Elementos conceptuales para la transferencia de documentos electrónicos y su aplicación en la gestión de datos

Rihito Noritake

Trabajo presentado como requisito para optar el título de Magíster en Gestión de la Información Documental

Director Dr. Nelson Javier Pulido Daza Doctor en Información y Documentación

Universidad de la Salle Escuela de Humanidades y Estudios Sociales Maestría en Gestión de la Información Documental Bogotá, D.C.

2025

Nota de aceptación ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________

____________________________ Firma del Director

____________________________ Firma del presidente del jurado

____________________________ Firma del jurado

__________________________ Firma del jurado

Agradecimientos Profundamente a mi profesor y tutor Nelson Pulido, que me ha dirigido hasta el final por su conocimiento, experiencia y sabiduría, mil gracias por su dedicación, motivación, tiempo y paciencia.

Al profesor Hirooki Hosaka de la Universidad Gakushuin, tutor de la investigación en la misma universidad, por su motivación y apoyo para que se realice mi estudio e investigación en Colombia.

Al profesor Yo Hashimoto del Archivo de la Universidad de Kioto, que me recomendó algunas lecturas relacionadas, por su dedicación especial.

A los profesores de la Maestría por su motivación y la oferta de la oportunidad de estudiar la gestión documental desde puntos de vista diferentes de la mayoría de los profesores japoneses. A los compañeros de la Maestría por su paciencia y motivación para que hayamos cumplido diversas actividades de diferentes asignaturas.

Al Institute of Developing Economies, donde yo trabajo, por la oferta de la oportunidad de estudiar en Colombia y apoyo financiero para ello.

A mi papá y mamá, y a mis amigos en Japón, que me ayudaron y refrescaron mentalmente durante la vida en Colombia, bien lejana de la tierra natal.

A todos y a cada uno de ellos agradezco inmensamente.

Resumen En la transformación digital, la transferencia documental cambiaría por la diferencia de característica entre documentos físicos, los electrónicos y datos, pero no se importa tanto y se realiza de manera igual a lo convencional, lo que causaría problemas para la preservación a largo plazo y el uso documental. Por lo anterior, en esta investigación se analizan los elementos conceptuales que intervienen en la transferencia de documentos electrónicos y su aplicación en la gestión de datos. Se desarrolló de acuerdo con la siguiente metodología: un enfoque cualitativo; un tipo de investigación de carácter descriptivo y evaluativo; el método analítico; y las técnicas de análisis documental. Como instrumentos, se utilizan rejillas de indicador para el preanálisis, fichas comparativas para evaluar los componentes del proceso de transferencia, cartografía conceptual para articular los fundamentos teóricos del tema, y lista de cotejo para determinar los conceptos esenciales que permiten la efectiva transferencia de datos. El resultado permitió identificar la similitud y diferencia de la adoptabilidad, aplicabilidad o efectividad de los elementos del tema de caracteres práctico y teórico entre los casos de cada tipo documental y se clarificaron algunos elementos destacados para la transferencia de datos. Basando en el resultado se propuso que se prestara mayor atención en la situación práctica a los aspectos marginales, profundos e indirectos de la transferencia. Considerando las relaciones halladas de la transferencia con otras acciones y con documentos o datos propios, esta investigación también aportaría a la perspectiva académica por mostrar el carácter monolítico de la gestión documental. Palabras clave: Transferencia documental, Diferencia entre documentos y datos, Valor documental, Preservación a largo plazo.

Abstract In the digital transformation, the records transfer may change by the characteristic differences between physical, electronic records and data, but it is not given importance, and the transfer is carried out in the same way as the conventional one, which may cause problems regarding the long-term preservation and use of records. Therefore, in this study the conceptual elements involved in the electronic records transfer and their application in the data keeping are analyzed. It is developed according to the following methodology: qualitative approach; descriptive and evaluative type of research; analytic method; and document analysis as a technique. As instruments, indicator tables are used for the pre-analysis, analysis sheets to evaluate the components forming the transfer process, concept mapping to join the theoretical principles related to the transfer, and checklist to determine the essential concepts which enable the effective data transfer. The results led to show the similarity and difference in the adoptability, applicability or effectiveness of the elements related to the subject, with a practical feature as well as a theoretical one, between the records types, and some characteristic elements for the data transfer were found. Based on the results, it was proposed that the marginal, profound and indirect aspects of the transfer should be paid more attention in the practical situation. Taking into account the relations of the transfer to other actions and to records or data themselves, this research might also contribute to the academic perspectives by showing the monolithic character of recordkeeping.

Key words: Records transfer, Difference between records and data, Records value, Long term preservation.

Tabla de Contenido Introducción ................................................................................................................... 12 Capítulo l. Problema de investigación .......................................................................... 14

1.1.

Descripción del problema ............................................................................................ 14 1.2. Objetivos de investigación ........................................................................................... 19 1.2.1. Objetivo General ...................................................................................................... 19 1.2.2. Objetivos específicos ............................................................................................... 19

1.3.

Justificación ................................................................................................................ 19 Capítulo ll. Marco teórico .............................................................................................. 22 2.1. Antecedentes ................................................................................................................. 22 2.2. Estado del arte ............................................................................................................... 26 2.3. Categorías conceptuales ................................................................................................ 35 2.3.1. Documento ............................................................................................................... 35 2.3.2. Gestión de documentos físicos y su transferencia .................................................... 39 2.3.3. Gestión de documentos electrónicos y su transferencia ........................................... 41 2.3.4. Gestión de datos ...................................................................................................... 42 2.3.5. Transferencia de datos ............................................................................................. 43 2.4. Marco Legislativo y Normativo ........................................................................................ 44 Capítulo lll. Metodología ................................................................................................ 50 3.1. Enfoque de investigación ................................................................................................ 50 3.2. Tipo de investigación ...................................................................................................... 51 3.3. Método de investigación ................................................................................................. 51

3.4. Técnicas ......................................................................................................................... 52 3.5. Instrumentos de recolección de información ................................................................... 53 3.6. Fases de la investigación ............................................................................................... 60 Capítulo lV. Análisis y discusión de los resultados .................................................... 62

4.1. Evaluación de manera crítica de los componentes que conforman el proceso de

transferencia de documentos electrónicos y su relevancia en la gestión de datos ................. 62 4.1.1. Preanálisis ............................................................................................................... 62

4.1.2. Fichas comparativas de los componentes que conforman el proceso de transferencia

entre documentos electrónicos y datos .............................................................................. 64

4.2. Articulación de los fundamentos teóricos relacionados con la transferencia de

documentos electrónicos, identificando su aplicabilidad en la gestión de datos ..................... 67 4.2.1. Preanálisis ............................................................................................................... 67 4.2.2. Cartografía conceptual de fundamentos teóricos relacionados con la transferencia de documentos electrónicos y datos ....................................................................................... 71

4.3. Determinación de los conceptos esenciales que permiten la efectiva transferencia de

datos en el contexto de la gestión documental electrónica .................................................... 72 4.3.1. Preanálisis ............................................................................................................... 72 4.3.2. Lista de cotejo de los conceptos esenciales que permiten la efectiva transferencia de datos .................................................................................................................................. 73 4.4. Síntesis transversal ........................................................................................................ 74 Capítulo V. Propuesta .................................................................................................... 76 5.1. Objetivo .......................................................................................................................... 76 5.2. Alcance .......................................................................................................................... 76

5.3. Beneficios y ventajas ...................................................................................................... 77 5.4. Cuidado con el riesgo por la conceptualización .............................................................. 79

5.5. Metodología de estructuración de la propuesta de elementos conceptuales que

intervienen en la transferencia de documentos electrónicos y su aplicación en la gestión de datos ..................................................................................................................................... 79

5.6. Propuesta de elementos conceptuales que intervienen en la transferencia de

documentos electrónicos y su aplicación en la gestión de datos ........................................... 83 Conclusiones ................................................................................................................. 92 Recomendaciones ......................................................................................................... 94 Bibliografía ..................................................................................................................... 96

Lista de tablas Tabla 1 Posibles tipos de documentos ........................................................................ 38 Tabla 2 Metodología de la investigación ...................................................................... 50 Tabla 3 Criterios del análisis documental para cada objetivo específico .................. 52 Tabla 4 Plantilla de la rejilla de indicador ..................................................................... 53 Tabla 5 Ejemplo de la rejilla de indicador para el primer objetivo específico ........... 54 Tabla 6 Ejemplo de la ficha comparativa para el primer objetivo específico ............. 55 Tabla 7 Ejemplo de la rejilla de indicador para el segundo objetivo específico ........ 56 Tabla 8 Ejemplo de la rejilla para el preanálisis para el tercer objetivo específico ... 58 Tabla 9 Ejemplo de la lista de cotejo para el tercer objetivo específico .................... 59 Tabla 10 Diferencia del resultado de análisis para el primer objetivo entre países y entre tipos documentales ....................................................................................................... 67 Tabla 11 Articulación de los resultados con los objetivos específicos ..................... 75 Tabla 12 Beneficios y ventajas de la propuesta en cada escenario ........................... 78 Tabla 13 Elementos de carácter práctico que intervienen en la transferencia de documentos electrónicos (DD. EE.) o datos ................................................................ 83 Tabla 14 Elementos de carácter teórico que intervienen en la transferencia de documentos electrónicos (DD. EE.) o datos ................................................................ 85 Tabla 15 Puntos críticos de la definición de los elementos que se necesitan definir de nuevo .............................................................................................................................. 90

Índice de figuras Figura 1 Desarrollo cronológico de las teorías sobre el ciclo de vida de los documentos

........................................................................................................................................ 27

Figura 2 Modelo de Records Continuum ...................................................................... 28 Figura 3 Ejemplo de la cartografía conceptual para el segundo objetivo específico 57 Figura 4 Esquema de la ordenación para los elementos conceptuales de carácter práctico ........................................................................................................................... 80 Figura 5 Esquema de la primera dimensión de las categorías para los elementos conceptuales de carácter teórico ................................................................................. 80 Figura 6 Esquema de la segunda dimensión de las categorías para los elementos conceptuales de carácter teórico ................................................................................. 81 Figura 7 Proceso para seleccionar el grado de aplicabilidad de los elementos conceptuales en la transferencia de documentos electrónicos o datos ................... 81 Figura 8 Esquema de los elementos conceptuales que facilitan la transferencia efectiva de documentos electrónicos y datos, y los constituyentes de la parte con los elementos de sólo carácter práctico ............................................................................................... 88 Figura 9 Detalles de las partes del esquema que se constituyen por los elementos de carácter teórico .............................................................................................................. 89

Índice de Anexos Anexo 1. Preanálisis para el primer objetivo específico: Colombia ......................... 102 Anexo 2. Ficha comparativa para el primer objetivo específico: Colombia ............. 104 Anexo 3. Ficha comparativa para el primer objetivo específico: España ................ 107 Anexo 4. Ficha comparativa para el primer objetivo específico: Chile .................... 111 Anexo 5. Ficha comparativa para el primer objetivo específico: Reino Unido ........ 114 Anexo 6. Preanálisis para el segundo objetivo específico: Colombia ..................... 117 Anexo 7. Preanálisis para el segundo objetivo específico: España ......................... 118 Anexo 8. Preanálisis para el segundo objetivo específico: Chile ............................. 119 Anexo 9. Cartografía conceptual para el segundo objetivo específico .................... 121 Anexo 10. Preanálisis para el tercer objetivo específico .......................................... 122 Anexo 11. Lista de cotejo para el tercer objetivo específico .................................... 126

Introducción En la transformación digital, se requiere considerar de nuevo una mejor gestión de documentos electrónicos y datos. La transferencia documental sería una de las acciones con gran influencia de dicha transformación por la diferencia de características de documentos electrónicos y datos a documentos físicos. Sin embargo, en algunas situaciones se tratan como lo igual a otro tipo documental, sobre todo en el caso de datos. Es dudoso que no haya influencia de la diferencia de características entre dichos tipos documentales y los elementos conceptuales para la transferencia sean iguales en el caso de documentos electrónicos y datos. Una vez consultadas las lecturas fundamentales de la gestión documental, la transferencia de documentos se parece ocurrir cuando no necesariamente la ubicación sino la responsabilidad de ellos pasa de uno a otro (Duranti y Franks, 2015, p. 358), diferente de la descripción encontrada en las lecturas anteriores, tal como Schellenberg (1956), en las cuales la transferencia se define básicamente como un cambio de lugar físico de documentos. En ese sentido, es posible que sea mejor realizar la transferencia de manera diferente y para ello se necesita saber cuáles son los elementos conceptuales en el caso de documentos electrónicos y datos, lo que sería una pregunta de la presente investigación.

Por lo anterior, en la presente investigación se analizan los elementos conceptuales que intervienen en la transferencia de documentos electrónicos y su aplicación en la gestión de datos, como el objetivo principal. La propuesta surge como resultado de la revisión y análisis de diversas teorías y prácticas indicadas en diferentes lecturas académicas y documentos técnicos, así como políticas y guías, sobre la transferencia documental o, más profundamente, la de documentos electrónicos. Por basar en las lecturas y documentos efectivamente consultados en la práctica y clarificar los elementos conceptuales relacionados con el tema se resolvería también el problema mencionado, de tratar igualmente diferentes tipos documentales. De esta manera se permitirá

buscar una mejor gestión de documentos electrónicos y datos en la transformación digital, lo que realiza su mejor preservación y uso y aportaría a diversas partes de la sociedad. Este trabajo se divide en 5 capítulos. En el Capítulo I se ponen puntos problemáticos con respecto al tema. En la parte teórica, el Capítulo II, se revisan los fundamentos y observaciones relacionados con la gestión de documentos electrónicos y datos y su transferencia; en la parte metodológica, el Capítulo III, se explica cómo se lleva a cabo la investigación, incluyendo la adopción del enfoque cualitativo, tipo de investigación descriptiva y evaluativa y el método analítico los cuales permiten evaluar, articular y determinar los aspectos que se requieren para analizar dichos elementos conceptuales; en la parte de análisis de resultado, el Capítulo IV, se buscan los elementos con respecto al tema tanto de carácter práctico como teórico y su particularidad en la transferencia de documentos electrónicos y/o datos por considerar la diferencia de su adoptabilidad, aplicabilidad o efectividad entre los casos de cada tipo de documentos o datos; y por último, en el Capítulo V, la propuesta se estructura por la conceptualización del resultado en la parte anterior para que se pueda referenciar en cualquier situación en que se considera el sentido y la necesidad de la transferencia de documentos electrónicos y/o datos.

Capítulo l. Problema de investigación Para que se determine y fortalezca la estructura de la presente investigación se requiere al principio identificar su punto de partida. Por lo anterior, en este capítulo se describe el problema y pregunta de investigación, los cuales serían una base para que se consideren cuáles estudios haya que revisar y qué tipo de metodología se aplique. De acuerdo con ellos se fortalece la estructura de investigación por plantear objetivos general y específicos. Al final del capítulo se describe la justificación de investigación desde diversos puntos de vista.

1.1. Descripción del problema

En la tendencia de la transformación digital, es común que los documentos electrónicos se tratan similarmente a los documentos físicos, por lo que se establece una guía o política de la gestión de documentos electrónicos por la autoridad de cada país. La transferencia de documentos entre archivos es uno de los diversos tratamientos indicados en dicha guía o política. Según la enciclopedia de archivística, la transferencia de documentos ocurre cuando la responsabilidad y/o ubicación de ellos pasa(n) de uno a otro. Además, la transferencia funciona sincronizadamente con la valoración documental, y garantiza la autenticidad de documentos si se realiza de manera detallada y formal con cuidado (Duranti y Franks, 2015, p. 358). Ya que no se limita al cambio de la ubicación física, sino que se puede cambiar sólo la responsabilidad, la transferencia se puede realizar para cualquier soporte. En ese sentido, la transferencia documental puede ser uno de los tratamientos aún esenciales, pero al mismo tiempo cambiantes en dicha transformación.

Se encuentran diversos ejemplos de la gestión de documentos electrónicos en el ámbito internacional una vez buscados los mismos. En los Estados Unidos el Archivo Nacional recibe documentos electrónicos si se cumplen determinados procesos, determinados formatos, etc., los cuales determinados se indican en a la página WEB oficial de dicho Archivo (National Archives and Records Administration, 2023). En Reino Unido, donde se implementa la regla de

conservación de documentos por 20 años en cada entidad pública, el Archivo Nacional también recibe documentos digitales y recomienda su transferencia temprana, antes de pasar 20 años (National Archives, s.f.). En Australia, el Archivo Nacional indica en su sitio web 6 etapas para que cada entidad realice transferencia de documentos suponiendo los físicos y digitales: identificación; discusión con el Archivo Nacional, preparación; entrega y devolución; confirmación; y finalización (National Archives of Australia, s.f.). La Biblioteca y Archivo de Canadá muestra en su página web una política de transferencia de documentos de las entidades gubernamentales llamada “Going digital”, en que se promueve la transferencia digital (Library and Archives Canada, s.f.).

En cuanto al ámbito latinoamericano, en Chile el Archivo Nacional prepara una guía de procedimientos para la transferencia de documentos electrónicos y formularios necesarios para ella en su página WEB oficial (Archivo Nacional de Chile, s.f.). En Colombia, el Archivo General de la Nación publica la Guía de implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, donde se señalan las transferencias documentales de archivos electrónicos como lo siguiente:

La entidad debe contemplar las directrices archivísticas impartidas por el Archivo General de la Nación para realizar las transferencias documentales de archivos electrónicos entre los diferentes ambientes tecnológicos, de acuerdo con la fase o etapa en la que se encuentren de acuerdo al ciclo vital de los documentos y basados en mecanismos que aseguren la integridad, autenticidad y disponibilidad de la información, independientemente de la tecnología utilizada. (Archivo General de la Nación, Colombia, 2020, p. 21) Al otro lado, en España el Ministerio de Hacienda y Función Pública publica la Política de Gestión de Documentos Electrónicos (PGD-e), que no se aplica solamente a dicho Ministerio sino también a las entidades y organismos del sector público en que puede ser válida, así como

el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. La Política se constituye por 11 guías incluyendo la de aplicación de transferencia. En la guía se define que la transferencia como lo siguiente:

Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos. (Ministerio de Hacienda y Función Pública y Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, 2023b, p. 6) En la Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (eEMGDE) que se aprovecha en dicha política también se define un metadato denominado “Transferencia”, en que se indica una de las etapas del ciclo vital de los documentos: el archivo central, intermedio e histórico (Ministerio de Hacienda y Función Pública y Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, 2023a, p. 18).

Sin embargo, una vez considerada la gestión de datos, es posible que su transferencia no se realice igualmente al caso de documentos electrónicos. De acuerdo con lo definido por el proyecto internacional InterPARES Trust, en que se investiga y discute la relación de los documentos digitales y su confianza, los datos son unidades mínimas de información (InterPARES Trust, s.f., definición de InterPARES), por lo que son muy fáciles perder su sentido como información incluso faltando sólo su pequeña parte. Así su gestión puede ser más difícil y complicada que la de documentos. Teniendo en cuenta dicha característica de los datos, lo aplicable para la gestión de documentos no sería siempre igualmente aplicable para la gestión de datos. Se requiere una consideración de nuevo para que se busquen medidas adecuadas que llenen un hueco entre datos y documentos.

Así como se mencionó, los datos son unidades mínimas de información, lo que significa que son frágiles y fáciles perder su integridad, autenticidad y/o accesibilidad. Además, una vez considerado el caso de España, donde se divide por diversas etapas del ciclo vital de documentos, es posible que no solamente los datos sino también los documentos electrónicos se transfieran sin pasar por todas las etapas físicamente sino sólo por cambiar la responsabilidad, porque ellos no necesitan de un espacio físico y se pueden acceder de manera remota. No solamente los aspectos de la fragilidad de datos y del lugar físico de preservación, sino que hay más diversos elementos que son diferentes de documentos físicos o no existían en la época en que sólo se tratan documentos físicos, así como la identificación de la originalidad, medidas para obsolescencia, etc., de documentos o datos, lo que complicará el sentido y necesidad de la transferencia. A pesar de tales cambios por la transformación digital, aún no se investiga suficientemente la transferencia de documentos electrónicos y/o datos. Para que se trate cada tipo, documentos físicos, electrónicos y datos, de la mejor manera, hay que comprender la diferencia entre ellos, y los elementos variables que pueden afectar el motivo y/o necesidad de su transferencia efectiva.

Así, hay diversas diferencias de características entre documentos físicos, los electrónicos y datos y los elementos conceptuales de cada transferencia serían también diferentes. Por eso, debería dominarse la totalidad de los elementos para cada caso de transferencia, por lo que la transferencia sería adecuada para su preservación y uso. Sobre todo, los elementos para la transferencia de documentos electrónicos y datos aún no están claros, porque hay relativamente pocas experiencias, y se requieren identificar en la transformación digital. Si no se entienden los elementos que intervienen en la transferencia de cada tipo, es posible que se traten igualmente los documentos físicos, los electrónicos y los datos, lo que no sea adecuado para algún tipo y pueden ocurrir tratamientos abundantes que promovería la pérdida de la seguridad, integridad, autenticidad y/o accesibilidad. Por ejemplo, la organización

y ordenación de manera aplicada a documentos no servirían igualmente en el caso de datos considerando su carácter frágil mencionado y la posibilidad por ello de perder la información importante. O, al contrario, puede surgir una falta de tratamiento necesario, lo que causa dicha pérdida y/o la imposibilidad de preservación a largo plazo. Sobre todo, teniendo en cuenta que la identificación de los datos con sólo su parte principal es muy difícil y además se necesitan sus metadatos y/o información auxiliar, se requiere un tratamiento especial para los datos. Es necesario también que se considere la transferencia de documentos electrónicos y datos desde una visión amplia, no solamente por la conveniencia administrativa sino también por la de usuarios. Por ejemplo, según la estadística del “Contacto o interacción con las administraciones o servicios públicos, a través de un sitio web o apps proporcionadas por estas entidades” publicada como uno de los resultados de la “Encuesta sobre equipamiento y uso de tecnologías de información y comunicación en los hogares” por el Instituto Nacional de Estadística de España, el número se ha aumentado en estos 3 años: 35.236.585 en 2021, 35.436.056 en 2022 y 35.949.285 en 2023 (Instituto Nacional de Estadística, España, 2023), lo que muestra una tendencia de la transformación digital en ambos lados de administración y de uso.

La transferencia de documentos o datos es una de las actividades de su gestión más cambiantes en la tendencia de la transformación digital y con más influencia posible en un ambiente donde se implementa un método convencional, así como en la administración general de España. Por lo tanto, un análisis de los elementos que intervienen en la transferencia de documentos electrónicos y datos fomentará una reconsideración de la mejora manera de la gestión de cada tipo, lo que nos habilitará para acostumbrarnos a la sociedad actual y de la próxima generación, en que hay posibilidad de promover y facilitar la transparencia de entidad o empresa, participación e interacción de ciudadanos o clientes por la mejor gestión de

documentos electrónicos y datos: ellos se pueden aprovechar de manera remota, por lo que se realizarían dicha promoción y facilitación.

Por los elementos descritos me hago la siguiente pregunta de investigación: ¿Cuáles son los elementos conceptuales que facilitan la transferencia efectiva de documentos electrónicos y su aplicación en la gestión de datos?

1.2. Objetivos de investigación

1.2.1. Objetivo General

Analizar los elementos conceptuales que intervienen en la transferencia de documentos electrónicos y su aplicación en la gestión de datos.

1.2.2. Objetivos específicos

• Evaluar de manera crítica los componentes que conforman el proceso de transferencia de documentos electrónicos y su relevancia en la gestión de datos. • Articular los fundamentos teóricos relacionados con la transferencia de documentos electrónicos, identificando su aplicabilidad en la gestión de datos. • Determinar los conceptos esenciales que permiten la efectiva transferencia de datos en el contexto de la gestión documental electrónica.

1.3. Justificación

Esta investigación, que mostrará los elementos conceptuales que intervienen en la transferencia de documentos electrónicos y datos, uno de los tratamientos más cambiantes, puede ser un aporte para reconsiderar su mejor gestión, que dedicará a la sociedad en la tendencia de la transformación digital, donde se utilizan ellos cada vez más frecuentemente en la administración pública, así como se ve en la estadística española mencionada, los negocios y la vida cotidiana. Una mejor gestión facilitará el acceso a la información y promovería la

transparencia de la entidad o empresa, participación y/o interacción de clientes o ciudadanos, las cuales ayudarán a tomar mejores decisiones.

Según Bustelo Ruesta (2018), que considera la transformación digital desde la perspectiva de la gestión documental, dicha transformación “necesita tecnologías” (p. 2). Por aprovechar soportes digitales, provocó un cambio tecnológico de gestión, por lo que se necesita también tener en cuenta la diferencia tecnológica para la transferencia entre documentos físicos y soportes digitales. Por ejemplo, debe considerarse obsolescencia para que se preserven soportes digitales, mientras que debe tener en cuenta deterioro en la gestión de documentos físicos. En cuanto a los datos, dicha diferencia podría ser destacada por causa de su fragilidad, por lo que se requiere al mismo tiempo un entendimiento suficiente de la diferencia entre los documentos electrónicos y datos, lo que se indicará en esta investigación. Bustelo Ruesta (2018) menciona además que “la transformación digital necesita tecnologías, pero también cambios de actitudes y nuevas aptitudes” (p. 2). Por evitar documentos físicos y transformar en soportes digitales se espera la reducción de los costos ambiental y financiero, ya que se consumen más recursos ambientales para crear documentos físicos y se necesitan más lugares físicos con más equipamientos adecuados para preservarlos a largo plazo. Sin embargo, dicha reducción se realiza sólo con un planteamiento adecuado de la transferencia de soportes digitales para que no surja otro costo o riesgo, así como el costo adicional para garantizar su integridad, autenticidad y/o accesibilidad y los riesgos de perder su seguridad, afectar la posibilidad de su preservación a largo plazo, etc. Esta investigación puede ser un aporte para dicho planteamiento.

Una vez transformados los documentos en los electrónicos, pueden cambiarse las formas de trabajo, los puntos donde se encuentra la fiabilidad, etc., porque los electrónicos se pueden usar remotamente y duplicar fácilmente. Tales cambios culturales requerirán una adoptación de cualquier parte de trámite administrativo. Esta investigación, en que se considerará la

transferencia de documentos y datos, dedicará también a dicha adoptación, por tener en cuenta los cambios culturales mencionados para que se encuentren los elementos conceptuales de la transferencia.

Para que se tomen medidas para lo anterior, se necesitan los recursos humanos con capacidad de gestionar soportes digitales de la mejor manera. Dedicará lo señalado en esta investigación a la capacitación de recursos humanos para la gestión documental y de datos, desde el punto de vista de la efectiva transferencia de documentos y datos, que es una de las actividades más alterables y aún no se establecen las mejores medidas que pueden aprovecharse para la capacitación.

Además, la gestión de documentos electrónicos y datos se está desarrollando por establecer legislaciones y normas y compartir buenas medidas, ya que es más fácil utilizarlos remotamente en cualquier lugar que los físicos, por lo que es más importante considerar un marco normativo y/o estándares globales. Por lo tanto, esta investigación, que tratará sobre todo la transferencia de documentos y datos, la cual se relacionaría mucho con el uso amplio de documentos y/o datos de manera remota, podría ofrecer aportes que pueden aplicarse en diversos entornos.

Capítulo ll. Marco teórico Para que se resuelva el problema planteado en el capítulo anterior, ante todo se necesitan entender el marco teórico, las categorías conceptuales y el marco normativo relacionados con el tema. Por revisarlos se lograrían confirmar la característica y situación en torno a la transferencia documental, lo que ayudaría a establecer la metodología de esta investigación. En este capítulo se describen algunos trabajos de grado y lecturas académicas, se identifican las categorías y se resumen las normas, con respecto al presente estudio.

2.1. Antecedentes

En un rastreo de trabajos académicos, se encuentra la situación actual en cuanto a las áreas relacionadas con esta investigación: transferencia de documentos en general; gestión de documentos electrónicos incluida su transferencia; y gestión de datos relacionada con su transferencia. En general, hay diversas investigaciones articulando la gestión de documentos electrónicos o datos y su transferencia. Sin embargo, el significado de “transferencia” no es necesariamente igual entre trabajos. A continuación, mencionando a esa diferencia, se plantean los antecedentes de acuerdo con dichas 3 áreas.

En una propuesta de maestría Gómez (2021), cuyo título es “Diagnóstico de gestión de documentos electrónicos de archivo: Estudio de caso Consorcio de Servicios Integrados Especiales de Tránsito y Transporte SIETT Cartago SAS”, cuyo objetivo general es “identificar la situación actual en que se encuentra el proceso de gestión documental y la función archivística del servicio de Trámites en el Consorcio SIETT Cartago S.A.S.” y que se avanza con un enfoque cualitativo, un tipo descriptivo, un método de estudio de casos, una técnica de análisis de contenido e instrumentos de entrevista y cuestionario, se realiza un diagnóstico de gestión de documentos electrónicos de una empresa, concluyéndose la importancia de dicha gestión sobre todo en un ambiente donde hay impacto de la transformación digital. Se muestra el “Componente procesos de gestión documental” para determinarse requisitos para los documentos de archivo

además de los componentes estratégico y tecnológico, constituido por ocho conceptos y uno de ellos es la transferencia, lo que significa la necesidad de su planificación (Gómez, 2021, pp. 21- 23). Según el resultado, dicho componente se ubica en nivel de madurez básico, mientras que otros componentes están en nivel básico bajo (p. 49).

En una de maestría Sánchez Vera (2022), cuyo título es “Propuesta de diseño conceptual para el sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo. Caso: Universidad Surcolombiana”, cuyo objetivo general es “elaborar una propuesta de diseño conceptual para el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo caso Universidad Surcolombiana” y que se avanza con un enfoque cualitativo, un tipo descriptivo, un método de estudio de casos, técnicas de análisis de contenido y grupo focal e instrumentos de matriz de análisis y cuestionario especializado, en la cual se propone el diseño conceptual para el sistema de gestión de documentos electrónicos de una universidad colombiana y se muestra como una conclusión la situación real de que no alcance al nivel requerido, también se aprovecha el componente destacado y de acuerdo con él se realiza un cuestionario en que se incluye una pregunta sobre la transferencia documental. Por la misma pregunta intenta confirmarse si la transferencia se planifica teniendo en cuenta otros planes relacionados y la política de metadatos, pero 80% de los funcionarios respondieron “no” (Sánchez Vera, 2022, pp. 74, 167). Una de maestría Sánchez Salazar (2019), cuyo título es “Estrategia para la preservación de documentos digitales en el archivo de la Secretaría de la Junta Directiva del Banco de la República de Colombia”, cuyo objetivo general es “proponer una estrategia, para la preservación digital a largo plazo de los documentos que genera la Junta Directiva del Banco de la República, como resultado de las sesiones de Junta Directiva” y se avanza con un enfoque cualitativo, un tipo descriptivo, un método de estudio de caso y técnicas como población o unidades de análisis intencionadas aprovechando la entrevista semiestructurada, diseña una estrategia de preservación de información digital a largo plazo para los documentos que produce la Junta

Directiva del Banco de la República teniendo en cuenta la situación de la misma entidad y la actualidad existente a nivel global con respecto a la preservación digital. Finalmente se propuso una estrategia incluyendo los puntos de vista de acceso y almacenamiento de documentos. Para que se desarrolle la misma estrategia, se refiere a las normas ISO 18492 y 14721, en las cuales se define la migración como un proceso de transferencia de la información, y realizar migraciones periódicas de la información de acuerdo con la actualización de versiones de las herramientas ofimáticas y sistemas operativos se trata de uno de los elementos de dicha actualidad existente a nivel global (Sánchez Salazar pp. 47-48). La migración de la información y la identificación de las circunstancias bajo las cuales se emprenderán las actividades de migración también se mencionan en la estrategia propuesta como una parte de las acciones para que se garantice objetivamente la autenticidad de la información (pp. 55-56).

Una de maestría Alarcón (2022), cuyo título es “Valoración documental en la preservación digital a largo plazo”, cuyo objetivo general es “analizar la valoración documental dentro de la preservación digital a largo plazo” y que se avanza con un enfoque cualitativo, tipos descriptivo y comparativo, un método de investigación documental, una técnica de análisis de contenido y un instrumento de matriz de análisis de información, intenta analizar el proceso de valoración documental dentro de la preservación digital a largo plazo, mostrando categorías del valor documental e identificando tipos de documentos a ser preservados y eliminados, y concluye una articulación imprescindible entre la valoración y preservación. Indica ocho acciones para garantizarse la autenticidad de documentos, lo que se requiere especialmente para la gestión de documentos electrónicos. Una de ellas es la “remoción y transferencia de documentación relevante” (Alarcón, 2022, p. 70).

Una de maestría Sanabria et al. (2023), cuyo título es “Lineamientos de preservación digital para los documentos que surgen en las audiencias orales en la comisaría de familia Antonio Nariño en la ciudad de Bogotá”, cuyo objetivo general es “proponer lineamientos de

preservación digital para las audiencias orales de la Comisaría de Familia Antonio Nariño” y que se avanza con un enfoque mixto entre lo cuantitativo y cualitativo, un tipo descriptivo, un método de estudio de caso, técnicas de análisis de contenido cuantitativo y cualitativo e instrumentos de matriz de normatividad, modelo madurez y entrevista semiestructurada, intenta proponer los lineamientos de preservación digital para los documentos surgidos en las audiencias orales, analizando el cuadro de normatividad, modelo de madurez y entrevistas y proponiendo lineamientos de diversos aspectos, así como metadatos, seguridad de la información, etc. Muestra como una conclusión la posibilidad de interoperabilidad y administración automatizada y telemática a través de ellos. Se mencionan las normas UNE ISO 14721:2015 y 16363:2017, en las cuales se tratan los sistemas de transferencia de información y datos espaciales (Sanabria et al., 2023, pp. 59-60). La transferencia no se menciona solamente como una acción entre depósitos físicos y/o responsables, sino también entre diferentes soportes (pp. 105, 111). Una de maestría Ballesteros y Bermúdez (2023), cuyo título es “Lineamientos para la gestión de datos en la Secretaría General de la Policía Nacional”, cuyo objetivo general es “establecer lineamientos para la gestión de datos en la Secretaría General de la Policía Nacional” y que se avanza con un enfoque cualitativo, un tipo descriptivo, un método de estudio de caso, técnicas de observación y análisis de contenido e instrumentos de guion de observación, matriz comparativa tipos de datos, establece lineamientos para la gestión de datos en la Secretaría General de la Policía Nacional de Colombia, basados en las debilidades y fortalezas encontradas en un trabajo de campo, e indica como una conclusión la necesidad de transparencia y accesibilidad de datos. Se menciona el ciclo vital de datos y se utiliza la palabra “transferencia” suponiendo el traslado entre sistemas de información. (Ballesteros y Bermúdez, 2023, pp. 86-

88).

Por consiguiente, existen diversos trabajos sobre la gestión de documentos electrónicos y datos relacionando con su transferencia. Sin embargo, además del problema del término

“transferencia”, así como se mencionó, el ámbito de la investigación se desequilibra: la mayoría es un estudio de caso, lo que significa la necesidad de una investigación conceptual.

2.2. Estado del arte

A continuación, se describe profundamente la situación de la investigación de las tres áreas mencionadas articulándolas e indicando sus referentes fundacionales. Luego se concluye desde puntos de vista de la perspectiva evolutiva y tendencias de las investigaciones, teniendo en cuenta también los trabajos de los antecedentes.

Así como se ve en algunos trabajos mencionados, la transferencia documental se relaciona frecuentemente con el valor de documentos para su análisis. Los valores primario y secundario, que se aprovechan en diferentes trabajos, se definieron originalmente por Schellenberg (1956). Según ello, el valor primario se define sencillamente lo para la entidad productiva y el valor secundario se indica lo para otras entidades y usuarios individuales. Además, la transferencia documental se realiza acompañada del cambio de su valor (Schellenberg, 1956,

p. 133). En la misma lectura no se menciona la transferencia solamente en el capítulo sobre la

valoración documental, sino también en los capítulos sobre la adhesión y disposición. Sin embargo, se supone principalmente la situación de transferencia de que se cambia la ubicación física.

Kern et al. (2015) indican el desarrollo cronológico de las teorías sobre el ciclo de vida de los documentos a partir de su creación a su eliminación o conservación permanente, desde la época de los “precursores” incluyendo Schellenberg hasta hoy en día, así como se ve en la Figura 1:

Figura 1 Desarrollo cronológico de las teorías sobre el ciclo de vida de los documentos Fuente: Kern et al. (2015, p. 42). CC-BY Gilliane Kern.

Según ellos, las teorías de los precursores se desarrollaron separándose por dos modelos al principio: el modelo de tres edades que surgió en Francia y se divulgó en los países latinos, así como Italia, España y Quebec de Canadá; y el modelo de ciclo de vida que se divulgó principalmente en los países anglohablantes, así como los Estados Unidos, Reino Unido y Canadá. Más recientemente surgió un nuevo modelo llamado "Records Continuum" en Australia, el cual es actualmente una de las principales teorías para que se considera la gestión de documentos no solamente físicos sino también electrónicos. Diferente de los dos modelos anteriores, el modelo de Records Continuum no divide la vida de documentos por etapas sino por dimensiones {pp. 58-61 ), así como se ve en la Figura 2. Por lo tanto, el sentido de la transferencia documental cambiaría mucho de acuerdo con el modelo de Records Continuum. Figura 2 Modelo de Records Continuum Dimensión 1 Crear Identidad Institución Organización Unidad Dimensión 4 Pluralizar Fuente: Kern et al. (2015, p. 59).

Evidencialidad Memoria Colectiva

Memoria corporativa / individual Recipientes Dirnensión 2 Capturar Actividad Función Objetivo Transaccionalidad Dimensión 3 Organizar Evidencia

Rastro

Actor Transacción

"Document" "Record" "Record" "Archive" "Archives"

En cuanto a la transferencia documental, se encuentra también la diferencia o evolución entre las teorías. Según Bettington et al. (2008), que se publicó por la Sociedad Australiana de Archivistas y se basa en el modelo de Records Continuum, en la definición de “disposición” citada desde la norma australiana AS4390, la transferencia documental se menciona como un cambio de custodia “o” propiedad. Además, se cita la explicación en la norma ISO 15489-1 de transferencia documental incluyendo sus 6 tipos, uno de los cuales no es la transferencia de la ubicación física de documentos sino la de responsabilidad de la gestión (Bettington et al., 2008,

p. 143). Aunque se limite al cambio de la ubicación física, hay múltiples significados de la palabra

“transferencia (transfer)”: se puede también significar el cambio de soporte (Bettington et al., 2008,

p. 87), así como se ve en Sanabria et al. (2023). En la lectura australiana también se usa la

palabra “migración (migration)”, pero significa exclusivamente el cambio de sistema o plataforma en que se tratan documentos electrónicos y datos. Así, la transferencia documental basado en la teoría de Records Continuum tiene sus sentidos más diversificados que Schellenberg (1956), tanto para documentos físicos como para documentos electrónicos.

Así como ya se mencionó, se refleja dicha situación parcialmente en la definición de la transferencia documental de la enciclopedia de archivística: la transferencia de documentos es que la responsabilidad y/o ubicación de ellos pasa(n) de uno a otro. Se mencionan también la función de transferencia sincronizada con la valoración documental y una posible garantía de autenticidad de documentos por realizar la transferencia de manera detallada y formal con cuidado (Duranti y Franks, 2015, p. 358).

Sin embargo, la transferencia de documentos electrónicos no siempre se realiza idealmente, aunque se comprenda la diferencia de documentos físicos. Mojapelo y Maleka (2023), por ejemplo, que indican un estudio de caso de la valoración de documentos electrónicos, muestran la situación efectiva del Archivo Nacional de Sudáfrica en que no se prepara infraestructura adecuada para que se reciban documentos electrónicos de cada entidad pública.

En Turquía, también se encuentra la situación parecida al caso sudafricano. Según Mater y Şahin (2023), que analizan el proceso de transferencia de documentos de origen digital al Archivo Nacional del mismo país prestando atención a cada entidad pública, se concluye que las entidades públicas aún no están preparadas para la transferencia digital y las infraestructuras legislativa y técnica en las entidades que se requiere para dicha transferencia no están adecuadas. También se señala como una parte de las conclusiones que para el personal de las entidades públicas se necesita realizar capacitación con respecto a ese tema. Por lo tanto, las condiciones del ambiente donde se reciben y preservan documentos transferidos incluyendo la capacidad del personal encargado serían unos elementos conceptuales que intervienen en la transferencia.

Mater y Şahin (2023) indican el resumen de las respuestas de encuestas acumuladas desde las entidades públicas en relación con la gestión de documentos electrónicos, incluyendo las respuestas a las preguntas sobre la valoración electrónica de documentos llamada “Eappraisal” y la selección electrónica de documentos llamada “E-selection”. En ambos aspectos la mayoría, más de 70% de las entidades responde que no se realiza cada función para documentos digitales (pp. 8-10), lo que se refleja en las conclusiones mencionadas. Aunque cuenta con funciones electrónicas posiblemente adecuadas para soportes digitales, efectivamente no se aprovechan en el ambiente práctico.

Se investiga el problema de la valoración y selección de documentos digitales también por otros profesionales en diversos países. Y en algunas investigaciones con respecto a ese tema se menciona la influencia en la transferencia documental, así como se ve en lo que Mater y Şahin (2023) describen. Lobanova (2020) presenta el sistema estructurado de reglamento y organización de la valoración de documentos electrónicos en Rusia a niveles nacional y organizacional, indicando también el problema de la valoración de documentos originalmente físicos pero escaneados, plataforma digital para que se realice esa tarea y manera de compartir

el conocimiento profesional relacionado. Aunque el artículo no tiene conclusiones concretas, sino que sólo muestra al final el resumen del desafío a la transformación digital en la valoración de documentos, se mencionan algunos aspectos con respecto a la transferencia documental. Según dichos aspectos, documentos digitales conservados en determinadas carpetas se podrán transferir al sistema o repositorio de archivo electrónico automáticamente, por un mecanismo de reglamento algorítmico, si se configura correctamente (Lobanova 2020, p. 150). Esa transferencia se realiza de acuerdo con una legislativa del mismo país tradicionalmente aplicada a documentos físicos de que documentos en cada oficina se deben transferir al archivo de la organización en tres años después del plazo de conservación en departamento (p. 141). Y también se señala un problema de que la valoración y transferencia automática se realizan con éxito siempre que el personal de cada departamento registre correctamente documentos necesarios y pueden ser perdidos si no se cumple (p. 150). Así, la ejecución de transferencia documental se vincula a la capacidad de asuntos informáticos del personal encargado una vez desarrollada la transformación digital en ese tema.

Papanikolaou (2021) describe el proceso de la creación del marco de la valoración y selección digital en el archivo de la Universidad Americana en El Cairo, Egipto. Se concluye que hay cuatro pilares principales en los proyectos para que se elabore un borrador de dicho marco: análisis de contexto y contenido de la función de la Universidad y sus documentos; identificación del personal con liderazgo y otros puestos importantes para que se acumulen datos digitales que ellos tienen; tipo de medio; y formato de archivo. Lo último se relaciona mucho con la transferencia porque se define en diversos casos desarrollados para que se determinen cuáles formatos son aceptables en el momento de transferencia al archivo (p. 101). Por lo anterior, la particularidad de formato del fichero y la capacidad de conversión necesaria serían los elementos influyentes en la transferencia documental.

Mustafina (2021) considera los aspectos teóricos y prácticos de la organización y ejecución de la valoración de documentos digitales en la situación de Kazajistán identificando problemas existentes y buscando sus soluciones. Se concluye que el problema principal sería la diferencia entre el volumen de la información en papel y la digital, que se aumenta mucho más que la en papel, y por eso se necesita considerar de nuevo el criterio de la valoración para documentos digitales. Se mencionan también las características de documentos digitales tal como su legitimidad, integridad y autenticidad, las cuales pueden afectar el criterio de la valoración (p. 159). En ese artículo se presenta un criterio ya existente en el mismo país con respecto a la transferencia, de que documentos electrónicos en repositorios temporarios de las entidades del estado se conservan por ahí por 5 años y luego se transfieren al archivo del estado (p. 159). Aunque el criterio de transferencia por determinado plazo se ha aprovechado mucho en gestión de documentos físicos, esa investigación muestra la dificultad de utilizarlo igualmente en gestión de documentos electrónicos porque no se resuelve el problema de aumento del volumen por un método de tiempo.

Mientras que se ha investigado la gestión de documentos electrónicos desde varios puntos de vista, incluyendo lo de la transferencia documental, se empezó recientemente a prestar atención a la gestión de datos. InterPARES e ICA (2012), que tratan la gestión y preservación de correos electrónicos, consideran la peculiaridad de la gestión de datos, sobre todo su integridad, autenticidad y fiabilidad (pp. 31-33). Aunque los datos no se tratan de una unidad independiente de la información, sino que se suponen principalmente como una parte del contenido de documentos, se muestra una germinación de preocupación por la diferencia entre datos y documentos.

En el sitio web del equipo de analistas de la información gubernamental y la administración de la gestión documental a nivel estatal y local del Estado de Texas, Estados Unidos, se menciona la relación entre datos, información y documentos. Según lo mismo, así

como InterPARES e ICA (2012) y la definición de datos por InterPARES Trust, datos son piezas de la información y documentos se constituyen por datos. Sin embargo, además se intenta una consideración de datos estructurados, aunque se categoriza en la “información”, como una fase intermedia entre datos y documentos. Se menciona que datos estructurados se pueden manipular y reorganizar para que se genere nueva información (Rice, 2022), lo que sería un posible motivo de cambios de tipo de usuarios frecuentes, de sistema aprovechado, etc., de datos y provocaría una posible transferencia.

En cuanto a la gestión de datos también se investiga su valoración y se indica implícitamente una influencia en la transferencia. Makhlouf et al. (2020) intentan ofrecer un marco conceptual de un software a ser aprovechado en el Archivo Estatal de Neuchâtel, Suiza, que ayuda a tomar decisiones defendibles de la valoración de documentos y datos, prestando atención a posible diferencia de la valoración entre datos digitales estructurados y no estructurados. Según el marco propuesto, documentos y datos se valoran por 42 variables y cada una de ellas se clasifica en una de las dimensiones de valoración que muestran autenticidad, usabilidad o representatividad. En las conclusiones se menciona que documentos y datos no necesariamente se valoran por todas las 42 variables, sino que se seleccionan dependiendo del nivel de madurez de la organización o ambiente, lo que realiza un enfoque innovativo y sectorial (p. 194). Dicho nivel de madurez se define de acuerdo con la gestión de documentos o datos y la aplicabilidad: el nivel 1 significa que el conjunto de datos no es estructurado; el nivel 2 indica que por el conjunto de datos o fichero se puede identificar su serie orgánica; y el nivel 3 muestra que el conjunto de datos se gestiona teniendo en cuenta su ciclo de vida (p. 183). Así se describe en esa investigación que originalmente hay diferencia del criterio necesario de valoración entre los datos estructurados y no estructurados y podría surgir la dificultad de realizar la valoración de datos no estructurados si no se preparara ninguna medida para ellos, lo que se realiza en el

marco propuesto en la investigación. Dicha dificultad causaría una diferencia de complejidad de realizar la transferencia entre datos estructurados y no estructurados. Así, no solamente en cuanto a la gestión de documentos físicos sino también en cuanto a la de documentos electrónicos, se tiene en cuenta su transferencia en diferentes trabajos y lecturas. Sin embargo, así como lo mencionado anterior, se puede ocurrir una confusión del significado de la palabra “transferencia” en la gestión de documentos electrónicos, porque, diferente de documentos físicos, se pueden transferir diversos aspectos además de su ubicación de conservación y la responsabilidad de su gestión: el sistema en que documentos se tratan; su soporte o tipo de fichero; entre otros. Para que se investigue la transferencia de documentos electrónicos y además datos, es imprescindible que se defina, identifique y/o comprenda lo que la palabra “transferencia” indique. Al otro lado, tanta diversidad originada por la transformación digital significa una necesidad y posibilidad de la investigación más profunda sobre el tema de transferencia.

Además, así como se ven muchos sitios web de datos abiertos, a nivel público y privado, el uso de datos ya no es raro. Por lo tanto, datos ya no pueden ser sólo una complementaria de documentos, diferente de lo que se ve en InterPARES e ICA (2012), sino que la gestión de datos debe ser una de las principales partes de la gestión de información. Por tal cambio se necesita una reconsideración del sentido de transferencia, teniendo en cuenta la diferencia entre documentos electrónicos y datos.

Y desde un punto de vista de las tendencias, se aumenta el número de investigaciones sobre la gestión de documentos electrónicos y datos en la transformación digital. Acompañadas a dicha tendencia, se ven diversas investigaciones considerando la transferencia. Sin embargo, ya que la historia de investigación sobre la gestión de documentos electrónicos y datos no es tan larga, aún no hay muchos resultados del modelo, lineamientos y/o requisitos generales, sino que la mayoría es un estudio de caso, enfocando a un determinado ambiente.

Además, por el mismo motivo, no hay suficientes investigaciones sobre un determinado aspecto de la gestión de documentos o datos, así como la transferencia, sino que en la mayoría se trata la totalidad de la gestión. Por lo tanto, aún no se encuentran elementos conceptuales para que se realice una efectiva transferencia de documentos electrónicos y/o datos, aplicados comúnmente entre diversos entornos.

2.3. Categorías conceptuales

Seguidamente, se indican 5 categorías conceptuales relacionados con esta investigación, que se dividen teniendo en cuenta el grado de sus caracteres fundamental y conceptual. Por eso se inicia por la más básica, es decir, documento.

2.3.1. Documento

Ante todo, se debe identificar qué significa la palabra “documento” en esta investigación. Para ello, se necesita comprender al principio la característica de español y/o diferencia de inglés sobre ese tema. La palabra en inglés “document” sería el resultado de traducción desde “documento” si se considerara literalmente. Según la enciclopedia de archivística, “document” es básicamente un texto escrito, en otras palabras, la información inscrita en un medio, usualmente papel, y luego en algunas disciplinas incluyendo archivística se ha desarrollado su definición (Duranti y Franks, 2015, pp. 183-184).

Una vez prestada atención al concepto de Records Continuum, que se trata de una de las teorías más desarrolladas en los países anglohablantes de acuerdo con Kern et al. (2015), así como se mencionó, el “document” se define como uno de los recipientes de gestión documental en la primera dimensión, de creación, y se cambia en el “record” en la segunda dimensión, de captura, en el “archive” en la tercera dimensión, de organización, y en los “archives” en la cuarta dimensión, de pluralización (Duranti y Franks, 2015, p. 337), lo que también se puede confirmar por la Figura 2 indicada, y para que se muestren los significados originales de inglés descritos en esta parte en dicha Figura los recipientes no se traducen a español, sino que se

usan las palabras en inglés. Así, en dicho concepto el “document” significa un medio exclusivo en la dimensión de creación.

Con respecto a la traducción de las palabras “document” y “record” a español, existe un problema particular y se necesita tenerlo en cuenta una vez considerado el sentido de la palabra “documento”. Cruz (2011) menciona que, por la mala calidad de traducción de las palabras “document” y “record” conceptualizadas en la norma ISO 15489, que se basa en Records Continuum, en español se ha usado la palabra “documento” más ampliamente que la palabra en inglés “document”, así como lo siguiente:

Antes de concluir, quiero llamar la atención sobre una variante que cada vez se usa más, y que amen de errónea, supone una absurda adjetivación de un sustantivo que no la requiere, al menos en nuestro caso; me estoy refiriendo a “documento de archivo”. Se trata de una expresión que ha pasado de emplearse como variante discursiva del sustantivo documento, cuando éste se emplea con abundancia, a constituirse en una tipología más. Se trata de un fenómeno de los primeros años de este siglo, que se ha introducido como resultado de la mala calidad de las traducciones de determinadas normas y referentes del inglés, en especial de la primera versión de Moreq y de la norma ISO 15489. En ambos casos se ha traducido la voz document por documento y la voz record por documento de archivo, frente a otra opción igualmente errónea que se había adoptado en otros textos que lo traducían por registro, como por ejemplo en las normas de la familia ISO 9000 de gestión de la calidad. Tanto una como otra son opciones erróneas y la primera ha dado lugar al engendro que nos ocupa, cuando la voz record tiene la acepción de documento. (p. 34) Efectivamente, en diversas lecturas en español no se distinguen los conceptos de document y record y en algunos casos se usa igualmente la palabra “documento” sola, sin conectar “de archivo”, para que se indiquen ambos los dos conceptos. Por lo anterior, en esta

investigación lo que indica la palabra “documento” no se limita al concepto de “document” en inglés, sino que se tiene en cuenta lo que la palabra “record” significa. A seguir, se debe definir qué tipo de documentos existen. Teniendo en cuenta la diferencia de medio y la de señal de la información, se pueden crear cuatro clasificaciones: documentos físicos; los electrónicos; los analógicos y los digitales. En este trabajo, se usan sólo las clasificaciones “documentos físicos” y “documentos electrónicos” para que se realice la distinción por tipo de medio.

Si la información se inscribe físicamente en papel, pergamino, lápida, carrete, etc., se puede identificar como documentos físicos. Tales documentos siempre se acompañan de su medio una vez movidos. Al otro lado, documentos electrónicos no necesariamente se mueven junto a su medio actual. Por ejemplo, aunque un archivo electrónico, así como pdf, jpeg, etc., esté en un disco, se puede mover a otro disco, computadora, servidor, etc., y cambiar su ubicación sin acompañarse del disco donde se conservaba. Aunque, por supuesto, hay otras interpretaciones de documentos físicos y electrónicos posibles, es mejor diferenciarse de acuerdo con el pensamiento que se mencionó, porque la portabilidad de documentos y datos podría ser uno de los elementos conceptuales que se buscan en la investigación teniendo en cuenta el tema principal de esta investigación, la transferencia. Para que se diferencie por tipo de señal de la información, se aprovechan las clasificaciones “documentos analógicos” y “documentos digitales”. Originalmente, la señal analógica es una señal continua en el tiempo y en amplitud y la digital es discreta en el tiempo y cuya amplitud está cuantificada y codificada, generalmente mediante un código binario (Falcón, 2005, p. 5). Si hay un documento cuyo contenido no está cuantificado y codificado, sino que está grabado tal como estaba, es uno analógico.

Teniendo en cuenta que la distinción por medio y la por señal no son exclusivas, teóricamente existen los cuatro tipos de documentos indicados en la Tabla 1, que se elaboran combinando un aspecto de medio con uno de señal.

Tabla 1 Posibles tipos de documentos

Señal Analógico Digital Medio Físico Físico analógico Físico digital Electrónico Electrónico analógico Electrónico digital Fuente: Elaboración propia Sin embargo, según el diccionario de la terminología de archivos por la Sociedad Estadounidense de Archivistas, no hay definición de la entrada “digital record”, sino que se indica que se ve “electronic record” (Society of American Archivists, s.f.-a). La entrada “electronic record” se describe que puede abarcar ambos documento analógico y digital (Society of American Archivists, s.f.-b, definición 1).

Y en las autoridades de gestión documental de algunos países se indica casi lo mismo utilizando la palabra “electrónico” mientras que en otros se usa “digital” aunque se escriba en el mismo idioma. Por ejemplo, así como se mencionó, en los Estados Unidos documentos electrónicos (electronic records) se refiere en la guía de transferencia (National Archives and Records Administration, 2023), mientras que en el Reino Unido documentos digitales (digital records) se refiere en la página web sobre la transferencia (National Archives, s.f.). En el caso de español, en la política española mencionada se usa exclusivamente “documento(s) electrónico(s)” (Ministerio de Hacienda y Ministerio de Asuntos Económicos, 2023a), mientras que en la guía colombiana hay un ejemplo de uso de “documento digital” sin definición o distinción (Archivo General de la Nación, Colombia, 2020, p. 70), aunque la mayoría es “documento(s) electrónico(s)”. También se ve la diversidad de uso de dichas palabras, de medio y de señal,

entre algunas lecturas académicas, así como se mostró, sin considerar la diferencia de significado riguroso entre las palabras.

Así, la distinción por medio y la por señal se confunden por veces. No obstante, teniendo en cuenta que en esta investigación se analizan principalmente los aspectos de datos, que no se acompañan necesariamente de su medio, en otro término, electrónicos, y se señala cuantificándolos y codificándolos, en otra palabra, digitales, documentos que se deben comparar con ellos serían los parecidos, estos son, documentos electrónicos digitales, y los bien diferentes, es decir, documentos físicos analógicos. Por lo tanto, en esta investigación se consideran “documentos electrónicos” como los digitales y “documentos físicos” como los analógicos para que evite la expresión abundante, aunque se comprende que no se deben confundir la diferencia por medio y la por señal de la información. En ese sentido, los aspectos “convencionales” se trata de documentos físicos analógicos, en cuya gestión podría haber gran diferencia de gestión de documentos electrónicos digitales y datos.

2.3.2. Gestión de documentos físicos y su transferencia

Así como se mencionó, debe clarificarse el significado de la palabra “transferencia” para su investigación. En algunos trabajos, al igual que Sánchez Salazar (2019), se trata la palabra “migración” como una actividad casi igual o similar a la transferencia, pero al otro lado, tal como Bettington et al. (2008), en algunos la migración se distingue de la transferencia. Además, hay más palabras similares, así como traslado, remisión, que se usan como una de las actividades de la gestión documental.

Sin embargo, en esta investigación se buscarán elementos conceptuales para una efectiva transferencia de documentos y datos, por lo que no es deseable limitar al principio el significado de “transferencia”, aunque debe aclararse. Es preferible que se respeten todos los significados posibles que constituyan la acción llamada “transferencia”.

Según la definición de la enciclopedia de archivística, la transferencia en gestión de documentos o ambientes archivísticos se refiere al cambio de elementos intelectuales y físicos de documentos, mientras que se menciona que el significado original de la palabra “transferencia (transfer)” es el transporte de propiedad, derecho o responsabilidad a otra u otro o la acción de mover algo o alguien a otra ubicación (Duranti y Franks, 2015, p. 358). En ese sentido, la transferencia se ha realizado porque hay cambios inevitables mientras que se garantiza la originalidad, por lo que ellos podrían ser elementos conceptuales para la transferencia de documentos. Además, la transferencia de documentos ocurre con alta posibilidad por algún cambio físico, lo que significa que ocurriría relativamente con frecuencia la transferencia de documentos físicos, en cuya gestión sería muy fácil surgir no solamente alguna influencia intelectual sino también física.

Se pueden imaginar diversos cambios en gestión documental. El valor de documentos es uno de los aspectos que se cambian y puede ser una influencia en la necesidad de alterar su ubicación, responsable, manera de ofrecer, etc. Un cambio de valor provocaría cambios de la frecuencia de uso en general, tipo de usuarios frecuentes, entre otros, lo que finalmente promovería la necesidad de “transferencia”. En gestión de documentos físicos, el cambio con respecto a su uso se acompaña casi siempre del cambio su ubicación porque ellos básicamente no cambian su medio y sería inevitable cambiar su lugar para que se ofrezcan a cualquier persona u organización que les necesita. En diversos casos ese cambio de ubicación se realizaría junto al cambio de responsable, por lo que en gestión de documentos físicos afectaría mucho el cambio de su valor.

La antigüedad de documentos es otro aspecto que se cambian a lo largo de tiempo, lo que causaría un cambio de tratamiento necesario para que se preserve documentos a largo plazo. Ocurriría deterioro en cuanto a documentos físicos porque ellos básicamente siempre están juntos al medio original y no pueden evitar su empeoramiento físico a lo largo de tiempo. Así, se

podría perder parcial o totalmente su contenido. Por eso necesitaría cambiarse la manera de preservación, alterando la ubicación física de conservación a un ambiente con equipamientos adecuados, por lo que surgiría también el cambio de la autoridad de gestión, igualmente al caso del cambio de valor de documentos, a una con tecnología requerida, lo que se resumen en “transferencias”.

2.3.3. Gestión de documentos electrónicos y su transferencia

Ya que hay diferencia entre documentos físicos y electrónicos por su medio y señal del contenido, podría también surgir diferencia entre ellos en su gestión y transferencia. En esta parte se describe dicha diferencia desde diversos puntos de vista.

Los cambios inevitables mencionados, que ocurren a lo largo de la vida de documentos y afectarían los físicos, se realizarían también fácilmente en la gestión de los electrónicos porque su originalidad, esencialmente incompatible de los cambios, tiene un sentido diferente de los físicos. Según InterPARES e ICA (2012), debe identificarse cuál es un original de documento electrónico porque es muy fácil crear lo duplicado (pp. 38-40). En tal situación documentos electrónicos son inestables y es posible que surjan diversos cambios, los cuales provocarían acciones llamadas “transferencias”.

La diferencia entre documentos físicos y electrónicos también se vería una vez considerada la antigüedad de documentos, que es uno de los aspectos cambiantes. Aunque se imagina una situación complicada en gestión de documentos físicos, por otro motivo se realizaría una situación similar en gestión de documentos electrónicos: en el caso electrónico deben realizarse diversas medidas para que se garantice su preservación a largo plazo. En la política española de la gestión de documentos electrónicos se menciona la preservación a largo plazo como lo siguiente:

Para garantizar la conservación a largo plazo, no se deben utilizar referencias o enlaces, sino que los documentos deben incorporarse de forma completa e integrarse en un paquete de información de transferencia (SIP), en el que también estará el índice del expediente. (Ministerio de Hacienda y Ministerio de Asuntos Económicos, 2023a, p. 9) Por lo tanto, en la gestión de documentos electrónicos no sería suficiente sólo con las medidas directas para documentos mismos, sino que también se necesitan medidas indirectas estableciendo un conjunto de información relacionada. En ese sentido, deben ocurrir muchos cambios, lo que promovería “transferencias”.

En cuanto a las medidas directas, también se requiere considerar la diferencia entre documentos electrónicos y los físicos. En la gestión de documentos electrónicos ocurriría obsolescencia, por lo que podría ser difícil o imposible leerlos a lo largo de tiempo. Por lo tanto, se necesitarían medidas directas para documentos electrónicos diferentes de las para documentos físicos, así como un cambio del sistema de información a lo compatible, lo que causaría alta complejidad de elementos conceptuales de su transferencia. Además, se necesita tener en cuenta otra característica de documentos electrónicos, de que puede accederse de manera remota, lo que facilitaría su gestión, preservación y/o uso sin cambiar nada, lo que afectaría elementos conceptuales para la transferencia. Así, no solamente los aspectos relacionados con ciertos cambios mencionados y las medidas para ellos sino también otros elementos se requieren reflexionar en esta investigación.

2.3.4. Gestión de datos

Aunque datos son electrónicos y digitales, iguales a documentos electrónicos, podría surgir algunas diferencias entre ellos. En esta parte se resumen dichas diferencias con respecto a su gestión teniendo en cuenta la característica de datos.

Así como lo anterior, los datos son unidades mínimas de información según la definición por InterPARES Trust, lo que significa su fragilidad y la necesidad de más medidas para su preservación a largo plazo que documentos. Encima, considerando la diferencia entre documentos y datos de acuerdo con InterPARES e ICA (2012), de que en la gestión de datos debe prestarse más atención a su integridad, autenticidad y fiabilidad, las medidas indirectas mencionadas para su preservación a largo plazo serían más importantes. Además, es posible que haya diversos tipos de datos por el mismo motivo, de que son unidades mínimas de información y apenas elementos parciales antes de constituir un formato informativo determinado, lo que sería otra complejidad que no existe en la gestión de documentos físicos y electrónicos. Por ejemplo, hay tres tipos de datos de acuerdo con la facilidad de aprovechar su contenido: datos estructurados; semiestructurados; y no estructurados. En cuanto a los estructurados, así como se mencionó, más fáciles aprovecharse, pueden cambiarse más fácilmente diversos aspectos vinculados, así como los usuarios frecuentes y el sistema en que se tratan. Asimismo, tal como se encontró desde Makhlouf et al. (2020), hay posible diferencia del criterio de la valoración entre los datos estructurados y no estructurados. Por lo tanto, buscar única serie de características de datos no sería suficiente para esta investigación, sino que debe considerarse la diversidad de sus tipos.

2.3.5. Transferencia de datos

Teniendo en cuenta la diferencia entre la gestión de datos y documentos electrónicos, de que en gestión de datos se requieren más medidas para su preservación a largo plazo, ocurrirían más cambios en gestión de datos que documentos electrónicos. Por lo tanto, la diferencia entre la gestión de documentos electrónicos y datos también provocaría la diferencia de los elementos conceptuales para una efectiva “transferencia”, mientras que existen dichos elementos comunes entre documentos electrónicos y datos por sus iguales caracteres electrónico y digital. Si se realiza la transferencia de datos de manera igual a la de documentos electrónicos, puede ser

insuficiente por la diferencia de posibles cambios, y/o se pueden ocurrir pérdidas inesperadas en el momento de cambio de algo por la fragilidad de datos mencionada. Por eso, se necesita considerar la transferencia de datos y la de documentos electrónicos separadamente, teniendo en cuenta las características de datos.

Adicionalmente, una característica de datos de que hay diversos tipos causaría una variedad de la posibilidad, necesidad y riesgo de transferencia entre sus tipos. Por ejemplo, la transferencia de datos estructurados, que es uno de los tipos de datos mencionados, puede realizarse más que los semiestructurados y no estructurados porque los estructurados pueden cambiarse más fácilmente diversos aspectos vinculados. Además, teniendo en cuenta la diferencia del criterio de la valoración entre datos estructurados y no estructurados mencionada, podría ocurrir la dificultad de transferencia de datos no estructurados si se valoran por el criterio basado en la situación de datos estructurados, aunque la transferencia sea necesaria. Así, en esta investigación, que se considerará principalmente la transferencia de datos, no puede evitarse reflexionar la diferencia entre tipos de datos.

2.4. Marco Legislativo y Normativo

A continuación, se resume una serie de legislaciones y normas en que se mencionan la gestión de documentos y datos y su transferencia enfocando a los casos a nivel internacional y a nivel nacional de Colombia y España.

• Normas y reglamentos internacionales A nivel mundial, en las normas ISO 14721:2012 y 16363:2012 se indican sistemas de transferencia de datos e información espaciales. En la primera se establece el sistema abierto de información de archivo (OAIS), modelo de referencia, mientras que en la segunda se definen auditoría y certificación de repositorios digitales de confianza.

En la norma ISO 14001:2015, de sistemas de gestión ambiental, se define la información documentada como la información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene (3.3.2). Para su control, la organización debe abordar diferentes actividades: distribución, acceso, recuperación y uso; almacenamiento y preservación; control de cambios; y conservación y disposición (7.5.3).

En la norma ISO 15489-1:2016, en que se establece lo relacionado con la gestión de documentos indicando sus conceptos y principios, la transferencia sólo se menciona en la definición de la disposición (3.8 y 9.9). Al otro lado, en la norma ISO 30300:2020, en que se menciona también la gestión de documentos describiendo sus conceptos fundamentales y vocabulario, se define la transferencia individualmente (3.4.15). En ambas normas, un término similar “migración” se define que es un traslado desde una configuración de software o de hardware a otra (3.13 de la norma ISO 15489-1 y 3.4.10 de la 30300:2020). En la norma ISO/IEC 27001:2022 en que se mencionan la seguridad de la información, ciberseguridad y protección de la privacidad, la transferencia de información se indica como uno de los elementos que se tienen que controlar para su seguridad (5.14 de la Tabla A.1). A nivel europeo, en el Reglamento 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, se menciona la transferencia de datos personales a terceros países u organizaciones internacionales, sobre todo en el capítulo V. Aunque no se define “datos” en general en dicho Reglamento, en el Reglamento 2022/1925 del Parlamento Europeo y del Consejo, sobre mercados disputables y equitativos en el sector digital, se establece que datos son “cualquier representación digital de actos, hechos o información y cualquier compilación de tales actos, hechos o información, también en forma de grabación sonora, visual o audiovisual” (Artículo 2, 24).

• Colombia En la Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones, se define el mensaje de datos como “la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax” (Artículo 2, a). Y la firma digital se define como lo siguiente:

Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación. (Artículo 2, c) En la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, se establece el soporte documental incluyendo lo electrónico en el Artículo 19, teniendo en cuenta diversos aspectos, así como su conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción. Y también se menciona el flujo de transferencia documental separando por tres tipos de archivos, así como se ve en el Artículo 23: archivo de gestión; central; e histórico. En la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, se establece la transferencia de datos a terceros países, sobre todo lo que se prohíbe (Artículo 26).

En la Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones, se

menciona que “los sujetos obligados deberán implementar procedimientos archivísticos que garanticen la disponibilidad en el tiempo de documentos electrónicos auténticos” (Artículo 4). Además, se definen datos abiertos, que “son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos” (Artículo 6).

En el Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, se establece lo relacionado con el patrimonio archivístico por

12 capítulos. En el capítulo VII de ellos se establecen reglamentos sobre la gestión de

documentos electrónicos de archivo. En otros 3 capítulos de los 12 mencionados, del IX al XI, se menciona la transferencia documental, incluyendo su definición en el Artículo 2.8.2.9.3, de acuerdo con dichos tres tipos de archivos indicados por la Ley 594 de 2000. En cuanto a la norma, en el Documento CONPES 3920, cuyo título es la Política nacional de exploración de datos (big data), se menciona como conceptos principales que datos son la representación primaria de variables cualitativas y cuantitativas que son almacenables, transferibles, pueden ser visualizadas, controladas y entendidas (3.1). Además, en el Glosario la interoperabilidad se define como habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información.

• España En el Real Decreto 1708/2011, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, se definen 4 tipos de archivos: archivos de oficina o de gestión; generales o centrales; intermedio; e históricos (Artículos 8 a 12). Cada tipo tiene funciones de transferencia documental y/o recepción de documentos transferidos y conforma un flujo lineal.

Según lo establecido, los archivos intermedio e históricos reciben también ficheros electrónicos (Artículos 11 y 12).

La política de la gestión de documentos electrónicos mencionada se creó de acuerdo con lo establecido en la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, sobre todo citadas en dicha política las definiciones indicadas en el Artículo 70, sobre expediente administrativo.

La Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, también se menciona en la política de la gestión de documentos electrónicos. Se establece que los documentos administrativos se almacenan por medios electrónicos tanto como sea posible y garantizan su integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación (Artículo 46). Más recientemente, en el Real Decreto 203/2021, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, se indican de nuevo reglamentos sobre expediente administrativo electrónico (Título III), incluyendo el tratamiento de sus copias (Capítulo I).

Mientras que se ha desarrollado la transferencia documental por diferentes legislaciones, la gestión de datos también se ha establecido por leyes nacionales, teniendo en cuenta recientemente los reglamentos europeos mencionados. En la Ley Orgánica 15/1999, de protección de datos de carácter personal, se menciona el movimiento internacional de datos, que significa efectivamente su transferencia internacional, principalmente en el Título V. De acuerdo con el Reglamento 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, se publica la Ley Orgánica 3/2018, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, estableciendo de nuevo la transferencia internacional de datos en el Título VI. Diferente de la Ley Orgánica 15/1999, se mencionan la adopción, autorización e información previas para la transferencia. No solamente la transferencia sino la totalidad de la gestión de datos se basa en los reglamentos

europeos, por lo que la Ley Orgánica 3/2018 se modificó por la Ley 11/2023, de acuerdo con la corrección del Reglamento 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo en 2021.

Capítulo lll. Metodología De acuerdo con la característica y la situación de la transferencia documental clarificadas por el marco teórico, las categorías conceptuales y el marco normativo descritos en el capítulo anterior, se plantea en este capítulo la metodología de la presente investigación: el enfoque; el tipo; el método; las técnicas; y los instrumentos. Se tienen en cuenta también los objetivos específicos determinados en el Capítulo I sobre todo para que se identifiquen los instrumentos. Basando en la metodología, también se plantean las fases de la investigación, de acuerdo con las cuales se avanzan el análisis y la propuesta.

3.1. Enfoque de investigación

Este trabajo se avanza desde un enfoque cualitativo. Según Yuni y Urbano (2014), una de las diferencias entre la investigación cualitativa y cuantitativa es que en la cualitativa no se formulan hipótesis, mientras que se formulan en la cuantitativa, sino que se formulan supuestos o anticipaciones de sentido (pp. 114-116). Ya que las hipótesis se verifican basando en una argumentación entre el modelo conceptual y lo obtenido (p. 114) y el objetivo general de la presente investigación es buscar un modelo de transferencia de documentos electrónicos teniendo en cuenta su aplicación en la gestión de datos, no se realizará desde un enfoque cuantitativo sino cualitativo.

Tabla 2 Metodología de la investigación Objetivo Enfoque Tipo Método Técnicas Instrumentos Evaluar de manera crítica los componentes que conforman el proceso de transferencia de documentos electrónicos y su relevancia en la gestión de datos.

Cualitativo Descriptivo y evaluativo Analítico Análisis documental por dos etapas para cada objetivo:

preanálisis y análisis Ficha comparativa Articular los fundamentos teóricos relacionados con Cartografía conceptual

la transferencia de documentos electrónicos, identificando su aplicabilidad en la gestión de datos.

Determinar los conceptos esenciales que permiten la efectiva transferencia de datos en el contexto de la gestión documental electrónica.

Lista de cotejo Fuente: Elaboración propia

3.2. Tipo de investigación

La presente investigación se categoriza en la descriptiva comparativa. Así como se ve en Yuni y Urbano (2014), “los estudios correlacionales pretenden determinar si esas variables poseen algún tipo de asociación y ayudan a establecer las relaciones existentes entre ellas” (p. 81). En esta investigación se basará al principio en los elementos conceptuales en la transferencia documental convencional y se articularán entre ellos, los en la gestión de documentos electrónicos y los en la de datos, por lo que se realizará una investigación correlacional.

Al mismo tiempo, tiene una característica evaluativa, ya que uno de los objetivos específicos es evaluar de manera crítica los componentes que conforman el proceso de transferencia de documentos electrónicos y su relevancia en la gestión de datos.

3.3. Método de investigación

Esta investigación es analítica. Según García Sanz y García Meseguer (2012), la investigación analítica es uno de los métodos de investigación cualitativos y “se emplea para estudiar conceptos y sucesos históricos a través del análisis de una selección de documentos, de testimonios orales o de restos materiales” (p. 111). Así como se mencionó, el objeto general

de la presente investigación es un análisis de elementos conceptuales, lo que se corresponde con dicha definición de la investigación analítica.

3.4. Técnicas

Así como lo anterior, la investigación analítica se realiza a través del análisis de una selección de documentos, de testimonios orales o de restos materiales. Para que alcance algunos objetivos específicos, evaluar de manera crítica los componentes que conforman el proceso de transferencia de documentos electrónicos y su relevancia en la gestión de datos y articular los fundamentos teóricos relacionados con la transferencia de documentos electrónicos, identificando su aplicabilidad en la gestión de datos, investigación se puede avanzar por el análisis documental con las lecturas técnicas sobre la transferencia documental o, más profundamente, la de documentos electrónicos.

Según García Sanz y Morillas Pedreño (2012), el análisis de contenido es “una técnica documental que consiste en extraer la información de documentos a partir de una rejilla de indicadores” (pp. 142-143). En ese sentido, en esta investigación se necesitan realizar dos etapas del análisis para que alcance cada objetivo específico: preanálisis documental para que se busquen indicadores necesarios y elabore una rejilla; y análisis principal de documentos para que diagnostique basando en la rejilla y teniendo en cuenta la similitud y diferencia entre documentos electrónicos y datos. Los criterios de cada etapa para cada objetivo serían así como se indican en la Tabla 3 y la plantilla de la rejilla de indicador sería tal como se ve en la Tabla 4. Tabla 3 Criterios del análisis documental para cada objetivo específico Objetivo Criterios de preanálisis Criterios de análisis Evaluar de manera crítica los componentes que conforman el proceso de transferencia de documentos electrónicos y su relevancia en la gestión de datos.

⚫ Adoptabilidad como componentes que conforman el proceso de transferencia de documentos electrónicos.

⚫ Relevancia en la gestión de datos.

Articular los fundamentos teóricos relacionados con la transferencia de documentos electrónicos, identificando su aplicabilidad en la gestión de datos.

⚫ Aplicabilidad de los fundamentos teóricos relacionados con la transferencia de documentos electrónicos en la gestión de datos. ⚫ Relación entre los fundamentos.

Determinar los conceptos esenciales que permiten la efectiva transferencia de datos en el contexto de la gestión documental electrónica.

⚫ Los elementos que se encuentran en el análisis para los objetivos anteriores como los relevantes, fundamentos aplicables o los factores que provocan la (in)aplicabilidad de los fundamentos en la transferencia de documentos electrónicos. ⚫ Redundancia entre lecturas. ⚫ Necesidad de definir de nuevo para la efectiva transferencia de datos.

⚫ Si la efectividad se destaca en el caso de datos.

Fuente: Elaboración propia Tabla 4 Plantilla de la rejilla de indicador Indicador encontrado en el preanálisis Diagnóstico según el criterio de preanálisis para cada objetivo Descripción

Fuente: Elaboración propia

3.5. Instrumentos de recolección de información

Además de la rejilla de indicador mencionada, se aprovechan algunos instrumentos para que se resuma el resultado del análisis documental para cada objetivo específico. Para el primer objetivo se evalúan los componentes que conforman el proceso de transferencia, lo que se describe utilizando una ficha comparativa de cada componente. Para dicha evaluación se extraen componentes que conforman el proceso de transferencia de documentos electrónicos desde las guías y políticas de diferentes países sobre el tema. Se adoptaron Guía: Lineamientos técnicos para transferencias documentales secundarias de Colombia, Política de gestión de documentos electrónicos (edición 3.2): 8. Guía

de aplicación de transferencia de España, Transferencia electrónica: Instructivo para la transferencia de documentos electrónicos de Chile y Digital records transfer de Reino Unido. Ya que en la Guía colombiana no se limita al caso de documentos electrónicos, en ese caso exclusivamente al principio se evalúa si cada componente que conforman el proceso de transferencia de documentos se puede adoptar en la gestión de documentos electrónicos utilizando la rejilla mencionada. El formato de la rejilla sería así como se ve en la Tabla 5. Tabla 5 Ejemplo de la rejilla de indicador para el primer objetivo específico Componentes que conforman el proceso de transferencia de documentos Adoptabilidad en la gestión de documentos electrónicos Descripción

Fuente: Elaboración propia Posibles componentes se extraen desde el proceso de transferencia de documentos que se indica en la Guía. Si alguna fase se detalla más que otras e incluye diversos componentes, se extraen esos detallados. Por eso, los componentes a ser extraídos no son necesariamente al mismo nivel. Y el adoptabilidad se evalúa considerando la diferencia de características y lo que se requiere entre el caso de documentos físicos y electrónicos. Una vez determinado que sea adoptable, se necesita distinguir si ese adoptabilidad sea completa, parcial o de forma diferente del caso de documentos físicos. De todo modo se describe la razón por que se evalúa que sea adoptable o no.

Una vez evaluados los componentes e identificados los adoptables en la gestión de documentos electrónicos en el caso de Colombia, igual a los casos de otros países, en los cuales ya se han identificado porque las guías o políticas enfocan documentos electrónicos, se evalúa

la relevancia de cada componente en la gestión de datos utilizando la ficha comparativa, cuyo formato se encuentra en la Tabla 6.

Tabla 6 Ejemplo de la ficha comparativa para el primer objetivo específico Fuente de los componentes

XXXXX. (20XX)

Componente Relevancia en la gestión de documentos electrónicos Relevancia en la gestión de datos comparando con el caso de documentos electrónicos Puntos comunes entre documentos electrónicos y datos Puntos diferentes entre documentos electrónicos y datos

Fuente: Elaboración propia En esa etapa se aprovecha la ficha comparativa porque puede destacar la diferencia entre el caso de documentos electrónicos y datos, los ambos cuales se requieren clarificar con respecto a la transferencia en el primer objetivo específico. Para ello, se cuenta con los siguientes aspectos que se describen: relevancia en la gestión de documentos electrónicos; relevancia en la gestión de datos; puntos comunes entre ellos; y puntos diferentes. Para que se visualice el flujo del proceso de transferencia documental, en el momento de diligenciar la ficha aún no se unifican los componentes de cada guía o política, sino que se cuenta con las fichas separadamente. Por eso, al principio se indica la fuente de componentes, o sea, la información de la guía o política. En el caso colombiano, los componentes se copian desde la rejilla diligenciada, con excepción de los que se evalúan como “no adoptable” en la gestión de documentos electrónicos. En los casos de los otros países, cómo se extraen posibles componentes sería igual a la manera aplicada en el caso de hacer rejilla mencionada. La

relevancia tendría igualmente variedad, tal como relevante, parcialmente relevante, relevante de forma diferente del otro caso, por lo que también se necesitan distinguir. Y finalmente se describen puntos comunes y/o diferentes para que se muestre la razón de la evaluación. Para el segundo objetivo se articulan los fundamentos teóricos relacionados con la transferencia, lo que se indica aprovechando una cartografía conceptual. Para ello, al principio se extraen posibles fundamentos teóricos relacionados con la transferencia de documentos electrónicos desde la parte de la definición de la transferencia documental en las mismas guías o políticas que se analizan también para el primer objetivo, con excepción de la guía de Reino Unido, en la cual no se indica ninguna descripción teórica sino sólo práctica. Aunque la Guía colombiana es diferente de las guías y políticas de los otros países en el aspecto de su ámbito para aplicar, así como se mencionó, en el análisis para el segundo objetivo no se importa y se avanza de misma manera, porque se tratan los elementos fundamentales en esa etapa y no habría tanta diferencia crítica como el caso de analizar componentes que conforman el proceso de transferencia documental.

Teniendo en cuenta lo anterior, al principio se hace preanálisis utilizando la rejilla de indicador, cuyo formato se encuentra en la Tabla 7.

Tabla 7 Ejemplo de la rejilla de indicador para el segundo objetivo específico Fundamentos teóricos relacionados con la transferencia de documentos electrónicos Aplicabilidad en la gestión de datos Descripción

Fuente: Elaboración propia

En esa etapa se cuenta con las rejillas separadamente en cada guía o política para que se visualice la combinación de los fundamentos en cada definición de la transferencia documental. Las palabras clave o términos profesionales o académicos que se encuentran en la definición se extraen como posibles fundamentos. Y se considera la aplicabilidad de cada fundamento en el caso de datos, teniendo en cuenta sus características y la diferencia entre documentos y datos. Al final se describe la razón por que se considera así, destacando qué elemento es aplicable y qué elemento no y los factores que provocan esa (in)aplicabilidad. Por referenciar no solamente dichos fundamentos sino también los elementos y factores mencionados se pueden articular entre ellos. Y esa articulación se resumen de forma de cartografía conceptual cuyo cuerpo básico sería así como se encuentra en la Figura 3. Figura 3 Ejemplo de la cartografía conceptual para el segundo objetivo específico Factores Fundamentos Fundamentos teóricos para la transferencia Fuente: Elaboración propia Convenciones de la cartografía

• • • •

Fundamentos Elementos de cada fundamento aplicables en la gestión de datos Elementos de cada fundamento que en la gestión de datos no serían aplicables tal como su característica original Factores que provocan la aplicabilidad o inaplicabllidad Elementos Elementos

Ya que ese ejemplo es una forma básica, el mapa se ampliará y el fundamento vinculará a otros fundamentos indirectamente, porque se considera que algunos elementos de cada fundamento tendrían un mismo factor que otros.

Para el tercer objetivo se determinan los conceptos esenciales que permiten la efectiva transferencia de datos en el contexto de la gestión documental electrónica, para lo cual se necesita resumir el resultado del análisis para los otros objetivos específicos teniendo en cuenta la particularidad en la gestión de datos. En ese caso sería útil una lista de cotejo. Antes de contar con la lista de cotejo, se necesitan listar los elementos que se encuentran en el análisis para el primer y segundo objetivos y unificar los iguales o similares. Para ello, se utiliza otro tipo de rejilla, así como se ve en la Tabla 8.

Tabla 8 Ejemplo de la rejilla para el preanálisis para el tercer objetivo específico Elemento que se encuentra a través del análisis para los objetivos anteriores Tipo de elemento Elementos unificados por su igualdad o semejanza Descripción

Fuente: Elaboración propia En la rejilla se preparan los siguientes aspectos además del elemento propio: el tipo de elemento, en que se indica si el elemento se identifica como un componente que conforma el proceso de transferencia, un fundamento teórico del tema o un factor que provoca la aplicabilidad de cada fundamento al caso de datos; los elementos a ser unificados por su igualdad o semejanza, en que se menciona(n) otro(s) elemento(s) que corresponde(n) a ese criterio; y la descripción, en que se describe la razón por que se considera que los elementos deben ser unificados.

Así los elementos son ajustados y se puede realizar la determinación de los conceptos esenciales que permiten la efectiva transferencia de datos en el contexto de la gestión documental electrónica utilizando la lista de cotejo, cuyo formato se encuentra en la Tabla 9. Tabla 9 Ejemplo de la lista de cotejo para el tercer objetivo específico Elemento ¿Se necesita definir de nuevo para la efectiva transferencia de datos?

¿La efectividad se destaca en la gestión de datos?

Descripción

Fuente: Elaboración propia En el campo de “elemento” se copian y pegan los que se indican en la rejilla, reflejando la unificación determinada. A seguir se considera si cada elemento se necesita definir de nuevo para el caso de datos porque en cuanto a algunos elementos se encontrará una particularidad en la gestión de datos. Y también se tiene en cuenta si la efectividad de cada elemento se destaca en la gestión de datos para que se clarifiquen los puntos esenciales del tema del presente trabajo, los cuales se indicarán en la propuesta, las conclusiones y las recomendaciones. La respuesta a esa duda no debe ser solamente “sí” o “no”, sino que debe tener variedad para que se muestre el grado de la efectividad. Al final se describe la efectividad de cada elemento y la razón por que se responde a las dos dudas mencionadas.

El uso de dicha lista de cotejo además de los otros instrumentos mencionados, respondiendo a las dos dudas, no solamente puede aportar al tercer objetivo específico, sino que también puede consolidar la triangulación del análisis y consideración para cada objetivo específico. Ninguna variable de la lista de cotejo se puede diligenciar sin tener en cuenta el

resultado de los instrumentos anteriores y la creación de la lista fortalecería la calidad y consistencia de los otros instrumentos por su revisión. Así los instrumentos mejorarían mutuamente gracias a la existencia de la lista de cotejo.

3.6. Fases de la investigación

Para el desarrollo de la presente investigación, se definieron las siguientes fases: Fase 1. Revisión documental.

Para esta actividad se desarrollaron los siguientes pasos: • Consulta de lecturas técnicas con respecto a la transferencia documental de diferentes países; • Búsqueda de los elementos relacionados con la acción llamada “transferencia” de documentos o datos; y • Acumulación de la información relacionada con la presente investigación. Fase 2. Preanálisis.

Para esta actividad se desarrollaron los siguientes pasos: • Revisión de la información acumulada; y • Creación de las rejillas de indicador para cada objetivo específico. Fase 3. Aplicación de instrumentos.

Para esta actividad se desarrollaron los siguientes pasos: • Revisión de nuevo de la información acumulada confrontándola con las rejillas realizadas en la Fase anterior; y • Resumen para cada objetivo específico, en ficha comparativa, cartografía conceptual o lista de cotejo.

Fase 4. Análisis crítico de resultados.

Para esta actividad se desarrollaron los siguientes pasos: • Revisión de los resúmenes para cada objetivo específico. • Establecimiento de la propuesta para que se realice una efectiva transferencia. Fase 5. Conclusiones y recomendaciones.

Para esta actividad se desarrollaron los siguientes pasos: • Articulación del análisis concreto entre cada objetivo específico. • Descripción de que la consideración en este trabajo podría contribuir a solucionar el problema mencionado.

Capítulo lV. Análisis y discusión de los resultados De acuerdo con la metodología planteada en el capítulo anterior y basando en los objetivos específicos determinados en el Capítulo I, en este capítulo se avanzan el análisis por diligenciar los instrumentos y la discusión de los resultados encontrados a través del análisis. Se articulan algunos puntos de este capítulo y los del Capítulo II, en que se trataron los marcos teórico y normativo.

4.1. Evaluación de manera crítica de los componentes que conforman el proceso de

transferencia de documentos electrónicos y su relevancia en la gestión de datos

4.1.1. Preanálisis

Al principio se avanzó un análisis de acuerdo con el primer objetivo específico, evaluar de manera crítica los componentes que conforman el proceso de transferencia de documentos electrónicos y su relevancia en la gestión de datos. Sin embargo, se realizó un preanálisis con respecto a la Guía colombiana antes de avanzar al análisis principal, porque en ella, diferente de las demás guías o políticas seleccionadas, no se enfoca solamente a la gestión de documentos electrónicos sino a la de los físicos, por lo que se necesita evaluar el adoptabilidad de cada componente en el caso de los electrónicos, de acuerdo con los instrumentos y el proceso mencionados en el capítulo anterior. El resultado, es decir, la rejilla diligenciada se encuentra en el Anexo 1.

Los componentes se extrajeron de las partes “Lineamientos técnicos para la realización de transferencias documentales secundarias” y “Legalización de la transferencia secundaria” de la Guía (Archivo General de la Nación, Colombia, 2021, pp. 6-23). Algunos componentes, tal como la foliación documental y la reprografía, no se parecen adoptables en la gestión de documentos electrónicos sino exclusivos en la de los físicos, lo que de hecho se menciona implícitamente por la descripción de utilizar lápiz en el caso de foliación (p. 11) o por resumir que las formas principales son la digitalización y la microfilmación, las cuales se realizan básicamente

desde documentos físicos, en el caso de reprografía (p. 17). También existen componentes con que se cuenta suponiendo básicamente el caso de documentos físicos, pero que serían parcialmente adoptables en la gestión de los electrónicos, así como el diagnóstico documental, el plan de transferencia, la conservación documental y la entrega de la transferencia. La ordenación documental y la verificación de cumplimiento de requisitos son los componentes cuyos conceptos se deberían aplicar en la gestión de documentos electrónicos, pero cuya manera y proceso prácticos se realizarían de forma diferente. El resto de los componentes se parece aplicable.

La diferencia entre el caso de documentos físicos y electrónicos no surgiría solamente de forma directa, es decir por las características de los electrónicos relacionadas con cada componente, así como la ordenación documental, la conservación documental, etc., sino también de forma indirecta, por el hecho de que un componente se constituye por algunos elementos relacionados con otros componentes no aplicables en la gestión de documentos electrónicos, tal como el diagnóstico documental, que se constituye por el diagnóstico de la organización documental, de la conservación documental y de la reprografía (p. 7), las cuales serían sólo parcialmente adoptables o no serían adoptables en el caso de documentos electrónicos, y el plan de transferencia, en que se incluye la técnica reprográfica como uno de los elementos que se debe especificar (p. 9), la cual no sería adoptable en la gestión de documentos electrónicos. Aunque hay descripciones de la Guía en que se menciona dicha diferencia entre documentos físicos y electrónicos explícitamente, así como el caso de la preparación de series o subseries documentales, que se indica al final del título “electrónicas” (p. 21), o implícitamente, tal como los casos de la foliación y la reprografía mencionados, no se describe completamente la diferencia y sobre todo falta alguna situación en la gestión de documentos electrónicos, pues en general se supone el caso de documentos físicos. En ese sentido, sería complicada la

transferencia de documentos electrónicos si el personal encargado no tuviera conocimiento y experiencia suficientes y la Guía fuera su único apoyo para que la realice.

4.1.2. Fichas comparativas de los componentes que conforman el proceso de

transferencia entre documentos electrónicos y datos De todo modo se analizaron los componentes que conforman el proceso de transferencia en el caso de Colombia desde el punto de vista de la diferencia entre documentos físicos y electrónicos. A seguir se avanzó a la evaluación teniendo en cuenta la diferencia entre documentos electrónicos y datos, junto a los casos de los otros países en cuyas guías o políticas se enfoca originalmente a documentos electrónicos. El resultado se resumió en las fichas comparativas, que se encuentran en los Anexos 2 a 5, divididas por guía o política de donde se extrajeron los componentes.

En el caso de Colombia, es decir en el Anexo 2, se encontró poca diferencia de la relevancia de cada componente entre los casos de documentos electrónicos y datos y sólo la depuración documental se parece que tiene diferencia, porque datos básicamente no tienen concepto de páginas y por eso no podría ocurrir una acción indicada en la Guía de retirar folios en blanco (Archivo General de la Nación, Colombia, 2021, pp. 10-11), mientras que puede surgir en el caso de documentos electrónicos. La mitad de los componentes analizados es fundamental y la diferencia de las características entre documentos electrónicos y datos no la afectaría. Como el caso de España, se extrajeron posibles componentes de la parte “Descripción del proceso” de la Política (Ministerio de Hacienda y Función Pública y Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, 2023b, pp. 13-15). El resultado de la evaluación se encuentra en el Anexo 3. En ese caso igualmente hay poca diferencia entre documentos electrónicos y datos. Sólo se encontró la diferencia en cuanto a la normalización. Sin embargo, el grado de la diferencia es muy bajo, pues el hecho de que sería relevante se podría mencionar para los ambos casos, documentos electrónicos y datos. Aunque en la gestión de datos la

normalización sería más urgente que documentos electrónicos porque aún no hay tantos ejemplos de la normalización de la gestión de datos y sería más complicado realizar la transferencia sin bastante conocimiento y experiencia del personal encargado, la diferencia sería sólo un resultado de la comparación y en la gestión de documentos electrónicos sería también muy relevante.

Como el caso de Chile, se extrajeron posibles componentes de la parte “Procedimiento de transferencia” del Instructivo (Archivo Nacional de Chile, 2022, pp. 8-13). El resultado de la evaluación se encuentra en el Anexo 4. Igual a los casos colombianos y españoles, en ese caso hay poca diferencia entre documentos electrónicos y datos. La única diferencia se ve en la transferencia de prueba, pero igual a los dos casos mencionados el hecho de que sería relevante se podría mencionar para los ambos casos, documentos electrónicos y datos, y la diferencia es sólo por el grado de la relevancia. Sin embargo, esa pequeña diferencia no se podría dar poca importancia porque en ella se debería reflejar el carácter simple y frágil de datos, teniendo en cuenta que en ese componente se realiza una evaluación si no hay problemas de completitud e integridad y si se cumplen los metadatos solicitados (p. 12), el cual es una característica fundamental de datos y por eso podría afectar otros elementos a ser analizados para los otros objetivos específicos.

Y como el caso de Reino Unido, se extrajeron posibles componentes de la parte “Digital transfer steps” (Etapas de la transferencia digital) de las páginas instructivas del Archivo Nacional (National Archives, s.f.). El resultado de la evaluación se muestra en el Anexo 5. Diferente de los casos anteriores, en ese caso se encuentran diversos componentes con diferencia entre documentos electrónicos y datos. Mientras que la mayoría de dicha diferencia es por el grado de la relevancia, así como los casos anteriores, la relevancia de la valoración documental se realizaría de forma diferente entre documentos electrónicos y datos. La diferencia de la valoración entre documentos electrónicos y datos se consideró basando en lo que Makhlouf et

al. (2020) mencionaban, que podía haber diferencia de nivel madurez de la valoración en los casos de datos estructurados, lo más alto, y no estructurados, lo más bajo (pp. 180-181). Además, se mencionará más adelante esa diferencia porque se relaciona también con el análisis para el segundo objetivo específico. En cuanto a los componentes con diferencia por el grado de la relevancia, tal como la verificación para que se eviten pérdida y daño, la identificación del formato de documentos, la generación de metadatos y validación de metadatos, la diferencia surgirían por causa de las características fundamentales de datos, así como su fragilidad y la mayor importancia de su disponibilidad, autenticidad e integridad, las cuales se relacionarían con otros elementos a ser buscados en las siguientes etapas de este trabajo e, igual al caso chileno, no se pueden menospreciar.

Los principales puntos de diferencia entre países y entre tipos documentales se resumen en la Tabla 10. En fin, se encontró que la mayoría de los componentes que conforman el proceso de transferencia de documentos electrónicos es también relevante en la gestión de datos. Mientras tanto, se encontraron algunos componentes que tendrían diferencia entre documentos electrónicos y datos, sobre todo en el caso de Reino Unido, pero la mayoría sería sólo por el grado o ámbito de la relevancia. Ya que las fichas comparativas diligenciadas son para el primer objetivo, es decir, se basó en el aspecto práctico, cabe señalar que en el proceso práctico de transferencia algunos componentes basados en la gestión documental convencional se aplicarían parcialmente, de forma diferente o no se aplicarían en el caso de documentos electrónicos y no hay gran diferencia entre los casos de documentos electrónicos y datos. Sin embargo, es necesario para otras acciones vinculadas a la transferencia distinguir el caso de datos del de documentos electrónicos una vez considerado el resultado diferente en la guía de Reino Unido, en la cual se trata más ampliamente las acciones de la gestión documental.

Tabla 10 Diferencia del resultado de análisis para el primer objetivo entre países y entre tipos documentales

Diferencia entre documentos electrónicos y datos Componentes con diferencia Colombia No se encontró diferencia en la mayoría de los componentes.

• Depuración documental

España No se encontró diferencia en la mayoría de los componentes.

• Normalización

Chile No se encontró diferencia en la mayoría de los componentes.

• Transferencia de prueba

Reino Unido Hay diversos componentes con diferencia, pero la mayoría de ellos muestra la diferencia sólo en el grado o ámbito de su relevancia, tal como las guías y políticas de los demás países.

• Valoración documental

• Verificación para evitar error

acompañado la transferencia

• Identificación del formato de

documentos

• Generación de metadatos

• Validación de metadatos

Fuente: Elaboración propia

4.2. Articulación de los fundamentos teóricos relacionados con la transferencia de

documentos electrónicos, identificando su aplicabilidad en la gestión de datos

4.2.1. Preanálisis

A seguir se hizo una cartografía conceptual para el segundo objetivo específico, articular los fundamentos teóricos relacionados con la transferencia de documentos electrónicos, identificando su aplicabilidad en la gestión de datos. Para ello, al principio se identificaron los fundamentos teóricos relacionados con la transferencia de documentos electrónicos y se determinó la aplicabilidad de cada uno en la gestión de datos, de acuerdo con los instrumentos y el proceso mencionados en el capítulo anterior. El resultado, es decir, las rejillas diligenciadas se encuentran en los Anexos 6 a 8, divididas por guía o política de donde se extrajeron los fundamentos.

Como el caso colombiano, se extrajeron posibles fundamentos teóricos del siguiente párrafo en la parte “Consideraciones generales” de la Guía, el cual es una cita del artículo

2.8.2.9.3 del Decreto 1080 de 2015:

Transferencia documental: proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega a los archivos centrales (transferencia primaria) o a los archivos históricos (transferencia secundaria), los documentos que de conformidad con las tablas de retención documental han cumplido su tiempo de retención en la etapa de archivo de gestión o de archivo central respectivamente; implica un cambio en el responsable de la tenencia y administración de los documentos de archivo que supone obligaciones del receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos. (Archivo General de la Nación, Colombia, 2021, p. 4) El resultado del análisis se muestra en el Anexo 6. Se encontró que ningunas palabras clave extraídas como posibles fundamentos teóricos se podrían aplicar en la gestión de datos de la misma forma que el caso de documentos, sino que serían aplicables de forma diferente, con excepción de la transferencia primaria y secundaria de documentos. Aunque la retención documental y el responsable de la tenencia y administración de documentos serían básicamente esenciales tanto en la gestión de documentos, sea físicos sea electrónicos, como en la de datos, sus formas serían diferentes del caso de documentos físicos por las características de documentos electrónicos y datos, tal como la no necesidad de gran espacio físico para conservarlos sino sólo uno para poner servidores y la accesibilidad de manera remota. Mientras tanto, las transferencias primaria y secundaria de documentos, por las cuales se divide el ciclo vital de documentos por tres etapas, no se parecen necesarias en el caso de documentos electrónicos y datos. En la época anterior, con sólo documentos físicos, fue mejor cambiar el lugar de conservación para que se faciliten su gestión y uso mientras que se cambia el valor de documentos a lo largo de su vida, así como Schellenberg (1956) menciona (p. 133).

Sin embargo, en el caso de documentos electrónicos y datos dicho cambio de lugar no es siempre necesario por, de nuevo, su característica de poder gestionar y acceder de manera remota. No obstante, la transferencia “secundaria” sería excepcional una vez considerado su destino. Dicho destino es el archivo histórico, que se define como el “Archivo conformado por los documentos que por decisión del correspondiente Comité Interno de Archivo, deben conservarse permanentemente” en el mismo artículo en que se menciona la definición de la transferencia documental citada. Ese tipo de archivo se requeriría también en la gestión de documentos electrónicos y datos porque la necesidad de evitar riesgo de perder documentos o datos que se deben preservar permanentemente sería igualmente muy alta al caso de documentos físicos. En ese sentido, hay posibilidad de que sólo la transferencia secundaria se respete y ella ya no sea “secundaria”, por lo que la aplicabilidad del fundamento de la división de la transferencia por diferentes etapas se evaluó como “dudosa y discutible”.

Como el caso español, se extrajeron posibles fundamentos teóricos del siguiente párrafo en la parte “Instrucción” de la Política:

La transferencia es el “Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos”. (Ministerio de Hacienda y Función Pública y Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, 2023b, p.

6)

El resultado del análisis se muestra en el Anexo 7. Se encontró que todos los posibles fundamentos teóricos extraídos serían aplicables en la gestión de datos, pero de forma diferente de la de documentos electrónicos. Entre los fundamentos, el plazo de permanencia y el ciclo vital de documentos se evaluaron así por las características de datos iguales a las mencionadas en

el caso colombiano, tal como la no necesidad de gran espacio físico para conservarlos y la disponibilidad de manera remota. Con respecto a la valoración documental, la evaluación se realizó a partir de dos aspectos contrarios entre sí, por una razón directa, considerando que el valor documental se identificaría de forma diferente porque datos se utilizarían como medios para contar, calcular, etc. en un análisis, lo que no se realizaría de igual manera en el caso de documentos electrónicos, que se necesita convertir en un formato adecuado para ello, y por una razón indirecta, es decir, teniendo en cuenta que los otros fundamentos extraídos de la misma Política deberían afectar la valoración.

La razón indirecta se basa en algunas descripciones teóricas encontradas en lecturas académicas, tal como Duranti y Franks (2015). Según ellas, uno de los elementos que se relacionan con el ciclo vital de documentos es la valoración (p. 342). Y la decisión con respecto a la valoración se incluye en “records schedule” (calendario de documentos), en que se indica el plazo de permanencia de documentos (p. 355). Por lo anterior, el fundamento de la valoración también sería aplicable de forma diferente del caso de documentos electrónicos. Y como el caso chileno, se extrajeron posibles fundamentos teóricos del siguiente párrafo en la parte “Presentación” del Instructivo:

La transferencia de documentos al Archivo Nacional (AN) es el eslabón final en la cadena de gestión y control de los documentos generados por las instituciones públicas. Mediante este proceso, la custodia y responsabilidad sobre la conservación de los documentos electrónicos de valor permanente es transferida desde las instituciones de origen al Archivo Nacional, que, en adelante, será la entidad responsable de custodiarlos, preservarlos y garantizar su acceso, tanto por parte de los organismos que los generaron, como de la ciudadanía en general. (Archivo Nacional de Chile, 2022, p. 4)

El resultado del análisis se muestra en el Anexo 8. Igual al caso español, se encontró que todos los posibles fundamentos teóricos extraídos serían aplicables en la gestión de datos, pero de forma diferente de la de documentos electrónicos. Esa diferencia surgiría por las características de datos, así como la mayor importancia de su autenticidad e integridad y la complejidad para garantizar su disponibilidad, por las cuales la transferencia podría ser más prudente en la gestión de datos.

4.2.2. Cartografía conceptual de fundamentos teóricos relacionados con la transferencia

de documentos electrónicos y datos Así se encontró que ningunos fundamentos extraídos se podrían aplicar sencillamente en la gestión de datos y cada uno tiene dos tipos de elementos, aplicables e inaplicables tal como su característica original. Asimismo, la aplicabilidad o inaplicabilidad de algunos de esos elementos se provocarían por ciertos factores y algunos son comunes entre elementos de diferentes fundamentos. De acuerdo con ese hecho, se articularon los fundamentos, elementos y factores y el resultado se resumió de forma de una cartografía conceptual en el Anexo 9. Los factores comunes entre elementos de diferentes fundamentos se constituyen por las características de datos y, más ampliamente, las tanto de datos como de documentos electrónicos. Por lo anterior, los fundamentos teóricos para la transferencia de datos se diferencian de los casos de documentos físicos y electrónicos por dos aspectos: un aspecto electrónico por el cual se diferencia del caso de documentos físicos, así como un espacio físico para la conservación y la disponibilidad de manera remota; y uno exclusivo de datos por el cual se distingue de la gestión de documentos electrónicos, tal como la importancia de la autenticidad e integridad en el caso de datos y la disponibilidad de datos como material de análisis que se puede contar y calcular por alguna herramienta. Así se complicaría más la situación de la transferencia de datos que documentos físicos y electrónicos.

Por el mapa conceptual estructurado para el segundo análisis, desde un punto de vista teórico, se encontraron el hecho de que ningunos fundamentos teóricos para la transferencia de documentos electrónicos se podrían aplicar igualmente en el caso de datos, la dualidad de cada fundamento y la existencia de los factores comunes entre fundamentos. Es bien diferente del resultado de análisis para el primer objetivo específico, es decir, desde un aspecto práctico, de que no hay gran diferencia entre los casos de documentos electrónicos y datos. La existencia de dichos factores comunes también muestra que cada fundamento teórico no se establecería independientemente, sino que se basaría en diversos aspectos relacionados con otros fundamentos. Lo anterior sería una clave para que se unifiquen los conceptos extraídos de diversas fuentes en la siguiente consideración, para el tercer objetivo específico.

4.3. Determinación de los conceptos esenciales que permiten la efectiva transferencia de

datos en el contexto de la gestión documental electrónica

4.3.1. Preanálisis

Al final, se desarrolló otro análisis para el tercer objetivo específico, determinar los conceptos esenciales que permiten la efectiva transferencia de datos en el contexto de la gestión documental electrónica. Antes de avanzar al análisis principal para ello, se realizó un preanálisis para que se unifiquen los componentes, fundamentos y factores que se encontraron en los análisis para los primer y segundo objetivos específicos. El resultado, es decir, la rejilla diligenciada se encuentra en el Anexo 10.

Se encontró que la mayoría de los elementos no se debía unificar a otro(s) teniendo en cuenta su característica. Mientras tanto, algunos conjuntos de elementos se realizaron por sus nombres o lo que cada uno de ellos indica efectivamente, tal como el plan de transferencia, la clasificación, el inventario, la valoración, etc., y otros se unificaron por considerar ciertos puntos relacionados. Por ejemplo, se unificaron separadamente los elementos del acta y los del registro

o verificación de entrega por considerar que el primer conjunto es para que se certifique la totalidad de la transferencia mientras que el segundo es parcial, para que se verifique si la transferencia esté completa. Y la unificación de la transferencia de documentos a ser conservados permanentemente a otras fases de archivo y la transferencia primaria y secundaria se realizó porque, aunque por los dos elementos no se refiere al mismo concepto, son efectivamente similares una vez respetada la observación mencionada de que la transferencia primaria no necesariamente se requeriría en la gestión de documentos electrónicos y datos mientras que la secundaria se parece imprescindible. Así los 55 elementos extraídos y analizados en los análisis anteriores se resumieron en 39.

4.3.2. Lista de cotejo de los conceptos esenciales que permiten la efectiva transferencia

de datos De acuerdo con el resultado del preanálisis, se realizó la determinación de los conceptos esenciales que permiten la efectiva transferencia de datos en el contexto de la gestión documental electrónica, considerando si cada elemento se necesita definir de nuevo para dicha transferencia y si la efectividad se destaca en la gestión de datos, en comparación con el caso de documentos electrónicos. El resultado se resumió en una lista de cotejo en el Anexo 11. Se encontró que la mayoría de los elementos no se necesita definir de nuevo para la efectiva transferencia de datos y cuya efectividad no se destaca en la gestión de datos, sino que sería igual al caso de documentos electrónicos, lo que significa que dichos elementos tienen las mismas efectividades que sus conceptos originales. Mientras tanto, algunos elementos se requieren definir de nuevo para el caso de datos, tal como el plan de transferencia, la depuración, la conservación y preservación, la valoración y la retención, para los cuales se necesita considerar su concepto, sus criterios en el caso de datos y/o la distinción entre los puntos relacionados con datos y los no relacionados. Además, hay elementos cuya efectividad se destaca en la gestión de datos, así como la conservación y preservación, la normalización, la

transferencia de prueba, entre diversos otros. La mayoría de las razones por que se destaca la efectividad es que se relacionan con cada elemento las características de datos, tal como la disponibilidad como material de análisis para contar y calcular por una herramienta y la mayor importancia de la autenticidad e integridad, o los elementos propios son dichas características. Por lo anterior, cabe señalar que la transferencia de datos se debe realizar básicamente de acuerdo con las instrucciones enfocadas a la gestión de documentos electrónicos, pero siempre que acompañe un cuidado con los elementos mencionados que tienen alguna particularidad en la gestión de datos.

Como la respuesta al tercer objetivo específico, se resume que se encuentran conceptos esenciales para la efectiva transferencia de datos en el contexto de la gestión documental electrónica por considerar la necesidad de definir de nuevo y la diferencia de efectividad entre los casos de documentos electrónicos y datos. Sin embargo, una vez mirada la totalidad desde un horizonte más amplio, se entiende que se requieren esencialmente los conceptos para la efectiva transferencia de documentos electrónicos igualmente para el caso de datos.

4.4. Síntesis transversal

Así, por diagnosticar y analizar la diferencia de la transferencia entre documentos físicos, los electrónicos y datos de acuerdo con los objetivos específicos inclusos los puntos de vista tanto práctico como teórico, se encontraron diversos resultados, tal como se ven en la Tabla 11. Desde el punto de vista según el primer objetivo específico, es decir el punto práctico, no se apareció tanta diferencia entre documentos electrónicos y datos, mientras que, desde el aspecto de acuerdo con el segundo objetivo específico, en otras palabras, el aspecto teórico, se encontraron diferencia y complejidad. Esa discordancia afectaría el resultado del análisis basado en el tercer objetivo: no hay gran diferencia entre los casos de documentos electrónicos y datos desde un punto de vista macro, pero se encontraron algunos elementos críticos con particularidad en la transferencia de datos.

Tabla 11 Articulación de los resultados con los objetivos específicos Objetivos específicos Resultados vinculados Objetivo 1: Evaluar de manera crítica los componentes que conforman el proceso de transferencia de documentos electrónicos y su relevancia en la gestión de datos.

⚫ Algunos componentes basados en la gestión documental convencional se aplicarían parcialmente, de forma diferente o no se aplicarían en el proceso práctico de transferencia de documentos electrónicos.

⚫ No hay gran diferencia entre los casos de documentos electrónicos y datos en el aspecto práctico. ⚫ Es necesario para otras acciones vinculadas a la transferencia distinguir el caso de datos del de documentos electrónicos. Objetivo 2: Articular los fundamentos teóricos relacionados con la transferencia de documentos electrónicos, identificando su aplicabilidad en la gestión de datos.

⚫ Ningunos fundamentos teóricos para la transferencia de documentos electrónicos se podrían aplicar igualmente en el caso de datos.

⚫ Dualidad de cada fundamento, por tener los aspectos de aplicabilidad e inaplicabilidad.

⚫ Existencia de los factores comunes entre fundamentos. Objetivo 3: Determinar los conceptos esenciales que permiten la efectiva transferencia de datos en el contexto de la gestión documental electrónica.

⚫ Se requieren esencialmente los conceptos para la efectiva transferencia de documentos electrónicos en el caso de datos. ⚫ Además, se necesita prestar atención a los conceptos cuya definición se debe considerar de nuevo y los con mayor efectividad en el caso de datos.

Fuente: Elaboración propia Una vez miradas las lecturas teóricas y enciclopedias de la gestión documental, la mayoría de las descripciones relacionadas con la transferencia de datos es fragmentaria y no se estructura la totalidad de los elementos. Por ejemplo, en la enciclopedia de Archivística no cuenta con el artículo exclusivo de “datos”, sino se trata parcialmente su gestión en algunas descripciones, tal como la descripción de la “serie digital” (Duranti y Franks, 2015, p. 379). En la lectura en que se trata la teoría de Records Continuum mencionada se describe la gestión de datos sólo en la parte de documentos sonoros y se presta atención a la disponibilidad de accederlos y copiarlos (Bettington et al., 2008, p. 561). En ese sentido, a través de esta investigación no se clarificó solamente la totalidad de los elementos con respecto a la transferencia de datos sino también la relación entre los aspectos prácticos y teóricos del tema.

Capítulo V. Propuesta De acuerdo con el desarrollo de los capítulos anteriores, sobre todo el análisis y consideración para cada objetivo específico mediante diferentes instrumentos, en este capítulo se desarrolla la propuesta de respuesta a la pregunta mencionada: ¿cuáles son los elementos conceptuales que facilitan la transferencia efectiva de documentos electrónicos y su aplicación en la gestión de datos? Para ello, se necesita realizar una generalización del resultado que se encuentra en el capítulo anterior y los instrumentos diligenciados porque el análisis y discusión en dicho capítulo se avanzaron basando en la información extraída de diversas guías o políticas de diferentes países y aún falta una oferta de contenido que se pueda aplicar en cualquier situación de la transferencia de documentos electrónicos o datos. En ese sentido, la metodología de resumen de lo que se analizó y consideró debería ser diferente de la metodología indicada en el capítulo III, en que se intentaron respetar la diferencia entre las guías o políticas y la consistencia dentro de cada una de ellas. La propuesta que establece en el presente capítulo no debería solamente constituirse por los elementos comunes entre ellas y/o los válidos en cualquier caso de la transferencia de documentos electrónicos o datos, sino también garantizar su consistencia entera, entre los constituyentes.

5.1. Objetivo

Proponer un conjunto de elementos conceptuales, generalizados y fundamentales, que facilitan la transferencia efectiva en los casos de documentos electrónicos y datos.

5.2. Alcance

El alcance no debe ser solamente las situaciones de la transferencia de documentos electrónicos y/o datos en los países cuya guía fue analizada en el capítulo anterior, es decir Colombia, España, Chile y Reino Unido, sino las independientemente de dónde se realizan. O sea, teniendo en cuenta la eficacia esperada de la propuesta, el alcance principal debería ser

más bien los ambientes en que aún no se establece guía, política o plan de transferencia de documentos electrónicos y/o datos.

5.3. Beneficios y ventajas

La propuesta ofrecerá beneficios y ventajas a cualquier situación. En un ambiente en que no hay guía o política de la transferencia de datos mientras que hay una de la transferencia de documentos electrónicos, por la propuesta se podría dar cuenta de un riesgo de pérdida de la posibilidad de preservar datos a largo plazo por causa de una confusión entre documentos electrónicos y datos. Lo anterior debería ser importante porque se puede considerar que hay muchos casos en que se tratan documentos electrónicos y datos igualmente por su carácter común, es decir, electrónico, aunque la mejor gestión sería diferente entre ellos. Y por la planificación de la transferencia de datos de acuerdo con la propuesta también se podrían desarrollar otros aspectos de la gestión de datos, así como su valoración, organización, el servicio de su acceso, etc., porque en general la guía o política de la gestión de datos aún no se ha desarrollado tanto. Ya que los aspectos mencionados constituirán la propuesta como elementos conceptuales, la cual deberá ofrecer una clave para dicho desarrollo. En un ambiente en que no existe guía o política especializada en la transferencia de documentos electrónicos ni tampoco de datos sino sólo una general con respecto a la transferencia documental, la propuesta promovería una consideración de nuevo si está suficiente la descripción de la guía o política existente sobre los casos de documentos electrónicos y datos, si no faltan algunos puntos diferentes del caso de documentos físicos y si se necesita crear una guía o política especializada en el caso de documentos electrónicos y/o datos separadamente de la existente para que se evite una confusión. Y en un ambiente en que falta guía o política de la transferencia documental, por la propuesta se puede estructurar un plan de transferencia documental adaptando desde el inicio la situación actual, con diversos tipos de documentos: documentos físicos; los electrónicos; y

datos. Aunque ese ambiente está más atrasado que los otros dos mencionados, los beneficios y ventajas por la propuesta podrían ser con mayor efectividad porque no se debería haber establecido sesgo por la normalización de la manera convencional, es decir la transferencia de documentos físicos, y por eso hay menor riesgo de tratar documentos electrónicos o datos mal por causa de la confusión de la mejor gestión de cada tipo. Tabla 12 Beneficios y ventajas de la propuesta en cada escenario

Ambiente 1 Ambiente 2 Ambiente 3 Ámbito de guía, política o plan de transferencia existente de la transferencia documental Especializada(o) en documentos electrónicos General (Aún no existe guía, política o plan) Ejemplos correspondientes que se analizaron en este trabajo España, Chile y Reino Unido Colombia

-

Beneficio y ventajas esperables ⚫ Dar cuenta de un riesgo de pérdida de la posibilidad de preservar datos a largo plazo por causa de una confusión entre documentos electrónicos y datos ⚫ Desarrollar otros aspectos de la gestión de datos Promover la consideración de los siguientes puntos:

⚫ Suficiencia de la descripción de la guía o política existente sobre los casos de documentos electrónicos y datos; ⚫ Carencia de algunos puntos diferentes del caso de documentos físicos; y ⚫ Necesidad de crear una guía o política especializada en el caso de documentos electrónicos y datos ⚫ Estructurar un plan de transferencia documental desde el inicio sin sesgo ⚫ Menor riesgo de tratar documentos electrónicos y datos mal por causa de la confusión con el caso de documentos físicos Fuente: Elaboración propia

5.4. Cuidado con el riesgo por la conceptualización

Aunque debería haber diversos beneficios y ventajas de la propuesta en cualquier situación, siempre surge un riesgo de no realizar perfectamente una efectiva transferencia de documentos electrónicos y/o datos, a pesar de la aplicación de la propuesta, por causa de la generalidad de su contenido. Ya que es difícil compaginar la conceptualización o generalización con la concretización para cada situación práctica, en algún ambiente se necesitan considerar adicionalmente las medidas para que se resuelva problemas particulares. Por lo tanto, se debe tener en cuenta que el conjunto de los elementos conceptuales y sus características y tendencias funcionan sólo una base o un punto de partida para cada situación práctica.

5.5. Metodología de estructuración de la propuesta de elementos conceptuales que

intervienen en la transferencia de documentos electrónicos y su aplicación en la gestión de datos La metodología de la propuesta se basa en lo que se analizó para los objetivos específicos. En el análisis para el primer objetivo específico, se mostró alguna diferencia de relevancia de elementos prácticos entre los casos de documentos electrónicos y datos una vez analizada la guía de Reino Unido, diferente del análisis de otras guías y políticas. La posible causa sería la diferencia de amplitud de las acciones tratadas entre guías y políticas, es decir, en algunas guías o políticas no se destacan solamente la transferencia propia sino también las acciones preparatorias y/o las realizadas posterior a la transferencia. Para que se generalice ese punto, en la propuesta los elementos que tienen un carácter práctico se ordenan dividiendo en las siguientes etapas, de acuerdo con el momento de realizarlos:

0. Realizado independientemente de que se transfieren o no efectivamente

1. Realizado antes de la transferencia a ser ejecutada

2. Transferencia propia

3. Realizado después de la transferencia ejecutada

Figura 4 Esquema de la ordenación para los elementos conceptuales de carácter práctico

Fuente: Elaboración propia En el análisis para el segundo objetivo específico, se encontró que cada fundamento teórico tenía dos aspectos: de aplicabilidad e inaplicabilidad. La mayoría fue que su concepto era aplicable mientras que su criterio, importancia o influencia en la transferencia no era aplicable. Para que se entienda la totalidad teniendo en cuenta dicha dualidad, se requerirían clarificar las relaciones con la práctica y con la naturaleza documental. Por eso los elementos con un carácter teórico se dividen en las siguientes categorías, con dos dimensiones: Dimensión 1: Relación con la transferencia A. Relacionado directamente con la transferencia B. Además de la relación con la transferencia, se relaciona también con una acción en la gestión diferente de la transferencia

C. Relacionado principalmente con una acción en la gestión diferente de la

transferencia Figura 5 Esquema de la primera dimensión de las categorías para los elementos conceptuales de carácter teórico

Fuente: Elaboración propia Dimensión 2: Relación con documentos o datos Q. Relacionado con una acción o medidas para documentos electrónicos o datos

0. Realizado

independientemente de la transferencia.

1. Antes de la

transferencia.

2. Transferencia

propia.

3. Después de la

transferencia.

A. Relacionado directamente con la transferencia.

B. Relacionado con ambas la transferencia y otra acción.

C. Relacionado principalmente

con otra acción.

R. Característica de documentos electrónicos o datos propios Figura 6 Esquema de la segunda dimensión de las categorías para los elementos conceptuales de carácter teórico Q. Relacionado con una acción o medidas para documentos electrónicos o datos.

R. Característica de documentos electrónicos o datos propios.

Fuente: Elaboración propia Una vez construída la estructura de los elementos por ordenar y categorizarlos, se describe si cada uno de ellos es para la transferencia de documentos electrónicos y/o datos, por seleccionar uno de los siguientes grados de aplicabilidad de acuerdo con el resultado del análisis para el tercer objetivo y el proceso indicado en la Figura 7:

X. Aplicable, con mayor importancia en la gestión de datos

Y. Aplicable Z. Para el otro tipo de documento Figura 7 Proceso para seleccionar el grado de aplicabilidad de los elementos conceptuales en la transferencia de documentos electrónicos o datos ¿Se considera el caso de datos?

¿La aplicabilidad se destaca en el caso de datos?

Z. Para el otro tipo de documento X. Aplicable, con mayor importancia en la gestión de datos Y. Aplicable

Fuente: Elaboración propia ¿Es para la gestión del tlpo documental correspondiente?

Sí Sí Sí No No No

Mientras que se determinan los elementos comunes entre diversos ambientes o los válidos en cualquier situación de la gestión de documentos electrónicos o datos, se necesita dividir algún elemento en dos si se consideró en el capítulo anterior que se requería definir de nuevo para el caso de datos, es decir, se debía distinguir del caso de documentos electrónicos. De lo contrario, si el grado de aplicabilidad es igual entre la transferencia de documentos electrónicos y datos, no se puede saber a la primera vista si dicha igualdad significa de verdad la igualdad entre los dos casos o efectivamente se deben distinguir porque la definición supuesta es diferente entre ellos. Por eso se cuenta con la opción “Z” mencionada, para el caso de dividir un elemento en dos por dicho motivo. Una vez dividido, también se describen los puntos esenciales de la diferencia de la definición del elemento entre la gestión de documentos electrónicos y la de datos para clarificar el sentido de la distinción entre ellos. Además, existen algunos elementos que se deben definir de nuevo, pero no para distinguir el caso de datos del de documentos electrónicos sino para distinguir el caso de documentos electrónicos y datos del de documentos físicos. Aunque ese tipo de elemento propio no se divide en dos, se describen los aspectos esenciales de su definición para el caso de documentos electrónicos y datos.

Por organizar los elementos analizados ordenando y categorizándolos de acuerdo con el criterio mencionado y describiendo los aspectos críticos para la definición de nuevo, si se necesita, no solamente se intenta garantizar la objetividad del análisis, sino también aproximar a la situación práctica, aunque los elementos son de carácter conceptual. Lo anterior facilitaría, aunque sea poco, la consideración por cada entidad o empresa de aplicación de la propuesta en su circunstancia.

Una vez comparada con otro modelo del tema, la propuesta a ser realizada tendría horizontes más amplios. Por ejemplo, el modelo de referencia del sistema abierto de información de archivo (OAIS) establecido en la norma ISO 14721:2012 enfoca al movimiento y

la comunicación de datos, mientras que la propuesta detalla además los elementos relacionados con los momentos antes y después de la transferencia y los relacionados principalmente con una acción en la gestión diferente de la transferencia. Además, se incluye la comparación entre los casos de documentos electrónicos y datos. Dichas características de la propuesta ayudarían a considerar de nuevo la particularidad de la transferencia de documentos electrónicos y datos desde nueva perspectiva.

5.6. Propuesta de elementos conceptuales que intervienen en la transferencia de

documentos electrónicos y su aplicación en la gestión de datos Al principio se resumen los elementos de carácter práctico que intervienen en la transferencia de documentos electrónicos o datos en la Tabla 13 por ordenarse de acuerdo con lo indicado como metodología:

Tabla 13 Elementos de carácter práctico que intervienen en la transferencia de documentos electrónicos (DD. EE.) o datos Elemento Orden Aplicabilidad para documentos electrónicos Aplicabilidad para datos Normalización

0

Y X Identificación de documentos

0

Y Y Valoración, de DD. EE. (*)

0

Y Z Valoración, de datos (*)

0

Z X Diagnóstico documental

0

Y Y Revisión de sensibilidad

0

Y Y Identificación del formato de documentos

0

Y X Clasificación documental

0

Y Y Ordenación documental

0

Y Y Generación de AIP y DIP

0

Y Y Depuración, de DD. EE. (*)

0

Y Z Depuración, de datos (*)

0

Z X Generación de metadatos

0

Y X Validación de metadatos

0

Y X Inventario de documentos

0

Y Y

Base de datos de documentos

0

Y Y Conservación y preservación documental (*)

0

Y X Conversión de documentos

0

Y Y Plan de transferencia (*)

1

Y Y Solicitud y entrega de credenciales

1

Y Y Registro de la información institucional

1

Y Y Preparación de series o subseries documentales

1

Y Y Verificación de cumplimiento de requisitos

1

Y Y Acuerdo de transferencia

1

Y Y Transferencia de prueba

1

Y X Traslado de documentos al área de preparación

1

Y Y Generación de SIP

1

Y Y Entrega de la transferencia

2

Y Y Transferencia de documentos a ser conservados permanentemente a otras fases de archivo

2

Y Y Remisión de SIP

2

Y Y Verificación para evitar error acompañado la transferencia

3

Y X Registro o verificación de entrega

3

Y Y Acta de transferencia

3

Y Y Fuente: Elaboración propia Se realizaron medidas excepcionales que no se indicaron anteriormente como metodología, de las cuales se dividió el elemento “Generación y remisión de SIP” en los siguientes dos: “Generación de SIP” y “Remisión de SIP”. Fue porque la generación y la remisión de SIP, el paquete de información presentada (Submission Information Package), teníancaracteres diferentes de acuerdo con la metodología de ordenación indicada: la generación tenía el aspecto de que se realiza antes de la transferencia a ser ejecutada (1) mientras que la remisión era la transferencia propia (2). Dentro de cada una de las cuatro etapas del orden los elementos se alienaron más o menos de acuerdo con el orden del proceso efectivo. Sin embargo, algunos de ellos no se requieren avanzar rigurosamente según el orden indicado porque un elemento no

necesariamente se puede realizar después del elemento anterior ni tampoco antes del elemento posterior. Lo importante es entender por qué elementos constituye cada etapa. Así como se encuentra en la Tabla 13, la mayoría de los elementos se realiza antes de la transferencia a ser ejecutada (1) o independientemente de que se transfieren o no efectivamente (0). Por lo anterior, hay muchos elementos en las etapas preparatorias y en ellas se necesita tener mayor cuidado para que se realice una efectiva transferencia de documentos electrónicos o datos. Una vez considerado el caso de datos, la mayoría de los elementos aplicables con mayor importancia en la gestión de datos (X) se clasificó en las etapas preparatorias, por lo que dichas etapas serían importantes sobre todo para una efectiva transferencia de datos.

Sin embargo, no se puede menospreciar a la etapa posterior a la transferencia en el caso de datos porque se incluye un elemento clasificado como “X”, aunque es sólo uno, y se toca tener cuidado con una confusión con el caso de documentos electrónicos igualmente en dicha etapa. De todo modo, dichas tendencias se encontraron gracias a la característica de la propuesta, es decir la amplitud de horizontes, destacada por comparar con otros modelos del tema, tal como se mencionó la comparación con el caso del modelo de referencia de OAIS. A seguir se resumen los elementos de carácter teórico que intervienen en la transferencia de documentos electrónicos o datos en la Tabla 14 por categorizarse teniendo en cuenta las dos dimensiones mencionadas, es decir, por distinguir los elementos de acuerdo con la relación con la transferencia y con documentos o datos propios: Tabla 14 Elementos de carácter teórico que intervienen en la transferencia de documentos electrónicos (DD. EE.) o datos Elemento Categoría 1 Categoría 2 Aplicabilidad para documentos electrónicos Aplicabilidad para datos Plan de transferencia (*) A Q Y Y

Transferencia de documentos a ser conservados permanentemente a otras fases de archivo A Q Y Y Valoración, de DD. EE. (*) B Q Y Z Valoración, de datos (*) B Q Z X Retención documental (*) B Q Y Y Ciclo vital de documentos B R Y Y Responsable de la tenencia y administración de documentos C Q Y Y Custodia de documentos C Q Y X Conservación y preservación documental (*) C Q Y X Acceso a documentos C Q Y X Poder tratar de manera remota C R Y Y Necesidad de espacio físico C R Y Y Autenticidad e integridad C R Y X Disponibilidad como material de análisis C R Y X Fuente: Elaboración propia El orden es diferente del de los instrumentos diligenciados para los objetivos específicos porque se ordenaron en la Tabla 14 de acuerdo con las categorías de dos dimensiones y dentro de cada una de las categorías los elementos se ordenaron más o menos según el ciclo de vida de documentos o datos. No obstante, el orden concreto no se importa tanto y dicha nueva ordenación es sólo para visualizar si hay o no una tendencia. La mayoría de los elementos que muestran características de documentos electrónicos o datos propios (R) se categorizó en los relacionados principalmente con una acción en la gestión diferente de la transferencia (C), lo que significa que la mayoría de las características de documentos electrónicos o datos que afectarían la transferencia no se aparece directamente. Mientras tanto, la mayoría de los elementos aplicables con mayor importancia en la gestión de datos (X) también se categorizaron en “C”, lo que se puede describir en otras

palabras de que la diferencia entre documentos electrónicos y datos se aparecería principalmente en los elementos que se relacionan indirectamente con la transferencia. Por lo anterior, se requiere gran cuidado con los elementos categorizados en R y/o X, los cuales serían difíciles notarse por su carácter indirecto, aunque son importantes para que se realice una transferencia efectiva. Esa tendencia es también un fruto de la característica innovativa de la propuesta, encontrada por enfocar no solamente a la transferencia propia sino también a los aspectos relacionados. Por consiguiente, sería imprescindible entender la totalidad del conjunto de los elementos mencionados.

Se puede resumir las relaciones entre etapas, categorías y niveles de aplicabilidad de los elementos tanto de carácter práctico como teórico en un esquema, tal como se encuentra en las Figuras 8 y 9. En la Figura 8 se describe la totalidad del esquema y los constituyentes de la parte con los elementos de sólo carácter práctico. Y en la Figura 9 se detallan las otras partes, que se constituyen por los elementos de carácter teórico. Así como se expresa un esquema cúbico, los elementos indicados linealmente en diferentes guías y políticas se unificaron y organizaron tridimensionalmente, lo que facilitaría la aplicación de los elementos a una situación práctica de cada entidad o empresa.

Figura 8 Esquema de los elementos conceptuales que facilitan la transferencia efectiva de documentos electrónicos y datos, y los constituyentes de la parte con /os elementos de sólo carácter práctico Su característica Conjunto de elementos Relación con documentos o datos

Acción para ellos Sin carácter teórico Transferencia A

Relacíón con la transferencia

Otra acción

* Con carácter práctico

** Sin carácter práctico

• Normalización

B c

• Identificación de documentos

• Diagnóstico documental

• Revisión de sensibilidad

• Identificación del formato de

documentos

• Clasificación documental

• Ordenación documental

• Generación de AIP y DIP

• Depuración de DD. EE.

• Depuración de datos

• Generación de metadatos

• Validación de metadatos

• Inventario de documentos

• Base de datos de documentos

• Conversión de documentos

o

1

2

3

Orden del proceso

• Entrega de la

transferencia

• Remisión de

SIP

• Solicitud y entrega de

credenciales

• Registro de la información

institucional

• Preparación de series o

subseries documentales

• Verificación de

cumplimiento de requisitos

• Acuerdo de transferencia

• Transferencia de prueba

• Traslado de documentos al

área de preparación

• Generación de SIP

• Verificación para

evitar error acompañado la transferencia

• Registro o

verificación de entrega

• Acta de

transferencia Elemento en color rojo: Aplicable, con mayor importancia en la gestión de datos. Elemento en color negro: Aplicable. Fuente: Elaboración propia R** Q** Q*

Figura 9 Delalles de las partes del esquema que se constituyen por los elementos de carácter teórico Su característica

• Con carácter

práctico ... Sin carácter practico Relación con documentos o datos Acción para ellos Q*

0

1

2

Orden del proceso

• Valoración

de DD. EE.

• Valoración

de datos Fuente: Elaboración propia

• Conservación y

preservación documenlal

3

B A

B Relación con la transferencia C Otra acción

• Transferencia

de documentos históricos a otras fases de archivo

• Plan de

transferencia A B C

• Ciclo vital de

documentos

• Poder tratar

de manera remota

• Necesidad de

espacio físico

• Autenticidad e

integridad

• Disponibilidad

como material de análisis

• Retención

documental

• Responsable

de la tenencia y administración de documentos

• Custodia de

documentos

• Acceso a

documentos Elemento en color rojo: Aplicable, con mayor importancia en la gestión de datos.

Elemento en color negro: Aplicable.

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A C Q** R**

Tal como se visualizaron en el esquema, las tendencias que se indicaron en las Tablas 13 y 14 son relativamente significantes para los elementos aplicables con mayor importancia en la gestión de datos, mientras que dichas tendencias son comunes entre documentos electrónicos y datos. Lo anterior significa que la transferencia de datos tiene la diferencia de los casos de otros tipos documentales principalmente en los aspectos fundamentales o marginales, por lo que sería difícil darse cuenta de ella en un ambiente práctico y provocaría un mal tratamiento por la confusión. En ese sentido, sobre todo el personal encargado de la transferencia de datos necesita entender y tener cuidado con dichas tendencias. Los puntos críticos para la definición de los elementos con “*” junto a su nombre en las tablas anteriores en este apartado, es decir, los elementos que se necesitan definir de nuevo para que se distinga entre documentos electrónicos y datos o entre documentos electrónicos inclusos datos y documentos físicos, se resumen en la Tabla 15: Tabla 15 Puntos críticos de la definición de los elementos que se necesitan definir de nuevo Elemento Diferencia que se tiene en cuenta Puntos críticos para la definición de nuevo Valoración Entre documentos físicos y los electrónicos inclusos datos y también entre DD. EE. y datos Por los siguientes puntos sería posible que fuera más fácil valorar documentos electrónicos y datos que se debieran conservar a largo plazo o permanentemente en el lugar original.

⚫ No se importa el tamaño de espacio físico disponible para conservarlos.

⚫ Su disponibilidad de manera remota reduciría la necesidad de cambiar el lugar de conservación. Y por el siguiente punto se necesita considerar más profundamente el valor como testimonio en el caso de datos.

⚫ Disponibilidad como material de un análisis se debe garantizar en el caso de datos.

Depuración Entre DD. EE. y datos Si se incluye algún elemento no aplicable en el caso de datos, así como lo siguiente, sería necesario quitarlo o

agregar una descripción para que se clarifique dicha inaplicabilidad.

⚫ Retirar folios en blanco.

Conservación y preservación Entre documentos físicos y los electrónicos inclusos datos Se necesitan considerar los siguientes puntos. ⚫ Distinción entre las medidas para documentos electrónicos y datos propios y las para su soporte físico. ⚫ Diferencia de los aspectos importantes con respecto al tema tal como lo siguiente: se requieren las medidas para evitar deterioro en el caso de materiales físicos mientras que son importantes las para evitar obsolescencia en el caso de documentos electrónicos y datos.

Plan de transferencia Entre documentos físicos y los electrónicos inclusos datos Si se incluye algún elemento no aplicable en el caso de documentos electrónicos y datos, así como lo siguiente, sería necesario quitarlo o agregar una descripción para que se clarifique dicha inaplicabilidad. ⚫ Técnica reprográfica.

Retención Entre documentos físicos y los electrónicos inclusos datos Por el siguiente punto sería posible que fuera más fácil determinar documentos electrónicos y datos como los conservados a largo tiempo o permanentemente. ⚫ No se importa el tamaño de espacio físico disponible para conservarlos.

Fuente: Elaboración propia Por referenciar las tres tablas y un esquema en este apartado y articularlos se realiza una comprensión de los elementos conceptuales que facilitan la transferencia efectiva de documentos electrónicos y su aplicación en la gestión de datos, lo que sería una propuesta a cualquier situación en que se considera la realización de dicha transferencia.

Conclusiones En el presente trabajo se consideraron los elementos conceptuales que intervienen en la transferencia de documentos electrónicos y su aplicación en la gestión de datos analizando las guías del tema de algunos países y acercándose a dichos elementos de acuerdo con tres objetivos específicos.

En cuanto al primer objetivo específico, la evaluación de manera crítica de los componentes que conforman el proceso de transferencia de documentos electrónicos y de su relevancia en la gestión de datos, se infiere un riesgo de que el personal encargado de la práctica de transferencia documental entienda mal que la gestión de documentos electrónicos y la de datos sean iguales, por el resultado del análisis para dicho objetivo, de que no se parece que hay gran diferencia entre los casos de documentos electrónicos y datos salvo el caso en que se trata el tema desde horizontes más amplios. Aunque se realice con éxito la transferencia propia, el tratamiento no distinguido afectaría otras acciones en el proceso de gestión. Por lo anterior, no sería suficiente tener en cuenta sólo la práctica de la transferencia propia sino que se debe considerar toda la gestión documental para su objetivo final, es decir la preservación a largo plazo y el uso con eficiencia y eficacia.

Con respecto al segundo objetivo específico, la articulación de los fundamentos teóricos relacionados con la transferencia de documentos electrónicos, identificando su aplicabilidad en la gestión de datos, se deduce la necesidad de comprensión suficiente de los fundamentos de cualquier asunto de la gestión documental, una vez considerado el resultado del análisis para dicho objetivo de que existen factores comunes de (in)aplicabilidad entre fundamentos. Ese resultado también muestra tanto la relación fuerte entre las acciones del proceso de la gestión documental como gran influencia de la diferencia de naturaleza entre cada tipo documental, lo que fortalecería la necesidad de entender integralmente la gestión documental. La ignorancia de dicha necesidad debería afectar la efectividad de la transferencia documental, aunque la

necesidad se parece ambigua, por la dualidad y la profundidad de los fundamentos encontradas a través del análisis, y no se parece que hay influencia a la primera vista. En relación con el tercer objetivo específico, la determinación de los conceptos esenciales que permiten la efectiva transferencia de datos en el contexto de la gestión documental electrónica, una vez considerados los hallazgos de la necesidad esencial de los conceptos para la efectiva transferencia de documentos electrónicos igualmente en el caso de datos y la existencia de los conceptos críticos para datos, se colige que se deben tener en cuenta en la práctica dos dimensiones de diferencia de datos a otros tipos documentales: la diferencia entre documentos físicos y los electrónicos inclusos datos; y la diferencia entre documentos electrónicos y datos. No sería suficiente plantear sólo la transferencia de documentos electrónicos y una efectiva transferencia de datos se realizaría una vez cumplidas ambas las atenciones a las características de soportes electrónicos y a las particularidades de datos.

En consecuencia, cabe señalar que los elementos conceptuales que intervienen en la transferencia de documentos electrónicos no pertenecen solamente al proceso de la transferencia propia o con aspectos directamente relacionados con la transferencia, sino más bien a las partes marginales, profundas e indirectas. Y la importancia de cada elemento es diferente entre tipos documentales, inclusa la diferencia entre documentos electrónicos y datos. Por lo anterior, para la aplicación de los elementos en la transferencia de datos se requieren tener en cuenta sobre todo los puntos característicos y críticos en ese caso.

Recomendaciones Se recomienda al personal encargado de la transferencia de datos en las entidades o empresas, sea públicas sea privadas, que no trate los casos de documentos electrónicos y datos como los iguales en las acciones vinculadas a la transferencia, aunque se parezcan similares dichos casos en la fase de transferencia. Según el resultado del análisis para el primer objetivo específico, la característica del hallazgo desde la guía de Reino Unido, en que se tratan más ampliamente las acciones de la gestión documental, fue diferente de la de los hallazgos desde las otras guías y políticas: hay mayor diferencia entre los casos de documentos electrónicos y datos. Ya que la transferencia debería afectar otras acciones vinculadas a la transferencia y vice versa, es imprescindible entender la diferencia general entre dichos casos y reflejarla en la práctica si se necesita.

A quien intente desarrollar académicamente el mismo u otro tema en cuanto a la gestión de datos se recomienda que no preste atención solamente a los fundamentos teóricos propios relacionados sino también a los elementos que consistan cada fundamento. De acuerdo con el resultado del análisis para el segundo objetivo específico, cada uno de los fundamentos teóricos con respecto a la transferencia documental tiene ambos los aspectos de aplicabilidad e inaplicabilidad en el caso de datos y algunos de sus factores son comunes entre fundamentos. En ese sentido, es necesario tener en cuenta dicha profundidad y complejidad si se trata el tema de transferencia de forma teórica y, una vez considerado que las particularidades de datos propios causan dicha tendencia, es posible que surja la misma profundidad en otros asuntos de la gestión de datos.

Y al nivel institucional, se recomienda que se preste atención a los conceptos cuya definición se debe considerar de nuevo y los con mayor efectividad en el caso de datos, indicados como resultado del análisis para el tercer objetivo, y se reflejen en el plan de transferencia. Sobre todo, las instituciones en que aún no se establece el sistema de

transferencia documental podrían depender de las lecturas académicas y/o guías prácticas existentes. Sin embargo, en la mayoría de ellas aún no se clarifica exactamente el tema de transferencia de datos y las instituciones no tienen más remedio que destinar las indicaciones para documentos físicos o electrónicos al uso para el caso de datos. En ese momento los conceptos particulares del caso de datos ayudarían a realizar una efectiva transferencia, lo que promovería la preservación a largo plazo y el uso adecuado de datos.

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Anexos Anexo 1. Preanálisis para el primer objetivo específico: Colombia Componentes que conforman el proceso de transferencia de documentos Adoptabilidad en la gestión de documentos electrónicos Descripción Identificación de documentos Adoptable Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea analógicos sea electrónicos.

Diagnóstico documental Parcialmente adoptable Esta acción se constituye por el diagnóstico de la organización documental, de la conservación documental y de la reprografía. Así como se describe abajo, la conservación documental es parcialmente adoptable y la reprografía no es adoptable en la gestión de documentos electrónicos, aunque la organización documental es adoptable. Plan de transferencia Parcialmente adoptable Se incluye en el plan a deber elaborarse un elemento de la técnica reprográfica, lo que no sería adoptable en la gestión de documentos electrónicos.

Clasificación documental Adoptable Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea analógicos sea electrónicos.

Ordenación documental Adoptable, de forma diferente Es común entre documentos físicos y electrónicos, aunque en el caso de documentos electrónicos el orden no sería necesariamente en una línea, sino que podría ser una combinación de múltiples líneas.

Depuración documental Adoptable Duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo, los cuales se necesitan retirar en esta acción, también pueden existir en documentos electrónicos.

Foliación documental No adoptable Esta acción se basa en el caso de documentos en papel.

Inventario de documentos Adoptable Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea analógicos sea electrónicos.

Base de datos de documentos Adoptable Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea analógicos sea electrónicos.

Conservación documental Parcialmente adoptable Sería adoptable una vez considerado el soporte físico de documentos electrónicos, pero ellos propios no se relacionan con las acciones constituyentes de esta etapa, sino que se necesitan otras medidas para su preservación a largo plazo.

Reprografía No adoptable Esta acción se basa en el caso de documentos en papel.

Preparación de series o subseries documentales Adoptable Es una acción adicional y especial de la organización de documentos electrónicos. Verificación de cumplimiento de requisitos Adoptable, de forma diferente Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea analógicos sea electrónicos, aunque los requisitos no son necesariamente iguales entre ellos.

Entrega de la transferencia Parcialmente adoptable Sería adoptable una vez supuesto el caso de la entrega por un soporte físico, pero no se menciona cómo se entregan documentos electrónicos y datos a través de una red, así como el caso de España que se describe abajo.

Acta de transferencia Adoptable Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea analógicos sea electrónicos.

Fuente: Elaboración propia

Anexo 2. Ficha comparativa para el primer objetivo específico: Colombia Fuente de los componentes Archivo General de la Nación, Colombia. (2021) Componente Relevancia en la gestión de documentos electrónicos Relevancia en la gestión de datos comparando con el caso de documentos electrónicos Puntos comunes entre documentos electrónicos y datos Puntos diferentes entre documentos electrónicos y datos Identificación de documentos Relevante Igual Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo, sea documentos electrónicos, sea datos.

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Diagnóstico documental Parcialmente relevante Igual La conservación documental y la reprografía, que constituyen esta acción, no son completamente relevante, aunque la organización documental, otro constituyente, es relevante.

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Plan de transferencia Parcialmente relevante Igual Un elemento, la técnica reprográfica, no sería relevante en la gestión de datos.

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Clasificación documental Relevante Igual Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo, sea documentos

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electrónicos sea datos.

Ordenación documental Relevante, de forma diferente del caso de documentos físicos Igual Se puede mencionar también en el caso de datos la característica de que el orden no sería necesariamente en una línea, sino que podría ser una combinación de múltiples líneas.

-

Depuración documental Relevante Parcialmente relevante Se pueden incluir duplicados idénticos y documentos de apoyo, los cuales se necesitan retirar en esta acción.

En esta fase se supone la acción de retirar folios en blanco, lo que no se imaginaría en el caso de gestión de datos.

Inventario de documentos Relevante Igual Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo, sea documentos electrónicos, sea datos.

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Base de datos de documentos Relevante Igual Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo, sea documentos electrónicos, sea datos.

-

Conservación documental Parcialmente relevante Igual Sería relevante una vez considerado su soporte físico.

-

Preparación de series o subseries documentales Relevante Igual Es una acción adicional y especial de la organización de documentos electrónicos y datos.

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Verificación de cumplimiento de requisitos Relevante, de forma diferente del caso de documentos físicos Igual Los requisitos no son necesariamente iguales al caso de documentos físicos.

-

Entrega de la transferencia Parcialmente relevante Igual Sólo se dedica al caso de la entrega por un soporte físico.

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Acta de transferencia Relevante Igual Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo, sea documentos electrónicos, sea datos.

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Fuente: Elaboración propia

Anexo 3. Ficha comparativa para el primer objetivo específico: España Fuente de los componentes Ministerio de Hacienda y Función Pública y Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. (2023b) Componente Relevancia en la gestión de documentos electrónicos Relevancia en la gestión de datos comparando con el caso de documentos electrónicos Puntos comunes entre documentos electrónicos y datos Puntos diferentes entre documentos electrónicos y datos Preparación de paquetes de información Relevante Igual En esta acción no se supone solamente lo dispuesto en las normas relacionadas, así como OAIS, sino también la obligatoriedad de contener archivos de formato interoperable, tal como XML, lo que es igualmente relevante en la gestión de datos.

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Definición de los plazos de transferencia Relevante Igual Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea documentos electrónicos sea datos.

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Remisión de documentos Relevante Igual Esta acción se realiza a través de redes de comunicaciones, lo

-

que es adecuado para la transferencia de documentos electrónicos y datos. En ese sentido, sería también relevante en la gestión de datos.

Registro o verificación de entrega Relevante Igual Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea documentos electrónicos sea datos.

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Acta de entrega Relevante Igual Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea documentos electrónicos sea datos.

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Normalización Relevante Más relevante Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea documentos electrónicos sea datos.

Es más relevante porque aún no hay tantos ejemplos de la normalización de la gestión de datos.

Documentación en soporte no electrónico No relevante Igual Tal como el nombre del componente.

-

Generación de AIP y DIP Relevante Igual Los ambos paquetes se definen de acuerdo con el OAIS, los cuales son igualmente relevantes en la gestión de datos.

-

Transferencia de documentos a ser conservados permanenteme nte a otras fases de archivo Relevante Igual Es posible no separar los documentos a ser conservados permanentemente de los otros teniendo en cuenta la característica de documentos electrónicos y datos de que se pueden gestionar y acceder de manera remota. Sin embargo, sería aún necesario distinguirlos para que evite eliminarlos por error, o suponiendo el caso de que los documentos administrativos se conservan en un soporte o servidor no adecuado para la preservación a largo plazo.

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Conversión de documentos Relevante Igual Esta acción es para que se realice la interoperabilidad, la cual es igualmente relevante en la gestión de datos.

-

Generación y remisión de

SIP

Relevante Igual El paquete se define de acuerdo con el OAIS, el cual es igualmente relevante en la gestión de datos.

-

Fuente: Elaboración propia

Anexo 4. Ficha comparativa para el primer objetivo específico: Chile Fuente de los componentes Archivo Nacional de Chile. (2022) Componente Relevancia en la gestión de documentos electrónicos Relevancia en la gestión de datos comparando con el caso de documentos electrónicos Puntos comunes entre documentos electrónicos y datos Puntos diferentes entre documentos electrónicos y datos Solicitud y entrega de credenciales Relevante Igual Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos para que se realice una transferencia electrónica, sea documentos electrónicos sea datos.

-

Registro de la información institucional Relevante Igual Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea documentos electrónicos sea datos.

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Registro del cuadro de clasificación Relevante Igual Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea documentos electrónicos sea datos.

-

Registro de la tabla de retención Relevante Igual Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea documentos electrónicos sea datos.

-

Realización de transferencia, directamente vía gestor documental o vía plataforma Relevante Igual Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea documentos electrónicos sea datos.

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Acuerdo de transferencia Relevante Igual Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea documentos electrónicos sea datos.

-

Transferencia de prueba Relevante Más relevante Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea documentos electrónicos sea datos.

A través de esta acción se evalúa si no hay problemas de completitud, integridad y si se cumplen los metadatos solicitados, por lo que sería más importante en la gestión de datos considerando su

carácter simple y frágil.

Fuente: Elaboración propia

Anexo 5. Ficha comparativa para el primer objetivo específico: Reino Unido Fuente de los componentes National Archives. (s.f.)

Componente Relevancia en la gestión de documentos electrónicos Relevancia en la gestión de datos comparando con el caso de documentos electrónicos Puntos comunes entre documentos electrónicos y datos Puntos diferentes entre documentos electrónicos y datos Valoración documental Relevante De forma diferente Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea documentos electrónicos sea datos.

Hay que tener en cuenta la diferencia entre documentos electrónicos y datos con respecto a esta acción una vez mirada como fundamentos teóricos, que se menciona más adelante.

Revisión de sensibilidad Relevante Igual Uno de los aspectos que se identifican en esta acción es si se puede transferir de acuerdo con la legislación de la protección de datos, por lo que es relevante también en la gestión de datos.

-

Traslado de documentos al área de preparación Relevante Igual Esta acción se realiza para que ayude a que los usuarios encuentren datos,

-

por lo que es relevante también en la gestión de datos.

Verificación para evitar error acompañado la transferencia Relevante Más relevante Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea documentos electrónicos sea datos.

Es más importante que el caso de documentos electrónicos considerando la fragilidad de datos.

Identificación del formato de documentos Relevante Más relevante Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea documentos electrónicos sea datos.

Es más importante que el caso de documentos electrónicos considerando que datos se necesitan garantizar su disponibilidad como un material de análisis, por lo que hay que tener en cuenta el formato.

Generación de metadatos Relevante Más relevante Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea documentos electrónicos sea datos.

Es más relevante que el caso de documentos electrónicos considerando la importancia de la autenticidad, integridad y disponibilidad de datos.

Validación de metadatos Relevante Más relevante Es una acción fundamental e imprescindible y no Es más relevante que el caso de documentos

importa el tipo de documentos, sea documentos electrónicos sea datos.

electrónicos considerando la importancia de la autenticidad, integridad y disponibilidad de datos.

Rellenar el formato para que avise el detalle de transferencia Relevante Igual Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea documentos electrónicos sea datos.

-

Confirmación del recibo de documentos Relevante Igual Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea documentos electrónicos sea datos.

-

Catalogación Relevante Igual Es una acción fundamental e imprescindible y no importa el tipo de documentos, sea documentos electrónicos sea datos.

-

Fuente: Elaboración propia

Anexo 6. Preanálisis para el segundo objetivo específico: Colombia Fundamentos teóricos relacionados con la transferencia de documentos electrónicos Aplicabilidad en la gestión de datos Descripción Transferencia primaria y secundaria de documentos Dudosa y discutible Es posible no separar en tres etapas teniendo en cuenta la característica de documentos electrónicos y datos de que se pueden gestionar y acceder de manera remota. Lo necesario sería sólo la transferencia secundaria para que evite eliminar los documentos a ser conservados por error, o suponiendo el caso de que los documentos administrativos se conservan en un soporte o servidor no adecuado para la preservación a largo plazo.

Retención documental Aplicable, de forma diferente del caso de documentos físicos No es esencial solamente en la gestión de documentos físicos sino también en la de documentos electrónicos y datos, aunque, prácticamente, no podría ser igual entre ellos el criterio de la toma de decisión de su eliminación y/o el plazo de su conservación considerando la diferencia de la necesidad de un espacio físico para conservarlos. Responsable de la tenencia y administración de documentos Aplicable, de forma diferente del caso de documentos físicos Es común en cualquier tipo de documentos o datos. Sin embargo, el grado de la influencia en la transferencia puede ser diferente teniendo en cuenta la característica de documentos electrónicos y datos de que se pueden gestionar sin custodiarse cerca del responsable.

Fuente: Elaboración propia

Anexo 7. Preanálisis para el segundo objetivo específico: España Fundamentos teóricos relacionados con la transferencia de documentos electrónicos Aplicabilidad en la gestión de datos Descripción Plazo de permanencia de documentos Aplicable, de forma diferente No es esencial solamente en la gestión de documentos físicos sino también en la de documentos electrónicos y datos, aunque, prácticamente, no podría ser igual entre ellos el criterio del plazo de su conservación considerando la diferencia de la necesidad de un espacio físico para conservarlos. Valoración documental Aplicable, de forma diferente No es esencial solamente en la gestión de documentos físicos sino también en la de documentos electrónicos y datos, aunque el criterio no sería completamente igual entre ellos considerando la diferencia que se encuentra en los otros fundamentos que se indican en la misma guía y el aspecto especial de datos que se menciona en el caso de Chile, es decir, la disponibilidad como material de un análisis. Ciclo vital de documentos Aplicable, de forma diferente No es esencial solamente en la gestión de documentos físicos sino también en la de documentos electrónicos y datos, aunque el grado de la influencia de la distinción de etapas por la diferencia del tipo de usuarios en la transferencia puede ser diferente teniendo en cuenta que documentos electrónicos y datos se pueden acceder de manera remota.

Fuente: Elaboración propia

Anexo 8. Preanálisis para el segundo objetivo específico: Chile Fundamentos teóricos relacionados con la transferencia de documentos electrónicos Aplicabilidad en la gestión de datos Descripción Custodia de documentos Aplicable, de forma diferente No es esencial solamente en la gestión de documentos electrónicos sino también en la de datos, pero hay que tener más cuidado con la protección de su autenticidad e integridad, porque datos son más fáciles modificarse que documentos. El riesgo de debilitar dicha protección se aumentaría en el momento de transferencia, porque se interrumpe temporalmente la custodia, por lo que la transferencia podría ser más prudente en la gestión de datos.

Preservación de documentos Aplicable, de forma diferente No es esencial solamente en la gestión de documentos electrónicos sino también en la de datos, pero hay que tener más cuidado con la autenticidad, integridad y disponibilidad en cuanto a datos, así como se describen en los otros fundamentos que se encuentran en la misma guía. Por eso la preservación sería más complicada y la transferencia, en que el riesgo de perder la autenticidad, integridad y disponibilidad se aumentaría, podría ser más prudente en la gestión de datos.

Valor documental Aplicable, de forma diferente No es esencial solamente en la gestión de documentos electrónicos sino también en la de datos, pero hay que considerar la disponibilidad como material de un análisis con respecto a datos además de su valor como un testimonio. El riesgo de perder

dicha disponibilidad se aumentaría en el momento de transferencia porque se acompañarían diversos cambios, por lo que la transferencia podría ser más prudente en la gestión de datos.

Acceso a documentos Aplicable, de forma diferente No es esencial solamente en la gestión de documentos electrónicos sino también en la de datos, pero hay que considerar la disponibilidad como material de un análisis con respecto a datos además de poder consultar el contenido. El riesgo de perder dicha disponibilidad se aumentaría en el momento de transferencia porque se acompañarían diversos cambios, por lo que la transferencia podría ser más prudente en la gestión de datos.

Fuente: Elaboración propia

Anexo 9. Cartografía conceptual para el segundo objetivo específico

Fuente: Elaboración propia

Anexo 10. Preanálisis para el tercer objetivo específico Elemento que se encuentra a través del análisis para los objetivos anteriores Tipo de elemento Elementos unificados por su igualdad o semejanza Descripción Identificación de documentos Componente

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Diagnóstico documental Componente

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Plan de transferencia Componente y fundamento ⚫ Definición de los plazos de transferencia ⚫ Registro de la tabla de retención ⚫ Plazo de permanencia de documentos Son unificados los elementos que indican la planificación con respecto a la transferencia de documentos o datos. Clasificación documental Componente Registro del cuadro de clasificación Son unificados los elementos que indican la clasificación de documentos o datos. Ordenación documental Componente

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Depuración documental Componente

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Inventario de documentos Componente Catalogación Son unificados los elementos que indican la catalogación de documentos o datos. Base de datos de documentos Componente

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Conservación documental Componente, fundamento y factor ⚫ Preservación de documentos ⚫ Preservación a largo plazo o permanente Son unificados los elementos que indican la protección de documentos o datos, pero se tendrá en cuenta la diferencia entre conservación y preservación.

Preparación de series o subseries documentales Componente Preparación de paquetes de información Son unificados los elementos que indican la preparación de un conjunto de documentos o datos.

Verificación de cumplimiento de requisitos Componente

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Entrega de la transferencia Componente ⚫ Remisión de documentos ⚫ Realización de transferencia, directamente vía gestor documental o vía plataforma Son unificados los elementos que indican la acción de transferencia propia de documentos o datos.

Acta de transferencia Componente ⚫ Acta de entrega ⚫ Rellenar el formato para que avise el detalle de transferencia Son unificados los elementos que indican un testimonio de la transferencia de documentos o datos.

Registro o verificación de entrega Componente Confirmación del recibo de documentos Son unificados los elementos que indican un testimonio de la transferencia de documentos o datos. Se distingue del elemento “acta” por considerar que este elemento es para que se verifique si la transferencia esté completa, mientras que el elemento “acta” es para que se certifique la totalidad de la transferencia. Normalización Componente

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Generación de AIP y

DIP

Componente

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Transferencia de documentos a ser conservados Componente y fundamento Transferencia primaria y Los elementos unificados no son rigurosamente similares. Sin embargo, se reúnen porque son efectivamente similares

permanentemente a otras fases de archivo secundaria de documentos una vez considerada la observación mencionada de que la transferencia primaria no necesariamente se requiere en la gestión de documentos electrónicos y datos mientras que la secundaria se requiere.

Conversión de documentos Componente

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Generación y remisión de SIP Componente

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Solicitud y entrega de credenciales Componente

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Registro de la información institucional Componente

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Acuerdo de transferencia Componente

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Transferencia de prueba Componente

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Valoración documental Componente y fundamento ⚫ Valoración documental ⚫ Valor documental Son unificados los elementos que indican algo con respecto al valor de documentos o datos.

Revisión de sensibilidad Componente

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Traslado de documentos al área de preparación Componente

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Verificación para evitar error acompañado la transferencia Componente

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Identificación del formato de documentos Componente

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Generación de metadatos Componente

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Validación de metadatos Componente

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Retención documental Fundamento

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Responsable de la tenencia y administración de documentos Fundamento

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Ciclo vital de documentos Fundamento

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Custodia de documentos Fundamento

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Acceso a documentos Fundamento

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Poder tratar de manera remota Factor

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Necesidad de espacio físico Factor

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Autenticidad e integridad Factor

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Disponibilidad como material de análisis Factor

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Fuente: Elaboración propia

Anexo 11. Lista de cotejo para el tercer objetivo específico Elemento ¿Se necesita definir de nuevo para la efectiva transferencia de datos?

¿La efectividad se destaca en la gestión de datos?

Descripción Identificación de documentos No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Diagnóstico documental No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Plan de transferencia Sí No, igual Aunque posibles criterios se necesitan definir de nuevo para el caso electrónico, es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Clasificación documental No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Ordenación documental No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Depuración documental Sí No, igual Aunque algunas partes de este elemento no se relaciona con la gestión de datos, el elemento propio es efectivo para la transferencia de datos.

Inventario de documentos No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Base de datos de documentos No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Conservación y preservación documental Sí Sí, parcialmente Se necesita considerar el concepto separadamente en el soporte físico y el contenido electrónico. En cuanto al contenido, se destaca en el caso de datos considerando la importancia de su autenticidad, integridad y disponibilidad como material de análisis.

Preparación de series o subseries documentales No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Verificación de cumplimiento de requisitos No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Entrega de la transferencia No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Acta de transferencia No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Registro o verificación de entrega No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Normalización No Sí Se destaca teniendo en cuenta la situación de que faltan las normas sobre la transferencia de datos.

Generación de AIP y DIP No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Transferencia de documentos a ser conservados permanentemente a otras fases de archivo No No, igual La transferencia secundaria, en que se transfieren documentos o datos a la etapa de conservación permanente, es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Conversión de documentos No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Generación y remisión de SIP No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Solicitud y entrega de credenciales No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Registro de la información institucional No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Acuerdo de transferencia No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos.

Transferencia de prueba No Sí Se destaca en el caso de datos considerando su carácter simple y frágil. Valoración documental Sí No, igual Aunque los puntos de que se debe preocupar no son iguales entre documentos electrónicos y datos, es efectivo para los ambos casos.

Revisión de sensibilidad No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Traslado de documentos al área de preparación No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Verificación para evitar error acompañado la transferencia No Sí Se destaca en el caso de datos considerando su carácter simple y frágil. Identificación del formato de documentos No Sí Se destaca en el caso de datos considerando la importancia de su disponibilidad como material de análisis. Generación de metadatos No Sí Se destaca en el caso de datos considerando la importancia de su autenticidad, integridad y disponibilidad como material de análisis.

Validación de metadatos No Sí Se destaca en el caso de datos considerando la importancia de su autenticidad, integridad y disponibilidad como material de análisis.

Retención documental Sí No, igual Aunque posibles criterios se necesitan definir de nuevo para el caso electrónico, es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Responsable de la tenencia y administración de documentos No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos, aunque hay diferencia del caso de documentos físicos.

Ciclo vital de documentos No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos,

aunque hay diferencia del caso de documentos físicos.

Custodia de documentos No Sí Se destaca en el caso de datos considerando la importancia de su autenticidad e integridad.

Acceso a documentos No Sí Se destaca en el caso de datos considerando la importancia de su disponibilidad como material de análisis. Poder tratar de manera remota No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Necesidad de espacio físico No No, igual Es efectivo para la transferencia de los ambos documentos electrónicos y datos. Autenticidad e integridad No Sí Son una parte de las características de datos y afectan mucho algunos elementos para la transferencia, así como la generación y validación de metadatos. Disponibilidad como material de análisis No Sí Es una de las características de datos y afecta mucho algunos elementos para la transferencia, así como la identificación de formato y la generación y validación de metadatos.

Fuente: Elaboración propia