Lineamientos para la implementación de diagnóstico integral de gestión documental en entidades sin ánimo de lucro

Julián Camilo Rodríguez Galindo

Universidad de La Salle Escuela de Humanidades y Estudios Sociales Programa de Sistemas de información, Bibliotecología y Archivística Bogotá, 2023

Lineamientos para la implementación de diagnóstico integral de archivo en entidades sin ánimo de lucro

Julián Camilo Rodríguez Galindo

Trabajo de Grado para obtener el título Profesional de Sistemas de Información Bibliotecología y Archivística

Tutor Johann Enrique Pírela Morillo Doctor en Bibliotecología y Estudios de la Información

Universidad de La Salle Escuela de Humanidades y Estudios Sociales Programa de Sistemas de información, Bibliotecología y Archivística Bogotá, 2023

Dedicatoria

Dedico mi trabajo de grado a mis padres, quienes han sido pilar importante en mi formación personal, por sus enseñanzas y apoyo incondicional, que lograron formar en mi un hombre profesional con valores. A todos aquellos que de cierta manera aportaron su grano de arena e hicieron posible, la culminación con éxito de mi carrera y mi trabajo de grado.

Agradecimientos

Agradezco inicialmente a Dios por darme la vida y por guiarme en el proceso para terminar mi carrera. A mis profesores quienes me formaron en este camino y me brindaron la ayuda necesaria para la construcción y finalización del presente trabajo de grado, porque sus conocimientos me permitieron adquirir nuevos saberes y conocimientos, los cuales me ayudaron a crecer profesionalmente.

Tabla de contenido

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 9 CAPÍTULO I. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ............................................................................ 12 1.1 Planteamiento del Problema .................................................................................................... 12

1.2.

Objetivos ............................................................................................................................. 16

1.2.1.

Objetivo General ........................................................................................................ 16

1.2.2.

Objetivos Específicos ................................................................................................ 16

1.3.

Justificación ....................................................................................................................... 17 CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO ..................................................................................................... 20

2.1

Antecedentes ...................................................................................................................... 20

2.2

Estado del Arte ................................................................................................................... 23

2.3

Categorías Conceptuales .................................................................................................. 27

2.3.1

Gestión Documental ...................................................................................................... 27

2.3.2

Diagnóstico Integral de Archivo .................................................................................... 31

2.3.3

Programa de Gestión Documental -PGD ..................................................................... 35

2.3.4

Entidades Sin Ánimo de Lucro: ..................................................................................... 36 CAPÍTULO III. METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN ................................................................... 40

3.1

Enfoque ............................................................................................................................... 40

3.2

Tipo de investigación ......................................................................................................... 41

3.3

Método................................................................................................................................. 41

3.4

Técnica ................................................................................................................................ 43

3.5

Instrumentos ....................................................................................................................... 44 3.6 Fases de Investigación ............................................................................................................. 45 CAPÍTULO IV. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ......................................................................... 47

4.1 Determinación de los referentes conceptuales, normativos y técnicos del diagnóstico

integral en entidades sin ánimo de lucro....................................................................................... 47 4.1.1 Tabla 1. Matriz de análisis 1: Información conceptual del diagnóstico ........................ 48 4.1.2 Tabla 2. Matriz de análisis 1: Información normativa del diagnóstico .......................... 49 4.1.3 Tabla 3. Matriz de análisis 1: Información técnica del diagnóstico .............................. 50

4.2 Análisis de los componentes estructurales del diagnóstico integral de archivos................ 51

4.2.1. Tabla 4. Cuadro comparativo tema archivístico y su relación para entidades sin

ánimo de lucro ............................................................................................................................. 52

4.2.2. Tabla 5. Cuadro comparativo normas y legislación para entidades sin ánimo de lucro

...................................................................................................................................................... 52

4.2.3. Tabla 6. Puntos comunes de análisis ............................................................................. 53 4.3 Lineamientos que orienten el proceso de diagnóstico integral de archivo en entidades sin ánimo de lucro ................................................................................................................................. 54 CAPÍTULO V. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN........................................................................... 55 5.1 Fundamentos Conceptuales: ................................................................................................... 55 5.2 Fundamentos Normativos: ....................................................................................................... 56 5.3 Propuesta Lineamientos para la implementación del Diagnóstico Integral de archivos para entidades sin ánimo de Lucro: ....................................................................................................... 57 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................................... 62 6.1 Conclusiones ............................................................................................................................. 62 6.2 Recomendaciones .................................................................................................................... 63 BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................... 64 ANEXOS: ............................................................................................................................................. 70

Resumen

La presente investigación tiene la finalidad de generar lineamientos para la implementación del diagnóstico integral de archivo en entidades sin ánimo de lucro, esto debido a que las políticas y lineamientos para las entidades públicas se encuentran bien definidas dentro de las normas archivísticas establecidas por el Archivo General de la Nación, pero en el caso de las entidades privadas y en este caso sin ánimo de lucro aún queda camino por recorrer. Para ello, se hará uso de la normatividad establecida para las entidades públicas, la cual dará el camino a seguir o la metodología necesaria para ser aplicada dentro de las normas que están establecidas para las entidades sin ánimo de lucro. Por lo cual, es necesario entender el contexto general de qué son, cuáles son sus políticas y normas que existen para dichas entidades, los ejercicios que se han desarrollado para las demás entidades privadas y como han venido trabajando las entidades sin ánimo de lucro la Gestión Documental. La razón de ser de la presente investigación radica en que las entidades sin ánimo de lucro dependen de los recursos como donaciones o capital aportado por persona natural o jurídica y por ende no buscan lucrarse, lo que hace que el manejo de la Gestión Documental en algunos casos no tenga como costear dichos gastos y por ende no podrían aplicar en su totalidad los lineamientos del AGN, para su diagnóstico integral de archivo, motivo por el cual, los lineamiento que se establecerán, pretenden adoptarlos a las necesidades y capacidad económica de las entidades sin ánimo de lucro.

Palabras Claves: Gestión Documental, Diagnóstico Integral de Archivo, Programa de Gestión Documental.

Abstract

The present investigation has the purpose of generating guidelines for the implementation of the integral diagnosis of the archive in non-profit entities, this is due to the fact that the policies and guidelines for public entities are well defined within the archival norms established by the General Archive. of the Nation, but in the case of private entities and in this case non-profit there is still a long way to go. For this, the regulations established for public entities will be used, which will give the path to follow or the necessary methodology to be applied within the regulations that are established for non-profit entities. Therefore, it is necessary to understand the general context of what they are, what are their policies and regulations that exist for said entities, the exercises that have been developed for other private entities and how non-profit entities have been working on Management. Documentary film. The raison d'être of this investigation is that non-profit entities depend on resources such as donations or capital contributed by a natural or legal person and therefore do not seek to profit, which makes the management of Document Management in some cases do not have how to pay for said expenses and therefore could not fully apply the guidelines of the AGN, for its comprehensive diagnosis of the file, which is why the guidelines that will be established are intended to adopt them to the needs and economic capacity of the entities nonprofit.

Keywords: Record management, Integral Diagnosis of Archives, Document Management Program.

INTRODUCCIÓN

La Gestión Documental hoy día, es de vital importancia para todas las entidades, sean públicas o privadas, debido a que con el crecimiento constante de la producción documental tanto física como electrónica ha ocasionado que las entidades empiecen a llevar a cabo acciones para tener organizada la información y disponible. Por dicho motivo, las entidades públicas ya cuentan con lineamientos para la elaboración y aplicación del diagnóstico. En el caso de las entidades privadas el tema es abierto y no está del todo normalizado o reglamentado y tampoco es obligatorio. Es decir, que cada entidad es libre de aplicar la normatividad de acuerdo con sus políticas internas. Por ende, al no contar con dichos lineamientos para la aplicación correcta de un diagnóstico, se llega a incurrir en una interpretación inadecuada. El diagnóstico integral de archivo por su parte sirve para que las entidades tengan un conocimiento general y adecuado del estado de sus archivos, fondos y de la Gestión Documental, lo que permite que se tomen correctivos y se creen planes y propuestas enfocadas al adecuado proceso de organización de su información. Sin un diagnóstico integral de archivo, las entidades en este caso sin ánimo de lucro no van a generar estrategias que mitiguen los riesgos en sus archivos, ya sea por perdida de información, al no contar con sistemas seguros tanto de vigilancia como de acceso a la documentación. Además, no podrán reducir los riesgos de daños en sus archivos por temas de agentes biológicos contaminantes.

En este sentido, la investigación busca entender las normas existentes para las entidades sin ánimo de lucro y compararlas con las que ya están establecidas para las entidades del estado, esto con el fin de obtener un panorama general que permita la creación de lineamientos para la implementación del diagnóstico integral de gestión documental en entidades sin ánimo de lucro.

En el desarrollo del primer capítulo de este trabajo, se ha abordado el planteamiento del problema, cuyo propósito es proporcionar una respuesta a la siguiente pregunta de investigación:

¿Cuáles son los lineamientos necesarios para llevar a cabo la implementación del Diagnóstico Integral de Archivos en organizaciones sin ánimo de lucro? Para abordar adecuadamente esta interrogante, se consideró esencial definir un objetivo general que abarcara la creación de directrices que guíen el proceso del diagnóstico de archivos. En este contexto, los objetivos específicos fueron delineados para establecer las acciones necesarias que condujeran al logro del objetivo principal.

El segundo capítulo se dedica a compilar toda la información relacionada con el Marco Teórico. En este contexto, se identifican los antecedentes a partir de estudios relevantes y significativos que abordan el tema de los diagnósticos. Se lleva a cabo una revisión exhaustiva del estado del arte, que implica una búsqueda minuciosa en la producción documental de diversos autores, tanto a nivel personal como institucional, así como en tesis de grado, maestría y doctorado que aborden la temática en cuestión. Por ende, se exploran las categorías conceptuales que contribuyen a contextualizar al lector acerca de lo que implica un Diagnóstico Integral de Archivos, un Plan de Gestión Documental (PGD) y cómo se conceptualiza la Gestión Documental en este contexto.

El tercer capítulo titulado Metodología de la Investigación establece el enfoque cualitativo de tipo descriptivo, con un método de investigación documental y literaria con el uso de la técnica de Análisis de contenido y el uso de los instrumentos como la Matriz de análisis de la información recopilada para la obtención de los resultados y una Tablas comparativa por medio de 3 fases de investigación para dar respuesta a los tres objetivos específicos y se determinó la población a la cual va dirigido que en este caso se habla de las Entidades sin ánimo de lucro. En el cuarto capítulo se analizó la información recopilada que determinó los referentes conceptuales, normativos, técnicos, también los componentes estructurales, esto, por medio de un cuadro que recopiló la información tanto de entidades públicas como privadas con respecto al

Diagnóstico de Archivos y, por último, con esta información se elaboraron 7 lineamientos que permiten orientar a las entidades sin ánimo de lucro.

Por último, de acuerdo con la información recopilada, con los referentes trabajados y los lineamientos propuestos se establecieron conclusiones y recomendaciones tanto para las entidades sin ánimo de lucro, como para profesores y estudiantes. Además, se elaboraron unas fichas de caracterización las cuales condensan la información para aplicar el Diagnóstico Integral de Archivo.

CAPÍTULO I. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

1.1 Planteamiento del Problema

Desde la antigüedad los archivos han tenido un papel importante en la vida de las instituciones y por tanto de los países, esto ha permitido establecer lineamientos, instrucciones, nuevas formas y son precisamente los que le han otorgado valores a los archivos y a sus documentos, como es el caso del contexto patrimonial, porque han permitido evidenciar acontecimientos que forjaron parte de la historia de un país, una región, una institución o una persona. Es por ello por lo que, la gestión documental y la función archivística han avanzado a pasos gigantescos conllevando a que todas las entidades tengan un área de gestión documental en su estructura interna para resguardar, ordenar, clasificar y desarrollar mejoras para los activos como los son los documentos.

La gestión documental en España siempre ha mantenido una serie de actividades, logrando con ello una implementación de procesos y actividades que tienen el propósito de establecer nuevos modelos, parámetros y lineamientos documentales para lo gestión documental, sirviendo ellos como piloto de implementen en países latinoamericanos entre ellos Colombia, Venezuela, México, etc. De igual manera, el planteamiento archivístico con características históricas es evidente en Latinoamérica, por el lazo de desentendencia en la época colonial. España precisamente al igual que otros países han venido gestionando y produciendo diversos e importantes cambios para la implementación de diversas metodologías de trabajo archivísticos y para el desempeño de la administración y modernización de procesos y procedimientos (Fernández Gil, 1999).

Para los años 80, Europa inicia un proceso de cambios para el desarrollo e implementación de la gestión de documentos en las organizaciones tanto públicas como privadas y donde ningún país fue la excepción, sin embargo estas actividades fueron generando algunos

inconvenientes del orden práctico y aplicativo de los procedimientos que se venían estableciendo en las organizaciones, aspectos que fueron generando a su vez la necesidad de una reelaboración de instrucciones y manuales con el fin de aclarar las actividades propias establecidas para las transformaciones producidas a partir del uso de los documentos de origen electrónico y la implementación de nuevos software que ayudarán con el control de la información y la documentación que evidenciaba la operación en gestión documental de la entidades. En este orden de ideas, era evidente el interés para la elaboración de cuadros de clasificación, valoración de documentos, implementación de sistemas de gestión, documento electrónico y sistemas de gestión de documentos electrónicos, entre otros. En este sentido, los diagnósticos se convirtieron en un punto esencial para la determinación del proceso o de las fases de implementación de estas nuevas disposiciones documentales.

En el contexto español, según lo señalado por Fernández Gil (1999), los manuales se erigieron como la guía operativa para la etapa de generación, mantenimiento y utilización de los documentos, lo que facilitará el trabajo de los archivistas. En este mismo sentido, en 1997 se publica la Guía para la administración de documentos electrónicos por parte del Consejo Internacional de Archivos (CIA).

Básicamente las entidades archivísticas siempre han establecido como obligatorio la protección de los documentos producto de su actividad comercial y como parte de la memoria corporativa que soporta decisiones y actividades en el tiempo y que ayuda con la toma de decisiones y de los procesos de continuidad (McKemmish, 2007). Precisamente este punto garantiza el futuro de toda la gestión documental de un país porque facilita el desarrollo de las diferentes estrategias de mejora para la implementación de programas de gestión documental y todo lo relacionado con el tema, además de garantizar una influencia positiva entre el adecuado funcionamiento y control de la información por parte de los empleados de una entidad y los ciudadanos que solicitan información.

Es evidente que, la fuerte producción de documentos en soporte papel incremento los acervos documentales de los archivos de gestión y los archivos centrales de las organizaciones, al implementarse los procesos de transferencia primaria, estas actividades originaron entregas voluminosas, que determino dificultades para la manipulación, custodia e integridad de la información entregada por las áreas de las organizaciones, caso evidenciado por ejemplo en España con la documentación judicial y los Archivos del Tribunal Supremo (Arriba Fernández,

2019).

En el contexto nacional, las diferentes entidades deben cumplir con sus funciones de garantizar la implementación de la gestión documental, que garantice el control de los documentos objeto de su actividad comercial. Estas organizaciones han experimentado transformaciones significativas en su gestión administrativa, lo cual inevitablemente ha incidido en cambios en sus procesos archivísticos. Además, se han dedicado a establecer mecanismos y estrategias para preservar el patrimonio documental de la ciudad, el cual se refleja en sus archivos. Dichos archivos constituyen un testimonio invaluable y una fuente esencial de información para las generaciones venideras, proporcionando perspectivas sobre la gestión y las acciones emprendidas por estas entidades (Alcaldía Mayor de Bogotá, 2019). En diversas ocasiones, las organizaciones han exhibido sus desafíos en cuanto a la gestión de documentos y los procedimientos archivísticos correspondientes. Un ejemplo notable es la Universidad del Valle, que abogó por la expansión del grupo profesional de archivistas en Colombia. Este colectivo tiene la tarea de participar activamente en la conservación, organización y divulgación de los documentos generados por entidades, ya sean públicas o privadas. El profesor Alfonso Rubio Hernández del Departamento de Historia de la Universidad del Valle expresó su preocupación por las condiciones desfavorables que rodean a uno de los oficios más antiguos del mundo, como se detalla en su documento "Los archivos y la función archivística".

Para ilustrar este punto, mencionó ejemplos como el Archivo Histórico de Cali y el Archivo Central de la propia Universidad del Valle (Universidad del Valle, 2016).

En Colombia, es el Archivo General de la Nación (AGN, 2018) quien determina las políticas, normas e instrucciones para la aplicación de lineamientos, instrumentos y elementos que garanticen la función archivística de las entidades. Por este motivo, se aludía a la introducción de nuevas herramientas y esfuerzos significativos en el ámbito profesional con el fin de crear y diseñar programas de gestión documental que utilicen instrumentos capaces de aportar no solo valor en términos de información, sino también que abarquen la documentación integral de la entidad. Esto se hace con la finalidad de proteger el patrimonio documental de índole histórica y garantizar simultáneamente el acceso, la utilidad, la difusión y la localización de manera que se asegure la toma de decisiones.

Desde otro punto de vista, todas las guías y lineamientos propuestos por el AGN, establecen la importancia de la gestión documental y la percepción de los archivos en el desarrollo de actividades archivísticas propias y relacionadas con los instrumentos, técnicas y actividades documentales, donde uno de los propósitos es el minimizar errores e implementar mejoras hacia el futuro inmediato y la generación de nuevos procedimientos. Y es la razón por la cual el diagnóstico de archivos es un instrumento que facilita que las entidades puedan implementar sus procesos documentales, archivísticos o de gestión según el caso. Las entidades sin ánimo de lucro, al recibir ayudas y aporte económico o de cualquier tipo de origen, generan una necesidad hacia la implementación de procesos y flujos documentales que evidencien sus actuaciones para los procesos funcionales y organizacionales propiamente implementados donde evidencien su objeto social, es así como la presentación de resultados o de gestión de cuentas evidencia este aspecto y se constituye en una muestra de organización tanto de la documentación como de la información. Una de las grandes problemáticas para las entidades de este tipo, se refiere a la falta de conocimiento del tema archivístico y

desconocimiento del cumplimiento de normas e instrucciones para garantizar la adecuada gestión de la información soportada en cualquier tipo de documento (papel o electrónico), consideran que están exentas de las instrucciones gubernamentales relacionada con los archivos y sus documentos, por la misma característica de la entidad, una de las primeras entidades en soportar este evento, fue la Superintendencia de Industria y Comercio a través de su Resolución 8934 de 2014, donde se consideró que para sus vigilados se consideraba la necesidad de que los archivos estuvieran organizados, adecuadamente conservados , con una apropiado inventario, y en general la presentación de una conveniente administración del proceso archivístico. Teniendo en cuenta lo señalado anteriormente, se plantea como pregunta de investigación: ¿Qué lineamientos se requieren para la implementación del Diagnóstico Integral de Archivos en las entidades sin ánimo de lucro?

1.2.

Objetivos

1.2.1. Objetivo General

Proponer lineamientos para la implementación de un diagnóstico integral de archivo en entidades sin ánimo de lucro.

1.2.2. Objetivos Específicos

● Determinar los referentes conceptuales, normativos y técnicos del diagnóstico integral

en entidades sin ánimo de lucro

● Analizar los componentes estructurales del diagnóstico integral de archivo

● Plantear lineamientos que orienten el proceso de diagnóstico integral de archivo en

entidades sin ánimo de lucro

1.3.

Justificación

La gestión documental y la implementación de instrumentos archivísticos se ha convertido en procesos de mejora y muestra de la importancia tanto para las entidades como para sus funcionarios al mostrar transparencia y gestión adecuada de la información y de la documentación que soportan la evidencia de sus actividades comerciales, administrativas, logísticas o de cualquiera otra índole.

Un diagnóstico corresponde a una primera actividad archivística que garantiza o evidencia las debilidades o falencias en los procesos archivísticos de las entidades, razón por la cual, una adecuada elaboración a las medidas de las entidades se convierte en actividades que van a contribuir con el fortalecimiento de procesos y procedimientos archivísticos para la adecuada estructuración de los archivos o de las unidades o secciones de información de una entidad sin ánimo de lucro.

El trabajo se constituye también en una oportunidad de mejora para las organizaciones, porque demuestra cómo se elabora un tipo de gestión especial que contribuya con la adecuada administración y que les permita gestionar los procesos de evidencia en lo relacionado con gestión de cuenta, muestra de planes, programas y actividades propias establecidas por la entidad, lo cual además es una oportunidad de demostrar que cualquier tipo de entidad pueda organizar de manera particular su proceso de gestión documental tomando en cuenta las instrucciones, lineamientos y normas archivísticas.

Desde otro punto de vista, la presentación del proceso de diagnóstico de archivo va a fortalecer a las organizaciones para que puedan revisar y ajustar sus métodos en el corto, mediano y largo plazo, además de permitirles estructurar otros cambios y sus relaciones con la tecnología, la rendición de cuentas, o hasta la implementación de procesos ajustados con el desarrollo mismo organizacional y de funcionalidad de estas.

El siglo XXI ha sido una época de avances tecnológicos y adquisición de grandes conocimientos para todo el mundo, este aspecto ha generado una compleja y acelerada forma de la administración de la información. Lo que implica que ante las diversas exigencias del mercado se exigen nuevas competencias para que enfrente la competitividad de los sectores y es precisamente cuando las organizaciones ven la necesidad de adquirir herramientas que les permitan acceder de una manera más eficaz, eficiente y ágil a toda su información, a su vez se generan nuevos procesos y funciones para el personal adscrito a estas, con el propósito de mantenerse activos en los mercados y especialmente en el ámbito tecnológico y con lo relacionado con el uso adecuado de la información.

La investigación se llevó a cabo porque se evidencia la necesidad de que las entidades sin ánimo de lucro puedan tener lineamientos, normas y procedimientos que les ayude con su labor de organizar los documentos y una adecuada gestión documental, es decir, dentro del primer paso para obtener una adecuada organización documental, es necesario realizar un Diagnóstico Integral de archivo, el cual como se ha venido mencionando en el presente trabajo, permite que se tenga un panorama general del estado, las condiciones, los volúmenes, es decir, los metros lineales, entre otros de sus acervos documentales.

Un Diagnóstico Integral de Archivo tiene un aporte social en el sentido que uno de los aspectos importantes es entender quiénes son los agentes sociales y culturales los cuales contribuyeron con la construcción y generación de los documentos. Esto es necesario, ya que el determinar el aspecto social y su entorno, nos da una visión de qué tipo de usuarios y funcionarios hacen parte de dichas entidades sin ánimo de lucro, lo que da una idea del tipo de información que es vital y cual es de apoyo, además de las series documentales que produce la entidad.

En cuanto al aspecto cultural, ayuda a determinar cómo influyen dichas entidades con respecto a su gestión social, Es decir, los espacios en que fueron producidos y el área geográfica., debido a que en el diagnóstico es importante conocer el clima y las condiciones ambientales, ya

que, con ello, se pueden generar correctivos que garanticen la conservación de los documentos a largo plazo, desde la administración de la entidad.

CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO

El capítulo corresponde al contexto de las opiniones de teorías y autores que de una u otra forma han venido desarrollando procesos de carácter investigativo donde se han colocado o evidenciado los avances relacionados con la gestión documental y con sus procesos o actividades inmersas como es el caso del diagnóstico que se realice dentro de los archivos de las entidades. En este orden de ideas, en los antecedentes se han relacionado los trabajos de pregrado que han tenido una correspondencia con el tema de la investigación, de igual manera ocurre con el estado del arte que ubica conceptos de la evolución del tema y finalizando con las categorías conceptuales que se centran en las principales definiciones de teóricos expertos para el tema de gestión documental, diagnóstico y programa de gestión documental.

2.1

Antecedentes En esta parte del trabajo, se han revisado trabajos de pregrado que contengan alguna relación con el objeto mismo de la investigación propuesta, razón por la cual, a continuación, se establecen algunos comentarios de los resultados generales evidenciados por estos documentos y que a su vez se convierten en una oportunidad para el desarrollo del proceso investigativo propuesto.

En el trabajo titulado “Construcción de un modelo tipo de un programa de gestión de documentos para el sector farmacéutico en Bogotá” de Bustos y Coy Rodríguez (2015), los autores evidenciaron cómo aplicación de un diagnóstico archivístico para el sector farmacéutico, puede generar una serie de actividades y tareas en pro de la mejora del funcionamiento mismo de la entidad, indudablemente se evidenciaron falencias y una problemática propia para el sector. Básicamente el trabajo consistía en desarrollar una propuesta tipo de gestión documental que incluyera actividades, procesos y procedimientos específicos para este tipo de sector con fuertes diferencias, al no tener a disposición modelos para el logro de un adecuado funcionamiento, razón por la cual se tomaron dos laboratorios como puntos de referencia para evaluar la situación

archivística , lo cual evidencio, las falencias relacionadas con la misma gestión documental y su procesos anexos, como son el Programa de Gestión Documental (PGD), las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD) en este sector (Bustos & Coy Rodríguez, 2015).

El estudio también señaló que el sector farmacéutico enfrentaba desafíos centrados en cuestiones y servicios para los usuarios, y que las condiciones ambientales para la custodia y preservación de documentos no eran óptimas, generando situaciones que requerían intervención. Finalmente, el informe presenta una serie de recomendaciones vinculadas a un programa estándar de gestión documental, constituyendo una propuesta para asegurar el mantenimiento adecuado de la información y los documentos generados en la actividad farmacéutica. Este documento ha sido referenciado en el trabajo actual, ya que proporciona elementos y resultados de la investigación, como la aplicación de entrevistas en el diagnóstico realizado para las empresas farmacéuticas, sirviendo como insumo para la elaboración de directrices destinadas a la implementación de un diagnóstico integral de archivos en organizaciones sin ánimo de lucro (Bustos & Coy Rodríguez, 2015).

En el documento de Cabra Neira (2018), se destaca que la archivística no ha logrado instaurar un modelo integral para la confirmación, organización, administración y utilización eficaz de toda la información que beneficie a la organización. Según la investigación, son escasas las indagaciones realizadas en este ámbito, lo que ha limitado la conexión con la concepción y desarrollo de modelos basados en la gestión del conocimiento y la inteligencia de negocios. Por esta razón, la conclusión del trabajo resalta la necesidad de establecer una integración de los sistemas de archivos (clasificación, ordenación) para el procesamiento y organización apropiados de los datos e información, ya que constituyen un capital esencial para el funcionamiento sostenible de las organizaciones a mediano y largo plazo.

Por consiguiente, el autor de la investigación elaboró matrices de análisis conceptuales de acuerdo con los niveles estratégico, técnico, operativo y tecnológico que sirvieron como insumo para dar respuesta al primer objetivo específico de la presente investigación el cual buscaba determinar los referentes conceptuales, normativos y técnicos del diagnóstico integral. Un estudio adicional aborda la creación de una escala de madurez para la gestión documental electrónica en instituciones gubernamentales colombianas, desarrollado por Álvaro López en 2018. En este trabajo, se diseñó una escala que evalúa el nivel de desarrollo de la gestión documental electrónica en entidades públicas. Este enfoque destaca el aumento en la producción de documentos como resultado de la rápida automatización de procesos y el progreso de las tecnologías de la información y comunicación (TIC), indicando así la búsqueda e implementación de alternativas adicionales.

En cuanto, al trabajo de pregrado que sirvió como fuente para la construcción del presente trabajo fue una “Propuesta de diseño de un programa de gestión documental para la industria metalmecánica Charo LTDA., enmarcado en el decreto 2609 de 2012 expedido por el archivo general de la nación” (Albarracín Chaparro & Montenegro Fontecha, 2014). El foco principal de este trabajo es detallar específicamente el paso a paso de cómo se realiza un Diagnóstico Integral de Archivo basado en lo que reglamenta y dicta dicho decreto, el cual se compiló en el Decreto 1080 de 2015 (Presidencia de la República de Colombia, 2015). Como resultado final se aplicó el diagnóstico a la industria Charo LTDA, haciendo uso también de la cartilla del AGN sobre las pautas para llevar a cabo el diagnóstico integral de archivos del 2003. Un trabajo de pregrado más reciente que se recuperó en la búsqueda de antecedentes se titula “Diagnóstico del estado del Archivo y la gestión documental del Instituto Municipal de Deportes y Recreación de Bello -INDER Bello-” (Rodríguez Arango, 2022). El cual hizo uso de las normas y manuales disponibles por la normatividad colombiana para aplicar el Diagnóstico Integral de Archivo al Instituto de Deportes, el cual permitió identificar los aspectos críticos y

relevantes de su archivo y así identificar las posibles soluciones y mitigar los riesgos. Dicho trabajo evidencia como una entidad sin importar sea pública, privada o sin ánimo de lucro puede tomar los elementos o modelos ya existentes y usarlos como referencia para diagnosticar sus archivos de acuerdo con sus necesidades puntuales.

Es evidente que el documento electrónico deberá contener algunas de las características del tradicional soporte papel, relacionado con su uso, medio, visualización, funcionalidad y usabilidad misma. El trabajo establece como conclusión que la gestión documental ha sido cambiante en los últimos años y las Tics han fomentado grandes cambios y contextos más amplios para la gestión documental, sus procesos, actividades, herramientas, manejo de documentos, funciones relacionadas con la gestión documental.

Finalmente, este trabajo sirve de aporte para la presente investigación como fuente conceptual y metodológica, ya que aporta conceptos del lenguaje archivístico que se manejó en el presente trabajo y a su vez la escala de madurez propuesta sirve para ser aplicada a las entidades sin ánimo de lucro. Esto permite que el diagnóstico integral determine los niveles específicos de las áreas evaluadas en dichas entidades, detallando y especificando las necesidades puntuales a resolver por medio de la aplicación de dicho instrumento archivístico.

2.2

Estado del Arte La producción documental y de información en los últimos veinte años ha generado grandes transformaciones tanto en la vida de las personas como de las organizaciones, se ha pasado del soporte analógico y textual a un soporte electrónico con características y diferencias marcadas frente al tradicional papel, razón por la cual se presenta una evolución de los conceptos de gestión documental para el caso colombiano.

La época con una mayor implementación y transformación correspondió a los noventa, cuando las Tics desarrollaron el mayor auge para todos los contextos de la humanidad (Mesa,

2012). En el caso archivístico, se generaron cambios estructurales para la creación y generación de los documentos desde los medios electrónicos, que poco a poco fue originando la necesidad de un mayor control, mantenimiento, supervisión, prevención, conservación y preservación. Determinar un origen propio de los diagnósticos documentales en los archivos, no evidencia particularmente una fecha o elemento que señale su aplicación, se viene estableciendo a partir de la misma implementación de las actividades archivísticas desarrolladas por los diferentes teóricos y expertos a través de los años para el campo de la archivística propiamente, se consideraron como instrucciones particulares para el desarrollo o aplicación de procesos propios.

Es importante señalar que para el caso colombiano, el Archivo General de la Nación (2016), ha establecido que los diagnósticos Integrales de Archivos hacen parte de una de las actividades dentro del Programa de Gestión Documental de una entidad y que garantizan que en el Artículo 2.8.7.1.3 el “Diagnóstico de archivos corresponde al procedimiento de observación, levantamiento de información y análisis, mediante el cual se establece el estado de los archivos y se determina la aplicación de los procesos archivísticos necesarios” (Decreto 1080 de 2015, p.

121).

El Programa de Gestión documental (PGD) y sus programas específicos se estructuran teniendo en cuenta las mismas instrucciones y manuales que se han venido implementado a través del tiempo y que se estructuran de acuerdo con los cambios o modificaciones de la política de archivos a nivel internacional y nacional.

Para el caso colombiano, es con la implementación de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos se establece en el Artículo 3. La “Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente”, como una actividad esencial para los archivos y su

información, de igual manera en la Ley 594 se incluye el concepto de Gestión documental, como “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación” (Congreso de Colombia, 2000, p. 2), como parte esencial de la actividad archivística en las entidades. De igual forma, en el Título XI, Conservación de documentos, Artículo 46, se menciona que la Conservación de documentos se establecerá en “cada una de las fases del ciclo vital de los documentos” (Congreso de Colombia, 2000, p. 17).

La gestión documental hoy en día ha sido un elemento fundamental para la buena administración pública, esta a su vez, cumple con la función de apoyar al acceso de información como base de la transparencia de los recursos públicos que el país maneja. Por medio del Archivo General de la Nación, el Gobierno Colombiano ha generado una normatividad en cuanto a la gestión de documentos, esto permite un mayor control en cuanto a los procesos de flujo de la información y que se pueda acceder de una manera más abierta a los documentos y/o bases de datos que se tengan.

Por tal motivo para la construcción del presente estado del arte, se recopilaron investigaciones y artículos las cuales se centraban en conceptos, modelos y propuestas sobre el Diagnóstico Integral de archivo en la Gestión Documental a nivel general o en entidades de orden nacional. En cuanto, al tema en particular aquí tratado, luego de una extensa búsqueda se evidencia que hasta la fecha, aun no se ha elaborado producción documental o investigaciones relacionadas con los diagnósticos integrales de archivo en entidades sin ánimo de lucro, motivo por el cual la presente investigación recobra fuerza, debido a la necesidad existente, de proponer lineamientos que permitan a las entidades sin ánimo de lucro tener un modelo para aplicar adecuadamente el diagnóstico integral de archivo.

Por consiguiente, se halló otro trabajo el cual elaboró un análisis comparativo sobre un modelo teórico para el diagnóstico de archivos físicos y electrónicos en Colombia, el cual realizó una investigación exhaustiva en su estado del arte donde recopila la producción documental relacionada con la Gestión Documental y el Diagnóstico Integral de Archivo, desde el año 1998 con una propuesta del Diagnostico Archivístico de Jaén, L. publicado por el Archivo Nacional de Costa Rica hasta el año 2021 con un referente como es el Archivo General de la Nación con el Diagnóstico de Madurez de la Gestión documental Electrónica para la transformación digital de los archivos (Montoya Barbosa, 2022). Es decir, así como es necesario contar con un Diagnóstico Integral de archivos físicos, también lo es que se aplique a los archivos digitales, debido a que en el mundo de hoy las Tics son creadoras de información, datos y documentos de archivos.

Por último, se destaca la investigación titulada “Desarrollo de una Metodología para el Diagnóstico del Estado de Conservación y Priorización de las Intervenciones de Restauración, basada en el Método del Proceso Analítico Jerárquico (Analytic Hierarchy Process, AHP). Caso de Estudio: Fondo Documental de la Real Audiencia, Archivo Nacional de Chile” (Ríos Martínez, 2022). Es un trabajo muy completo sobre un diagnóstico de la situación actual del Archivo Nacional de Chile, el cual se basó en un método CBA, el cual usa fórmulas matemáticas para obtener resultados puntuales y específicos por medio de la aplicación y tabulación de encuestas a los encargados y personal de archivo. Dicho método facilita la obtención de la información diagnosticada, por medio de atributos, tiempos, calidad y cantidad de datos, nivel y tiempo de dificultad, entre otros.

En conclusión, en el caso del presente tema de investigación el recopilar información para la construcción del respectivo estado del arte, dejo como evidencia la poca investigación en el tema sobre Diagnósticos Integrales de Archivo en entidades sin ánimo de lucro. Si bien la producción documental está centrada en los modelos y referentes de los diagnósticos generales de archivos para entidades públicas y algunos para entidades privadas, no se mencionan

lineamientos específicos para el tema abordado en cuestión. Es decir, que esto se podría tomar como un aspecto negativo, pero por el contrario permite darle valor agregado al presente trabajo, ya que al ser algo poco estudiado se puede ofrecer un panorama nuevo o diferente, evitando así que sea algo repetitivo.

2.3

Categorías Conceptuales Para el desarrollo e implementación del se han determinados tres categorías conceptuales relacionadas con los conceptos archivísticos asociados con el tema de la investigación, con lo cual se pretende mostrar en forma precisa definiciones y características propias y afines con la gestión documental, el diagnóstico integral y el programa de gestión documental.

2.3.1 Gestión Documental

La gestión documental, corresponde a una actividad de carácter esencial y fundamental para la organización de la información y de la documentación en las organizaciones, el término ha sido objeto de una diversidad de verificaciones y ampliaciones, debido a la importancia y a su caracterización con los documentos y la información productos de las organizaciones. En el ámbito colombiano, el Archivo General de la Nación (2006) ha caracterizado la gestión documental como un conjunto de actividades administrativas y técnicas orientadas a la planificación, manipulación y organización de la documentación generada y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el propósito de simplificar su uso y preservación.

En opinión de Carlos Zapata Cárdenas (2018), el modelo de gestión documental corresponde a una actividad que ha tenido diferentes apreciaciones a través del tiempo y en el caso particular corresponde a problemas estructurales de los archivos, que al no estar adecuadamente organizados originan diversas dificultades estructurales, no solo para el caso colombiano dado que ha sido una constante para los países latinoamericanos, porque impide el

acceso a la información. Razón por la cual en 2013, el Archivo General de la Nación establecieron una serie de reuniones para la formalización de un documento que sirviera como apoyo para la implementación de las actividades archivísticas y de los modelos de gestión documental establecidos de la Red de Transparencia para las Américas -RTA- y es precisamente cuando se señala que “para que los ciudadanos puedan hacer uso efectivos de los archivos, primero deben estar organizados”, razón por la cual se estableció este grupo de trabajo para el contribuir con la modernización de los archivos de los países miembros a RTA .

La Gestión Documental a una entidad garantizar la elección y eficiencias de los servicios que se presenten en una organización o una entidad gubernamental (Zapata Cárdenas, 2018). De esta manera, la implementación de un área de gestión documental es vital para el buen funcionamiento de una entidad, permitiendo mejorar los servicios de referencia o correspondencia y facilitando el acceso a la información por usuarios internos y/o externos. El Decreto 1080 de 2015, estableció para la gestión documental una serie de principios que fueron determinados en el artículo 2.8.2.5.5. donde se determina que estos rigen como elementos fundamentales y que tienen relación directa con las actividades propias como los son:

a) Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal,

funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento.

b) Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el

cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso.

c) Economía. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la

gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística.

d) Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la

totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida.

e) Oportunidad. Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los

documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos.

f) Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración

y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos.

g) Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran

independientemente del medio de creación.

h) Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías

(series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite.

i) Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener

el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto.

j) Protección del medio ambiente. Las entidades deben evitar la producción de

documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información.

k) Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa

correspondiente será evaluado regularmente por cada una de las dependencias de la entidad.

1) Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al

acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos.

m) Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en

la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución.

n) Modernización. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional propiciará el

fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.

o) interoperabilidad. Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y

utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras, medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados.

p) Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones para

intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras

entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de interoperabilidad para el Gobierno en línea).

q) Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías,

teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.

r) Protección de la información y los datos. Las entidades públicas deben garantizar la

protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental. (Decreto 1080, 2015).

Desde la opinión de Patricia Russo Gallo (2011), la gestión documental se convierte en un proceso clave y esencial para el cumplimiento de las acciones gubernamentales, políticas públicas y actividades propias de las entidades, ante la necesidad de garantizar que la implementación de documentos es eficiente y efectiva.

Para concluir este concepto genera cambios en las prácticas de la gestión documental de cualquier tipo de entidad y básicamente referido a la necesidad de evidenciar la trazabilidad de las funciones, actividades que se establecen como garantía o como evidencia de las organizaciones mismas.

2.3.2 Diagnóstico Integral de Archivo

La labor archivística siempre ha estado relacionada y asociada con diferentes procesos y actividades con las cuales se pretende desarrollar la gestión documental, es evidente que en este contexto se incluyen tareas, actividades y programas específicos que tienen como esencia el

lograr y garantizar que los archivos se encuentren en forma adecuada al servicio de la ciudadanía, usuarios, organizaciones y otros entes.

El Archivo General de la Nación, estableció que el diagnóstico “permite evaluar al máximo de variables involucradas en la preservación, mantenimiento y control documental” (AGN, 2003,

p. 12). El término está vinculado y relacionado con procesos específicos y propios. En el contexto

del diagnóstico en la gestión documental, implica realizar una revisión minuciosa y precisa de todos los archivos gestionados por la organización. Esta tarea tiene como objetivo examinar y asegurar que los archivos correspondientes estén en buen estado, además de verificar que se mantengan organizados según su categorización adecuada. En caso de detectar alguna irregularidad, se aborda de manera inmediata. Asimismo, es posible implementar métodos más eficientes para fortalecer los protocolos archivísticos de la organización (Frost, 2021). En este mismo sentido, como ya se mencionó, el diagnóstico de archivo se establece en del Decreto 1080 de 2015, en el Artículo 2.8.7.1.3. Definiciones, como un procedimiento necesario en las instituciones y donde además se ratifica en el párrafo 1, como una: […] responsabilidad de la entidad que entrega, constituir con sus recursos el fondo requerido para atender los gastos de diagnóstico, inventario, organización de las series documentales, depósito y selección, de acuerdo con el plan de trabajo archivístico aprobado entre las partes. (Decreto 1080, 2015).

Con lo cual se establece una ruta de trabajo que facilita la aplicación y ejecución de este, razón por la cual el documento determina tres partes: una primera de Identificación, una segunda de Infraestructura física del archivo y una tercera de las características de la documentación, lo que evidencia la necesidad de establecer una evaluación para finalizar con una revisión detallada y relacionada con la conservación de la documentación (AGN, 2003). En este mismo sentido, el AGN (2003) determinó que el diagnóstico garantiza:

● Ofrece una visión integral de la situación del archivo al considerar aspectos

administrativos, de infraestructura, del entorno físico que alberga la documentación y de su organización.

● Constituye una herramienta para identificar y evaluar diversas variables que

afectan la preservación de manera integral, teniendo en cuenta sus particularidades. Se evalúa el estado de conservación mediante la observación del deterioro presente en los documentos.

● Facilita la formulación de programas de conservación preventiva, orientados hacia

la corrección, mantenimiento y control, fundamentados en el conocimiento de los factores involucrados, priorizando aquellos relevantes.

● Simplifica los procesos de gestión documental, guiándolos conforme a los

principios rectores de la archivística de procedencia y orden natural, así como al ciclo vital de los documentos.

● Contribuye a la planificación al permitir la toma de decisiones administrativas,

proyectar presupuestos para la adquisición de materiales e insumos, y adoptar medidas correctivas a nivel de la infraestructura, basándose en la identificación de necesidades específicas.

● Habilita la prestación de un servicio eficaz y eficiente tanto para el archivo como

para la entidad en su conjunto.

El instructivo también indica que, en el proceso de identificación, se hace necesario definir la estructura administrativa del archivo dentro de la entidad, así como los servicios internos y externos que proporciona. Esto incluye examinar el presupuesto y el personal asignado para llevar a cabo las funciones, ya sea que estén establecidas en manuales o se ejecuten en la práctica sin su existencia formal. Estos elementos son clave para establecer y determinar las

acciones que el archivo debe emprender con el fin de fortalecer tanto su sistema de organización interna como las relaciones que debe mantener con la entidad a la que pertenece. Dado que el archivo tiene la responsabilidad de organizar, conservar y proporcionar acceso a la información producida por la entidad, debe establecer directrices que rijan la gestión documental de acuerdo con los principios archivísticos (AGN, 2003).

También es relevante señalar que el Decreto 1080 de 2015, en su Artículo 2.8.7.2.3, establece que, en los casos de liquidación, fusión, etc., de entidades, la responsabilidad de realizar un diagnóstico integral de archivos recae en los procesos de liquidación, fusión, supresión, privatización, o en aquellos cuyas funciones se transfieran a otras entidades. Durante los primeros tres (3) meses desde el inicio del proceso, deben llevar a cabo un diagnóstico completo de los archivos y, con la información recopilada, elaborar un informe sobre su estado al inicio del procedimiento.

De igual manera, el diagnóstico se constituye en un proceso esencial para las actividades previas de entrega o transferencia señaladas en el artículo 2.8.7.2.4. Las entidades públicas de que trata el artículo primero del presente Decreto deberán adelantar las siguientes actividades previas al proceso de entrega y/o transferencia:

● Llevar a cabo una evaluación completa del estado de los archivos, como se mencionó

previamente, en la cual se identifiquen, como mínimo, fechas extremas, dimensiones en metros lineales y cantidad de unidades de conservación, tipos de soportes, estado de organización, herramientas de consulta, conservación y normativas relevantes para su preservación. Además, se deben recopilar todos los instrumentos de clasificación y descripción del fondo documental, tales como inventarios documentales, inventarios de documentos previamente eliminados, índices, Cuadros de Clasificación, Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración.

● A partir de la información obtenida durante la evaluación, se requiere desarrollar un Plan

de Trabajo Archivístico Integral, anticipando los recursos necesarios para cubrir los costos asociados con la entrega, organización, conservación, almacenamiento, migración a nuevas tecnologías de documentos históricos y depuración de los archivos, como establece el Decreto 1080 de 2015.

Indudablemente el diagnóstico integral en este sentido se convierte en una herramienta esencial para el desarrollo de las actividades archivísticas propias y fundamentales además de relacionadas con el cumplimiento de las normas como lo menciona el artículo 2.8.7.3.1. El plan integral de trabajo archivístico, derivado del análisis realizado por la entidad, debe adherirse a las normativas establecidas por el Archivo General de la Nación, las cuales sean pertinentes según la naturaleza jurídica de la entidad, la complejidad de las labores archivísticas, las implicaciones económicas y el plazo establecido para llevar a cabo el proceso de liquidación, fusión, supresión, traslado de funciones o privatización (Decreto 1080, 2015).

2.3.3 Programa de Gestión Documental -PGD

El Programa de Gestión Documenta (PGD) según la definición del Archivo General como “el instrumento archivístico que permite formular y documentar a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida” (AGN, 2018, p. 8). Dando a entender que desde el origen de los documentos en la entidad hasta su disposición final se pretende facilitar la preservación, conservación y uso de los documentos. Para que un Programa de Gestión Documental (PGD) tenga óptimas condiciones y sea clasificado como eficiente, el AGN implementa los siguientes pasos:

a) Evaluar la gestión documental de la entidad: Se lleva a cabo para comprender la situación

actual del archivo sujeto a intervención, abarcando la revisión de procesos que incluyen

la planificación, gestión y trámite, producción, disposición de documentos, preservación y conservación, transferencias, organización, identificación de fallos y áreas de mejora en los procedimientos, así como la evaluación de instrumentos como TCD, CCD, PINAR, TRD, inventarios, entre otros.

b) Determinar los requisitos para la gestión documental: Es necesario contar con recursos

administrativos, normativos, tecnológicos, económicos y gestionar el cambio de manera efectiva.

c) Elaborar los procedimientos de la gestión documental: De acuerdo con lo establecido en

el Decreto 1080 de 2015, los procesos de gestión documental que deben cumplirse incluyen la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición de documentos, preservación y valoración.

d) Especificar las etapas de implementación: Las fases a considerar son la elaboración,

ejecución, puesta en marcha, seguimiento y mejora.

e) Desarrollar programas específicos: Acorde a las necesidades de la entidad, se deben

implementar auditorías y controles, planes de capacitación, servicios de reprografía, manejo de archivos descentralizados, gestión de documentos electrónicos, manejo de documentos vitales y formularios electrónicos.

2.3.4 Entidades Sin Ánimo de Lucro:

En Colombia existen varios tipos de entidad empresarial, es decir, Limitadas-Ltda., Sociedad por Acciones Simplificada-S.A.S., Empresas Unipersonales-EU, Sociedad Anónima- S.A., Entidades Sin Ánimo de Lucro-ESAL, estas últimas son las de interés para el presente trabajo, por lo cual es necesario entender cuál es su misión, que son y cómo operan en función del país.

● ¿Qué son las ESAL?

Estas entidades tienen distintas formas o nombre para entender el sector no lucrativo como lo son: Organizaciones de la Sociedad Civil (OSC) u Organizaciones No Gubernamentales (ONG) y por supuesto las Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL). Ahora bien, dicha entidades son de carácter civil regidas por el derecho privado, las cuales deben estar legalmente constituidas, que buscan Suscitar los valores y actitudes de justicia social, igualdad, democracia, género, participación y solidaridad en las actividades que realiza. El propósito de estas es servir al bien común o beneficiar a un gran número de personas y contribuir al logro de los objetivos estatales mediante la realización de actividades que el Estado no alcanza a realizar (Rodríguez,

2016).

Las ESAL tienen como misión ayudar socialmente, por ende, la obtención de recursos económicos se invierte exclusivamente para los proyectos que ayudan o benefician al crecimiento social de la población, lo que significa que estos recursos no se reparten o distribuyen entre sus miembros, fundadores o terceros. Es decir, que dichas entidades no se crean con la finalidad de incrementar el patrimonio económico de una o más personas, sino que son pensadas para ser un apoyo al Estado en cuanto a labor social se trata, cubriendo las necesidades puntuales de ciertos sectores que requieren apoyos, económicos, sociales, culturales, médicos, entre otros.

● ¿Quiénes conforman las Entidades Sin Ánimo de Lucro en Colombia?

Existen variedad de nominaciones que se acobijan bajo las ESAL, a continuación, se mencionan la mayoría que pueden entrar en dicha categoría, cabe agregar que pueden existir más de las mencionadas aquí, ya que se pueden encontrar entidades bajo una normatividad especial:

● La Casa-Cárcel: Ley 65 de 1993

● Entidades del Sistema Nacional del Deporte: Ley 181 de 1995 y Decreto-ley 1228

de 1995

● Organizaciones de Pensionados: Ley 43 de 1984

● Cabildos Indígenas: Ley 89 de 1890

● Cajas de Compensación: Ley 21 de 1982

● Personas jurídicas extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, con

domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia

● Establecimientos de beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial y

corporaciones y fundaciones: Decreto 3130 de 1968

● Asociaciones de gestión colectiva de derechos de autor y derechos conexos: Ley

44 de 1993

● Organizaciones comunitarias

● Partidos y movimientos políticos

● Sindicatos y asociaciones de trabajadores y empleadores

● Entidades privadas del sector salud: Ley 100 de 1993

● Iglesias,

confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones, confederaciones, asociaciones de ministros

● Instituciones de educación formal y no formal: Ley 115 de 1994

● Instituciones de educación superior

● Asociaciones Profesionales; Juveniles; Sociales; de Egresados, de Padres de

Familia

● Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales

● Instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar

● Entidades científicas, tecnológicas, culturales, e investigativas

● Entidades ambientalistas

● Instituciones auxiliares del cooperativismo

● Asociaciones mutuales

● Fondos de empleados

● Juntas de Acción Comunal

Como se puede observar las entidades sin ánimo de lucro pueden estar en la mayoría de las asociaciones, fondos, juntas, instituciones y su objeto o misión varían dependiendo el sector en el que desarrollen su actividad social (Rodríguez, 2016).

CAPÍTULO III. METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN

El término de metodología se enfoca básicamente en la manera en que se orientan los procesos y actividades de una investigación, corresponde a las fases que permiten determinar una estructura adecuada para lograr los objetivos propuestos de la investigación. En este sentido, la metodología se determina a partir de un enfoque cualitativo, de tipo descriptivo, donde la metodología corresponde los lineamientos establecidos por la investigación documental. La técnica se determinó a partir de tablas de análisis de información y la herramienta corresponde cuadros comparativos.

3.1

Enfoque

El trabajo se ha desarrollado tomando en cuenta los lineamientos del enfoque cualitativo, cuando se señala que corresponde a captar la realidad que se estudia de un contexto en particular y donde el investigador ubica propiedades anexas para la elaboración de una propia interpretación de esta realidad y donde generalmente se utiliza la teoría como referencia para el desarrollo del proceso. En este mismo sentido, los datos cualitativos “extienden su interés y su acción al mundo de la subjetividad, así como la forma en que los individuos describen y experimentan los acontecimientos y las maneras que tienen de aprehender la realidad” (Monje Álvarez, 2011, p. 15).

Desde otra perspectiva, el enfoque cualitativo destaca áreas o temas cruciales para la investigación, en los cuales la indagación se mueve dinámicamente en ambas direcciones: entre los hechos y su interpretación. Esto da lugar a un proceso fluido y homogéneo, donde la secuencia no sigue un patrón constante, sino que varía en cada estudio (Hernández Sampieri & Mendoza Torres, 2023).

Para el trabajo, el enfoque cualitativo corresponde a la ubicación de las características reales para tener en cuenta para la elaboración de un diagnóstico en una entidad, siendo necesario señalar que la revisión de los procesos y pasos establecidos archivísticamente

corresponden a aspectos y acontecimientos propios de las organizaciones en cuanto al cumplimiento de su misión, visión y objeto de trabajo.

3.2

Tipo de investigación El tipo de investigación corresponde al descriptivo, que, en palabras de Pirela Morillo et al. (2016) se basa en una extracción del contenido de los documentos, previamente ordenados y clasificados para posteriormente realizar una descripción de características o particulares del objeto de la investigación.

El enfoque descriptivo tiene como objetivo detallar las propiedades, características y perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos, objetos u otros fenómenos sujetos a análisis. En otras palabras, su única intención es medir o recolectar información de manera independiente o conjunta sobre los conceptos o variables que abordan, sin buscar expresar cómo están interrelacionados (Hernández Sampieri & Mendoza Torres, 2023). Indudablemente la descripción se enfoca principalmente en hablar acerca de la realidad desde los hechos, caracterizándose en cuanto a la interpretación correcta de las cosas, aspecto que en la investigación se relaciona con lo que se pretende cuando se aplica un diagnóstico a los archivos objeto de una verificación. Los resultados corresponden a la descripción de la situación, referida a aspectos positivos y negativos, a hallazgos evidenciados, recomendaciones y propuestas para lograr el cumplimiento o mejoramiento de los diversos procesos del área, de la gestión documental o de los procesos archivísticos dentro de una entidad.

3.3

Método La ejecución del trabajo se basará en los elementos identificados por la investigación documental, que implica revisar la literatura para detectar, consultar y obtener una extensa referencia de materiales valiosos para llevar a cabo el estudio. Este proceso, además,

posibilitará recopilar información relevante que facilite la búsqueda de soluciones para la problemática planteada por la investigación (Hernández Sampieri & Mendoza Torres, 2023). Para Tancara (1993), la investigación documental constituye la aplicación de una serie de métodos y técnicas propias donde la recopilación de los documentos es unas las actividades esenciales. Es decir, la ubicación de escritos relacionados con el tema, para lograr una interpretación y ampliación del contexto, generalmente se ubican libros, artículos de revistas, información electrónica y otros aspectos considerados como importantes y esenciales para el desarrollo del proceso.

En primer lugar, el autor menciona que la investigación documental abarca diversos métodos y técnicas para buscar, procesar y almacenar información contenida en documentos. En segundo lugar, implica la presentación sistemática, coherente y debidamente argumentada de nueva información en un documento científico. Por lo tanto, la investigación documental no debe ser interpretada ni limitada a la mera búsqueda de documentos relacionados con un tema específico (Tancara, 1993).

Desde la opinión de Uribe (2002) citado por Guevara Patiño (2016), la investigación documental está formada por cuatro características:

1. Se trata de una estrategia diseñada con un propósito específico: la generación de

conocimiento innovador.

2. Consiste en una técnica que implica revisar la literatura existente sobre el tema o área

de investigación.

3. Se desarrolla como un procedimiento meticuloso que se estructura lógicamente e

incluye el análisis crítico de información relevante, así como la evaluación de documentación escrita y sus contenidos.

4. Representa una actividad científica que sigue procesos tanto inductivos (recolección y

sistematización de datos) como deductivos (interpretación y construcción de nuevo conocimiento), todo dentro del marco de principios epistemológicos y metodológicos.

3.4

Técnica Para el trabajo se estableció que las técnicas corresponden a un conjunto de herramientas que permiten ubicar la información pertinente y adecuada para el desarrollo de una investigación, y para el caso se utilizó la evaluación de contenido, que, desde la perspectiva de Hernández Sampieri y Mendoza Torres (2023), se relaciona con el procedimiento de obtener datos mediante la revisión de documentos. Dentro de este enfoque de investigación, la investigación se adapta, transitando entre las respuestas y el desarrollo teórico, con el propósito de reconstruir la realidad.

En consecuencia, la obtención de datos busca profundizar en la comprensión de los significados y experiencias de las personas. El investigador se convierte en el instrumento principal para obtener datos, utilizando diversas técnicas que se perfeccionan a lo largo del estudio. En otras palabras, el inicio de la obtención de datos no implica el uso de instrumentos predefinidos; en cambio, el investigador comienza a adquirir conocimientos a través de la observación y las descripciones de los participantes, ideando métodos para registrar datos que se mejoran a medida que progresa la investigación.

Es por esto por lo que, para dar cumplimiento a los dos primeros objetivos se ubicó información relevante relacionada con el diagnóstico y sus variaciones o transformaciones, información con la cual se podría señalar y sugerir u adecuado diagnóstico integral para este tipo de organizaciones, ajustado a sus necesidades y contexto por medio de la aplicación de la técnica de análisis documental de contenido.

Por otro lado, el Análisis Documental implica un procedimiento cuidadoso y estructurado destinado a representar la información contenida en un documento, con el propósito de facilitar la recuperación de datos relevantes. Esta metodología se orienta a describir y presentar los documentos de manera completa, involucrando un procesamiento analítico-sintético que abarca la descripción bibliográfica y general de la fuente, así como la clasificación, indización, anotación, extracción, traducción y la creación de reseñas (Dulzaides Iglesias & Molina Gómez, 2004). Para la implementación de las técnicas propuestas, se plantea la necesidad de revisar varios aspectos. Esto incluye la exploración de significados a partir de referentes teóricos, así como la consideración de definiciones y teorías que se describen e interpretan. También se deben examinar las prácticas compartidas relacionadas con reglas y normas, especialmente en contextos de actividad continua, como es el caso de la gestión documental y la aplicación de diagnósticos. Además, se debe abordar el análisis de las organizaciones como unidades conformadas, donde se examinan los valores y se controlan las actividades. Asimismo, es importante explorar las comunidades, ya que es de ahí de donde surgen las organizaciones y sus relaciones. Por último, se debe considerar la revisión de los procesos, entendidos como conjuntos de actividades y tareas destinadas a lograr una acción específica (Hernández Sampieri & Mendoza Torres, 2023).

3.5

Instrumentos

Los instrumentos corresponden a aplicación de material con el cual se espera obtener información, el proceso utilizó:

Matriz de análisis de la información recopilada para la obtención de los resultados, en el orden, para la identificación de los elementos o características esenciales de un diagnóstico, se aplicó una matriz relacionada con este tema, que permitiera, obtener la información esencial.

Para la ejecución de este trabajo, se implementará el formato de diagnóstico, el cual será suministrado por el Archivo General de la Nación (AGN). De acuerdo con el formato se seleccionarán los diferentes Ítems o campos de evaluación que le atañen a la gestión documental de una entidad privada.

De igual manera, se procedió a crear una tabla comparativa que trata sobre la legislación relacionada con la información vinculada a la investigación. Se describe el cuadro comparativo como un recurso gráfico diseñado para comparar de manera organizada dos o más elementos. Siguiendo esta idea, se desarrollará un cuadro comparativo enfocado en la legislación aplicable a una entidad privada, con el fin de comprender de manera sistemática las características, similitudes o diferencias que existen entre una entidad de naturaleza pública y privada.

3.6 Fases de Investigación

Las fases establecidas para la investigación se ubicaron en tres fases, teniendo en cuenta:

● Primera fase. Determinar los referentes conceptuales, normativos y técnicos del

diagnóstico integral en entidades sin ánimo de lucro Para el desarrollo de esta fase se elaboró una matriz de análisis de información que permitiere el análisis de los referentes conceptuales para el término diagnóstico documental, luego para el aspecto normativo establecido para el caso y finalizando con las técnicas sugeridas desde la norma para el tema investigativo, pero siempre ubicando el contexto de las entidades sin ánimo de lucro.

● Segunda fase. Análisis de los componentes estructurales del diagnóstico integral de la

gestión documental

En esta fase se realiza una matriz de análisis para revisar cada componente estructural del diagnóstico integral. Para esta fase se estableció la elaboración de un cuadro comparativo con los aspectos más relevantes de coincidencia o diferencia entre la legislación y la normativa particular para la entidad objeto del estudio. Resultados con los cuales es posible determinar una ruta de actuación para la propuesta de lineamientos en los diagnósticos documentales.

● Tercera fase. Planteamiento de lineamientos que orienten el proceso de diagnóstico

integral de gestión documental en entidades sin ánimo de lucro

Una vez obtenidos los resultados de las fases 1 y 2, se unen los aspectos más relevantes y pertinentes con el fin de elaborar los lineamientos e instrucciones para la orientación del diagnóstico integral de archivo en las entidades sin ánimo de lucro. Para lo cual, se incluyen una serie de instrucciones que orienten el proceso.

CAPÍTULO IV. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

Para esta sección del trabajo, se ubican los resultados obtenidos a partir de la aplicación de las técnicas e instrumentos seleccionados para la investigación, siendo importante mencionar que la información obtenida corresponde a un análisis detallado de los elementos y características funcionales, operativas de los diagnósticos en gestión documental.

4.1 Determinación de los referentes conceptuales, normativos y técnicos del diagnóstico

integral en entidades sin ánimo de lucro

A continuación, se incluye la información relacionada con el tema conceptual, normativo y técnico que se ha determinado para la aplicación del diagnóstico teniendo en cuenta en primera medida lo señalado por el ente rector de la política archivística en Colombia. Para la obtención de resultados se elaboró una matriz de análisis de información que facilito la ubicación de los datos y la relación de estos.

En primera medida se ubica la matriz con la información conceptual, relacionada con las definiciones de teóricos e instituciones y el tema del diagnóstico. Para luego señalar los temas normativos específicos y finalizando con la parte técnica donde es conveniente señalar que esta corresponde a cartillas e instrucciones relacionadas.

4.1.1 Tabla 1. Matriz de análisis 1: Información conceptual del diagnóstico

Autor Definición Interpretación Asamblea del Claustro de la Escuela Universitaria de Bibliotecología y Ciencias Afines de la Universidad de la República - Perfil del Archivólogo. En Decreto 355/012

(2012)

A partir del diagnóstico de las necesidades informacionales y mediante la aplicación de metodologías, procedimientos y técnicas de recuperación documental, en ámbitos reales y virtuales, se ocupan, ya sea en forma autónoma o integrando equipos multidisciplinarios, de la planificación, gestión y desarrollo de servicios archivísticos insertos en entornos institucionales, es que se ubican resultados.

Es evidente que el diagnóstico se establece a partir de las necesidades mismas de las organizaciones, personas o servicios. Estas a su vez, van enfocadas a realizar mejoras de los aspectos archivísticos, además de implementar soluciones en cuanto a la planificación, gestión y desarrollo de servicios archivísticos. Universidad Sur Colombiana (2016)

El Programa de Gestión Documental, está apoyado en un diagnóstico y análisis de aspectos como: el marco legal que rige a la entidad, el económico, para garantizar la apropiación de los recursos financieros, acorde con el plan presupuestal y contemplado en el Plan Institucional de Archivo (PINAR), el administrativo que define el perfil de los usuarios internos y externos, la Infraestructura tecnológica disponible y la forma en que se atienden los diversos procesos archivísticos, en acciones orientadas a la gestión del cambio.

El diagnóstico en los archivos hace parte de una actividad esencial dentro de la gestión documental, pues este hace un análisis general de los aspectos de una determinada entidad en los procesos de gestión documental. De igual manera, se realiza diagnóstico y análisis en aspectos como: normativos, económicos, administrativos, tecnológicos y procesos archivísticos y como mejorar estos anteriores.

Presidencia de la República (2021) Los archivos físicos en su mayoría se encuentran en soportes como el papel, el cual es elaborado a partir de elementos de la naturaleza propensos al deterioro con el paso del tiempo, de la misma forma, otros soportes físicos como aquellos en los que se almacenan fotografías, audios o videos requieren de un correcto almacenamiento para garantizar su perdurabilidad y la posibilidad de consulta en diez, treinta, cincuenta años o más.

De acuerdo con el análisis inicial del panorama documental, el diagnóstico permite evaluar las falencias que la entidad tiene en temas de conservación y preservación documental. Se tiene que contar con directrices que resguarden la información de diferentes soportes y que estas puedan ser perdurables en un futuro y ser consultadas en posteriores años.

Nota. Elaboración propia a partir de la interpretación de la información recopilada sobre diagnóstico.

4.1.2 Tabla 2. Matriz de análisis 1: Información normativa del diagnóstico

Autor Definición Interpretación Archivo General de la Nación Acuerdo 049 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

Es necesario identificar las condiciones de los espacios destinados para el almacenamiento de los archivos y su conservación en el diagnóstico, esto con la finalidad de prevenir perdida de documentación o información, por posible desastre natural debido a que si la edificación no cuenta con las especificaciones técnicas no va a proteger los archivos en caso de inundación o incendio. Además, en el tema de conservación de documentos, el diagnostico determina si los archivos están contaminados por agentes biológicos, dando un trato especial a los archivos para no perder la información y no afectar la salud del trabajador.

Archivo General de la Nación Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos:

“La metodología que se propone basa sus resultados en el análisis pormenorizado de tres grandes bloques temáticos: la identificación de la entidad y del archivo, la determinación de su infraestructura física y las características que posee la documentación punto en el cual se incluyen el inventario, medios de organización y finalmente las características que posee la documentación” En el diagnóstico cuando se realiza la identificación de la entidad, se revisa como se encuentra estructurada organizacionalmente, es decir, cuantas dependencias, oficinas o grupos de trabajo existen. Al evaluar las condiciones de la infraestructura física se determina con anterioridad si el lugar es apto para la conservación de los documentos o si se debe crear una propuesta de restructuración del edificio o cambio de lugar, que cumpla con las características adecuadas. Una vez se determina en qué condiciones y las características de la documentación se tiene un panorama amplio de que hacer para garantizar que el patrimonio documental de dicha entidad se resguarde. Archivo General de la Nación

Acuerdo 006 de 2014: “El diagnóstico integral de archivo es requisito previo a la formulación de los planes del SIC; el diagnóstico integral de archivo debe ser elaborado siguiendo los criterios metodológicos establecidos por el Archivo General de la Nación Jorge Para la construcción del Sistema Integrado de Conservación SIC es necesario aplicar un diagnóstico Integral de Archivos en el cual se determine el estado de la entidad, sus instalaciones y archivos. Adicionalmente, determinar la totalidad de metros lineales, es decir, cuanto volumen o producción maneja la entidad, para garantizar el espacio adecuado.

Palacios Preciado y se presentará como documento anexo a los planes del SIC” Nota. Elaboración propia a partir de la interpretación de la información recopilada sobre normatividad del diagnóstico.

4.1.3 Tabla 3. Matriz de análisis 1: Información técnica del diagnóstico

Autor Definición Interpretación Norma Técnica Colombiana NTC 5029: Medición de Archivos La NTC 5029 establece los parámetros para realizar la medición de las cajas, carpetas, documentos sueltos y demás archivo que tiene la entidad, con la finalidad de determinar los metros lineales de documentación producida por cada área o dependencia.

Norma Técnica Colombiana NTC 5921. Información y documentación. Requisitos para el almacenamiento de material documental. La NTC 5921 establece los parámetros de las condiciones en las que deben estar las bodegas y edificios que resguardan la documentación para evitar la pérdida por algún desastre natural. Norma Técnica Colombiana NTC 4436: Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad. LA NTC 4436 establece los materiales adecuados para el papel que contiene los documentos de archivo y como garantizar que perduren en el tiempo sin que la información se pierda.

Nota. Elaboración propia a partir de la interpretación de las Normas Técnicas Colombianas NTC sobre diagnóstico.

A partir del análisis de las matrices, los principales aspectos normativos, conceptuales y técnicos para el diagnóstico de archivo, se busca:

● Determinar el contexto de la entidad, sus funciones, su estructura organizacional y el tipo

de documentación que produce.

● Detectar las condiciones de las edificaciones o depósitos donde se almacena la

documentación.

● Tener presente el estado general de la documentación, es decir, si presenta algún tipo de

deterioro biológico, ya sea por humedad, roedores, palomas, etc.

● Realizar la medición de las cajas, carpetas, documentos para establecer los metros

lineales de cada oficina o dependencia productora, aplicando la NTC 5029, para medición de archivos.

● Establecer si la entidad cuenta con instrumentos archivísticos y cuál es su estado.

● Evaluar qué tipo de sistema tecnológico o aplicativos usa la entidad para las tareas de

gestión documental.

4.2 Análisis de los componentes estructurales del diagnóstico integral de archivos

Para la elaboración del comparativo se elaboró un cuadro el cual establece las partes que este tiene referente a lo señalado por las diferentes instituciones que lo establecen como requisito dentro de la gestión documental, teniendo en cuenta la normatividad y legislación de una entidad sin ánimo de lucro en cuanto al tema archivístico propiamente y a los contextos del orden legal establecidos. En este sentido, es importante mencionar que este tipo de entidades es dependiente de donaciones (del sector público y del sector privado) y comerciales, en la mayoría de los casos este tipo de entidad recibe ingresos que tienen en cierta medida una clasificación y por lo tanto un control como es el caso de la imposición de restricciones de sostenibilidad para el

largo plazo, además de la necesidad de rendir cuentas y evaluación de su desempeño a través de un reporte financiero que dé cuenta de los programas, actividades y ejecución de los mismos.

4.2.1. Tabla 4. Cuadro comparativo tema archivístico y su relación para

entidades sin ánimo de lucro Norma Texto Análisis Ley 43/1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Se da directrices en el cual se debe usar elementos que tengas tintas que proteger los documentos sin que se vea afectado por manchas por tintas Ley 527/1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones Directrices por los cuales se deben implementar estrategias para el buen uso de los datos y firmas digitales. Ley 594/2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones La ley general de archivos es aplicable en estas entidades, debido a que existen entidades sin ánimo de lucro que cumplen funciones públicas Nota. Elaboración propia a partir de la interpretación de las Normas del Archivo General de la Nación sobre temas archivísticos.

4.2.2. Tabla 5. Cuadro comparativo normas y legislación para entidades sin ánimo de

lucro Norma Texto Análisis Ley 962/2005 Dicta disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Las entidades sin ánimo de lucro, que prestan funciones públicas, tienen que implementar estrategias las cuales ayuden a simplificación, estandarización, eliminación, optimización y automatización Decreto 848/2009 Unifica la normativa sobre las actuaciones y los trámites asociados a la competencia de registro y a la asignación de funciones en materia de inspección vigilancia y control sobre Se determina un decreto en el cual las entidades sin ánimo de lucro deben cumplir una normatividad sobre el actuar de trámites actuados.

entidades sin ánimo de lucro domiciliadas en el Distrito Capital.

Nota. Elaboración propia a partir de la interpretación de la Normatividad para entidades sin ánimo de lucro sobre temas archivísticos.

4.2.3. Tabla 6. Puntos comunes de análisis

Esto se realiza a partir de la obtención de resultados de los cuadros anteriores Tema archivístico Tema entidades Análisis Ley 594/2000 Ley 962/2005 Estas entidades de carácter sin ánimo de lucro según la normatividad que les atañe, si cumplen con funciones de consideración pública, deben realizar la implementación de procesos y procedimientos que den mejoras a la gestión documental de la entidad cumpliendo requisitos específicos los cuales den cumplimiento a la ley. Ley 527/2000 Decreto 848/2000 Las entidades sin ánimo de lucro deben cumplir con características específicas de acuerdo con sus funciones y prácticas que realicen. Para ello se debe implementar la buena gestión de procesos y actividades tales como la implementación de PGD, Tablas, firmas electrónicas y demás soportes para mejorar el proceso de gestión documental. Nota. Elaboración propia.

De acuerdo con los componentes estructurales elaborados en el presente trabajo se evidencia que, aunque si bien las entidades sin ánimo de lucro no cuentan con leyes robustas para el manejo de la gestión documental ni con lineamientos para un diagnóstico de archivo, pueden hacer uso como las demás entidades obligadas de la normatividad disponible por el ente rector del AGN y la función pública para la aplicación de un correcto Diagnóstico Integral de Archivo.

4.3 Lineamientos que orienten el proceso de diagnóstico integral de archivo en entidades

sin ánimo de lucro Es importante señalar que a partir de la información recopilada y las matrices comparadas anteriormente en los puntos 4.1. y 4.2. las entidades sin ánimo de lucro, que prestan servicios públicos o están regidas por sus normas, pueden hacer uso de la normatividad aplicables a las entidades públicas. Esto es un punto positivo ya que la normatividad archivística colombiana para entidades estatales es demasiado completa y garantiza un adecuado Diagnostico de archivo, por ese motivo en el caso de las entidades sin ánimo de lucro privadas, si bien pueden hacer uso de algunas normas y manuales del Archivo General de la Nación AGN, es necesario crear lineamientos que se adapten a su persona jurídica, presupuestos, personal y capacidad de gestión del cambio.

Tomando como base las “pautas para Diagnóstico Integral de Archivos” (AGN, 2003), se recopilo los lineamientos que se consideraron son aplicables a las entidades sin ánimo de lucro, teniendo en cuenta que dichas entidades no se lucran por medio de sus servicios, sino que dependen de donaciones y aportes monetarios de inversionistas, empresas o del estado, por lo cual fue necesario que dichos lineamientos se adapten para ser llevado a cabo el Diagnóstico Integral de Archivo con pocos recursos y personal.

CAPÍTULO V. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

El presente capitulo desarrolla lineamientos operativos que permitan a las entidades sin ánimo de lucro adaptarlos a sus necesidades de información, es decir, que por medio de la aplicación de los lineamientos aquí propuestos puedan elaborar y construir su propio Diagnóstico Integral de Archivos, que les facilite la identificación de las necesidades en cuanto al adecuado uso y gestión de los documentos que producen dichas entidades. Si bien estos lineamientos se elaboraron teniendo en cuenta que existe poca normatividad para estas entidades, se basó en aquellos lineamientos propuestos por el Archivo General de la Nación para aplicar diagnósticos de archivo, ya que las entidades sin ánimo de lucro pueden tener la connotación de públicas y privadas.

Por consiguiente, se elaboraron pensados en entidades mixtas donde dependiendo del presupuesto, el personal y demás, estos lineamientos pueden ser un modelo o guía para determinar las condiciones de sus archivos, las mejoras a realizar y las acciones para conservar en el estado óptimo sus archivos.

Antes de abordar los lineamientos propuestos es necesario direccionar a las entidades sin ánimo de lucro en cuanto fundamentos conceptuales y normativos que regulan o soportan los lineamientos prácticos para la implementación del diagnóstico.

5.1 Fundamentos Conceptuales:

Según el ente rector de la función archivística el Archivo General de la Nación dicta las siguientes definiciones:

● Diagnóstico Integral de Archivos: Es una herramienta esencial para garantizar la

conservación de los documentos, que son fuente de conocimiento y comunicación, base

de la memoria histórica nacional y garantía de los derechos y obligaciones de los ciudadanos.

● Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas diseñadas para

planificar, gestionar y organizar los documentos generados y recibidos por una entidad desde su origen hasta su destino con el fin de facilitar su uso y conservación.

● Documento de archivo: Registros de información generada o recibida por una entidad

pública o privada como resultado de sus actividades o funciones.

● Función Archivística: Actividades relacionadas con toda la misión archivística, desde la

preparación del documento hasta su eliminación o preservación permanente.

● Ciclo vital del documento: Etapas de un documento desde su creación o recepción

hasta su cancelación o traslado al archivo histórico.

● Instrumentos archivísticos: son herramientas diseñadas específicamente para

respaldar el diseño y la implementación de un archivo y una gestión de documentos adecuados.

● Tablas de Retención Documental: Agrupación documental en la que se conservan los

documentos mediante los cuales se registra la relaboración, actualización y trámite de convalidación de las Tablas de Retención Documental de una entidad.

5.2 Fundamentos Normativos:

De acuerdo con las normas que ha establecido el Archivo General de la Nación y de aquellas que dentro de la búsqueda de información aplican para la labor archivística en las entidades sin ánimo de lucro, para el desarrollo del presente documento, se rescatan las siguientes:

● Acuerdo 049 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7

“Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

● Acuerdo 006 de 2014: “El diagnóstico integral de archivo es requisito previo a la

formulación de los planes del SIC; el diagnóstico integral de archivo debe ser elaborado siguiendo los criterios metodológicos establecidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y se presentará como documento anexo a los planes del SIC”

● Decreto 848 de 2009: Unifica la normativa sobre las actuaciones y los trámites

asociados a la competencia de registro y a la asignación de funciones en materia de inspección vigilancia y control sobre entidades sin ánimo de lucro domiciliadas en el Distrito Capital.

● Ley 43 de 1913: Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

● Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se

dictan otras disposiciones

● Ley 962 de 2005: Dicta disposiciones sobre racionalización de trámites y

procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

● NTC 5029: Medición de Archivos

● NTC 4436: Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y

la durabilidad.

5.3 Propuesta Lineamientos para la implementación del Diagnóstico Integral de archivos

para entidades sin ánimo de Lucro:

A continuación, se presenta el desarrollo de 7 lineamientos generales como propuesta base para las entidades sin ánimo de lucro:

A. Lineamientos de contexto:

Es necesario identificar los datos del archivo, es decir, cuando se creó, donde se ubica (dirección), que tipo de archivo se maneja (Gestión, Central e Histórico). Además, los datos de la

entidad permiten que el Diagnostico de archivo pueda dar solución a las necesidades puntuales, como lo es la misión de la entidad, si es pública, privada o mixta, en el caso de la privada los datos del representante legal y/o socios y demás información relevante para entender cuál es la entidad por diagnosticar y el tipo de información que maneja y produce. Ver Anexo 1. B. Lineamientos de administración y tenencia del archivo:

La administración del archivo siempre debe ser responsabilidad de un profesional de Gestión Documental, ya que es quien tiene el conocimiento para realizar adecuadamente los procesos de intervención archivística, el tener un responsable capacitado garantiza un uso adecuado y administración de la información. Por lo cual es necesario determinar dentro del diagnóstico, el jefe o responsable del archivo o quien haga sus veces, las funciones que realiza, el presupuesto destinado para los procesos archivísticos o para el área de Gestión Documental, los manuales, procesos o procedimientos con los que cuenta el área, si se tiene un Comité de Archivo designado para la toma de las decisiones importantes.

Por consiguiente, los lineamientos de administración también exigen que se indague a fondo sobre los instrumentos archivísticos con los que cuenta la entidad y con cuales no o los que se encuentran en procesos de elaboración y/o actualización, como lo son las TRD-Tablas de Retención Documental o las TVD-Tablas de Valoración Documental, Cuadros de Clasificación Documental, PINAR, PDG, Bancos Terminológico, entre otros. Otro factor por determinar es si el personal que trabaja en el archivo es profesional, técnico, auxiliar o empírico, ya que esto incide en la manera en que se maneja y organiza el archivo, debido a que, si no se tienen conocimientos sobre archivo, se está sujeto a una administración de este, de acuerdo con la opinión y no aplicando las normas disponibles para la labor.

Otro factor para tener en cuenta es los servicios que presta el archivo, como prestamos, consultas, fotocopiado, digitalización, sala de consulta, servicios de asesoría, debido a que esto

ayuda con las estadísticas de la frecuencia y uso de los servicios, por medio del promedio de consultas y préstamos y los demás que preste las entidades sin ánimo de lucro propias de su ejercicio. Ver Anexo 1.

C. Lineamientos de ubicación (depósitos, instalaciones y/o edificios):

Determinar la ubicación del archivo (sótano, cerca al baño, en la cafetería, bodega o en las oficinas administrativas), el estado de sus instalaciones, edificios y depósitos es necesario para conocer el estado en el que se podría almacenar y conservar la documentación, datos como: época de construcción del lugar, el estado actual del lugar, que tipo de inmueble es (local, bodega, oficias). Además de las condiciones de seguridad, si cuentan con cámaras, servicio de vigilancia o si existe algún encargado designado, entre otros.

Por consiguiente, es necesario que se determine si la iluminación, ventilación, temperatura es adecuada tomando como base la normatividad del AGN para conservación de documentos como el Acuerdo 049 de 2000, el cual establece una temperatura de 15 a 20°C con una fluctuación de 4°C diariamente y de humedad relativa entre 45 y 60% para el soporte papel- (AGN, 2000). Ver Anexo 1.

D. Lineamientos de Prevención de desastres y mantenimiento:

El enfoque misional de un Diagnóstico Integral de archivo es el detectar las condiciones de preservación de desastres y mantenimiento, con el fin de mitigar los desastres y poder solucionar en caso de que se presente algún problema, ya que los factores de riesgo que se determinen funcionan para desarrollar propuestas para que la documentación se conserve a través del tiempo. Es necesario conocer si la entidad cuenta con un Plan de Prevención de desastres, si dentro de esto los archivos cuentas con las herramientas necesarias como extintores, señalización de evacuación y rutas, elementos de protección personal, mantenimiento

de instalaciones y de los documentos y lo más necesario si existe labores de control para mitigar los factores biológicos y microrganismos. Ver Anexo 1.

E. Lineamientos de Preservación y Conservación:

Ahora bien, determinar si existen factores ambientales y microorganismos presentes en la documentación, ayuda a la entidad a generar acciones para mitigar la presencia de plagas, roedores o agentes biológicos, que pueden deterior la documentación. Con esta información se puede elaborar el Plan de Preservación y Conservación documental, el cual genera estrategias que garanticen que la información se conserve a largo plazo.

En el Diagnóstico Integral de Archivo en el momento de las entrevistas y observación de la documentación se debe determinar si hay presencia de: Hongos, Bacterias, Roedores, Insectos, si se usan elementos que alteran la naturaleza de los documentos como lo son: ganchos metálicos, clips, cintas, plásticos, cauchos, entre otros. En cuanto a la conservación de la documentación se debe determinar si esta ha sufrido algún tipo de intervención mecánica o humana que pueda afectar la integridad del documento. Es decir, algún desgarro, mancha, humedad, doblez, manchas de comida, entre otros. Ver Anexo 1.

F. Lineamientos de Almacenamiento:

Las entidades sin ánimo de lucro deben evaluar los espacios con los que cuenta para el almacenamiento de los documentos producidos y recibidos por la entidad, es ahí donde se realiza un diagnóstico de archivo profundo, en el cual se debe determinar el volumen documental por medio de la medición de metros lineales según la Norma Técnica Colombiana NTC 5029, la identificación de las fechas extremas, el soporte de la documentación (papel, digital, microfilm, etc.). Datos de la organización de la documentación, es decir, si esta cuenta con todos los procesos archivísticos (clasificación, ordenación, foliación, descripción documental, entre otros).

Se debe determinar si el archivo cuenta con cronograma de transferencias documentales, la forma en que se organiza la documentación (alfabética, numérica, cronológica), si se realiza eliminación de los documentos bajo lo que dicta las normas internas de la entidad y por último si se cuenta con instrumentos de consulta y recuperación de información. Ver Anexo 1. G. Lineamientos de Gestión del cambio y adquisición de personal y recursos: Finalmente, una vez se determinan los aspectos y lineamientos señalados anteriormente, es crucial que las entidades sin ánimo de lucro contemplen dentro de su presupuesto la adquisición de recursos que permitan la labor documental y además la contratación de personal idóneo en archivo, que ayude a resolver los problemas encontrados en el diagnóstico. En cuanto a la gestión del cambio, esta se debe realizar por medio de capacitaciones las cuales deben ser aplicadas por un profesional de archivo o quien haga sus veces, en donde se le explique a la entidad, desde la cabeza mayor hasta el auxiliara, que es un Diagnóstico Integral de Archivo, cuál es su finalidad y como esto contribuye con su gestión administrativa. Una vez se capacita el personal de la entidad en la importancia que tiene la Gestión Documental y en porque es necesario como primer paso realizar un diagnóstico que determine las condiciones generales del archivo, sus depósitos y como se encuentra la documentación, para que a futuro dicha información se encuentre disponible y a largo plazo.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1 Conclusiones

En conclusión, el presente trabajo detecto que poco se ha investigado en el tema, lo cual genero un interés particular en encontrar propuestas, guías o lineamientos trabajados para Diagnósticos Integrales de archivos en entidades privadas, ya que la producción documental en su mayoría está enfocada en las entidades públicas, lo cual revindica la necesidad de aportar los lineamientos aquí propuestos para las entidades sin ánimo de lucro. De acuerdo con la revisión de los referentes conceptuales, teóricos, normativos y técnicos del diagnóstico integral en entidades sin ánimo de lucro, si bien se encuentran las NTC de ICONTEC para dichas entidades, aún existe un vacío normativo en torno a lineamientos o directrices para realizar un diagnóstico integral de archivos.

Se realizó una observación de los componentes estructurales del diagnóstico por lo cual se trabajó en un análisis de normas en el sector públicos versus las normas existentes para entidades privadas y dando como resultado un cuadro de análisis que ayudo a detectar que leyes publicas pueden ser aplicadas por las entidades sin ánimo de lucro. Por último, se determinó que es importante que las entidades sin ánimo de lucro cuenten con lineamientos claros y establecidos que les permitan, aplicar un diagnóstico integral de Archivo de manera adecuada, haciendo uso de las normas y leyes que existen en las entidades estatales o haciendo uso de los lineamientos aquí establecidos, los cuales se construyeron a partir de la recopilación de las normas y propuestas del AGN. Con la finalidad de ser aplicados dentro de la normatividad interna de cada entidad y de acuerdo con sus necesidades puntuales.

6.2 Recomendaciones

Se recomienda que las entidades sin ánimo de lucro adopten los lineamientos propuestos para llevar a cabo el diagnóstico integral de archivos. La integración de estos lineamientos en las normas y regulaciones internas fortalecerá de manera significativa el proceso de Gestión Documental, posibilitando una mayor eficiencia en el manejo de la información y una organización más efectiva de sus archivos.

Asimismo, se insta al programa de Archivística e Inteligencia de negocios de la Universidad de La Salle, así como a sus estudiantes en formación, a continuar profundizando en este tema. Este enfoque permitirá la generación de lineamientos específicos adicionales sobre diagnóstico integral de archivos, adaptados a las necesidades particulares de las entidades sin ánimo de lucro. La investigación adicional contribuirá al desarrollo continuo de mejores prácticas en este ámbito.

Se sugiere fomentar la colaboración y la sinergia entre las entidades sin ánimo de lucro para compartir experiencias y buenas prácticas en la implementación de diagnósticos integrales de archivos. Este intercambio de conocimientos puede ser invaluable para optimizar procesos y abordar desafíos comunes en la gestión documental.

Finalmente, se enfatiza la importancia de que las entidades sin ánimo de lucro lleven a cabo un monitoreo constante de sus procesos de gestión documental. Esto asegurará que los lineamientos aplicados estén alineados con los cambios en las normativas y las necesidades organizativas. La actualización periódica de los lineamientos garantizará su relevancia y efectividad a lo largo del tiempo.

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ANEXOS:

ANEXO 1: Lineamientos para el Diagnóstico Integral de Archivo para entidades sin Ánimo de lucro.