellas. (Heredia, 1998, p. 1).

Es así que evalúa la Gestión de documentos desde una perspectiva tanto administrativa y económica como archivística, haciendo énfasis en el valor histórico de los documentos como se menciona a continuación.

Gestión de documentos, con dimensión económica y administrativa, con el gestor de documentos que no contempla el futuro de la documentación que gestiona más allá de su inmediatez y eficacia; gestión de “archives”, con una dimensión archivística que se ocupa de la conservación permanente, en las instituciones del patrimonio, de aquella documentación que ha sobrevivido a la eliminación, con el archivero conservador y difusor de la misma, en definitiva, gestión de documentos históricos. (Heredia, 1998, p. 1).

Y si bien se ocupa de cuestionar y disertar sobre estas diferencias, claramente adopta una postura concluyente al respecto dando una visión fundamental en el tratamiento archivístico así:

Gestión documental es una y debe abarcar todas las funciones y actuaciones (recogida, identificación, valoración, eliminación, conservación, organización, descripción, difusión), en el marco de la racionalización, sobre los documentos a lo largo de toda su existencia, con fines de economía y eficacia, con vistas al servicio de los mismos para cualquier usuario, incluida la Administración.(Heredia, 1998, p. 33)

De esta manera se enlaza con el denominado tradicionalmente tratamiento archivístico claramente con una mayor amplitud al hacer objeto del mismo a los documentos administrativos, trascendiendo una pasividad, que ha dejado de ser virtud, para darle mayor dinamismo y eficacia que es acorde al concepto de gestión (Heredia, 1998).

Gestión documental es en definitiva la puesta en ejecución de los principios y conocimientos de la Archivística integrada que busca el equilibrio entre el apoyo a la gestión administrativa, a la información y a la investigación, conciliando y sumando, no excluyendo ni restando. (Heredia, 1998, p. 35).

En efecto, la gestión documental se direcciona en la misma vía que los procesos administrativos y de sistemas de gestión de calidad en las organizaciones, con esto buscando alinear su constante desarrollo, minimizando las tareas y recursos que estos conllevan y cumpliendo los objetivos planteados por cada una de estas áreas.

En otro apartado, también Mundet (2009) haciendo referencia a la gestión documental y más exactamente a los documentos electrónicos afirma:

Hace ya treinta años que Artel Ricks (1979) acuñó la expresión de la gestión de documentos como función archivística, un principio que se ha ido consolidando en este tiempo y aún continúa, pues se trata de un proceso abierto a nuevas realidades, cual es la de los documentos electrónicos y aún sin perfilar del todo en bastantes países, podríamos decir que en todos a excepción de los de tradición anglosajona (Cruz Mundet, 2009, p.52).

La gestión de los documentos electrónicos, continúa siendo y ahora con más auge una función archivística, los modelos de requisitos normativos desarrolladas en estos últimos años se han hecho desde la perspectiva de la doctrina archivística; una doctrina que se ha visto reforzada en múltiples aspectos por la expansión tecnológica. Tanto así, que los países más avanzados en la materia han hecho residir en la cabecera de sus sistemas nacionales de archivos el liderazgo en la materia, el mismo en el que tienen a la función archivística amarrada a las bases histórico culturales. (Cruz Mundet, 2009)

En el ámbito nacional, Pulido (2011) habla de la gestión de documentos como proceso que permite tener información oportuna y veraz como herramienta para la toma de decisiones. En su planteamiento así la define:

La gestión de documentos se encarga de controlar de manera eficiente y sistemática la producción, reunión, organización, conservación, acceso, disposición y destino final de los documentos que han sido producto de las funciones de una organización. Esto permite a las organizaciones dar respuesta a situaciones adversas, favorece la toma de decisiones, la rendición de cuentas, le permite tener memoria y proteger sus intereses. (Pulido, 2011, p. 7)

Todo esto es logrado a través de la planificación diseño y ejecución de sistemas de información que favorece el acceso a la información la cual es prolongada en el tiempo. En la aplicación del programa de gestión documental, se deben aplicar una serie de instrumentos considerados de aplicación básica para la gestión. (Pulido, 2011, p. 7)

Cabe mencionar entonces que desde la connotación como proceso, la gestión documental se desarrolla de manera conjunta a la legislación y normatividad aplicable en las organizaciones y demás procesos de la misma, de tal manera que sobre el análisis de los mismos con el fin de evitar documentos ineficientes y facilitar la accesibilidad a aquellos que si contienen información que aporta a las actividades y demás compromisos en la organización.

A la par de la implementación de los sistemas de gestión documental se han desarrollado estrategias, mecanismos y herramientas que materialicen, estandaricen apoyen y hagan viable la evaluación, registro control y accesibilidad de la información, dentro de estos recursos se encuentran los instrumentos archivísticos.

Según el banco terminológico publicado en la página del Archivo General de la Nación, instrumentos Archivísticos son: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la archivística y la gestión documental.(Archivo General de la Nación, 2017).

Los instrumentos archivísticos surgen como herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la archivística y la gestión documental. De allí, que en la práctica archivística colombiana se hayan generado herramientas con funciones específicas que por un lado permiten gestionar el documento de archivo durante todo su ciclo vital y a la par integrarse a los procesos administrativos y de acceso a la información. De esta manera se hace más evidente la importancia y relevancia de la documentación complementaria de los sistemas de control y gestión de las organizaciones como parte de los objetivos y las políticas como eje transversal de su desarrollo e interacción con las demás organizaciones.

1.6 MARCO LEGAL

La calificación de la información no es una actividad aislada sino una actividad integrada y dependiente de la normatividad, en Colombia a partir de la Constitución Política del año 1991se da los primeros lineamientos sobre la producción, control y acceso de información y registro histórico y legal. (Const., 1991, art. 74)

Ya en el año 2000, se legisla sobre el tema y se emite la Ley General de archivos, Ley 594. En esta se informa sobre la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión documental, independientemente del soporte en que produzcan la información, para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social.(Ley 594, 2000)

La política de gestión documental en el Estado Colombiano, acorde con el artículo 6 del Decreto 2609 de 2012, derogado por el Decreto 1080 de 2015; debe ser entendida como el conjunto de directrices establecidas por una entidad para tener un marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica, un conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte, una metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación, un programa de gestión de información y documentos, una adecuada articulación y coordinación entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.(Decreto 1080, 2015)

Buscando regular el derecho fundamental de acceso a la información pública los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información; surge como herramienta normativa la ley 1712 del 2014 Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional. Dicha Ley tiene tres funciones fundamentales:

 Facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación como se menciona en el Decreto 1081 de 2015 Artículo 2.1.1.5.4.1.

 Reglamentar los temas relacionados con la gestión de la información pública en cuanto a: su adecuada publicación y divulgación, la recepción y respuesta a solicitudes de acceso a esta.

 Ser la base conceptual y estructural para el desarrollo de los otros instrumentos de gestión de información exigidos por la Ley. Según el Artículo 2.1.1.5.4.2. del Decreto 1081 de 2015 la información incluida en el Registro de Activos de Información, en el índice de Información Clasificada y Reservada, y en el Esquema de Publicación de Información, debe ser identificada, gestionada, clasificada, organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos, lineamientos, valoración y tiempos definidos en el Programa de Gestión Documental del sujeto obligado.(Decreto 1081, 2015)

Con la promulgación de la Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Información Pública, se ratificaron los principios de la Gestión Documental y la necesidad que tienen los sujetos obligados, de contar con información confiable, oportuna y organizada para dar cumplimiento tanto a la estructuración de los instrumentos de gestión de información, como a la implementación del programa de gestión documental en sí mismo.

Antes de la promulgación de la Ley 1712 de 2014 las entidades obligadas a contar con un Programa de Gestión Documental eran las correspondientes a los diferentes niveles de la Administración pública; las entidades privadas que cumplen funciones públicas; las entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 20007.

El artículo 5 de la Ley 1712 de 2014 establece siete categorías de personas naturales y jurídicas a quienes les aplican las disposiciones de la ley en calidad de sujetos obligados que se mencionan a continuación:

a. Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder

Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital.

b. Los órganos, organismos y entidades estatales independientes o autónomos y de

control.

c. Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función pública,

que presten servicios públicos respecto de la información directamente relacionada con la prestación del servicio público.

d. Cualquier persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que desempeñe

función pública o de autoridad pública, respecto de la información directamente relacionada con el desempeño de su función.

e. Las empresas públicas creadas por ley, las empresas del Estado y sociedades en que

este tenga participación.

f. Los partidos o movimientos políticos y los grupos significativos de ciudadanos.

g. Las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de

naturaleza u origen público.(Ley 1712, 2014)

Con el objetivo de reglamentar todo lo referente a La Ley 1712 fue emitido el Decreto 103 de 2015 que fortalece la gestión documental pública y ratifica el papel de los archivos en la transparencia del estado, dicho decreto fue compilado por el Decreto Único Reglamentario 1081 del 26 de mayo de 2015.

El Programa de Gestión Documental está incluido como Instrumento de gestión de Información Pública y a su vez instrumento de Gestión Archivística, en esta doble connotación se destaca su importancia. Es relevante entonces decir que: la información incluida en el Registro de Activos de Información, en el índice de Información Clasificada y Reservada, y en el Esquema de Publicación de Información, debe ser identificada, gestionada, clasificada, organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos, lineamientos, valoración y tiempos definidos en el Programa de Gestión Documental del sujeto obligado (ley 1712 de 2014), de esta forma se articulan la Gestión Documental y la Gestión de Información Pública.

Es por esto que se hace énfasis en este apartado en los componentes de los instrumentos de gestión de información pública, identificando los puntos de partida y de encuentro entre el Mundo de la Gestión Documental y el Mundo de la Gestión de Información evitando desgastes innecesarios a nivel institucional y por el contrario optimizando recursos cumpliendo con las disposiciones legales no sólo en los términos establecidos sino también conforme a los requerimientos exigidos.

1.6.1 Instrumentos de Gestión de Información Pública

El término Instrumentos de Gestión de Información es introducido por la Ley 1712 (2014) conocida como Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional en Colombia, aunque no hay una definición dada en la norma, se entiende que los instrumentos de gestión de información son las herramientas que permiten a las entidades públicas y las privadas que ejercen funciones públicas garantizar el acceso por parte de la ciudadanía a la información que estas producen, reciben, transforman y custodian en cumplimiento de sus funciones. Los objetivos de estas herramientas son:

● Dar a conocer a la ciudadanía el inventario de la información que la entidad produce, recibe,

transforme y custodie.

● Dar a conocer que tipo de información de la que produce, recibe, transforme o custodie la

entidad ha sido calificada como reservada o clasificada indicando el fundamento legal para tal calificación.

● Indicar a la ciudadanía la información publicada y que publicará, indicando donde se

encuentra y como puede acceder a la misma.

Figura 2. Instrumentos de Gestión de la Información

Fuente. Adaptado del Decreto 103 de 2015 compilado por el Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015

1.6.2 Instrumentos archivísticos a nivel nacional

Programa de Gestión Documental En desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderá por Programa de Gestión Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación

INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DECRETO 1081 DE 2015

Es el inventario de la información publica que el sujeto obligado genera, obtenga, adquiera, transforme o controle en su calidad como tal. Debe elaborarse en formato de Hoja de Calculo y publicarse en el sitio Web oficial del sujeto obligado, así como en el Portal de Datos abiertos del Estado Colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya.

Registro de Activos de Información Índice de Información Clasificada y Reservada Es el inventario de la información publica generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada o reservada. Deberá elaborarse en formato de Hoja de Calculo y publicarse en el sitio Web oficial del sujeto obligado, así como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o sustituya Esquema de Publicación de información Es el instrumento de que disponen los sujetos obligados para informar, de forma ordenada a la ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la información publicada y que publicará, conforme el principio de divulgación proactiva de la información previsto en el articulo 3° de la Ley 1712 de 2014, y sobre los medios a través de los cuales se puede acceder a la misma

Como ya se ha manifestado anteriormente el término instrumentos archivísticos se introduce con los Decretos 2609 (2012) donde los clasifica y posteriormente con el 1080 (2015), conocido como Decreto Único Sector Cultura donde los ratifica (Figura 3).

Figura 3. Instrumentos archivísticos para la gestión documental

Fuente Adaptado y modificado del Decreto 1080 (2015).

Para las entidades del distrito además de los nueve instrumentos definidos a nivel nacional se le da categoría de instrumentos archivísticos también a las fichas de valoración documental y al Cuadro de Caracterización Documental, este último en el que se centrará el siguiente apartado.

Banco terminológicos de tipos, series y subseries Cuadro de Clasificación Documental (CCD) Tabla de Retención Documental (TRD) Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y sub secciones y las series y sub series documentales Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR) Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

DECRETO 1080 DE 2015

Inventario Documental Estructuración sistemática y grafica del flujo de procesos y documentos dentro de la entidad Instrumento archivístico en el cual estandariza la denominación de series y subseries documentales producidas en razón de las funciones administrativas transversales a la administración publica. Además se constituye en una herramienta que facilita los procesos de valoración de documentos y elaboración de Tablas de Retención Documental al ofrecer tiempos mínimos de retención documental y una propuesta de disposición final Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación Programa de Gestión Documental (PGD) Mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de Las funciones de Las unidades administrativas de la entidad Conjunto de aplicaciones agrupadas que permiten la adecuada gestión de los documentos en formato electrónico Instrumentos de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental Instrumento archivístico que permite generar cambios planificados, articulando y dando u ordenamiento lógico a los planes y proyectos que en materia archivística formule la Entidad

1.6.3 Instrumentos archivísticos a Nivel Distrital.

Adicional a los nueve instrumentos definidos a nivel nacional se le da categoría de instrumentos archivísticos también a las fichas de valoración documental y al Cuadro de Caracterización Documental, instrumento en el que se centrará el presente estudio.

Por su parte el Subsistema de Gestión Documental y Archivos –SIGA-, en cumplimiento de la normativa archivística establecida en el país a partir de la Ley 594 (2000) o Ley General de Archivos, cuenta con una serie de instrumentos archivísticos que permiten identificar la documentación que se produce en desarrollo de las actividades de la entidad, determinar su valor como activos de información, delimitar sus tiempos de retención en los archivos de gestión y central y, definir su disposición final. Entre dichos instrumentos se identifican:

 Cuadro de Caracterización Documental -CCD-. Instrumento que identifica las características de la totalidad de la producción documental (registros) de una entidad en virtud del cumplimiento de las funciones, procesos, procedimientos y normativa aplicables (Alcaldía Mayor de Bogotá, 2014).

 Cuadro de Clasificación Documental. Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones, subsecciones, series y subseries documentales (Acuerdo 027, 2006).

 Tablas de Retención Documental. Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (Ley 594, 2000).

 Fichas de Valoración Documental. Proceso de análisis que consiste en identificar los valores investigativos, científicos, patrimoniales, históricos, culturales y técnicos de la información registrada en los documentos de archivo (Alcaldía Mayor de Bogotá, 2015)

 Inventarios documentales. Registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes que existen en un archivo, y tiene como principal utilidad, el poder expedientar correctamente los documentos existentes o nuevos. (Alcaldía Mayor de Bogotá, 2015)

Por lo anterior, queda reconocido de manera oficial, que para el desarrollo de la gestión documental en las entidades distritales, el cuadro de caracterización documental es un instrumento archivístico a partir del cual se han venido construyendo otros instrumentos archivísticos y de gestión de información pública, pero que además, aporta como elemento vinculante principalmente entre Subsistema de Gestión Documental y Archivos (SIGA), el Subsistema de Gestión de Calidad (SGC) y el Subsistema de Seguridad de la Información (SSGI).(Décimo Primer Lineamiento, Alcaldía Mayor de Bogotá, 2015)

Registro de Activos de Información. Es el inventario de la información pública que el sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, transforme o controle en su calidad de tal. Como sujeto obligado se establecen las Entidades Públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas.(Décimo Primer Lineamiento, Alcaldía Mayor de Bogotá, 2015)

1.6.4 El Cuadro de Caracterización Documental como instrumento

archivístico

Se define como Cuadro de Caracterización Documental – CCD- es el Instrumento que identifica las características de la totalidad de la producción documental (registros) de una entidad en virtud del cumplimiento de las funciones, procesos, procedimientos y normativa aplicables, y permite identificar las características de los diferentes documentos de archivo como insumo para la elaboración o actualización de la TRD.(Décimo Primer Lineamiento, Alcaldía Mayor de Bogotá, 2015)

El Cuadro de Caracterización Documental -CCD- es producto del ejercicio que se ha venido desarrollando en el Distrito Capital en cabeza de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a la cual pertenece la Dirección de Archivo de Bogotá y que en cumplimiento del Decreto 4124 (2004), que reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y coloca como instancia de articulación al Archivo Distrital, expide el Decreto 514 (2006), en el que se establece que toda entidad distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) cumpliendo las funciones estipuladas en el Acuerdo 257 (2006) entre las que están elaborar y preparar para su publicación textos, manuales y guías que orienten la gestión documental en las entidades del Distrito Capital.

Es en la Guía para la elaboración, presentación, aplicación y seguimiento de las Tablas de Retención Documental - TRD- publicada en el 2011, donde se presenta el modelo de Cuadro de Caracterización Documental, que de aquí en adelante en el desarrollo de este texto será denominado como (CCD), en mayúscula cursiva, para no llevar a confusión con el Cuadro de Clasificación Documental (CCD). En dicha guía se propone una metodología que vaya en consonancia con la propuesta por el AGN, Acuerdo 039 de 2002, proporcionando elementos como el CCD, que se constituye en la herramienta fundamental y de partida para la elaboración de las TRD.(Tablas de Retención Documental para las Entidades Distritales. Guía para: elaboración, presentación, aprobación, aplicación, seguimiento, 2011)

En consonancia con las funciones atribuidas a la Dirección de Archivo de Bogotá en el año 2007 (Acuerdo 257, 2006) se siguen construyendo otros lineamientos que son producto del análisis multidisciplinario que se hace de la gestión documental como proceso al interior de cada una de las entidades y del vínculo que este tiene con otros procesos como el de gestión de calidad. Como resultado, se logró evidenciar que el CCD es equivalente al listado maestro de registros (LMR), por tanto, este instrumento ya no sólo es básico para la elaboración de las TRD, sino que además aporta para dar cumplimiento a la Norma Técnica de Calidad: NTC – GP 1000 (2009) y NTD-SIG 001 (2011) racionalizando la gestión al interior de las entidades del distrito, evitando la duplicidad de actividades por la falta de comunicación e interacción entre los procesos.

Para la identificación documental se han de tener en cuenta los procesos, procedimientos y los tipos documentales que se generan en cada actividad. El desarrollo de esta actividad se facilita cuando se ha recopilado el listado maestro de formatos y registros donde se pueden identificar fácilmente los procesos y procedimientos que los generan. La materialización de este análisis se hace a través del Cuadro de Caracterización Documental -CCD-, en el que se relaciona la Unidad Administrativa, proceso, procedimiento, actividades de forma secuencial

del procedimiento y documentos producidos o recibidos por la entidad (Alcaldía Mayor de

Bogotá, 2011, p. 25).

Es importante mencionar los componentes del instrumento ya que a partir de esto se infiere el potencial para su aplicación en diferentes entes territoriales que así lo requieran y apliquen.

Figura 4.Componentes del cuadro de caracterización documental -CCD-

Fuente. Los autores.

Localización de copias Serie y/o sub serie Donde reposa(n) la(s) copias del documento Colocar la serie y el nombre de la sub serie cuando exista Proceso seleccionado para iniciar la identificación documental (al que corresponde el procedimiento y la actividad)-código y nombre Proceso

COMPONENTES DEL CUADRO DE CARACTERIZACIÓN

DOCUMENTAL

Procedimiento Actividad Procedimient(s) al que corresponde la actividad Actividad que genera el documento Tipo Documental Definición Registro que evidencia la ejecución de la actividad en cumplimiento de las funciones o documentos externos ¿ Qué es y para que sirve el documento ? Origen Localización del original Se menciona si es un documento producido internamente, es externo a la entidad o mixto. Donde reposa el original del documento

Estos instrumentos, Listado Maestro de Registros (LMR) y Cuadro de Caracterización Documental (CCD), permiten controlar la producción documental en la entidad desde su origen, facilitando la formulación de agrupaciones documentales denominadas series y subseries. Con base en lo anterior, se establece que dichos instrumentos son equivalentes y por consiguiente el cuadro de caracterización documental hará las veces de listado maestro de registros (Alcaldía Mayor de Bogotá, 2014).

Fuente. Alcaldía mayor de Bogotá, cuarto lineamiento (2014).

Figura 5.Cuadro de Caracterización Documental -CCD- como Listado Maestro de Registros

Hasta este momento es evidente que el (CCD), se consolida como una herramienta primordial para la gestión documental, es a partir de él que se puede dar cumplimiento a otros requisitos legales como se mencionó anteriormente, como es el caso las normas de calidad y también, aporta al cumplimiento de los requisitos exigidos en la Ley 1712 (2014), conocida como Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en lo relacionado con los instrumentos de Gestión de información pública. Es en el lineamiento once, Inventario de activos de información; además donde se avanza aún más en la visión articulada de los sistemas de gestión y se encuentra que el CCD, también aporta en la construcción del instrumento de gestión de información pública, denominado registros de activos de información y deja abierta la posibilidad de utilizarlo para la construcción de otros instrumentos tanto archivístico como de gestión de información (Alcaldía mayor de Bogotá, 2015):

Esta metodología se plantea como un paso para avanzar en la articulación entre los subsistemas que componen el Sistema Integrado de Gestión –SIG-. Plantea además la integración de los instrumentos: cuadro de caracterización documental como listado maestro de registros y el inventario de activos de información. Esta articulación conlleva a contar con un

insumo único, tanto para la caracterización de la producción documental como para la

identificación de los activos de información en la entidad. Asimismo, consolida la base para la construcción de otros instrumentos archivísticos y de gestión de la información pública (Alcaldía Mayor de Bogotá, 2015, p. 4).

Figura 6. Cuadro de Caracterización Documental como Registro de Activos de Información

Fuente. Alcaldía Mayor de Bogotá, décimo primer lineamiento (2015).

Adicionalmente, en el Décimo Primer Lineamiento por primera vez se reconoce que el CCD, es un instrumento archivístico.

Figura 7.Registro de activos de información-Componentes Hoja de Cálculo

Fuente. Adaptado del Decreto 103 de 2015 compilado por el Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015

El Índice de Información Clasificada y Reservada. Es el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada o reservada. Dicha calificación hace referencia a información pública clasificada cuyo acceso es denegado por daño de derechos a personas naturales; como es el derecho de toda persona a la intimidad, la vida, la salud o la seguridad y para las personas jurídicas en relación a secretos comerciales, industriales y profesionales. (Ley 1712, 2014, Art.18)

REGISTROS DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN:

Todo registro disponible para ser solicitado por el público Todo registro publicado Todas las categorías de información del sujeto obligado Medio de conservación y/o soporte:

Establece el soporte en el que se encuentra la información, documento físico, medio electrónico o por algún otro tipo de formato audiovisual entre otros (físico, análogo o digital-electrónico) Identifica la forma, tamaño o modo en la que se presenta la información o se permite su visualización o consulta, tales como: hoja de calculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc.

Formato:

Indica si la información esta publicada o disponible para ser solicitada, señalada donde esta publicada y/o donde se puede consultar o solicitar Información Publicada o disponible:

Termino con que se da a conocer el nombre o asunto de la información Nombre o titulo de la categoría de la información:

Descripción del contenido la categoría de información:

Define brevemente de que se trata la información Establece el idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la información Idioma:

REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COMPONENTES HOJA DE CALCULO

Para cada uno de los componentes del Registro de Activos de Información debe detallarse los siguientes datos:

En cuanto a la información reservada según el artículo 19 de la 1712 (2014) es toda información exceptuada por daños a los intereses públicos. Esta información será rechazada o denegada siempre y cuando este expresamente prohibido por una norma legal o constitucional. (Ley 1712, 2014, art. 19)

Figura 8.Índice de información clasificada y reserva- hoja de cálculo-componentes

Fuente. Adaptado del Decreto 103 de 2015 compilado por el Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015

Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad interna, o al nombre de la entidad externa que creo la información Nombre o titulo de la categoría de información Término con que se da a conocer el nombre o asunto de la información Nombre o titulo de la información Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la información Idioma Establece el idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la información Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la información para efectos de permitir su acceso Objetivo legitimo de la excepción La identificación de la excepción que, dentro de las previstas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, cobija la calificación de reservada o clasificada Fundamento constitución legal El fundamento constitucional o legal que justifican la clasificación o la reserva, señalando expresamente la norma, articulo, inciso o párrafo que la ampara Medio de conservación y/o soporte Establece el soporte en el que se encuentra la información, documento físico, medio electrónico o por algún tipo de formato audiovisual entre otros (físico-análogo o digitalelectrónico Fecha de generación de la información Identifica el momento de la creación de la información Nombre del responsable de la producción de la producción de la información Plazo de la clasificación o reserva El tiempo que cobija la clasificación o reserva

INDICE DE INFORMACIÓN CLASIFICADA Y RESERVADA-HOJA DE CÁLCULO

COMPONENTES

Fundamento jurídico de la excepción Menciona de la norma jurídica que sirve de fundamento jurídico para la clasificación o reserva de la información Excepción total o parcial Según sea integral o parcial la calificación, las partes o secciones clasificadas o reservadas Fecha de calificación La fecha de la calificación de la información clasificada o reservada Nombre del responsable de la información

Esquema de Publicación de Información. Es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar, de forma ordenada, a la ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la información publicada y que publicará, conforme al principio de divulgación proactiva de la información previsto en el artículo 3° de la Ley 1712 (2014), y sobre los medios a través de los cuales se puede acceder a la misma.(Ley 1712, 2014, art. 3)

Figura 9. Esquema de Publicación de información de componentes

Fuente. Adaptado del Decreto 103 de 2015 compilado por el Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015

Nombre del responsable de la producción de la información Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad interna, o al nombre de la entidad externa que creó la información Nombre del responsable de la información Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la información para efectos de permitir su acceso

ESQUEMA DE PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN COMPONENTES

Fecha de generación de la información Identifica el momento de la creación de la información Frecuencia de actualización Identifica la periodicidad o el segmento de tiempo en el que se debe actualizar la información, de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable Lugar de consulta Indica el lugar donde se encuentra publicado o puede ser consultado el documento, tales como en el sitio Web y otro medio en donde se puede descargar y/o acceder a la información cuyo Idioma Establece el idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la información Medio de conservación y/o soporte Establece el soporte en el que se encuentra la información; documento físico, medio electrónico o por algún otro tipo de formato audiovisual entre otros (fisico-analogo o digital- Formato Identifica la forma, tamaño o modo en la que se presenta la información o se permite su visualización o consulta, tales como: hoja de cálculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc. La lista de información mínima publicada en el sitio Web oficial del sujeto obligado o en los sistemas de información del Estado, conforme a lo previsto en los artículos 9°, 10 y 11 de la Ley 1712 de 2014 La lista de información mínima publicada en el sitio Web oficial del sujeto obligado, adicional a la mencionada en el numeral anterior, y conforme a lo ordenado por otras normas distintas a la Ley de Transparencia y del Derecho al Acceso a la Información Pública Nacional.

Información publicada por el sujeto obligado, originada en la solicitud de información divulgada con anterioridad, de que trata el articulo 14 de la Ley 1712 de 2014

COMPONENTES

QUE SE DEBE PUBLICAR

Nombre o titulo o de la información Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la información

1.7MARCO NORMATIVO

Como referente normativo inicial de la Gestión documental a nivel internacional se encuentra la norma ISO/IEC 15489 parte 1 y parte 2, la cual fue creada por la Organización Internacional de Normalización-ISO en Ottawa, Canadá, en el mes de septiembre de 2000. Esta norma, hecha a partir de la Australiana AS 4390 (Record Management) sobre gestión de documentos es la primera norma ISO elaborada para la gestión integral de los sistemas archivísticos, los archivos y los documentos de archivo.(Archivo General de la Nación,

2013)

La Norma proporciona directrices respecto de la política de gestión documental, explica en forma completa la asignación de responsabilidades que debe definir un organismo en un sistema de gestión documental.

La aparición de esta norma y de otras normas complementarias, responde tanto a la evolución de los planteamientos del Records Management norteamericano y del Recordskeeping australiano, como a la necesidad de integrar la gestión de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas de gestión de calidad.

Como compendio de buenas prácticas de gestión documental que ha sido adoptado en diferentes países, la norma ISO 15489 implica nuevos retos, a la vez que abrió nuevos caminos a los profesionales de la información; en el ámbito de la organización de las empresas, la adopción progresiva de los principios de la calidad y la mejora continua que se concretan entre otros en el modelo EFQM (European Foundation for Quality Management) de excelencia y en la familia de normas ISO 9000. Es efectivamente la norma ISO 9001:2008, que establece como requisito el control de los documentos del sistema de gestión de calidad, uno de los motivos que incidirá más directamente en el desarrollo de una norma específica sobre gestión de documentos. Se hace evidente nuevamente el carácter complementario de los procesos archivísticos y de calidad.

Esta misma norma fue adoptada en Colombia como NTC-ISO 15489-1 Información y Documentación. Gestión de registros. Parte 1: Conceptos y principios y NTC-ISO TR15489-2 Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 2. Guía. Definida en el ICONTEC como el documento que emite los conceptos y principios a partir de los cuales se desarrollan enfoques para la creación, captura y gestión de registros.

Teniendo en cuenta que los sistemas administrativos, de gestión y calidad confluyen en la labor de generación y control de la información, cabe mencionar los sistemas y normas aplicables a estos. Dentro de la gestión en las entidades públicas existe la norma NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública y el Modelo Estándar de Control Interno –MECI.

Iniciando con la norma NTCG 1000:2009 nació con el objetivo de mejorar la calidad y el desempeño de los servicios ofrecidos por las entidades públicas, esta norma es de obligado cumplimiento por todas las organizaciones públicas y su aplicación debe ser evaluada por un organismo independiente, mediante controles y auditorías. Es un estándar de gestión dirigido hacia la evaluación del desempeño de las instituciones en términos de calidad y satisfacción social durante la prestación de los servicios por parte de las entidades estatales, corresponde a un modelo de gestión basado en un modelo de procesos de la norma ISO 9001. Como lo enuncia la misma norma.

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 6º de la Ley 872 de 2003, esta norma específica los requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios. Esta norma está dirigida a todas las entidades, y se ha elaborado con el propósito de que éstas puedan mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes. (NTCGP 1000:2009)

Esta norma tiene como base las normas internacionales ISO 9000:2005 y la ISO 9001:2008 sobre gestión de calidad e integra requisitos y conceptos adicionales de los del estándar ISO. La norma promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, el cual consiste en determinar y gestionar o administrar de manera eficaz, una serie de actividades relacionadas entre sí. Este enfoque permite mantener un control continuo sobre los vínculos e interacciones de los procesos e información de tal manera que se convierte en una constante la mejora continua y por ende la satisfacción del cliente. El desempeño de la entidad se convierte en un objetivo ligado a las políticas y estrategias de la estructura orgánica de la organización.

En la administración pública colombiana se encuentran principalmente, tres herramientas que orientan el desarrollo de la gestión pública de las entidades estatales: el Sistema de Control Interno, el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Gestión de la Calidad. Tanto los Sistemas de Gestión como los de Control Interno son herramientas que tienen como propósito central contribuir al fortalecimiento de la acción de las diversas organizaciones que los implementen.

Por otra parte se encuentra establecido el Modelo Estándar de Control Interno – MECI el cual nace a través del Decreto 1599 del 2005 como un modelo formulado con el propósito de que las entidades del Estado puedan mejorar su desempeño institucional mediante el fortalecimiento del Control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno, Unidades de Auditoría Interna o quien haga sus veces(Departamento Administrativo de la Función Pública, 2014).Este modelo se elaboró teniendo como referente tendencias internacionales existentes sobre la materia entre las que se puede destacar el COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). Se pretendió con estoque las entidades realizaran una evaluación sobre la existencia, nivel de desarrollo o de efectividad de cada uno de los elementos de Control definidos, a fin de establecer el diseño, desarrollo o grado de ajuste necesarios para su implementación y mejora.

Así como la norma de calidad, este modelo promueve la adopción de un enfoque de operación basado en procesos, el cual consiste en identificar y gestionar, de manera eficaz, diversas actividades relacionadas entre sí. Y como ventaja de este enfoque se reitera el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales que hacen parte de un sistema conformado por procesos, así como sobre su interacción.

El Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI proporciona la estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso administrativo, y aunque promueve una estructura uniforme, puede ser adaptada a las necesidades específicas de cada entidad, a sus objetivos, estructura, tamaño, procesos y servicios que suministran. Este manual está sujeto a actualizaciones y modificaciones a cargo del Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP-(Departamento Administrativo de la Función Pública, 2014).

Esta herramienta brinda elementos de control estándar para todas las entidades permitiendo su adaptación para cada una de ellas y el desarrollo de actividades para su implementación y fortalecimiento continuo de manera particular según sus características, complejidad y dimensiones. Este Modelo creó una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las organizaciones del Estado, cuyo propósito era orientarlas al cumplimiento de sus objetivos institucionales y a la contribución de estos a los fines esenciales del Estado.

El MECI concibe el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad, como responsables del control en el ejercicio de sus actividades; busca garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos institucionales y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado; a su vez, persigue la coordinación de las acciones, la fluidez de la información y comunicación, anticipando y corrigiendo, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional. (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2014).

Desde el punto de vista del Subsistema de Gestión de Calidad los registros son documentos que proporcionan evidencia de las actividades realizadas, los resultados obtenidos por una entidad u organismo Distrital, que en el marco del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos -SIGA- , el documento de archivo es el registro de la información producida o recibida por una entidad u organismo distrital en razón de sus actividades o funciones, es necesario tener en cuenta que para el manejo de la documentación del Sistema Integrado de Gestión –SIG-, los registros son documentos de archivo (Alcaldía Mayor de Bogotá, 2014).

1.8 MARCO INSTITUCIONAL

La entidad objeto del proceso investigativo es la Secretaria Distrital de Planeación (SDP), unidad administrativa territorial que desarrolla funciones que apuntan a orientar y liderar la formulación y seguimiento de las políticas y la planeación territorial, económica, social y ambiental del Distrito Capital, conjuntamente con los demás sectores.

Entre las funciones principales que ejecuta la SDP está coordinar la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de desarrollo distrital y locales; coordinar la elaboración, reglamentación, ejecución y evaluación del Plan de Ordenamiento Territorial - POT-; al igual que la regulación del uso del suelo, de conformidad con la normativa que expida el Concejo Distrital y en concordancia con la normatividad nacional.

La Administración Distrital está conformada por 15 sectores, los cuales cuentan con entidades adscritas o vinculadas. Los trece sectores son; Sector Gestión Pública compuesto por la Secretaría General y El Departamento Administrativo del Servicio Civil (DASC); Sector Gobierno compuesto por la Secretaría de Gobierno, el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público (DADEP) y la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos, sectores Hacienda, Planeación, Desarrollo Económico, Educación, Salud, Integración Social, Cultura Recreación y Deporte, Ambiente, Movilidad, Hábitat, Seguridad, Jurídico y Sector Mujeres.

Dentro de la Administración Distrital, la Secretaria Distrital de Planeación ha jugado un papel preponderante en el desarrollo urbanístico, social y económico de la ciudad, y con esto se convalida la responsabilidad que conlleva el control de la información e historia del ente territorial, por esto se validad a través de su evolución conjunta con la ciudad.

En 1933 por medio del Acuerdo 28, se creó el Departamento de Urbanismo, como una dependencia de la Secretaria de Obras Públicas Municipales; primera entidad encargada de planear Bogotá, de plantear la legislación y todo lo relacionado con lo urbanístico de la ciudad. En 1956 a través del Decreto 705, modificada la denominación de la Oficina del Plan Regulador de Bogotá al de OFICINA DE PLANIFICACIÓN DISTRITAL DE BOGOTÁ –OPBD- la cual, como dependencia directa de la Alcaldía Mayor, se definió como un órgano investigativo y de planificación en el campo del desarrollo urbanístico, regional y rural del Distrito y como coordinadora de los planes de inversión para el desarrollo urbano.

Posteriormente, se expidió el Decreto Ley 3133 de 1968 con el cual se modificó la denominación a Departamento administrativo de Planeación.

Desde entonces, la entidad sufrió diferentes reformas en su estructura orgánica y administrativa y sus funciones. El Decreto 180 de febrero de 1971, señalo que el Departamento, como dependencia directa del Alcalde Mayor del Distrito y entidad asesora del Concejo, funcionaría como el órgano investigativo y de preparación, coordinación, evaluación y control de los planes, programas y proyectos necesarios para el cumplimiento de las políticas de desarrollo económico, social, físico y administrativo del Distrito de Bogotá. En el 2006, con el acuerdo 257 se reestructuró la organización sectorial administrativa del Distrito, se creó el sector de Planeación y dentro de éste se transformó el Departamento por la actual Secretaría Distrital de Planeación -SDP-, en cabeza de este sector, por medio del cual se articulan las políticas públicas de la ciudad en sus dimensiones: territorial (física y crecimiento urbano), sectorial (social, económico y ambiental) y de gasto (inversión), con la participación de distintos actores, en la búsqueda de un desarrollo integral, organizado, equitativo y sostenido que beneficie a todos los habitantes del Distrito.(Alcaldía Mayor de Bogotá, 2013)

El Decreto 16 de enero de 2013, adecuo la estructura organizacional de la Secretaria Distrital de Planeación a las disposiciones contenidas en el Acuerdo 490 del 2012, consolido en un solo instrumento las modificaciones introducidas a la misma a través de los actos administrativos posteriores a 2006 y ajusto algunas funciones. Es importante ver la estructura de sus procesos y la interrelación entre ellos para así mismo ver el flujo de la información.

Figura 10.Diagrama de Procesos Secretaria Distrital de Planeación

Fuente. www.sdp.gov.co. (Secretaria Distrital de Planeación, 2014)

CAPÍTULO II: METODOLOGÍA DEL ESTUDIO

Luego de establecer los lineamientos específicos en la primera parte del documento, definir los aspectos generales de la investigación y hacer referencia a aquello que se busca con el desarrollo de este tema; la parte metodológica mostró el proceso que se adelantó para llegar al resultado final y que se resume en el análisis del nivel de implementación del Cuadro de Caracterización Documental -CCD- como Instrumento Archivístico y como Instrumento de Gestión de Información Pública en la Secretaría Distrital de Planeación de Bogotá.

2.1 ENFOQUE DE INVESTIGACIÓN

Esta investigación es de tipo evaluativa. “Se busca indagar si los objetivos que se han planteado en un determinado programa o proyecto están siendo o no alcanzados y descubrir cuales aspectos del proceso han contribuido o entorpecido el logro de dichos objetivos” (Hurtado, 2010, p.134).Por tanto, se buscó evaluar la percepción de los individuos frente a la implementación del Cuadro de Caracterización Documental con el fin de establecer los factores determinantes que garantizan su adecuado proceso de desarrollo, así como las posibles debilidades y obstáculos. Para tal fin se utilizaron técnicas como la recopilación de información a través de entrevistas semiestructuradas y la revisión documental.

Para el desarrollo de este trabajo de investigación los conceptos de instrumentos archivísticos e instrumentos de gestión de información pública se toman como eje central dada su importancia en el campo archivístico, ya que el resultado de la implementación de los mismos busca dar acceso a la información pública tanto por parte de los usuarios internos (funcionarios) como externos (ciudadanos, organizaciones, entre otras). La normatividad vigente, exige de las entidades públicas facilitar el acceso a la información como un derecho, y reglamenta sus procedimientos, por lo que el Cuadro de Caracterización Documental aporta en esta vía, facilitando el cumplimiento establecido por la Ley 1712 de 2014 y el Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015.

La Alcaldía Mayor de Bogotá, a través de la Secretaría General, y para garantizar el cumplimiento de lo establecido por las normas señaladas, ha realizado acciones conducentes a facilitar estas tareas. En concreto, ha expedido los lineamientos 4 y 11 (Alcaldía Mayor de Bogotá., 2015) los cuales, entre otras, establecen la necesidad de adoptar este tipo de metodologías y procedimientos que garanticen la publicidad en la información producida por la entidad, exceptuando aquella que por disposiciones constitucionales y legales está protegida para su divulgación.

2.2 TIPO DE INVESTIGACIÓN

El tipo de investigación corresponde a la descriptiva. Que consiste en la identificación de las características de un evento, fenómeno o grupo en estudio. (Lafuente Ibáñez, 2008)

La información que proporciona una investigación descriptiva, puede ser utilizada como punto de partida para el desarrollo de una investigación más específica. Y como lo afirma Abreu (2014) citado por Pirela, Mancipe y Pulido (2016)en su publicación Investigación Formativa en los Estudios de Información Documental:

El método descriptivo, o la investigación descriptiva, se elabora con el fin de obtener la mayor información posible acerca del objeto de estudio. Para ello lo define, lo clasifica y lo caracteriza, forjando de esta forma una idea precisa con base en una descripción puntual. Este tipo de método es mayormente utilizado para la descripción de lugares, costumbres y actividades. Usualmente se realiza de forma verbal. (p. 81)

Este tipo de investigación se basa en observaciones y estudios de caso. Normalmente no se basa en análisis cuantitativo, lo que hace imperativo realizar interpretaciones subjetivas de los hechos, claramente estas conforme a los hechos o actividades que indica o describe.

Por otro lado, como toda investigación, se soportó en objetivos, que son los que orientan el curso de la misma y permiten delimitar el diseño metodológico. A su vez, la metodología requiere de una estructura que permita hacer el análisis y evaluación de los resultados obtenidos, cuestiones que le han dado validez al estudio en cuestión, en tanto tiene coherencia con los objetivos planteados. Para una mayor precisión acerca del método de investigación científico Martínez (2006) define el sentido que se quiere abordar en este campo de la investigación de la siguiente manera:

Toda investigación, de cualquier enfoque que sea, tiene dos centros básicos de actividad. Partiendo del hecho que el investigador desea alcanzar unos objetivos, que a veces, están orientados hacia la solución de un problema, los dos centros fundamentales de actividad consisten en:

a. Recoger toda la información necesaria y suficiente para alcanzar esos objetivos,

o solucionar ese problema.

b. Estructurar esa información en un todo coherente y lógico, es decir, ideando una

estructura lógica, un modelo o una teoría que integre esa información. (p. 128)

Para el desarrollo de esta investigación se definió que para medir el nivel de implementación del Cuadro de Caracterización Documental (CCD) se deben tomar los preceptos dados en los instrumentos contenidos en las “Tablas de Retención Documental. Guía para: elaboración, presentación, aprobación, aplicación y seguimiento para las entidades distritales”, con el fin de determinar si se ha socializado, se adoptado y si se tuvo en cuenta para la elaboración del instrumento archivístico las Tablas de Retención Documental (TRD), al igual que establecer cómo se alineó con el subsistema de Gestión de calidad en lo concerniente al Listado Maestro de Registros (LMR) y como se armonizó para construir el instrumento de Gestión de Información Pública: Registro de Activos de Información tipo datos (González, 2016).

2.3 MÉTODO

De acuerdo con lo anterior, el método de investigación planteada para el desarrollo de este trabajo es el estudio de caso, según Galeano (2007), "el estudio de caso tiene como objetivo básico la comprensión de una experiencia e implica el examen intenso y profundo de diversos aspectos de un mismo fenómeno" (p. 66). En este sentido se planteó el estudio de caso en la Secretaría Distrital de Planeación de Bogotá, donde se indagaron diferentes aspectos que tienen que ver con el nivel de implementación del Cuadro de Caracterización Documental como Instrumento Archivístico y como Instrumento de Gestión de Información Pública.

Así mismo, el cuadro opera como base para la construcción de otros instrumentos archivísticos y de gestión de información pública especialmente, lo que implico, a su vez, evidenciar cómo dichos instrumentos sirven de elementos de cohesión y/o articulación en los diferentes subsistemas del sistema integrado de gestión - SIG, en esta entidad.

2.4 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS

Las técnicas de recolección de datos que se utilizaron fueron: a) la revisión documental, b) la entrevista semiestructurada.

a) La revisión documental buscó recopilar toda la información relevante del tema

de investigación. En este apartado se tuvieron en cuenta diversas fuentes de información documental al igual que los formatos específicos de recolección de información, los fueron recopilados, clasificados y analizados de acuerdo a estrategias específicas definidas para tal fin. Valles (1999), considera la revisión documental como una de las estrategias de recolección de datos utilizada tanto en la investigación cuantitativa, como cualitativa y señala cuatro aspectos a tener en cuenta a la hora de escoger las fuentes documentales:

1) Autenticidad, significa no sólo contemplar errores deliberados sino también

los cometidos de manera involuntaria en la reproducción de los documentos; 2) Credibilidad, se refiere hasta qué punto puede considerarse un documento como fuente fidedigna; 3) Representatividad, cualquier tipo de inferencia que se haga del material documental, debe contrastarse sopesando posibles sesgos sistemáticos y 4) Interpretación del significado (p.132).

Entrevista semiestructurada, es una de las técnicas más usadas en la investigación; consiste en un diálogo que el investigador emprende con las personas que de manera objetiva se han escogido para tener información relacionada con el tema de investigación. La entrevista semiestructurada particularmente, se identifica porque previamente se debe diseñar un guion que permita obtener los datos pertinentes, permitiendo que el entrevistado amplíe los conceptos y proporcione detalles que pueden precisar o ampliar las categorías y subcategorías definidas para el desarrollo de la investigación. Al respecto Martínez (2006) sugiere lo siguiente:

La gran relevancia, las posibilidades y la significación del diálogo como método de conocimiento de los seres humanos, estriba, sobre todo, en la naturaleza y calidad del proceso en que se apoya. A medida que el encuentro avanza, la estructura de la personalidad del interlocutor va tomando forma en nuestra mente, se adquieren las primeras impresiones con la observación de sus movimientos, sigue la audición de su voz, la no verbal (que es directa, inmediata, de gran fuerza en la interacción cara a cara y, a menudo, previa a todo control consciente) y toda la amplia gama de contextos verbales por medio de los cuales se pueden aclarar los términos, descubrir las ambigüedades, definir los problemas, orientar hacia una perspectiva, patentizar los presupuestos y las intenciones, evidenciar la irracionalidad de una proposición, ofrecer criterios de juicio o recordar los hechos necesarios. (p.139)

El contexto verbal permite, asimismo, motivar, elevar su nivel de interés y colaboración, reconocer sus logros, prevenir una falsificación, reducir los formalismos, las exageraciones y las distorsiones, estimular su memoria, aminorar la confusión o ayudarle a explorar, reconocer y aceptar sus propias vivencias inconscientes. Y en cada una de estas posibles interacciones también es posible decidir la amplitud o estrechez con que debe plantearse el problema, si una pregunta debe estructurarse en su totalidad o dejarse abierta, y hasta qué punto resulta conveniente insinuar una solución o respuesta (Martínez, 2006, p.

139).

2.5 POBLACIÓN

La población objeto se definió teniendo en cuenta las categorías propuestas en esta investigación. Por un lado, los elementos conceptuales que permiten identificar el Cuadro de Caracterización Documental -CCD- como un instrumento archivístico y como instrumento de gestión de la información. A su vez los procedimientos relacionados con su implementación para la construcción de otros instrumentos archivísticos y de gestión de información. Igualmente, los métodos y prácticas que al interior de la entidad se tuvieron en cuenta, relacionadas con este instrumento archivístico como elemento de cohesión de los subsistemas del SIG. Lo anterior requirió la definición de prioridades en relación con la información y que dependencias tienen a cargo liderar estos procesos.

Con estas claridades se definió a quienes se les aplicaría la entrevista semiestructurada, técnica que se propuso a través de preguntas abiertas para obtener respuestas a los interrogantes propuestos por el grupo investigador, enmarcadas en las categorías seleccionadas y descritas anteriormente.

Para este trabajo de investigación se elaboró un guion que se aplicó a los Directivos o las personas que fueron designadas de las siguientes dependencias:

Dirección de Planeación cuya función principal es liderar las líneas de acción de la Secretaría Distrital de Planeación de acuerdo a su planeación estratégica para cumplir con los compromisos adquiridos con la ciudadanía en general y a nivel interno. De igual manera, y siendo esta dependencia la encargada de dar línea para la operación del Subsistema de Gestión de Calidad se hizo énfasis en la armonización del CCD como Listado Maestro de Registros (LMR).

Dirección de Sistemas, encargada de dirigir el desarrollo de los objetivos institucionales de la Secretaría Distrital de Planeación en Tecnologías, Información y Comunicación en concordancia con los lineamientos, los procedimientos, las políticas y la norma vigente para contribuir a la sostenibilidad y actualización técnica y tecnológica en materia informática en el Distrito Capital.

Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental, encargada de dirigir los procesos de recursos físicos y gestión documental, para garantizar el apoyo logístico en el funcionamiento de la entidad y la administración del programa de gestión documental.

Así las cosas, la aplicación de las entrevistas semiestructuradas se hizo de la siguiente manera:

Tabla 1. Resumen entrevistas por dependencia

DEPENDENCIA

NÚMERO DE

FUNCIONARIOS

Dirección de Planeación

1

Dirección de Sistemas

1

Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental

5

Fuente. Los autores

2.6 FASES DE LA INVESTIGACIÓN

El proceso de categorización consiste en identificar las categorías que orientarán el proceso de investigación, dichas categorías están íntimamente ligadas con la pregunta de investigación, así como también con los objetivos propuestos para el desarrollo de la misma. En la Tabla 2 se muestran la categoría, subcategorías y tópicos propuestos.

Tabla 2. Categoría: Acceso a la información Pública Categoría : Acceso a la Información Pública

Subcategoría 1:

Instrumentos archivísticos Funcionalidad de los instrumentos archivísticos

Relaciones funcionales del instrumento archivístico cuadro de caracterización documental y los demás instrumentos archivísticos.

Subcategoría 2:

Instrumentos de gestión de información pública

Funcionalidad de los instrumentos de gestión de información pública

Relaciones funcionales del instrumento archivístico cuadro de caracterización documental y los instrumentos de gestión de información pública

Fuente. Los autores

Las categorías son determinantes en los procesos de investigación. Se asumen como la unidad básica de análisis, es decir, el fundamento de la investigación. Para este trabajo se definió una categoría y dos subcategorías. Estas son:

● Acceso a la información Pública

Subcategorías:

● Instrumentos de gestión administrativa

● Instrumento de gestión de información publica

La definición de estas categorías permitió delimitar la recolección de datos, con el fin de enfocar el análisis en la información relevante para la investigación. Con esto se controló la dispersión de información, facilitando el análisis de datos y la triangulación de los mismos, para establecer el nivel de implementación del Cuadro de Caracterización Documental -CCD-, como instrumento archivístico y de gestión de información pública en la Secretaría Distrital de Planeación de Bogotá.

La definición de una sola categoría se soportó en el análisis tanto jurídico (ley 1712, 2014) como teórico (derecho fundamental a la información) que posicionó a la categoría seleccionada, Acceso a la información Pública como central en la investigación y supedito las dos restantes al carácter de sub categorías, en tanto son el soporte necesario en la práctica para garantizar el acceso a la información no solo a los ciudadanos y organismo interesados, sino a los funcionario de la misma entidad.

A las personas a las cuales se les aplicó el instrumento de investigación (entrevista semiestructurada) se les explicó la importancia de indagar por el nivel de implementación del Cuadro de Caracterización Documental CCD como instrumento archivístico y como instrumento de gestión de información pública dado que estos instrumentos son ejes fundamentales para el acceso a la información pública, garantizando de parte de los entrevistados un nivel mayor de compromiso en tanto la relevancia del tema así explicado.

Ahora bien, para medir el nivel de implementación del Cuadro de Caracterización Documental (CCD) se tomaron los preceptos dados en los instrumentos: Tablas de Retención Documental. Guía para: elaboración, presentación, aprobación, aplicación y seguimiento para las entidades distritales, con el fin de determinar si se socializó, adoptó y si se tuvo en cuenta para la elaboración del instrumento archivístico Tablas de Retención Documental (TRD).

Dado que el Lineamiento Cuatro se alineó con el subsistema de Gestión de calidad en lo concerniente al Listado Maestro de Registros (LMR) complementándose para construir el instrumento de Gestión de Información Pública denominado Registro de Activos de Información, siendo este tipo datos según lo dispuesto en el lineamiento once; instrumentos adoptados para las entidades públicas del Distrito Capital, y que lo establece en un marco normativo que garantiza, el cumplimiento de estas obligaciones tendientes a y también optimiza el acceso a la información.

Fuente. Los autores

De igual manera se obtuvo información por parte de los entrevistados que permitió acentuar los conceptos acerca de los elementos funcionales y conceptuales ya aplicados que logran determinar que el CCD, puede ser considerado un instrumento archivístico y de gestión de información pública; la potencialidad del mismo como insumo para la construcción de otros instrumentos y los lineamientos para que esto se pueda consolidar. Con estas claridades, se analizarán los resultados.

Se puede observar que este diseño metodológico, prioriza las técnicas cualitativas de recolección de información buscando de manera sistemática, analizar las percepciones de las personas encargadas de la implementación del CCD en relación con la funcionalidad del mismo, para garantizar el cumplimiento de los deberes institucionales en relación con la Transparencia y la Publicidad de Información, de acuerdo con lo exigido por las normas vigentes.

Figura 11. Análisis nivel de implementación CCD

CAPÍTULO III: RESULTADOS

El acceso a la información pública se constituye en un derecho fundamental en Colombia, consagrado en la Constitución Política de 1991, en los artículos 23 y 74. En estos se asume como derecho fundamental presentar peticiones por parte de los ciudadanos a la administración pública, así como también el derecho a acceder a los documentos públicos emanados de estas.

No obstante, a lo anterior, se hizo necesario expedir la Ley 1712 (2014), conocida como Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, con el fin de fijar los procedimientos, lineamientos e instrumentos que les permite a los sujetos obligados, gestionar la información y a los ciudadanos ejercer su derecho.

Figura 12 Resumen Ley 1712 (2014)

Fuente. Cuando los cuadros, gráficas o figuras son de ustedes, se coloca: Elaboración propia.

Ahora bien, para que lo anterior se pueda materializar, que es importante hacer una interpretación hermenéutica de la integración de la gestión documental con la gestión de información pública. Es una visión integradora en la que el punto de partida para el acceso a la información pública está en los lineamientos, procedimientos e instrumentos que desde la gestión documental se construyen, así lo reconoce Heredia (2008) al puntualizar que “uno de los propósitos de la gestión documental es garantizar la seguridad jurídica, la transparencia de la Administración y los derechos de los ciudadanos” (p. 45)

En este sentido, se abordó la información recopilada a través de la metodología planteada para dar respuesta a los tres objetivos específicos propuestos fundamentados en las bases teóricas, normativas y legales que se desarrollaron en este trabajo de investigación.

3.1. ELEMENTOS CONCEPTUALES Y FUNCIONALES DEL CUADRO DE

CARACTERIZACIÓN DOCUMENTAL

Los instrumentos archivísticos son herramientas importantes para el desarrollo de la gestión documental y particularmente en la Secretaría Distrital de Planeación se cuenta con los siguientes instrumentos Archivísticos conforme la ley lo dispone.

● Inventario Documental

● Tabla de Retención Documental

● Cuadro de Clasificación Documental

● Programa de Gestión Documental (PGD)

● Plan Institucional de Archivos (PINAR)

● Tablas de Valoración Documental

● Cuadro de Caracterización Documental (CCD)

Estas dos últimas herramientas en el Distrito Capital categorizadas como instrumentos archivísticos porque consolidan de manera estratégica el proceso de Gestión Documental en la entidad.

Las entidades frente a este panorama deben disponer de los recursos técnicos y humanos para dar cumplimiento a este requerimiento legal y por ende su diseño y publicación en la WEB de la entidad o sujeto obligado.

Teniendo en cuenta que para el análisis de la implementación del CCD como instrumento archivístico, se estableció como primer nivel su uso en la elaboración y/o actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD) y esto se logró determinar de acuerdo con la información suministrada por los funcionarios entrevistados. Esto gracias a que para el año 2014 se tuvo en cuenta lo determinado en la Guía para la elaboración de las tablas de Retención Documental para lo que garantizó la actualización de dicho instrumento. Adicionalmente se realizaron los ajustes correspondientes al Cuadro de Caracterización Documental (CCD). Cabe anotar que cada procedimiento tiene un CCD asociado y cualquier cambio que se realice deberá contar con la aprobación y revisión del líder SIGA.

A partir la vinculación que se establece entre el CCD con cada uno de los procedimientos y siguiendo las directrices del Lineamiento cuatro (Cuadro de Caracterización Documental equivalente a listado Maestro de Registros) que se filtran las tipologías documentales y se ajustan los campos requeridos para dar cumplimiento a la norma técnica de calidad NTC GP – 1000: 2015 en el marco del Sistema Integrado de Gestión (SIG). Teniendo en cuenta que éste es otro nivel establecido para analizar la implementación, se concluye que se ha ejecutado conforme a lo dispuesto en el instrumento mencionado y se logró armonizar el Subsistema Interno de Gestión Archivística con el Subsistema de Gestión de Calidad (SGC).

En este apartado y teniendo en cuenta que se estableció como método de análisis del nivel de implementación del CCD, la verificación de su uso a partir de la Guía para la elaboración de las Tablas de Retención Documental, el Lineamiento cuatro: Cuadro de caracterización como Listado Maestro de Registros y el Lineamiento once: Cuadro de Caracterización Documental como Registro de Activos de Información, se concluye que, según lo expresado por los sujetos entrevistados, la implementación se ha realizado en su totalidad, gracias a los instrumentos lo que se ha corroborado en los documentos que han protocolizado su adopción. Para dar evidencia de esto se validó en el aplicativo Sistema de Procesos Automáticos (SIPA), módulo del Sistema Integrado de Gestión (SIG) dichas afirmaciones, encontrando lo siguiente:

Tabla 3Evaluación de implementación CCD por procesos en SDP

PROCESOS

PROCEDIMIENTOS

CCD

TRD

LMR

RAI

TIPO

DATOS

ESTRATÉGICOS

3

SI SI SI SI

MISIONALES

21

SI SI SI SI

APOYO

74

SI SI SI SI

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

4

SI SI SI SI

TOTAL PROCEDIMIENTOS

102

Fuente: Los autores Nota: CCD: Cuadro de Caracterización Documental, TRD: Tabla de Retención Documental, LMR: Listado Maestro de Registros, RAI: Registro de Activos de Información.

3.2.

CUADRO

DE

CARACTERIZACIÓN

DOCUMENTAL

PARA

EL

DESARROLLO

DE

OTROS

INSTRUMENTOS

DE

GESTIÓN

DE

INFORMACIÓN PÚBLICA

Los instrumentos de gestión de la información pública son los propuestos por la Ley

1712 (2014), tienen un propósito específico, y su construcción son de estricto

cumplimiento.

En el caso de las entidades del Distrito Capital se ha tenido en cuenta el CCD, para la construcción del instrumento de gestión de información pública, Registro de Activos de Información. En ese sentido, la Secretaría Distrital de Planeación (SDP) adoptó la metodología propuesta mediante el documento titulado “A-IN-016 Guía para la gestión de activos en el marco de seguridad de la información de la SDP”, la cual socializó con todos los funcionarios y se integró como documento fundamental en el Sistema Integrado de Gestión (SIG).(p.19)

También se manifestó que a partir del uso del CCD como registro de activos de información, se ha podido construir de manera eficaz el inventario de activos de información, tarea que en principio no era muy clara, pero luego de varias reuniones, que se han denominado “mesas de trabajo” se logró consensuar que para el componente de registros de activos de información se tomarían siempre las tipologías documentales, serie y subseries del CCD a cargo del Proceso de Gestión Documental y lo correspondiente al inventario de activos de información tipo Software y Hardware estaría bajo la responsabilidad del Proceso de Soporte Tecnológico.

Figura 13. Activos de información

Fuente. Los autores

Para las entidades del orden Distrital el Cuadro de Caracterización Documental se ha elevado a la categoría de instrumento archivístico dado que es precisamente con esta herramienta que establece una visión total de las características de la información que se produce, recibe o transforma en cualquier entidad del Distrito. Esta herramienta se integró en el programa de Excel a manera de cuadro de datos, lo que facilita su uso aportando como insumo para elaborar las TRD y el CCD.

Se logró evidenciar que los funcionarios responsables del tema de la gestión documental, tienen apropiación en lo relacionado con los instrumentos de archivo y gestión de la información requerida para el buen funcionamiento de la entidad, pues son conscientes que, a través de la utilización de estos, se puede brindar buen servicio al ciudadano y grupos de interés. Los funcionarios entrevistados demostraron tener conocimiento claro de la importancia de los instrumentos antes mencionados, y manifestaron que el CCD, ha sido de gran importancia para la consolidación de la información. Se evidenció el interés por dar a conocer a los compañeros esta herramienta ya que el CCD, es muy completo y de fácil entendimiento, el cual permite que se puedan construir instrumentos de información pública y archivística de manera confiable como se ha venido haciendo desde la Secretaría de Planeación del Distrito.

Figura 14 Insumos de construcción de otros instrumentos archivísticos

Fuente. Los autores

Los continuos requerimientos en materia de calidad, seguridad de la información, gestión documental, transparencia y acceso a la información, obligan a las entidades distritales a garantizar las acciones necesarias para cumplir con estos propósitos. Entre otras, porque son requisitos de orden legal y la sustracción de los mismos puede acarrear problemas no solo en el campo de lo jurídico sino además frente a la confianza de la ciudadanía. Ahora bien, en el caso de las normas referidas a los instrumentos de la gestión de la información, el camino se hace quizás más cómodo, en tanto las mismas normas no sólo los definen, además señala los componentes de cada uno y el formato de presentación.

En cuanto a los instrumentos archivísticos, de los nueve que se enuncian en el Decreto 1080 (2015), cinco son ampliamente conocidos en la práctica archivística colombiana: El Cuadro de Clasificación Documental (CCD), La Tabla de Retención Documental (TRD), El Programa de Gestión Documental (PGD), Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR) y el Inventario Documental, sin embargo los otros cuatro: modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales, los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad y las Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos no están definidos en la norma lo que convierte a las entidades o sujetos obligados en un escenario de interpretación propia donde el resultado puede ser ambiguo al propósito que los inspiró.

Y es en este escenario ante la administración pública estructurada por procesos, donde la calidad es un elemento fundamental en esta nueva dinámica, que viene acompañada de la expedición de normas relacionadas, entre otras, y que enfrenta a las entidades ante un panorama lleno de requisitos, que son de estricto cumplimiento en términos legales, pero también de acuerdo con los componentes estipulados. Para ello a nivel institucional se empiezan a hacer esfuerzos ingentes por cumplir. Claro está, que algunos de estos requerimientos conllevan menor complejidad su cumplimiento, tal es el caso de los instrumentos de gestión de la información, ya que la norma no sólo los define, además señala los componentes de cada uno y el formato de presentación.

Ante este panorama y con el fin de racionalizar recursos y tiempo, la Secretaría General del Distrito Capital, en las Mesas Técnicas y en el marco del Sistema Integrado de Gestión (SIG) hace la revisión del Cuadro de Caracterización Documental y teniendo en cuenta que haciendo uso de la información allí registrada se puede dar cumplimiento al requerimiento del Listado Maestro de Registros (LMR), advirtiendo que las tipologías documentales serán equivalentes a los registros de calidad, esto en el marco de la administración por procesos es significativo, porque a partir del ejercicio realizado desde la gestión documental se contribuye a mejorar la calidad en los procesos implementados.

De igual manera y ante la expedición de la Ley 1712 (2014) conocida como Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la obligación de elaborar los instrumentos de gestión de información propuestos por dicha norma, de nuevo en el Distrito se hace un análisis de las potencialidades del Cuadro de Caracterización Documental como insumo de dichos instrumentos de lo cual se concluye que adicionando campos a partir del cuadro de caracterización documental se puede construir el Registro de Activos de información, se hace la salvedad que para este trabajo solo se tuvieron en cuenta los activos de información tipo datos.

Entonces, emulando el ejercicio que se ha venido haciendo en el Distrito Capital y con una mirada integradora del Cuadro de Caracterización, se propone adicionar los campos correspondientes al instrumento de información: Índice de Información Clasificada y Reservada cuyo propósito es dar a conocer a los interesados qué información pública ha sido calificada como clasificada o reservada según lo señalado por la Ley 1712 (2014).

Así mismo, se integraron los datos correspondientes a la propuesta diseñada por John González (Director de la Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos de la Universidad de La Salle, periodo 2016), quien realizó un aporte significativo en cuanto a las directrices y lineamientos para la elaboración de las Tablas de Control de Acceso para Archivos y documentos de entidades públicas y privadas que ejercen funciones públicas.

Además, es de suma importancia informar que esta metodología aplica tanto para archivos análogos como electrónicos y prevé aspectos como riesgos, permisos y restricciones relacionados con el acceso a los documentos. El control de acceso a los archivos y documentos, trata de la vinculación de los riesgos, los permisos y restricciones y los instrumentos archivísticos. Hacen parte de esta relación, el acceso que se aplica a las personas responsables como a los que administran los archivos (González, 2016, p.10).

3.3. PROPUESTA CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DOCUMENTAL

INTEGRADO

Teniendo en cuenta que el Cuadro de Caracterización Documental en la práctica archivística de las entidades del Distrito se ha vinculado como una buena práctica, ajustándose a los requerimientos de las normas de calidad, seguridad de la información, gestión documental, ley de transparencia y acceso a la información pública, pero también basándose en precisamente dentro de las normas mencionadas aún falta dar cumplimiento a

algunos requerimientos, por ello se hace necesario integrar los campos necesarios para

construir el instrumento archivístico, Tablas de Control de Acceso y el instrumento de gestión de la información índice de información clasificada y reservada.

Esta propuesta se basa en “construir sobre lo construido”. Se parte de la versión del Cuadro de Caracterización adaptado para dar cumplimiento al instrumento de gestión de información, Registro de Activos de información, ejercicio propio de las entidades del Distrito Capital. Para el caso de la Secretaría Distrital de Planeación se logró evidenciar que se está adoptado como un documento que hace parte del Sistema de Gestión de Calidad.

Como se mencionó anteriormente, se tomó la última versión del Cuadro (Registro de Activos de Información) y se complementó con los campos correspondientes a las Tablas de Acceso y los correspondientes a calificación de información clasificada y reservada. Para facilitar una mayor comprensión se decidió dividirlo en tres secciones. El objetivo de esta propuesta es proporcionar a las entidades tanto públicas como privadas que ejercen funciones públicas una herramienta que les permita en una sola matriz consolidar todos los aspectos relacionados con la información que la entidad produce, transforma, recibe o custodia.

Gracias a esta integración se puede, además, construir instrumentos archivísticos como las Tablas de Retención Documental, Cuadros de Clasificación, Tablas de Acceso, Banco Terminológico de tipos documentales, Series y Subseries; Igualmente, instrumentos de gestión de información como Registro de Activos de Información. Igualmente permite aportar información para el Listado Maestro de Registros e incluso filtrar metadatos para extrapolar datos en informes de acuerdo a los requerimientos institucionales.

A continuación, se presentan las indicaciones y sus respectivos lineamientos:

Sección Uno: los campos están relacionados con la identificación del productor de la información, identificación de las tipologías documentales, tipo de soporte, medio de conservación, clasificación, estado y custodia de la información.

Lineamiento: para el diligenciamiento de esta sección se deben tomar como fuentes primarias el mapa de procesos, los procedimientos, el organigrama y naturalmente los productores de la información con quienes se debe confrontar los datos de cada uno de los campos.

Sección Dos: a esta sección corresponden los datos relacionados con los grupos de interés y los niveles de acceso sobre la información.

Lineamiento: estos campos se diligencian en compañía de los productores de la información quienes establecerán los niveles de acceso, identificando posibles riesgos asociados a la información. Además, se tendrán en cuenta las políticas de seguridad de la información que se tengan establecidas en la entidad. Se recomienda tener como referente el documento Tablas de control de acceso derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos electrónicos (González, 2016).

Sección Tres: corresponde a los datos de la calificación de la información calificada como reservada o clasificada.

Lineamiento: se deben tener en cuenta las disposiciones legales sobre el tratamiento de datos personales, datos privados y semiprivados y datos sensibles. Esta calificación se hace con los productores en compañía de las oficinas jurídicas o quien haga sus veces.

Otros Aportes

Con la información relacionada de Series, Subseries y tipologías documentales puede elaborarse el Instrumento Archivístico Banco Terminológico, al igual que filtrar los campos de Series y Subseries, lo que permite hacer la parametrización correspondiente. En cuanto a las tipologías documentales, se permite filtrar, con el valor agregado que proporciona el campo “definición” porque a partir de esto se organizan los términos en orden alfabético, hacer las relaciones correspondientes, encontrar los términos subordinados, por ejemplo.

Adicionalmente, como aporte, se empezaría la apropiación de parte de los grupos de interés de la terminología propia de una actividad específica.

Metadatos documentos electrónicos. Es fácil identificar los metadatos que la norma ha definido para los documentos electrónicos y que corresponde a los datos registrados en cada campo (Archivo General de la Nación, 2017).

De contenido:

a) Tipo de recurso de información.

b) Tipo documental.

c) Título del documento.

d) Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyecto

el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado.

e) Clasificación de acceso (nivel de acceso).

f) Fecha de creación, transmisión y recepción.

g) Folio (físico o electrónico).

h) Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite).

i) Palabras clave.

De estructura:

a) Descripción

b) Formato

c) Estado

d) Proceso administrativo

e) Unidad Administrativa responsable

f) Perfil autorizado

g) Ubicación (en el sistema físico y/o lógico).

h) Serie/sub-serie documental

i) De contexto j) Jurídico-administrativo

k) Documental

l) De procedencia

m) Procedimental

n) Tecnológico

Así mismo se convierte en una herramienta de monitoreo que permite fácilmente controlar cambios y por ser un formato dinámico se puede ajustar a las necesidades que surjan. Una de las bondades es que de la caracterización documental se vinculan todos los demás datos que se exigen las normas.

En conclusión, se ha logrado determinar la adecuada implementación del exigido por la ley para la entidad en estudio, en relación al acceso público de la información, pero, además, se ha logrado aportar en la integración de documentos claves para la entidad y así facilitar la articulación del SIG.

CAPÍTULO IV

DISCUSIÓN

Los últimos cinco años en Colombia han marcado un hito importante para la Gestión Documental por la expedición de normas que en esa materia se han emitido y que, por supuesto se materializan en nuevas dinámicas y productos a los que las entidades tanto públicas como privadas, que ejercen funciones públicas deben dar cumplimiento. Sumado a lo anterior, normas como la de Transparencia y Acceso a la Información Pública (Ley 712, 2014), y de seguridad de la Información, Norma Técnica de Calidad, también traen exigencias para las entidades referidas.

En este panorama la administración pública se ha visto avocada a invertir recursos tanto humanos, como técnicos y tecnológicos para dar cumplimiento no sólo a los términos legales dispuestos, sino también a los requerimientos formales exigidos por los propios Sistemas de Gestión, muchos de los cuales son denominados de manera diferente aunque en esencia sean los mismos.

La gestión documental en el país ha sido influenciada por la proliferación normativa relacionada con su hacer y con el objeto de su hacer; la información, dado que cambia las dinámicas propias y las de la gestión y administración de las entidades, donde se trasciende los procesos operativos articulándose y complementándose con los demás sistemas administrativos.

Ejemplo de la mención anterior es la introducción de las herramientas propias de la Gestión Documental como los Instrumentos Archivísticos, cuya aparición como término se hace con la expedición del Decreto 2609 (2012), derogado por el Decreto 1080 (2015), donde en el primero se introduce por primera vez el término instrumento archivístico y se enlistan nueve instrumentos archivísticos de los cuales cuatro son muy conocidos en el ámbito de la Gestión Documental.

Siendo estos instrumentos: Inventarios Documentales (ID), Tablas de Retención Documental (TRD), Cuadros de Clasificación (CCD) y el Programa de Gestión Documental (PGD); Plan Institucional de Archivos (PINAR), aunque no es muy conocido, ya se ha desarrollado una metodología para su construcción donde, entre otras, se explica lo que es y sus objetivos principales.

En relación con los cuatro instrumentos restantes, de los cuales quizás del Banco Terminológico, se podría en la interpretación de sus dos palabras inferir su objetivo así como las Tablas de Acceso, que han sido mencionadas más no explicadas, aunque ya existe una metodología desarrollada por González (2016), que permite no solo la interpretación sino también la construcción e importancia que tienen con los privilegios dados a los grupos de interés sobre la información y los riesgos que se pueden detectar en esa relación. En cuanto a los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad, se logró evidenciar que ya están construidos y el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos se encuentra en proceso de construcción dentro de la Secretaría Distrital de Planeación (SDP) de acuerdo a lo hallado por esta investigación.

En cuanto a los instrumentos de Gestión de la Información Pública estos son cuatro. Uno de ellos pertenece a la esfera de la Gestión Documental, este es el Programa de Gestión Documental. A su vez los otros tres son el Registro de Activos de Información, índice de información clasificada y Reserva y el Esquema de Publicación, los cuales han sido implementados y definidos pero además presentan una claridad en relación con los componentes, cumpliendo con los requisitos normativos que según los funcionarios entrevistados.

Aunque la Secretaría Distrital de Planeación (SDP) es una entidad con cierto grado de autonomía administrativa, depende, en algunos aspectos de otras entidades. Para el caso, la Secretaría General emite lineamientos y guías que aportan a la gestión documental en busca de la eficiencia administrativa para las entidades del distrito, incluida la SDP. Sobre esta base, la indagación se centró, en una herramienta única y particular, el Cuadro de Caracterización Documental (CCD), para lo cual se entrevistó al líder del Subsistema de Gestión Archivística (SIGA) así como al funcionario de la Dirección de Planeación y al funcionario de la Dirección de Sistemas con el fin de obtener sus percepciones frente a las bondades y debilidades de dicho instrumento. Obteniéndose como resultado una percepción satisfactoria, dado que permite caracterizar toda la información desde el momento mismo de su creación.

De igual manera se resalta la potencialidad del CCD que tiene como Instrumento Archivístico y como Instrumento de Gestión de Información de acuerdo con la metodología propuesta por la Secretaría General, a partir de las tipologías documentales registradas en el mismo para la construcción del Listado Maestro de Registros y del Registro de Activos de Información tipo datos.

A partir de las entrevistas hechas se concluyó, que el CCD tiene mayor potencialidad, lo cual se interpreta desde la perspectiva que los funcionarios tienen acerca del mismo, quienes manifestaron que puede aportar en la identificación de metadatos por ejemplo, en lo relacionado con la gestión de documentos electrónicos; el líder del SIGA, indicó que es posible que sirva para la construcción de las Tablas de Acceso, y tanto él como el funcionario de la Dirección de Planeación hacen énfasis en como esta herramienta ha contribuido al encuentro e integración de la Gestión Documental y la Gestión de Calidad.

El aporte del Cuadro de Caracterización Documental, es integrar elementos a la metodología desarrollada para la construcción de las Tablas de Acceso, desde esta herramienta y desde la caracterización documental se pueden abordar todos los aspectos y requerimientos normativos que frente a la información se han expedido en el país. Se pretende que esta herramienta evite actividades innecesarias desde una perspectiva integradora de buenas prácticas, y por ende vinculante ya que la consolidación de cada uno de los datos se concibe como una labor multidisciplinaria donde el productor de la información juega un papel importante, porque debe ser éste quien más conozca de los atributos de la información que produce. Esto sugiere la posibilidad de compartir este tipo de metodologías, y replicarlas en el ámbito nacional.

CONCLUSIONES

Dentro de los aspectos a concluir, están los componentes relacionados con nuevos términos e instrumentos archivísticos y de gestión de la información a los que deben dar cumplimiento las entidades públicas y los privados que ejercen funciones públicas, primero en la interpretación y apropiación del nuevo vocabulario y segundo en la elaboración e implementación de los nuevos instrumentos. Entonces, de una parte, se emprende una labor de interpretación y equivalencia de términos para empezar a dar forma a los requerimientos y obligaciones legales, lo que implica también detenerse y analizar cuáles son los componentes que deben tener los requerimientos hechos.

De igual manera se puede concluir que los nuevos requerimientos normativos han contribuido al posicionamiento estratégico del Sub sistema de Gestión Documental con los demás subsistemas de gestión como es el caso del Sub Sistema de Gestión de Calidad, el Sub sistema de Seguridad de la Información entre otros.

También se pudo establecer que la Secretaria Distrital de Planeación adoptó la metodología del Cuadro de Caracterización Documental CCD como herramienta para la elaboración de las Tablas de Retención Documental TRD, de igual manera se dispuso que los registros consignados en este instrumento es adoptado como Listado Maestro de Registro y así mismo el CCD fue insumo para la construcción del Registro de Activos de Información RAI.

El Cuadro de Caracterización Documental CCD en la Secretaria Distrital de Planeación de Bogotá se ha constituido en un instrumento archivístico fundamental en la caracterización de la información que la entidad gestiona identificando niveles de acceso, productor, administrador, responsable, localización, medio de producción como aspectos generales de control de la información.

RECOMENDACIONES

Se recomienda principalmente que dado el potencial observado del Cuadro de Caracterización Documental como instrumento archivístico, con capacidad de integrarse con otros instrumentos y sistemas de gestión; conviene replicarse en las entidades del orden nacional. Es importante aclarar que no es solo de aplicación de entidades de características similares a la Secretaria Distrital de Planeación.

De igual manera, compartir en los escenarios académicos y gremiales las iniciativas exitosas que se generan en el ejercicio del ámbito archivístico y de la gestión documental.

Otro aspecto, se refiere a que la academia deberá impulsar nuevos trabajos sobre la implementación y aplicación de los cuadros de caracterización, como herramientas que facilitan la labor archivística tanto de profesionales como de las entidades.

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González, J. (2016). Tablas de control de acceso. Derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos electrónicos.

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Heredia, A. (1998). El Debate sobre la Gestión Documental. Métodos de Información · Vol.

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Gestión de documentos y administración de archivos. Revista Códice Vol. 4 Nº 2: 43-50

Hurtado, D. B. (2010). Metodologia de la Investigación. Caracas: Funsación Sypal.

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Lafuente Ibáñez, C., Marín A. (2008) Metodologías de la investigación en las ciencias sociales: Fases, fuentes y selección de técnicas Revista Escuela de Administración de Negocios, núm. 64, p. 6.

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Palma, M. (1999). Integración de la gestión documental: Un estudio de Caso. Recuperado de www.raco.cat/index.php/Bibliodoc/article/download/16617/16458

Pérez, M., Vivas. (2008). Ensayo de organización de la documentación conventual: propuesta de cuadro de clasificación. Anales de documentación, nº 11, 2008, págs.

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Pirela J., P. N. (2016). Investigación Formativa en los estudios de Información documental. Bogotá: Ediciones Unisalle.

Presidencia de la República de Colombia (Diciembre 10 de 2004) Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados (Decreto 4124 de 2004). DO: 45.761.

Presidencia de la República de Colombia (14 Diciembre de 2014) Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. (Decreto 2609 de 2012). DO: 48.647.

Presidencia de la República de Colombia (20 de Enero de 2015) Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones. (Decreto 103 de 2015). DO: 49.400.

Presidencia de la República de Colombia (26 de Mayo de 2015) Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. (Decreto 1080 de 2015) DO: 49.523.

Presidencia de la República de Colombia (26 de Mayo de 2015) Decreto Único Reglamentario del Sector Presidencia de la República. (Decreto 1081 de 2015). DO: 49.523.

Pulido, N. J. (2011). www.documentalistas.org. Obtenido de www.documentalistas.org: www.documentalistas.org

Secretaria Distrital de Planeación. (02 de Abril de 2014). www.sdp.gov.co. Obtenido de http://www.sdp.gov.co/portal/page/portal/PortalSDP/entidad/QuienesSomos/

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Sierra Escobar, L. (2012). Gestión Documental enfocada a procesos: una mirada desde la administración pública distrital. Revista Interamericana de Bibliotecología, vol. 35, núm. 3, p. 243-255 Universidad de Antioquia Medellín, Colombia

Sierra, L. F. (2017). Banco Terminológico de Series Documentales Facilitativas de la Administración Pública Colombiana . Bogotá: Servicio Nacional de Aprendizaje-

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Taylor, S. y Bogdan, R. (1987). Introducción a los métodos cualitativos de investigación. Barcelona: Editorial Paidós

Valles, M (1999.) Técnicas cualitativas de investigación social: Reflexión metodológica y práctica profesional. Madrid: Editorial Síntesis S.A.

Anexo 1Cuadro de caracterización integrado a campos de las tablas de acceso y a los campos de información clasificada

Anexo 2 Sección uno: Campos iniciales de la caracterización documental

Anexo 3 Sección dos: campos de las tablas de acceso

Anexo 4 Sección tres: campo de información clasificada y reservada

ENTREVISTA SEMIESTRUCTURADA AL ENCARGADO DEL SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN

DOCUMENTAL Y ARCHIVOS – SIGA. SECRETARÍA DISTRITAL DE PLANEACIÓN DE BOGOTÁ

CARRERA 30 No. 25 – 90 TELÉFONO 3358000

Fecha: ________________________ Hora: __________________

Nombre del entrevistado: ________________________________________ Cargo: _______________________________________________________

Objetivo: Determinar cuáles han sido los aportes de la implementación del Cuadro de Caracterización Documental –CCD como instrumento archivístico y como instrumento de gestión de la información pública al interior de la Secretaría Distrital de Planeación de Bogotá, desde la perspectiva del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos - SIGA.

1. ¿Por favor nos puede proporcionar su nombre completo y cuánto tiempo lleva vinculado con la Secretaría

Distrital de Planeación?

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ____

2. ¿Cuáles son sus funciones?

_____________________________________________________________________________________

3. ¿Cuáles son sus funciones como líder del Subsistema Interno de Gestión documental y Archivos al interior de la

entidad?

_____________________________________________________________________________________

4. ¿Qué son los instrumentos archivísticos?

___________________________________________________________________________________

5. ¿Cuál ha sido la importancia de los instrumentos archivísticos para la gestión documental al interior de la entidad?

____________________________________________________________________________________

6. ¿En la práctica archivística distrital se ha introducido un instrumento archivístico adicional a los mencionados por

primera vez en el Decreto 2609 de 2012, derogado por el Decreto 1080 de 2015, conocido como Cuadro de caracterización Documental, cuales son los elementos que usted considera tiene este instrumento archivístico para ser considerado como tal?

_____________________________________________________________________________________

7. ¿Cuál ha sido la utilidad del Cuadro de Caracterización Documental en esta entidad?

_____________________________________________________________________________________

8. ¿Teniendo en cuenta los instrumentos archivísticos adoptados por el Decreto 1080 de 2015, considera que el

Cuadro de Caracterización Documental puede servir de insumo para la construcción de otros instrumentos archivísticos?

______________________________________________________________________________________

9. En el Distrito Capital se han venido desarrollando varios lineamientos encaminados a mejorar y normalizar la

gestión al interior de cada una de las entidades, entre ellos se encuentra el conocido lineamiento Cuatro: “Cuadro de Caracterización Documental como Listado Maestro de Registros”. ¿Cómo se adoptó este lineamiento y desde su opinión si ha logrado armonizarse con el Subsistema de Gestión de Calidad? _____________________________________________________________________________________

10. Otro de los Lineamientos es el once: “Inventario de Activos de Información”, ¿cómo se ha adoptado este

lineamiento y cuál ha sido la directriz dada por el Subsistema de Gestión Documental y Archivos? _______________________________________________________________________________________

11. Con la expedición de la Ley 1712 de 2014, conocida como ley de Transparencia y Acceso a la Información

Pública, introduce el término instrumentos de gestión de la información pública y los enlista, considera usted que el Cuadro de Caracterización Documental puede servir de insumo para construir alguno de estos instrumentos? ______________________________________________________________________________________

12. ¿Según su opinión la Dirección Archivo de Bogotá ha hecho seguimientoa la implementación del Cuadro de

Caracterización Documental?

________________________________________________________________________________________

13. ¿Al interior de la entidad cómo se ha hecho el seguimiento a la implementación del Cuadro de Caracterización

Documental como instrumento archivístico y como insumo para la construcción del listado Maestro de Registros y el Registro de Activos de Información?

_____________________________________________________________________________________

14. ¿desde la experiencia que se tiene en esta entidad con la implementación del Cuadro de caracterización

Documental, considera que debería adoptarse como instrumento archivístico a nivel nacional? _____________________________________________________________________________________

Agradecemos su colaboración

Alba Lucía Betancourt Claudia Patricia Garzón Investigadoras

ENTREVISTA SEMIESTRUCTURADA A LOS FUNCIONARIOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS

FÍSICOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL QUE HAN PARTICIPADO EN LA ACTUALIZACIÓN DE LAS

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE LA ENTIDAD Y EN LA ELABORACIÓN DE LOS

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS Y DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA DE LA MISMA.

SECRETARÍA DISTRITAL DE PLANEACION CARRERA 30 No. 25 – 90 TELÉFONO 3358000

Fecha: ________________________ Hora: __________________

Nombre del entrevistado: ________________________________________ Cargo: _______________________________________________________

Objetivo: Determinar cuáles han sido los lineamientos para implementación del Cuadro de Caracterización Documental –CCD como instrumento archivístico y como instrumento de gestión de la información pública al interior de la Secretaría Distrital de Planeación de Bogotá, des de la perspectiva del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos - SIGA.

1. ¿Por favor nos puede proporcionar su nombre completo y cuánto tiempo lleva vinculado con la Secretaría

Distrital de Planeación?

______________________________________________________________________________ __

2. ¿Cuáles son sus funciones?

_____________________________________________________________________________________

3. ¿Qué son los instrumentos archivísticos?

_____________________________________________________________________________________

4. ¿Cuál es el lineamiento para la adopción de los Instrumentos Archivísticos desde el Subsistema de Gestión

Documental y Archivos – SIGA?

________________________________________________________________________________________

5. ¿Particularmente en cuanto al Cuadro de Caracterización Documental cual ha sido el lineamiento para su

implementación al interior de la entidad?

________________________________________________________________________________________

6. ¿qué instrumentos archivísticos se han construido a partir del Cuadro de Caracterización Documental en la

Secretaría Distrital de Planeación?

________________________________________________________________________________________

7. ¿Cómo se ha hecho la armonización del Subsistema de Gestión Documental y Archivos con el Subsistema de

Gestión de Calidad para construir el Listado Maestro de Registros?

______________________________________________________________________________________

8. ¿Cómo se ha hecho la construcción del Registro de Activos de Información a partir del Cuadro de caracterización

Documental?

____________________________________________________________________________________

9. ¿Considera que el Cuadro de caracterización Documental tiene potencialidad para la construcción de otros

instrumentos Archivísticos diferentes a las Tablas de Retención Documental? _____________________________________________________________________________________

10. ¿A partir del Cuadro de Caracterización Documental se puede construir alguno de los instrumentos de Gestión

de Información Pública?

_____________________________________________________________________________________

11. ¿cómo se ha hecho el seguimiento a la implementación del Cuadro de Caracterización Documental?

_____________________________________________________________________________________

12. ¿Cuál cree usted que sería el aporte del Cuadro de caracterización Documental a la Gestión documental a nivel

nacional?

Agradecemos su colaboración

Alba Lucía Betancourt Claudia Patricia Garzón Investigadoras

ENTREVISTA SEMIESTRUCTURADA AL FUNCIONARIO DELEGADO POR LA DIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN PARA LA CONSOLIDACIÓN DEL LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DE LA

ENTIDAD

CARRERA 30 No. 25 – 90 TELÉFONO 3358000

Fecha: ________________________ Hora: __________________

Nombre del entrevistado: ________________________________________ Cargo: _______________________________________________________

Objetivo: Determinar cómo se ha implementado el Cuadro de Caracterización Documental como Listado Maestro de Registros en la Secretaría Distrital de Planeación.

1. ¿Por favor nos puede proporcionar su nombre completo y cuánto tiempo lleva vinculado con la Secretaría

Distrital de Planeación?

______________________________________________________________________________ __

2. ¿Cuáles son sus funciones?

_____________________________________________________________________________________

3. ¿Qué cree usted que es un Instrumento Archivístico?

______________________________________________________________________________________

4. ¿Cuál ha sido el lineamiento dado al interior de la entidad para la construcción del Listado Maestro de Registros?

_____________________________________________________________________________________

5. ¿A partir de cuál instrumento archivístico se ha hecho la construcción del listado maestro de registros?

_____________________________________________________________________________________

6. ¿Cómo se ha logrado armonizar el trabajo hecho por la Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental en

cuanto a la construcción del Cuadro de Caracterización Documental y la Dirección de Planeación para la construcción del Listado Maestro de Registros?

_____________________________________________________________________________________

7. ¿Cómo se garantiza que las actualizaciones hechas en el Cuadro de caracterización Documental también se hagan

en el Listado Maestro de Registros, se ha adoptado una metodología que permita que los dos instrumentos se actualicen de manera simultánea?

_____________________________________________________________________________________

8. ¿Cuál ha sido el aporte del Cuadro de Caracterización Documental para el Subsistema de Gestión de Calidad en

cuanto a la racionalización de procedimientos al interior de la entidad? _____________________________________________________________________________________

9. ¿Cómo se ha dado a conocer a los demás funcionarios de la entidad que a partir del Cuadro de caracterización

documental se construye el Listado Maestro de registros?

______________________________________________________________________________________

Gracias por la colaboración

Alba Lucía Betancourt Claudia Patricia Garzón Investigadoras

ENTREVISTA SEMIESTRUCTURADA AL FUNCIONARIO DELEGADO POR LA DIRECIÓN DE

SISTEMA PARA LA CONSOLIDACIÓN DEL REGISTRO DE ACTIVOS DEINFORMACIÓN DE LA

ENTIDAD

CARRERA 30 No. 25 – 90 TELÉFONO 3358000

Fecha: ________________________ Hora: __________________

Nombre del entrevistado: ________________________________________ Cargo: _______________________________________________________

Objetivo: Determinar cómo se ha implementado el Cuadro de Caracterización Documental como Registro de Activos de Información en la Secretaría Distrital de Planeación.

1. ¿Por favor nos puede proporcionar su nombre completo y cuánto tiempo lleva vinculado con la Secretaría

Distrital de Planeación?

______________________________________________________________________________ __

2. ¿Cuáles son sus funciones?

_____________________________________________________________________________________

3. ¿Qué cree usted que es un Instrumento Archivístico?

______________________________________________________________________________________

4. ¿Cuál ha sido el lineamiento dado al interior de la entidad para la construcción del Registro de Activos de

Información?

_____________________________________________________________________________________

5. ¿A partir de cuál instrumento archivístico se ha hecho la construcción del Registro de Activos de

Información?

_____________________________________________________________________________________

6. ¿Cómo se ha logrado armonizar el trabajo hecho por la Dirección de Recursos Físicos y Gestión

Documental en cuanto a la construcción del Cuadro de Caracterización Documental y la Dirección de Sistemas para la consolidación del registro de Activos de Información? _____________________________________________________________________________________

7. ¿Cómo se garantiza que las actualizaciones hechas en el Cuadro de caracterización Documental también se

hagan en el Registro de Activos de Información, se ha adoptado una metodología que permita que los dos instrumentos se actualicen de manera simultánea?

_____________________________________________________________________________________

8. ¿Cuál ha sido el aporte del Cuadro de Caracterización Documental para el Subsistema de Seguridad de la

Información en cuanto a la racionalización de procedimientos al interior de la entidad? _____________________________________________________________________________________

9. ¿Cómo se ha dado a conocer a los demás funcionarios de la entidad que a partir del Cuadro de

caracterización documental se construye el Registro de Activos de Información? ______________________________________________________________________________________

Gracias por la colaboración

Alba Lucía Betancourt Claudia Patricia Garzón