Propuesta de Capacitación en Gestión Documental para los Funcionarios del SENA Regional Putumayo

Deivy Johana Rivera

Archivística e Inteligencia de Negocios - Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Universidad de la Salle

Trabajo de Grado Dr. Luis Ernesto Pardo

2025

Hoja de Evaluación

______________________________ Firma del Director del Programa

_______________________________ Firma del Director del Trabajo de Grado

________________________________ Firma del Jurado

_________________________________ Firma del Jurado

Agradecimientos

Quiero agradecer a Dios por bendecirme inmensamente, por darme tantas oportunidades en la vida y en esta ocasión por mis estudios, por darme fuerzas para salir adelante con todos mis proyectos a pesar de que la vida tiene tantos tropiezos, pero siempre es posible salir adelante sin perder es la fe en Dios.

Agradezco al grupo de docentes de la Universidad de la Salle especialmente a Yamely Almarza y a Luis Ernesto Pardo Rodríguez por su paciencia, dedicación y esmero. Gracias a todas las personas que hacen parte de mi vida laboral, personal y familiar quienes con apoyo moral y emocional me motivan a ser mejor persona cada día.

Dedicatoria

Este trabajo quiero dedicarlo a mi hijo Emanuel Santiago Rivera, quien es mi regalo más preciado, quien me acompaña en todo momento, quien me observa y pregunta si tengo que estudiar, ese niño que me motiva a ser cada vez mejor.

A mis amigas Sandra Ximena Collazos, Camila Urazan y mi ahijada Juliana Isabella Cruz, por estar siempre ahí conmigo en las buenas y en las malas, quienes siempre creyeron en mí y me acompañaron en esta gran aventura.

Este trabajo es un homenaje a mi gran mentora y amiga Ana María Chaves Chaúx, a quien le debo mucho del conocimiento y experiencia adquirida en el transcurso de mi carrera de Archivista. Gracias Anita por escucharme, apoyarme, creer en mí, por celebrar mis logros y por estar siempre presente.

Resumen

En esta investigación se propone un plan de capacitación en gestión documental para los funcionarios del SENA Regional Putumayo, para lo cual se tuvo en cuenta referentes teóricos como: Acosta Suárez y Díaz Pardo (2008), Alarcón Calderón, Gómez Maldonado y Avilez (2003), Barrial Martínez (2017), Blasco Mira y Pérez Turpín (2007), Blas Cruz (2021), Cañete Aldana (2022), De Cabo & MacNeil (2007), Simons (2011) y López López (2007), entre otros. Con estos soportes se realizó una investigación con Enfoque Mixto, las técnicas e instrumentos utilizados fueron: la encuesta y la matriz

de análisis, el tipo fue descriptiva analítica y el método estudio de caso que se consolidó en una

propuesta de capacitación en gestión documental que fortalezca los conocimientos archivísticos de los funcionarios y contratistas del SENA Regional Putumayo, partiendo de las competencias básicas y técnicas con que cuenta cada uno de ellos con el fin de optimizar los procesos establecidos en la entidad, utilizando estrategias didácticas amigables y sostenibles que fortalecen las buenas prácticas de capacitación en gestión documental.

Palabras clave: Capacitación, gestión documental, estrategias didácticas, competencias y buenas prácticas.

Abstract

This research proposes a training plan in document management for SENA Regional Putumayo officials, for which some theoretical references were taken into account such as Acosta Suárez, S. L., & Díaz Pardo (2008), Alarcón Calderón, Gómez Maldonado & Avilez (2003), Barrial Martínez (2017), Blasco Mira & Pérez Turpín (2007), Blas Cruz (2021), Cañete Aldana (2022), De Cabo & MacNeil (2007), Simons (2011), and López López (2007). With these supports, a Mixed Approach research was conducted. The techniques and instruments used were a survey and an analysis matriz. The method was descriptive and analytical, and the Case Study method was consolidated into a Document Management Training Proposal to strengthen the archival knowledge of SENA Putumayo Regional officials and contractors. This proposal is based on the basic and technical competencies each possesses, in order to optimize the entity's established processes. This research utilizes user-friendly and sustainable teaching strategies that strengthen good training practices in document management. Keywords: Training, document management, teaching strategies, competencies, and good practices.

Tabla De Contenido

Agradecimientos .......................................................................................................................... 2 Dedicatoria .................................................................................................................................. 3 Resumen ...................................................................................................................................... 4 Abstract ....................................................................................................................................... 5 Tabla De Contenido ...................................................................................................................... 6 Lista de Figuras ............................................................................................................................ 8 Lista de Tablas ............................................................................................................................. 8 Lista de Gráficos........................................................................................................................... 8 Introducción ................................................................................................................................ 9 Capítulo I. Problema De Investigación......................................................................................... 11 1.1. Descripción de la Situación Problemática.......................................................................... 11 1.2. Pregunta de Investigación ................................................................................................ 21 1.3. Objetivos ......................................................................................................................... 21 1.3.1. Objetivo General ........................................................................................................... 21 1.3.2. Objetivos Específicos ..................................................................................................... 21 1.4 Justificación ...................................................................................................................... 21 Capítulo II. Marco Teórico .......................................................................................................... 24 2.1. Antecedentes .................................................................................................................. 24 2.2. Estado del Arte ................................................................................................................ 29 2.2.1 Gestión Documental .......................................................................................................... 40 2.2.2 Archivo ............................................................................................................................... 41 2.2.3 Capacitación ....................................................................................................................... 42 2.2.4 Acceso y Consulta de Información ..................................................................................... 43 2.2.5 Buenas Prácticas ................................................................................................................ 44 2.2.6 Competencia Laboral ......................................................................................................... 46 2.2.7 Estrategias .......................................................................................................................... 47 2.3 Contexto Institucional ....................................................................................................... 47 2.3.1 Misión ................................................................................................................................ 48 2.3.2 Visión ................................................................................................................................. 48 2.3.3 Objetivos Sena ................................................................................................................... 49 Capítulo III. Marco Metodológico ............................................................................................... 51 3.1 Enfoque ............................................................................................................................ 51 3.2 Tipo de investigación ........................................................................................................ 52

3.3 Método ............................................................................................................................ 52 3.4 Técnica ............................................................................................................................. 53 3.5 Instrumentos .................................................................................................................... 55 3.7 Fases de la Investigación .................................................................................................. 57 3.7.1 Fase I: Comparar las Buenas Prácticas de Capacitación en Gestión Documental ............... 57 3.7.2 Fase II: Diagnosticar las Competencias en Gestión Documental de los Funcionarios del SENA Regional Putumayo............................................................................................................ 57 3.7.3 Fase III: Diseñar Estrategias Didácticas para la Propuesta de Capacitación en Gestión Documental ................................................................................................................................ 59 Capítulo IV. Análisis y Discusión de los Resultados ...................................................................... 61 4.1 Fase I: Comparar las Buenas Prácticas de Capacitación en Gestión Documental .................. 61 4.1.1 Categoría de Diagnóstico de Ingreso ............................................................................... 65 4.1.1 Categoría Ejecución ............................................................................................................ 66 4.1.3 Categoría Seguimiento y Mejora ........................................................................................ 66 4.1.4 Categoría Evaluación .......................................................................................................... 67 4.2 Fase II: Diagnosticar las Competencias en Gestión Documental de los Funcionarios del SENA Regional Putumayo ................................................................................................................ 68 4.2.1. Diagnóstico de ingreso ...................................................................................................... 69 4.2.1. Ejecución ........................................................................................................................... 73 4.2.2. Seguimiento y mejora ....................................................................................................... 79 4.2.3. Evaluación ......................................................................................................................... 84 4.3 Evaluación del Proceso...................................................................................................... 87 Capitulo V. Estrategias Didácticas para la Propuesta de Capacitación en Gestión Documental ..... 97 5.1 Objetivo ........................................................................................................................... 97 5.2 Objetivos Específicos: ....................................................................................................... 97 5.3 Alcance............................................................................................................................. 98 5.4 Estrategias para el Desarrollo del Curso ............................................................................. 99 5.5 Diseño Temático Capacitación en Gestión Documental .................................................... 101 Conclusiones ............................................................................................................................ 103 Recomendaciones .................................................................................................................... 105 Bibliografía .............................................................................................................................. 108 Lista de Anexos ........................................................................................................................ 119 Anexo 1. Matriz de Análisis SENA Regional Putumayo ........................................................... 120 Anexo 2. Declaración de Consentimiento Informado para la Participación en la Investigación Proyecto de Investigación Plan de Capacitación en Gestión Documental para los Funcionarios del Sena Regional Putumayo ...................................................................................................... 123 Anexo 3. Guion de Entrevista Semi- Estructurada .................................................................. 124

Lista de Figuras

Figura 1 Estructura orgánico funcional del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA ........................................................ 49 Figura 2 Encuesta estructurada a regionales .................................................................................................................................. 62 Figura 3 Resultados de Evaluación FURAG ....................................................................................................................................... 86 Figura 4 Gráfico comparativo ................................................................................................................................................................ 87

Lista de Tablas

Tabla 1 Respuestas por región .............................................................................................................................................................. 69 Tabla 2 Diseño temático para la capacitación ............................................................................................................................. 101

Lista de Gráficos

Gráfico 1 Regionales participantes ...................................................................................................................................................... 63 Gráfico 2 Regionales participantes ...................................................................................................................................................... 64 Gráfico 3 Ejecución ..................................................................................................................................................................................... 64 Gráfico 4 Seguimiento y mejora............................................................................................................................................................ 65 Gráfico 5 Diagnóstico de ingreso .......................................................................................................................................................... 69 Gráfico 6 Capacitación en gestión documental .............................................................................................................................. 71 Gráfico 7 Conocer la normatividad archivística .............................................................................................................................. 72 Gráfico 8 Supervisión directa ................................................................................................................................................................. 74 Gráfico 9 Manual o instructivo .............................................................................................................................................................. 75 Gráfico 10 Elementos de seguridad en salud ocupacional ......................................................................................................... 76 Gráfico 11 Recibir información pertinente ........................................................................................................................................ 78 Gráfico 12 Control a las actividades .................................................................................................................................................... 79 Gráfico 13 Información sobre errores ................................................................................................................................................. 80 Gráfico 14 Plan de mejora ....................................................................................................................................................................... 82 Gráfico 15 Informes de seguimiento ................................................................................................................................................... 83 Gráfico 16 Elaboración de informes ....................................................................................... ¡Error! Marcador no definido. Gráfico 17 Incremento de los niveles de indicadores .................................................................................................................... 85

Introducción

La Gestión Documental es un tema prioritario en las entidades porque la información que se produce y gestiona, la cual se encuentra en soporte físico o electrónico y requiere un manejo normativo, técnico y tecnológico, que permita consultarlos a través los tiempos. Estas actividades administrativas requieren de planeación, gestión y organización documental para facilitar el acceso a la información y conservación del patrimonio documental.

Igualmente, se debe tener claridad que la gestión documental debe estar relacionada con la Administración de Archivos que es la estrategia necesaria para una organización donde “se debe contemplar la planeación, dirección y todo los recursos humanos, técnicos y tecnológicos para el funcionamiento del archivo” (Archivo General de la Nación [AGN], 2020, p. 15). Para esta investigación, la gestión documental es la base para la gestión de la información y la conservación del patrimonio documental de las entidades. Por esta razón, se requiere personal con conocimiento sobre este campo para desarrollar las actividades técnicas y lograr que la información perdure a través del tiempo.

De esta manera, se realizó una investigación con Enfoque Mixto con el fin de ampliar y realizar una mayor y mejor interpretación de los resultados obtenidos, se utiliza como técnica la encuesta y la matriz de análisis para extraer información directa de los implicados en la investigación. Igualmente, es una investigación de tipo descriptiva analítica que permite describir las características de las necesidades de capacitación de gestión documental en el SENA Regional Putumayo; el método es un Estudio de Caso porque es una investigación exhaustiva que contempla los detalles y requerimientos necesarios para la capacitación de la Gestión Documental que presente alternativas para la gestión de conocimiento, con el fin de empoderar a los funcionarios en los procesos de gestión documental. Así mismo, esta investigación pretende proponer un plan de capacitación en gestión documental que fortalezca los conocimientos archivísticos de los funcionarios y contratistas del SENA Regional

Putumayo, partiendo de las competencias básicas y técnicas con que cuenta cada uno de ellos con el fin de optimizar los procesos establecidos en la entidad, utilizando estrategias didácticas amigables y sostenibles que fortalecen las buenas prácticas de capacitación en gestión documental. La presente investigación cuenta con seis capítulos: el Capítulo I está encaminado al planteamiento del problema: Pregunta de investigación, objetivos, Justificación; el Capítulo II está relacionado con el marco teórico: antecedentes, estado del arte y categorías conceptuales, contexto institucional; Capítulo III, Marco Metodológico que se desarrolla con enfoque mixto, tipo de investigación cualitativo – descriptivo, método estudio caso. Capítulo IV Análisis y Discusión de Resultados, Capítulo V Conclusiones y Capítulo VI Recomendaciones.

Al implementar los instrumentos archivísticos se resalta que la mayoría de los funcionarios y contratistas conocen estas herramientas y en algunas ocasiones no las aplican por falta de control. Cabe resaltar que, en el SENA, Regional Putumayo requiere de personal competente en gestión documental, para lo cual se formula una propuesta de plan de capacitación efectiva, ya que, según la Agencia para la Reintegración y la Normalización (2020) los archivos representan un sistema de información clave para fortalecer los procesos y procedimientos de la entidad y concretamente, en el ámbito de la gestión documental, aportar a la entidad en la preservación de su memoria y así mismo la de esta región del país.

Capítulo I. Problema De Investigación

Este capítulo presenta la gestión documental y la incidencia del conocimiento, como es el desarrollo y evolución a través de los tiempos, en esta materia por medio de la capacitación, la cual se contempla desde la normativa hasta los autores que argumentan sus criterios para entender el desarrollo de esta problemática en el mundo, en Latinoamérica, en Colombia, en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y finalmente como caso particular en el SENA Regional Putumayo.

1.1. Descripción de la Situación Problemática

La situación problema que se revela en el SENA Regional Putumayo es la ausencia de un archivo organizado que permita realizar consultas efectivas de la información que posibilite encontrar información en el momento en el que sea necesaria a fin de satisfacer las necesidades de los ciudadanos, aprendices, instructores y administrativos (Aguirre y Aguirre, 2024). Existiendo una alta preocupación por parte de los directivos sobre cómo se gestionan los documentos administrativos y misionales de la entidad.

Teniendo en cuenta que la capacitación en gestión documental para los funcionarios de entidades y organizaciones ha sido mínima, a través de los tiempos, en la presente investigación se observa que se ha tratado de capacitar en temas normativos, técnicos y tecnológicos para fortalecer los procesos y procedimientos archivísticos. Esta problemática a afectado la productividad y los servicios archivísticos de la institución.

Así mismo, la falta de capacidad para albergar grandes volúmenes de archivos físico, electrónicos o digitales y las irregularidades que se presentan en los informes de las entidades de Control, que manifiestan una gestión documental inadecuada por falta de conocimiento de los trabajadores en los procesos y procedimientos. Por tal razón, la investigación busca proponer herramientas y estrategias para la capacitación de los funcionarios profesionales y administrativos que se encuentran vinculados al archivo, claramente a partir de las buenas prácticas de capacitación en

gestión documental, el diagnóstico de las competencias y la propuesta de estrategias didácticas para adquirir los conocimientos necesarios en esta temática.

La Gestión Documental es un tema de alta prioridad en las entidades porque es la que ayuda a brindar la información (ARN, 2020) la cual se encuentra en soporte (físico o electrónico) y requiere manejo con el fin de realizar la consulta a través de los tiempos.

Cabe resaltar que la gestión documental es un proceso administrativo y requiere planeación, producción, recepción, trámite, distribución, organización documental, consulta, conservación y disposición final de los documentos (Zapata, 2011), para facilitar la consulta y conservación. Igualmente, los documentos con el fin de evitar la sobre producción de los mismos (Zapata, 2011) organizarlos de manera técnica y facilitar la recuperación de la información con el paso del tiempo, con el fin de optimizar los procesos de valoración documental y garantizar el acceso rápido a la información, la disponibilidad de los documentos para la toma de decisiones por parte de la administración.

Los responsables de la información en las organizaciones deben tener un total control de los procesos, procedimientos y funciones cuyas actuaciones se reflejan en un alto porcentaje en documentos que se producen día a día. Los funcionarios y contratistas la gestión documental debe estar totalmente relacionada con la Administración de Archivos que es la estrategia principal de una organización donde se deben contemplar los recursos para el correcto funcionamiento. El control de esta práctica, por parte de una entidad, requiere de una cultura organizacional que facilite simplificar los sistemas de creación de documentos con el fin de evitar la sobre producción de documentos (Zapata, 2011) organizar de manera técnica los documentos y facilitar la recuperación de la información con el paso del tiempo, mejorando los procesos de valoración documental y de esta manera garantizar el acceso rápido a la información, la disponibilidad de los documentos para la toma de decisiones por parte de la administración.

Los responsables de la información en las organizaciones deben tener un total control de los procesos, procedimientos y funciones cuyas actuaciones se reflejan en un alto porcentaje en documentos que se producen día a día. Los funcionarios y contratistas se empoderan sus funciones con total convencimiento que los documentos son el soporte de sus actuaciones. Teniendo en cuenta lo anterior, se hará un análisis del conocimiento que se desarrolló en el mundo para contar con información a través de los archivos. De esta manera se conoce que el surgimiento de los Archivos está relacionado con la historia de la humanidad y nacimiento de la escritura, esto lo desarrollan Varela et al. (2015):

Si bien es cierto que la Archivística no surgió con la aparición de los antiguos Archivos de las primeras civilizaciones, también es cierto que desde esa época se generó documentación registrada, a la vez que se concibió la necesidad de organizarla y conservarla. (p. 111) En Mesopotamia, Grecia y Roma se constata la construcción de Archivos centrales privados con el fin de agrupar la documentación que generaba la administración durante la Edad Media, los primeros Archivos de actas y de cartas pertenecían a los monasterios. (Vivas, 2004; Reis, 2006, citados por Varela et al., p. 111) Desde el surgimiento de esta práctica hasta principios de la Edad Media, se observa en la literatura que, cuando se mencionan los Archivos, se hacía referencia simplemente al lugar en el cual se conservaban los archivos sin ningún tratamiento archivístico o administración de los archivos para el servicio de la consulta. Este período está eminentemente marcado por la ausencia de un cuerpo teórico que dotase a la disciplina. (Vivas Moreno, 2013; Ribeiro, 2013, citados por Varela et al., p. 111) Desde finales de la Edad Media hasta inicios de la Ilustración, se comienzan a recoger y sistematizar procedimientos empleados, sistematización que luego fue publicada. Este método de servicio de administración documental generó la disciplina de guardar los archivos

(Vivas Moreno, 2004). Sobre finales del siglo XVIII y principios del XIX, se hallan propuestas metodológicas e intentos de generar leyes generales para el área organización de los Archivos y tratamiento de los documentos (Montillo Peña y Mena Mujica, 2013). (Varela et al., 2015,

p. 111)

Es a partir del siglo XVIII con la Revolución Francesa, que los Archivos como institución y la actividad archivística como disciplina, toman impulso y relevancia en la vida del Estado-Nación. En este relato histórico los archivos que se formaron a través de los tiempos muestran un legado de información con una gestión documental encaminada a conservar y guardar documentos. Después del siglo XVIII, se observa finalmente un desarrollo en la gestión documental por parte de entidades estatales, contando con funcionarios capacitados para el desarrollo de esta labor (Gómez, 2008). De acuerdo con lo planteado en una perspectiva histórica de la capacitación laboral de Félix Mitnik y Adela Coria (s.f.), expresan que:

Desde la antigüedad se encuentran referencias a la formación en el trabajo. En el Código de Hammurabi, en 2100 A.C., se incluyen ciertas pautas para regu- lar la actividad de los aprendices (Steinmetz, 1976; citado por Sleight, D., 1993). En Inglaterra, la capacitación “en el trabajo” (“on the job training”) constituyó la clase más temprana de formación para la producción (King, 1964; citado por Sleight, D., 1993). Se desarrollaba cara a cara en el ámbito laboral y mediante la demostración que alguien que sabía realizar una tarea hacía a otra persona. Dada la escasa complejidad de las tareas –trabajo en granjas, artesanías con herramientas muy simples y bajo volumen de producción– y el fuerte vínculo con la subsistencia, se podía prescindir de la lectura y la escritura. El ámbito de esta instrucción directa era generalmente el familiar o el de los pequeños grupos de artesanos (Sleight, D., 1993). (p. 147) Como explican Joan M. Schwartz y Terry Cook en su artículo Archivos, Documentos y Poder: la Formación de la Memoria Moderna, la práctica archivística ha perpetuado el mito profesional del

siglo pasado, en el cual el archivero debe esforzarse por ser un guardián objetivo, neutral y pasivo (cuando no impotente, entonces, auto distanciado) de la verdad (Schwartz & Cook, 2002). De hecho, la evidencia sugiere que los usuarios de archivos aceptan sin cuestionar esta imagen profesional. Como se evidencia, los documentos reflejan la historia de los archivistas o archiveros que por disciplina, profesión, necesidad o cultura conservaron documentos; de esta manera se cuenta con información privilegiada de documentos que se produjeron en una época determinada y hacen parte del patrimonio documental del mundo.

Archival Science es una revista que fue dedicada, por lo menos en dos números, con afecto a Hugh Taylor, al decano de los archiveros canadienses. Las ideas que se exploran se deben a sus reflexiones sobre los medios de comunicación, el significado documental, las transformaciones tecnológicas, la evolución de la oralidad y la mnemotécnica antigua y medieval (los archiveros como reme moradores), a los archivos sin muros en un mundo interconectado, con fines posibles (sus propios esfuerzos birregionales, ecológicos y espirituales para impulsar los archivos) o posiblemente malos (una base para el corporativo mundial que hace que la explotación de los seres humanos durante la revolución industrial parezca una modesta comparación).

En sus desafíos a las tradiciones, prácticas y convenciones archivísticas, escritos desde finales de 1960 hasta mediados de la década de 1990, estaba el germen de las sensibilidades posmodernas de los editores. Los cambios que se presentan en el día a día se debe a los factores internos y externos que experimentan las personas y que es preciso compartir sus experiencias para fortalecerlas cada día y las experiencias para tenerlas en cuenta y afianzar el conocimiento y las buenas prácticas a través de documentos, talleres, eventos, entre otros.

Como lo expresan Barnard et al. (2016) en el título Cultura organizacional y sus efectos en la administración de archivos se concluye que hay un alto grado de diferenciación en la cultura de gestión documental de las organizaciones según los niveles de sus profesionales y de culturas étnicas; por esta

razón las organizaciones deben contar con políticas definidas, como la gestión documental y administración de archivos que facilite controlar la información (Zapata, 2011) que se requiere por motivos: políticos, económicos, sociales, culturales entre otros, la calidad de la gestión documental. La cultura en gestión documental requiere de contar con personal calificado que ayude a organizar los documentos para tener información controlada y también compartir experiencias que ayudarán a los demás a fortalecer su entorno laboral; la entidad de debe tener como premisa inducción y capacitación permanente que minimice el riesgo de perder información porque los cambios tecnológicos y normativos a nivel mundial hacen que las personas que se encuentran en la gestión documental de las entidades se deban actualizar permanentemente. En México, según el Diario Oficial de la Federación [DO], la Ley General de Archivos de 2018 establece que el Estado mexicano debe garantizar la organización, conservación y preservación de los archivos con el propósito de respetar el derecho a la verdad y el acceso a la información contenida en los archivos, promoviendo el conocimiento del patrimonio documental de la nación. En el estudio que realizó la cubana Ana María Barrial Martínez sobre los temas de capacitación y gestión del conocimiento indica que:

La dinámica del contexto histórico-social actual exige la profundización en el conocimiento de los referentes teóricos que fundamentan la capacitación, necesarios para esta investigación, suscrito a los gestores y técnicos de archivos, para luego crear estrategias institucionales para este recurso laboral. (Barrial, 2017, p. 228) Dentro del ámbito de la investigación a la que da cuenta esta presente, sobresale el hecho de que se ha puesto de manifiesto la educación permanente como uno de los pilares de la formación para el desarrollo profesional. La OIT (Organización Internacional del Trabajo) y la UNESCO, aseguran que las posibilidades de llevar adelante estrategias que denominen la educación permanente están ligadas a la existencia de competencias básicas y habilidades genéricas requeridas para una rápida

adaptación a la marcha del avance profesional permanente (OIT-UNESCO, 2006, citada en Rodríguez, 2011, p. 45). En este contexto, debe enfatizarse que las instrucciones deben ser educacionales entendidos como programas que no sólo persiguen la obtención de conocimientos, sino la promoción de las habilidades adaptativas y genéricas fundamentales para el desarrollo del mercado laboral cada vez más cambiante.

Al efecto, la capacitación profesional fue definida por dicha organización, citado por Quintanilla (2011) como:

Dar un suplemento de conocimientos teóricos y prácticos, a fin de aumentar la versatilidad y la movilidad ocupacionales de un trabajador o mejorar su desempeño en el puesto de trabajo, u obteniendo la competencia adicional requerida para ejercer otra ocupación afín o reconocidamente complementaria de la que posee. (p. 27) Es preciso señalar que la capacitación es parte fundamental para que los gestores documentales desarrollen un trabajo dirigido al servicio de la información, como lo concluye Barrial Martínez (2017) en su tesis de investigación realizada en Cuba.

Colombia es un país que se ha caracterizado por conservar la información a través de la historia la cual se encuentra en los archivos históricos de las regiones y por supuesto con el Archivo General de la Nación que protege el patrimonio documental de la nación desde la llegada de los españoles donde se encuentran documentos antiguos que recopilan información valiosa para la historia del mundo.

La Ley General de Archivos establece los lineamientos que deben seguir tanto las entidades estatales como las privadas que ejerzan funciones públicas en materia de gestión documental y administración de archivos, tal como se indica en su artículo 18, donde especifica que: ‘’las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y áreas relacionadas con su labor” (Colombia, 2000, parr. 55), e igualmente en el parágrafo explica que “El

Archivo General de la Nación, propiciará y apoyará los programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal desarrollados por instituciones educativas” (Congreso de la República de Colombia, 2000). Antes de la Década de los años 80 en Colombia:

La producción documental se hacía en papel, por la cantidad de copias que se exigían para los trámites administrativos, lo cual generó grandes volúmenes de archivos y el avance tecnológico de la época, planteó un inicio de alternativa de solución, que fue la de crear sistemas de información que ayudarán a minimizar ese crecimiento del papel. (Chávez et al., 2022, p.16) Así las cosas, indicaba que se debía tener conocimiento en gestión documental en papel y electrónico. Igualmente, en esta época se inicia la utilización del correo electrónico que hace parte de la gestión de la información en las organizaciones.

Por lo anterior, en los momentos que el país gestiona documentos en físico y electrónico se requiere entrar en la cultura de la gestión documental electrónica con un valor probatorio desde una perspectiva normativa y tecnológica que garantice la conformación del expediente electrónico para lo que se requiere contar con funcionarios competentes que tengan estos conocimientos tecnológicos y normativos en la nueva era de la gestión documental.

Una de las entidades clave en esta investigación es el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), organismo del orden nacional que, según el Diagnóstico Archivístico de 2020, cuenta con una gestión documental desarrollada. Dispone de una Política de Gestión Documental y Administración de Archivos, así como de documentos estratégicos exigidos por la normativa colombiana. No obstante, la Evaluación FURAG en gestión documental de 2022 señala la necesidad de fortalecer la cultura archivística al interior de la entidad (SENA, 2020; Departamento Administrativo de la Función Pública

[DAFP], 2022).

De esta manera, a pesar de contar con política e instrumentos archivísticos no cuenta con el control en la implementación de estos recursos es una medida que pasa el tiempo los archivos se van incrementado y como no se organizan se generan los fondos documentales acumulados. Además, según lo establece la Ley 594 de 2000, ‘’los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos’’ (Colombia, 2000, art. 4). Igualmente, el artículo 15 de la misma ley señala que, al desvincularse de sus funciones, los servidores públicos deben entregar los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados (Colombia, 2000, art. 15).

Por su parte, el artículo 16 establece que los funcionarios encargados de los archivos en las entidades públicas —como los secretarios generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía— tienen obligaciones específicas respecto a su custodia y administración (Congreso de la República de Colombia, 2000, art. 16).

Estos artículos refieren la responsabilidad de funcionarios públicos en el conocimiento y cómo se desarrolla e implementa la gestión documental de su entidad, lo que conlleva a que las entidades garanticen el conocimiento técnico y tecnológico para cumplir con esta norma, de esta manera se debe fortalecer el conocimiento para aplicar la gestión documental en los niveles de la organización a través de talleres, eventos de socialización de buenas prácticas, entrenamientos y afianzamiento de conocimiento en gestión documental para cumplir con el artículo 18 de la Ley General de Archivos (Colombia, 2000).

Así mismo, la Función Pública en Colombia ha establecido que de obligatorio cumplimiento las entidades deben contar con una Plan Institucional de Capacitación [PIC] y se espera que estos temas de obligatorio cumplimiento queden establecidos en las sensibilizaciones, capacitaciones y formación del personal dentro de una entidad, más allá de la simple capacitación, incide positivamente en la motivación tanto personal como profesional frente a las labores asignadas. Esto

permite a la organización regular los procesos de gestión documental, los cuales incluyen, según Zapata (2011), la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, valoración y preservación documental a largo plazo.

Las causas de esta problemática son múltiples y se relacionan con la falta de recursos económicos destinados para capacitación, talento humano, direccionamiento a nivel nacional sobre las políticas archivísticas bajo un único lineamiento, falta de herramientas, infraestructura física y tecnológica y para la gestión documental como la gestión estructural de la información y conocimiento de la entidad.

Estas falencias perjudican al personal vinculado en la gestión documental en los archivos de gestión y archivo central, recordando que se debe promover estrategias de capacitación para impulsar las actividades administrativas, organizacionales y transferencias documentales acorde a la normatividad (ARN, 2020). En este sentido fortalecer los conocimientos, habilidades y destrezas de los funcionarios públicos, mediante la capacitación del Plan Institucional de Capacitación [PIC]. Por esta razón, se plantea en el proyecto, una propuesta de capacitación en gestión documental que logre cubrir los niveles de cargos desde el estratégico hasta operativos para garantizar la organización de los archivos a largo plazo.

Ante este panorama, la Regional del SENA en Putumayo tiene que cumplir con las directrices de orden nacional, las cuales se ven afectadas por la alta rotación del personal, así como por el hecho que la ocurrencia de cambios permanentes de los directivos implica notoriamente el incumplimiento de las políticas en gestión documental.

Es frecuente que los funcionarios asignados para dirigir la gestión documental no cuenten con perfiles profesionales adecuados a las funciones propias del área, lo que conduce a prácticas inadecuadas en la conformación de archivos y en la aplicación del ciclo vital del documento. Asimismo, según la Agencia para la Reincorporación y la Normalización (ARN, 2020), la falta de implementación

de los instrumentos archivísticos repercute negativamente en la calidad del servicio de acceso a la información, afectando tanto a los usuarios internos como externos.

1.2. Pregunta de Investigación

¿Qué componentes y estrategias configuran una propuesta de capacitación en gestión documental para los funcionarios del SENA Regional Putumayo?

1.3. Objetivos

1.3.1. Objetivo General

Proponer un plan de capacitación en gestión documental dirigido a los funcionarios del SENA Regional Putumayo.

1.3.2. Objetivos Específicos

• Comparar las buenas prácticas de capacitación en gestión documental. • Diagnosticar las competencias en gestión documental de los funcionarios del SENA Regional Putumayo.

• Estructurar los componentes y estrategias del plan de capacitación en gestión documental para los funcionarios del SENA.

1.4 Justificación

En el SENA Regional Putumayo se han presentado dificultades en los procesos de organización documental, evidenciándose situaciones como la existencia de archivos sin ningún tipo de organización (fondos documentales acumulados), ausencia de documentos al momento de conformar los expedientes y en algunos casos, la inexistencia. Esto genera demoras y retrasos en la prestación del servicio de información, el cual debe estar debidamente respaldado por los archivos institucionales.

Desde la Dirección General del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA, 2015) se han establecido una serie de estrategias y actividades en Gestión Documental con el propósito de: proteger los intereses de la entidad, derechos de los empleados, de los empresarios del país, estudiantes y de los clientes internos y externos que se han vinculado a la entidad desde 1957 y que la Regional por su situación geográfica y falta de conectividad presenta incumplimiento en la gestión documental, además no se dispone de personal que logre desarrollar y cumplir a cabalidad con las normas archivísticas establecidas.

Igualmente, las personas vinculadas al área de gestión documental y administración de archivos suelen enfocarse en la gestión administrativa, pero frecuentemente descuidan la conformación de los expedientes (SENA, 2015), casi nunca realizan transferencias documentales; con este panorama, se requiere estrategias que impulsen la sensibilización y compromiso desde la producción, gestión, trámite, organización, conservación, consulta, acceso a la información (Zapata, 2011), esto, con el fin de aportar en la conformación del acervo documental del SENA como se tiene planteado en la política institucional.

De este modo, la presente investigación busca proponer una herramienta y estrategias de capacitación dirigidas a los funcionarios en los niveles profesional y administrativo vinculados a la gestión de archivos. Se busca superar las limitaciones de las capacitaciones tradicionales, optimizar el uso del tiempo y dinamizar los procesos de gestión documental. Asimismo, se pretende captar la atención de los directivos y administrativos sobre la importancia de los archivos y promover la "aprehensión de conocimientos archivísticos" (Agencia para la Reincorporación y la Normalización

[ARN], 2020).

Así mismo, la implementación de la estrategia de investigación, se concentrará en el personal de tipo administrativo del Centro Agroforestal y Acuícola de la Regional Putumayo del Municipio de Puerto Asís con el fin de impulsar la iniciativa desde la sede principal a las subsedes del departamento, mediante sensibilización, capacitación, optimización de las funciones, mejoría en los servicios de

consulta y préstamo de documentos, acceso al acervo documental, continuidad de vinculación laboral al personal capacitado y la concordancia de los participantes del área de Gestión Documental (Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones [OTIC], s.f.).

Capítulo II. Marco Teórico

Este capítulo referencia autores con experiencia en orientar de manera oportuna prácticas y conceptos que ayudan a fortalecer las competencias, responsabilidades y los procesos que debe conocer cada funcionario o contratista para llevar a cabo un trabajo eficiente, por lo tanto, se propone desarrollar un programa de capacitación que sea estructurado y accesible que les permita a los usuarios comprender las funcionalidades y beneficios de estos sistemas. Esto no sólo optimizará el flujo de trabajo, sino que también fomentaría una cultura organizacional más informada y competente en el manejo de los archivos.

2.1. Antecedentes

A lo largo del tiempo, en Colombia se han desarrollado distintos modelos de gestión documental, como el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos (MGDA), elaborado por el Archivo General de la Nación (AGN, 2020), el cual ha sido implementado con éxito en entornos administrativos, incluyendo empresas, universidades e instituciones generadoras de información. No obstante, la formación sobre el uso de estos sistemas suele ser limitada. Los usuarios los emplean de forma intuitiva, lo que genera un manejo ineficaz y un aprovechamiento parcial de sus funcionalidades.

Se cuenta con instructivos y manuales relevantes en materia de gestión documental y políticas archivísticas, entre los cuales se destacan el Manual de Gestión Documental y Archivo de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes (UNIANDES, 2017), así como las Guías técnicometodológicas de Gestión Documental y Administración de Archivos elaboradas por Rosas et al. (2020). Sin embargo, se observa la necesidad de una propuesta de capacitación que ofrezca una instrucción más específica sobre cómo llevar a cabo la organización de archivos. Esto se debe a que, incluso durante los procesos de capacitación, estos suelen considerarse elementos secundarios, lo que no refleja su verdadera relevancia y lleva a que el personal no logre

identificar plenamente sus necesidades en relación con estos procesos. Esta situación subraya la necesidad de revisar, identificar y crear planes estratégicos de capacitación en gestión documental. La investigación realizada por Alarcón et al. (2020), titulada Diseño del programa de gestión documental de la Institución Educativa Técnica 43 John F. Kennedy de Barrancabermeja se propuso como objetivo general “diseñar un programa de gestión documental que regule la función archivística del plantel educativo” (p. 42). Su metodología es mixta con enfoque descriptivo y como instrumentos de recolección de información, usó la observación y la revisión de registros existentes. Como resultado, se generó un modelo de gestión documental que le permita a los directivos de la institución tener los lineamientos para la manipulación de los documentos a lo largo de su ciclo de vida ofrecen ventajas competitivas, que estén orientadas a mejorar la calidad del servicio administrativo brindado a la comunidad. Esta investigación, que incluyó una caracterización de la población, presenta un ejemplo de programa de gestión documental a nivel institucional en Colombia, respondiendo a diversas necesidades identificadas a partir de los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN, 2020), y teniendo como eje fundamental la formación del personal responsable de los archivos dentro de la entidad De acuerdo con lo que expresa Ponce Almeida (2018), en su documento que se titula Propuesta de un Manual de Competencias para el Personal de los Archivos, tuvo como objetivo general, plantear ‘’el perfil profesional del archivista, sus competencias, responsabilidades, y los procesos que debe conocer para llevar a cabo un trabajo eficaz, como corresponde a los custodios de la herencia y memoria de un país’’ (p. 17).

En ese proceso, se consideró contar con un personal que conozca a fondo la historia institucional, la tipología documental del archivo de la entidad y así determinar el fondo y las series con una valoración documental que ataje seriamente los serios problemas que comporta una configurada prestación de la valoración documental.

El tipo de metodología es cualitativo, con enfoque descriptivo, como tipos de instrumentos de recolección de información, se usó la observación, se realizaron pruebas y se revisaron registros y documentos existentes. También, se determina que no existe un proceso ajustado a las necesidades de contratación del personal para los archivos.

El personal realiza su trabajo de forma genérica y aprende gracias a las experiencias diarias que enfrenta, más no porque exista una herramienta para su selección o contratación o un documento donde se le informe cuáles son sus funciones y responsabilidades. (Ponce, 2018,

p. 65)

El aporte de esta investigación radica en la interpretación de referentes teóricos, así como el establecimiento de conceptos fundamentales para tener en cuenta en el proceso de formación a personal archivístico, así también, resalta las necesidades educativas, como lo son la interdisciplinariedad (Procesos organizacionales de las instituciones, tecnologías de la información, régimen jurídico). También menciona las competencias que requiere cada perfil en el equipo de trabajo y la necesidad de formar al personal según las características específicas de dichos perfiles profesionales y técnicos.

Según lo establecido por Blas Cruz (2021), en su investigación denominado Principios archivísticos y gestión de documentos de archivos de despachos jurídicos privados: Hacia un sistema de metadatos, en la que tiene como objetivo general proponer un sistema de metadatos automatizado, acorde con los principios archivísticos y gestión documental aplicada a documentos electrónicos, con las designaciones de los metadatos que respondan a las entidades, relaciones, funciones y referencias a las circunstancias en que se encuentra un documento integrado en el contexto de la gestión de archivos de documentación jurídica de carácter empresarial, se reconocen diversos referentes teóricos relevantes.

Su metodología se basó en un enfoque mixto de tipo descriptivo, y como instrumentos de recolección de información se basaron en las pruebas, observaciones y en la revisión de archivos y documentos existentes.

La investigación se centra en el diseño de un modelo de sistema de metadatos para un archivo perteneciente a un despacho jurídico, como parte integral de un sistema de gestión documental. En este contexto, se identifican metadatos archivísticos con base en la norma ISAD(G), aplicables tanto a documentos tradicionales (ARN, 2020) como a documentos digitales. Además, se busca la conformación de expedientes y la identificación de series documentales a partir del cuadro de clasificación documental. Una vez identificados dichos elementos, se procede a la asignación del término correspondiente a cada metadato, con el propósito de incorporarlo al software que se determine.

El aporte de esta investigación radica en la propuesta de herramientas que integren efectivamente los requerimientos del archivo físico y digital, resaltando el papel del equipo de personal de archivo en una gestión de actividades así, identificar una capacitación para los gestores documentales que cumpla con sus necesidades.

Referente a la investigación realizada por Pérez (2021), titulada Propuesta de un Modelo de Enseñanza y Aprendizaje para el Proceso de Gestión Documental en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, el objetivo general fue “Proponer un modelo de enseñanza y aprendizaje mediado por las TIC para capacitar a los funcionarios administrativos, contratistas, docentes y desarrollar competencias para gestionar la información archivística de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas’’ (p. 18).

Esta investigación es de tipo cualitativa, con enfoque descriptivo, y como instrumentos de recolección de información, usó un guion de observación y la revisión de los archivos y documentos existentes, con lo que se ‘’demostró un modelo de enseñanza, aprendizaje para la capacitación y

formación de la Gestión Documental de la universidad distrital’’ (Pérez, 2021, p. 84) es de metodología virtual.

Se logró evidenciar en la investigación de Pérez Calderón (2021) que, ‘’debido a la ausencia de instrumentos archivísticos para la gestión documental de la universidad, se presentan atrasos que se reflejan en el desconocimiento’’ (p. 84) en la organización documental, lo que ha generado hallazgos en las autoridades de control, incurriendo en el incumplimiento a la norma archivística y en riesgos de sanciones para la universidad.

Concluyendo que: las necesidades de capacitación para los funcionarios son urgentes a través del programa de capacitación en gestión documental, esto, mediante la formación de usuarios para desarrollar competencias en gestionar la información archivística y fomentar buenas prácticas en la gestión documental, mediante el uso de estrategias didácticas que generen una cultura archivística en la comunidad universitaria y evitar así hallazgos en este proceso.

Como aportes a la presente investigación, se destacan su marco teórico en cuestión de modelos pedagógicos, tipos de aprendizaje y enseñanza, además de la identificación y desarrollo de competencias, así mismo, su enfoque legal, desde la capacitación en normativa para personal archivista como empleado público. Además, presenta las condiciones de la institución educativa (su modalidad, horarios) como parte de la caracterización de la población y del desarrollo de las actividades formativas.

Según Cañete Aldama (2022), en su investigación titulada Proyecto de Institucionalización y Puesta en Valor del Archivo Conservado en la Biblioteca de la Facultad de Trabajo Social de la Universidad Nacional de La Plata, se propone una estrategia para reconocer, organizar y valorizar el archivo existente, con el fin de integrarlo formalmente a la institución y garantizar su preservación y acceso, se propuso como objetivo general, institucionalizar el servicio de archivo provisto por la UNLP,

así como la puesta en valor, la organización, digitalización, informatización, y difusión de los fondos documentales históricos resguardados en dicha institución.

Su metodología se basó en un enfoque cualitativo y cuantitativo (mixto), y como instrumentos de recolección de información, utilizó la observación y revisión de registros existentes. Y como resultado, se obtuvo que, a raíz de la elaboración de este trabajo se consiguió la vinculación con otros sectores dentro de la institución, despertando el interés y el compromiso por aportar tanto experiencias fundamentales (para orientar la contextualización de los hechos y el curso, que han tenido los materiales desde su creación a esta parte), como una documentación que se encontraba en las oficinas y ser parte del acervo histórico de la biblioteca.

Como aporte a la presente investigación, se destaca, que durante el proyecto, se fijó como una de las necesidades para institucionalizar el archivo de la UNLP, la capacitación de personal, sobre todo, generando un método de identificación de necesidades institucionales, así como la designación de actividades al personal, para lo cual, se planteó que este recibiera formación en áreas de gestión documental tanto para documentos en físico como digital, de forma que cuente con la preparación para afrontar las necesidades del archivo.

2.2. Estado del Arte

La capacitación es considerada, no sólo como un derecho de los funcionarios de una entidad, sino también como una herramienta esencial para el ejercicio de otros derechos y deberes laborales que garantice el desarrollo efectivo en las actividades encomendadas en una organización o entidad. Los términos orientación y formación significan que tienen por objeto descubrir y desarrollar las aptitudes humanas para una vida activa productiva y satisfactoria en unión con las formas de educación para mejorar las aptitudes individuales con el propósito de comprender de manera

individual o colectiva lo que concierne a las condiciones de trabajo, su medio social y a la influencia que se tiene sobre ellos.

El desarrollo del talento humano, la educación, la formación y el aprendizaje continuo constituyen pilares fundamentales para fortalecer la empleabilidad, el desempeño laboral y la promoción de empresas sostenibles. Por ello, es fundamental que las entidades implementen programas que ofrezcan oportunidades de formación y capacitación en gestión documental, eje central de esta investigación.

El libro Cultura Organizacional y Sus Efectos en la Administración de Archivos de Schein (1990/2016) señala que, la cultura organizacional no es un concepto rígido, ya que varía entre organizaciones e, incluso, dentro de una misma institución. Por ejemplo, los empleados que trabajan dentro de estructuras burocráticas, como las entidades gubernamentales las que suelen tener claramente definidas las líneas de autoridad, haciendo más receptivos a las iniciativas relacionadas con la gestión de documentos de archivo. En contraste, aquellos que desempeñan su labor en entornos con mayor autonomía e independencia —como el ámbito académico— los cuales tienden a mostrar mayor resistencia al cumplimiento de los requisitos establecidos para la producción y gestión documental.

Dentro de la entidad organizacional existen múltiples culturas, y se manifiestan en los niveles de la organización, a nivel de un grupo o subgrupo operativo. Como lo expresa el libro de Schein (1990/2016), evidenciando una alta diferenciación en la gestión presentes en una institución, generando una alta diversificación de enfoques hacia la gestión documental, lo que conlleva a complicar la implementación de estándares y normativas generales, por eso se hace necesario diseñar estrategias que sirvan a esta multi pluralidad étnica.

Por esta razón, resulta fundamental que las organizaciones establezcan políticas claras, específicas y estructuradas en contenido de gestión documental y administración de archivos, las que

deben estar diseñadas para incluir los aspectos relacionados con el control de la información (ARN, 2020), adaptándose a las necesidades específicas de la organización.

Una gestión documental no solo asegura el cumplimiento normativo y la transparencia institucional, sino que también contribuye a la optimización de los procesos internos, al facilitar la toma de decisiones basada en información confiable (Arango, 2006). Asimismo, permite preservar el patrimonio documental de la organización, aspecto crucial en un contexto donde la información se constituye como un recurso estratégico esencial, cuyo manejo incide directamente en la eficiencia operativa y en la capacidad de las instituciones para alcanzar sus objetivos organizacionales. Por lo tanto, la implementación de políticas de gestión documental y capacitación interna deben ser una prioridad para garantizar que los profesionales del archivo en la entidad realicen sus labores respetando las normativas, en este caso del AGN e internas de la entidad. Es necesario considerar en qué instituciones y en qué condiciones se ha impartido la formación en archivística en Colombia, ya que al realizar un análisis de la evolución de esta disciplina en el contexto nacional establece los niveles de conocimiento en la entidad, ya que anteriormente con un nivel básico de un curso de archivo se vinculaba el personal que presta este servicio, pero con la evolución educativa en el país la vinculación se realiza con formación básica, técnica, tecnológica o profesional. Conocer estos antecedentes resulta crucial para entender las necesidades actuales para la vinculación de personal a las actividades de los archivos, de esta manera las exigencias de las entidades para dar cumplimiento a la normativa han impulsado que la población interesada en trabajar en archivos debe acceder a esta formación.

Así mismo, las escuelas de archivos y gestión documental en el país se han basado en los cambios que han tenido lugar en los modelos educativos, los cuales han sido influenciados por las actualizaciones legislativas, transformaciones sociales y avances tecnológicos que han redefinido las demandas del entorno laboral y profesional, debido a que la educación en archivística no es estática;

su evolución refleja los requerimientos normativos de organismos como, el Archivo General de la Nación y las necesidades específicas de las instituciones públicas y privadas, en el que se determinan los enfoques y contenidos de los programas académicos.

Por lo anterior, se debe evaluar cómo estas dinámicas han moldeado los planes de estudio, las metodologías de enseñanza y los recursos disponibles en las instituciones que ofrecen formación en archivística. Es así, que se hará un recorrido de la formación que se ha desarrollado en el país en cuanto a formación archivística que ha tenido diversas nominaciones atendiendo los retos tecnológicos y normativos que han llevado a las instituciones a contar con personal competente para este campo En cuanto a la oferta académica relacionada con el campo de la archivística en Colombia, esta tuvo sus inicios en el año 1971, cuando se creó el primer programa de pregrado en archivística a nivel nacional., sentado las bases para el desarrollo y consolidación de programas educativos enfocados en la archivística y la gestión documental, los cuales se han diversificado y ampliado con el tiempo en Colombia.

Gracias a esto, se han establecido programas de niveles académicos, incluyendo pregrado, técnico, tecnológico y de especialización, ofrecidos tanto por instituciones públicas como privadas, las cuales han contribuido al desarrollo de la educación en esta área, reconociendo a los funcionarios capacitados para cumplir las necesidades de las organizaciones en términos de manejo y conservación de la información.

Instituciones como la Universidad de La Salle, la Pontificia Universidad Javeriana, la Universidad del Quindío, la Universidad de Antioquia, entre otras, han liderado la creación y promoción de programas académicos en gestión documental. Estos programas no solo han buscado formar profesionales con competencias técnicas y teóricas sólidas, sino que también han promovido

la investigación y la innovación, entendiendo que la archivística es un campo en constante evolución, influido por avances tecnológicos y las transformaciones normativas. A su vez, además de atender las necesidades educativas, estas universidades han trabajado con entidades públicas y privadas, en las que apoyan el desarrollo de sistemas de gestión documental adaptados a los contextos organizacionales específicos, en los que se ofrecen cursos de capacitación a la medida de las necesidades de las entidades.

De esta manera, han contribuido a garantizar que las organizaciones en Colombia cuenten con personal capacitado para enfrentar las labores relacionadas con el uso de la información, desde su producción hasta la conservación a largo plazo, lo que fortalece la transparencia, memoria institucional y el cumplimiento de la normativa vigente; Este crecimiento en la oferta académica ha posicionado a Colombia como un referente en la formación archivística en la región, lo que demuestra un compromiso constante con la profesionalización y la calidad en la formación de profesionales de archivo.

De esta manera, estas son las instituciones de educación superior que brindan formación en gestión documental y archivística de carácter pregrado y posgrado. La Universidad La Salle, creó en el año 1971 el Programa pregrado en Bibliotecología y Archivística en el año 1994 estableció la especialización en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos. En 2024 cuenta con el programa de pregrado en Bibliotecología y estudios de la información, además del programa pregrado de Archivística e Inteligencia de Negocios, ambos de modalidad virtual, teniendo enfoques dentro del perfil profesional de sus egresados. Igualmente, la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, en 2018 se fundó el programa de pregrado en Archivística y Gestión de la Información Digital. El perfil ocupacional de sus egresados no solo incluye formación técnica y científica para desarrollar procesos de gestión documental, sino también una alta capacidad de gestión (Universidad de La Salle, s.f.).

La Universidad del Quindío, en 1986 fundó el programa de pregrado Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística, que cuenta con una modalidad virtual, enfatizando en la capacidad de gestionar información en empresas públicas y privadas. Así mismo, la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Tunja oferta desde el año 1998 el programa de especialización en Archivística, dirigida a profesionales de estas áreas del conocimiento y la Universidad Javeriana fundó el programa de especialización en Archivística, en el año 1998. Actualmente oferta el programa de pregrado Ciencia de la Información, Bibliotecología y Archivística Palacios (2007-2015), destacando su preparación para un campo laboral amplio. En Colombia, existe una demanda diversa de profesionales en gestión documental y archivística, en cuanto a funciones, cargos y niveles de experiencia. Por ello, se ofrece formación técnica y tecnológica en esta área. Un ejemplo destacado es la Universidad de Antioquia, que cuenta con la Escuela Interamericana de Bibliotecología, fundada en 1956, desde la cual se ofrece el programa de Tecnología en Archivística en modalidad presencial o mixta, resaltando la interdisciplinariedad y la investigación formativa como ejes del proceso educativo (Universidad de Antioquia, s.f.). Asimismo, la Fundación Universitaria para el Desarrollo Humano – UNINPAHU, ofrece desde el año 2001 el programa de Tecnología en Administración de Sistemas de Información y Documentación, centrado en desarrollar en el egresado la capacidad de brindar soluciones y gestionar la información en su contexto.

Por su parte, la Universidad Católica de Manizales ofrece, desde 1999 el programa de Tecnología en Documentación y Archivística en modalidad a distancia, ampliando las oportunidades de formación en el área a nivel nacional.

La Corporación Tecnológica de Bogotá ofrece el programa de Tecnología en Gestión de Sistemas de Información Documental y Archivística en modalidad presencial. Por su parte, la

Universidad de Educación y Desarrollo imparte, también de forma presencial, el programa de Tecnología en Gestión de Sistemas de Información y Documentación.

Asimismo, el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) ofrece el programa Técnico en Asistencia en Organización de Archivos y el programa Tecnólogo en Gestión Documental. Estos están dirigidos a aprendices que se forman en dos etapas: la lectiva y la productiva, en las cuales desarrollan habilidades y destrezas en el área, contribuyendo a que las organizaciones productivas del país cuenten con archivos debidamente organizados (SENA, 2022).

Sin embargo, uno de los desafíos en este ámbito de formación, radica en parte del personal de planta encargado de la gestión documental el cual no cuenta con un perfil profesional acorde, ni tiene las competencias que son fundamentales para trabajar con los aprendices articuladamente (Beltrán y Beltrán, 2023). Esto pone en evidencia la necesidad de establecer programas de capacitación continua y de actualizar las competencias de los empleados, garantizando una gestión documental que cumpla con las exigencias normativas, organizacionales y tecnológicas actuales. Este esfuerzo por mejorar la formación y el desempeño profesional es esencial para avanzar hacia una cultura organizacional sólida en materia de gestión documental en todo el país. La oferta a nivel nacional de programas de técnico, tecnólogo, pregrado y especialización, se indica que existen profesionales capacitados para ejercer en las áreas del campo laboral que ofrece la archivística, sin embargo, tal como menciona Zapata Cárdenas (2008): En cuanto al personal vinculado en archivos municipales, el nivel de capacitación que posee es dispar, y se estima que hay que fortalecer la formación técnica del personal para que sea capaz de ejercer labores de coordinación de archivos según con la categoría de cada municipio. (p. 158) Esto quiere decir, que en los archivos existe personal con niveles de capacitación y desarrollo de competencias que, en ocasiones, no son capaces de cumplir con los requerimientos técnicos de la

institución, encontrando la carencia de un modelo de capacitación estandarizado con el que debe contar cada institución para contar con profesionales capacitados según las necesidades específicas de cada institución.

Asimismo, se observa que en los programas de pregrado y posgrado se fomenta el desarrollo de competencias relacionadas con la investigación, lo que significa una base esencial en la formación de los profesionales del ámbito archivístico, ya que estas competencias no solo facilitan a los estudiantes abordar problemas complejos desde una perspectiva analítica y crítica, sino que también les facilitan la generación de soluciones innovadoras adaptadas a los contextos laborales específicos en los que se desempeñan, así como el cumplimiento de las normativas establecidas por el Archivo General de la Nación y las disposiciones de cada institución.

Sin embargo, esta formación en investigación constituye una carencia notable en los niveles técnico y tecnólogo, donde se prioriza la adquisición de habilidades prácticas para desempeñar labores de gestión documental, pero no se desarrollan dichas competencias. Esto limita la capacidad de los técnicos y tecnólogos en cuestión de resolución de problemas dentro del archivo, así como la capacidad de adaptación a los cambios, incluyendo avances tecnológicos, actualizaciones normativas y transformaciones en las necesidades organizacionales. En este sentido, resulta imprescindible que los programas de formación técnica y tecnológica incorporen módulos o componentes que fomenten la investigación aplicada.

El estudio de Zapata et al. (2008) identifica las áreas que deben fortalecerse dentro de la formación archivística a nivel nacional, las cuales se consideran como base para la propuesta del plan de capacitación, en concordancia con el objetivo de esta investigación. Dichas áreas incluyen: Planeación, historia, legislación archivística, análisis de la información, uso y aplicación de tecnologías de la información y la comunicación (TIC), servicios de información, restauración

y conservación básica de documentos con prácticas adecuadas, elaboración y aplicación de tablas de retención documental. (Zapata, 2011, p. 159) En cumplimiento con la normativa vigente, así como la descripción archivística. Las anteriores áreas son fundamentales en el plan de capacitación, debido al uso constante que tienen en el desarrollo laboral de cualquier profesional de archivo, además de promover su crecimiento profesional en general.

La institución SENA cuenta actualmente con un programa de gestión documental diseñado en el año 2016, el cual se fundamentó en un diagnóstico realizado en 2015 (ARN, 2020). Dicho diagnóstico evaluó el nivel de organización de los archivos institucionales, identificando patologías de tipo físico, digital y prácticas inadecuadas por parte del personal encargado.

Este programa ha sido implementado en los procesos de formación de los funcionarios del Centro Agroforestal. En el marco de esta evaluación, la Secretaría General, a través del Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General, con sede en Bogotá D.C., estableció una serie de lineamientos orientados al cumplimiento de la política archivística institucional, incluyendo el programa y el manual de gestión documental, así como procesos, procedimientos e indicadores (AGN, 2020). Como resultado, se evidenciaron deficiencias en la gestión documental de la entidad, lo cual dio lugar a una serie de recomendaciones para su mejora Se recomendó implementar un fortalecimiento integral del personal encargado de la gestión documental en las regionales, con especial énfasis en la Regional Putumayo. Esta recomendación contempla tanto el incremento del número de personas asignadas a esta función como el desarrollo de competencias laborales especializadas. Dicho fortalecimiento debe estar alineado con las necesidades y particularidades propias de la regional, de modo que el equipo humano cuente con las capacidades técnicas, administrativas y normativas necesarias para garantizar una gestión documental de alta calidad.

También se recomendó la vinculación de profesionales especializados en gestión documental, que ocupen puestos de planta, lo que permitiría un liderazgo sólido y continuo hacia el equipo de trabajo. Hasta el año 2024, la Regional Putumayo ha contado con un Técnico en Asistencia de Organización de Archivos como responsable de liderar los procesos del archivo en la región, pero se evidencia la necesidad de ampliar y diversificar el equipo, buscando tener profesionales preparados para las demandas y complejidad de su cargo.

En cuanto a la planta física, debe contar con depósitos de archivo que cumplan con estándares técnicos para la conservación de los documentos producidos por la entidad, los cuales deben estar diseñados y equipados para manejar el crecimiento anual en la volumetría de los documentos, minimizando riesgos de deterioro y pérdida.

Para lograr lo anterior, se recomendó disponer de equipos especializados como extintores, deshumidificadores, ventiladores y equipos de medición ambiental, los cuales identifican las condiciones óptimas de temperatura, humedad y ventilación, para conservar los documentos en corto plazo, asegurando también la protección del patrimonio documental de la entidad. De igual manera, se recomendó desarrollar: planes de mantenimiento preventivo y capacitación; en el uso de estos equipos, con el objetivo que el personal a cargo esté preparado para gestionar las condiciones ambientales del archivo de forma continua.

Asimismo, se estableció la conformación y estructuración del Archivo Histórico de la entidad, en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 (Colombia, 2000), la cual contempla, entre otros aspectos, la obligación de suministrar elementos de protección personal a los servidores públicos que desempeñan funciones relacionadas con la gestión documental y la administración de archivos. También se enfatizó la necesidad de concientizar al servidor público sobre la optimización de los recursos tecnológicos, promoviendo una cultura de cero papel, así como la implementación y uso de los instrumentos archivísticos suministrados por el Grupo de Administración de Documentos.

De este modo, se busca lograr una articulación integral de la gestión documental electrónica con los procesos, procedimientos e instrumentos archivísticos de la entidad, fortaleciendo una de las tendencias más relevantes y necesarias en la actualidad. Esto no solo permite la modernización de los sistemas de gestión documental, sino también garantiza la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos generados por la institución, en concordancia con el crecimiento anual de este tipo de documentos (ARN, 2020).

Para esto, es esencial contar con repositorios electrónicos seguros y diseñados bajo estándares internacionales que aseguren la integridad, autenticidad y disponibilidad de los documentos, considerando tanto las necesidades actuales como las demandas futuras del entorno institucional.

Estos repositorios deberán estar respaldados por inventarios documentales electrónicos que incluyan datos y metadatos para cada documento. Los metadatos desempeñan un papel crucial, ya que facilitan la organización, recuperación y acceso a los documentos, minimizando riesgo de pérdidas, deterioros o inconsistencias en la información. Este sistema contribuirá, además, a la conformación de un Archivo Histórico sólido y estructurado, donde se albergarán de manera segura tanto los expedientes electrónicos como las transferencias documentales electrónicas, garantizando el acceso permanente a la información en línea, promoviendo la transparencia, la rendición de cuentas y la continuidad administrativa a lo largo del tiempo.

En este contexto, resulta evidente que para alcanzar estos objetivos se requiere priorizar el manejo de los recursos humanos, económicos y físicos. En el ámbito de recursos humanos, es fundamental contar con personal calificado y comprometido, con formación específica y capacitación constante en las herramientas tecnológicas y normativas aplicables a la gestión documental electrónica. Además, los recursos económicos deben estar destinados tanto al desarrollo de infraestructuras tecnológicas, como a la adquisición de herramientas y software especializado que respalden el ciclo vida de los documentos electrónicos.

Finalmente se dejó en evidencia las necesidades del archivo del SENA en el plan de gestión documental diseñado en el año 2016 (ARN, 2020), que sigue vigente hasta la actualidad. Sin embargo, pese a estas indicaciones, en el archivo SENA Regional Putumayo continúan presentándose hasta la actualidad, inconsistencias en la gestión documental, inadecuadas prácticas y un servicio deficiente, teniendo consecuencias para la entidad, por lo cual se identifica la necesidad de capacitar a los profesionales para mejorar la calidad del archivo dentro de las posibilidades y limitantes físicos de los , además de formar un equipo de trabajo más apto desde la parte de contratación de la entidad, para tener un flujo de trabajo eficiente y actividades laborales relacionadas. Representa al 12.5% de la población las categorías y subcategorías de análisis facilitaron el desarrollo de la investigación al direccionar las herramientas utilizadas en las actividades a realizar hacia los temas que involucran la investigación, con el fin de establecer relaciones que aporten a los actores que participan en el proceso elementos estructurados para la comprensión y evaluación de los contenidos sistemáticos propuestos en la investigación.

2.2.1 Gestión Documental

La gestión documental se define como un “conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación” (Archivo General de la Nación [AGN], s.f., parr. 4).

En este sentido, la gestión documental debe desarrollarse conforme a los procesos normativos establecidos, incorporando buenas prácticas profesionales por parte del personal encargado. En Colombia, el Archivo General de la Nación (AGN, 2020) ha definido ocho procesos fundamentales que componen la gestión documental: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración.

2.2.2 Archivo

Según AGN Colombia (2006) el archivo se define como:

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución. (p. 2) Son producidos, además, para los ciudadanos, en función del testimonio o como fuente de la historia. También se define, Archivo, con A mayúscula, a la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Los archivos son gestionados por un individuo o entidad, siendo así fundamental reconocer su curso durante las actividades de dicha organización o individuo, teniendo en cuenta, además, el propósito del archivo y su lugar de gestión. Universidad Politécnica Salesiana (s.f.) “el archivo no solo es el espacio físico donde se almacenan "papeles que han perdido su vigencia administrativa o un espacio alternativo para acumular cajas llenas de papeles" sino que se convierte en ser parte de un sistema de gestión documental. Sistema que inicia desde la creación del documento, tramitación y conservación” (parr. 6). Esto resalta que los archivos son fundamentales no solo para la administración interna o almacenamiento de datos, sino que su gestión se refleja también en el servicio al cliente, a la comunidad e incluso a una preservación cultural e histórica.

Por su parte, Comunidad Baratz (2025), señala que “El carácter esencial de los archivos para garantizar una gestión eficaz, responsable y transparente, para proteger los derechos de los ciudadanos, asegurar la memoria individual y colectiva y para comprender el pasado, documentar el presente para preparar el futuro” (parr. 15), entendiendo el valor del archivo desde la amplitud de su uso en contextos, resaltando su papel crucial en la preservación de la historia y la identidad cultural, así como el funcionamiento de las instituciones que sirve para mantener un precedente de las

decisiones administrativas de cada institución y registrar todo lo necesario para tomar decisiones futuras.

La archivística, como disciplina, abarca los principios y metodologías necesarios para la creación, organización, conservación y difusión de los archivos. Cárdenas-Gilches (2022) enfatiza que “La adecuada gestión de los archivos en las entidades de la administración pública es clave para garantizar la transparencia de los actos de gobierno y por ende para la protección del derecho de acceso a la información pública”. Esto implica que la archivística no solo se ocupa de la preservación física de los documentos, sino también de su organización y acceso, teniendo en cuenta, además que en la contemporaneidad es necesario contar con planta física y con archivo digital, facilitando el acceso al público a quien va dirigido el archivo, pero planteando la necesidad de una gestión eficaz.

2.2.3 Capacitación

Comprende los procesos de formación con el objetivo de desarrollar conocimiento, habilidades y competencias. Se realiza mediante actividades formativas, que están diseñadas con el fin de generar conocimiento desde el aprendizaje teórico y práctico, marcando estas, el desarrollo de cada competencia que requiera desarrollar el individuo, con el objetivo de desempeñar sus labores profesionales.

Se entiende por capacitación como conjunto organizado de procesos educativos no formales, dirigidos a promulgar conocimientos o desarrollo de habilidades de un individuo con el fin de fomentar la capacidad individual o colectiva de una institución en mejora de la prestación de sus servicios a la comunidad. También se entiende como estrategias con objetivos específicos que requieren alcanzar para las metas de la organización.

Así, según el Artículo III del Sistema Nacional de Capacitación, es necesario tener en cuenta como parte del sistema de capacitación sus componentes, siendo estos: Disposiciones legales, como

el plan nacional de formación, capacitación y planes institucionales. Se estipula en el artículo V los Objetivos de la Capacitación y en el artículo VI los Principios Rectores de la Capacitación. El Ministerio de Educación Nacional (MEN, 2020) estipula que los planes de capacitación de las entidades públicas deben estar fundamentados en estudios técnicos que identifiquen las necesidades y requerimientos tanto de las áreas de trabajo como de los empleados, con el fin de diseñar planes anuales institucionales que fortalezcan las competencias laborales. Esta directriz se encuentra respaldada en el Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se reglamenta parcialmente la Ley 2114 de 2021 en Colombia.

De acuerdo con lo anterior, en el proceso de capacitación, debe tenerse en cuenta las necesidades específicas del profesional, según su actividad laboral, además de las condiciones educativas e institucionales con las que se cuenta, de forma que, la capacitación sea coherente y que permita la gestión de la información de la entidad y lograr un servicio satisfactorio que garantice el derecho de los funcionarios, empresarios, aprendices y de los clientes internos y externos de la entidad.

Las subcategorías establecidas en la categoría de Gestión Documental son el Acceso y Consulta de Información y Conservación del patrimonio documental. Para la categoría de Capacitación se establecen las categorías de Buenas Prácticas, Competencias Laborales y Estrategias.

2.2.4 Acceso y Consulta de Información

La búsqueda y revisión de datos constituyen pasos esenciales en la administración de la información, ya que facilitan a los usuarios localizar, acceder y utilizar los datos, documentos o recursos informativos. Como lo plantea Floridi (2010), el acceso a la información implica la disponibilidad y posibilidad de uso de los recursos informativos, lo que contribuye a la equidad y a la democratización del conocimiento.

Asimismo, la revisión de datos requiere herramientas que faciliten una recuperación la transparencia y la facilidad de uso (Lau et al., 2021). Las normativas en bibliotecas y archivos establecen que estos procesos deben ser respaldados por sistemas de búsqueda y recuperación alineados con estándares internacionales, como los propuestos por la UNESCO (2003). Conservación del patrimonio documental. La obtención y revisión de datos en la gestión de documentos se refiere a los métodos que facilitan a los usuarios hallar, recuperar y usar los documentos, ya sean digitales o físicos, asegurando que la información esté disponible y sea fácil de usar. Para la gestión documental, cada uno de estos métodos resulta fundamental “para efectuar la trazabilidad y garantizar el cumplimiento de los procesos dando como resultado el seguimiento y validación de indicadores, así como garantizar la integridad de la información contenida en el archivo y registros correspondientes” (Cárdenas-Giler et al., 2018, parr. 52). Las normas y las mejores prácticas establecidas por organismos internacionales, como la ISO 15489, señalan que la gestión del acceso y la revisión debe incluir sistemas de clasificación, inventario y recuperación que agilicen la búsqueda rápida y segura de los documentos, fomentando la protección de la información y facilitando su revisión según las políticas de acceso establecidas (ISO, 2016). Además, la gestión documental debe estar enfocada en permitir un acceso controlado y autorizado para asegurar la confidencialidad y la integridad de los documentos (Voutssas, 2010).

2.2.5 Buenas Prácticas

Las buenas prácticas, según el Departamento Nacional de Planeación (DNP, 2021), en archivística se refieren a un conjunto de principios, métodos y procedimientos que aseguran una gestión efectiva de los archivos, promoviendo la organización, conservación y acceso a la información. Además, son fundamentales para enfrentar los retos que presenta la era digital en la gestión de documentos, ya que garantizan no solo la preservación de la información, sino también su accesibilidad a largo plazo (Poveda et al., 2022).

En gestión documental, las prácticas correctas son la base para el desarrollo de sistemas archivísticos que respondan a las necesidades cambiantes de las organizaciones. En este sentido, el AGN (2018) menciona que: las buenas prácticas en la gestión de archivos deben adaptarse a las nuevas tecnologías y estándares de preservación digital, asegurando que la información sea accesible y utilizable en el futuro. Esto implica la implementación de normativa existente que regula la creación, organización y conservación de los documentos, significando una actualización constante ante herramientas y necesidades que surjan con el paso del tiempo, como también la capacidad de conservar los documentos en largos periodos de tiempo, preservando su integridad y acceso. Además, Blas Cruz (2021), resalta que: la creación de metadatos y su gestión son componentes clave de las buenas prácticas archivísticas, ya que facilitan la identificación y el acceso a la información dentro de los archivos, resaltando el enfoque sistemático y metodológico en la organización de archivos, el Ministerio de Justicia y del Derecho (2024) destaca que este aspecto es fundamental para garantizar la eficiencia en la gestión documental dentro de cualquier entidad, además de asegurar que dicha gestión se mantenga alineada con la normativa vigente.

En el caso de Colombia, para concluir, las buenas prácticas en archivística son esenciales para la gestión de documentos en cualquier entidad, promoviendo la preservación y accesibilidad de la información. La adaptación a nuevas tecnologías, el desarrollo de políticas y la creación de sistemas de metadatos son clave para las organizaciones enfrentar los desafíos contemporáneos en la gestión documental (AGN, 2020), para lo cual deben cumplirse la buenas prácticas establecidas por la norma desde el Archivo General de la Nación y las propias entidades, siendo así fundamental cada nivel de profesionales por los que pasa un documento en sus procesos, los cuales deben ser llevados con atención desde su planta física hasta su archivo digital y plataformas correspondientes, de modo que sea accesible y conservado en el tiempo.

2.2.6 Competencia Laboral

La competencia laboral se entiende como la capacidad efectiva para ejecutar una actividad laboral específica; no se refiere a una posibilidad de éxito, sino a una habilidad real, demostrable y validada en el entorno de trabajo (Vargas, 2004). En este sentido, las competencias laborales son capacidades susceptibles de ser desarrolladas a través de procesos de formación y capacitación, y se encuentran en constante actualización, adaptándose al contexto en el que se desempeña el profesional para responder a los requerimientos del entorno laboral (Ducci, 1997). La competencia laboral definirse como una construcción social de aprendizajes útiles para el desempeño productivo en situaciones reales de trabajo. Esta no se adquiere únicamente a través de la instrucción formal, sino también —y en gran medida— mediante el aprendizaje experiencial en contextos concretos de desempeño laboral (Ducci, 1997).

También se define como una construcción que nace a partir de una fusión de recursos como lo son el conocimiento, aptitudes, cualidades, recursos del entorno, documentos, etc. para lograr un desempeño alto en la aplicación laboral.

El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), al contratar profesionales en el área de gestión documental, establece un conjunto de competencias laborales esenciales para el desempeño de sus funciones. Estas incluyen: orientar y facilitar el acceso a la información contenida en los documentos de archivo; ejecutar los procesos de gestión documental conforme a los requerimientos de la entidad y la normatividad vigente; elaborar documentos relacionados con archivos siguiendo las pautas y políticas institucionales; y registrar y distribuir los documentos archivísticos de acuerdo con la normativa y lineamientos establecidos (Agencia para la Reincorporación y la Normalización [ARN],

2020).

De la misma manera, se espera que los profesionales en gestión documental sean capaces de organizar documentos de archivo mediante la aplicación de procesos técnicos y principios archivísticos, conforme a las políticas empresariales. Asimismo, deben realizar transferencias

documentales en cumplimiento del ciclo vital del documento, y brindar un servicio de información, orientado a la consulta y fundamentado en el cumplimiento de la legislación vigente, así como en la atención a los usuarios (Agencia para la Reincorporación y la Normalización [ARN], 2020). Estas funciones demandan habilidades adaptativas por parte del personal.

2.2.7 Estrategias

Las estrategias son herramientas empleadas en las actividades de capacitación dentro de las organizaciones para facilitar el aprendizaje. Estas comprenden métodos, técnicas y recursos utilizados por instructores y participantes durante el proceso educativo:

las estrategias hacen referencia a las actividades, métodos, técnicas y recursos que utilizan los profesores y alumnos en el proceso de aprender. Median para que el estudiante tenga un desarrollo cognitivo adecuado, por eso también se conocen como estrategias para la mediación pedagógica, formas de enseñanza o actividades didácticas. (Parra y Keila, 2010, citados por Apolo, 2025, p. 11) La identificación de las categorías de análisis surgió a partir de la construcción del marco teórico teniendo en cuenta los conceptos definidos que proporcionaron claridad para los elementos estudiados durante el proceso, a través de unidades de análisis de acuerdo al objetivo y alcance, basados en los textos y autores consultados, facilitando delimitar las nociones establecidas en el marco de la investigación. Así mismo se definieron las subcategorías de análisis en la profundización de los contenidos, que a través de la clasificación de la información y las variables que se involucran en la investigación, resultaron fundamentales para conformar los temas a desarrollar durante el proceso.

2.3 Contexto Institucional

La presente investigación se fundamenta en el estudio del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), una entidad pública colombiana creada mediante la Resolución 118 de 1957 por la Junta

Militar de Gobierno. Esta institución tiene como misión ofrecer formación profesional integral gratuita a los ciudadanos, con el propósito de fortalecer el desarrollo económico, social y tecnológico del país

(SENA, 1957)

El SENA se distingue por su compromiso con la capacitación técnica y tecnológica de la población, así como por su apoyo continuo al mejoramiento de las competencias laborales. Su labor ha contribuido al aumento de la productividad en las empresas, al igual que al fortalecimiento de la competitividad en sectores clave como el industrial, el comercial y el empresarial, posicionándose como un referente nacional en educación para el trabajo y el desarrollo humano.

2.3.1 Misión

La misión institucional del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) está orientada a cumplir el mandato estatal de invertir en el desarrollo técnico y social de los trabajadores colombianos. De acuerdo con la Ley 119 de 1994 de Colombia, el SENA tiene como propósito ofrecer y ejecutar formación profesional integral que permita la vinculación y el desarrollo de las personas en actividades productivas, contribuyendo así al progreso social, económico y tecnológico del país (Congreso de Colombia, 1994).

2.3.2 Visión

Según el SENA (2015), la entidad proyecta que:

Para el año 2026, el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA estará a la vanguardia de la cualificación del talento humano, tanto a nivel nacional como internacional. Esto se logrará a través de la formación profesional integral, el empleo, el emprendimiento y el reconocimiento de aprendizajes previos. El objetivo es generar valor público y fortalecer la economía campesina, popular, verde y digital, siempre con un enfoque diferencial orientado a la construcción del cambio, la transformación productiva, la soberanía alimentaria y la

consolidación de una paz total, materializando así la autonomía territorial, y promoviendo la justicia social, ambiental y económica. (parr. 3) Figura 1 Estructura orgánico funcional del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Fuente. Organigrama, SENA, (s.f.).

2.3.3 Objetivos Sena

El SENA (2015) ha planteado los siguientes objetivos:

o Dar formación profesional integral a los trabajadores de las actividades económicas, y a quienes, sin serlo, requieran dicha formación, para aumentar por ese medio la productividad nacional y promover la expansión y el desarrollo económico y social armónico del país, bajo el concepto de equidad social redistributiva. o Fortalecer los procesos de formación profesional integral que contribuyan al desarrollo comunitario a nivel urbano y rural, para su vinculación o promoción en actividades productivas de interés social y económico.

o Apropiar métodos, medios y estrategias dirigidos a la maximización de la cobertura y la calidad de la formación profesional integral.

o Participar en actividades de investigación y desarrollo tecnológico, ocupacional y social, que contribuyan a la actualización y mejoramiento de la formación profesional integral.

o Propiciar las relaciones internacionales tendientes a la conformación y operación de un sistema regional de formación profesional integral dentro de las iniciativas de integración de los países de América Latina y el Caribe.

o Actualizar, en forma permanente, los procesos y la infraestructura pedagógica, tecnológica y administrativa para responder con eficiencia y calidad a los cambios y exigencias de la demanda de formación profesional integral. (SENA, parr. 1-6)

Capítulo III. Marco Metodológico

La ruta metodológica de esta investigación tendrá un enfoque mixto que facilite la comprensión de la realidad educativa y laboral de los funcionarios del SENA Regional Putumayo. Así mismo, el tipo de investigación es descriptivo-analítico, el cual describe las características del conocimiento en gestión documental para identificar las necesidades de capacitación que requieren las personas objeto de esta investigación. De esta manera, se aplica una entrevista y se realiza una matriz de análisis.

La entrevista facilita la medición y el diagnóstico de las competencias en gestión documental que tienen los funcionarios, la cual identifica los temas de interés para la construcción de la propuesta de capacitación, se realiza con preguntas abiertas y cerradas que orientan la conversación hacia los temas de interés, pero también ofrecen flexibilidad para explorar aspectos emergentes según el desarrollo de cada entrevista. Del mismo modo, se realiza la matriz de análisis que tiene como fin presentar información que no es evidente con el fin de interpretar y relacionar los temas en que se deben orientar la capacitación.

3.1 Enfoque

La ruta metodológica de esta investigación se basará en un enfoque mixto. Según Creswell (2014), este enfoque permite una interpretación más completa de los resultados, ya que combina la medición objetiva propia del enfoque cuantitativo con el análisis interpretativo del enfoque cualitativo. La elección del enfoque mixto responde a la necesidad de dar cumplimiento a los objetivos de la investigación, desde el análisis de datos empíricos recolectados a través de encuestas como la revisión y comparación de buenas prácticas mediante el uso de una matriz analítica. Este enfoque no solo comprende las realidades educativas y laborales de los funcionarios del SENA Regional Putumayo en el área de gestión documental, sino que también reconoce la

interpretación del contexto al analizar los datos obtenidos. Es así como, el enfoque mixto facilita una comprensión de las experiencias y la percepción del sujeto de estudio, en este caso, los profesionales de archivo, facilitando captar la complejidad de su entorno laboral. El método se basa en comprender un fenómeno particular en su entorno real como es el estado de la capacitación de los funcionarios del SENA en una región específica.

3.2 Tipo de investigación

Como investigación de tipo descriptivo-analítica, se buscará describir las características del fenómeno estudiado y realizar un análisis coherente según la información obtenida, identificando patrones en las necesidades educativas de los trabajadores. Según Yin (2006) apunta que si se busca sustentar propuestas de intervención a partir de modelos existentes el método comparativo es adecuado. Lo cual implica que esta comparación de buenas prácticas permite establecer los propios componentes más acordes al plan de capacitación propuesto.

Este tipo de investigación se observa los componentes esenciales del fenómeno y ofrecer una explicación posterior a análisis, lo cual se logrará mediante la implementación de una encuesta como técnica de recolección de información, ya que explorar las percepciones y experiencias subjetivas de los participantes, adaptando la encuesta según las circunstancias (Hernández, 2018), genero un conocimiento a profundidad de las particularidades en la vida laboral y académica de los profesionales.

3.3 Método

Se adoptará el método de estudio de caso, que según Simons (2011), se caracteriza por ser una investigación exhaustiva y contextualizada, orientada a comprender un fenómeno particular en su entorno real. Este método se basa en la recopilación y análisis de evidencias, prestando especial atención al contexto y a la complejidad inherente al caso estudiado. Simons también resalta que "el estudio de caso cualitativo es una metodología especialmente apropiada para analizar problemas de

práctica educativa" (2011, p. 19), lo que la convierte en una herramienta ideal para los objetivos de la presente investigación.

Según esta autora, “el estudio de caso cualitativo valora las múltiples perspectivas de los interesados, la observación en circunstancias que se producen de forma natural y la interpretación en contexto” (Simons, 2011, p. 18). Con esta revisión de registros, se evidencia las normativas y cumplimiento de las buenas prácticas evidenciados en los documentos de la entidad, contando así, con una primera base de contextualización, en la cual se logrará la identificación y jerarquización de las carencias en competencias, además, de contribuir a la caracterización de la población a la cual estará dirigido la propuesta del plan de capacitación, los resultados obtenidos deberán ser analizados mediante un proceso riguroso de filtrado, categorización y organización, considerando variables clave como el nivel de formación de los profesionales, las competencias laborales existentes, las carencias identificadas, las fortalezas evidenciadas, las necesidades pedagógicas específicas y la disponibilidad horaria para el desarrollo de las actividades formativas.

En este caso específico, la investigación se desarrollará en la institución SENA, con el propósito de diseñar una propuesta del plan de capacitación adaptado a las necesidades del personal de archivo. La elección de este método responde a su capacidad para explorar las dinámicas internas de una organización, identificar patrones y comprender las particularidades del entorno laboral y educativo en el que se insertan las necesidades de capacitación. Además, el estudio de caso facilita no solo diagnosticar y analizar las demandas formativas del personal, sino también proponer una propuesta de capacitación y coherente, que responda a las necesidades educativas identificadas.

3.4 Técnica

Como técnicas de recolección de información se utilizarán la encuesta y la matriz de análisis. La encuesta será aplicada de manera individual a cada profesional que haga parte de la muestra seleccionada, esto con el propósito de realizar un diagnóstico de competencias. Estas competencias,

previamente identificadas, servirán de base para la construcción del instrumento. Para ello, se realizará una revisión documental, entendida como:

La exploración exhaustiva de textos y documentos sobre un tema en particular. Se usa esta técnica para seleccionar y extraer información sobre la variable, desde ópticas abordadas, con el fin de profundizar en sus conocimientos sobre el tema y la variable en términos de integración, corroboración y crítica. (Useche et al., 2019, p. 48) Esta revisión se aplicará específicamente con el objetivo de recopilar toda la información posible sobre las capacitaciones en gestión documental y el desarrollo de competencias laborales, considerando las necesidades específicas identificadas a través de la encuesta, con base en una fundamentación teórica sólida.

Se eligió la encuesta como herramienta principal de recolección de información, ya que permite evaluar el contexto de una situación a partir de las opiniones y percepciones de una muestra poblacional (Avilez, 2003). En este caso, la muestra estará conformada por los funcionarios de las regionales que estén en disposición de participar. Esta técnica permite tomar decisiones fundamentadas, considerando una visión sintetizada del grupo.

Asimismo, se empleará la matriz de análisis como instrumento para el procesamiento y la organización de la información recolectada. Esta herramienta facilita la sistematización de los datos, facilita la identificación de patrones y relaciones entre las variables estudiadas. Según Useche et al. (2019), la matriz de análisis tiene como objetivo “extraer información no evidente, agrupando, relacionando e interpretando las categorías relacionadas con la situación o el evento que se estudia” (pp. 48-49).

En el contexto de esta investigación, esta matriz se aplicará a la documentación existente sobre capacitaciones en el área de archivo, desarrollo y mejora de competencias laborales, para sistematizar la información de manera estructurada. La matriz facilitará identificar patrones,

relaciones y tendencias no tan evidentes a simple vista, proporcionando una base sólida para un análisis detallado. Este proceso incluirá la clasificación y organización de los datos en categorías específicas relacionadas con las necesidades formativas del personal de archivo, asegurando así, que la información relevante esté estructurada y lista para un análisis profundo, el cual brinda información crucial en la elaboración de la propuesta del plan de capacitación.

Así mismo este instrumento facilitará las comparaciones entre fuentes y perspectivas, garantizando una visión integral del fenómeno estudiado, la identificación de áreas clave para el desarrollo de competencias laborales y también asegurando que los resultados de la investigación estén fundamentados en una base documental sólida y coherente, alineada con los objetivos.

3.5 Instrumentos

El primer instrumento es una matriz de análisis como instrumento para procesar y organizar la información recolectada, esta matriz se aplicará a los documentos de archivo existentes en la entidad sobre las capacitaciones en gestión documental, desarrollo y mejora de competencias laborales; sistematizar la información de manera estructurada, se clasificará y organizará en las categorías específicas relacionadas con las necesidades formativas de los funcionarios, asegurando así, que la información relevante esté estructurada y lista para un análisis profundo, el cual brindará información crucial en la elaboración de la propuesta de capacitación. Asimismo, la matriz de análisis facilitará realizar comparaciones entre fuentes primarias, como el Plan Institucional de Capacitación [PIC] del SENA y los planes de capacitación de otras entidades afines. Esto facilitará una visión integral sobre los procesos formativos dirigidos a los funcionarios del área de gestión documental (Zapata, 2020). El propósito es identificar las necesidades clave para el desarrollo de competencias laborales, asegurando que los resultados de la investigación sirvan como insumo para fortalecer los conocimientos relacionados con la conservación del patrimonio documental, así como el acceso y la consulta de la información gestionada por la entidad.

Además, se aplicará una encuesta, la cual constituye una herramienta fundamental en la recolección de datos cualitativos y cuantitativos. Según Folgueiras (2016), la elaboración de este tipo de guion requiere la redacción de preguntas abiertas y cerradas que se formulen de manera específica para cada una de las dimensiones clave de la encuesta. Estas preguntas orientan al tema, pero también ofrecen flexibilidad para explorar aspectos emergentes según el desarrollo de cada encuesta. En el caso de esta investigación, la encuesta estará diseñada para abordar las competencias laborales de los funcionarios responsables del archivo del SENA, regional Putumayo, las cuales constituyen el eje central del estudio. Este enfoque busca garantizar que las encuestas recopilen información relevante en torno a las habilidades, conocimientos en gestión documental y necesidades formativas del personal, además se incluirán preguntas que favorezcan la reflexión por parte de los entrevistados, fomentando respuestas significativas.

Además, se empleó la escala de Likert como instrumento para medir actitudes y percepciones en el contexto de la capacitación en gestión documental. Esta herramienta permite obtener datos cuantificables relacionados con la satisfacción, el nivel de comprensión y los desafíos percibidos por los participantes durante los procesos formativos, lo cual facilita la evaluación de la efectividad del programa (Likert, 1932). Investigaciones recientes han demostrado que el uso de escalas tipo Likert en estudios relacionados con la gestión documental permite identificar áreas de mejora y medir la adquisición de conocimientos y habilidades, lo que resulta fundamental para el diseño de programas de formación más pertinentes y eficaces (Matas, 2016).

En el contexto de la capacitación, esta herramienta es clave para obtener una retroalimentación sistemática, que se ajusta a los contenidos y metodologías de enseñanza para optimizar los resultados de aprendizaje.

3.7 Fases de la Investigación

La investigación se compone de tres fases, cuyo desarrollo finalmente facilitará la creación de una propuesta de capacitación en gestión documental para los funcionarios del SENA Regional Putumayo. Para ello, se considerarán sus competencias profesionales, su educación previa y las carencias formativas que presenten. Las fases para lograrlo son:

3.7.1 Fase I: Comparar las Buenas Prácticas de Capacitación en Gestión Documental

Las buenas prácticas en gestión documental definen los elementos fundamentales que las componen y los resultados que deben alcanzarse, estableciendo directrices y principios orientados al manejo de los archivos, tanto físicos como electrónicos. Su propósito es garantizar la disponibilidad, confiabilidad y seguridad de la información a lo largo del tiempo (Archivo General de la Nación [AGN],

2020).

En esta primera fase va a realizar una matriz de análisis, que recolecta la información necesaria para brindar un análisis crítico y relacional de los datos del contexto laboral y trasfondo conocimiento en gestión documental tanto en el SENA como en dos entidades afines, resultando así, en la identificación de las necesidades que deberá cubrir la propuesta de capacitación. Este análisis incluirá una revisión exhaustiva de documentos de archivo existente sobre gestión documental y capacitación que contribuyan a la formación del personal del archivo SENA Regional Putumayo. 3.7.2 Fase II: Diagnosticar las Competencias en Gestión Documental de los Funcionarios del SENA Regional Putumayo La segunda fase se centrará en indagar el trasfondo educativo del personal, así como su contexto laboral. Otero (2018), indica que la investigación cualitativa se vale de instrumentos de recolección de información no estandarizados, como encuestas y entrevistas cuya aplicación en esta investigación, facilitara obtener datos subjetivos sobre la percepción que los profesionales en archivística del SENA Regional Putumayo tienen respecto a sus competencias y desempeño laboral.

Se aplicará una encuesta a un grupo de profesionales con el objetivo de conocer su percepción respecto al cumplimiento de las buenas prácticas en gestión documental. Asimismo, se identificarán variables adicionales que inciden en dicho proceso, tales como la disponibilidad y adecuación de herramientas físicas y tecnológicas en la planta física. De este modo, se busca analizar cómo la infraestructura del archivo influye en la eficiencia del trabajo y en la calidad de la gestión documental, que facilite comprender el verdadero alcance de los procesos de capacitación, así como las limitaciones derivadas de factores estructurales o institucionales que no ser resueltos únicamente mediante formación académica.

Así mismo, esta aplicación facilita medir y diagnosticar las competencias en gestión documental que tienen los funcionarios de la Regional. Esto con el fin de identificar los temas de interés para la construcción de la propuesta de capacitación y la respectiva sustentación ante la dirección regional. La aplicación de la encuesta contempla aspectos como la formación académica recibida previamente por los profesionales, su experiencia laboral, las expectativas que tienen en cuestión de desarrollo profesional y la percepción de sus competencias en relación con las exigencias de su cargo en la entidad.

Esta técnica, no solo recopila información objetiva, sino también entender cómo los funcionarios valoran su propio desempeño y qué aspectos consideran en su desarrollo laboral y académico.

La encuesta se diseñará de manera que se recoja no sólo información demográfica, sino también aspectos relacionados con las expectativas de la capacitación y la experiencia formativa del personal de archivo, de modo que sea posible conocer sus experiencias a profundidad, teniendo en cuenta sus falencias y fortalezas y cómo estas influyen en la resolución de las situaciones que se presentan en su trabajo.

3.7.3 Fase III: Diseñar Estrategias Didácticas para la Propuesta de Capacitación en Gestión Documental En esta tercera fase, se van a examinar enfoques pedagógicos que enfatizan la enseñanza activa y la formación basada en competencias, siendo estas lo que busca trabajar finalmente la capacitación, facilitando así, establecer un marco teórico con el fin de generar un planteamiento coherente, así como la identificación de las tendencias y prácticas recomendadas en la capacitación en gestión documental, por medio de la revisión de casos de éxito y modelos de formación que hayan demostrado eficacia en contextos similares, reuniendo referencias prácticas para el diseño de una propuesta de plan de capacitación para el Sena Regional Putumayo.

Con el fin de diseñar una propuesta de capacitación coherente y funcional, primeramente, se diseñarán módulos de capacitación que aborden las carencias identificadas previamente, incorporando estrategias pedagógicas que promuevan la participación de los profesionales. Los módulos de capacitación serán diseñados de manera que integren tanto los componentes teóricos como prácticos de la gestión documental, con el propósito de facilitar el aprendizaje. Para ello, se incorporarán métodos pedagógicos interactivos, tales como talleres aplicados y dinámicas grupales, que promuevan la participación activa. Asimismo, se considerará el uso de herramientas tecnológicas que faciliten el acceso a recursos educativos y fomenten la colaboración entre los participantes, fortaleciendo así el desarrollo de competencias laborales en un entorno de aprendizaje flexible e innovador.

El planteamiento de la capacitación se centrará en el desarrollo de habilidades técnicas según la normativa dictada por el AGN (2020) y las necesidades propias de la entidad SENA Regional Putumayo, centrándose en el cumplimiento del rol del cargo individual de cada profesional dentro de la entidad y la enseñanza de buenas prácticas en la gestión documental, conteniendo un diseño estándar, dinámico e ilustrativo que facilite su interpretación y uso.

La identificación de las categorías de análisis surgió a partir de la construcción del marco teórico teniendo en cuenta los conceptos definidos que proporcionaron claridad para los elementos estudiados durante el proceso, a través de unidades de análisis de acuerdo con el objetivo y alcance, basados en los textos y autores consultados, que delimita las nociones establecidas en el marco de la investigación. De igual manera se definieron las subcategorías de análisis en la profundización de los contenidos, que a través de la clasificación de la información y las variables que se involucran en la investigación, resultaron fundamentales para conformar los temas a desarrollar durante el proceso.

Capítulo IV. Análisis y Discusión de los Resultados

Una vez diseñados y validados los instrumentos de recolección y análisis de la información, se procedió a estructurar un plan de concertación para las acciones a desarrollar. En este proceso se definieron los actores clave, tanto de la regional Putumayo como de otras regionales seleccionadas, con el propósito de identificar el nivel de conocimiento en gestión documental dentro de las entidades. Asimismo, se buscaron reconocer las buenas prácticas implementadas en cada regional, con el fin de establecer un análisis comparativo a través de una matriz que permitiera visualizar similitudes, diferencias y oportunidades de mejora.

De igual manera se aplicó una encuesta a los funcionarios del SENA Putumayo y de cinco Regionales con el fin de hacer un comparativo entre regionales similares, que tuvieran semejanzas en las condiciones geográficas y estructura orgánica funcional. Teniendo en cuenta el objetivo de la presente investigación se estructuró una serie de preguntas que faciliten el diagnóstico de las competencias en la gestión documental de los funcionarios y contratistas de la regional Putumayo; así mismo, este instrumento se aplicará en las regionales del SENA con el fin de comparar las buenas prácticas de las regionales y estructurar una propuesta de capacitación en gestión documental con componentes y estrategias diseñadas considerando los conocimientos de los funcionarios del SENA Putumayo.

4.1 Fase I: Comparar las Buenas Prácticas de Capacitación en Gestión Documental

En esta primera fase del trabajo, se implementó una matriz de análisis como herramienta para la recolección de información a partir de documentos institucionales del SENA Regional Putumayo y encuesta denominada Encuesta de experiencia con el plan de capacitación en gestión documental para los funcionarios del SENA Regional Putumayo a cinco regionales a fines; como se muestra en el gráfico 1 y el anexo 2 de esta investigación. Este consistió en la clasificación estructurada de los datos

relacionados con los procesos de capacitación en gestión documental, desarrollo de competencias laborales y mejora continua del talento humano de la entidad.

Figura 2 Encuesta estructurada a regionales

La información fue organizada en categorías que reflejan las necesidades formativas de los funcionarios del área de archivo, para identificar los vacíos conceptuales en gestión documental, las fortalezas de los responsables de la gestión documental en las regionales y evaluar las oportunidades de mejora que sustenten la elaboración de una propuesta del plan de capacitación. La matriz de análisis se aplicó principalmente sobre fuentes primarias, como el Plan Institucional de Capacitación (PIC) del SENA. De acuerdo con Zapata (2020), este tipo de análisis comparativo permite identificar programas de formación exitosos, como referentes en el desarrollo de propuestas formativas, facilitando así la toma de decisiones fundamentadas y adaptadas a las necesidades específicas del contexto investigado.

Contar con toda la información recopilada en una matriz permite en este estudio presentar una propuesta de plan de capacitación en gestión documental que ayude a empoderar a funcionarios y contratistas de la Regional Putumayo en el manejo de los documentos y el servicio de consulta e información.

Además, el método de mejora constante de Deming (1986), con su ciclo PHVA, nos da una hoja de ruta para transformar lo que descubrimos en acciones que fortalezcan la formación en la institución.

En pocas palabras, lo que podemos concluir al usar la matriz de análisis no solo nos da una idea clara de cómo está la capacitación en gestión documental en el SENA Regional Putumayo, sino que también nos da una base firme y con buenos argumentos para armar una propuesta que conecte lo que se necesita aprender con las mejores prácticas de archivo y los principios teóricos de calidad institucional.

Para construir la matriz de análisis se tuvo en cuenta la participación de Mocoa, Pasto, Popayán, Puerto Asís, Quibdó, San José del Guaviare y Leticia, como se observa en la gráfica No. 2. Gráfico 1 Regionales participantes

Diagnóstico de Ingreso se realizaron tres alternativas de preguntas así: ¿Recibió inducción de ingreso? ¿La regional realiza capacitación en gestión documental? ¿Conoce la normatividad archivística para los procesos de organización de archivos?

Sobre esta respuesta a pesar de ser la misma Entidad las regionales no están estandarizadas en su respuesta porque se concluir que solo el 50% recibe inducción de ingreso como se muestra en la Gráfica 3.

Gráfico 2 Diagnóstico de Regionales participantes

En la Ejecución de la Gestión Documental se establecieron las siguientes preguntas: ¿Tiene supervisión directa en el puesto de trabajo? R/ La mayoría de los funcionarios cuentan con la supervisión directa a través de las actividades relacionadas a los contratistas y en la evaluación del desempeño del personal de planta. ¿Cuenta con manual o instructivo de gestión documental para el desarrollo de sus actividades? La entidad a nivel nacional cuenta con una herramienta denominada compromISO que soporta los documentos y formatos establecidos para el cumplimiento de la Gestión Documental en la Entidad. ¿Cuenta con elementos de seguridad en salud ocupacional para implementación GD?

A pesar de contar con la política de Seguridad y Salud en el Trabajo, dos de los encuestados no tienen estos elementos. ¿Recibe información pertinente para la transferencia documental primaria? No todos reciben información efectiva de las transferencias documentales como se observa en el gráfico No.4 Gráfico 3 Ejecución

Para el Seguimiento y Mejora de la Gestión Documental se establecieron las siguientes preguntas: ¿Se realiza un control permanente a las actividades de gestión documental? R/ Solo en dos regionales no se realizan los controles establecidos por la entidad. ¿Es informado, de manera oportuna, de los errores que se presentan en su proceso gestión documental? R/ Putumayo y Chocó no son informados de manera oportuna. ¿Se realiza el plan de mejora para minimizar los riesgos asociados al proceso de gestión documental? Algunas Regionales realizan planes de mejora y otras

no. ¿Se realizan informes de seguimiento al plan de mejora? Putumayo y Chocó no realizan planes

de mejora.

Gráfico 4 Seguimiento y mejora

Después de realizar el acercamiento con las regionales ya mencionadas en el Gráfico 1 y teniendo en cuenta los resultados de las cuatro categorías establecidas en la matriz de análisis (Anexo

1) podemos concluir de la siguiente manera:

4.1.1 Categoría de Diagnóstico de Ingreso

Se concluye que se debe realizar y verificar a nivel de las regionales del país que se garantice la inducción para las personas que ingresan a la entidad y cuando se desarrollen nuevos lineamientos o normatividad nueva se realice reinducción en temas de gestión documental desde la parte técnica, operativa, administrativa hasta los disciplinarios, utilizando estrategias para lograr la capacitación y

establecer lineamientos claros que permita la participación en la inducción del personal nuevo y la reinducción en el personal vinculado.

4.1.1 Categoría Ejecución

Se recomienda seguir con el control a la gestión documental, pero fijando nuevas estrategias para mejorar la implementación directa en los puestos de trabajo. Establecer estrategias para socializar documentos e información relevante de la gestión documental, continuar con la cultura de seguridad y salud en el trabajo y tener en cuenta que desde la planeación documental hasta la transferencia documental primaria que es el éxito de la gestión documental se realice capacitación en los temas relacionados y además se haga control permanente a los productores documentales.

4.1.3 Categoría Seguimiento y Mejora

Los entes de control realizan estas actividades en gestión documental posterior a la acción, lo cual sirve para mejorar, pero es relevante que la entidad establezca el autodiagnóstico y tenga en cuenta las observaciones que todos estos controles realizan para corregir y mejorar. Lo ideal es corregir de inmediato ya que los reprocesos en gestión documental son onerosos y dispendiosos. Se observó que la entidad cuenta con todos los instrumentos archivísticos como Plan Institucional de Archivos, Programa de Gestión Documental, Tablas de Retención Documental, Cuadros de Clasificación Documental, Tablas de Valoración Documental, Tablas de Control de Acceso, Modelo de Requisitos, Sistema Integrado de Conservación, Formatos, Procesos, Procedimientos establecidos que de una u otra manera mantener organizados los archivos para garantizar el Acceso y Consulta de la Información y la Conservación del Patrimonio Documental de la entidad. Claro está, que no es solo contar con instrumentos archivísticos, aunque es una fortaleza para el desarrollo de la gestión que se implementen en toda la entidad con el fin de colocar en riesgo la gestión documental de la entidad y por ende el cumplimiento normativo que el SENA como entidad pública debe cumplir según lo establecido en la Ley General de Archivos de Colombia. Igualmente, en

esta investigación se evidencia que la entidad ha tenido Planes de Mejoramiento en Gestión Documental que han ido subsanando a través del tiempo.

4.1.4 Categoría Evaluación

La Oficina de Control Interno de la entidad viene trabajando de la mano con la Coordinación General de la Gestión Documental para dar cumplimiento a los planes de mejora impuestos por el Archivo General de la Nación de Colombia, sin embargo, por la alta rotación de personal. por ser una entidad y la falta de inducción, reinducción y capacitación no llega a todos los productores documentales generando desconocimiento en algunos aspectos.

La medición de la Función Pública de Colombia en varios aspectos incluida la política de gestión documental por medio del FURAG ha permitido la articulación de esta política con otras que se relacionan directamente como la de planeación para establecer un Plan Institucional de Archivos y un Programa de Gestión Documental a la medida que apoye el desarrollo de la gestión documental y la administración de archivos de manera efectiva.

Por lo anterior, se recomienda realizar capacitación en gestión documental de manera didáctica que llegue a todos los productores documentales de la entidad y que permita cumplir con los lineamientos de la entidad y cumplir con la política para brindar un buen servicio al ciudadano, garantizar sus derechos por medio de los archivos organizados y contar con información oportuna y confiable a través de la conservación del patrimonio documental para las generaciones futuras. La capacitación y la inducción son procesos fundamentales para fortalecer las competencias del personal en gestión documental, ya que contribuyen a la correcta implementación de políticas, normas y procedimientos, promoviendo la eficiencia y la conservación del patrimonio documental en las organizaciones (Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible de Colombia, 2021). La capacitación y la inducción son procesos fundamentales para los funcionarios contribuye a sus conocimientos sobre las normas de archivo e internacionales, como la ISO 15489, y las buenas

prácticas en la gestión de documentos, garantizando la protección de la información y la sostenibilidad de los archivos (Barrial, 2017). La inducción, en particular, favorece la integración del personal y fomenta una cultura organizacional orientada a la gestión de archivos y documentos, asegurando que todos los actores conozcan su rol en procesos clave (García, 2018).

4.2 Fase II: Diagnosticar las Competencias en Gestión Documental de los Funcionarios del SENA Regional Putumayo Para realizar esta fase que las competencias de las Regionales mencionadas en el Gráfico 1 de este documento se estructuró una encuesta con 19 ítems para reflejar la situación de la capacitación en gestión documental.

La encuesta se validó inicialmente con cuatro funcionarios del SENA para determinar con objetividad el diagnóstico sobre las competencias en gestión documental de los funcionarios del SENA y pertinencia de las preguntas, de esta manera se evidenció que son claras y conducían específicamente al objetivo de la investigación. Es así como se procedió a seleccionar las regionales que tuvieran el mismo contexto geográfico, estructura organizacional similares y condiciones políticosociales semejantes. Con este argumento, en las 32 regionales del SENA se seleccionaron regionales con una sede administrativa y con la integración de uno a máximo tres centros de formación profesional. Con estas condiciones se identificaron seis (6) regionales a las cuales se les aplicó el instrumento de recolección de información.

De acuerdo con lo anterior, la encuesta se aplicó en las Regionales de Cauca, Chocó, San José del Guaviare, Amazonas, Nariño y Putumayo. En la Regional Putumayo, por ser el sitio base de investigación se aplicaron a tres (3) funcionarios en las sedes de Puerto Asís y Mocoa, teniendo en cuenta que a esta Regional está dirigido el estudio de caso de esta investigación y las personas que respondieron están ubicadas en los sitios geográficos del Putumayo donde la Regional presta los servicios de formación profesional integral.

1. Se recogieron respuestas de funcionarios con cargos como: Técnicos grado 01 y 02,

Auxiliar nivel 01, Apoyo a Coordinación académica, líder de archivo, Secretaría de Dirección y Apoyo en Proceso de Gestión Documental.

2. Número de respuestas por regional:

Tabla 1 Respuestas por regional R. Amazonas R. Cauca R. Chocó R. Guaviare R. Nariño R. Putumayo

1

1

1

1

1

3

4.2.1. Diagnóstico de ingreso

En este componente se encontraron los siguientes hallazgos:

Gráfico 5 Diagnóstico

1. Recibió inducción de ingreso.

● Respuesta 1 (R. Cauca): Completamente en desacuerdo.

● Respuesta 2 (R. Putumayo): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 3 (R. Chocó): En desacuerdo.

● Respuesta 4 (R. Amazonas): En desacuerdo

● Respuesta 5 (R. Putumayo): De acuerdo.

● Respuesta 6 (R. Nariño): De acuerdo.

● Respuesta 7 (R. Putumayo): En desacuerdo.

● Respuesta 8 (R. Guaviare): De acuerdo.

Las respuestas sobre si el funcionario recibió una inducción al momento de ingresar a laborar en el archivo del SENA, se identifica una variación, encontrando que el 50% no recibió una inducción o esta fue deficiente, mientras que el otro 50% sí recibió la inducción, donde solo un encuestado que representa al 12.5% de la población encuestada, se encuentra totalmente de acuerdo, con la inducción que recibió. Respecto al regional putumayo, que cuenta con tres encuestados, se ve que la tendencia es estar de acuerdo, con haber recibido dicha inducción.

Con este panorama se evidencia que sí se hace inducción, pero al revisar la temática de esta se constata que los temas que más predominan son los administrativos, comportamentales, referente a los temas sobre gestión documental y no dan lineamientos ni orientaciones donde se encontrar la información que la entidad ha diseñado para tal fin.

2. La regional realiza capacitación en gestión documental.

Gráfico 6 Capacitación en gestión documental

● Respuesta 1 (R. Cauca): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 2 (R. Putumayo): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 3 (R. Chocó): Completamente en desacuerdo.

● Respuesta 4 (R. Amazonas): Ni de acuerdo ni en desacuerdo.

● Respuesta 5 (R. Putumayo): De acuerdo.

● Respuesta 6 (R. Nariño): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 7 (R. Putumayo): Completamente en desacuerdo.

● Respuesta 8 (R. Guaviare): De acuerdo.

Las respuestas sobre si el funcionario recibió una capacitación al momento de ingresar a laborar en el archivo del SENA, se encuentra que el 50% no recibió dicha capacitación o esta fue deficiente, señalando como observación que “La capacitación debe efectuarse por el líder del archivo” y que “No se brinda capacitación en gestión documental”. El otro 50 % de los encuestados sí recibió capacitación. De este grupo, el 37,5 % manifestó estar totalmente de acuerdo con la formación

recibida. En cuanto a la Regional Putumayo, se observa una tendencia positiva, ya que la mayoría de los participantes indicaron estar de acuerdo con haber recibido dicha capacitación. Igualmente, se evidencia que el Grupo de Gestión Documental de la Dirección General del SENA ha realizado capacitación virtual en las temáticas de interés sobre gestión documental, pero se observa la ausencia de la Regional Putumayo por la falta de una buena conectividad cuando se realizan estas actividades.

3. Conoce la normatividad archivística para los procesos de organización de archivos.

Gráfico 7 Conocer la normatividad archivística

● Respuesta 1 (R. Cauca): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 2 (R. Putumayo): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 3 (R. Chocó): Completamente en desacuerdo.

● Respuesta 4 (R. Amazonas): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 5 (R. Putumayo): En desacuerdo.

● Respuesta 6 (R. Nariño): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 7 (R. Putumayo): En desacuerdo.

● Respuesta 8 (R. Guaviare): De acuerdo.

Las respuestas a la pregunta sobre si el encuestado conoce la normatividad archivística para los procesos de organización de archivos llegan a ser satisfactorias, ya que un 50% de la muestra poblacional está Completamente de acuerdo, en que conoce este reglamento y un 12.5% indica estar De acuerdo, teniendo así una tendencia a conocer dicha normativa. A pesar de esto, las dos respuestas que dicen estar En desacuerdo, (no conocen esta normatividad) son de la Regional Putumayo. El SENA cuenta con una plataforma que facilita la interacción de comunicación entre la entidad y los funcionarios y contratistas, la cual permite de manera amigable facilitar las herramientas y los instrumentos que ayudan a la gestión administrativa y operativa de la entidad como procesos, procedimientos, guías, instructivos, planes de mejoramiento.

Se evidencia en la plataforma compromiso de la Dirección General del SENA que se cuenta con un procedimiento “GD-P004 Procedimiento sobre Organización de Archivos” el cual o para el cumplimiento de las actividades de gestión documental orienta fácilmente la conformación de expedientes y la organización documental de los documentos de archivo, pero no los consultan ni los tienen de referente para sus actividades de gestión documental.

4.2.1. Ejecución

En este componente se encontraron los siguientes hallazgos de acuerdo con las respuesta a cada pregunta:

1. Tiene supervisión directa en el puesto de trabajo

Gráfico 8 Supervisión directa

● Respuesta 1 (R. Cauca): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 2 (R. Putumayo): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 3 (R. Chocó): En desacuerdo.

● Respuesta 4 (R. Amazonas): De acuerdo.

● Respuesta 5 (R. Putumayo): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 6 (R. Nariño): De acuerdo.

● Respuesta 7 (R. Putumayo): De acuerdo.

● Respuesta 8 (R. Guaviare): En desacuerdo.

Es posible identificar que un 75% de los funcionarios encuestados cuentan con supervisión directa en su puesto de trabajo y, que los funcionarios de la Regional Chocó y la Regional Guaviare, que conforman el restante 25% de los encuestados, no cuentan con este control. En esta pregunta se identifica que, si hay un control en los puestos de trabajo lo cual se videncia en los informes mensuales de contratistas para cumplimiento del contrato y en la evaluación del desempeño para los funcionarios de planta, pero falta establecer acuerdo para cumplir de las actividades de gestión documental.

2. Cuenta con manual o instructivo de gestión documental para el desarrollo de sus

actividades.

Gráfico 9 Manual o instructivo

● Respuesta 1 (R. Cauca): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 2 (R. Putumayo): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 3 (R. Chocó): Completamente en desacuerdo.

● Respuesta 4 (R. Amazonas): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 5 (R. Putumayo): De acuerdo.

● Respuesta 6 (R. Nariño): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 7 (R. Putumayo): En desacuerdo.

● Respuesta 8 (R. Guaviare): De acuerdo.

Con base a las respuestas de los encuestados se identifica que la mayoría de las regionales facilitan un manual o instructivo en gestión documental, al parecer únicamente la Regional Chocó no cuenta con esta herramienta. Desde la Regional Putumayo hay 3 respuestas, de las cuales 2 indican que, si se cuenta con esta herramienta y 1 contesta que no se cuenta con un manual o instructivo, de

lo cual es posible deducir que en la Regional Putumayo sí se cuenta con esta herramienta, pero algunos funcionarios no han sido informados al respecto. Se evidencia que el aplicativo CompromISO dispone de una guía para la gestión documental, así como de circulares y ocho procedimientos que apoyan el cumplimiento de esta labor. Sin embargo, aunque algunos funcionarios acceden a estos recursos, otros no lo hacen con regularidad. Por ello, se hace necesario crear herramientas que faciliten y promuevan la consulta de dichos documentos, asegurando su apropiación y uso en los procesos institucionales.

3. Cuenta con elementos de seguridad en salud ocupacional para implementación GD.

Gráfico 10 Elementos de seguridad en salud ocupacional

● Respuesta 1 (R. Cauca): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 2 (R. Putumayo): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 3 (R. Chocó): Completamente en desacuerdo.

● Respuesta 4 (R. Amazonas): De acuerdo.

● Respuesta 5 (R. Putumayo): Ni de acuerdo ni en desacuerdo.

● Respuesta 6 (R. Nariño): De acuerdo.

● Respuesta 7 (R. Putumayo): En desacuerdo.

● Respuesta 8 (R. Guaviare): De acuerdo.

Las respuestas indican que un 62.5% de los funcionarios encuestados cuentan con elemento de seguridad en salud ocupacional, unos estando más de acuerdo que otros en disponer de estos elementos, representando las regionales Guaviare, Nariño, Amazonas, Putumayo, Cauca y un 25% indica no contar con estos elementos, funcionarios de las regionales Chocó y Putumayo. Como observación se encuentra “Hacen falta recursos en materiales de archivo.” Asimismo, se requiere integrar la política de gestión documental y de archivos de la entidad con el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), con el fin de garantizar el uso de los elementos de protección personal por parte del personal que manipula los archivos. Esta integración responde a los riesgos previamente identificados por el Archivo General de la Nación, los cuales afectar la salud de los funcionarios si no se adoptan medidas preventivas.

Para complementar lo establecido por la política de gobierno, el Modelo Integrado de Planeación y Gestión indica que el Sistema de Gestión debe articularse con otros sistemas, modelos y estrategias, como el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano, el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, los sistemas de Gestión Ambiental y de Seguridad de la Información, con el fin de garantizar lineamientos y directrices coherentes en la gestión y el desempeño de las entidades públicas (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2021, p. 18).

4. Recibe información pertinente para la transferencia documental primaria.

Gráfico 11 Recibir información pertinente

● Respuesta 1 (R. Cauca): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 2 (R. Putumayo): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 3 (R. Chocó): Completamente en desacuerdo.

● Respuesta 4 (R. Amazonas): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 5 (R. Putumayo): Ni de acuerdo ni en desacuerdo.

● Respuesta 6 (R. Nariño): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 7 (R. Putumayo): En desacuerdo.

● Respuesta 8 (R. Guaviare): De acuerdo.

Un 62.5% de los encuestados señala haber recibido información para la gestión documental, donde un 50% considera haber recibido información pertinente, teniendo como observación que: La entidad cuenta con guías, procedimientos, instructivos para su implementación en la labor archivística diariamente. El 12.5% se muestra imparcial y el 25% indica no haberla recibido parcial o absolutamente.

Es evidente que se cuenta con las herramientas necesarias para realizar las transferencias documentales, se evidencia en el observatorio COMPROMISO del SENA que se cuenta con un procedimiento establecido desde 2019, una guía de transferencia documental desde 2020.

4.2.2. Seguimiento y mejora

1.

Se realiza un control permanente a las actividades de gestión documental. Gráfico 12 Seguimiento y mejora

● Respuesta 1 (R. Cauca): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 2 (R. Putumayo): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 3 (R. Chocó): Completamente en desacuerdo.

● Respuesta 4 (R. Amazonas): De acuerdo.

● Respuesta 5 (R. Putumayo): Ni de acuerdo ni en desacuerdo.

● Respuesta 6 (R. Nariño): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 7 (R. Putumayo): En desacuerdo.

● Respuesta 8 (R. Guaviare): De acuerdo.

Los resultados de esta pregunta indican que para un 62,5% de los funcionarios encuestados sí se realiza un control ya sea permanente u ocasional a las actividades de gestión documental. Por parte de la Regional Putumayo, el 12,5% no considera que se hagan estos controles, pero tampoco da indicios de que no se realicen y otro 12,5% considera que no se hacen. En la Regional Chocó no se realizan estos controles en lo absoluto.

El control es un componente esencial para optimizar los resultados organizacionales; en el ámbito de la gestión documental, las Normas ISO 30300 y 30301 brindan directrices clave. La ISO 30300 establece los principios generales y la terminología asociada a los sistemas de gestión para los documentos, mientras que la ISO 30301 define los requisitos específicos que deben cumplir las organizaciones para implementar una política efectiva de gestión documental. Además, la versión actualizada de la ISO 30301:2019 sirve como base para las auditorías de los sistemas documentales, que evalúa el cumplimiento, la eficacia y la mejora continua del sistema implementado (Escuela Europea de Excelencia, 2019).

4. Es informado, de manera oportuna, de los errores que se presentan en su proceso de

gestión documental.

Gráfico 13 Información sobre errores

● Respuesta 1 (R. Cauca): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 2 (R. Putumayo): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 3 (R. Chocó): Completamente en desacuerdo.

● Respuesta 4 (R. Amazonas): De acuerdo.

● Respuesta 5 (R. Putumayo): Ni de acuerdo ni en desacuerdo.

● Respuesta 6 (R. Nariño): De acuerdo.

● Respuesta 7 (R. Putumayo): De acuerdo.

● Respuesta 8 (R. Guaviare): De acuerdo.

De las respuestas a la pregunta es posible obtener que un 12.5% de las respuestas, provenientes de la Regional Chocó considera que no se es informado en lo absoluto acerca de sus errores en su proceso de gestión documental, el otro 12.5% desde la Regional Putumayo, no está seguro de que haya este tipo de retroalimentación.

El 75% de los encuestados comentan que sí se les informa de estos errores, a un 25% consideran que de manera más oportuna o puntual. Como observación se obtuvo que: “Por mi parte realizo seguimiento a las áreas para verificar que se esté aplicando correctamente cada uno de los procesos archivísticos a la documentación en cada dependencia, así mismo se verifica que se utilicen las guías, procedimientos, formatos e instructivos para tal fin, igualmente a quien no realice las actividades se les establecen compromisos o elaboración de planes de mejoramiento a los cuales se les hace seguimiento constantemente”.

Se concluye no hay una unidad técnica que garantice la socialización de los errores a cada uno de los funcionarios que desarrollan labores en gestión documental.

5. Se realiza el plan de mejora para minimizar los riesgos asociados al proceso de gestión

documental.

Gráfico 14 Plan de mejora

● Respuesta 1 (R. Cauca): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 2 (R. Putumayo): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 3 (R. Chocó): Completamente en desacuerdo.

● Respuesta 4 (R. Amazonas): En desacuerdo.

● Respuesta 5 (R. Putumayo): Ni de acuerdo ni en desacuerdo.

● Respuesta 6 (R. Nariño): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 7 (R. Putumayo): En desacuerdo.

● Respuesta 8 (R. Guaviare): De acuerdo.

Desde las regionales Chocó, Amazonas y Putumayo, los funcionarios responden que no se realiza el plan de mejora para minimizar los riesgos asociados al proceso de gestión documental, conformando un 37,5% de las respuestas. Desde las regionales Cauca, Nariño, Guaviare y Putumayo, nuevamente, conformando un 50% de las respuestas totales, se considera que sí se realiza el plan, con solo un encuestado estando “Completamente de acuerdo”. Se debe tener en cuenta los planes de mejoramiento que la entidad ha tenido desde 2019 por los entes de control y por el Archivo General de la Nación para lo cual se establecieron 12 hallazgos de

los cuales a 2021 se subsanaron 8 y se conciliaron 4 para la organización de los fondos acumulados, organización de archivos de gestión, levantamiento de inventarios y realización de transferencias documentales. Estos hallazgos a la fecha se han superado a nivel nacional. En la Regional Putumayo se ha ido cumpliendo con estas actividades de manera parcial, de acuerdo con el informe de avance presentado en el 2024.

6. Se realizan informes de seguimiento al plan de mejora.

Gráfico 15 Informes de seguimiento

● Respuesta 1 (R. Cauca): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 2 (R. Putumayo): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 3 (R. Chocó): Completamente en desacuerdo.

● Respuesta 4 (R. Amazonas): Ni de acuerdo ni en desacuerdo.

● Respuesta 5 (R. Putumayo): Ni de acuerdo ni en desacuerdo.

● Respuesta 6 (R. Nariño): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 7 (R. Putumayo): En desacuerdo.

● Respuesta 8 (R. Guaviare): De acuerdo.

Según los resultados obtenidos, un 50% de los encuestados consideran que sí se realiza un seguimiento al plan de mejora, un 37.5% estando “Completamente de acuerdo”. Un 25% de los encuestados consideran que no y el otro 25% no afirman ni niegan que se realice este seguimiento, el encuestado de la Regional Amazonas haciendo parte de este porcentaje, hace la observación de que en el año 2024 no se realizó ningún aporte a este plan.

4.2.3. Evaluación

En este componente se verificó aspectos como la elaboración de los informes pertinentes para el avance de mejora en el proceso de gestión documental (pregunta 7). Gráfico 16 Evaluación

● Respuesta 1 (R. Cauca): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 2 (R. Putumayo): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 3 (R. Chocó): Completamente en desacuerdo.

● Respuesta 4 (R. Amazonas): De acuerdo.

● Respuesta 5 (R. Putumayo): Ni de acuerdo ni en desacuerdo.

● Respuesta 6 (R. Nariño): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 7 (R. Putumayo): En desacuerdo.

● Respuesta 8 (R. Guaviare): De acuerdo.

Las respuestas de la encuesta indican que un 25% de encuestados no han presenciado que en su Regionales (Putumayo y Chocó) se realicen informes para el avance de mejora en el proceso de gestión documental y un 62,5% de encuestados, funcionarios de las regionales Putumayo, Amazonas, Nariño, Guaviare y Cauca consideran que si se elabora dichos informes.

1.

Incrementa los niveles de los indicadores en gestión documental. Gráfico 17 Incremento de los niveles de indicadores

● Respuesta 1 (R. Cauca): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 2 (R. Putumayo): Completamente de acuerdo.

● Respuesta 3 (R. Chocó): Completamente en desacuerdo.

● Respuesta 4 (R. Amazonas): De acuerdo.

● Respuesta 5 (R. Putumayo): Ni de acuerdo ni en desacuerdo.

● Respuesta 6 (R. Nariño): De acuerdo.

● Respuesta 7 (R. Putumayo): En desacuerdo.

● Respuesta 8 (R. Guaviare): De acuerdo.

Las respuestas de la encuesta indican que un 25% de encuestados no consideran que incrementen los niveles de los indicadores en gestión documental en sus Regionales Putumayo y Chocó y un 62,5% de los encuestados, funcionarios de las regionales Putumayo, Amazonas, Nariño, Guaviare y Cauca consideran que sí incrementan estos niveles. El encuestado de la Regional Cauca haciendo la observación de que “Se realizan seguimientos trimestrales a los indicadores de Aplicación de Tablas de Retención, organización de archivos y atención o servicios al Ciudadano”. Es relevante tener en cuenta que en Colombia la Función Pública realiza anualmente una medición a las entidades del Estado con el fin de evaluar su avance y desarrollo en diversas políticas institucionales. Entre estas se encuentra la política de gestión documental y administración de archivos. Para ello, se utiliza el Formulario Único de Reporte de Avance de la Gestión (FURAG), una herramienta que permite controlar y monitorear el crecimiento y nivel de madurez de las entidades públicas en este aspecto específico, fomentando la mejora continua y el cumplimiento normativo (Departamento Administrativo de la Función Pública [DAFP], 2023) Los parámetros que se tienen en cuenta para evaluar esta política se observan en el siguiente cuadro: Figura 3 Resultados de evaluación FURAG

Fuente. Informe AGN (2023, p. 15).

Teniendo en cuenta la evaluación del FURAG de los últimos seis años la entidad en general ha incrementado los indicadores de la gestión documental así:

Figura 4 Gráfico comparativo

Fuente. Diagnóstico SENA (2024).

4.3 Evaluación del Proceso

Se diseñó una entrevista semiestructurada para aplicarla a los funcionarios del SENA Putumayo. Aquí se encuentran las respuestas y análisis a cada pregunta , iniciando por ¿Conoce cómo realizar el proceso de organización de archivos acorde al tipo de archivo y normatividad archivística aplicada, describa las acciones que realiza en clasificación, ordenación y descripción?. • Respuesta 1 (R. Cauca): Se identifica el instrumento archivístico a utilizar, de acuerdo a la vigencia a la que pertenezca la documentación, mediante la clasificación se aplica el principio de procedencia y se clasifican los documentos por serie o asuntos, en la ordenación se aplica el principio de orden original de tal forma que evidencie los trámites de la documentación, una vez ordenados los documentos se procede a realizar la foliación en la esquina superior derecha del documento, en sentido de lectura y con lápiz de mina negra, evitando tachones, enmendaduras o números repetidos, posteriormente se realiza

la descripción mediante la hoja de control, diligenciamiento de rótulos de carpeta y caja igualmente se diligencia el inventario documental, (esto para el soporte papel). • Respuesta 2 (R. Putumayo): Clasificar los documentos por asuntos o criterios según lo establecido en la norma, ordenarlos en forma cronológica según la fecha y realizar la descripción en sus debidos formatos.

• Respuesta 3 (R. Chocó): Se realiza la clasificación de acuerdo a las series y su serie, luego de proceder se ordena del más antigua al más reciente y Luego se hace la descripción de las carpetas 4 aletas.

• Respuesta 4 (R. Amazonas): Sí.

• Respuesta 5 (R. Putumayo): Muy poco.

• Respuesta 6 (R. Nariño): Teniendo en cuenta el proceso de cada dependencia y las TRD, se organizan todos los documentos producidos y recibidos de manera cronológica, teniendo en cuenta los principios de orden original y procedencia, se realiza la foliación de manera consecutivo, sin omitir ningún número en la parte superior derecha en sentido de lectura, seguramente se diligencia los instrumentos archivísticos hoja de control, inventario documental, descripción de rótulo de caja y carpeta. • Respuesta 7 (R. Putumayo): Conozco como se realiza la organización de los archivos de manera empírica no conozco las normas que se deben aplicar para la organización de los archivos.

• Respuesta 8 (R. Guaviare): Se clasifica de acuerdo con las series y subseries, se ordena de acuerdo al orden que se generan los documentos (cronológicamente), se realiza foliación, elaboración de hojas de control, rótulos descriptivos y FUID.

Los encuestados de cada regional demuestran dominio sobre el proceso de organización de archivos acorde al tipo de archivo y normatividad archivística, aunque dos de las tres respuestas

procedentes de la Regional Putumayo consideran que no conocen lo suficiente la normatividad (Respuesta 7) u procedimiento en sí (Respuesta 5).

En conclusión, la organización documental teóricamente la manejan y saben el paso a paso que se debe realizar, sin embargo, se necesita una ruta clara que facilite lograr una unidad técnica en gestión documental para desarrollar las actividades operativas y contar con una consulta de información.

En relación con la pregunta ¿Utiliza los instrumentos de gestión documental (Tablas de retención documental, tablas de valoración documental, Programa de gestión documental, Cuadro de clasificación documental (CCD), Tabla de retención documental (TRD), Programa de gestión documental (PGD), ¿Plan institucional de archivos (PINAR) Formato único de inventario documental (FUID) y Tabla de control de acceso (TCA)? Argumente su respuesta de acuerdo con sus funciones. Se encuentran las siguientes respuestas:

• Respuesta 1 (R. Cauca): Se utilizan todos los instrumentos archivísticos que tiene la entidad en la aplicación de procesos técnicos en la organización de archivos de gestión. Cuando se capacita a los funcionarios y contratistas, se socializan todos los instrumentos archivísticos frecuentemente.

• Respuesta 2 (R. Putumayo): Si, se manejan tablas de retención para llevar un buen manejo de los documentos, se manejan formatos FUID para llevar un orden y se manejan hojas de control, cuadros de clasificación.

• Respuesta 3 (R. Chocó): Si se utilizan todos los instrumentos acordes a ellos se procede conforme la norma • Respuesta 4 (R. Amazonas): Sí, las TRD para el procedimiento de transferencias. • Respuesta 5 (R. Putumayo): Algunas veces • Respuesta 6 (R. Nariño): En el proceso de gestión documental se tienen en cuenta todos los instrumentos de gestión, puesto que son fundamentales para la organización de los

archivos documentales y cada uno de ellos hacen parte de las etapas del procedimiento de organización clasificación, ordenación, descripción.

• Respuesta 7 (R. Putumayo): Utilizo tablas de retención para la descripción de los archivos y los inventarios documentales • Respuesta 8 (R. Guaviare): Si, el SENA cuenta con todas estas herramientas archivísticas. A partir del análisis de las respuestas obtenidas por parte de los funcionarios de las regionales del SENA (Cauca, Chocó, Nariño, Guaviare, Putumayo y Amazonas), se observa un nivel diverso de apropiación y uso de los instrumentos archivísticos establecidos por el Archivo General de la Nación. Estos instrumentos —como las Tablas de Retención Documental (TRD), Cuadro de Clasificación Documental (CCD), Programa de Gestión Documental (PGD), Formato Único de Inventario Documental (FUID), Tabla de Control de Acceso (TCA), entre otros— son esenciales para una administración documental en las entidades públicas, ya que asegurar el control, organización, conservación y acceso a la información En conclusión, los funcionarios y contratistas entrevistados conocen las Tablas de Retención Documental (TRD) que es uno de los instrumentos archivísticos que se utiliza para la organización documental, además usan las hojas de control y el Formato Único de Inventario Documental (FUID) porque son instrumentos archivísticos que los archivos de gestión del SENA al conformar los expedientes deben contar con ellos como lo establece el procedimiento de organización documental. En cuanto a la pregunta ¿Conoce e implementa las tablas de retención documental para la organización de archivos y transferencias documentales primarias? Describa el proceso que se realiza en su dependencia. Se encontró lo siguiente:

• Respuesta 1 (R. Cauca): Si conozco cada uno de los instrumentos archivísticos en la entidad. De acuerdo a la vigencia, en las dependencias se aplica cada instrumento para organizar la documentación, así mismo una vez finalizado el trámite administrativo de

cada expediente también se aplican los tiempos de retención correspondientes cuando finalice el tiempo de retención en el archivo de gestión, se consulta el cronograma o plan de transferencias primarias, esto con el fin de realizar en la fecha correspondiente la transferencia documental primaria al archivo central, transferencia que debe contar con un inventario documental, acta de transferencia documental primaria y documentación organizada.

• Respuesta 2 (R. Putumayo): Según la serie documental se busca si es por centro o regional, el año de los documentos para saber qué TRD se necesita se busca la serie el código los tipos documentales que maneja la serie cuántos años debe estar en el archivo de gestión y en el archivo central y mirar su disposición final.

• Respuesta 3 (R. Chocó): Si.

• Respuesta 4 (R. Amazonas): Verificar la información por vigencia y ubicarla en su respectiva TRD, el procedimiento es el descrito en la plataforma siga. • Respuesta 5 (R. Putumayo): Algunas veces.

• Respuesta 6 (R. Nariño): Las TRD, se tienen en cuenta para la realización de la organización de archivos y transferencias primarias, puesto que estás nos indican las series y subseries documentales, codificación, tiempo de retención, disposición final. • Respuesta 7 (R. Putumayo): Realizo el proceso de organización de archivos e identifico en las tablas de retención documental el tiempo que deben estar los archivos de gestión para enviarlos al archivo central.

• Respuesta 8 (R. Guaviare): Si, de acuerdo con estas se organizan los archivos por series y subseries, como también se tienen en cuenta para las transferencias primarias. La mayoría de las respuestas argumentan conocer y aplicar las Tablas de retención documental (TRD) debido a su rol crucial en la gestión documental, solo una respuesta, de la Regional Putumayo, admite usar este instrumento solo algunas veces.

Se evidencia en la evaluación FURAG que las transferencias documentales primarias no se realizan en su totalidad lo que hace que en los archivos de gestión se agrupe información que ya debe estar en el archivo central. Uno de los motivos que ha llevado a la entidad a realizar contratos de Out Sourcing para guardar y conservar el archivo es la falta de espacios, en el regional putumayo se cuenta con un archivo central en Puerto Asís, ciudad de mayor cobertura comparado con la capital Mocoa, por lo tanto, se encuentra la sede principal del SENA. Los documentos históricos se encuentran en el archivo central.

En cuanto a la pregunta por el ciclo vital del documento y cómo se ve reflejado en las acciones de organización y almacenamiento de los archivos. Se encuentran las siguientes respuestas: • Respuesta 1 (R. Cauca): El ciclo vital del documento se ve reflejado en la organización de los archivos en cada una de las dependencias o archivos de gestión, aplicando el instrumento archivístico que le corresponda de acuerdo a la vigencia de los documentos, una vez finalizado tiempo de retención se transfiere a la segunda fase del ciclo vital como lo es el archivo central, según lo indique la TRD, en archivo central se da otro tipo de tratamiento a la documentación y se aplica la tercera fase del ciclo vital como lo es la disposición final, siempre y cuando la serie documental en TRD pase a esta fase por transferencia documental secundaria o se omita esta última fase eliminándola en archivo central.

• Respuesta 2 (R. Putumayo): Primero que todo se crea el documento se clasifica, se ordena y se describe para después ser almacenado en sus respectivos lugares de conservación, después de un tiempo se hace la transferencia al archivo central y según las tablas de retención documental se valora y se lleva a su disposición final. • Respuesta 3 (R. Chocó): Después de cumplir en tiempo establecido en las TRD se realiza un acta de deposición final.

• Respuesta 4 (R. Amazonas): En mi regional, la mayoría de series todavía se realizan físicamente, por lo cual inicia expediente al inicio de cada vigencia, ubicando los archivos de forma secuencial y cronológica, de acuerdo a sus respectivas series, proceden a la foliación y alimentan la hoja de control en medio digital.

• Respuesta 5 (R. Putumayo): Tiene etapas que requiere acciones de organización y almacenamiento para asegurar que los documentos se gestionen de manera eficiente y segura.

• Respuesta 6 (R. Nariño): Los archivos documentales tienen tres ciclos de vida, archivo de gestión, en el cual se tramitan y se reciben todos los documentos, se organizan de acuerdo a su trámite y producción de manera cronológica en la carpeta blanca cuatro aletas, una vez se cierra el, trámite y cumplen con los tiempos de retención se realiza la transferencia primaria de acuerdo al procedimiento, acta de transferencia e inventario documental, al archivo central en el cual una vez cumplido el tiempo de retención y la disposición final establecido en las TRD, los documentos que son de conservación total se transfieren al archivo histórico, los cuales hacen parte de la historia de la entidad y conservan valores secundarios los cuales hacen partes de la ciencia la tecnología y la cultura. • Respuesta 7 (R. Putumayo): Tengo conocimiento que los archivos deben permanecer un tiempo en los archivos de gestión y posteriormente al archivo central donde se determina si se eliminan o se conservan de acuerdo con la disposición de la Tabla de Retención Documental.

• Respuesta 8 (R. Guaviare): Este corresponde a la producción, conservación y disposición final de los documentos. Y este manejo se realiza con base en las TRD, de acuerdo con estas se define los tiempos de retención y cuál será su deposición final. A partir de las respuestas proporcionadas por los funcionarios entrevistados en cada regional, se afirmar que poseen, en alguna medida, conocimiento sobre el ciclo vital del documento, el cual se

ve reflejado en sus prácticas de organización y almacenamiento de archivos, relacionándolo principalmente con el uso de las Tablas de Retención Documental (TRD). No obstante, destacar que uno de los hallazgos señalados en el plan de mejoramiento institucional es la carencia de espacios físicos adecuados para la ubicación de los archivos centrales, así como la ausencia de un archivo histórico que facilite conservar y evidenciar la trayectoria institucional a nivel nacional a través de sus documentos.

En la regional Putumayo se cuenta con 8 archivos de gestión y un archivo central ubicado en Puerto Asís, los espacios no son suficientes para albergar toda la producción documental en papel lo cual hace dispendioso el servicio de consulta e información. La entidad en este momento está migrando a documento electrónico para lo cual cuenta con un sistema de gestión documental electrónica que a la fecha se está iniciando su implementación.

Finalmente, en cuanto a la pregunta ¿Qué mecanismo utiliza para la revisión de la organización de archivos y las transferencias documentales primarias?, se encuentran las siguientes respuestas:

• Respuesta 1 (R. Cauca): Revisión puntual: Se revisa cada expediente y folio de tal forma que se encuentre bien organizado, para recibir la documentación en archivo central. • Respuesta 2 (R. Putumayo): Se revisa las hojas de control, los folios, el inventario y que todo esté en el orden cronológico y organizado según las TRD.

• Respuesta 3 (R. Chocó): A través de un plan de trabajo.

• Respuesta 4 (R. Amazonas): En el archivo de gestión la revisión física de forma mensual, de forma semestral el inventario documental.

• Respuesta 5 (R. Putumayo): Tablas de Retención Documental - Control de Gestión - Transferencias Documentales.

• Respuesta 6 (R. Nariño): Los mecanismos que se utilizan para la organización de archivos son las capacitaciones, informes, cronograma de transferencias, aplicación de normatividad y lineamientos emitidos por la entidad.

• Respuesta 7 (R. Putumayo): Verifico que estén en cajas, carpetas ordenadas por fecha, tengan foliación y tengan los respectivos rótulos de caja y carpeta al igual que cumpla con el inventario documental.

• Respuesta 8 (R. Guaviare): Antes que se realice la transferencia de los archivos, hacemos una pequeña revisión en la oficina productora, esto con el fin de hacer una primera validación.

Aunque cada respuesta describe de manera particular el proceso de revisión de la organización de archivos y las transferencias documentales primarias, según la experiencia en su respectiva regional, se identifican elementos comunes entre ellas. Entre los aspectos más recurrentes se destacan la revisión y verificación de cajas, carpetas y folios, asegurando una organización cronológica, una rotulación y un orden riguroso de los documentos. En este sentido, dos respuestas provenientes de la Regional Putumayo hacen referencia explícita al uso de las Tablas de Retención Documental (TRD) como instrumento fundamental en dicho proceso.

Uno de los mecanismos efectivos que se debe evidenciar es la elaboración y actualización de instrumentos de descripción documental, uno de ellos son los inventarios documentales, los cuales facilitan ubicar la información para dar servicio a los usuarios. Sin embargo, sobre las herramientas de descripción documental como guías, inventarios, entre otros no se evidencia ninguna información. En conclusión de esta segunda fase sobre la elaboración y aplicación de la Encuesta, se establece que esta herramienta de recolección de información que facilitó la recolección de información de la gestión documental de las seis Regionales investigadas identificó temas estratégicos

de la capacitación en gestión documental que facilita los resultados arrojados evaluar las necesidades

y percepciones de los productores documentales con el fin de elaborar una Propuesta de Capacitación

en Gestión Documental amigable que permita aplicar tecnologías que evalúe el conocimiento y las competencias laborales en esta temática de los gestores documentales que prestan este servicio en la entidad.

La encuesta cumple un papel fundamental y como herramienta para esta investigación facilita la comprensión de los resultados de manera sistemática y cuantificable la evaluación de la eficacia de las estrategias implementadas y la identificación de áreas de mejora, la encuesta se convierte en un mecanismo fundamental para la evaluación de necesidades y percepciones de los funcionarios para direccionar la creación de la propuesta del Plan de capacitación en Gestión Documental. En la encuesta se identificaron las expectativas y los desafíos sobre conocer la gestión documental por parte de los funcionarios de la Regional Putumayo, datos para determinar el origen y el alcance de la propuesta del Plan de capacitación en gestión documental. Al indagar sobre la búsqueda de información, para el diagnóstico y la identificación de brechas en la gestión documental en la entidad.

La evaluación de la comprensión de las políticas documentales, así como de la adherencia a los procedimientos establecidos y los conocimientos adquiridos por parte del personal, permite identificar áreas de mejora en los procesos de gestión documental. Estos diagnósticos facilitan el diseño de soluciones más centradas en el usuario, mejorando así la efectividad y pertinencia de las acciones formativas y de acompañamiento institucional (Duranti & MacNeil, 2007). Esta retroalimentación se aproxima al caso de investigación teniendo en cuenta que se busca medir los conocimientos y los procesos de gestión documental.

Capitulo V. Estrategias Didácticas para la Propuesta de Capacitación en Gestión Documental

La propuesta del plan de capacitación en gestión documental propone establecer una guía interactiva que contribuya a la conformación del patrimonio documental y permita realizar el servicio de consulta y acceso a la información de los archivos. Es indispensable asegurar que, ante cambios de personal, la estructura organizativa de los documentos se mantenga, evitando la pérdida de información y la creación de fondos acumulados. Para ello, se sugiere implementar una metodología clara que facilite la formación para los funcionarios, contratistas y nuevos integrantes en el uso de herramientas y sistemas de gestión documental. Se busca fomentar una cultura organizacional que valore y priorice la gestión documental, garantizando el acceso a la información y la continuidad de los procesos institucionales. Este enfoque tiene como propósito minimizar los riesgos derivados de una inadecuada organización documental y asegurar la integración activa de los colaboradores a las prácticas archivísticas establecidas, promoviendo así una cultura archivística sólida. En este sentido, resulta fundamental reconocer los antecedentes históricos en los procesos de capacitación en organización de archivos de gestión, especialmente en las instituciones ubicadas en las regionales del país, ya que ello permite comprender los avances, retos y dinámicas particulares del territorio en materia de gestión documental.

5.1 Objetivo

Desarrollar una estrategia de capacitación integral en gestión documental para evaluar de manera rápida y oportuna los conocimientos de los responsables de la producción documental en el SENA Regional Putumayo y establecer una ruta de aprendizaje con el fin de afianzar conocimientos para conformar el patrimonio documental y prestar el servicio de acceso y consulta de información.

5.2 Objetivos Específicos:

• Realizar el Diseño temático de la capacitación en gestión documental.

• Presentar estrategias para el desarrollo del curso.

5.3 Alcance

• Elaborar la Propuesta de Capacitación en Gestión Documental y presentar a la oficina de Talento Humano Regional, responsable de la capacitación de los funcionarios de la entidad, para su revisión, elaboración de la herramienta tecnológica y aprehensión en la regional.

• Realizar el Diseño temático de la capacitación en gestión documental Se propone contar con una herramienta tecnológica que tenga cuatro niveles, cada nivel está compuesto de unidades y cada unidad tendrá las respectivas lecciones y evaluaciones para avanzar al cuarto y último nivel, los funcionarios y contratistas presentarán una evaluación de ingreso para verificar en qué nivel debe estar e iniciar su capacitación en el nivel que le corresponda. El desarrollo del curso se realiza por cada interesado en el tiempo que tenga dispuesto y a cualquier hora. La Entidad debe elaborar estrategias que contribuyan a una cultura archivística como por ejemplo para la firma del contrato el interesado debe tener aprobado el segundo nivel relacionado con el Básico de Gestión Documental y para el personal de planta se establece en el plan concertado de actividades, realizar el primer nivel para evaluar su nivel de conocimiento, tanto de la entidad como de la gestión documental.

La propuesta del Diseño Temático de la Capacitación contemplado en el Anexo 3 podemos observar que cuenta con tres niveles así: Primer Nivel: Inicio; Segundo Nivel: Básico de Gestión Documental; Tercer Nivel: Medio de Gestión Documental. El primer nivel: Inicio está conformado por tres (3) Unidades y cada Unidad está conformada por cuatro (4) lecciones. El segundo Nivel: Básico de Gestión Documental que cuenta con tres (3) Unidades y cada

Unidad está conformada por tres (3) lecciones. El Tercer Nivel: Intermedio de Gestión Documental

conformado por tres (3) Unidades y cada Unidad está conformada por tres (3) lecciones. Cada Nivel tiene la Evaluación virtual de las lecciones aprendidas excepto el primer nivel que además tiene la evaluación de ingreso para medir el nivel de conocimiento en gestión documental que requiere la entidad.

Los Temas de capacitación especificados en cada una de las lecciones establecidas en el Anexo 3 son los que requiere día a día el productor documental de la entidad y fueron sugeridos en la encuesta (Anexo 2) que se realizó en esta investigación.

5.4 Estrategias para el Desarrollo del Curso

Entregar los elementos a la entidad para que se diseñe una herramienta interactiva que facilite al funcionario medir el nivel de conocimiento de la gestión documental que requiere la entidad para el acceso y consulta de información y conservación del patrimonio documental. Esta herramienta se debe aplicar para los funcionarios nuevos y antiguos como proceso de inducción y reinducción que permita de manera didáctica y amigable medir el nivel de conocimiento de gestión documental de cada uno de manera individual. Para lograr el servicio que se requiere en los procedimientos de gestión documental y avanzar en su formación por competencias laborales calificando sus conocimientos previos para estimar a qué nivel de capacitación debe llegar y avanzar en los temas que no tiene dominio.

La construcción de esta herramienta interactiva estará disponible 7 días x 24 horas de la semana para que cada uno de los funcionarios acceda a ella y en primer lugar medir su nivel de conocimiento y en segundo lugar consultar los temas de obligatorio cumplimiento como es la apropiación de la plataforma CompromISO donde se encuentran las herramientas e instrumentos archivísticos que la entidad ha preparado para que los funcionarios la utilicen y de esta manera contar con personal capacitado en gestión documental y lograr una cultura archivística que garantice la conservación del patrimonio documental que contribuya a la consulta y acceso a la información.

Según los resultados de la encuesta interna que se realizó en la Regional Putumayo se observa que hay diferenciación en el nivel de formación en gestión documental entre funcionarios, por lo cual algunos partirán de cero en la capacitación y otros alcanzarán varios niveles que se considerarán logrados. La propuesta de la capacitación es contar con esta herramienta que tiene varios niveles con calificación y medición para que la persona no pierda tiempo en temas que ya conoce, sino que llegue a su propio nivel y avanzar, esto con el fin de que los funcionarios cuenten con los conocimientos necesarios para la organización de los archivos y los servicios de consulta y préstamo de documentos para los usuarios internos y externos.

Contar con un plan de capacitación estratégico que llegue a todos los productores documentales de la entidad muestra el nivel de madurez de una gestión documental que apoye los requerimientos técnicos, administrativos, legales, operativos y disciplinarios que exige el desarrollo de la Gestión documental en una entidad colombiana.

El fomento de una cultura archivística y de gestión documental dentro de las entidades públicas contribuye al fortalecimiento de los niveles de responsabilidad, confianza institucional y transparencia, minimizando los riesgos asociados a la corrupción estatal. En este contexto, la teoría del aprendizaje organizacional plantea que el conocimiento no reside únicamente en los individuos, sino que se encuentra también en las rutinas, procesos y en la cultura de las organizaciones (Senge, 1990). Por tanto, un plan de capacitación en gestión documental no debe limitarse a la simple transmisión de habilidades técnicas, sino que debe incidir en la transformación de las percepciones y en la valorización que los funcionarios otorgan a los documentos y a los procesos archivísticos, promoviendo una verdadera conciencia institucional sobre su importancia estratégica. Esto implica educar sobre el ciclo de vida de los documentos, el impacto de una buena gestión en la eficiencia y la transparencia, y la responsabilidad individual en el cumplimiento de las políticas documentales. La capacitación debe, en esencia, transformar el saber individual en un saber hacer

colectivo que se refleje en los procedimientos y la cultura de la organización (Ahumada y Bustos,

2004).

5.5 Diseño Temático Capacitación en Gestión Documental

Tabla 2 Diseño temático para la capacitación

DISEÑO TEMÁTICO CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL

NIVEL

UNIDAD

LECCIONES

EVALUACIÓN

NIVEL 1: INICIO

UNIDAD I GESTIÓN

DOCUMENTAL

LECCIÓN I

Evaluación de ingreso en conocimiento de la entidad y temas básicos de la gestión documental

LECCIÓN II

Conceptos generales SENA, gestión documental

LECCIÓN III

Procesos y procedimientos de gestión documental

LECCIÓN IV

Normativa archivística y técnica relacionada con los documentos.

Evaluación virtual de ingreso para medir el nivel de conocimiento en gestión documental.

Evaluación virtual de las lecciones aprendidas

UNIDAD II:

PRODUCCIÓN

DOCUMENTAL

LECCIÓN I

Clases de documentos

LECCIÓN II

Normas técnicas de producción documental en la entidad.

LECCIÓNIII

Elaboración de documentos

Evaluación virtual de las lecciones aprendidas

UNIDAD III TRAMITE

DE DOCUMENTOS

LECCIÓN I

Unidad de correspondencia y el sistema de gestión documental.

LECCIÓN II

Canales de comunicación

LECCIÓN III

Normas legales de trámite documental

Evaluación virtual de las lecciones aprendidas

NIVEL II: BÁSICO DE

GESTIÓN

DOCUMENTAL

UNIDAD I

ORGANIZACIÓN

DOCUMENTAL

LECCIÓN I

Aplicación e implementación Tablas de Retención Documental (TRD)

LECCIÓN II

Conformación de expedientes

LECCIÓN III

Transferencia documentales primarias y secundarias.

Evaluación virtual y presencial de las lecciones aprendidas

UNIDAD II

CONSERVACIÓN

DOCUMENTAL

LECCIÓN I

Aplicación de las Tablas de Valoración Documental TVD.

LECCIÓN II

Eliminación documental de acuerdo con normativa vigente

LECCIÓN III

Selección documental

Evaluación virtual de las lecciones aprendidas

UNIDAD III

INSTRUMENTOS

ARCHIVÍSTICOS I

LECCIÓN I

Inventario documental

LECCIÓN II

Tablas de control acceso

LECCIÓN III

Banco terminológico

Evaluación virtual de las lecciones aprendidas

NIVEL III:

INTERMEDIO DE

GESTIÓN

DOCUMENTAL

UNIDAD I

ADMINISTRACIÓN

DE ARCHIVOS

LECCIÓN I

Sistema integrado de conservación SIC

LECCIÓN II

Uso y aplicación de recursos tecnológicos

LECCIÓN III

Uso y aplicación de Instructivos, procesos, procedimientos, formatos, guías entre otros.

Evaluación virtual de las lecciones aprendidas

UNIDAD II

INSTRUMENTOS

ARCHIVÍSTICOS II

LECCIÓN I

Tabla de valoración documental

LECCIÓN II

PINAR

LECCIÓN III

PGD

Evaluación virtual de las lecciones aprendidas

UNIDAD III

INSTRUCTIVOS

ARCHIVÍSTICOS

LECCIÓN I

Instructivos de organización de archivos de gestión

LECCIÓN II

Instructivo de administración de archivos

LECCIÓN III

Instrumentos archivísticos y formatos de descripción.

Evaluación virtual de las lecciones aprendidas Nota. Elaboración propia (2025).

Conclusiones

La Gestión Documental en las organizaciones es clave para el acceso y servicio de información que se produce y también para velar por el patrimonio documental con el fin de prestar un servicio a los clientes internos y externos de la entidad y garantizar los derechos de información de las generaciones futuras. Estas premisas no se cumplen en el SENA - Regional Putumayo, por lo tanto, se deben establecer estrategias de capacitación para que los responsables se empoderen de la gestión documental de su dependencia y prestar el servicio que se requiere.

Es así como se hizo una evaluación de la capacitación en Gestión Documental en seis (6) regionales del SENA a nivel nacional teniendo en cuenta la afinidad de la conformación organizacional, política, geográfica y estructura similar con el fin de comparar las buenas prácticas de capacitación en gestión documental en cada una de ellas y se concluye que desde el nivel central se hace un esfuerzo general para capacitar a los funcionarios en las regionales pero no se hace control ni realimentación si las personas se apropian de la información y la aplican en sus puestos de trabajo. Igualmente, se identifica que en el Plan Institucional de Capacitación se tienen en cuenta temas relacionados con gestión documental que no satisface directamente las necesidades de la región, por lo tanto, en el desarrollo de la investigación después de evaluar la situación de capacitación en esta temática a través de la Matriz de análisis y la Encuesta, se presenta una Propuesta de Plan de Capacitación en Gestión Documental la cual contiene un Diseño Temático de la Capacitación que permita tener conocimiento de los temas básicos que debe manejar y conocer el funcionario. Así mismo, se realizó un diagnóstico sobre las competencias en gestión documental de los funcionarios del SENA Regional Putumayo lo cual arrojó información clave como niveles de formación en gestión documental, a veces ninguno, lo cual facilita plantear estrategias de capacitación en gestión documental para llegar a funcionarios y contratistas que tengan relación directa con esta los archivos. Dentro de la propuesta de capacitación se plantea contar con herramientas tecnológicas amigables

para interactuar con el funcionario teniendo en cuenta el material didáctico, normativa, políticas, procesos, procedimientos, metodología y actividades operativas que se deben implementar en la organización de los documentos de archivo

En el desarrollo de la investigación se observa que a pesar de contar con una política de gestión documental y archivos con herramientas publicadas en la plataforma institucional no hay una unidad técnica en la ejecución de la gestión documental que garantice la organización de los archivos, la socialización de los errores a cada uno de los funcionarios que desarrollan labores en gestión documental, por esta razón cada funcionario desarrolla labores según su criterio de conocimiento en el área, para lo cual la propuesta platea una evaluación permanente de cada uno de los temas propuestos.

Recomendaciones

La propuesta Plan de Capacitación en Gestión Documental es una herramienta que le brinda al SENA Regional Putumayo la cual se debe articular, en primera instancia, con la Oficina de Talento Humano para que de manera efectiva se desarrolle la herramienta tecnológica y se verifique el Diseño Temático de la Capacitación. Igualmente, se debe incluir y establecer temas puntuales de gestión documental en las actividades de inducción y reinducción de la entidad.

Se debe incluir temas de gestión documental, desarrollar estrategias para lograr que se capaciten y establecer lineamientos para la participación en la inducción. La virtualidad total en los procesos de capacitación de la entidad para regiones que no cuentan con buena conectividad debe dejarlas grabadas para consultarlas en cualquier momento. Todos los funcionarios no tienen acceso a la plataforma Compromiso por lo tanto se debe establecer una forma diferente de socializar los documentos orientadores de gestión documental.

Así mismo verificar las estrategias para cubrir a todo el personal, tanto de planta como contratistas y establecer temas de interés para que los funcionarios participen activamente a las jornadas de capacitación. Las actividades para la capacitación propuesta no solo son para temas técnicos, sino que se deben articular con la operación del personal a capacitar y dar a conocer la normativa que exige el puesto de trabajo y los lineamientos internos para desarrollar las actividades diarias a través de los aplicativos que utiliza la entidad día a día y las herramientas que ofrece la entidad desde el nivel central.

Igualmente se recomienda, establecer estrategias para socializar documentos internos,

aprovechar la plataforma Compromiso del SENA www.sena.edu.co que es la plataforma institucional

donde se encuentran los documentos como guías, manuales, procesos, procedimientos, formatos entre otros que dan orientación actualizada de los cambios que presenta la entidad, que por su gran volumen es la única ruta establecida para consultar la información que se requiere permanentemente sin ninguna falla.

Con el fin de continuar con la cultura de seguridad y salud en el trabajo en gestión documental, el uso de los elementos requeridos para la operación de las actividades relacionadas se recomienda interactuar con esta política y establecer alianzas que permita desarrollar estrategias con el fin de prevenir riesgos de las personas que intervienen en la operación. Además, se debe continuar con el control permanente en los puestos de trabajo con el fin de garantizar la integridad de los productores documentales.

Además, establecer criterios generales para los lineamientos de la transferencia documental con el fin de establecer el cumplimiento del ciclo vital del documento en la Regional Putumayo, para lo cual se debe orientar paso a paso de las transferencias documentales de acuerdo con lineamientos del nivel central de la entidad.

Realizar las actividades de control post, lo cual ayuda a mejorar las actividades nuevas y a corregir las que ya se realizaron, se recomienda realizar un autocontrol de las actividades de gestión documental comparadas con los planes de mejoramiento, plan institucional de archivos pinar, programa de gestión documental PGD y procedimientos establecidos por la entidad. Es una fortaleza para el desarrollo de la gestión documental, contar con la información organizada lo que evita colocar en riesgo la gestión documental de la entidad, porque los riesgos asociados son altos, por lo tanto, se debe establecer y aplicar los instrumentos archivísticos.

Fortalecer los canales de comunicación e información y establecer lineamientos para dar a conocer resultados de los avances en los planes de mejora que tiene la entidad. Para lo cual se recomienda elaborar y socializar informes de mejora que se hacen a control interno, Archivo General de la Nación y la medición Furag que es una estrategia para medir el nivel de madurez de la gestión documental por parte de la Función Pública, que es una herramienta de control que ayuda a mejorar la gestión documental de la entidad y que se debe conocer por el personal de la entidad. Todo lo anterior se tuvo en cuenta para elaborar una propuesta de Plan de Capacitación en Gestión Documental que permita de manera efectiva fortalecer el conocimiento de los productores documentales que requiere esta área en la entidad contando con una herramienta tecnológica que

permita ser amigable y flexible en el tiempo para llegar a todos los interesados y además se entrega un Diseño Temático de la capacitación comprensible y alcanzable.

De esta manera, es necesario entregarle a la oficina de Talento Humano de la Regional como responsable del Plan Institucional de Capacitación para que lo revise y gestione, si es su decisión, la elaboración de la herramienta tecnológica y por ende la capacitación interactiva de los productores documentales responsables de la Gestión Documental. Si esto se logra, la Regional será pionera en este desarrollo y multiplicarlo a las 32 Regionales del SENA en Colombia.

Bibliografía

Acosta Suárez, S. L., & Díaz Pardo, D. M. (2008). Diseño y desarrollo de un módulo de capacitación en organización de archivos de gestión. Mendive. https://acortar.link/IN7j4y Ahumada, L., Bustos, A. (2004). Modelo Ágora: un modelo integrado de gestión del conocimiento, la información y el aprendizaje organizacional en bibliotecas universitarias. Acta Colombiana de Psicología, 1. https://www.redalyc.org/pdf/798/79801104.pdf Alarcón Calderón, I. P., & Gómez Maldonado, J. T. (2020). Diseño del programa de gestión documental de la Institución Educativa Técnica John F. Kennedy de Barrancabermeja [Trabajo de grado, Universidad Cooperativa de Colombia]. https://acortar.link/Kw9Y1G Agencia para la Reincorporación y la Normalización. (2021). Agencia para la Reincorporación y la Normalización (ARN). https://surl.li/kriixr Aguirre, M., & Aguirre, M. (2024, agosto 15). Normas de gestión documental en Colombia: Guía esencial. Athento. https://n9.cl/i6gxx Apolo, M. S. (2025). Estrategias didácticas activas y su incidencia en el rendimiento académico de los estudiantes, en Ciencias Naturales. Año lectivo 2023-2024, [Trabajo de grado, Universidad Nacional de Loja]. https://dspace.unl.edu.ec/items/48fed233-4b11-454f-8ba2-cbea6c506085 Arango Thomas, B. L. (2006). Manual de gestión documental. Universidad Tecnológica de Pereira. https://lc.cx/-trc3N Archivo General de la Nación. (2006). Reglamento general de archivos. https://acortar.link/y2HUuI Archivo General de la Nación. (2017). Guía para la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDEA). https://acortar.link/Xu8DAJ

Archivo General de la Nación. (2018). Modelo de gestión documental y administración de archivos. https://n9.cl/byx4u Archivo General de la Nación. (2020). Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos

[MGDA].

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recurso s/Publicacionees/V3_MGDA-min.pdf Archivo General de la Nación. (2023). Informe de rendición de cuentas agosto de 2022 a mayo 31 de

2023.

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/3-transpact/4-plan-presup-inform/4.7.3-rendicion-cuentas/rendicion-cuentas/2023/informerendicion-cuentas-2023.pdf Archivo General de la Nación. (s.f.). Caja de Herramientas de la Política de Archivos y Gestión Documental. https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/conocer.php Avilez, J. (2003, abril 16). Recolección de datos. Monografias.com. https://goo.su/UPyKOzP Barrial Martínez, A. M. (2017). La capacitación en gestión documental para gestores y técnicos de archivos de las instituciones municipales. Mendive. https://acortar.link/lkcwfl Blasco Mira, E., & Pérez Turpín, J. A. (2007). Metodologías de investigación en las ciencias de la actividad física y el deporte: Ampliando horizontes. Universidad de Alicante. https://acortar.link/7Q1M3V Blas Cruz, C. (2021). Principios archivísticos y gestión de documentos de archivos de despachos jurídicos privados: Hacia un sistema de metadatos [Tesis de maestría, Universidad Nacional Autónoma de México]. https://acortar.link/8gYFcK

Cañete Aldana, A. (2022). Proyecto de institucionalización y puesta en valor del archivo conservado en la Biblioteca de la Facultad de Trabajo Social de la Universidad Nacional de La Plata [Tesis de grado, Universidad Nacional de La Plata]. https://acortar.link/dku5Cu Cárdenas, H. S. (2022). La adecuada gestión de archivos como mecanismo para transparentar los actos de la Administración Pública en el Perú. Revista Del Archivo General De La Nación, 37(1), 161-

173. https://doi.org/10.37840/ragn.v37i1.142

Cárdenas-Gilches, D., Wilches-Medina, A., Peñate, Y. y Lozada, D. (2018). La gestión documental en la Universidad de Guayaquil: situación actual y retos futuros. Revista Espacios, 39(43). https://www.revistaespacios.com/a18v39n43/a18v39n43p10.pdf Chaves, A. M., Sarabanda, M. y Rodríguez, O. A. (2022). Evolución de la gestión documental en el SENA : una mirada para la gestión de la información y del conocimiento. Servicio Nacional de Aprendizaje.

Comunidad Baratz. (2025). ¿Por qué los archivos son vitales y más que necesarios?. Web de Comunidad Baratz, Archivos. https://www.comunidadbaratz.com/blog/por-que-los-archivosson-vitales-y-mas-que-necesarios/ Congreso de la República de Colombia. (27 de febrero de 1990). Ley 29 de 1990: Por la cual se dictan disposiciones para el fomento de la investigación científica y el desarrollo tecnológico. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=254 Congreso de la República de Colombia. (9 de febrero de 1994). Ley 119 de 1994. Por la cual se reestructura el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, se deroga el Decreto 2149 de 1992 y se dictan otras disposiciones.

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=14930

Congreso de la República de Colombia. (14 de julio de 2000). Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos. Archivo General de la Nación. https://goo.su/g11zHV1 Congreso de la República de Colombia. (26 de mayo de 2015). Decreto 1083 de 2015, Por medio del cual se reglamenta parcialmente la Ley 2114 de 2021.

Congreso General de los Estados Unidos Mexicanos. (15 de junio de 2018). Ley general de archivo. DO [15-06-2018].

https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/471858/Ley_Federal_de_Archivos_15- 06-18.pdf De Cabo, J. V., y De la Fuente Díez, E. (2008). Modelos de estudios en investigación aplicada: Conceptos y criterios para el diseño. https://scielo.isciii.es/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0465- 546X2008000100011 Departamento Administrativo de la Función Pública. (2021). Marco general del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (Versión

4).

https://www1.funcionpublica.gov.co/documents/418548/34150781/Marco+General+Sistem a+de+Gesti%C3%B3n+- +Modelo+Integrado+de+Planeaci%C3%B3n+y+Gesti%C3%B3n+MIPG+-+Versi%C3%B3n+2+- +Julio+2018.pdf/12861a42-8ff2-95c0-f513-b2085bcf90f7 Departamento Nacional de Planeación. (2021). Programa de Gestión Documental [PGD]. https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Gestion%20Documental/PROGRAMA_DE_GESTION_D OCUMENTAL_PGD_2021.pdf Departamento Nacional de Planeación [DNP]. (2021). Gestión documental: Programa de Gestión Documental –

PGD.

Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Gestion%20Documental/PROGRAMA_DE_GESTION_D OCUMENTAL_PGD_2021.pdf Dirección de Archivo Universitario. (2024). Asesoría en gestión documental y gestión de archivos: Programa de capacitación 2024. Universidad Autónoma del Estado de México. https://sa.uaemex.mx/dau/images/2024/04/ProgramaCapacitacion2024.pdf Ducci, M. A. (1997). El enfoque de competencia laboral en la perspectiva latinoamericana. Cinterfor/OIT.

Duranti, L., & MacNeil, H. (Eds.). (2007). Archival science. Scarecrow Press. Escuela Europea de Excelencia. (2019). Qué es auditar según ISO 19011. Web de Escuela Europea de Excelencia, Artículos Técnicos, Destacado, Sistemas de Gestión.

https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/2019/04/que-es-auditar-segun-iso- 19011/#:~:text=Una%20auditoría%2C%20según%20la%20definición,una%20determinada%2 0norma%2C%20o%20algún Floridi, L. (2010). Information: a very short introduction. Oxford University Press. Gómez, R. M. (2008). La huella de la Revolución Francesa. Revista de las Cortes Generales, (73), 193–

212. https://lc.cx/rg9sbv

International Organization for Standardization. (2016). ISO 15489-1:2016 Information and documentation – Records management – Part 1:

Concepts and principles.

https://www.iso.org/standard/66661.html Lau, H., Lin, C., & Ali, Y. (2021). Effectiveness of data auditing as a tool to reinforce good research data management

(RDM)

practice:

a Singapore study.

BMC

Medical Ethics.

https://bmcmedethics.biomedcentral.com/articles/10.1186/s12910-021-00662-y

Likert, A. (1932). A Technique for the Measurement of Attitudes. Archives of Psychology, 22(140), 1–

55. https://legacy.voteview.com/pdf/Likert_1932.pdf

López López, J. M. (2007). Elaboración del manual del archivo documental en la ESE Hospital San Pedro y San Pablo de La Virginia Risaralda según Ley 594 de 2000. https://lc.cx/-trc3N Matas, A. (2016). Diseño del formato de escalas tipo Likert: un estado de la cuestión. Universidad de Málaga. https://doi.org/10.24320/redie.2018.20.1.1347 Martínez, B., & María, A. (2017). La capacitación en gestión documental para gestores y técnicos de archivos de las instituciones municipales. Revista Mendive, 15(2). https://goo.su/GfHj2 Martínez Carazo, P. C. (2006). El método de estudio de caso: Estrategia metodológica de la investigación científica.

Pensamiento & Gestión,

20,

pp.

165-193

https://www.redalyc.org/pdf/646/64602005.pdf Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible de Colombia. (2021). Subprograma Específico Plan Institucional de Capacitación en Archivos Programa de Gestión Documental [PGD]. Grupo de Gestión Documental.

Ministerio de Cultura. (2015). Decreto 1080 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Función Pública Colombia. https://acortar.link/Yx36mu Ministerio de Educación Nacional. (2019). Programa de Gestión Documental [PGD] 2019–2024. https://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-362792_galeria_33.pdf Ministerio de Justicia y del Derecho. (2024). Diagnóstico integral de gestión documental y administración de archivos (2024–2028). https://n9.cl/j31ok

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones [MinTIC]. (s.f.). Programa de capacitación en TIC – Vive Digital. Web de Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. https://n9.cl/hiaw94 Mitnik, F., y Coria, A. (s.f.). Una perspectiva histórica de la capacitación laboral. https://eco.mdp.edu.ar/cendocu/repositorio/00208-f.pdf Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (OTIC). (s.f.). Web de Función Pública de la República de Colombia. https://www1.funcionpublica.gov.co/oficina-de-tecnologiasde-la-informacion-y-las-comunicaciones/funciones Olivella Fernández, M. C., Bastidas Sánchez, C. V., & Castilblanco, A. (2010). Propuesta de una ruta metodológica para implementación del modelo de Orem en la práctica de enfermería [Trabajo de grado, Universidad del Norte]. https://goo.su/Av5Ti Otero Ortega, A.

(2018).

Enfoques de investigación.

Universidad del Atlántico.

https://goo.su/OZ9G8xm Palacios García, S. D. El progreso de la gestión documental en la Universidad Pedagógica Nacional entre 2007 y 2015: sistematización de experiencia. Universidad Pedagógica Nacional Pérez Calderón, D. J. (2021). Propuesta de un modelo de enseñanza y aprendizaje para el proceso de gestión documental en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas [Tesis de maestría] Universidad Distrital Francisco José de Caldas. https://goo.su/059xAg Piña López, L. E. (2016). Ruta metodológica de proyectos en el PNF en mecánica: Una apreciación experiencial [Trabajo académico, Universidad Politécnica Territorial de Falcón Alonso Gamero]. https://goo.su/Odg9kM

Ponce Almeida, R. P. (2018). Propuesta de un manual de competencias para el personal de los archivos [Tesis de grado]. Universidad Andina Simón Bolívar.

Poveda, E., De Guisti, M. y Morales, C. (2022). Preservación digital a largo plazo: estándares, auditoría y gestión. Revista Interamericana de Bibliotecología,

45(2).

https://www.redalyc.org/journal/1790/179072459005/html/ Quintanilla Alfaro, L. A. (2011). Análisis de un modelo de gestión del conocimiento para las oficinas centrales de conamype.

Universidad Dr.

José María Delgado.

https://webquery.ujmd.edu.sv/siab/bvirtual/BIBLIOTECA%20VIRTUAL/TESIS/30/MPO/ADMA EQA0001329.pdf#:~:text=Capacitación%3A%20dar%20un%20suplemento%20de,y%20prácti cos%2C%20a%20fin%20de Roberto Hernández Sampieri. (2014). Metodología de la investigación. McGraw Hill Education. https://n9.cl/t7e02 Rosas, L., Ramos, L., Hernández, F., Infante, S., & Orcesi, T. (2020). Guías técnico-metodológicas de Gestión Documental y Administración de Archivos. Unidad de Acceso a la Información Pública (uaip).

Sáenz-Giraldo, A. (2018). La preservación digital en Colombia: Un análisis desde la perspectiva normativa [Trabajo de grado, Universidad de Antioquia]. https://n9.cl/ysqht Salgado Lévano, A. C. (2007). Investigación cualitativa: Diseños, evaluación del rigor metodológico y retos. Universidad de San Martín de Porres. https://n9.cl/ax10 Schein, E. H. (2016). Organizational culture. Cuadernos Digitales de Archivística. https://lc.cx/GI2EiK Senge, P. (1990). La quinta disciplina. El arte y la práctica de la organización abierta al aprendizaje. Editorial Granica.

Servicio Nacional de Aprendizaje [SENA]. (2015). Transparencia y acceso a la información pública. https://lc.cx/xJkFmT Servicio Nacional de Aprendizaje [SENA]. (2020). Proceso gestión documental: Diagnóstico archivos centrales. https://n9.cl/cdkfq Servicio Nacional de Aprendizaje

[SENA].

(2020).

Informe de gestión anual

2019.

https://www.sena.edu.co Servicio Nacional de Aprendizaje [SENA]. (2024). Plan de acción 2024. https://www.sena.edu.co/esco/sena/planeacion/PLAN_DE_ACCION_2024_CDN.pdf Servicio Nacional de Aprendizaje

[SENA].

(s.f.).

Organigrama.

Web de

SENA.

https://www.sena.edu.co/es-co/sena/paginas/estructura-organizacional.aspx Simons, H. (2011). El estudio de caso: Teoría y práctica. Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas del Ministerio de Cultura de España. https://goo.su/TeoyT0G Tobiasz, A., Markiewicz, J., Łapi, S., Kot, P., Muradov, M., & Nikel, J. (2019). Review of methods for documentation, management, and sustainability of cultural heritage: Case study: Museum of King Jan III’s Palace at Wilanów [Estudio de caso]. Liverpool John Moores University. https://n9.cl/zwaom Universidad Autónoma del Estado de México. (2023). Programa anual de capacitación y plan institucional de capacitación.

https://sa.uaemex.mx/dau/images/2024/04/ProgramaCapacitacion2024.pdf Universidad de Antioquia. (s.f.). Programa académico de Archivística. Web de Universidad de Antioquia, Pregrados.

https://www.udea.edu.co/wps/portal/udea/web/inicio/unidadesacademicas/interamericana-bibliotecologia/estudiar-escuela/pregrados/archivistica

Universidad de La Salle. (s.f.). Sistemas de información, bibliotecología y archivística. Web Universidad de La Salle. https://ciencia.lasalle.edu.co Universidad Regional Autónoma de los Andes (UNIANDES). (2017). Manual de gestión documental y archivo. https://lc.cx/o7MCKg Useche, M. C., Artigas, W., Queipo, B., y Perozo, E. (2019). Técnicas e instrumentos de recolección de datos cuali-cuantitativos. Universidad de La Guajira. Voutssas, J. (2010). Preservación documental digital y seguridad informática. Investigación Bibliotecológica:

archivonomía, bibliotecología e información,

24(50),

https://doi.org/10.22201/iibi.0187358xp.2010.50.21416 Vallejo Sierra, R. H., & Pirela Morillo, J. E. (2022). Formación archivística en Colombia: Una mirada comparativa desde la política pública nacional sobre gestión documental [Tesis, Universidad Distrital Francisco José de Caldas]. https://n9.cl/zm2m5 Varela, L. A., Noble, L. D. y Saraiva, I. C. (2015). El concepto de paradigma en la Archivística como problema epistemológico. Palabra Clave (La Plata), 4(2), p. 109-128. Vargas, F. (2004). 40 preguntas sobre competencia laboral. CINTERFOR Vesga, R. R., & García-Rubiano, M. S. (2020). Cambio y aprendizaje organizacional, revisión documental. Revista CIES Escolme, (464), pp. 1-14.

Yin, R.

K.

(1989).

Case study research:

Design and methods.

SAGE

Publications.

https://iwansuharyanto.wordpress.com/wp-content/uploads/2013/04/robert_k- _yin_case_study_research_design_and_mebookfi-org.pdf Zapata Cárdenas, C. A. (2008). Situación actual de la formación en archivística en Colombia. Universidad de La Salle. https://n9.cl/qe2i5g

Zapata Cárdenas, C. A. (2011). Gestión documental & Gobierno Electrónico: problema, retos y oportunidades para los profesionales de la información. Archivo General de la Nación de Colombia (AGN).

Lista de Anexos

Anexo 1. Matriz de Análisis SENA Regional Putumayo .......................................................................................................... 120 Anexo 2. Declaración de Consentimiento Informado para la Participación en la Investigación Proyecto de Investigación Plan de Capacitación en Gestión Documental para los Funcionarios del Sena Regional Putumayo ................................................................................................................................................................................................... 123 Anexo 3. Guion de Entrevista Semi- Estructurada .................................................................................................................... 124

Anexo 1. Matriz de Análisis SENA Regional Putumayo

UNIVERSIDAD DE LA SALLE ARCHIVÍSTICA E INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

MATRIZ DE ANÁLISIS – SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL PUTUMAYO

NOMBRE DEL PROYECTO

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PLAN DE CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LOS FUNCIONARIOS DEL

SENA REGIONAL PUTUMAYO

ELABORADO POR

DEIVY JOHANA RIVERA

OBJETIVO

COMPARAR LAS BUENAS PRÁCTICAS DE CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL

CATEGORÍA

CRITERIO DE

EVALUACIÓN

REGIONAL

1

REGIONAL

2

REGIONAL

3

REGIONAL

4

REGIONAL

5

OBSERVACIONES

DIAGNÓSTICO DE INGRESO

Recibió inducción de ingreso.

NO SI NO NO

UNOS SI

OTROS NO

Capacitación de ingreso sobre Organización de archivos de gestión y normatividad archivística La regional realiza capacitación en gestión documental.

SI NO NO SI

UNOS SI

OTROS NO

Diseñar estrategias para la capacitación de manera interactiva o autónoma que facilite la participación de todos los funcionarios y establecerlo como compromiso laboral con el fin de dar cumplimiento a los procesos técnicos de organización de archivos. Conoce la normatividad archivística para los procesos de organización de archivos SI NO SI SI

UNOS SI

OTROS NO

establecer actividades para dar a conocer norma y los lineamientos internos. (temas técnicos, operativos, disciplinarios) sobre organización de archivos de gestión.

EJECUCIÓN

Tiene supervisión directa en el puesto de trabajo.

SI NO SI SI SI Establecer controles con nuevas estrategias para mejorar la implementación directa en los puestos de trabajo y transferencias documentales primarias

Cuenta con manual o instructivo de gestión documental para el desarrollo de sus actividades SI NO SI SI

UNOS SI

OTROS NO

Fijar estrategias para socializar documentos internos.

aprovechar la plataforma compomiso.sena.edu.co que es la institucional donde se encuentran los documentos como guías, manuales, procesos, procedimientos, formatos entre otros sobre gestión documental.

Cuenta con elementos de seguridad en salud ocupacional para implementación GD SI NO SI SI SI continuar con la cultura de seguridad y salud en el trabajo. el uso de los elementos de seguridad y salud en el trabajo.

Recibe información pertinente para la transferencia documental primaria SI NO SI SI

UNOS SI

OTROS NO

establecer criterios generales para los lineamientos de la transferencia documental. orientar paso a paso de las transferencias documentales de acuerdo con lineamientos del nivel central de la entidad.

SEGUIMIENTO Y MEJORA

Se realiza un control permanente a las actividades de gestión documental SI NO SI SI

UNOS SI

OTROS NO

Los entes de control realizan estas actividades post lo cual ayuda a mejorar las actividades nuevas y a corregir las que ya se realizaron. se recomienda realizar un autocontrol de las actividades de gestión documental comparadas con los planes de mejoramiento, plan institucional de archivos pinar, programa de gestión documental PGD y procedimientos establecidos por la entidad.

Es informado, de manera oportuna, de los errores que se presentan en su proceso gestión documental SI SI SI SI SI Es una fortaleza para el desarrollo de la gestión documental. esta información evita colocar en riesgo la gestión documental de la entidad.

Se realiza el plan de mejora para minimizar los riesgos asociados al proceso de gestión documental.

SI NO SI SI

UNOS SI

OTROS NO

Los riesgos asociados son altos, por lo tanto, se debe establecer y aplicar los instrumentos archivísticos Se realizan informes de seguimiento al plan de mejora SI NO NO NO

UNOS SI

OTROS NO

Establecer lineamientos para dar a conocer resultados de los avances en los planes de mejora que tiene la entidad.

EVALUACIÓN

Elabora los informes pertinentes para el avance de mejora en el proceso gestión de documental.

SI NO SI SI

UNOS SI

OTROS NO

Elaborar y socializar informes de mejora que se hacen a control interno, archivo general de la nación. Incrementa los niveles de los indicadores en gestión documental SI NO NO NO

UNOS SI

OTROS NO

La medición Furag es estrategia para medir el nivel de madurez de la gestión documental.

Anexo 2. Declaración de Consentimiento Informado para la Participación en la Investigación Proyecto de Investigación Plan de Capacitación en Gestión Documental para los Funcionarios del Sena Regional Putumayo Ciudad _________________________ fecha__________________ Yo__________________________________ identificada _______________________ Una vez informada sobre el propósito del objetivo, diagnosticar las competencias en gestión documental de los funcionarios del SENA Regional Putumayo del proyecto de investigación proyecto de investigación plan de capacitación en gestión documental para los funcionarios del SENA Regional Putumayo, autorizo los procedimientos de evaluación e intervención que se llevaran a cabo en esta investigación a cargo de Deivy Johana Rivera, estudiante del pregrado en Archivística e Inteligencia de Negocios de la Universidad de la Salle, en los diferentes procedimientos: • Realización de la entrevista • Grabación de audio o video • Análisis de información recolectada De igual manera manifiesto que la participación es libre y voluntaria, estoy en la libertad de retirarme de ella en cualquier momento. De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, sobre protección de datos en Colombia, se garantizará la confidencialidad, integridad y uso de la información.

Hago constar que el presente documento ha sido leído y entendido por mí en su integridad de manera libre y espontánea.

FIRMA

_____________________________________ Cédula: …………………………….

Cargo: …………………………….

Email: ………………………………

Anexo 3. Guion de Entrevista Semi- Estructurada

La siguiente entrevista tiene como fin, realizar una contextualización del entorno laboral de los profesionales del archivo SENA Regional Putumayo, brindando información general y experiencias sobre sus labores, competencias y otros factores que afectan su desempeño en la entidad.

UNIVERSIDAD DE LA SALLE ARCHIVÍSTICA E INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

ENTREVISTA SEMIESTRUCTURADA – SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL

PUTUMAYO

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PLAN DE CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LOS

FUNCIONARIOS DEL SENA REGIONAL PUTUMAYO

FECHA DE LA ENTREVISTA

GRUPO/ AREA

ENTREVISTADO

CARGO

OBJETIVO

Diagnosticar las competencias en gestión documental de los funcionarios del SENA Regional Putumayo.

INTRODUCCIÓN

La siguiente entrevista tiene como fin seleccionar a un grupo de profesionales vinculados a los procesos de gestión documental de la Regional Putumayo que compartan sus experiencias, conocimientos, fortalezas y falencias del proceso para identificar las necesidades del plan de capacitación de gestión documental para el SENA Regional Putumayo.

PREGUNTAS

1. Conoce como realizar el proceso de organización de archivos acorde al tipo de archivo y normatividad

archivística aplicada, describa las acciones que realiza en clasificación, ordenación y descripción.

2. Utiliza los instrumentos de gestión documental (Tablas de retención documental, tablas de valoración

documental, Programa de gestión documental, Cuadro de clasificación documental (CCD), Tabla de retención documental (TRD), Programa de gestión documental (PGD), Plan institucional de archivos (PINAR) Formato único de inventario documental (FUID) y Tabla de control de acceso (TCA). Argumente su respuesta de acuerdo con sus funciones.

3. Conoce e implementa las tablas de retención documental para la organización de archivos y transferencias

documentales primarias, describa el proceso que se realiza en su dependencia.

Link instrumentos de recolección de información - https://forms.gle/nPRLT7X8DrovCiB1A

4. Describa el ciclo vital del documento y como se ve reflejado en las acciones de organización y

almacenamiento de los archivos.

5. ¿Qué mecanismo utiliza para la revisión de la organización de archivos y las transferencias documentales

primarias?